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PRESENTACION
El vertiginoso ambiente que envuelve a todas las organizaciones, la
creciente complejidad en sus estructuras, la adopcin de tecnologa
avanzada, el alto volumen de operaciones que realizan, la variada
cantidad de recursos que se les asignan y el aumento generalizado en la
demanda por sus productos y servicios, ha generado una nueva
dimensin en las funciones directivas clsicas: la administracin del
cambio.
La redefinicin de roles y funciones en las organizaciones, conlleva
indefectiblemente a la redefinicin funcional al interior de ellas. La tarea
es determinar qu hacemos, de qu forma lo ejecutamos y qu labores
requieren ser creadas, modificadas o eliminadas.
Se desprende de inmediato que las nuevas estructuras institucionales,
requieren la implantacin e implementacin de un nuevo estilo de
gestin, que implica la transformacin del antiguo modelo de gestin
por normas a uno de gestin por resultados.
En el seno de todas las organizaciones especficamente en nuestros
archivos, se vuelve imperativa la necesidad de contar con instrumentos
administrativos como los Manuales de Procedimientos, que apoyen la
atencin del quehacer cotidiano, de modo que, en forma ordenada,
planificada y oportuna consigan la comunicacin, coordinacin, direccin
y evaluacin administrativas eficientes.
La solucin al problema del cambio constante, no radica en un individuo
con perfil de hroe que deslumbre a todos los integrantes de la
organizacin hasta lograr que lo secunden fielmente en su propsito. En
el mundo moderno, hablar de transformacin implica considerar
procesos estandarizados, debidamente estructurados y esquematizados
que permitan transmitir al nuevo empleado y reforzar en los antiguos,
en forma gil y oportuna la cambiante dinmica laboral.
Idalberto Chiavenato. Administracin de Recursos Humanos. Tercera Edicin. Mxico: Mc Graw Hill,
1988, p. 90.
4.
5.
6.
7.
8.
la
Sin
De Polticas
Tcnicos
De Personal
De Finanzas
De Procedimientos
AMBITO
JUDICIAL
AMBITO AUXILIAR DE
JUSTICIA
Direccin Ejecutiva:
Depto. Proveedura
Depto. Financiero Cont.
Depto. Informtica
Depto. Serv. Generales
Depto. Seguridad
Depto. Publicaciones
Biblioteca Judicial
Archivo y Registro
Salas de la Corte
Tribunales Superiores
Juzgados
Depto. Personal
Depto. Auditoria
Depto. Informacin
Depto. Planificacin
Nota: Este esquema no incluye niveles de jerarqua ni de subordinacin.
Fuente: Escuela Judicial. Manual de Induccin al nuevo empleado.
Manuales Tcnicos:
Contienen la informacin clasificada sobre la operacin o estructura de
un determinado equipo y su mantenimiento (TV, radio, computadoras).
Por lo general contienen mucha informacin grfica.
Usualmente se
dirigen a un pblico muy amplio por lo que se confeccionan en varios
idiomas.
Manuales de Personal:
Tambin conocidos como manuales de induccin al nuevo empleado.
Contempla las reglas de empleo, informacin sobre las condiciones de
trabajo, servicios que ofrece la organizacin, derechos laborales y otros.
Manuales de Finanzas:
Respaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos de la
organizacin en todos sus niveles, en particular en las reas
responsables de su captacin, administracin y control.
Manuales de Procedimientos u Operaciones:
Son documentos que incluyen ordenadamente todas las actividades que
se desarrollan para una determinada labor, con sus respectivos
algoritmos o fluxogramas, as como el perfil del producto o servicio
resultante y los formularios utilizados como instrumentos de apoyo.
El manual de procedimientos permite establecer las responsabilidades
de los funcionarios respecto al cumplimiento de los objetivos de la
organizacin.
Se confeccionan a partir del diagnstico de los procedimientos actuales
con la finalidad de eliminar a partir de ellos, las operaciones y papelera
innecesarias reduciendo as los costos y agilizando las actividades.
Contar con un manual de procedimientos, permite comprender mejor el
desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, lo
que propicia la disminucin de fallas u omisiones y por ende el
incremento de la productividad o eficiencia del servicio que se brinde.
A modo de ejemplo, un manual de procedimientos para la elaboracin
de Tablas de Plazos para la Conservacin y Eliminacin de Documentos,
nos indica en forma secuencial y esquematizada, las actividades a
10
3.3
3.4
1. Identificacin.
2. Indice.
3. Introduccin.
4. Objetivos de los
procedimientos.
5. Alcance de los
procedimientos.
Carlos Hernndez Orozco. Anlisis Administrativo. Tcnicas y Mtodos. Tercera reimpresin. San Jos,
Costa Rica: EUNED, 2002, p. 103.
11
6. Responsables.
7. Polticas o normas de
operacin.
8. Conceptos.
9. Descripcin de las
operaciones.
10. Formularios o impresos.
11. Diagramas de flujo.
12. Glosario de trminos.
3.4.1 Identificacin
Contiene la siguiente informacin:
1. Logotipo de la organizacin.
2. Nombre de la organizacin.
3. Nombre de la unidad o seccin (si es especfico).
4. Lugar y fecha de elaboracin.
5. Unidades responsables de la elaboracin, revisin y autorizacin.
6. Clave de la forma. Primero las siglas de la organizacin, siglas de la unidad
donde se utiliza el manual y por ltimo el nmero de la forma. Entre siglas y
nmero se coloca un guin o diagonal.
3.4.2 Indice.
Disposicin de los captulos que conforman el documento.
3.4.3 Prlogo o introduccin.
Exposicin sobre el documento, su contenido, objetivo general, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir mensajes de la mxima
autoridad.
3.4.4. Objetivos.
Propsitos especficos que se pretende cumplir con el manual. Por ejemplo: El manual
de procedimientos para el recibo, archivo y prstamo de documentos en los archivos
de gestin, tiene como objetivo unificar y estandarizar el manejo de la documentacin
en todos los archivos de la Institucin.
3.4.5 Area de aplicacin o alcance.
Esfera de accin que cubre el manual. En el ejemplo anterior: Todos los archivos de
gestin de la Institucin.
3.4.6 Responsables.
Unidad administrativa y/o puestos que intervienen en los procedimientos en todas y
cada una de las fases. No se indican nombres de personas pues, lo que intenta dejar
claro es el puesto que tiene asignada la ejecucin de esa labor y no la persona que
12
momentneamente realiza esa labor. En nuestro caso especfico, nos interesa conocer
las funciones y la forma en que debe ejecutarlas el encargado de archivo, no la
persona que en ese momento ocupa el puesto.
3.4.7 Polticas o normas de operacin.
Criterios o lineamientos necesarios para ejecutar lo descrito. Facilita la cobertura de
responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos.
Como ejemplo, en un manual de procedimientos para la elaboracin de Tablas de
Plazos de Conservacin y Eliminacin de Documentos, es imprescindible anotar su
fundamento legal, a saber: Ley N 7202, del Sistema Nacional de Archivos y leyes o
normas pertinentes en la Institucin.
3.4.8 Conceptos.
Trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales por su
grado de especializacin requieren mayor informacin o ampliacin de su significado,
para ser ms accesible al usuario la consulta del manual. En nuestro caso, es
importante aclarar los conceptos de: Archivo de gestin, archivo central, archivo final,
ndices, catlogos, inventarios, listas de referencia y otros.
3.4.9 Procedimientos (descripcin de operaciones).
Presentacin secuencial por escrito de cada una de las operaciones que se realizan
para un determinado procedimiento. Explica en que consiste la operacin, cmo se
efecta dnde, con qu materiales, formularios, herramientas o equipos y en cunto
tiempo se ejecuta, sealando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando se describe un procedimiento general, solo se anotan las unidades que
intervienen y no los puestos involucrados. Si se trata de un manual especfico dentro
de una unidad administrativa, se debe indicar el puesto responsable para cada
operacin.
Requisitos para la redaccin de los procedimientos:
13
14
15
Logotipo
Nombre de la
organizacin
Fecha
Sustituye a
De fecha
Manual de
Procedimientos
Fecha
De fecha
Revis
Autoriz
Clave ( )
Responsable
Descripcin
16
PROPUESTO:
N 1.1
DESCRIPCIN
Referencias.
4.3
Los objetivos primordiales por los cuales nos damos a la tarea de confeccionar
Manuales, son: en primer lugar estandarizar procedimientos y en segundo lugar,
poder visualizar una mejor forma de ejecutar las actividades que forman parte
de un procedimiento.
El siguiente apartado, pretende concretar todo lo expuesto, partiendo de una situacin
presente para visualizar un procedimiento ideal, en el cual se eliminen actividades que
lejos de ayudar a alcanzar procedimientos efectivos, obstaculizan y socavan los
esfuerzos por alcanzar objetivos.
4.3.1 Manual de Procedimientos PROPUESTO.
Nombre: Archivo de documentos administrativos.
PROCEDIMIENTO: ACTUAL
PROPUESTO
XXX
N 1.1
RESPONSABLE
DESCRIPCION
I. REUNION
1
17
(b)
2
(E.A)
II. CLASIFICACION
3
(E.A)
(E.A)
III. DESCRIPCION
5
(E.A)
(E.A)
(E.A)
PROCEDIMIENTO: ACTUAL
PROPUESTO
XXX
N 1.2
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
IV. ORDENACION
8
V. ARCHIVO
9
(E.A)
(E.A)
18
19
V. DIAGRAMAS DE FLUJO
5.1 Concepto
Son una herramienta
fundamental para la elaboracin de los procedimientos,
permiten visualizar grficamente y en forma consecutiva las actividades de un
procedimiento determinado.
5.2
5.3
Simbologa de diseo
FUNCION
Proceso
Decisin
Preparacin
SMBOLO
DESCRIPCION
Representa una instruccin
que debe ejecutarse.
Operacin.
Eleccin. Representa una
pregunta e indica el destino
del flujo de informacin con
base en respuestas
alternativas de s y no.
Preparar. Acondicionar.
Implica un proceso
predefinido. Puede ser parte
o un todo de otro sistema.
20
Documento
Entrada / Salida
Archivo
Extraccin
De archivo
Flechas
21
Simbologa de diseo:
FUNCION
Conector
Interno
Conector
Externo
Terminal
Tarjeta
Cinta
Magntica
SMBOLO
DESCRIPCION
Conexin con otro paso. Se
utiliza para asociar partes o
pasos dentro de un mismo
sistema, pero que por
razones de diseo sea poco
asequible.
Conexin con otro proceso.
El conector externo se usa
para unir un sistema o una
parte de l, con otro sistema.
Representa inicio / fin del
sistema. Indica donde
comienza y donde termina el
algoritmo.
Representa una tarjeta, ficha
o cheque.
Representa una cinta
magntica de grabacin o
video. Se utiliza un crculo
con una tangente.
22
5.5
RESPONSAB
LE
Encargado de
archivo
(E.A)
ACTIVIDADES
Recibe
document
os
inicio
est
autoriza
do?
Revisa
que
tenga
informacin en
el
sello
de
Archivo
Diagnstico
SI
Coloca doc.
Para
archivar
NO
1
Devuelve al Jefe
o personal
autorizado
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
2 Etapa: Clasificacin de documentos
RESPONSABLE
Encargado de
archivo
(E.A)
ACTIVIDADES
1
Analiza
contenido
del
documento
Anota el tipo
documental
segn ndice de
archivo
Diagnstico
ARCHIVO
ADMINISTRATIVO
ARCHIVO
ADMINISTRATIVO
Etapa: Descripcin
de documentos
4 Etapa:3Ordenamiento
de documentos
RESPONSABLE
RESPONSAB
LE Encargado de
Archivo
Encargado de
(E.A)
archivo
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
(E.A)
3
2
Repite el
proceso por
cada
documento que
ingrese.
Hoja de
referencia
23
ACTIVIDADES
FIN
Sopor
te
indica
do
La tcnica de diagramacin, es una gran ayuda visual que permite evidenciar aquellas
actividades que interrumpen o dificultan la efectividad de los procedimientos.
24
Qu es cultura organizacional?
25
los
colaboradores
para
que
apliquen
los
nuevos
Alfredo Barquero Corrales. Administracin de Recursos Humanos (II Parte). -- 10. reimp. de la I. ed. San
Jos, C. R.: EUNED, 2002, p. 116.
26
6.4
27
Edicin.
Tercera Edicin.
Costa Rica. Poder Judicial. Manual de Induccin al nuevo empleado. San Jos:
Departamento de Publicaciones e Impresos del Poder Judicial, 1999.
___________* Manual de Procedimientos. San Jos: Departamento de Planificacin del
Poder Judicial, 1998.
28
29
ANEXO N1.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
DIAGRAMA DE FLUJO.
PROCESO: EXPEDIENTES PERSONALES.
30
PROPUESTO
XXX
N 1.1
RESPONSABLE
DESCRIPCION
I. RECEPCIN E INSPECCIN
1
(E.A)
(E.A)
II. REGISTRO
4
(E.A)
(E.A)
III. CODIFICACION
6
(E.A)
IV. ORDENACION
7
(E.A)
(E.A)
31
PROCEDIMIENTO: ACTUAL
PROPUESTO
XXX
N 1.2
RESPONSABLE
DESCRIPCION
V. ARCHIVO
9
(E.A)
a) Este procedimiento es vlido para aquellos expedientes de personal nuevo o que reingresa.
b) El encargado de archivo, aparte de sus funciones cotidianas, tiene bajo su responsabilidad la
conservacin y custodia de los expedientes personales.
c) Los expedientes, adquieren la condicin de ACTIVO una vez que se firme el contrato de trabajo y
mantiene esa condicin hasta que se produzca una renuncia, despido, renuncia tcita (por
abandono de trabajo), fallecimiento o jubilacin del empleado. El resto de expedientes que no
cumplen alguna de las condiciones citadas, se consideran ofertas de servicios y se mantienen en
el Banco de Elegibles de la Oficina de Reclutamiento y Seleccin de Personal.
32
ACTIVIDADES
Inicio
SI
Recibe
expedien
tes
Expedien
te
personal
Coloca
expediente
s para
archivar.
Est
complet
o?
NO
Devuelve al Jefe o
personal
autorizado
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
2 Etapa: Registro
RESPONSABL
E
NO
Encargado de
archivo
(E.A)
ACTIVIDADES
1
N
O
Registra en el
Sistema
Informtico el
nombre y
nmero de
cdula del
empleado
Anota en el Indice
de Expedientes, el
2
nombre completo
del empleado y
nmero de cdula.
Indice de
expedientes
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
3 Etapa: Codificacin
RESPONSABL
E
Encargado de
ACTIVIDADES
Anota en el
Sistema
Informtico el
cdigo para cada
expediente como:
ACTUAL.
Repite el
proceso por
cada
expediente que
ingrese.
33
Archivo
(E.A)
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
4 Etapa: Ordenacin
RESPONSABL
E
Encargado de
archivo
(E.A)
ACTIVIDADES
Agrupa los
expedientes ya
incluidos, de
acuerdo con su
nmero de
cdula
Repite el
proceso por
cada
expediente que
ingrese.
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
5 Etapa: Archivo
RESPONSABL
E
Encargado de
archivo
(E.A)
ACTIVIDADES
Toma cada
grupo de
expedientes
distribuidos por
nmero de
cdula
Archiva los
expedientes por
nmero de
cdula
FIN
Anaqu
el
Ncd
ula
34