Lapproche processus

Muriel Pinel
Laurent Tabourot

Introduction

Des exigences venues de lISO

La Norme ISO 9001 v 2000 encourage l'adoption d'une

approche processus lors du dveloppement, de la mise en
uvre et de l'amlioration de l'efficacit d'un systme de
management de la qualit, afin d'accrotre la satisfaction des
clients par le respect de leurs exigences.
Source ISO 9000:2000

Introduction

Les GDT : des outils adapts lapproche processus

lorigine : Le PLM est un rfrentiel technique
Aujourdhui : Des fonctionnalits permettant de matrialiser les
processus mtiers de lentreprise sont proposes par les diteurs
Les processus vont tre dfinis en sappuyant sur le modle
produit et organisationnel du PLM

Processus

Produit

Mta-Modles
PLM
Organisation

mtier

Sommaire

Notions

Dfinitions

WorkFlow : les outils de la GDT

Dfinition dun processus

Processus et ISO
Bnfices

Notions

Dfinitions

PROCESSUS : Toute activit utilisant des ressources et gre de manire

permettre la transformation d'lments d'entre en lments de sortie

source ISO 9000:2000

Un processus est un ensemble partiellement ordonn dexcutions dactivits pour

raliser un objectif
F. Theroude - C. Braesch

Il peut tre dcrit l aide dun synoptique.

Cration

Modification

Approbation

Refus
Vrification
des
donnes

Mise en application

Acceptation

approbateur
Exemple de processus dapprobation dun document
Exemple de processus de fabrication dune pice

Notions

Dfinitions (suite)

Workflow (traduction littrale : flux de travail)

Afin de simplifier les processus de validations et traitements des tches, les
systmes d'informations lectroniques s'appuient de plus en plus sur des outils
"workflow" en vitant la circulation de papier et amliorant la traabilit.

Le Workflow est un outil informatique qui constitue le fil conducteur

des processus mtiers.
Grce cet outil, les diffrentes tapes d'un processus (dcisions, approbations,
tches, informations, etc.) sont transmises lectroniquement aux utilisateurs
concerns. Au cours du processus, les donnes enregistres dans le systme
garantissent en tout temps le suivi des tches.
Source ccsap.epfl.ch

Notions

WorkFlow : les outils de la GDT

l E-mail : avec des messages personnaliss et des liens vers la GDT

Notions

WorkFlow : les outils de la GDT (suite)

Les triggers : programmes qui se dclenchent automatiquement suite un

vnement
Par exemple, on pourra en automatique au cours dun processus excuter les
actions suivantes sur un objet :
- changement de statut
- cration dune nouvelle version
- conversion pdf de lattachement avec possibilit de mettre un tampon

Sommaire

Notions

Dfinition dun processus

Notions
Etapes / Acteurs / Transitions / Actions
Dmarrage dun processus
Conditions dentre
Conditions de sortie
Actions dclenches au passage de la transition

Processus et ISO
Bnfices

Dfinition dun processus

Notions

Rattachement un OBJET : le processus peut tre ou non affect un objet

Exemple : - le cycle de validation est affect lobjet que lon souhaite valider
- une demande damlioration peut tre un processus indpendant

ETAPE : dcrit une ACTION ralise par un ou plusieurs ACTEURS. En principe, il y

a changement dtape quand il y a changement dacteur. Les tapes permettent de connatre
lavancement du processus
TRANSITION : dcrit une situation transitoire entre deux ETAPES. A la fin de la
ralisation dune ETAPE, elle correspond au choix de lETAPE suivante.
Exemple : la fin de ltape Approbation, je peux choisir :
- la transition Refus et ltape Modification
- ou la transition Acceptation et ltape Mise en application

Une ACTION automatique peut tre ralise au passage dune transition

Cration

Exemple : au passage de la transition

Acceptation, le statut du document peut
passer automatiquement de
en approbation mis en application

Modification

Approbation

Refus
Vrification
des
donnes

approbateur

Mise en application

Acceptation

Exemple de processus dapprobation dune Instruction de Fabrication

Dfinition dun processus

Etapes / Acteurs / Transitions / Actions

Exemple de processus dapprobation dune Instruction de Contrle

des tapes
pour chaque transition,
entre les tapes,
lutilisation possible dune
pour chaque tape, action (trigger)
des transitions
des acteurs

Dfinition dun processus

Dmarrage dun processus

Les processus pourront tre dclenchs :

- par lutilisateur
Exemple : nouvel avis de modification

- par un trigger suite un vnement

Exemple : la cration dune nouvelle version de norme peut dclencher un processus
dinformation qui envoie des mails aux utilisateurs et demande la confirmation de leur
application

- par un autre processus

Exemple : un processus davis de modification peut dclencher le processus
dapprobation de lobjet qui a t modifi

Au cours de sa vie, un objet peut tre touch par plusieurs processus.

Exemple : revue de contrat, circuit de validation, avis de modification

Dfinition dun processus

Conditions dentre

Des conditions dentre pourront tre dfinies chaque transition.

Si elles ne sont pas remplies, des triggers :
- enverront un message derreur
- stopperont lavance du processus
Cration
Pour un assemblage, le statut de ses composants doit tre approuv
Pour un assemblage, le statut de ses composants ne doit pas tre obsolte
Demande
de Validation

Approbation

Warning
Erreur

Dfinition dun processus

Conditions de sortie

Des conditions de sorties pourront tre dfinies chaque transition.

Elles devront tre remplies afin de passer ltape suivante :

Approbation

Exemple :
la validation dune revue de contrat ncessite laccord:
- du responsable commercial,

Validation

- du responsable mthodes
- et du responsable Qualit.

Mise en application

Le passage ltape Mise en application seffectuera

quand ces 3 personnes auront valid la transition.

Dfinition dun processus

Actions dclenches
au passage de la transition

Lorsque toutes les conditions de sortie dune tape sont remplies, il est possible
de dclencher des actions sur lobjet sur lequel est affect le processus :

Processus
Objet sur lequel est
appliqu le processus

Exemple de processus dapprobation dune Instruction de Contrle

Dfinition dun processus

Actions dclenches
au passage de la transition (suite)

Exemples dactions sur lobjet :

- changement de son statut
- cration dune nouvelle version
- conversion pdf de son attachement avec possibilit de mettre un tampon

Approbation

Validation
Action = cration dun pdf avec
un tampon approuv

Mise en application

Sommaire

Notions

Dfinition dun processus

Processus et ISO

La Norme
Cartographie des processus
Processus et GDT : les basiques
Cycle de vie & Statuts
Cycle de vie & Processus
Cycle de vie : tapes des Processus & Statuts de lobjet
Les avis de modification
Processus et GDT : mais aussi

Bnfices

Processus et ISO

La Norme

La Norme ISO 9001 v 2000 encourage l'adoption d'une approche

processus
Source ISO 9000:2000
L'entreprise adopte ainsi une vision transversale de son activit plus axe
sur le produit que sur des fonctionnements par service.

PROCESSUS

Processus et ISO

Cartographie des processus

L'approche processus dsigne l'application d'un systme de processus au sein d'un

organisme, ainsi que l'identification, les interactions et le management de ces processus.
source ISO 9000:2000

Processus et ISO

Processus et GDT : les basiques

Cycle de vie des documents:

Le cycle de vie peut tre concern par des processus :
- qui lui sont propres : validation, annulation, remplacement
- plus divers : avis de modification

Les Avis de modification :

LISO prconise la matrise des modifications de la conception et du
dveloppement
source ISO 9000:2000

Alertes lors de changement de version :

Exemple : Lorsquune norme change de version, une alerte peut tre envoye
aux crateurs des plans appelant cette norme

Processus et ISO

Cycle de vie et Statuts

Dans la base donnes, nous allons dfinir :

- diffrents statuts reprsentant un tat de maturit de lobjet
- dfinir des rgles de succession entre les diffrents statuts
- associer des droits chaque statuts
(le nombre de statuts le nombre de droits diffrents)

Exemple de cycle de vie :

Initial

Valide

Archive

OK

NON

NON

Droits en lecture
pour le crateur (mthodes)

OK

OK

OK

Droits en lecture
pour la consultation (production)

NON

OK

NON

Droits en criture pour le crateur

Processus et ISO

Cycle de vie et Processus

Dans son cycle de vie, lobjet va voluer au travers dtapes de diffrents

processus et son statut va changer.

Processus de
validation

Processus de
remplacement

Cycle de vie initial

archive
N processus
Avis de
Modification

Le cycle de vie va dpendre du droulement des diffrents processus

Cycle de vie :
tapes des processus et Statuts de lobjet

Processus et ISO

Exemple de processus de remplacement

Pice 1

Cration dun cahier

des charges de pice
de remplacement

Mise en application

Mis en application
du remplacement

Pice 2

Cration

Acceptation

Approbation

Mise en application
Refus

Modification

Le nombre dtapes des processus est souvent

suprieur au nombre de statuts de lobjet concern par le processus

Processus et ISO

Les avis de modification

Exigences :
Les modifications de la conception et du dveloppement doivent tre
identifies et des enregistrements doivent tre conservs.
Les modifications doivent tre revues, vrifies et valides, comme il convient,
et approuves avant leur mise en oeuvre.
La revue des modifications de la conception et du dveloppement doit inclure
l'valuation de l'incidence des modifications sur les composants du produit et le
produit dj livr
source ISO 9000:2000

Ainsi beaucoup dditeurs ont dvelopp un processus standard de suivi des

modifications

Processus et ISO

Les avis de modification (suite)

Exemple : avis de modification

Objets concerns

Modification

Acteurs

Processus et ISO

Etapes

Fin de processus :
tat de sortie

Les avis de modification (suite)

Processus et ISO

Processus et GDT : mais aussi...

Avis de
modification

Processus et ISO

Processus et GDT : mais aussi(suite)

Des documents crs par des acteurs

multiples!
Exemples:
La revue de contrat,
Le traitement dune non conformit,
La demande doutillage,
La gestion des devis..

Source: Approche de capitalisation des

connaissances laide dun systme PLM
A. Bissay, P. Pernelle, A. Lefebvre, A. Bouras

Sommaire

Notions
Dfinition dun processus
Processus et ISO

Bnfices

Simplification
Diffusion
Lautomatisation dactions
La fiabilisation du respect des rgles

Bnfices

Simplification

Transcrire les processus permet souvent de les simplifier

Exemple : on tablit clairement tous les acteurs (qui doit valider, tre inform)

Suivre facilement les processus en cours

La mise en forme graphique permet tous une comprhension rapide du
processus
Exemple de processus de validation dune
Instruction de Contrle

exemple : il est souvent difficile de savoir o en est une revue de contrat papier qui
circule conscutivement dans plusieurs services.
Sa cration dans une GDT sous forme de processus permet tous les services
daccder son avancement.

Identifier clairement des acteurs

On aura une trace des acteurs ayant particip chaque tape dun processus

Bnfices

Diffusion

Lutilisation de processus permet de :

Diminuer les temps de recherche et de validation des documents
exemple : grce lutilisation de le-mail et de liens permettant daccder directement
aux informations relatives au processus (donnes, documents attachs, avancement...)

Faciliter les changes entre les diffrents intervenants situs dans des bureaux
ou des sites gographiques distincts
exemple :
- lutilisation de le-mail et de signatures lectroniques permet une
acclration des prises de dcision
- les liens vers les documents attachs permettent davoir
rapidement une information complte

Diminuer les impressions papiers

exemple : grce aux liens vers les documents attachs

Bnfices

lautomatisation dactions

Le processus pourra servir de dclencheur pour des actions automatises :

Diffusion automatique des personnes prdfinies
Changement de statut des objets mieux matris
Mis en place dun tampon
Exemple : Mise en place dun tampon BON POUR EXCECUTION sur lattachement lors
du passage de ltape Approbation dans le processus dapprobation dun objet

Insertion de la signature lectronique

Exemple : appel dun champs dans le document qui sera rempli en
automatique avec les approbateurs et la date dapprobation

Bnfices

La fiabilisation du respect des rgles

Par des contrles lors de lavancement des processus

Exemple :
Test pour voir si certaines conditions sont bien remplies

Cration
Pour un assemblage, le statut de ses composants doit tre approuv
Pour un assemblage, le statut de ses composants ne doit pas tre obsolte
Demande
de Validation

Approbation

Warning
Erreur

Bnfices

La fiabilisation du respect des rgles (suite)

Par des tapes dfinies

Exemples :
Une revue de contrat ne pourra pas tre clture si toutes les tapes nont pas t
ralises
Une Instruction de Fabrication ne pourra pas tre en statut mis en application si elle na
pas suivi le cycle de validation

Par des droits dfinis

Exemples :
Les Instructions de Contrle ne pourront tre valides que par le responsable Qualit

Conclusion

Les processus sont des outils trs pertinents dans le traitement de documents
entre plusieurs services.
La mise en place de processus permet doptimiser lutilisation de la base de
donnes par lautomatisation de certaines tches.
Les processus pr paramtrs proposs par lditeur (exemple avis de
modification) sont une bonne premire approche par leur mise en place rapide
et peu onreuse.
Par la suite, il est intressant de paramtrer des processus propres
lentreprise.
Cependant, ne pas sous estimer les cots de formalisation et paramtrage
de ces derniers!
Attention :
la dresponsabilisation que les personnes peuvent ressentir avec une
signature lectronique