Empresa Forestal Maderas del Pacifico Cdigo: Pro.454 SGA.

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Procedimiento para Control de los
registros
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ndice de Contenidos
1.0)
2.0)
3.0)
4.0)
5.0)
6.0)
7.0)

Objetivos
Alcance
Responsabilidades
Referencia
Definiciones
Descripciones de Actividades
Anexos

Elaborado por: Daniel E. Magaa

Aguilar.

1.0)

Revisado por:

Aprobado por:

Objetivo:

Tiene como principal objetivo en relacin a la conformidad y a los resultados logrados

de acuerdo al S.G.A Maderas del Pacfico establecer, implementar y mantener este
procedimiento en consideracin al Control de los registros. Toma principal

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consideracin a la actualizacin y control de todos los registros posibles descritos segn
ISO 14001:2004, para as considerar todo control en orden y mantenido a lo largo del
tiempo y vida de Maderas del Pacfico
2.0)

Alcance

Este procedimiento es aplicable a toda la organizacin de Maderas del Pacfico desde

la alta direccin hacia todos los trabajadores, asumiendo tambin, la aplicabilidad para
las partes interesadas externas que deseen obtener informacin y llevar a cabo el
cumplimiento del Control de los registros.
3.0)

Responsabilidades

Alta direccin y lnea de supervisin:

Deben establecer, implementar y mantener el Control de registros en relacin para su

identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin el tiempo de retencin y la
disposicin de los registros para Maderas del Pacfico

Trabajadores:

Todos los trabajadores de Madera del Pacfico tienen como principal responsabilidad
ser partcipe de este S.G.A ISO 14001:2004 y poder notificar y tener la toma de
conocimiento de cada registro y como estos son controlados en la organizacin. Estos
deben tener conocimiento amplio sobre regulaciones ambientales vigentes tanto
Nacional como Internacional.
4.0)

Referencia

Norma ISO 14001:2004 Sistemas de gestin Ambiental Requisitos para su uso.

5.0)

Definiciones

Sistema de gestin Ambiental (S.G.A): Parte del sistema de gestin de una

organizacin, empleada para desarrollar e implementar su poltica ambiental y
gestionar sus aspectos ambientales.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona
evidencia de las actividades desempeadas.
Control de registros: Disposicin, mantenimiento de los registros a lo largo del
tiempo, los cuales debern ser controlados y gestionados en la organizacin para
su pronta utilizacin e implementacin.
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.

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Medio Ambiente: Entorno en el cual una organizacin opera, incluidos el agua,

el aire, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus
interrelaciones.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
6.0)

Descripcin de la actividad

El control de registros se dispone en la norma internacional ISO 14001:2004 en su

apartado 4.5.4 para el S.G.A. de Maderas del Pacfico, con el fin de poder establecer,
implementar y mantener los registros que sean necesarios y aplicables para nuestra
empresa.
La alta direccin y la lnea de supervisin toman la responsabilidad de ejecutar esta
actividad cuando se elabore cada registro para el S.G.A, esto toma la importancia de
disponer de manera tangible y electrnica cada registro que aplique a los apartados
correspondientes de esta norma internacional. Ellos tomarn la conciencia de la
elaboracin, disposicin y como se informar a toda la organizacin para cumplir con el
Control de registros. A continuacin se tomar paso a como se dispondrn dichos
registros y su creacin, para la ejecucin dentro del S.G.A.
6.1)

Ejecucin Control de registros

La alta direccin y la lnea de supervisin de Maderas del Pacfico, elaboraran de

manera conjunta y sistemtica cada registro aplicable al S.G.A, ellos debern tomar
conciencia que cada trabajador independiente de su nivel organizacional, deben estar
informados peridicamente de cada registro que es aplicable a su actividad.
Cada vez que cambie el proceso y exista alguna posible desviacin o no conformidad
del sistema, esta se debe notificar a la Alta direccin y a la lnea de supervisin para
tomar las medidas correctivas y/o preventivas en ellas.
Se dispondr el tiempo necesario para la elaboracin y ejecucin del Control de
registros, y se debe seguir cuidadosamente el paso a paso como se llenar este control y
a su vez como va a ser su disposicin en Maderas del Pacfico de acuerdo al S.G.A y
el logro de sus resultados en el tiempo.
6.2)

Creacin Control de registros

Una vez que la Alta direccin y la lnea de supervisin hayan llegado a un consenso de
cmo ser el Control de registros por parte de Maderas del Pacfico para que sea
estable y sustentable en el tiempo para el alcance de sus resultados, se dispondr a

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continuacin a su creacin, esta estar disponible en formato tangible y en formato
electrnico dentro del sistema en base al S.G.A para cuando se desee o necesite hallar
todo el registro que da validez y credibilidad al S.G.A. disponible en el Anexo N 1 (RXX.SGA)

6.3)

Conceptos para poder implementar el Control de registros

A continuacin se presentan los conceptos claves para poder llenar el Control de

registros. La responsabilidad de esta es otorgada a la alta gerencia y la lnea de
supervisin en implementar todos lo relacionado a los registros que son aplicables segn
los apartados de la ISO 14001:2004, los cuales son:

N apartado: Corresponde al nmero de referencia de la norma internacional ISO

14001:2004 que le da cuerpo al apartado.
Nombre apartado: Nombre oficial del apartado ubicado en la ISO 14001:2044.
Cdigo de referencia: Se entiende como el tipo de documento elaborado, ya sea
un procedimiento, registro, instructivo, otros. Cada uno teniendo su respectiva
sigla de cdigo.
N de revisin: Corresponde a la frecuencia que tuvo de revisin el registro.
Fecha de revisin: Momento exacto en la cual se llev a cabo la revisin del
registro.
Disposicin del registro: Como se mantendrn almacenados, disponibles los
registros a toda la organizacin y a las partes interesadas externas ya sea de
carcter fsico como electrnico.
Responsable: Persona o entidad que tiene a cargo dicho registro y en la cual fue
revisado.
Firma: Signo o escritura manuscrita, normalmente formada por nombre,
apellidos y rbrica, que una persona pone al pie de un escrito o de un documento
para identificarse, autorizar el documento, expresar que aprueba su contenido.

Una vez que se haya entendido de manera correcta cada concepto a para poder realizar
el Control de registros respecto al S.G.A, esta ser llenada por la Alta direccin y la
lnea de supervisin en virtud de conocimiento a todos los trabajadores para que exista
una conformidad en el sistema Anexo N 1 (R-XX.SGA).

6.4)

Ejecucin para las modificaciones del Control de registros

La alta direccin y la lnea de supervisin de Maderas del Pacfico, detectarn y se

llevarn las modificaciones necesarias para cuando exista algn cambio en el proceso o

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exista alguna no conformidad en el sistema, para ello, deben trabajar de manera
conjunta y sistemtica cada posible modificacin de registro aplicable al S.G.A, ellos
debern tomar conciencia que cada trabajador independiente de su nivel organizacional,
deben estar informados peridicamente de cada modificacin del registro que es
aplicable a su actividad.
Cada vez que cambie el proceso y exista alguna posible desviacin o no conformidad
del sistema, esta se debe notificar a la Alta direccin y a la lnea de supervisin para
tomar las medidas correctivas y/o preventivas en ellas.
6.5)

Creacin para llevar a cabo las modificaciones del Control de

registros

Una vez detectadas las desviaciones o alguna posible no conformidad dentro el S.G.A
Maderas del Pacfico, la Alta direccin y la lnea de supervisin trabajarn de manera
sistemtica y peridica para controlar todos los registros competentes a nuestra
organizacin y as estar acorde a las conformidades del sistema.
Estas modificaciones correspondientes al Control de registros debern ser y permanecer
legibles, identificables y trazables. Anexo N 2 (R-XX.SGA)
6.6)

Conceptos para poder implementar las modificaciones del

Control de registros

A continuacin se presentan los conceptos claves para poder llenar las modificaciones
pertinentes al Control de registros. La responsabilidad de esta es otorgada a la alta
gerencia y la lnea de supervisin en implementar todos lo relacionado a los registros
que son aplicables segn los apartados de la ISO 14001:2004, los cuales son:

N apartado: Corresponde al nmero de referencia de la norma internacional ISO

14001:2004 que le da cuerpo al apartado.
Nombre apartado: Nombre oficial del apartado ubicado en la ISO 14001:2044.
Cdigo de referencia: Se entiende como el tipo de documento elaborado, ya sea
un procedimiento, registro, instructivo, otros. Cada uno teniendo su respectiva
sigla de cdigo.
N de modificacin: Corresponde al nmero de modificacin o cambio del
apartado a base de alguna mejora en su proceso, cambio o ms bien, una accin
preventiva y/o correctiva del control de registro.
Fecha de modificacin: Momento exacto en la cual se llev a cabo la
modificacin del registro.

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Disposicin del registro: Como se mantendrn almacenados, disponibles los

registros a toda la organizacin y a las partes interesadas externas ya sea de
carcter fsico como electrnico.
Responsable: Persona o entidad que tiene a cargo dicho registro y en la cual fue
revisado.
Firma: Signo o escritura manuscrita, normalmente formada por nombre,
apellidos y rbrica, que una persona pone al pie de un escrito o de un documento
para identificarse, autorizar el documento, expresar que aprueba su contenido.

Una vez que se haya entendido de manera correcta cada concepto a para poder realizar
la modificacin del Control de registros respecto al S.G.A, esta ser llenada por la Alta
direccin y la lnea de supervisin en virtud de conocimiento a todos los trabajadores
para que exista una conformidad en el sistema Anexo N 2 (R-XX.SGA).

7.0)

Anexos

Maderas del Pacfico orientar este procedimiento para asegurar el cumplimiento del
Control de registros que estn descritos en el punto 5.0), cabe mencionar que estos se
llenaran de acuerdo a los pasos dichos en aquel punto y las responsabilidades que
involucran la alta gerencia, lnea de supervisin como los trabajadores para velar la
Mejora Continua en nuestro Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001:2004. A
continuacin los siguientes Anexos:

Anexo N 1: R-XX.SGA formato de registro Control de registros (Punto de

referencia 5.2 Pro.454 SGA).
Anexo N2: R-XX.SGA formato de registro Modificaciones del Control de
registros (Punto de referencia 5.5 Pro.454 SGA).

Anexo N1: Control de registros (R-XX.SGA)

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FORMATO PARA EL CONTROL DE REGISTRO POR PARTE DE LA ALTA
DIRECCIN Y LA LINEA DE SUPERVISIN
Logo empresa
N
apartado

Nombre
apartado

CONTROL DE REGISTROS
Nombre empresa:
Cdigo: R-XX.SGA
Revisin:
Fecha:
Cdigo de N de
Fecha
Disposicin de Responsables
referencia revisin de
registros
revisin

Elaborado por:
Cargo administrativo:
Firma:

Firma:

Elaborado por:
Cargo administrativo:
Firma:

Firma:

Anexo N2: Modificaciones del Control de registros (R-XX.SGA)

Fir

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Revisin:
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FORMATO PARA LA MODIFICACIN DEL CONTROL DE REGISTROS
Logo empresa
N
apartado

Nombre
apartado

MODIFICACIN DEL CONTROL DE REGISTROS

Nombre empresa:
Cdigo: R-XX.SGA
Revisin:
Fecha:
Cdigo de N de
Fecha de Disposicin
Responsable
referencia modific modifica futura
(s)
acin
cin
modificacin

Elaborado por:
Cargo administrativo:
Firma:

Firma:

Elaborado por:
Cargo administrativo:
Firma:

Firma:

Fir