Titulillo: ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS 1

Estrategias para el análisis de sistemas

Leenelda Gutiérrez Ríos

Universidad Metropolitana, Recinto de Aguadilla

Estudiante del curso COIS 625

Maestría en Administración y Supervisión Educativa

dielee_penilla@yahoo.com
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Resumen

En propósito de este artículo es abordar un tema que está a la vanguardia de la tecnología, ya

que reúne las estrategias utilizadas en el análisis de sistemas. Cabe señalar, que estas

estrategias son: automatización del proceso administrativo, mejoramiento del proceso

administrativo y reingeniería del proceso administrativo. Es decir, a través de este escrito se

estudia detenidamente en que consiste cada una de las estrategias planteadas y mencionadas

anteriormente. También, es de suma importancia mencionar, que estas estrategias son los

pasos que se deben utilizar al momento de analizar y revaluar un sistema escolar o una

institución administrativa.
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Estrategias para el análisis de sistemas

El Nuevo milenio ha exigido que la humanidad se adentre al mundo tecnológico,

para así mantenerse a la vanguardia o simplemente satisfacer unas necesidades que este siglo

exige y amerita. Es necesario menciona, que en la administración como en el diario vivir

existen una serie de estrategias o métodos para el desarrollo de sistemas, las cuales se

conocen como el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de

problemas y empleo de la información. Éstas se utilizan mayormente, para recomendar

mejoras en un sistema de información que a la larga cumplan con las demandas y

competencias del trabajo. Cabe señalar, que el concepto diseño de sistemas, consiste en el

proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema de información existente.

Además, se debe tener en cuenta que el análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de

examinar la situación con la finalidad de mejorarla, utilizando métodos y procedimientos más

adecuados. Por dichas razones, éste artículo se enfocará en mencionar, abordar y estudiar

tres estrategias utilizadas para el análisis de sistemas, permitiéndole al lector atemperarse a

este tema y entenderlo con más claridad.

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Automatización del proceso administrativo

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Es necesario establecer que la automatización de acuerdo con el Diccionario

Santillana, “es el proceso de emplear medios automáticos en una actividad realizada” (1997,

pp. 59). Por consiguiente, la automatización del proceso administrativo consiste en facilitar

la eliminación del papel en los controles administrativos. Permite la implementación de un

sistema de control de gestión en el que puedan participar dentro del proceso administrativo,

usuarios que se encuentren en oficinas remotas, gracias a la interfaz Web de LiquidOffice vía

Internet. Mejora la productividad en departamentos de atención a clientes, empleados o

usuarios tales como help desk, oficialía de partes, ventanilla única, mesas de entrada,

transparencia en gobierno, etcétera. También, este proceso permite que los usuarios/clientes

adquieran respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes logrando así, el uso de

firmas digitales en formularios HTML que alertan a los usuarios aprobadores, si los datos

fueron modificados de una etapa a otra. De acuerdo con Cardiff (2009), la automatización,

permite la incorporación de texto libre al formulario (normalmente una firma biométrica

autógrafa),capturado a través de un mouse, pluma óptica o tableta de digitalización. No se

requiere el empleo de personal técnico especializado para la implementación y

mantenimiento del sistema, ya que la consola de administración de Liquid Office permite de

forma gráfica y sencilla realizar todas las transacciones con la base de datos, lo que reduce al

mínimo los costos relacionados con capacitación y consultoría. No se debe obviar que la

automatización según Cardiff (2009), ayuda a implementar y conservar sistemas

administrativos con certificación ISO y reduce radicalmente el empleo de servicios de

mensajería y paquetería, utilizados regularmente para el envío de documentos. Es de suma

importancia recalcar, que este proceso incluye una interfaz Web de usuario final, amigable y

lista para ser usada y a su vez permite la incorporación de alertas en cada etapa, enviando un
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e-mail o copia a un supervisor, logrando de esta manera que se supere el tiempo estimado

para esa etapa.

Mejoramiento del proceso administrativo

Cada sociedad, institución y sistema necesita evaluar su organización, para así

mejorar sus limitaciones y fortalecer sus virtudes. Por dicha razón cada organización

educativa necesita una guía que le permita identificar estructuras y documentos de los

procesos y procedimientos inmersos en su quehacer, se constituye en un mecanismo de

planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo hacia el logro de los objetivos

institucionales. Esto se ejecuta al igual que para la gestión y la evaluación permanente con la

perspectiva de contribuir a la creación de un sistema de aseguramiento de la calidad que

garantice la producción de bienes o prestación de servicios, sean éstos públicos o privados.

De acuerdo con la Universidad de los Llanos (2004), el mejoramiento del proceso

administrativo debe ordenar y documentar la selección de dichos procesos, etapas,

procedimientos y actividades, permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al

simplificar trámites, evitar funciones repetitivas, eliminar cuellos de botella y evitar la

evasión de responsabilidades, lo cual se traduce en ahorro de tiempos, movimientos y costos

operacionales. Cabe señalar, que el proceso de construcción utiliza una estructura

metodológica unificada y participativa que inicia con la identificación del marco de

referencia conceptual y normativa, seguida de la planeación del estudio, diseño de

instrumentos para recolección de datos, inducción, capacitación y acompañamiento, análisis

de la información sobre los actuales procesos y procedimientos que se desarrollan en la

institución, para culminar así, la etapa de diagnóstico. Seguidamente y con base en la

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dinámica que refleja la radiografía de la situación actual, validar y proponer los cambios o

mejoras, los cuales a su vez se probarán para garantizar su aplicación e implantar su

ejecución mediante acto administrativo.

Reingeniería del proceso administrativo

La reingeniería constituye una recreación y reconfiguración de las actividades y

procesos de la empresa, lo cual implica volver a crear y configurar de manera radical él o los

sistemas de la compañía. Esto de realiza con el propósito de lograr incrementos

significativos y en un corto período de tiempo, en materia de rentabilidad, productividad,

tiempo de respuesta, y calidad, lo cual implica la obtención de ventajas competitivas

(Lefcovich, 2004, pp.1). Es decir, la reingeniería se edifica como una rotura o cambio de los

paradigmas vigentes en la empresa. Cabe recalcar, que la reingeniería, en su actual acepción,

tuvo su origen en Occidente como una reacción de las empresas estadounidenses a sus

problemas de competitividad frente a las compañías japonesas. Estas últimas venían

trabajando desde hacía mucho tiempo en la “mejora continua” logrando de tal forma ir

sacando continuas e importantes ventajas frente a las organizaciones occidentales (Lefcovich,

2004, pp.2). Por tal razón, es necesario reiterar, que la reingeniería debe ser concebida como

una recreación de los procesos, haciendo uso o no para ello de la informática o la robótica

entre otros medios tecnológicos de última generación. Por ende, la reingeniería debe ser

considerada como un medio para generar y aprovechar las fortalezas internas de la empresa,

y eliminar o superar sus debilidades, tratando de sacar partido además de las oportunidades

externas; protegiéndose o simplemente sacando partido de sus amenazas. Es necesario

establecer y notificar, que el proceso de reingeniería comienza con una preparación para el
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cambio, de la cual participan por un lado la alta dirección, y por otro la fuerza de trabajo. La

alta dirección de acuerdo con Lefcovich (2004),explora el proceso de reingeniería a los

efectos de educar a la dirección sobre el proceso de reingeniería y la necesidad de cambiar.

Creando así, un comité de dirección de reingeniería desarrollando a su vez un plan inicial de

acción; en tanto que se prepara a la fuerza de trabajo para el compromiso y el cambio. En

una segunda fase se procede a planear el cambio, creando para ello una visión y una misión

estratégicas para la organización. Ello comprende en primer lugar, el identificar las

competencias esenciales, desarrollando a posteriori una declaración de visión y otra de

misión, determinando por último los principios rectores que la han de guiar.

Comparación de las tres estrategias

Estas tres estrategias son un ejemplo palpable del proceso que un administrador

debe llevar a cabo al momento de analizar a cabalidad y con efectividad un sistema. Esto se

debe a que la automatización sería el primer paso que este funcionario debería desempeñar,

ya que debe desligarse de lo manual y adentrarse al mundo cibernético y tecnológico. Este

proceso permite que se agilice algunas actividades que anteriormente conllevaban meses y

muchos funcionarios, ya que antes enviar una notificación tardaba días y ahora gracias al

email tarda segundos. Esto ocurre con la compra de materiales, ya que anteriormente era una

tarea ardua y ahora gracias a la Internet se facilita la compra y no se necesita interactuar o

delegar la función a otras personas, ya que él mismo la puede realizar a través de un

computador. Luego de la automatización se debe pensar en mejorar el proceso y éste se

realiza observando los beneficios que los cambios han efectuado y así se evaluará a plenitud

las ventajas y desventajas que se han suscitado. Es decir, se llevará a cabo un mecanismo de
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planificación idóneo y expedito para así orientar el rumbo hacia el logro de los objetivos

institucionales. Si esto no se logra efectuar se debe hacer una reingeniería que no es otra

cosa que reconfigurar las actividades y procesos de la empresa. Por estas razones, se expuso

que estas tres estrategias están entrelazadas o simplemente son unos pasos estratégicos que

debe ejecutar un líder educativo o un administrador al momento de ejercer un cargo o dirigir

una escuela o empresa.

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Referencias

CARDIFF. (2009). Software para automatización de procesos administrativos. Recuperado

de www.econtent.cl/document/Cardiff_Liquid_Office.

Lefcovich M. (2004) Reingeniería de procesos. Recuperado de

http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/ger/reipromlefco.html

Santillana. (1997). Diccionario Juvenil Santillana (1ª ed.). México: Editorial Santilla.

Universidad de los Llanos (2004). Manual de procesos y procedimientos administrativos.

Recuperado de

www.acreditacion.unillanos.edu.co/.../Procesos_procedimientos.pdf
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Tabla

Estrategias para el análisis de sistemas

Comparación de las 3 estrategias de los procesos administrativos

Datos a Estrategias
comparar
Automatización del Proceso Mejoramiento del Proceso Reingeniería del Proceso
Administrativo Administrativo Administrativo
Dato 1 x x
Dato 2 x
Dato 3 x x