Ideas Fundamentales

DESARROLLO
de CAPTULOS
3. SISTEMAS DE

INFORMACIN
EN INSTITUCIONES
EDUCATIVAS

Los Sistemas de Informacin apoyan a las

organizaciones en la ejecucin de diversos

procesos administrativos, automatizando el
intercambio de informacin.

En las Instituciones Educativas existen

Sistemas de Informacin para evaluar su

desempeo, apoyar en sus procesos y a
nivel de aula.
Existen diversos enfoques para

desarrollar sistemas de informacin, un

enfoque tradicional basado en etapas, uno
basado en prototipos, y otro basado en el
lenguaje unificado de modelado (UML),
muy prometedor en educacin, puesto que
permite que desarrolladores y educadores
se expresen en un mismo idioma para
especificar sistemas de informacin.
En las IE son claves los sistemas de

informacin de gestin de matrculas y

notas acadmicas.

3.1. SISTEMAS DE
InFORMACIN EN
LAS ORGANIZACIONES

SISTEMA DE INFORMACIN: De acuerdo a

Norton (1999). Un Sistema de Informacin es
un conjunto de aplicaciones

de software que

apoyan la ejecucin de procesos de negocios al

interior de una organizacin, automatizando
el flujo de informacin entre tales procesos.

Toda

organizacin

est

intercambiando

Se ejecuta sobre una plataforma hardware

constantemente material e informacin con su

especfica, y actualmente permite el acceso de

entorno, y con las dems organizaciones Johansen

informacin a travs de una red o Internet.

(1986). Actualmente el flujo de informacin

que se intercambian en organizaciones de todo

Los sistemas de informacin (SI, de aqu en

tipo, incluyendo las educativas, es enorme. Por

adelante) ejecutan las siguientes operaciones

tal motivo, todas las organizaciones disponen

bsicas

de sistemas automatizados para manejar con

denominadas datos, las cules se muestran en

agilidad altos volmenes de informacin. A

la figura 3, y se describen ms adelante.

sobre

unidades

de

informacin

continuacin se muestra una definicin de

sistemas de informacin, y luego se brindan
algunas generalidades sobre los mismos, para
luego llevarlos al mbito de la Gestin Educativa.

Entrada de datos
( leer archivo,
introducir por teclado
o sensores, ratn,
joystick, formulario
web, otros medios)

Procesamiento
de datos

Salida de datos
(reporte de salida,
impreso, resultados
en un monitor, otros
dispositivos)

Almacenamiento de
datos ( Disco,
duro, USB, CD)

Figura 3. Operaciones Bsicas de un Sistema de Informacin

Nota Fuente: Adaptado de Norton, Peter. (1999). Introduccin a la computacin.

A un sistema de informacin deben introducrsele

datos de alguna manera. Puede obtenerlo de un
medio de almacenamiento, como un archivo, o a
travs de una interface de entrada, utilizando medios
tales como teclado, ratn o algn otro dispositivo
electrnico.

Actualmente,

los

formularios

web

permiten introducir informacin a sistemas de

informacin de manera remota, utilizando redes de
computadores. Una vez introducidos los datos, el
sistema de informacin los procesa de acuerdo a la
lgica del negocio de la organizacin, almacenando
los resultados del proceso y los datos de entrada en
dispositivos tales como discos duros, memorias USB o
algn otro medio de almacenamiento masivo. Luego
del procesamiento de datos, se muestra la salida
de los mismos al usuario del sistema, en forma de
reporte impreso, una pgina web, una ventana que se
despliega en un monitor o en algn otro dispositivo
electrnico de salida.
Los SI apoyan a los diversos procesos que se llevan a
cabo al interior de las organizaciones, principalmente
transacciones, como pagos, cobros, facturas, pedidos,
entradas o salidas de almacn, entre otras. Se han
identificado tres tipos de procesos que se pueden
sistematizar en toda organizacin:

Actividades estratgicas. Mercadeo, fidelizacin

de clientes, sistemas de toma de decisiones.

Actividades claves. Estos procesos conforman

la misin principal de la organizacin, como
ventas, gestin de la produccin, automatizacin
industrial, entre otros.

Procesos de apoyo. Conformados por aquellos

procesos que hacen que la organizacin lleve a
cabo su misin principal. Entre estos se tiene
a contabilidad, recurso humano, presupuesto,
estadstica, entre otros.

Las organizaciones educativas tambin tienen estos

procesos, y por lo tanto necesitan de sistemas de
informacin para ejecutar tales procesos con eficacia
y eficiencia

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3.2. PASOS EN EL DESARROLLO

DE UN SISTEMA DE
INFORMACIN

Un sistema de informacin no se construye en un

solo da, es el resultado de una serie de pasos dnde
deben interactuar los futuros usuarios del sistema

Requerimientos

como la o las personas encargadas de desarrollarlo.

Existen varios enfoques para construir sistemas
de informacin, de los cules se muestran los ms
importantes a continuacin. Pressman (1999).

3.2.1. ENFOQUE
TRADICIONAL.

Anlisis

En el enfoque tradicional de desarrollo de sistemas

de informacin los pasos en el desarrollo son
lineales, y tiene las siguientes etapas Senn (1997):
Especificacin, Anlisis, Diseo, Implementacin

Diseo

y Puesta en marcha. Estas etapas se muestran en la

figura 4.

Implementacin

Figura 4. Fases en el Desarrollo de un Sistema de Informacin.

Enfoque Tradicional
Nota Fuente: Adaptado de Pressmann, Roger. (1999).
Ingeniera del software. Un enfoque prctico.

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Puesta en
Marcha

En la fase de requerimientos, los futuros usuarios

del SISTEMA DE INFORMACIN interactan con el
equipo de desarrollo para determinar las necesidades
y funcionalidades de las aplicaciones de software.
En la fase de anlisis, se produce un documento
dnde se detallan las especificaciones del sistema a

Especificacin
del Sistema

desarrollar, indicando un plan de administracin del

proyecto. En la fase de diseo, el equipo de desarrollo
establece la forma en que se van a introducir los
datos, algoritmos a desarrollar, una relacin de las
estructuras de datos y formatos de archivo a utilizar,
la informacin que va a contener la base de datos y

Creacin del
Prototipo

el aspecto que va a tener la salida de informacin.

En la fase de implementacin, estos parmetros de
diseo se codifican en una plataforma de hardware
y software, dnde se programan las funcionalidades
del sistema de informacin y se integran los mdulos
de programacin para efectuar las pruebas de

Uso del
Prototipo

funcionalidad. En la fase de puesta en marcha, se

Modificar el
Prototipo

instala el SISTEMA DE INFORMACIN, y se empieza

a utilizar por parte de los usuarios finales.
Este enfoque de desarrollo tiene la desventaja de
que errores en las fases de requerimientos y anlisis
pueden invalidar el trabajo posterior. De manera

Acepta
el
Usuario?

que se han propuesto otras maneras de desarrollar

Sugerencia del
Usuario

sistemas de informacin.

3.2.2. Enfoque basado en

prototipos.

Desarrollo
Final

Este enfoque de desarrollo de software fue propuesto

debido al hecho de que en un proyecto de software
ocurren fallas en la especificacin de requisitos de
entrada o salida, o los algoritmos no son totalmente
confiables con la interfaz para el usuario. Algunos
desarrolladores de software proponen construir
prototipos para identificar mejor los requerimientos y
funcionalidad de las aplicaciones informticas. Tiene
la ventaja de que proporciona mayor participacin al
usuario, un alto grado de iteracin y refinamiento
sucesivo del software a entregar. En la figura 5 se
pueden apreciar las fases de su desarrollo.

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Figura 5. Fases en el Desarrollo de un Sistema de Informacin.

Enfoque de Prototipos
Enfoque Tradicional
Nota Fuente: Adaptado de Pressmann, Roger. (1999).
Ingeniera del software. Un enfoque prctico.

Como puede observarse, tan pronto se disea el

primer prototipo los usuarios del sistema lo utilizan
como manera de comunicar mejor los requerimientos
sobre el software, de manera que estas sugerencias
las tome el equipo de desarrollo para refinar las
funciones del sistema de informacin y as modificar
sucesivamente el prototipo, hasta que el usuario
acepta el producto y se entra a la etapa de implantacin
del SISTEMA DE INFORMACIN en la plataforma de
hardware y software de la organizacin.

una plataforma de hardware y software. Es importante

aclarar que UML es un "lenguaje de modelado" para
especificar o para describir mtodos o procesos.
Se utiliza para definir un sistema, para detallar los
artefactos en el sistema y para documentar y construir.
En otras palabras, es el lenguaje en el que est descrito
el modelo.
El UML es un lenguaje de modelado cuyo vocabulario y
sintaxis estn ideados para la representacin conceptual
y fsica de un sistema. Sus modelos son precisos,
no ambiguos, completos y pueden ser trasladados

3.2.3. EL LENGUAJE UNIFICADO

DE MODELADO (UML).
Debido al auge del software orientado a objetos, el
grupo OMG, liderado por los desarrolladores Booch,
Jacobson & Rumbaugh (2000). Disearon un lenguaje
de modelado de sistemas de software ms conocido y
utilizado en la actualidad; cuya funcin principal es la
de colocar en un mismo lenguaje tanto a los usuarios
del sistema de informacin como a los desarrolladores
del mismo. Es un lenguaje grfico para visualizar,
especificar, construir y documentar un sistema.
UML ofrece un estndar para describir un "plano" del

directamente a una gran variedad de lenguajes de

programacin, como Java, C++ o Visual Basic, pero
tambin a tablas de bases de datos relacionales, lo cual
se conoce como persistencia.
UML no abarca la etapa de programacin de un sistema
de informacin, aunque a partir de los diagramas en
que se modela el sistema de informacin se puede
llevar a un lenguaje de programacin, preferiblemente
orientado a objetos. Como Java o C++.
Los bloques bsicos de construccin de UML son tres,
los elementos, las relaciones y los diagramas.

sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales

tales como procesos de negocio, funciones del

Los elementos son abstracciones que actan

como unidades bsicas de construccin.

sistema, y aspectos concretos como expresiones de

lenguajes de programacin, esquemas de bases de
datos y componentes reciclados. Una definicin del

como unin entre los distintos elementos.

UML se muestra a continuacin.

Lenguaje Unificado de Modelado (UML): Es un
estndar

para

elaborar

diagramas

de

software

orientado a objetos, que posteriormente evolucion

para

utilizarse

en

el

modelado

Las relaciones son abstracciones que actan

de

Los diagramas son la disposicin de un conjunto

de elementos, que representan el sistema
modelado desde diferentes perspectivas.

procesos

organizacionales y empresas. Se utiliza mucho para

especificar, analizar y disear aplicaciones de software

En cuanto a las IE, el uso del lenguaje unificado de

en las cules se apoyan los sistemas de informacin.

modelado ha permitido que diversos educadores y

Como se mencion antes, este lenguaje incluye un

de aplicacin de informtica a la educacin en calidad

conjunto de grficas con notaciones estandarizadas

que permiten describir interfaces de entrada, lgica de
los procesos de negocio, organizacin de los objetos
de software que van a interactuar en el sistema as
como el despliegue del sistema de informacin en

administradores de educacin participen en proyectos

de modeladores de especificaciones del software, as
como en su diseo y programacin

3.3. SISTEMAS DE
INFORMACIN EN LAS
ORGANIZACIONES
EDUCATIVAS
Llevando los conceptos de sistemas de informacin a la
gestin educativa, es necesario indicar que se pueden
encontrar sistemas de informacin a varios niveles,
sintetizando los aportes de Gairn (1994). En cuanto
a jerarqua de organizaciones, y niveles de decisin
curricular de Magendzo (1992). Es decir, existen
sistemas de informacin a nivel de suprasistema,
como lo son las entidades del Estado que regulan
el sistema educativo, y las de otras agremiaciones.
Los sistemas de informacin a nivel de IE, dnde
se lleva a cabo el procesamiento de informacin de
toda la IE en sus diversos aspectos, y las aplicaciones
a nivel de aula, categora especial que incluye todas
las aplicaciones que apoyan directamente la labor de
enseanza y aprendizaje. En la figura 6 se muestran
estos niveles, junto con los sistemas de informacin
asociados a los mismos.

Sistemas de Informacin a nivel de Suprasistema

Aplicaciones de software que utilizan las entidades
reguladoras para hacer seguimiento al desempeo de las IE y
la educacin en general.
Sistemas de Informacin a nivel de Institucin
Aplicaciones de software que implementan procesos
estratgicos, misionales y de apoyo de las IE.

Sistemas de Informacin a nivel de Aula

Aplicaciones de software destinadas a
apoyar labores de enseanza y aprendizaje:
tutoriales, material multimedia, simuladores,
otros.

Figura 6. Sistemas de Informacin para las Instituciones Educativas, Resultado de

Aplicar su Concepto a los Componentes de Organizaciones.

Tal como se puede observar, los niveles de jerarqua

se organizan de acuerdo a su ubicacin dentro de cada
IE, en particular su cercana con los actores educativos.
Los sistemas de informacin ms cercanos a dichos
actores son aquellos que apoyan directamente la labor
de enseanza y aprendizaje. Los sistemas tutoriales,
los que hacen evaluacin de desempeo de cada
estudiante y llevan un registro de ello, entornos
virtuales de aprendizaje y otras plataformas similares,
son un ejemplo de estos sistemas de informacin.
Por fuera del aula de clases, pero dentro de cada IE
existen diversos sistemas de informacin que apoyan
sus diversos procesos. Como ejemplo se tienen los
sistemas de registro de notas, contabilidad acadmica,
sistemas

de

evaluacin

docente,

presupuesto,

contabilidad, pago de personal, entre otros. A nivel

nacional, algunas instituciones reguladoras tambin
disponen de sistemas de informacin, con los cules
se registran indicadores peridicos de desempeo de
instituciones educativas, principalmente rendimiento
de estudiantes, indicadores de desercin, elaboracin
y registro de pruebas formativas, entre otros. En
las secciones subsiguientes se van a presentar con
ms detalle caractersticas de estos sistemas de
informacin, organizados por niveles de jerarqua.

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3.4. SISTEMAS DE
INFORMACIN EN
ENTIDADES
REGULADoRas
de EDUCACIN
Estos

sistemas

de

informacin

surgen

como

necesidad del Estado de disponer de estadsticas

confiables y oportunas sobre el desempeo sectorial
de la educacin en todos sus niveles, y de esta manera
tomar decisiones ms acertadas para mejorar la
calidad de la misma. Parte de la problemtica es que el
sector educativo nacional presenta mltiples fuentes
de informacin dispersa, no estructurada y cuyo
procesamiento se hace de manera manual con gran
dificultad para su anlisis.
La informacin presentada de esta forma genera
problemas en el acceso a los archivos histricos,
eleva su cantidad de parmetros y criterios de anlisis
y origina una alta probabilidad de inconsistencias.
Debido a esto, el Ministerio de Educacin Nacional
(M.E.N), por medio de la Direccin de Planeacin
y

el

Programa

Nuevo

Sistema

Escolar,

est

fortaleciendo la capacidad de procesamiento, anlisis

y uso de informacin en todos los niveles del sector
y la comunidad mediante la implementacin de un
Sistema Nacional de Informacin que promueva
y facilite la existencia de informacin oportuna
y adecuada para la toma de decisiones y para la
participacin ciudadana.
Actualmente se dispone de un proyecto macro
relacionado con el Sistema de Informacin del Sector
Educativo: En el cual se trata informacin sectorial de
gestin, coordinacin, planeacin y administracin
de IE nacionales y territoriales. Esta aplicacin
trabaja a dos niveles: Nivel nacional, el cual maneja
la informacin estadstica de cobertura, calidad e
inversin tanto en educacin bsica y media como
superior, y el sistema de apoyo a la gestin interna
del Ministerio de Educacin. Tambin trabaja a nivel
territorial: Comprende el desarrollo del sistema de
informacin de apoyo a los procesos operativos,

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de planeacin y misionales de las secretaras

de educacin y de las instituciones educativas.
Este Sistema de Informacin es un conjunto de
aplicaciones y programas que no slo permite contar
con informacin consistente y accesible sobre
docentes,

directivos

instituciones

docentes,

educativas,

administrativos,

planes,

programas

proyectos entre otros, sino que tambin propicia el

libre acceso a informacin sobre la calidad y cobertura
en la educacin, as como la generacin de una cultura
de uso de informacin para la gestin, la toma de
decisiones, la rendicin de cuentas y la participacin
ciudadana en el seguimiento de resultados.
Las

aplicaciones

de

software

indicadas,

estn

disponibles en el sitio web del ministerio de educacin

nacional. Recuperado de: http://www.mineducacion.
gov.co/1621/propertyvalue-37666.html, y en la tabla
4 se relacionan los ms utilizados.
Tabla 4. Sistemas de Informacin del Ministerio de
Educacin Nacional para Monitorear Instituciones
Educativas

Sistema de Informacin

Dominio de Aplicacin

SINEB: Sistema de Informacin Nacional de Educacin Bsica y

Media

Educacin bsica y media

EVI: Sistema de evaluacin institucional

SINCE: Sistema de Informacin Nacional de Contratacin

Educativa

Educacin superior

SIMAT: Sistema Integrado de Matrculas

SNIES: Sistema Nacional de Informacin de Educacin Superior

SACES: Sistema de Aseguramiento de la Calidad en la Educacin

Superior.

Educacin para el trabajo

Otros sistemas de informacin

SIET: Sistema de Informacin de la Educacin para el Trabajo y

el desarrollo humano.

Sistema de atencin al ciudadano

Ventanilla nica

Sistema Nacional de monitoreo de TIC

Nota Fuente: Recuperado de http://www.mineducacion.gov.co/

sistemasdeinformacion/1735/w3-propertyname-2672.html

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3.5. SISTEMAS DE
INFORMACIN EN
LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS
Al interior de cada IE existen tambin Sistemas de
Informacin, los cules se utilizan para agilizar sus
procesos administrativos. Estos procesos pueden
clasificarse de la siguiente manera, y se esquematizan
en la figura 7.

PROCESOS
ESTRATGICOS

Evaluacin
Institucional

Gerencia
estratgica

Planificacin
de actividades

Sistemas de
gestin

PROCESOS
CLAVE
Escuela de
padres

Sistema de
matrcula

PROCESOS DE
APOYO

Recurso
humano

Contabilidad

Presupuesto

Figura 7. Relacin de Sistemas de Informacin con los Procesos Administrativos dentro de las IE.
Nota Fuente: Adaptado de Senn, J. (1997). Anlisis y diseo de sistemas de informacin.

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La columna vertebral de los sistemas de informacin

Sistemas comerciales adaptados a una

en las IE la conforman los sistemas de matrcula

realidad educativa. En relacin a los sistemas

acadmica, y el sistema de gestin de calificaciones.

administrativos adquiridos por las IE, la mayora

Estos no deben faltar en cada institucin, y

han sido proporcionados por proveedores que han

frecuentemente

entidades

implementado sistemas comerciales sin experiencia

reguladoras estn cambiando sus especificaciones.

en el sector educativo lo que ha ocasionado que dichos

Por ejemplo, el cambio de evaluacin cuantitativa

sistemas no cubran todas las necesidades propias

a cualitativa, y posterior cambio a evaluacin

de una institucin educativa y tengan que utilizar

cuantitativa dispuesto por el M.E.N (Ministerio de

interfaces para comunicarse con otros sistemas como

Educacin Nacional) para instituciones de educacin

el acadmico.

media. Estos Sistemas de Informacin manejan datos

Estos inconvenientes hacen necesaria la participacin

asociados a los estudiantes que se matriculan, y a su

de los actores educativos en el anlisis, diseo e

seguimiento acadmico perodo a perodo.

implantacin de sistemas de informacin en las IE.

por

disposicin

de

En la implantacin de estos sistemas de informacin,

algunos investigadores, entre ellos Meza (2009). Ha
detectado los siguientes inconvenientes:
En ocasiones los Sistemas de informacin no estn

integrados. La mayora de instituciones cuenta con un

sistema para la gestin acadmica que muchas veces

3.6. SISTEMAS DE
INFORMACIN A
NIVEL DE AULA

es un desarrollo propio, un sistema administrativo

(ERP) que fue adquirido a un proveedor y otros
sistemas que se basan en software libre, esto dificulta

Como apoyo directo a las actividades de enseanza y

disponer informacin consolidada en tiempo real, por

aprendizaje a nivel de aula, existen diferentes sistemas

lo que el rea de sistemas tiene que utilizar recursos

de informacin, dnde los entornos virtuales de

para consolidar la informacin de todos los sistemas

aprendizaje son el ejemplo ms representativo. Con

que trabajan de manera independiente y en algunos

mayor nivel de detalle, estos sistemas de informacin

casos en distintas plataformas.

se tratarn en el siguiente captulo.

Automatizacin sin buenas prcticas en procesos.

En algunas instituciones se han realizado desarrollos

propios a medida para lo cual la institucin contrata
un equipo de programadores para el desarrollo de sus
sistemas, el principal problema con esta prctica es
que los programadores se limitan a la automatizacin
de los procesos actuales sin analizar si estos procesos
se vienen realizando de manera correcta o si estn
utilizando buenas prcticas, al final la institucin
tiene un sistema cuyo mantenimiento se realiza de
manera frecuente ocasionando un alto costo.

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Trminos Claves

Lecturas Recomendadas

1. Sistemas de Informacin.
2. Servicios web

Booch, J., & Rumbaugh. (2000). The Unified

3. Lenguaje Unificado de Modelado.

Modeling Language. Users Guide. Addison-Wesley.

Senn, J. (1997). Anlisis y diseo de sistemas de
informacin. Tercera edicin. Mxico: D.F. Mxico
Editorial McGraw-Hill, ISBN: 9684229917.
Meza, C (1997). Problemtica actual de los Sistemas
de Informacin en las Instituciones Educativas
Web: Recuperado de: http://edutiva.blogspot.
com/2009/06/problematica-actual-de-los-sistemas-de.
html
Montilva, J. (2004). Componentes de Software
Reutilizables. Material Instruccional Universidad de
los Andes. Mrida. Venezuela
Norton, P. (1999). Introduccin a la computacin.
Tercera edicin. Mxico: D.F. Mxico McGraw-Hill,
ISBN: 9701027426.
Pressmann, R. (1999). Ingeniera del software. Un
enfoque prctico. Tercera edicin. Prentice-Hall.

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