Case Study

A nonprofit organization, Food Bank of Centerville (not the real name, but this story
is true), has an annual budget of $1million. All revenues are from donations of food
(85%) and cash (15%).
The organization has a staff of 12. Administrative staff consists of an executive
director, assistant director and fundraiser, bookkeeper and administrative assistant.
The bookkeeper handles all bookkeeping functions but is not trained in accounting.
Therefore, a local CPA firm provides approximately four (4) hours of monthly
accounting services to reconcile the bank statement(s), make accounting entries and
produce financial statements for the officers and the board.
Another CPA firm performs an annual audit of the financial statements and prepares
the required Form 990. This process requires the organizations staff to provide
additional information to the CPA firm in order to accurately complete the Form 990.
The annual audit is required to study, but not rely on, the organizations internal
controls and make recommendations to the board regarding the adequacy of internal
controls. For the last several years, the CPA firm has noted there is not an adequate
separation of duties with respect to the functions of the bookkeeper since the
bookkeeper has control over many financial transactions and the recording of these
same transactions in the books. Like many nonprofit organizations, the officers and
board have concluded that the risks associated with this control deficiency are not
sufficient to necessitate the spending of additional funds to add part time assistance
to perform some of the accounting duties in order to achieve better separation of
duties. The executive director signs all checks, the CPA firm reconciles the bank
statements and prepares monthly financial statements, and the organization has
good budgetary controls.
The organizations accounting costs are as follows:

Bookkeeper salary$36,000
Bookkeeper fringes and office costs associated with this employee$10,000
CPA firm that performs the monthly accounting$8,000
Annual audit$12,000
Total$66,000

The organization was experiencing some financial difficulties due to the recession. In addition,
there had been some budget overruns, which have been explained, but which have not occurred
historically. One of the officers suggested that another CPA firm, with forensic capabilities,
perform a study of the financial operations. The result of the study found that the bookkeeper had
embezzled over $100,000 over a two (2) year period. The fraud was easy to perpetrate and even
easier to discover. The CPA firm preparing the monthly financial statements and the CPA firm
performing the annual audit both provide provisions in their contracts with the organization that

relieve them from the responsibility of discovering fraud unless it is material. The $50,000
stolen per year does not meet the definition of material.

The organization finds that its fidelity bond coverage only covers $50,000 of the $100,000 loss. It
is therefore determined that any further forensic work for years prior to the two (2) years
investigated would be pointless since any additional losses would not be recoverable and the
forensic audit work cost $10,000.

The fidelity bond company insists that charges be filed against the bookkeeper and that the
bookkeeper sign a promissory note, secured by a second mortgage on his house, for restitution.
The bookkeeper is sentenced to two (2) years in jail.

The organization is referred to the accounting firm Marshall, Jones & Co. (MJ) (a real Atlanta
local firm with several nonprofit clients). MJ proposes that the organization use the firms
outsourced accounting service, OnDemand Accountant (ODA).

Using ODA, the organization is able to terminate the relationship with the CPA firm preparing the
monthly financial statements and utilize an administrative assistant in place of a full-time
bookkeeper.

ODA handles all the bookkeeping/accounting/controllership functions as follows:

1.

The organization continues to handle billing for contributions and make deposits.

2.

ODA handles:

A.

The general accounting functions. The organizations QuickBooks are uploaded to a secure

server hosted by a Gold certified server hosting company. The books are accessible to any
authorized organizational user and ODA via the Internet.
B.

On a daily basis, vendor invoices are uploaded by the organizations administrative assistant

to a web based service called Bill.com. This service is configured to send an email to all
designated individuals for approval of payment of each vendor invoice. The organization decides
that the protocol is to have the executive director approve all invoices first. Bill.com sends an
email to the executive director each day invoices are uploaded. Once the executive director
approves the invoice, the volunteer treasurer receives an email requesting a second approval.
Once invoices are approved by both parties, an email is sent to ODA to perform the bookkeeping
functions. The designated ODA accounting services representative synchronizes the information

in Bill.com with QuickBooks. This happens at least twice a week.

C.

The organization establishes protocols as to how invoices are to be paid. Based on this

protocol, the ODA representative uses Bill.com to process the payment of invoices. On the
processing date, Bill.com sends checks to the vendors and debits the organizations bank
account for the total invoices paid through this service.
D.

ODA has restricted online access to the organizations bank accounts and verifies the

accuracy of Bill.com payments and daily deposits to the appropriate accounts.

E.

Each Friday, the ODA representative syncs Bill.com with the organizations hosted

QuickBooks. In addition, the ODA representative who processes the organizations payroll, using
an outside payroll service, records the payroll activity, for those weeks in which a payroll occurs,
in QuickBooks.
F.

The net result is that by 5pm on each Friday, the organizations accounting records are

completely up to date. Any authorized organizational user can access QuickBooks via the
Internet and print and/or review important financial information. Financial reporting has been
compressed to a weekly, not monthly, function. Month end statements are processed by ODA on
the first business day after month end and all desired reports are emailed to the appropriate
organizational staff, officers and board.

Annual ODA fees are $24,000. The organizations auditors have agreed to reduce their audit fee
to $10,000 due to the additional assistance provided by the ODA services. Total accounting costs
of $34,000 represent a $32,000 reduction from the organizations previous methods. In addition,
the possibility of fraud is 100% eliminated. As a result of using virtual accounting, the
organization finds that ODA can provide many more additional, useful financial reports on a
monthly basis. The standard statement of financial position, statement of activity and changes in
net assets and the statement of cash flows are merely lagging indicators of how the organization
performed. There are many, many other reports of Key Performance Indicators that tell a much
more in depth story of the DRIVERS of the financial performance, and ODA prepares this at least
monthly, unless more frequently is desired.

Studi kasus

Sebuah organisasi nirlaba, Food Bank of Centerville (bukan nama sebenarnya,

tapi cerita ini benar), memiliki anggaran tahunan sebesar $ 1 juta. Semua
pendapatan berasal dari sumbangan makanan (85%) dan uang tunai (15%).

organisasi memiliki staf 12. Staf Administrasi terdiri dari direktur eksekutif,
asisten direktur dan pengumpulan dana, pembukuan dan asisten administrasi.

pembukuan menangani semua fungsi pembukuan tetapi tidak terlatih dalam

akuntansi. Oleh karena itu, sebuah perusahaan CPA lokal menyediakan sekitar
empat (4) jam dari jasa akuntansi bulanan untuk mendamaikan laporan bank (s),
membuat entri akuntansi dan menghasilkan laporan keuangan untuk petugas
dan papan.

kantor akuntan publik lain melakukan audit tahunan dari laporan keuangan dan
mempersiapkan Formulir diperlukan 990. Proses ini membutuhkan staf organisasi
untuk memberikan informasi tambahan kepada kantor akuntan publik untuk
secara akurat mengisi Formulir 990.

Audit tahunan diperlukan untuk belajar, tetapi tidak bergantung pada,

pengendalian internal organisasi dan membuat rekomendasi kepada dewan
mengenai kecukupan pengendalian internal. Selama beberapa tahun terakhir,
perusahaan CPA telah mencatat tidak ada pemisahan tugas yang memadai
sehubungan dengan fungsi pembukuan sejak pembukuan memiliki kontrol atas
banyak transaksi keuangan dan pencatatan transaksi yang sama dalam bukubuku. Seperti banyak organisasi nirlaba, petugas dan papan telah menyimpulkan
bahwa risiko yang terkait dengan defisiensi kontrol ini tidak cukup untuk
mengharuskan pengeluaran dana tambahan untuk menambah bantuan paruh
waktu untuk melakukan beberapa tugas akuntansi untuk mencapai pemisahan
yang lebih baik dari tugas. Tanda-tanda direktur eksekutif semua pemeriksaan,
perusahaan CPA mendamaikan laporan bank dan menyusun laporan keuangan
bulanan, dan organisasi memiliki kontrol anggaran yang baik.

biaya akuntansi organisasi adalah sebagai berikut:

gaji pembukuan $ 36.000

Pembukuan pinggiran dan kantor biaya yang terkait dengan karyawan ini $
10.000
kantor akuntan publik yang melakukan akuntansi bulanan $ 8.000
audit tahunan $ 12.000
Total $ 66.000

Organisasi ini mengalami beberapa kesulitan keuangan akibat resesi. Selain itu,
ada beberapa overruns anggaran, yang telah dijelaskan, tapi yang belum terjadi
secara historis. Salah satu petugas menyarankan bahwa KAP lain, dengan
kemampuan forensik, melakukan studi tentang operasi keuangan. Hasil
penelitian ini menemukan bahwa pembukuan yang telah menggelapkan lebih
dari $ 100.000 selama periode dua (2) tahun. penipuan itu mudah untuk
memperbuat dan lebih mudah untuk menemukan. CPA perusahaan penyusunan
laporan keuangan bulanan dan perusahaan BPA melakukan audit tahunan
keduanya memberikan ketentuan dalam kontrak mereka dengan organisasi yang
membebaskan mereka dari tanggung jawab menemukan penipuan kecuali itu
adalah "materi". $ 50.000 dicuri per tahun tidak memenuhi definisi "materi".

organisasi menemukan bahwa cakupan obligasi kesetiaan yang hanya mencakup

$ 50.000 $ 100.000 kerugian. Oleh karena itu ditentukan bahwa setiap pekerjaan
forensik lebih lanjut untuk tahun sebelum dua (2) tahun diselidiki akan sia-sia
karena kerugian tambahan tidak akan dipulihkan dan biaya pekerjaan audit
forensik $ 10.000.

Perusahaan obligasi kesetiaan menegaskan bahwa tuduhan diajukan terhadap

pembukuan dan bahwa pembukuan yang menandatangani surat perjanjian,
dijamin dengan hipotek kedua di rumahnya, untuk ganti rugi. pembukuan yang
dihukum dua (2) tahun penjara.

Organisasi ini disebut kantor akuntan Marshall, Jones & Co (MJ) (a Atlanta
perusahaan lokal nyata dengan beberapa klien nirlaba). MJ mengusulkan bahwa
organisasi menggunakan layanan akuntansi outsourcing perusahaan, OnDemand
Akuntan (ODA).

Menggunakan ODA, organisasi mampu untuk mengakhiri hubungan dengan

perusahaan CPA penyusunan laporan keuangan bulanan dan memanfaatkan
asisten administrasi di tempat penuh-waktu pembukuan.

ODA menangani semua fungsi pembukuan / akuntansi / controllership sebagai

berikut:

1. Organisasi terus menangani penagihan untuk kontribusi dan membuat

deposito.
2. ODA menangani:
A. fungsi akuntansi umum. Organisasi QuickBooks-upload ke server yang aman
diselenggarakan oleh server bersertifikat perusahaan hosting Emas. Buku-buku
yang dapat diakses oleh setiap pengguna organisasi yang berwenang dan ODA
melalui Internet.

B. Setiap hari, faktur vendor-upload oleh asisten administrasi organisasi untuk

layanan berbasis web yang disebut Bill.com. Layanan ini dikonfigurasi untuk
mengirim email ke semua individu yang ditunjuk untuk persetujuan pembayaran
masing-masing vendor faktur. organisasi memutuskan bahwa protokol adalah
untuk memiliki direktur eksekutif menyetujui semua faktur pertama. Bill.com
mengirimkan email ke direktur eksekutif setiap hari faktur-upload. Setelah
direktur eksekutif menyetujui faktur, bendahara relawan menerima email yang
meminta persetujuan kedua. Setelah faktur disetujui oleh kedua belah pihak,
email dikirim ke ODA untuk melakukan fungsi pembukuan. ODA jasa akuntansi
perwakilan yang ditunjuk mensinkronisasikan informasi di Bill.com dengan
QuickBooks. Hal ini terjadi setidaknya dua kali seminggu.
C. Organisasi menetapkan protokol bagaimana faktur yang akan dibayar.
Berdasarkan protokol ini, perwakilan ODA menggunakan Bill.com untuk
memproses pembayaran faktur. Pada tanggal pengolahan, Bill.com mengirimkan
cek ke vendor dan mendebit rekening bank organisasi untuk total faktur dibayar
melalui layanan ini.
D. ODA telah membatasi akses online ke rekening bank organisasi dan
memverifikasi ketepatan pembayaran Bill.com dan deposit setiap hari ke
rekening yang sesuai.
E. Setiap Jumat, perwakilan ODA sync Bill.com dengan QuickBooks host
organisasi. Selain itu, perwakilan ODA yang memproses penggajian organisasi,
menggunakan layanan penggajian luar, mencatat aktivitas penggajian, untuk
minggu-minggu di mana gaji terjadi, di QuickBooks.
F. Hasil akhirnya adalah bahwa dengan 5 pada setiap hari Jumat, catatan
akuntansi organisasi benar-benar up to date. Setiap pengguna organisasi yang
berwenang dapat mengakses QuickBooks melalui internet dan cetak dan / atau
meninjau informasi keuangan penting. pelaporan keuangan telah dikompresi
untuk mingguan, tidak bulanan, fungsi. Laporan akhir bulan diproses oleh ODA
pada hari kerja pertama setelah akhir bulan dan semua laporan yang diinginkan
diemail ke tepat organisasi staf, petugas dan papan.

Biaya ODA tahunan $ 24.000. auditor organisasi ini telah sepakat untuk
mengurangi biaya audit mereka $ 10.000 karena bantuan tambahan yang
disediakan oleh layanan ODA. Total biaya akuntansi $ 34.000 mewakili
pengurangan $ 32.000 dari metode sebelumnya organisasi. Selain itu,
kemungkinan penipuan adalah 100% dihilangkan. Sebagai hasil dari
menggunakan akuntansi virtual, organisasi menemukan bahwa ODA dapat
memberikan banyak tambahan, laporan keuangan yang berguna secara bulanan.
Pernyataan Standar posisi keuangan, laporan aktivitas dan perubahan aktiva
bersih dan laporan arus kas hanya tertinggal indikator bagaimana organisasi
dilakukan. Ada banyak, banyak laporan lain dari Key Performance Indicator yang
menceritakan lebih mendalam kisah DRIVERS dari kinerja keuangan, dan ODA
mempersiapkan ini setidaknya bulanan, kecuali lebih sering diinginkan