CONTROL DE FORMAS

Concepto:
Una Forma es un instrumento de comunicacin administrativa, impresa
generalmente en papel o similares (cartn, cartulina) y con impresiones realizadas
mediante alguno de los medios de reproduccin grfica.
Este instrumento de comunicacin contiene informacin fija impresa y espacios
para anotar informacin a la que convencionalmente se llama variable.
En algunos casos contendr adems, instrucciones para ser llenada y utilizada.
Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en
ella la informacin variable en los espacios correspondientes, dejando as
constancia de un trmite o sirviendo de enlace a dos o ms operaciones
de un proceso.
Importancia de las Formas impresas:
Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una
institucin, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecucin.
Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se
utilizan Formas impresas para simplificar la elaboracin de los Documentos
respectivos.
La Administracin Pblica, cuyas actividades han tenido un desarrollo
desmesurado en los ltimos aos, requiere de las formas como un instrumento
administrativo importante para su funcionamiento.
Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra
cuando ayuda a la simplificacin de los mtodos de trabajo, y no tan solo en la
normalizacin que a travs de ella se obtiene.
En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido
principalmente a:
Su Contenido
La cantidad que de ellas se utiliza
El alto costo que representan
Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos
operativos.
Fungen como auxiliar en la observancia de las polticas institucionales.
3. Situacin actual en el uso de Formas:
La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves
dificultades para su control, y su diseo no siempre es el adecuado.
Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalas, entre las que se
destacan las siguientes:
Existencias de formas para trmites en los que no son necesarias.
Formas cuyo diseo no cumple con los propsitos para los que fueron creadas.
Duplicacin de formas para un mismo fin.
Cantidad excesiva de Formas de poco uso.
Su tamao no se adecua al de las impresoras o a los archivos que se les
asignan.
El tamao es demasiado grande o pequeo para los datos que contiene.

CONTROL DE TRABAJO
Concepto: es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo
que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de lo
contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones
necesarios.
Tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los
planes establecidos.
Se basa en la planificacin, cuanto ms claros y detallados sean los planes,
ms efectiva ser la tarea de controlarlos. Es una tarea delicada, afectando
a personas con diversos grados de responsabilidad.
Elementos del concepto:
1_ Relacin con lo planeado: el control simple existe para verificar el logro
de los objetivos que se establecen en la planeacin.
2_ Medicin: es imprescindible medir y cuantificar los resultados, al
momento de controlar.
3_ Detectar desviaciones: una de las funciones, es descubrir las diferencias
que se presentan entre la ejecucin y la planeacin.
4_ Establecer medidas correctivas: el objetivo es prever y corregir los
errores.
2) _ El control y su rol en el proceso administrativo
El control es uno de los cinco sistemas corporativos (organizacin,
planificacin, coordinacin y direccin de los restantes) los cuales son
difciles de separar con un aspecto de control. De ello se desprende todo el
proceso circular, en el cual todos los subsistemas estn ligados.
El rol que cumple en el proceso de administracin es el de medir,
cuantificar, observar, informar, verificar, comparar entre lo planificado y lo
planeado.
Instrumentos: informes.
Estas son las llamadas funciones bsicas, de ellas derivan otras funciones
que hacen a la operatividad de la organizacin vinculadas con la vida
operativa.
3) _
MOTIVACION | CONTROL |
Significa mover, conducir, impulsar la accin. A travs de ella se logra la
ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos de acuerdo
con los estndares