Project EIS con MS Project

Contenido:
Solucin Integral ................................................................................................................................................ 3
Servicios Especializados Segn Las Necesidades de Cada Usuario .................................................................. 4
Proceso ............................................................................................................................................................... 5
Resumen de Funcionalidad ................................................................................................................................ 6
Menu de Project EIS para MS Project................................................................................................................ 8
Abrir Proyecto ............................................................................................................................................... 9
Consultas ..................................................................................................................................................... 10
Consulta de Versin de Project EIS........................................................................................................ 10
Base de Conocimientos........................................................................................................................... 10
Cubo ....................................................................................................................................................... 11
Herramientas ............................................................................................................................................... 23
Asignar Archivo Ayuda.......................................................................................................................... 23
Asignar Categora a Hito ........................................................................................................................ 23
Asignar Cdigo Externo de Tarea........................................................................................................... 24
Asignar Cdigo de Partida a la Tarea .................................................................................................... 27
Asignar Cdigo de WBS ........................................................................................................................ 28
Asignar Modelo de Documento .............................................................................................................. 28
Asignar Recursos y Roles al Proyecto .................................................................................................... 29
Configurar Conexin .............................................................................................................................. 29
Importar WBS......................................................................................................................................... 30
Populate .................................................................................................................................................. 30
Validar Proyecto ..................................................................................................................................... 31
Grabar Proyecto........................................................................................................................................... 32
Cerrar Proyecto............................................................................................................................................ 32
Recomendaciones............................................................................................................................................. 33
Procesos Variables y el Proceso de Lectura y Grabacin de Proyectos ...................................................... 33
Datos de Tareas reservados para uso de Project EIS: ................................................................................. 34
Hitos ............................................................................................................................................................ 36
Calendarios.................................................................................................................................................. 36
Niveles en el Plan de Trabajo y Asignaciones............................................................................................. 36
Trabajo Real en Recursos Tipo Horas ......................................................................................................... 36
Trabajo Real en Recursos Tipo Material ..................................................................................................... 36
Grupos de Proyectos.................................................................................................................................... 37
Versiones del Plan de Trabajo ..................................................................................................................... 37
Cambios....................................................................................................................................................... 38
Planificacin de los Proyectos..................................................................................................................... 38
Identificando Casos de Sobre Asignacin de Trabajo ............................................................................ 39
Solucin de Sobre Asignacin de Trabajo Un Proyecto a la Vez........................................................... 41
Solucin de Sobre Asignacin de Trabajo Para Un Grupo de Proyectos .............................................. 42
Bloqueo de Seguridad por Proyecto en Uso ................................................................................................ 43
Sistema Bloqueado ...................................................................................................................................... 44
Idioma del Usuario ...................................................................................................................................... 44
Ciclo de Operacin ...................................................................................................................................... 44

Copyright 2008 Gerencia & Tecnologa. Todos los derechos reservados.

Project EIS es una marca registrada de Gerencia & Tecnologa SAC
La informacin incluida en este documento puede cambiar sin previo aviso.
El software descrito en este documento es proporcionado bajo una licencia de uso.
El software podr ser usado o copiado solo de acuerdo a los trminos de tal licencia de uso.
Todos los dems productos y marcas registradas son propiedad de sus respectivos propietarios.

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Project EIS
Solucin Integral
MS Project
Elaboracin de Cronogramas
+ Funciones Agregadas por Project EIS

Project EIS Manager

Procesos (Mejores Prcticas)
Sistema de Informacin Gerencial
Monitoreo Activo del Portafolio
Personalizacin del Sistema
Matricula de Usuarios, Proyectos, Recursos

Project EIS Time Report

Plan de Trabajo Personal
Informe de Avance
Colaboracin
Project EIS Integrator
Clculos Ad-Hoc
Integracin con Otros Sistemas

Project EIS proporciona una solucin integral para la gestin de portafolios de proyectos.

Microsoft Project es la herramienta utilizada para planificar los proyectos.

Project EIS le agrega funciones que permiten su integracin con el sistema.
Los cambios efectuados en MS Project a los planes de trabajo de los proyectos son actualizados en tiempo
real y estn disponibles inmediatamente en las distintas consultas y reportes de Project EIS.
El sistema incluye un proceso de Autorizacin de Trabajo (proceso Populate) que permite generar los planes
de trabajo semanal para cada recurso (Time Report).
Cada recurso se entera as de las actividades que debe ejecutar e informa su avance.
Project EIS incluye un proceso formal de Revisin - Aprobacin para los informes de avance (workflow).
El proceso de Cierre Semanal (proceso Post) permite actualizar automticamente los proyectos a partir de los
informes de avance aprobados. Gracias a este proceso es posible mantener los proyectos actualizados
consistentemente a una misma fecha de corte, facilitando el anlisis y evaluacin del estado de los proyectos.

Toda la informacin del sistema es almacenada en una base de datos, facilitando el desarrollo de programas
ad hoc para integrar la informacin de la base de datos de Project EIS con las de los dems sistemas de la
empresa.

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Servicios Especializados Segn Las Necesidades de Cada Usuario

Project EIS permite integrar y poner en contacto a todos los involucrados en la gestin de proyectos,
proporcionando herramientas y servicios personalizados para cada usuario.

Project EIS Manager

a) Administrador
Matrcula de proyectos, recursos y usuarios. Personalizacin del sistema.
b) Consultas
Procesos, Mejores Prcticas, Consultas.
Men de PEIS para MS Project
Adiciona funciones a MS Project, permitiendo su integracin con Project EIS.
Permite aplicar Reglas de Negocio antes de aceptar cambios en los cronogramas, asegurando la calidad y
consistencia de la informacin.
Project EIS Time Report
Plan de trabajo e informe actividad para cada recurso.

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Proceso
Entrada
Matricular
Proyectos

Matricular
Recursos

Matricular
Usuarios

Administrador Jefe Proyecto

Recursos

Ciclo Semanal de Control

Apoyo

1
Asignar
Recursos al
Proyecto

Crear Periodo

Cerrar Tareas
Completadas
Re Planificar
Defnir
Permisos de
Acceso

2
Generar
Planes
(Populate)

3
Cierre
Semanal
(Post)

Informar
Actividad

4
Planificar
Proyecto

Revisar y
Aprobar
Informes

Ciclo Semanal

Salida

Cerrar proyectos completados

Project EIS permite implementar un Ciclo Semanal de Control.

Este es un proceso formal de Planificacin / Autorizacin de Trabajo / Ejecucin / Informe de Avance / Re
Planificacin que facilita el control del estado de los proyectos, a la vez que permite mantener los proyectos
actualizados consistentemente a una misma fecha.

Requisitos para planificar un proyecto:

Qu
1. Matricular proyecto
2. Matricular recursos
3. Asignar recursos al proyecto
4. Asignar permiso de acceso a proyecto
5. Planificar el proyecto

Quin
Administrador
Administrador
Administrador
Jefe Proyecto
Administrador
Jefe Proyecto

Dnde
Project EIS Manager (Administrador)
Project EIS Manager (Administrador)
Project EIS Manager (Administrador)
MS Project
Project EIS Manager (Administrador)
MS Project

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Resumen de Funcionalidad

Integre la Gestin de sus Proyectos con los dems procesos de la empresa:

ERP

Project EIS

Recursos
Humanos

Otros

Project EIS facilita la integracin de sus proyectos con dems procesos de su empresa:
a) Reglas de Negocio personalizables para asegurar la calidad de la informacin en los cronogramas
b) Integracin MSP-PEIS-MSP personalizable
c) Proceso PEIS Integrator, que permite definir y ejecutar automticamente procesos de interfase PEIS-Otros Sistemas

Procesos y Consultas
a) Sistema de Informacin Gerencial, que proporciona toda la funcionalidad e informacin con perspectiva gerencial que
su empresa necesita para gestionar con xito su portafolio de proyectos.
b) Procesos y Mejores Practicas, basado en estndares PMI y experiencia de cientos de gerentes de proyectos y de
negocios trabajando en proyectos de la vida real en diversas industrias y reas de aplicacin.
c) Procesos que permiten automatizar rutinas de Anlisis-Control-Alerta que facilitan la identificacin temprana de
riesgos y oportunidades, permitiendo a los usuarios contar mayor tiempo para labores de anlisis y gestin.

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Soporte a Todo el Ciclo de Vida de sus Proyectos:

Project EIS ofrece una amplia gama de capacidades para soportar el ciclo de vida completo de sus proyectos. Estas
capacidades forman parte de la versin estndar del sistema.

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Menu de Project EIS para MS Project

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Abrir Proyecto
Para leer un proyecto del repositorio de Project EIS

Solicita identificacin del usuario

antes de permitir el acceso a los proyectos
Identifica mtodo de conexin usado:
CS - Cliente Servidor
WS - Web Service

Control de mtodo de acceso

Solo Lectura o Actualizacin,
segn los permisos del usuario.
Importar Proyecto: Permite grabar un
proyecto desde el disco. Es usado durante la
carga inicial del sistema y cuando hace
falta actualizar el repositorio un proyecto
sin contar con Cdigo de Bloqueo.
Importante: Requiere permiso especial
(ver atributo Permitir Importar en Ficha del
Proyecto:).

Plantillas
Permite definir Plantillas (Modelos de
Proyectos), que pueden ser utilizados para
construir automticamente planes de trabajo de
nuevos proyectos.

Al leer un proyecto nuevo, el sistema pregunta si

desea crear el nuevo proyecto en blanco, o
basado en una plantilla preexistente.

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Consultas
Consulta de Versin de Project EIS

Permite consultar la versin del sistema que ha sido

instalada en la estacin de trabajo.

Base de Conocimientos
Opcin disponible solo para usuarios
conectados al sistema

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Cubo
Este es el componente de Project EIS que permite acceder a la informacin de sus proyectos y recursos de
manera simple y con importantes capacidades de anlisis.

1. Barra de Herramientas
2. Dimensiones de Anlisis
tambin llamadas Criterios de
Anlisis o Viewpoints,
3. Dimensiones de anlisis
Horizontal.
Puede ser ninguno, uno o
varios.
4. Dimensiones de anlisis
vertical.
Puede ser ninguno, uno o
varios.
5. Datos.

Opciones de consulta:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

9.

Proyectos,
Costos de Proyectos,
Disponibilidad de Recursos,
Trabajo Restante (horas y costo)
Trabajo Real (horas y costo),
Cambios,
Time Report,
Herramientas
a) Grfico,
b) Exportar a Microsoft Excel,
c) Vista Impresin (imprimir),
d) Salvar archivo como.CUB (grabar)
e) Cargar archivo .CUB (leer)
f) About (versin de PEIS Cube)
Salir

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Configurar
Para facilitar el anlisis de la informacin, el sistema permite a cada usuario configurar las consultas,
ubicando las dimensiones en sentido vertical y horizontal, segn sus requerimientos.
Para ello, solo debe hacer clic en el nombre de la dimensin, y sin solar el mouse, ubicarlo en la ubicacin
requerida.

Una lnea verde en el borde izquierdo, indica que la dimensin se insertar en el eje vertical

Una lnea verde en el borde superior, indica que la dimensin se insertar en el eje horizontal

Ejemplo de una consulta utilizando mltiples dimensiones verticales y horizontales

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Filtrar por Dimensiones

Permite seleccionar los criterios a incluir en cada dimensin.

Haga clic en la lista de valores de la dimensin y marque / desmarque las opciones, segn requiera

A continuacin, el sistema incluye solo los elementos seleccionados...

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Opciones de Dimensin

Haga clic con el botn derecho del mouse sobre los datos de una dimensin, para indicar:
1. Ordenar Por:
a) Nombre (segn el ejemplo mostrado)
b)Valor Descendente
c) Valor Ascendente
2. Incluir el Total de la dimensin,
3. Mostrar el resumen (colapsar)
4. Mostrar el detalle (expandir)
5. Filtro: Seleccionar solo el elemento seleccionado (donde se encuentra ubicado el mouse)
6. Cancelar el Filtro

Ejemplos:
Ordenado Por Nombre

Ordenado Por Valor Ascendente

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Sin Total

Colapsar: El smbolo ms + indica que hay ms detalle para cada Categora.

Expandir

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Filtrar
Para filtrar por algn elemento de alguna dimensin:
1. Haga clic en el rea de datos del elemento requerido (en el ejemplo, en 03/Nov/2003 de Raquel Camino),
2. Haga clic con el botn derecho sobre los elementos de la dimensin Recursos, y
3. Seleccione la opcin Filtro.

A continuacin el sistema aplica el filtro solicitado.

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Opciones de Datos

Haga clic con el botn derecho del mouse sobre el rea de datos, para indicar:
Mostrar en las celdas:
a) Los valores correspondientes:
b) Porcentaje de contribucin respecto al total de cada columna,
c) Porcentaje de contribucin respecto al total de cada fila.
d) Definir una variable virtual (a partir de una frmula).
e) Seleccionar las variables a ser incluidas en la consulta.

Ejemplo
Mostrar Valores Correspondientes

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Mostrar porcentaje de contribucin respecto al total de cada columna

Mostrar porcentaje de contribucin respecto al total de cada fila

Definicin de variable
virtual:
En el ejemplo, se est
definiendo la variable
Varianza en Costo, que se
calcular aplicando la frmula
(Costo Real + Costo Restante)
Costo Previsto

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Seleccin de variables a incluir en la

consulta:
En el ejemplo, se estn seleccionando
las variables Trabajo Restante y
Varianza en Costo

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Herramientas

Graficar: Seleccione el rango de datos a graficar

Cambiar Estilo de Grfico

Haga clic dos veces sobre en
el grfico

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Girar el Grfico
Facilita su visualizacin desde
distintos ngulos.
Para girar:
1. Presione la tecla control (Ctrl),
2. Sin soltar, haga clic con el
botn izquierdo del mouse, y
3. Seale con el cursor del mouse
la direccin de giro requerida.

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Exportar a MS Excel

Los datos de la consulta son copiados automticamente a MS Excel

Imprimir

Configure la vista segn sus requerimientos y genere el reporte.

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Herramientas

Asignar Archivo Ayuda

Desde el Gantt, seleccione una
tarea y haga clic en la opcin
Asignar Archivo Ayuda. El
nombre del archivo es grabado en
la variable Texto 1.

Asignar Categora a Hito

Desde el Gantt, seleccione una
tarea y haga clic en la opcin
Asignar Categora a Hito.
El cdigo de Hito es grabado en
la variable Texto 3.
La M indica que el hito es
Mandatario (obligatorio).
El sistema no permite grabar
el proyecto en el repositorio
cuando falta asignar algn hito
mandatorio.
Importante: Los hitos deben
tener duracin cero (0).

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Asignar Cdigo Externo de Tarea

Procedimiento:
1. Ir a Procesos Tablas y seleccionar Proyectos Cdigo Externo de Tarea:

2. Poner:
o Disponible = SI
o Reservado para
Uso del Sistema= NO

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3. Ir a Proyectos Cdigo Externo de Tarea y definir lista de cdigos externos para el proyecto
(Se puede usar una interfase para automatizar la definicin de estas listas).

4. En Manager, indicar en la ficha del proyecto:

o Cdigo Externo Tarea-Mandatorio (Exigir) = (Si/No)
o Cdigo Externo Tarea-Validar (Si lo asigna, debe existir en la lista)= (Si/No)

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5. En MSP: Asignar Cdigos Externos a las Tareas

El cdigo externo de tarea es asignado a nivel de tarea.

El cdigo es almacenado en la variable Texto 4.

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Asignar Cdigo de Partida a la Tarea

Desde el Gantt, seleccione una

tarea y haga clic en la opcin
Asignar Cdigo de Partida.
El cdigo de partida
seleccionado es grabado en la
variable Texto 7.

Para actualizar la lista de Partidas, ir a Project EIS Manager (Administrador).

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Asignar Cdigo de WBS

Desde el Gantt, seleccione una tarea y haga clic en la
opcin Asignar Cdigo de WBS.
El sistema asigna a la tarea el cdigo de WBS
correspondiente del nodo seleccionado, grabndolo
en la variable Texto 5.

Asignar Modelo de Documento

Desde el Gantt, seleccione una
tarea y haga clic en la opcin
Asignar Modelo de Documento.
El sistema formularios definidos
para instancia del proyecto.
El nombre del archivo
seleccionado es grabado en la
variable Texto 6.

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Asignar Recursos y Roles al Proyecto

Los recursos pueden ser asignados a los
proyectos de modo centralizado desde
Project EIS Manager, o desde MS
Project (se requiere permiso
correspondiente).
En MS Project no est permitido
definir manualmente nuevos recursos, ni
modificar sus datos.
Si requiere efectuar alguna
modificacin al equipo de trabajo
asignado a su proyecto, comunquese
con el Administrador del Sistema o
asgnelos directamente desde MS
Project, si cuenta con el permiso
correspondiente.
Si desea eliminar un recurso de su
proyecto, asegrese que no tenga
Trabajo Real.

Roles
Tambin llamados Perfiles de Recursos.
Es una opcin que ofrece Project EIS para facilitar la planificacin de proyectos, cuando aun no ha sido
confirmado el nombre de la persona que ser asignado al proyecto.
Ejemplo:
Si usted requiere de un Analista Tcnico para su proyecto, pero desconoce quin ser la persona designada
para tal funcin, puede entonces asignar las tareas al rol Analista Tcnico.
Mas adelante, cuando la persona indicada sea asignada a su proyecto, solo necesitar resignar el trabajo
planeado, del Rol al Recurso.

Configurar Conexin
Permite configurar la conexin:
a) Cliente /Servidor
Por ejemplo, al operar en la red local
b) Web Service
Al operar fuera de la red local.
Requiere configurar web service en servidor y
acceso a Internet en la estacin de trabajo.
Importante:
Esta opcin esta disponible nicamente si al configurar la conexin al repositorio (PEISREG) se seleccion la
opcin web service

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Importar WBS
Permite construir automticamente la lista de tareas en MS Project, a partir de las definiciones efectuadas en
la opcin WBS de Project EIS Manager.

La opcin Importar WBS genera la lista de tareas en MS Project a partir de los Entregables definidos en el
WBS.
Incluye adems los recursos asignados a cada entregable, las dependencias y duracin estimada en el WBS.

Populate
Genera Time Report para todos los recursos del proyecto, para la semana seleccionada.
Antes de generar los time reports aplica las Reglas de Negocio para validar la informacin del plan de
trabajo y graba el cronograma en el repositorio.

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Validar Proyecto
Aplica las Reglas de Negocio para validar la Informacin del plan de trabajo y crea un archivo de control
con el resultado del anlisis.
Importante: Se recomienda utilizar esta opcin antes de grabar el proyecto en el repositorio.

Archivo con resultado del anlisis (fecha de ltimo cierre semanal: 16 Oct 2005):
1. Proyecto tiene Trabajo Restante antes de la fecha del Ultimo Cierre Semanal.
Indica que el plan esta atrasado y deber ser re planificado antes de ser grabado en el repositorio.
2. Proyecto tiene Trabajo Real despus de la fecha del Ultimo Cierre Semanal.
Indica que existen tareas con avance en fechas futuras (posteriores al ltimo cierre semanal).
Esta condicin implica error en el plan, ya que todo trabajo realizado debe corresponder a fechas pasadas
(anteriores al ltimo cierre semanal).

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Grabar Proyecto
La opcin grabar aplica las reglas de negocio definidas para el proyecto y si se cumplen, entonces actualiza el
repositorio de Project EIS con la informacin del proyecto.
El sistema informa al usuario de las condiciones de error detectadas, que debern ser resueltas por el usuario
antes de grabar el proyecto.
La opcin grabar mantiene el cdigo de bloqueo en el proyecto, evitando que otro usuario pueda hacer
cambios al mismo proyecto hasta que se ejecute la opcin Cerrar.
Importante:
Las opciones Grabar y Grabar Como de MS Project (se refieren a las opciones estndar de MS Project)
permiten grabar la informacin del proyecto en el disco de la PC.
Estas opciones NO permiten grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS.
Solo la opcin Grabar Proyecto del men Project EIS permite grabar los datos de MS Project en Project EIS.

Cerrar Proyecto
La opcin Cerrar Proyecto da por terminada la sesin de cambios al proyecto en MS Project y cancela el
cdigo de bloque o del proyecto.
Importante:
Al usar la opcin Cerrar (se refiere a la opcin estndar de MS Project) o hacer clic en la opcin X en MS
Project (en la esquina superior derecha de la ventana de MS Project) NO cancelan el cdigo de bloqueo del
proyecto.
Solo la opcin Cerrar Proyecto del men Project EIS da por terminada la sesin de cambios en MS Project y
cancela el cdigo de bloqueo

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Recomendaciones
Procesos Variables y el Proceso de Lectura y Grabacin de Proyectos
Para las siguientes variables de MS Project: Textos (01 al 22), Nmeros (01 al 20), Indicadores (01 al 20),
y Fechas (01 al 10):
1.

Al LEER un proyecto del repositorio PEIS, se leen de la base de datos y actualizan en MS Project:
Los TITULOS y VALORES para de estas variables.

2.

Al GRABAR un proyecto en el repositorio PEIS, se actualizan estas variables en la base de datos.

Importante: Estos controles son aplicados al grabar un proyecto, as como durante el proceso de Cierre
Semanal (Post).

3.

En Procesos Variables para Configuracin de Tareas (Task Settings), se permite definir:

a) Titulo para cada variable, en cinco idiomas.
b) Indicacin Actualizar en MS Project al leer del repositorio PEIS,
c) Indicacin Actualizar en repositorio PEIS al grabar el proyecto.
d) Control Disponible (aplicar en interfase MS Project/PEIS)
Ahora es posible definir qu dato prevalece al leer y grabar un proyecto en el repositorio: El valor en MS
Project, o el de base de datos.

Esta capacidad de PEIS, mejora significativamente las posibilidades de integracin entre MS Project, PEIS y
los dems sistemas de informacin de la empresa.
Algunos ejemplos de su aplicacin:
1. Definir frmulas en MSP para calcular nuevos ndices, actualizar estos en PEIS cada vez que se actualice
el cronograma y consultarlos desde Manager.
2. Usar PEIS Integrator para definir un script que permita integrar informacin de los proyectos en PEIS,
con el ERP de la empresa, y traer informacin de vuelta a la base de datos de PEIS, la que luego se
integrar automticamente con el cronograma. Por ejemplo, informacin sobre requerimientos de compra
para el proyecto.

Importante:
Si define una variable a ser Actualizada en
MS Project al Leer un proyecto del
repositorio PEIS, asegrese que en sus
Propiedades (en MS Project) se indique:
o Atributos personalizados: Ninguno
o Clculo de filas de resumen: Ninguno
o Valores a Mostrar: Datos
Es opcional incluir estas variables en las vistas
de MS Project.

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Datos de Tareas reservados para uso de Project EIS:

1. Textos:
a) Texto 1 (Ayuda)
Nombre del archivo que contiene la ayuda para la tarea.
Si no esta ubicado en el directorio estndar, se deber indicar la ruta.
Casos:
Archivo de Ayuda ubicado en el directorio estndar (...\Pginas\Guidelines):
En este caso, indique el Nombre del Archivo de Ayuda, incluyendo su tipo.
(Ejemplo: Cdigo de Tarea 1010.htm).
Archivo de Ayuda ubicado en un sub directorio creado dentro del estndar (...\Pginas\Guidelines):
En este caso, indique el Nombre del Subdirectorio/Nombre del Archivo de Ayuda , incluyendo su
tipo.
(Ejemplo: Finanzas/Cdigo de Tarea 1010.htm).
b) Texto 2 (Descripcin del Entregable)
Descripcin del entregable de la tarea
c) Texto 3 (Categora de Hito)
Categora del Hito. Solo para hitos estndar (administrados por Project EIS)
d) Texto 4 (Cdigo Externo de la Tarea)
Para relacionar la tarea con el Trabajo Real que son informados va interfase de Actuals Externos.
Este dato es opcional, pero si es asignado, debe ser nico en el proyecto.
Debe ser definido al nivel mas detallado del plan de trabajo y no puede ser modificado si existe
Trabajo Real para los recursos tipo material en dicha tarea.
e) Texto 5 (Cdigo del nodo del WBS)
Permite relacionar cada actividad en el plan de trabajo, con los entregables (WBS)
f) Texto 6 (Nombre del archivo Modelo de Documento)
Permite relacionar cada actividad en el plan de trabajo, con un archivo (modelo de documento)
g) Texto 7 (Cdigo de Partida)
Permite relacionar cada actividad en el plan de trabajo, con una partida.
La consulta de Tareas en Project EIS Manager permite agrupar las tareas por Partidas.
h) Al leer el proyecto, PEIS permite actualizar en MSP Textos 01 al 22, a partir de la informacin
almacenada en el repositorio del sistema.
i) Al grabar el proyecto, PEIS permite actualizar en el repositorio del sistema los Textos 01 al 22, los
que pueden ser consultados con la opcin Propiedades/Tareas.
2. Indicadores (SI / NO)
a) Indicador 1 (Tarea Cerrada)
Permite de identificar las tareas completadas.
Project EIS controla que las Tareas Cerradas NO reciban Trabajo Real desde el Time Report ni va
Interfase de Actuals Externos
b) Indicador 2 (Tarea Crtica)
Permite identificar las Tareas Clave en el plan de trabajo (puede o no formar parte de la Ruta Crtica
del proyecto)
c) Al leer el proyecto, PEIS permite actualizar en MSP Indicadores 01 al 20, a partir de la informacin
almacenada en el repositorio del sistema.
d) Al grabar el proyecto, PEIS permite actualizar en el repositorio del sistema los Indicadores 01 al 20,
los que pueden ser consultados con la opcin Propiedades/Tareas.

3. Nmeros
a) Al leer el proyecto, PEIS permite actualizar en MSP Nmeros 01 al 20, a partir de la informacin
almacenada en el repositorio del sistema.
b) Al grabar el proyecto, PEIS permite actualizar en el repositorio del sistema los Nmeros 01 al 20, los
que pueden ser consultados con la opcin Proyectos y Propiedades/Tareas.
c) Importante: Para definir la lgica de acumulacin para los Nmeros 01 al 20 a nivel proyecto:
En MSP, hacer clic con botn derecho del mouse sobre el titulo de la columna Nmero y seleccionar la
opcin Personalizar Campos. A continuacin definir los criterios requeridos.
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Project EIS con MS Project

b) Costo Fijo, CPTP, CPTR, CRTR, IRC, IRP

Estas variables son guardadas al grabar el proyecto y estan disponibles en las consultas d Proyectos y
Tareas.
c) Al grabar, se verifica que los valores acumulados a nivel proyecto para Trabajo y Costo Previsto,
CPTP, CPTR, CRTR correspondan a la suma de las tareas e hitos (tolerancia 1.00)
Al encontrar variacin, PEIS avisar y no permitir grabar el proyecto. Para continuar, se debe
seleccionar la opcin correspondiente en la ficha del proyecto (Mantenimiento de Proyecto).

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Hitos
o Un hito no es una tarea, es solo un punto de control en el proyecto.
Por esa razn, no se le debe asignar recursos ni horas, aunque es permitido asignar Costo Fijo.
o La duracin de un hito debe ser cero das.
o Una tarea resumen (fase o actividad) no puede ser definida como hito.
o Se considera que la Fecha Planeada es la fecha de inicio del hito.
o Se considera que un hito est Bloqueado (que debe ejecutarse en una fecha determinada), cuando se
especific la restriccin Debe comenzar el
o Un hito puede tener dos estados: Pendiente o Completado.
o Se considera que un hito est Completado cuando tiene 100% Completado

Calendarios
Se recomienda trabajar con calendarios estndar, es decir, NO realizar cambios a los calendarios que MS
Project utiliza por defecto.
Si es necesario efectuar cambios a los calendarios, se recomienda que dichos cambios sean aplicados en todos
los proyectos de manera consistente.

Niveles en el Plan de Trabajo y Asignaciones

Se recomienda definir el Plan de Trabajo en 3 niveles:
a) Nivel 1
Fase
Tarea Resumen
b) Nivel 2
Actividad
Tarea Resumen
c) Nivel 3
Tarea e Hito
Solo se debe asignar recursos a las Tareas
No se debe asignar recursos, horas ni costos a nivel resumen (por ejemplo Fases y Actividades), ni a hitos.

Trabajo Real en Recursos Tipo Horas

Es la actividad informada para recursos tipo Trabajo (Mano de Obra).
Es informada al sistema por medio del mdulo Project EIS Time Report.
Consulta de Trabajo Real informados al proyecto:
En MS Project, se puede utilizar la variable Trabajo Real para consultar la actividad informada hasta el
ltimo proceso de Cierre Semanal ejecutado.
Se recomienda no modificar los valores del Trabajo Real en MS Project.
Existe una opcin en Project EIS Manager - Administrador, que permite actualizar las estadsticas de Project
EIS con el Trabajo Real de recursos tipo hora (mano de obra) definidos en MSP

Trabajo Real en Recursos Tipo Material

Es la actividad informada para recursos tipo Material (Cantidad y Costo).
Son actualizados por medio del proceso Materiales (Actualizacin de Actuals Externos).
Consulta del consumo de materiales en el proyecto:
En Project EIS Manager, puede utilizar la consulta Proyecto / Propiedades / Materiales.
Adems, puede utilizar la variable Trabajo Real para consultar la actividad informada hasta el ltimo
proceso de Cierre Semanal ejecutado.
Se recomienda no modificar los valores del Trabajo Real en MS Project.

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Grupos de Proyectos
Project EIS le permite acceder a la informacin de sus proyectos uno a la vez o agrupados.
Para agrupar proyectos, utilice la opcin Grupos en Project EIS Manager - Administrador.
Un proyecto puede pertenecer a ms de un grupo.
Una vez agrupados, usted puede definir dependencias entre tareas de distintos proyectos y planificar todo el
grupo, entre otras opciones.

Versiones del Plan de Trabajo

a) Lnea Base
Se utiliza para mantener (guardar una copia) del plan en un momento determinado, por ejemplo al inicio
del proyecto.
PEIS guarda la Lnea Base Original y Actual del proyecto y cada tarea.
b) Actual (tambin llamado Versin Current)
Es la versin actual del plan.
Una manera de identificar desviaciones en los proyectos consiste en comparar la Lnea Base con la versin
Actual del plan.
Se recomienda actualizar la lnea base nicamente en casos justificados, por ejemplo:
A la aprobacin inicial del proyecto y en caso de aprobarse una modificacin importante en el proyecto.

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Cambios
Project EIS le permite documentar los cambios en la Fecha de Termino o Presupuesto de sus proyectos.
Tipos de Log:
a) Automtico
Generado automticamente cuando al grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS se identifica un
cambio en la Fecha de Trmino o Presupuesto de la versin Actual del plan.
b) Lnea Base
Generado automticamente cuando al grabar el proyecto en el repositorio de Project EIS se identifica un
cambio en la Fecha de Trmino o Presupuesto de la Lnea Base.
Los registros de cambios Automtico y Lnea Base deben ser documentados por el gerente del proyecto
indicando la razn que motiv el cambio en el plan de trabajo.
Se recomienda hacer referencia a documentos de sustento.
Por ejemplo, una solicitud de cambio del usuario, autorizaciones, etc. que posteriormente faciliten la revisin
y anlisis de las desviaciones y sus causas.

Planificacin de los Proyectos

Como parte del proceso de formulacin inicial del plan; luego del proceso de cierre semanal (proceso Post) y
luego de algn cambio importante es necesario que el jefe de proyecto evale el estado del proyecto y la
necesidad de resolver casos de sobre asignacin de trabajo y planificacin adicional de los proyectos.
a) El proceso Cierre Semanal (Post) actualiza en los proyectos:
a.1) Trabajo Real, con las horas informadas por los recursos en los Time Reports que fueron aprobados.
a.2) Trabajo Restante, con las horas informadas por los recursos en el dato Propuesto en los Time
Report que fueron aprobados (si se seleccion la opcin Actualizar el Trabajo Restante con el ETC
Propuesto, en los parmetros del sistema).
b) Luego del Cierre Semanal (Post), se debe re-planificar el Trabajo Restante en los proyectos.
Todas las tareas pendientes deben estar planificadas para fechas posteriores al ltimo proceso de Cierre
Semanal (Post).
Ejemplo : Si se ha Cerrado hasta el 31 de Diciembre, entonces todas las tareas pendientes deben estar
planeadas a partir del 1ro Enero.
c) No debe existir Trabajo Real para fechas posteriores al ltimo proceso de Cierre Semanal.
Ejemplo : Si se ha Cerrado hasta el 31 de Diciembre, entonces no debe existir Trabajo Real para fechas
posteriores al 31 de Diciembre.
Importante:
Project EIS permite planificar un proyecto a la vez o en grupos de proyectos relacionados.
En el caso de grupos, es posible definir relaciones de dependencia entre tareas de distintos proyectos y
planificar todos los proyectos del grupo, considerando las prioridades, dependencias y disponibilidad de
recursos.

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Identificando Casos de Sobre Asignacin de Trabajo

El caso ocurre cuando un recurso tiene trabajo planificado en una cantidad de horas superior a su
disponibilidad.
Ejemplo: Un recurso trabaja 40 horas semanales, pero tiene trabajo asignado por 60 horas en una semana

Diagrama Gantt: En las semanas del 14 y 21 se ha planificado trabajo en exceso para el recurso.

Grfico de Recursos: Antes de Redistribuir Recursos muestra sobre asignacin de trabajo

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Para Redistribuir Recursos (balancear asignacin de trabajo y corregir excesos)

Herramientas / Redistribuir Recursos

Diagrama Gantt: Proyecto despus de Redistribuir Recursos

Grafico de Recursos: Despus Redistribuir Recursos muestra asignacin de trabajo del recurso
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Solucin de Sobre Asignacin de Trabajo Un Proyecto a la Vez

Sobre asignacin de trabajo debido a que en un proyecto se ha asignado trabajo en exceso a la disponibilidad
de los recursos.

Usando la funcin Leer

Proyecto para leer desde MS
Project el proyecto Inversiones

Las tareas 1 y 4 tomarn una semana, estn asignadas al mismo recurso y han sido planeadas para ejecutarse
en la misma fecha.
La disponibilidad del recurso es 40 horas semanales, lo que implica sobre asignacin de trabajo en la semana
1 del proyecto.

Lista de Recursos en MS Project muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

La opcin Herramientas / Redistribuir Recursos de MS Project permite resolver la sobre asignacin de trabajo
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Las tareas del proyecto son re planificadas de acuerdo a las dependencias y disponibilidad de los recursos.

Lista de Recursos en MS Project ya no muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

Solucin de Sobre Asignacin de Trabajo Para Un Grupo de Proyectos

Sobre asignacin de trabajo en un recurso debido a que la suma de las asignaciones de trabajo asignado en
todos los proyectos excede su disponibilidad.
En estos casos se recomienda balancear la carga de trabajo utilizando un grupo de proyectos que incluya
todos los proyectos que consideran al recurso sobre asignado.

Usando la funcin Leer Grupos

para acceder desde MS Project
a todos los proyectos que
conforman el grupo
Inversiones

La funcin de Project EIS Leer Grupos muestra todos los proyectos que componen el grupo Inversiones.

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Lista de Recursos en MS Project muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

La opcin Herramientas / Redistribuir Recursos de MS Project permite resolver la sobre asignacin de trabajo

Las tareas de todos los proyectos que conforman el grupo inversiones son re planificadas de acuerdo a las
dependencias y disponibilidad de los recursos.

Lista de Recursos en MS Project ya no muestra aviso Recurso Sobre Asignado.

Bloqueo de Seguridad por Proyecto en Uso

Esta opcin tiene dos propsitos:
1) Asegurar que un proyecto no sea modificado, mientras un usuario lo est actualizando, y
2) Facilitar el control de versiones de los proyectos que pueden ser actualizados en el repositorio.
Procedimiento:
a) Cada vez que un usuario solicita un proyecto del repositorio en modo Actualizacin, el sistema asigna
un Cdigo de Bloqueo de Seguridad a dicho proyecto, identificando adems qu usuario y cundo inicio
la sesin de actualizacin.
b) Si posteriormente:
b.1) El mismo usuario intenta leer en modo Actualizacin el mismo proyecto, el sistema le informar que
dicho proyecto ya tiene un Cdigo de Bloqueo de Seguridad a su nombre, requiriendo confirmacin
antes de leer nuevamente el proyecto del repositorio y otorgar un nuevo Cdigo de Bloqueo de
Seguridad.
En este punto, es importante sealar que el sistema permitir grabar en el repositorio, solo la copia
del proyecto que corresponda al ltimo Cdigo de Bloqueo otorgado.
Si hiciera falta actualizar el repositorio con otra copia del proyecto, ste deber ser importado.

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c)

b.2) Otro usuario intenta leer en modo Actualizacin el mismo proyecto, el sistema le informar que
dicho proyecto tiene un Bloqueo de Seguridad a nombre de otro usuario, permitindole acceder en
modo Solo Lectura.
Una vez que el usuario concluya los cambios al proyecto, debe Grabarlo y Cerrarlo en el repositorio.

Notas:
1) La opcin Grabar el proyecto en el repositorio NO cancela el Bloqueo de Seguridad, el que se mantiene
hasta que el usuario ejecute la opcin Cerrar el proyecto en el repositorio.
2) Si el usuario termina su sesin en MSP sin haber Cerrado del proyecto, el Bloqueo se mantiene.
Sistema Bloqueado
Esta opcin tiene por finalidad, evitar que la informacin de los proyectos y Time Reports, pueda ser
actualizada mientras se ejecuta un proceso crtico en el sistema, por ejemplo, el Cierre Semanal.
Mientras el sistema se encuentre bloqueado, No se permite leer ni actualizar proyectos.
Idioma del Usuario
Los mensajes de Project EIS son mostrados en el idioma definido para cada usuario.
Estos mensajes pueden ser personalizados.
Ciclo de Operacin
Administrador
Hra Lun

Mar

Jefe de Proyecto
Mie

Jue

Recursos
Vie

Sab

Dom

8
9
Aprobacin Time Reports

10
11
12

Cierre Semanal

13
14

Re Planificar Proyectos

15
16

Generar Plan de Trabajo Personal

17

Informar Actividad

18

Cundo
Lunes
8:00
Lunes 13:00
Lunes 14:00
Lunes 17:00
Diariamente

-12:00
-14:00
-17:00
-17:30
-17:30

Qu
Aprobacin de Informes de Avance (Time Reports)
Cierre Semanal (Post)
Re Planificacin de Proyectos
Generacin Planes de Trabajo (Populate)
Informar Actividad del Da

Quin
Jefe de Proyecto
Administrador Sistema
Jefe de Proyecto
Administrador Sistema
Cada Recurso

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