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Sistemas D3xD, C.A.

Sistemas D3xD - Gisin3 - Revisin del 24 de Agosto del 2010.

INDICE DE CONTENIDO
COMPATIBILIDAD
PAG. 4
INFORMACION TECNICA Y GENERAL DEL PROGRAMA
PAG. 5
INSTALACION INICIAL Y REINSTALACION (ACTUALIZACION)
PAG. 8
RECOMENDACIONES EN LA INSTALACION
PAG. 9
CONFIGURACION INICIAL DEL SERVIDOR DE DATOS
PAG. 11
ACTIVACION DEL PROGRAMA
PAG. 14
CONFIGURACION DEL PROGRAMA
PAG. 15
CONFIGURACION Datos generales (Nombre, Rif, telfonos)
PAG. 15
CONFIGURACION Bsicos (Logo Descuentos Vendedores) PAG. 16
CONFIGURACION Correlativos de Facturas, rdenes, Presupuestos,
Pedidos, Etc.
PAG. 17
CONFIGURACION Dispositivos (Puerto Impresora Fiscal, Gaveta de Dinero,
Display de precios, Balanza Digital, Cdigo Precio)
PAG. 17
LEER PESO CODIGO DESDE UNA ETIQUETA GENERADA POR BALANZA
DIGITAL
PAG. 21
CONFIGURACION de Equipo Actual (funciones de funcionamiento dedicado
al equipo actual como Facturar, Iniciar el da, etc.)
PAG. 24
CONFIGURACION Facturacin, Impresoras Fiscales, Ordenes de entrega,
Copia remota de factura, etc.
PAG. 25
CONFIGURACION de tamao y estilo de Facturas, ordenes de entrega,
copias remota de factura, y presupuestos, etc.
PAG. 27
CONFIGURACION de Formatos (Pas, Moneda e Impuestos)
PAG. 29
CONFIGURACION de Inventarios (precios con IVA, Seriales en los productos,
ventas sin existencias, Etc.)
PAG. 30
CONFIGURACION de Internet (envi de correo con totales)
PAG. 32
CONFIGURACION de Seguridad (Copias de seguridad automticas,
opciones de usuarios por maquina, etc.)
CONFIGURACION Y Ajustes de Impresoras Fiscales
PAG. 34
FUNCIONES AVANZADAS Y DE AUDITORIA PARA IMPRESORAS FISCALES
(Reportes X, Zeta, Buscar Zetas por numero, etc.)
PAG. 37
PREPARAR EL DIA DE TRABAJO (Inicio del Da y Finalizacin del da, Informe
de operador)
PAG. 38
COPIA DE SEGURIDAD (BACKUP) Y RESTAURACIONES
PAG. 40
CREAR PRODUCTOS DESDE INVENTARIOS
PAG. 44
INVENTARIOS Otras opciones desde Inventario (Modificar, Eliminar,
Entrada de Productos, Aumentar o disminuir precios, Agregar seriales o
Imgenes a los productos)
PAG. 45
INVENTARIO DE SERVICIOS (Productos de servicios)
PAG. 49
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TRASLADOS Y AJUSTES DE INVENTARIOS (Disminuir existencias de


inventarios, trasladar entre los depsitos y sucursales)
PAG. 50
CREAR SUCURSALES (Probar conexin, conectarse, Trasladar, configurar
sucursales, etc.)
PAG. 52
VENDER Y FACTURAR (Ventas de Productos, y servicios)
PAG. 56
REALIZAR NOTAS DE ENTREGA (Configurar Orden de Entrega, Reimprimir
Orden de entrega)
PAG. 60
VENTAS POR APARTADOS Y ABONOS
PAG. 63
PEDIDOS (ventas guardadas Abrir Pedidos Imprimir)
PAG. 67
COTIZACIONES Y PRESUPUESTOS
PAG. 68
DEVOLUCIONES Y NOTAS DE CREDITO
PAG. 69
CREACION DE USUARIOS
PAG. 71
COMPRAS DE PRODUCTOS (Desde Facturas. Al Inventario)
PAG. 72
ELIMINAR UNA COMPRA APLICADA SOBRE EL INVENTARIO
PAG. 76
CREAR CUENTAS POR PAGAR A PARTIR DE UNA COMPRA (de productos
por Factura)
PAG. 76
COMPRA DE GASTOS Y SERVICIOS
PAG. 77
CREAR CUENTAS POR PAGAR A PARTIR DE UNA COMPRA (de Gastos y
Servicios)
PAG. 78
ELIMINAR UNA COMPRA APLICADA De gastos y Servicios
PAG. 79
CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES
PAG. 79
PAGAR O ABONAR A UNA FACTURA DESDE PROVEEDORES
PAG. 81

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COMPATIBILIDAD
SISTEMA OPERATIVO:
MICROSOFT WINDOWS XP, SERVER, VISTA, SEVEN

EQUIPO:
PENTIUM III O SUPERIOR 256 MB RAM DISCO DURO 250 MB RESOLUCION DE
PANTALLA COMO MINIMO 800 X 600

REDES:
TOPOLOGIAS DE RED ESTANDAR, GRUPO DE TRABAJO O DOMINIO. COMPARTIENDO
CARPETA PRINCIPAL DE RECURSOS DEL PROGRAMA Y A TRAVES DE CONECCION TCP DE
MYSQL.
DISPOSITIVOS:
GAVETAS DE DINERO RJ11 Y PUERTO SERIAL RS-232 (COM)
LECTORES DE CODIGOS DE BARRA PS2 USB SERIAL BLUETOOH
BALANZA DIGITAL DEL TIPO CAS PD I, PD II (U otras con protocolo compatible)
BALANZAS DIGITALES SIN PROTOCOLO (CON ETIQUETAS DE CODIGOS DE BARRA
(CODIGO - PESO)
IMPRESORAS NO FISCALES CON SLIP O SIN SLIP (CORTE AUTOMATICO DE PAPEL)
COLETOR DE DATOS PARA INVENTARIOS (CON SALIDA DE ARCHIVOS PLANOS)

IMPRESORAS FISCALES:
DE LAS MARCAS
ACLAS - BIXOLON BEMATECH - BMC - CUSTOM EPSON OKI - VMAX

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INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA


Software de Facturacin, Ventas e Inventarios y Deberes formales para comercios.
Basado y elaborado en relacin a las diferentes ordenanzas de los pases de
Latinoamrica.
Asesora Tcnica.

Mesa tcnica de Trabajo DIAM Colombia

Entorno de Normativas fiscales SENIAT

Departamento tcnico de Desarrollo Sistemas D3xD

Asesores Particulares (colegio de Contadores Pblicos de Venezuela)

Del Diseo.
Desarrollado en Arquitectura .Net
Base de datos en MySql Server.
Activaciones por Equipo
Versatilidad

Fcil Instalacin y Uso

Entorno muy grafico.

Permite trabajar en red

Compatibilidad con Impresoras Fiscales

Compatibilidad con Dispositivos de Punto de Venta.

Funciones
Control de Inventarios: Entradas, Salidas, Traslados locales y sucursales,
Autoconsumos, Etc.
Ventas de Contado, Ventas por Apartados y Abonos, Ventas a Crdito.
Funciones para sucursales Conexin Remota traslado de productos, etc.
Libro de Ventas y de Compras.

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Compras de Productos Gastos y Servicios.


Descuentos y Recargos.
Control de Acceso a Usuarios y funciones.
Bsqueda y consultas de productos y clientes.
Mtodos de Pagos (formas y medios)
Clientes y grupos de Clientes
Vendedores y Comisiones.
Servicios e inventarios de Servicios.
Exportacin a Microsoft Excel de todos los reportes y libros.
Verificador de precios para mdulos Stand Alone en Pasillos.
Control de Pedidos y validacin preciso de Stock en inventario.
Tasas de Impuesto y tipo de contribuyente modificables.
Control de Seriales a la Entrada o a la Salida en los productos
Fotografas por productos.
Control de Usuario para mltiples cajas.
Documentos Emitidos
Facturas; Fiscales (Impresora Fiscal) y Sobre Formas Pre impresas (Forma Libre)
Notas de Crdito (Impresora Fiscal) y Sobre Formas Pre impresas (Forma Libre)
Reporte Z, X, ((Impresora Fiscal)
Hoja de Autoconsumos (Desincorporacin, Ajuste, uso Propio).
Ordenes de Entrega (Para traslados y entrega de mercancas).
Cheques y Comprobantes de Emisin.
Facturas Remotas (Por impresora No fiscal en almacenes o depsitos).
Hojas de Seriales.
Impresin de Reportes de Todos los mdulos.
Listado de Clientes.
Listado de productos.
Orden de Compras.
Reportes Emitidos
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Reporte financiero (Medios de pagos, efectivo, cheque, tarjetas)


Reporte de Inventarios (entradas, Salidas y ajustes)
Reporte de Ventas por Servicios.
Reporte de Ventas por vendedores.
Reporte de Ventas por Equipos, Usuarios
Reporte de Ventas por Da, Mes y Ao.
Reporte de Productos Vendidos por Da.
Reporte de Movimiento de Producto.
Reporte de Cobros a Clientes por Da, Mes y Ao.
Reporte de Compras y Ventas
Reporte de Traslados locales y a sucursales.
Reporte de Seguridad

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INSTALACION INICIAL
Tipos de Instalacin

Mediante CD Instalacin (Siga las especificaciones del CD de Instalacin)

Mediante descarga Web.

Orden de Instalacin
1. Instale Microsoft .Net Framework 2.0 (Incluido en Windows Vista, Seven)
2. Instale MySql Server 5.0 (recordar colocar de Clave: 123 y activar la
excepcin para el Firewall de Windows.)
3. Instale el Programa Sistemas D3xD, Gisin3 (Verificar siempre que sea la
ltima versin)

RE - INSTALACION (ACTUALIZACION)
Orden de Instalacin
1. Desinstale el programa Sistemas D3xD, Gisin3 desde panel de control
(agregar o quitar Programas
2. Instale el Programa Sistemas D3xD, Gisin3 (Verificar siempre que sea la
ltima versin)

NOTA: NO DEBE DESINTALAR POR NINGUN MOTIVO MySQL SERVER SI


SOLO VA A REALIZAR UNA ACTUALIZACION YA QUE PODRIA PERDER LA
DATA (BASE DE DATOS) DEL PROGRAMA.

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RECOMENDACIONES EN LA INSTALACION
Net Framework 2.0: Nota: Algunas Computadoras ya tienen instalada esta aplicacin,
si fuera as obviar este paso.
MySQL Server 5. 0: Se Instala Solo En El Servidor En Caso De Trabajar En Red.
Al instalar MySQL Server, Si deseamos trabajar en RED. debemos de activar el Check
que dice (add firewall exception for this port)

El Password o clave que se colocara aqu es 123. Hacer clic en Next luego
execute deben aparecer los 4 listados posteriores en azul. Luego haga clic en finish.

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Sistemas D3xD Gisin3: Instalar el GISIN3, Dndole Siguiente a los botones. Una vez
instalado se creara en el escritorio un acceso directo. Detngase un momento en la
pestaa Lame para que conozca las condiciones de Uso del programa y mtodos de
activacin.

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CONFIGURACION INICIAL DEL SERVIDOR DE DATOS


NOTA: SI ESTA EJECUTANDO EL PROGRAMA DESDE WINDOWS VISTA, SEVEN (7) O
SERVER, DEBE EJECUTAR EL PROGRAMA SIEMPRE EN MODO ADMINISTRADOR DE LO
CONTRARIO NO ESCRIBIRA SOBRE EL DISCO DURO (NO ALMACENARA LA
INFORMACIN).

Al iniciar el programa por primera vez mostrara la ventana de configuracin del


servidor de Datos.

Nombre del Servidor: Se refiere al nombre del equipo donde est instalado el servicio
de Bases de datos de MySql Server..Si es el principal servidor de datos; Por defecto le
dejamos localhost. Ahora si esta mquina es un cliente entonces debemos especificar e
nombre del Servidor.
Base de Datos: Especifica el Nombre de la Base de Datos (Esta informacin es solo de
carcter informativo) No puede cambiarse o editarse.
Carpeta principal del programa:: En el servidor de datos. Ruta principal donde se
almacenan todos los archivos y reportes del sistema. Por defecto debe estar en la raz
del servidor por ejemplo (C:\archivos de programa\Sistemas D3xD\Gisin3\). Pero si se
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trata de un Cliente. Debe hacer referencia la carpeta raz pero en el servidor Origen;
ejemplo. (\\Servidor\sistemas D3xD\Gisin3). de no hacerlo de esta manera no
funcionara adecuadamente.
Ruta de Backup: Especifica el destino donde se realizaran las copias de seguridad
automticas
Conectar a Servidor en Internet: Esta opcin se utiliza si el nombre del servidor fuese
una direccin Web, al activar esta casilla el programa prohbe la creacin de archivos
de red ya que estara trabajando en modo remoto y muchas funciones no estarn
disponibles.

NOTA: LAS COPIAS DE SEGURIDAD AUTOMATICAS O COMPLETAS SE REALIZAN SOLO


DESDE EL SERVIDOR PRINCIPAL DE DATOS.

Carpeta del Servidor de Base de Datos.: Especifica el origen o destino de las Bases de
Datos. . Si esta en un cliente no es necesario especificar esta ruta.
Luego de almacenado satisfactoriamente. El programa; Si fuese la primera vez que se
ejecuta crear entonces las Bases de Datos y es probable que solicite los datos del
servidor nuevamente.

Si utiliza Windows Seven o vista debe asignar permisos administrativos al programa.


Directamente sobre la ruta del programa.

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Otorgar permisos administrativos al programa. Sobre el Archivo de la


Aplicacin. Gisin3.exe.

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ACTIVACION DEL PROGRAMA


Una vez configurado el servidor tendremos el programa de facturacin en modo
DEMO
Para realizar la activacin o Validacin del programa. Correspondiente se va a la
pestaa de AYUDA ACTIVAR PROGRAMA
All debe llenar los campos requeridos con la informacin de su Empresa negocio.
Luego hacer clic en Activar va telefnica o a trabes de Internet.
Si activa Va telefnica Usted Debe. Comunicarse con Sistemas D3xD, C.A. a los
nmeros que aparecen en la caja o en la pgina Web. Y dicte al operador los seriales
que aparecern en pantalla. Y el operador le devolver la clave de Activacin.
Si activa Va Internet Usted Debe. Solo completar el formulario de Registro y en pocos
segundos estar su licencia activada lista para usar.

NOTA: PARA ACTIVAR ESTE PROGRAMA USTED DEBE SER EL PROPIETARIO DE LA


LICENCIA. POSEER EL NMERO DE CD O LICENCIA. EL NMERO DE CERTIFICADO DE
AUTENTICIDAD Y LOS DATOS DE SU EMPRESA.

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CONFIGURACION DEL PROGRAMA

NOTA: LO PRIMERO QUE DEBERA HACER SI UTILIZA IMPRESORA FISCAL, SERA


CONECTARLA A LA COMPUTADORA Y ENCENDERLA CORRECTAMENTE
NOTA ESTE MODULO ESTA PROTEGIDO POR CONTRASEA. EL USUARIO POR
DEFECTO ES MASTER Y LA CONTRASEA ES 0000 4 VECES CERO.

PESTAA GENERALES
Archivo Modificar valores para poder hacer las modificaciones correspondientes
Colocar los datos de su empresa (Direccin, Nombre y telfono) tambin un mensaje
adicional a la factura y/o a los presupuestos, etc.

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PESTAA BASICOS
Active estas opciones si trabajar con: Ventas a crdito, vendedores y comisiones,
descuentos, Asignar porcentaje mximo de descuentos, recargos, etc. Inclusive si
trabaja con Sucursales puede activar las funciones para que pueda tener disponibilidad
de recursos para las sucursales.
NOTA: PARA COLOCAR EL LOGO DE SU EMPRESA. LA IMAGEN DEBE ESTAR EN .JPG

PESTAA CORRELATIVOS
Esta pestaa muestra informacin no modificable de los correlativos de todos los
procesos. Facturas, Notas de Crdito, Presupuestos, Pedidos. Etc.

NOTA: PARA CAMBIAR ESTOS VALORES DEBE HACER TRES VECES CLICK SOBRE EL
LOGO QUE SE ENCUENTRA EN LA PESTAA GENERAL Y LUEGO. IR A LA PESTAA
SEGURIDAD Y SELECCIONAR EL BOTON MODIFICAR CORRELATIVOS..
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NOTA: LA MODIFICACION DE ESTE MODULO PUEDE ALTERAR LA INTEGRIDAD DEL


SISTEMA. PARA CORREGIR O MODIFICAR ALGUN CORRELATIVO ES CONVENIENTE
PEDIR SOPORTE TECNICO SI NO ESTA SEGURO DE LO QUE PUEDE OCASIONAR.

PESTAA DISPOSITIVOS
Aqu puede establecer, activar y configurar los dispositivos.
Cambiar los puertos. Y escoger los diferentes tipos de dispositivos los cuales pueden
trabajar simultneamente de ser necesario.

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Gaveta de Dinero.
Puede activar su gaveta de dinero modificando el puerto. Si utiliza Impresora Fiscal y la
impresora fiscal posee puerto para la gaveta. Puede escoger la opcin que diga (Usar
Impresora Fiscal) en el listado de Puertos.

Display de Precios.
Puede seleccionar el puerto y activar el dispositivo. Esta configurado inicialmente para
Display LCD que 20 lneas superior x 20 lneas inferior.

Balanza Digital.
Puede activar su Balanza y Seleccionar el Modelo. Funciona con Balanzas Digitales con
conexin RS232 (COM:).
Recomendaciones sobre las balanzas
El cable debe ser de la siguiente configuracin.
Balanza 2 ----- PC 3
Balanza 3 -------PC 2
Balanza 5 ------ PC 5
Para Configurar la Balanza a trabajar con conexin a la PC debe hacer lo siguiente:
Tipo 2:
1. Apagar balanza
2. Encender balanza manteniendo oprimida tecla TARA Hasta aparecer en la
pantalla TYPE - X
3. Con la tecla * oprimir hasta situar en el valor 2
4. oprimir cero para reiniciar

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Slip de Corte.
Funcin utilizada solo para Impresoras No fiscales que poseen corte automtico de
papel (cuchilla).

Cdigo Y Peso Integrado


Para uso en Balanzas Digitales sin conexin a la PC que imprimen un
cdigo de Barra que debe ser descomprimido por el programa
dependiendo de la configuracin del mismo.
A travs de esta funcin puede interactuar con
las diferentes configuraciones de etiquetas de
cdigos de barra.
CONDICIONES PARA USAR ESTA FUNCION.
1. La Etiqueta de cdigos de barra debe ser
del Tipo EAN13 (13 dgitos)

2. La balanza debe estar configurada para emitir en el cdigo de barra el cdigo


del producto y su peso.
3. Debe existir en el inventario del sistema el producto con el mismo estndar de
cdigo que el de la balanza. Por ejemplo el producto en el inventario la longitud
debe ser fija. Por ejemplo 0001 4 dgitos. O ms o menos. Pero siempre debe

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ser de una misma cantidad de dgitos. No puede ser 1, porque solo soportara
entonces 9 cdigos. 0 9 y si es 01 soportara solo 99 cdigos.
4. El producto en el inventario debe ser del tipo KG. Ya que no podemos vender
unidades por Peso.
5. Debe estar activada esta funcin
6. Para vender los productos con este sistema debe Presionar desde Ventas; Modo
Cdigo/Peso. Para que se active la casilla de bsqueda y pueda descomprimir el
cdigo.
Ejemplo.
NUESTRA BALANZA CREA EL SIGUIENTE CODIGO.

SON 13 DIGITOS. DONDE ESTA CODIFICADO EL PESO Y EL CODIGO.


EL CODIGO ES 12345 (5 DIGITOS DE CODIGO) Y EL PESO ES 8.900 GRAMOS.
AHORA CREAMOS EN EL SISTEMA NUESTRO CODIGO 12345

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Luego examinamos el cdigos de barra!

Como queremos que decodifique solo el cdigo y existen dos nmeros antes de nuestro
cdigo 50 12345 debemos decir en el primer rengln.
Configurando el cdigo.
Inicia en: = 3, para que cuente a partir del tercer digito que sera 1.
Mximo dgitos. = 5, para que a partir del numero 1 cuente 5 dgitos. 12345. Ya
tenemos nuestro cdigo.
Configurando el Peso.
Inicia en: = 10, para que cuente a partir del primer digito del peso que seria 8, (claro
depende tambin de cuantos dgitos de peso usa la balanza si es 99.999 o si es 9.999. el
ejemplo esta realizado en base a una balanza de 9.999 kg)
Mximo dgitos. = 4, para que a partir del numero 1 cuente 4 dgitos. 8900 = 8.900
kg. Ya tenemos nuestro peso

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LEER EL PESO DESDE VENTAS


Desde ventas Presionamos CTRL+F1: Esto hace que la casilla de bsqueda
de cdigo quede en Amarillo.

De esta manera funciona perfectamente. Y para restablecer la ventana de venta


pulsamos de nuevo CTRL+F1.

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La configuracin de la balanza, qued de la siguiente manera.

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PESTAA ESTE EQUIPO


Desde esta pestaa se asignan las opciones que necesite para el correcto
funcionamiento del programa (tales como restricciones en cada equipo)

IMPORTANTE: Desde este modulo o pestaa puede permitir ciertas opciones


disponibles o permisibles solo a la computadora actual. De manera que los cambios
realizados en este equipo solo afectan al cliente y no al servidor o las otras
computadoras de la Red.

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PESTAA FACTURACION

1. Facturas y notas de crdito. Seleccione el modelo de facturacin de su gusto.


Forma libre o estilo ticket o si posee impresora fiscal puede seleccionarla del
listado. (Para Instalar la impresora fiscal solo basta con seleccionarla, Y al
finalizar o cerrar la ventana de configuracin el sistema la reconocer y
devolver el serial). En caso de no haber comunicacin devolver un mensaje
de error; en ese caso verifique cables, puertos y comunicacin. Si escoge forma
libre o ticket; puede pulsar el botn de al lado para configurar tamao y
presentacin de la factura.
2. Copia remota de factura: Si desea que salga una copia de la factura por otra
impresora (no fiscal en una hoja convencional) seleccione el modelo y el nombre
del a impresora local o en red.)
3. Presupuestos y cotizaciones: Si desea emitir presupuestos puede configurar el
tamao, forma y estilo, mxima cantidad de tems, etc.
NOTA: LA CONFIGURACION DE FACTURACION E IMPRESORAS DEBE HACERSE EN
CADA EQUIPO QUE TRABAJE CON EL SISTEMA, YA QUE SOLO AFECTA AL EQUIPO
LOCAL.

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CONFIGURAR LAS FACTURAS, PRESUPUESTOS Y RDENES DE ENTREGA.


Desde la pestaa de facturacin. Basta con hacer clic sobre el botn situado al lado del
modelo de factura seleccionado.

Si Utiliza impresora fiscal aparecer el men de configuracin de impresora Fiscal.


Que permite incluir algunos otros valores adicionales en la factura.

Si utiliza forma Libre. Puede seleccionar entonces la configuracin de espacios en la


hoja. Por asignacin de coordenadas. En la Plantilla de Configuracin.

IMPORTANTE
EL MISMO PROCEDIMIENTO PARA LA CONFIGURACION DE LAS FACTURAS, ES EL
MISMO PARA LAS ORDENES DE ENTREGA, PREUSPUESTOS, FACTURA REMOTA.

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Este plantilla contiene cuatro grupos de opciones.


Encabezados de documento.
En esta plantilla configuramos el posicionamiento en la hoja impresa.
Y comprende todo los encabezados.

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Posicionamiento de tems.
En este grupo coordinamos las columnas de los tems en la factura.
Posicin y Mximo de caracteres (letras) por columna. Y a partir de que
coordenada se escriben.

Final del documento.


En este grupo especificamos la posicin de los subtotales y totales.

NOTA: DONDE DICE DERECHA SIGNIFICA QUE LOS CARATERES SE


ESCRIBEN DE DERECHA A IZQUIERDA Y DONDE DICE IZQUIERDA,, SE
ESCRIBEN DE IZQUIERDA A DERECHA.

DE IGUAL MANERA SE APLICA A EL FORMATO DE PRESUPUESTO Y DE ORDENES DE


ENTREGA. RECUERDE GUARDAR LA PLANTILLA AL AJUSTAR SUS PROPIEDADES PARA VER
LOS CAMBIOS.
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PESTAA DE FORMATOS E IMPUESTOS

Aqu especifique el tipo de contribuyente que aplique y las diferentes tasas de


Impuestos.
Formatos de Monedas principal y secundaria.
As como el valor de las monedas secundarias en referencia a la moneda principal. Por
ejemplo. Si la moneda principal es Dlar y la moneda secundaria es peso colombiano.
Debe especificar en el valor de moneda en relacin a la principal es cuantos pasos
equivalen a 1 dlar (moneda principal). Ejemplo: 1 $ USD = 1900 $ COP. O su
equivalente a la moneda actual. (esto es necesario solo en caso de compras con otra
moneda distinta a la principal.)

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Identificacin de Cliente
Debe especificar el nombre o siglas con la que se identifica al contribuyente Registro
Fiscal) por ejemplo RIF NIT CC- ID CI, etc.
Nombre del Impuesto.
Debe especificar el nombre del impuesto principal en caso de que este sea diferente a
IVA, reemplazar por el valor correspondiente al pas.

PESTAA DE INVENTARIOS
Desde esta ventana puede especificar las funciones ms bsicas para el control de su
inventario y movimientos de productos.

Precios con IVA incluido. De esta manera todos los precios incluidos en el inventario ya
poseen en su composicin el valor del iva. Y a la hoar de facturar se desacoplara del
precio total para realizar el clculo del impuesto.
NOTA: CUANDO TRABAJAMOS CON IVA INCLUIDO PUEDE VERSE PERDIDA DE
DECIMALES DE ACUERDO AL VALOR DE REDODNDEO DE DECIMALES APLICADO.
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Permitir vender productos sin existencia. Si esta activada esta opcin no se visualizar
el movimiento de inventario y la existencia podra quedar en valores negativos.
Exigir el Ingreso de seriales por Inventario: Obliga a cargar los seriales al ingresar los
productos al inventario.
Exigir confirmacin de seriales al facturar. Obliga a que se especifique un nmero de
serial a los productos que apliquen al momento de facturar.
NOTA: PARA QUE LAS FUNCIONES RELACIONADAS CON SERIALES APLIQUEN LOS
PRODUTOS DEBEN TENER ESA OPCION TILDADA (CONTIENE SERIALES)

LOS SERIALES AL INGRESAR DEBEN SER CARGADO DESDE INVENTARIO.


Desde el men edicin Otros - agregar seriales.
Debe estar activada esa funcin (Exigir el Ingreso de seriales por
Inventario) para ejecutar esta accin.

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PESTAA DE INTERNET Configuracin de Email

SI TIENE INTERNET PUEDE COLOCAR SU CORREO Y LE LLEGARA LA INFORMACION DE


LAS VENTAS DIARIAS. A SU E-MAIL AL FINALIZAR EL DIA O AL INICIARLO.
Direccin de correo electrnico que enva: Puede especificar un Nombre de correo
valido que enva la informacin a su mail.
Direccin del correo que recibe: su Correo o varios correo separados por ; por
ejemplo. D3xd@hotmail.com; Daniel.perez@gmail.com.
Avanzados:
Puerto: especifique un puerto diferente si conoce que puerto utiliza su servicio de
internet.
SERVIDOR SMTP: SERVIDOR DE CORREO SALIENTE.
NOMBRE DE USUARIO Y PASWORD DEL HOST: SI SU CUENTA NECESITA
AUTENTICACIN (CUENTA DE CORREO DEL SERVICIO DE INTERNET)

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PESTAA DE SEGURIDAD
Desde esta pestaa puede permitir ciertas funciones de seguridad.

Exigir contrasea para devolver desde ventas: si esta activada esta opcin y el
vendedor una vez agregado en la hoja de ventas un producto desee devolverlo. Deber
utilizar la clave asignada con el privilegio mnimo de usuario avanzado, para devolver
este producto al inventario.
Exigir contrasea para realizar descuentos. Si esta activada esta opcin. Para realizar
descuentos le ser solicitada la clave asignada con el privilegio mnimo de usuario
avanzado.
Exigir operador para operaciones de caja. Al activar esta funcin para poder realizar
una venta. El programa, le exigir que ingrese su contrasea o clave de acceso.
(Cualquier nivel). De esta manera quedara asignada las ventas a cada operador
incluido. De esta manera se maneja cada usuario su propio control de flujo en caja. Y se
pueden establecer responsabilidades.

NOTA: PARA ALMACENAR DEBE: SALIR Y GUARDAR LOS


CAMBIOS. Y ABRIR DE NUEVO EL PROGRAMA PARA QUE LOS
VALORES SEAN TOMADOS EN CUENTA.
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EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA DEPENDE DE


LA CORRECTA CONFIGURACION DEL MISMO.

CONFIGURAR UNA IMPRESORA FISCAL.


PARA Configurar una Impresora fiscal solo debe seleccionarla del listado
en la pestaa de Facturacin en Configuracin. Y al guardar los cambios el
sistema debera reconocerla y devolver el serial.

Por defecto el puerto predeterminado para la impresora es el COM1: sin


embargo en caso de utilizar otro puerto debe seleccionarlo desde la
pestaa dispositivos.

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34

Si conecto una impresora fiscal el sistema debera reconocerla automticamente y


describir el serial de la misma, de lo contrario mostrara un mensaje de error como este:

Problemas al instalar una impresora fiscal.

Los dispositivos fiscales en algunos casos presentan diferentes fallas, la mayora de las
veces es por no saber cmo funcionan.
Antes de comenzar el reconocimiento a travs del programa debe cerciorarse de lo
siguiente
1. Que la impresora este encendida On line
2. Que tenga papel y no tenga ninguna luz indicadora de falla encendida.
3. El cable debe estar bien conectado al puerto serie y bien ajustado
4. Que tenga correctamente instalado cintas, cartuchos o si es trmica que est
correctamente cerrada las compuertas.
Despus de verificados estaos pasos proceda entonces a reconocer la impresora fiscal
desde el men de configuracin del programa.
Caractersticas de las impresoras fiscales
Son dispositivos preparados para cumplir eficazmente con el proceso de facturacin y
debe cumplir ciertos requisitos.
1. Posee un precinto de seguridad en la parte posterior o inferior que impide que
sea abierta o reparada por cualquier persona sin la debida autorizacin.
(debe cerciorarse que no sea violado)
2. Posee una memoria fiscal interna que almacena la informacin de
aproximadamente cinco aos de facturacin, y de igual forma tambin posee
la informacin de su empresa nombre comercial, nmero de identificacin
fiscal, direccin fiscal, etc. Informacin que quedara plasmada en el
35

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membrete de cada documento fiscal.


3. Posee de manera explcita el numero de serial fiscal impreso o troquelado
externamente por ejemplo ekr7158999
4. Tambin tiene un libro fiscal donde est su historia, procedencia y ubicacin,
histricos de reparaciones, etc. Y es necesario al ser fiscalizado por un
especialista.
5. Cable de conexin de datos a la computadora por donde se transmitir la
informacin a la impresora.
6. Tambin la impresora debe ser capaz de producir los siguientes:
Reporte z o cierre diario
Reporte x o cierre de turno
Reporte de memoria fiscal
Certificacin comprobantes fiscales comprobantes no fiscales
Descuentos devoluciones subtotal.
Recomendaciones de uso de la impresora fiscal.
Al finalizar la jornada de ventas y cerrar la caja o finalizar el da la impresora
forzada por el programa imprime un reporte z que es el informe de los
movimientos del da resumido en una sola hoja, y es la hoja necesaria para que
el contador prepare sus libros.
Para facturar la impresora debe tener la misma fecha que el sistema de lo
contrario no se realizara la factura.
La impresora debe coincidir el impuesto de ella con el del sistema
Estar conectada preferiblemente en el puerto serie com1: que es el ideal para la
transmisin de datos por defecto.
Debe verificar el papel a diario para evitar fallas al momento de facturar.
Si esta imprimiendo y hay una interrupcin elctrica la impresora
automticamente cancela el documento.
Si existe alguna error que no se pueda corregir con respecto a la impresora el
programa cancelara la facturacin.
Algunas veces cuando se trabaja el sistema con impresoras fiscales puede haber
lentitud al abrir o finalizar una venta por la comunicacin con la impresora y
verificacin de datos.
Si el papel se acaba mientras est imprimiendo no es necesario apagar el
equipo solo reemplace el papel y cierre la compuerta y acepte el mensaje de
error que debe aparecer.
El hacer cierre z innecesarios puede acortar la vida de su impresora ya que
generalmente estn diseadas para unos 512 cierres z (vida til de la memoria
fiscal 5 aos aproximadamente) y esto genera el agotamiento de la memoria
fiscal.
Hay algunos modelos de impresoras fiscales que automticamente al otro da
ellas imprimen su propio reporte z, en este caso no es necesario realizar otro
adicional

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CONSOLA DE CONTROL DE IMPRESORAS FISCALES:


Ubicada dentro en el men avanzado desde el modulo principal

En la pestaa de funciones Bsicas, se puede probar el estado de la impresora


reconectarla, puede sacar reporte X o Z sin tener que finalizar el da o el operador

En la pestaa funcin de auditora, se puede re- imprimir los reportes Z por un


nmero en especfico y por fecha.

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PREPARAR EL DIA DE TRABAJO.


NOTA. EL PROGRAMA maneja una fecha y la impresora fiscal si la hubiese; maneja
otra fecha y el PC Computador maneja la fecha actual. Por lo que es necesario que las
fechas estn iguales para poder facturar. Por eso es necesario Iniciar el da antes de
comenzar a utilizar el programa cada da. Para que el programa tome la fecha de la
computadora. Prepare los reportes generales y est listo entonces para facturar.
Luego al culminar el da de trabajo es necesario finalizar el da. Para que el ciclo se
complete. Se impriman los reportes Zeta de la impresora fiscal. (si la hubiese) y se
bloque el programa hasta el otro da.

INICIAR FINALIZAR OPERADOR:


Para trabajar con operadores primero debemos entrar en el Men: AVANZADOS
CONFIGURACION, en la pestaa de SEGURIDAD.

En AVANZADOS - USUARIOS y creamos todos los operadores que

tendrn acceso al sistema. Dndole los permisos y restricciones necesarias para


cada uno.

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y de esta manera al entrar en da iniciar operador le dar la opcin de

todos los operadores creados.

NOTA: esta opcin es muy til cuando los negocios trabajan con varios
cajeros y por turnos. Se recomienda al cerrar cada turno realizar un reporte
X si tuviera impresora fiscal.
INFORME DE OPERADOR:
Este es el resumen de cada operador al cerrar.

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REALIZAR UNA COPIA DE SEGURIDAD


ES NECESARIO REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD. Cada cierto tiempo para evitar
prdida valiosa de datos en caso de dao en el disco principal.

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Realizar copia de seguridad.


Seleccione el destino (ruta donde desea realizarla) de la copia de
seguridad y pulse iniciar.
En pocos minutos ser realizada la copia de seguridad.

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NOTA. ES CONVENIENTE QUE UNA VEZ REALIZADA NUESTRA COPIA DE


SEGURIDAD. LA COPIEMOS EN UN DESTINO EXTERNO.(CD PENDRIVE,
ETC.) POR SI ACASO SE DAA EL DISCO DURO. DONDE HICIMOS LA
COPIA.
Restaurar des una copia de seguridad previa.
Para restaurar en caso de falla ubicamos la carpeta que tiene nuestra
copia de seguridad previamente realizada.

ESTE ES EL CONTENIDO DE LA COPIA DE SEGURIDAD REALIZADA.


DEBEMOS APUNTAR HACIA ESTA CARPETA CUANDO REALICEMOS ESTA
RESTAURACION.
NOTA. De ejecutar una copia de seguridad sin necesidad o sobre una
base de datos en buen estado corremos el terrible riesgo perder toda la
data.

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Seleccionamos la carpeta que contiene el respaldo o copia de seguridad.

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CREAR LOS PRODUCTOS DESDE INVENTARIOS


Para crear un producto:
En la casilla de buscar cdigo colocar el cdigo a crear de manera
alfanumrica y PRESIONE LA TECLA Enter. Si el cdigo escrito existe puede
modificar sus valores a excepcin de las existencias (se realiza a travs de
un modulo de ajustes) y si no existe debe entonces especificar todos sus
valores.

NOTA: SOLO LAS OPCIONES RESALTADAS EN NEGRILLA SON OBLIGATORIAS. TODAS


LAS DEMAS LAS PUEDE OMITIR.
Descripcin: Especifique la misma del producto.
Departamento: grupo asociado a las bsquedas donde se encuentra el producto.
Sub departamento. Un sub grupo derivado del principal para reorganiuzar mejor los
productos.
Marca: Opcional; especifique la marca del producto.
Precio de costo. Precio unitario con Impuesto incluido de costo al mayor.
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Precio de venta. Especifica previo de venta al pblico con impuesto o sin impuesto
dependiendo de las opciones configuradas en el modulo de configuracin.
Otros precios: Precio2, precio3 y precio 4:
Casillas de mayor de en precio 2 y 3: especifican el monto minimo por el cual el
producto valdra si la cantidad llegase a ser igual esta. Por ejemplo precio unitario PVp
= 100. Precio 2 si es mas de 6 = 99, etc.
Tipo de producto: si el producto se vende en Unidad, Kilo; metro, Litros
Impuesto. El valor de impuesto que aplique. (Previamente configurado en las tasas de
impuesto) por ejemplo: IVA1 = 12).
Existencia Local: cantidad de productos dispuestos a vender.
Deposito1 2 3. Lugar temporal de almacenamiento de productos. (Para ser
vendidos deben ser trasladados a la existencia local.)
Sucursales. Cantidad asignada a sucursales.
Comprometido. Cantidad reservada para vender o guardad en algn pedido.
Apartado. Apartado en la ficha de algn cliente de apartados.
NOTA:
A TRAVES DEL INVENTARIO NO PUEDEN MODIFICARSE LAS EXISTENCIAS DE LOS
PRODUCTOS (EXISTENCIA LOCAL, Y DEPOSITOS) SINO A TRAVES DE EL MODULO, DE
TRASLADOS Y AUSTES DEINVENTARIO.
PARA LAS CANTIDADES COMPROMETIDAS. SOLO SE DESCOMPROMETEN AL
DEVOLVER UN PEDIDO. O AL FACTURARLO.
PARA LAS CANTIDADES APARTADAS. AL FACTURAR EL APARTADO SE ELIMINA ESTA
CONDICION

OTRAS OPCIONES DESDE INVENTARIOS.


MODIFICAR DATOS DEL PRODUCTO: Puede cambiar todos los datos de los productos a
excepcin de Porcentajes de ganancia (varan al cambiar los precios) y sus existencias.
ELIMINAR PRODUCTO. Puede eliminar un producto mientras este no posea
movimientos en el mes actual. (Sin existencias, sin entradas y sin salidas ya que esta
informado el listado de entradas salidas e inventarios y podra desajustarse.)

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ENTRADA DE PRODUCTOS. Si necesita agregar una cantidad de productos No por


compras puede hacerlo a travs de este modulo, debe solo especificar la cantidad de
entrada y el lugar.

AGREGAR SERIALES A LOS PRODUCTOS. Para agregar serial a los productos debe
haber especificado previamente esta opcin en la configuracin. Y de estar asignado
comience a crear los mismos. A la hora de facturar no permitir seriales distintos a los
ingresados por este modulo.

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ASOCIAR UNA IMAGEN A LOS PRODUCTOS. A travs de esta opcin puede agregar
una imagen a los productos y al consultar el producto por consola de consulta de
precios o desde ventas puede ver la imagen al solicitar Mostrar imagen de producto.

AUMENTAR O DISMINUIR PRECIOS. Puede de manera general aplicar un aumento o


disminucin de los precios que en base a un porcentaje que ser aplicado sobre el
precio de venta actual. Ms no sobre el de costo.

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INFORME DE COSTO DE INVENTARIO.


INVENTARIO A travs de esta funcin el
programa calcula todos los posibles costos y sus variantes.

MOVIMIENTO
NTO DE PRODUCTOS
PRODUCTOS. Puede ver el movimiento de los productos
Entradas, salidas, traslados, etc.

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A partir de este informe ser preparado el informe de entrada, salidas y


autoconsumo que se prepara al iniciar un nuevo mes.

Adems de las funciones mencionadas. Puede obtener:


Reporte completo de los productos.
Exportar el inventario.
Imprimir el inventario para realizar un inventario,
etc.

INVENTARIO DE SERVICIOS
Para crear un servicio en la casilla de buscar cdigo colocar uno y darle Enter, el
sistema le dir que el cdigo no existe que si le gustara crearlo, dar clic en si y
continuar llenando los datos del servicio. Luego almacenar.

Para vender un servicio desde ventas debe pulsar la tecla F10 para que cambie a la
opcin de ventas por servicio. Y a continuacin escriba el cdigo del servicio a buscar o
presione la tecla F4 para Seleccionar desde el listado.

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TRASLADO Y AJUSTE DE INVENTARIO


Para hacer un autoconsumo o ajuste de inventario:
Archivo Nuevo Autoconsumo, sale el siguiente recuadro donde se colocara:
Responsable, el motivo del ajuste, origen de los productos.

Luego buscar los cdigos de los productos a ajustar colocando la cantidad, dar clic en
agregar, cuando se haya el ajuste de los productos deseados dar clic en proceder, se
guardara en el sistema un reporte de autoconsumo. Y se imprimira tambien un Acta
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de Autoconsumo especificando los cambios realizados. Este cambio aparecera en el


reporte de Entradas salidas y autoconsumos.

TRASLADO ENTRE DEPOSITOS LOCALES


Para hacer un traslado entre depsitos y locales externos
Colocar a mano izquierda los datos de quien enva, responsable, motivo del traslado y
el origen de los productos a mano izquierda los datos de quien recibe, En la casilla
cdigo introducir los productos a trasladar (AL IGUAL QUE EN AUTOCONSUMO) e ir
agregndolos y al finalizar dar clic en proceder.

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TRASLADO A SUCURSALES
Para Hacer un traslado entre Sucursales, debe existir primero que nada las sucursales
previamente creadas.

Para crear Las sucursales debe activar esa opcin desde

configuracin. Pestaa de bsicos. Activar la opcin Habilitar caractersticas


especiales para sucursales, luego salimos y guardamos los cambios.

Luego desde el men avanzados en el modulo principal Ingresamos al men Sucursales.


Y la opcin Listar sucursales.

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En este modulo, creamos nuestras sucursales.


Descripcin de sucursal. (Nombre descriptivo de sucursal).
Numero de sucursal. Numero con que se identificara esta sucursal de las otras si las
hubieses.
Direccin IP del servidor (Requiere una Direccin Ip fija) por ejemplo 192.244.10.18
(Pueden usarse redireccionadores de Ip dinmicas gratuitos como NO-IP u otras
Ejemplo: (miIp-gratuita.biz)).
Nombre de la base de Datos. El programa utiliza un nombre para la Base de Datos de
Gisin3 como D3xD_Dbase sin embargo si hubiese otra empresa puede notar
D3xD_Dbase1 y as sucesivamente.

Una vez creada la sucursal y almacenada. Esta se probara y retornara la


direccin fiscal de la sucursal de lo contrario no dar respuesta positiva.

EMPEZAR A TRASLADAR A SUCURSALES


Ingrese a Traslados y escoja un nuevo Traslado!

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Llene todos los datos necesarios al igual que en un traslado Local!.


Pero en la pestaa contigua. (Sucursales) Seleccione la sucursal a la que desea realizar
el envo.

Una vez seleccionado el origen y el destino (sucursal cargamos todos los productos. Y
para finalizar proceder)
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Si por alguna causa fall la conexin con la sucursal los productos que no se hubiesen
pasado se quedan demarcados en la ficha de sucursales para tomar cualquier accin
necesaria posterior.

CONECTAR CON SUCURSAL.


VERIFICAR LOS PRODUCTOS QUE ENVIAMOS A LA SUCURSAL
Desde el men avanzados en el modulo principal Ingresamos al men Sucursales. Y la
opcin Conectar con Sucursal.
Para conectarnos solo damos dos veces clic al listado de sucursales en la sucursal que
deseemos acceder.

Una vez conectados vera la Palabra en la parte superior Derecha. Sucursal (#)

Esta funcin permite conectar a travs de internet o la Red (en caso de ser local la
sucursal). Tal como si estuvisemos fsicamente en la computadora de la sucursal. Y
podemos realizar cualquier accin como si estuvisemos all.

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Nota. Existen algunas restricciones para las sucursales o empresas remotas. Ya que
no hay acceso a todos los recursos de la sucursal (Por ejemplo a la Configuracin y
Ventas) pero si a una gran mayora.

VENDER Y FACTURAR.

Para VENDER Y FACTURAR. Debe ingresar a Ventas Vender desde el modulo


principal. En la ventana que aparecen la casilla: Cdigo. Puede incluir el cdigo del
producto a Buscar o leerlo desde un escner de cdigos de barra. Si ya esta creado el
producto debera aparecer. Si no conoce el cdigo puede presionar F4 para buscar
desde un listado. Organizado por categoras o departamentos.

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Opciones de Ventas. Ajuste de acuerdo a su necesidad para optimizar

De esta manera va agregando productos.


Si los productos llevan seriales recuerde agregarlos antes de procesar el pago
Facturar. Haciendo clic sobre el producto y escogiendo la opcin Editar seriales.

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Si desea devolver un producto agregado haga clic con el botn derecho del ratn y
seleccin la opcin devolver producto o devolver todos segn sea el caso.
Para Facturar presin F12- o la opcin Finalizar Venta.

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DESDE ESTA VENTANA. Podr Facturar, pero antes agregar los clientes o las diferentes
formas de pago.
NOTA. SI DESEA QUE LOS CLIENTES SE ALAMACENEN DEBE ESPECIFICAR TODOS LOS
VALORES DE LOS MISMOS, NOMBRE, CEDULA, DIRECCION Y TELEFONO, DE LO
CONTYRARIO NO SE ALMACENARAN.
Puede Facturar al Contado o Crdito.

Par facturar a Crdito el cliente debe existir previamente. No


puede dar crdito a un cliente que no exista previamente!!.

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COMO HACER UNA NOTA DE ENTREGA


Primero debe configurar la Nota de entrega. (En caso de No estar configurada)

Coloque los valores correspondientes hasta que pueda salir como desea.
Recuerde hasta de imprimir la prueba Guardar Plantilla.

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SI DESEA QUE AL FACTURAR SALGA DE UNA VEZ LA NOTA DE ENTREGA O GUIA DE


DESPACHO DEBE CONFIGURAR ESA OPCION DESDE EL MODULO DE CONFIGURACION
EN LA PESTAA ESTE EQUIPO.

Y al facturar aparecer ya tildada la opcin. Si desea omitir desbloquee la


opcin.

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NOTA. EL TAMAO Y CONFIGURACION DE LAS NOTAS DE ENTREGA


DEPENDERA DE LA CONFIGURACION PREVIA REALIZADA EN LA
PLANTILLA CORRESPONDIENTE A LAS NOTAS DE ENTREGA

REIMPRIMIR UNA ORDEN DE ENTREGA O GUIA DE


DESPACHO DESPUES DE IMPRESA LA FACTURA.
ESTA OPCION PUEDE UTILIZARCE SI LA ORDEN DE ENTREGA SALIO DEFECTUOSA
O NO SALIO. Y CONSISTE EN ABRIR LA FACTURA PREVIAMENTE REALIZADA COMO SI
FUERAMOS A REALIZAR UNA DEVOLUCION O NOTA DE CREDITO Y EN VEZ DE
SELECCIONAR ESA OPCION SELECCIONAMOS LA OPCION DE REIMPRIMIR
DOCUMENTOS.

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Al seleccionar esta opcin, el mensaje nos solicita si queremos utilizar para nuestra
orden de entrega el ltimo nmero usado (si fuese una reimpresin por falla o dao del
original) o si deseamos asignar un nuevo nmero al documento. (Por si es la primera
orden de entrega que haremos a una factura ya impresa) De acuerdo a la necesidad
respondemos.

VENTAS POR APARTADOS Y/O ABONOS:


*Primero para dar un apartado debe existir el cliente en la base de datos. Si no fuese
as puede Crear los clientes en AVANZADOS-Ficha de CLIENTES.
*Luego desde el modulo Principal Ingresar en el men ventas y seleccione ventas
por apartados y/o abonos.
Ya desde all seleccione el cliente si lo ve en el listado. De lo contrario. Pulse el Men
Archivo. Y seleccione Agregar Nuevo apartado. Donde deber buscar el cliente y
almacenarlo en este modulo para luego crear los productos.

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All busca el nombre del cliente y lo guarda tal como muestra la figura:

Al hacer clic en Nuevo Apartado seleccione la opcin de buscar al cliente y agregar el


producto a apartar. Esto nos vincular con la ventana de ventas y desde all agregamos
nuestros productos. Y luego Finalizar Apartado F12

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Una vez hecho el apartado presionar (f12) o ir a Archivo Procesar Apartado.


Para realizar un abono al apartado solo haga clic en el botn pagar y escoja la forma
de pago. Para procesar el pago.

ANULAR UN APARTADO.
Para anular un apartado debe bsicamente hacer lo siguiente. Escoja el
apartado. Seleccione el producto a devolver y pulse el botn derecho del
ratn. Y seleccione Devolver.

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Debe repetir este procedimiento con todos los productos del mismo cliente
hasta anularlos todos al final aparecer un mensaje preguntando si desea
eliminar toda la informacin de este apartado. Debe responder Si.

NOTA: ESTA OPCION ES PARA SOLUCIONAR ERRORES CON LOS


APARTADOS MAL PROCESADOS. NECEITA PERMISOS DE ACCESO TOTAL
PARA EJECUTAR ESTA OPERACIN.

FACTURAR UN APARTADO.
Para Facturar un apartado debe pagar todo lo que el cliente debe y al final se activara
la casilla de Facturacin donde a travs de este procedimiento saldr la factura.
Si tiene vendedor Obligado pedir a nombre de qu vendedor se factura.

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PEDIDOS:
Desde Ventas
Si desea guardar una venta temporalmente para facturarla posteriormente puede
hacerlo desde la ventana de ventas. CON SOLO PRESIONAR f5 DESDE VENTAS.
Desde Pagos
Si desea guardar una venta desde Pagos (ya con los datos de Cliente, Rif, Direccin,
vendedor, etc.) puede presionar de igual forma F5. Y se guardar ya con toda esa
informacin.

Tambin es muy til cuando se trabaja en red con varias COMPUTADORAS y solo 1
impresora fiscal, ya que puede guardar los pedidos y verlos en la maquina principal
donde se imprimir finalmente la factura.

SI ESTA CONFIGURADA LA OPCION DE IMPRIMIR PEDIDOS. AL ALMACENAR


LE PREGUNTARA SI DESEA IMPRIMIR COMO PEDIDO. DE ESTA FORMA
IMPRIME UN FORMATO CON LOS DETALLES DEL PAGO
CORRESPONDIENTE.
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NOTA: MIENTRAS EXISTAN PEDIDOS CON TOTALES SIGNIFICA QUE


EXISTEN PRODUCTOS COMPROMETIDOS.

PARA ELMINAR UN PEDIDO EN CERO = 0, QUE NO TIENE TOTAL (NO


TIENE PRODUCTOS) SOLO ABRALO, CARGUELE PRODUCTOS Y FACTURE
PARA QUE SE PUEDA ELIMINAR LOS PRODUCTOS.

COTIZACIONES Y PRESUPUESTOS:
A travs de este modulo puede realizar presupuestos, al igual que la ventana de ventas.
Puede agregar productos y clientes. Y posteriormente Imprimirlos. Enviarlos por Correo
o exportarlos.
Existen Tres tipos de Presupuestos:
Tipo 1. Sencillo sin logo ni lneas.
Tipo 2. Sencillo con logo pero sin lneas.
Tipo 3. Con lneas y logo.

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La configuracin de espaciado y distribucin. Depende de la configuracin previa


realizada desde la plantilla en configuracin. Ver plantilla de configuracin.

DEVOLUCIONES NOTAS DE CREDITO:


Aqu se pueden hacer las devoluciones de facturas o notas de crdito (solo del da).

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Para devolver una factura debe conocer su nmero de pedido o de factura.


Incluirlo y a continuacin buscarlo desde este modulo.

Una vez que aparezca la factura seleccionar la opcin Devolver todos los productos. Y
Luego proceder. Esto generar una Nota de Crdito.
Existen varias formas para Notas de crdito.
Total, Parcial y de Ajuste.

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CREACIN DE USUARIOS
Desde avanzados ingrese a usuarios y desde ARCHIVO NUEVO USUARIO llenar los
espacios en blanco colocndole el nombre del usuario, su contrasea o password,
repetir el password, se le coloca el nivel de seguridad, luego dar clic en aceptar.

Acceso Total. Este nivel de seguridad tiene todos los privilegios.


Administrador. Segundo Nivel despus del Acceso total permite hacer realizar casi
todas las operaciones a excepcin de Usuarios, Configurar el programa o eliminar
productos o existencias)
Auditor. Puede ingresar a todos los niveles pero en calidad de Solo lectura. No puede
Modificar, ni eliminar.
Usuario Avanzado. Funciona como un encargado. Puede realizar devoluciones, notas
de crdito, cargar facturas, etc. Pero no puede eliminar ni ver los reportes de ventas.
Usuario. Solo para el control de cajas e informe de operador.
NOTA. SI CAMBIA LOS NIVELES DE ACCESO DEBE DEJAR ALGUNO CON ACCESO TOTAL
DE LO CONTRARIO SERIA IMPOSIBLE ACCEDER LUEGO A MODIFICAR LOS USUARIOS.

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COMPRAS: DE PRODUCTOS (INGRESO A INVENTARIO A


TRAVES DE FACTURAS DE COMPRA)
Para agregar compras de facturas de productos que a su vez se agreguen al inventario.
Debe acceder al Men Avanzados Compras Productos (Inventarios).
Desde all puede seleccionar desde el men nueva Compra (No importa si es nota de
crdito o Factura).

Aparece el men de carga de factura. Lo primero a seleccionar es el proveedor.

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EXISTEN CINCO (5) PARTES EN LAS COMPRAS.


1. LOS DATOS BASICOS: La informacin general de la factura, Proveedor, tipo de
documento (Si es factura o nota de crdito). Si es contado o crdito. mbito
(Nacional o de importacin) Nmeros de documentos. Factura, control, etc.
Descuentos y/o recargos en compras (aplicados sobre todo el documento)
Si hubieses uno ms descuentos generales o recargo aplicado sobre todo el documento.

2. LOS DATOS AVANZADOS: Informacin avanzada de una compra que puede ser
fletes, compra en una moneda extranjera, etc.
Monto Base para prorrateo: a travs de este monto se calculan los fletes o aranceles
que afectan la compra. Y de esta manera altera el precio de costo de manera
porcentual.
Existen dos tipos de recargos. Los que estn incluidos en la factura (fletes y Otros) y los
que no estn incluidos en el documento. Pero que son costos que afectan el costo de
producto. Tales como fletes no incluidos en la factura. Aranceles, nacionalizacin, y
todo lo que pueda afectar el costo.

NOTA: los recargos directos en la factura afectan el total de la factura y los costos
unitarios de productos. Sin embargo los recargos indirectos no afectan el total de la
compra pero si afectan los costos unitarios del producto.

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3. RESUMEN DE LA COMPRA: Muestra el total de la compra y los botones para


aplicar la compra sobre el inventario. O guardar la compra para editarla
posteriormente. (Esta es la ltima accin ya pera agregar la compra)

4. AGREGAR LOS PRODUCTOS: A partir de esta pestaa luego de haber presionado


el botn empezar. Comienza el proceso de carga de los productos.

Antes de permitir cargar los productos el advierte los detalles de la compra como tal. Y
sobre el impuesto incluido si fuese el caso.

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A partir de esta pestaa comienza el proceso de carga de los productos.


El procedimiento es sencillo:
Donde dice cdigo: escriba el cdigo del producto a crear y pulse enter. Si existe el
sistema traer toda la informacin del mismo sino el sistema le advertir que no existe
y le preguntara si desea crearlo. Si acepta crear el producto aparecer la ventana de
inventario. Pero con la mayora de los campos bloqueados. (ya que lo que interesa es
crear el cdigo y la descripcin y/o departamento) lo dems se crea al aplicar la
compra.
Descuento en tem: Aplique el descuento por producto si lo hubiese. En porcentaje (1 al
100 %)
Tasa de Impuesto: Que aplique a la compra de dicho producto.
Precio de costo: Que aparece en la factura como tal Con impuesto o sin impuesto como
sea el caso (a medida que se escriba el precio de costo el sistema le calculara el IVA al
costo (si estuviese activada esa opcin) y tambin le sumara el porcentaje de
distribucin de los otros costos que afectan el precio de costo (tales como Aranceles,
Fletes, Nacionalizacin, etc.). Apareciendo como tal un precio Full.
Precios de Venta: En esta celda deber escribir el precio de venta final y en la celda de
al lado se ver el porcentaje en relacin al precio de costo.
NOTA: al variar el precio de costo se alteran de manera automtica todos los precios de
venta ya que estn estructurados por el porcentaje de ganancia.
Asignar las cantidades: en las celdas Existencia local, deposito1, deposito2, deposito3,
se coloca el total de las cantidades compradas en facturas distribuyndolos de una vez
entre los depsitos si as lo desea.
Agregar al listado: al pulsar sobre este botn los productos pasan a un listado para
simular la compra y se vacan los campos para seguir agregando ms productos.
Ver la pestaa listado de productos: En la pestaa siguiente se observan todos los
productos agregados.
Editar un producto agregado en la lista. Seleccinelo y pulse con el botn derecho del
ratn el men Editar registro.
Eliminar un producto agregado en la lista. Seleccinelo y pulse con el botn derecho
del ratn el men Eliminar registro.
5. VER LISTADO DE PRODUCTOS: En la tercera pestaa puede observar todos los
productos agregados.
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Aplicar compra sobre el inventario.


Una vez agregados todos los productos puede pulsar sobre el botn de Aplicar compra
sobre el inventario que est en la primera pestaa (opciones de documento) y de
inmediato se cargaran todos los productos al inventario y quedara ya bloqueada esta
compra (no puede editarse posteriormente si se aplico).

ELIMINAR UNA COMPRA YA APLICADA SOBRE EL


INVENTARIO.
Si una compra se cargo por error o algunos de los datos eran incorrectos y necesita ser
eliminada entonces el procedimiento a seguir es este.
1. Seleccione la compra del listado de compras,
2. En el men archivo. Seleccione el men: Eliminar Compra.

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Responda afirmativamente a la pregunta de confirmacin. Y la compra se eliminara


satisfactoriamente.
NOTA: Al eliminar una compra ya aplicada los productos que ingresaron al inventario
se devuelve su existencia. Sin embargo los precios de costo y de venta que se
cambiaron al aplicar permanecen con este cambio.

CREAR UNA CUENTA POR PAGAR A PARTIR DE UNA


COMPRA de Productos A CREDITO.
Al crear una compra. Tan solo al especificar que es a crdito; El programa crea ya
un registro de cuenta por pagar y se la vincula al proveedor. De manera que para
consultar las cuentas por pagar desde el modulo principal puede ingresar a Cuentas.
De proveedores. Por pagar. Y podr ver listadas todas las facturas pendientes por
pago. O tambin puede ir a proveedores y al seleccionar el proveedor correspondiente
podr ver listada las cuentas por pagar. (Facturas de compras o facturas de gastos y
servicios)

COMPRAS: DE GATOS Y SERVICIOS (NO INGRESAN AL


INVENTARIO) A TRAVES DE FACTURAS U OTROS
DOCUMENTOS.
Desde el modulo principal del programa seleccione el Men Avanzados compras
de gastos y servicios.
Desde esta ventana puede preparar su compra de gastos y posteriormente si aplica
puede ser agregada al libro de compras.

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NOTA: La inclusin de gastos y/o servicios por este modulo genera un listado de gastos
que puede exportar o imprimir. Y los mismos pueden ingresar al libro de compras si
cumples con las caractersticas de un documento fiscal.

Para comenzar. En el men archivo seleccione Nuevo Gasto/ servicio. Luego seleccione
el proveedor y comience a especificar los detalles del documento o factura.

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Una vez especificados todos los datos pulse Guardar y Aplicar para agregarla al listado
y ejecutarla sobre el libro de compras.
Nota. Para el total solo debe especificar la base sobre la que se calcula el impuesto y el
sistema calculara el Impuesto sobre esta misma base.

CREAR UNA CUENTA POR PAGAR A PARTIR DE UNA


COMPRA de Gastos y Servicios A CREDITO.
El mismo procedimiento utilizado para una compra de productos. Solo al especificar
que es a crdito; El programa crea ya un registro de cuenta por pagar y se la vincula al
proveedor. De manera que para consultar las cuentas por pagar desde el modulo
principal puede ingresar a Cuentas. De proveedores. Por pagar.

ELIMINAR UNA COMPRA YA APLICADA DE GASTOS Y


SERVICIOS.
Si una compra de gastos y servicios. Se cargo por error o algunos de los datos eran
incorrectos y necesita ser eliminada entonces el procedimiento a seguir es este.
1. Seleccione la compra del listado de compras por gastos y servicios,
2. En el men archivo. Seleccione el men: Eliminar Compra.
3. Responda afirmativamente a la pregunta de confirmacin.
La compra de gasto y servicios se elimina y se elimina del libro de compras ( si estuviese
aplicada en el mismo.)

CUENTAS POR PAGAR.


DE PROVEEDORES.
Desde el modulo principal El men Cuentas. Proveedores Por Pagar.
Muestra todas las cuentas por pagar ya sean por compras de productos o por gastos y
servicios.

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Y si deseamos aplicar alguna accin sobre ese documento como pagar o Abonar
podemos realizar doble clic sobre el mismo y nos trasladara al men de proveedores
desde donde podremos realizar pagos o abonos a ese documento.

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PAGAR O ABONAR A UNA FACTURA A CREDITO DESDE


PROVEEDORES.
SOLO SELECCIONELA Y SI TIENE DEUDA SE ACTIVARA EL BOTON DE PAGAR O
ABONAR Y AL PULSAR SOBRE EL PODREMOS VISUALIZAR EL MODULO DE PAGOS Y
ABONOS. DONDE PODREMOS REALIZAR CUALQUIER PAGO. Y ELS ISTEMA CREARA UN
LISTADO DE PAGOS REALIZADOS CONLA INFORMACION DEL PAGO.

Especifique el detalle o forma de pago y pulse aceptar. Para crear el asiento de pago y
rebajar de la deuda por factura.

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