Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
CAPACITACIN
Y
ADIESTRAMIENTO AL USUARIO
Sub- Sistema
Contabilidad Presupuestaria
Datos Generales:
Nmero de horas:
Pre Requisito: Conocimientos sobre: Contabilidad General,
Carcter: Obligatorio
Mayo 2008
Introduccin
El siguiente programa tiene por finalidad brindar la capacitacin
necesaria a los usuarios sobre la funcionalidad del sistema PROYECTO
RORAIMA.
En dicho programa se realiza un recorrido por todos y cada uno de los
procesos que conforman a cada Sub Sistema a fin de cumplir con los
objetivos establecidos.
Descripcin General
En primer lugar definiremos a PROYECTO RORAIMA como: Sistema
de Informacin Automatizado para la Integracin de la Gestin Administrativa,
Financiera y Recursos Humanos de Empresas, Institutos de Educacin y Entes
Autnomos del Estado
PROYECTO RORAIMA abarca el desarrollo de sistemas de Bases de
Datos que integren procedimientos administrativos, manuales y
automatizados, para asegurar, un flujo de informacin adecuado, actualizado
y oportuno que sirva de soporte en la toma de decisiones de cada uno de los
niveles de la organizacin con el fin de mejorar la gestin administrativa,
financiera y no financiera de Institutos o Entes Autnomos
Est compuesto por los siguientes Sub Sistemas:
Definicin de Trminos.
Es necesario Definir los trminos que se manejarn antes de realizar un
recorrido por el funcionamiento de PROYECTO RORAIMA:
Clasificador Presupuestario:
Aqu estn descritos los diferentes tipos de gastos que pueden existir
traducidos en partidas. En la administracin pblica el Presupuesto se lleva
mediante Proyectos y Acciones. Hay que tener en cuenta que:
ACCIONES CENTRALIZADAS
CATEGORIAS
ACCIONES ESPECFICAS
PARTIDAS
Momentos Presupuestarios.
Precompromisos: Este tipo de documento es generado al realizarse
un apartado de dinero dentro del presupuesto, este apartado de dinero esta
basado en Costos Estimados (Solicitud de Compra).
Compromisos: Se realizan luego del precompromiso. Es la Orden de
Compra como tal. El apartado de dinero aqu es en base a Costos Reales.
Causados: Se acepta la deuda una vez conforme con lo solicitado. Se
origina con una orden de Pago que refiere a un compromiso. Si se registra un
causado en presupuesto, esta accin o movimiento no genera comprobante
contable en la contabilidad financiera.
Pagados: Es la disminucin o cancelacin de la deuda. Se origina con
una Orden de Pago, la emisin de un cheque, una Nota de debito, etc.
Observaciones:
Se puede comprometer por un monto igual o menor al precompromiso.
Los causados tienen una relacin directa con una Orden de Pago.
Por Ejemplo:
PRECOMPROMISO
COMPROMISO
CAUSADO
PAGADO
Al ajustar:
PAGADO
CAUSADO
COMPROMISO
PRECOMPROMISO
Niveles Presupuestarios
Ttulos Presupuestarios
Asignacin Inicial
Asignar Partidas
Documentos:
Precompromisos
Compromisos
Causados
Pagados
Ajustes
Artculos de Ley
Ejecucin Presupuestaria
Ejecucin Global
Precomprometer
Comprometer
Causar
Pagar
Solicitud de Traslados
Traslados
Adiciones/Disminuciones
Ajustes Ejecucin
Mantenimiento
Reportes
Descripcin de Procesos.
Definiciones Especficas:
1. Niveles Presupuestarios:
Tablas: CPDEFNIV
CPNIVELES
CPPEREJE
Proceso que tiene como funcin Definir la estructura
presupuestaria, el ejercicio presupuestario y el nivel de disponibilidad.
Se define un formato para el cdigo presupuestario para ello:
Se deben manejar por lo menos cuatro niveles en las partidas (PartidaGenrica-Especfica-Sub Especfica).
2. Ttulos Presupuestarios:
Tabla: CPDEFTIT
En dicho proceso se definen todos los ttulos o cdigos presupuestarios
los cuales deben cumplir con la teora de la escalera.
En cuanto a los Cdigos Presupuestarios deben ser incluidos de acuerdo
a su jerarqua y deben llegar al ltimo nivel; de no existir un determinado
nivel debe ser rellenado con un cero
En cuanto a los Ttulos Presupuestarios, se pueden crear en cualquier
momento del Ejercicio; aquellos que sean de ltimo nivel se les asigna una
cuenta contable.
Ejemplo:
PR-AC-PAR-GE-ES-SE
Donde:
PR: Proyecto
AC: Actividad
PAR: Partida
GE: Genrica
ES: Especifica
SE: Sub especifica
01
01-01
01-01-401
01-01-401-01
01-01-401-01-01
01-01-401-01-01-00
Seguidamente
ingresamos
la
nueva
descripcin
Presupuestario ya que es el nico campo modificable
Presionamos (foto)
del
Ttulo
Datos de la Asignacin
Asignacin Peridica
4. Asignar Partidas
Automticamente se vacan
Presupuestarias Origen
en
la
tabla
todas
las
Categoras
4. Documentos:
En este mdulo se deben repasar los conceptos de Precompromiso,
Compromiso, Causado, Pagado y Ajustes.
4.1. Precompromisos:
Tabla: CPDOCPRC
Ac se definen los documentos que se utilizarn para realizar
precompromisos durante la Ejecucin Presupuestaria. Para definirlos:
Documentos de Precompromiso
adquisicin de algo (compra o servicio).
ms
comunes:
Solicitudes
de
Precomp.
+
Comp.
Causado
Pagado
Disponib.
-
4.2. Compromisos:
Tabla: CPDOCCOM
Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarn para
realizar compromisos durante la Ejecucin Presupuestaria.
Document.
O/C(S)
OC/D
Precomp.
No Afecta
+
Compr.
+
+
Causado
Pagado
Disponib.
No Afecta
(-)
4.3. Causados:
Tabla: CPDOCCAU
Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarn para
registrar un causado durante la Ejecucin Presupuestaria.
Document.
O/P
S/P
OPRP(Ref.
precom)
Precomp.
No Afecta
+
No Afecta
Compr.
+
+
+
Causado
+
Pagado
Disponib.
No Afecta
(-)
No Afecta
4.4. Pagados:
Tabla: CPDOCPAG
Proceso en el cual se definen los documentos que se utilizarn para
registrar un pago durante la Ejecucin Presupuestaria.
Document.
CHE o ND
Precomp.
No Afecta
NDGB
Compr.
No
Afecta
+
Causado
No Afecta
Pagado
+
Disponib.
No Afecta
(-)
4.5. Ajustes:
Tabla: CPDOCAJU
Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarn para
registrar un ajuste durante la Ejecucin Presupuestaria.
Ejecucin Presupuestaria
1. Ejecucin Global:
Tabla: CPASIINI
Proceso que permite consultar la Ejecucin Presupuestaria para un
perodo especfico global.
Permite realizar un anlisis rpido de la Ejecucin de una partida
presupuestaria en un determinado perodo.
Se debe Seleccionar el Cdigo Presupuestario y el Perodo a consultar,
seguidamente el sistema muestra el valor actual de cada Partida, el cual se
genera de la siguiente formula:
Seleccionar del
precompromiso
calendario
la
Fecha
en
la
que
se
realiza
el
Se asignan los
Presupuestario
montos
precomprometer
de
cada
cdigo
3. Comprometer:
Tablas: CPCOMPRO
CPIMPCOM
En el caso de un compromiso que refiera a un Precompromiso, se debe:
Seleccionar el
Precompromiso
tipo
de
Compromiso
que
haga
referencia
al
En caso tal de que el monto del Compromiso sea menor que el Monto
Precomprometido se debe ingresar el nuevo monto a comprometer.
4. Causar:
Tablas: CPCAUSAD
CPIMPCAU
Los causados tienen una relacin directa con una orden de pago. Los
tipos de causado ms comunes son:
5. Pagar:
Tablas: CPPAGOS
CPIMPPAG
Emisin de cheque a una orden de pago. Por lo general siempre se
cancela el monto de la orden de pago.
Tambin se pueden hacer pagos directos, por ejemplo una nota de
debito por servicios bancarios.
En caso de un Pagado que refiera a un Causado:
6. Solicitud de Traslado:
Tablas: CPTRASLA
CPMOVTRA
Proceso en el cual se registran los traslados de dinero de una partida a
otra durante la Ejecucin Presupuestaria.
Los traslados pueden ser:
De una a muchas: Donde una sola partida sede dinero a varias partidas.
Presionar (foto)
7. Adiciones/ Disminuciones:
Tablas: CPADIDIS
CPMOVADI
Esta pantalla permite aumentar
presupuestaria de una o varias partidas.
disminuir
la
disponibilidad
Pestaa Movimientos
Ingresar el perodo
8. Ajustes a Ejecucin:
Tablas: CPAJUSTE
CPMOVAJU
En este proceso se registran los ajustes efectuados a los compromisos,
causados o pagados (reconsideraciones, ajustes a contratos, etc.) dque se
generan durante la Ejecucin Presupuestaria
Ajuste a Compromiso:
Asig.
1000
Prec
Comp
Caus
300
300
<50> <50>
250
250
250
Pag
Disp
250 700
750
Prec
Comp
300
300
<50> <50>
250
250
Caus
Pag
Disp
300
<50>
250
250
700
750
Presionamos (foto)
Presionamos (Foto)
Mantenimiento
1. Cierre del Perodo
Se debe seleccionar el perodo a ser cerrado y el rango de fecha en el
cual se desea que se produzca el cierre (desde-hasta).
Es importante destacar que una vez cerrado un determinado perodo,
no se podr realizar inclusiones o actualizaciones que modifiquen el
Presupuesto.
Reportes:
Explicar del Mdulo de Reportes, los ms importantes.
Hacer resaltar el uso de los filtros para la bsqueda en los mismos.
Tips para recordar.
1.- Toda orden de pago de retencin es extrapresupuesto, es decir que no
afecta nada y se puede definir como O/PE
2.- Las ordenes de pago de nomina y de aportes se definen igual a la orden de
pago directa
3.- Si una partida esta sobregirada en el periodo 00 se debe generar el
reporte de Consolidado de Ejecucin para esa partida y se ubica el documento
que la sobregir y la fecha, luego se hace un traslado con fecha menor a la
del documento
4.- Los Traslados son realizados por periodos y nunca al periodo 00
5.- Si se Anula un precompromiso, la disponibilidad la va a devolver en la
fecha en que se hizo la anulacin y no en la fecha en que se hizo el
precompromiso.
6.- La Etapa de Definicin debe estar cerrada para poder empezar a imputar
presupuestariamente.
7.- El Reporte Consolidado de Ejecucin mostrara los movimientos que se
realizaron a un cdigo presupuestario determinado.
8.- Cuando se este reactualizando Maestros en Presupuesto, nadie debe estar
haciendo nada en el Sistema.
9.- Periodo 00: encierra el ejercicio presupuestario completo(los 12 periodos)
10.- Contablemente al registrar un precompromiso no ha pasado nada en
cuanto a movimientos.
11.- Los documentos deben relacionarse de uno en uno.
La relacin entre documentos debe ser: compromiso-causado-pagado, es
decir un causado no puede hacer referencia a dos compromisos. Para ello
existe el Sistema de tesorera que si permite que una orden de pago
(causado) haga referencia a n compromisos, igual con emisin de cheques o
ND (pagados) que pueden cancelar 1 o n rdenes de pago mediante la
modalidad de pago compuesto.
12.- Cuando se le va a hacer una inyeccin de dinero a una partida que no
tenga asignacin inicial, se le deber dar asignacin inicial igual a cero.