Hinweise zur Einschreibung und Registrierung in der Doktorandendatenbank

der RUB
Einschreibung als DoktorandIn an der RUB
Allgemein Hinweise zur Einschreibung
Seit dem Wintersemester 2011/12 mssen Sie als Doktorandin/Doktorand laut
Hochschulgesetz NRW an der RUB eingeschrieben sein und die Einschreibeordnung der
RUB regelt, welche Daten erfasst werden drfen. Um diese Daten vollstndig zu erfassen,
mssen Sie das Formular der Online-Immatrikulation und zustzlich das
Registrierungsformular der Doktorandendatenbank ausfllen. Erst mit der Online-
Immatrikulation, der persnlichen Einschreibung im Studierendensekretariat und der
Registrierung in der Doktorandendatenbank ist Ihre Einschreibung vollstndig
abgeschlossen. Bei Ihrer Einschreibung im Studierendensekretariat erhalten Sie einen
Doktorandenausweis, der dem Studierendenausweis gleichgestellt ist.
Vorbereitend mchten wir Sie auf die beiden folgenden Unterlagen hinweisen, die fr
Ihre Immatrikulation als Doktorandin/Doktorand wichtig sind:
Sie bentigen eine Betreuungsvereinbarung, die Sie gemeinsam mit einem
Wissenschaftler der RUB unterschrieben haben (oder eine Kopie der
Betreuungsvereinbarung falls Sie diese mit dem Antrag zur Annahme als
Doktorandin/Doktorand in der Fakultt eingereicht haben)
Sie bentigen von Ihrer Fakultt eine schriftliche Besttigung, dass Sie als
Doktorandin/Doktorand angenommen sind (Annahmebesttigung entsprechend
der Promotionsordnung)
Je nach Art der Ein- oder Umschreibung bentigen Sie weitere Dokumente, ber die wir
Sie - gemeinsam mit den wichtigsten organisatorischen Schritten - im Folgenden
informieren.
Fr DoktorandInnen der Fakultt fr Medizin
Je nachdem ob Sie whrend oder nach Ihrem Studium promovieren und/oder noch
eingeschrieben sind, gilt fr Sie eine der drei nachfolgenden Mglichkeiten:
I. Sie promovieren whrend Ihres Medizinstudiums an der RUB:
Ihre zustzliche Einschreibung als Doktorandin/Doktorand erfolgt in drei Schritten:
1. die Rckmeldung,
2. Einschreibung in den Zweitstudiengang z im Studierendensekretariat und
3. die Registrierung in der Doktorandendatenbank.
Zu 1) Wenn Sie sich zustzlich zum Studium an der Fakultt fr Medizin zur Promotion
einschreiben mchten mssen Sie vorher fr das laufende Semester zurckgemeldet sein.
Zu 2) Nach Ihrer Rckmeldung gehen Sie persnlich mit den vollstndigen Unterlagen
(Betreuungsvereinbarung, Annahme durch die Fakultt, Studierendenausweis) zum
Studierendensekretariat und lassen sich in den Zweitstudiengang Z mit Abschluss
Promotion einschreiben.

Sie knnen sich mit Beginn der Rckmeldefrist jederzeit whrend der ffnungszeiten des
Studierendensekretariats fr das kommende Semester als Doktorand einschreiben. Die Frist
fr die Einschreibung endet im SoSe jeweils Ende Mai und im WS jeweils Ende November. In
Ausnahmefllen knnen Sie fr die Einschreibung einen Termin mit dem
Studierendensekretariat auerhalb dieser Fristen vereinbaren.
Zu 3) Nach ihrer Einschreibung im Studierendensekretariat registrieren Sie sich in der
Doktorandendatenbank, um Ihre Einschreibung abzuschlieen. Sie knnen sich frhestens
einen Tag nach der Einschreibung registrieren, da die Daten ber Nacht in die
Doktorandendatenbank migriert werden.
II. Sie sind Doktorandin/Doktorand an der Fakultt fr Medizin nach Abschluss Ihres
Studiums und sind noch an der RUB eingeschrieben:
In diesem Fall mssen Sie sich zur Promotion umschreiben. Ihre Umschreibung erfolgt in drei
Schritten:
1. die Rckmeldung,
2. die Umschreibung zur Promotion im Studierendensekretariat und
3. die Registrierung in der Doktorandendatenbank.
Zu 1) Wenn Sie sich zur Promotion umschreiben mchten mssen Sie vorher fr das aktuelle
Semester zurckgemeldet sein.
Zu 2) Nach Ihrer Rckmeldung gehen Sie persnlich mit den vollstndigen Unterlagen
(Betreuungsvereinbarung, Annahme durch die Fakultt, Studierendenausweis und
Examenszeugnis) zum Studierendensekretariat und lassen sich in den
Promotionsstudiengang Medizin umschreiben. Das Studierendensekretariat prft Ihre
Dokumente und hndigt Ihnen den Doktorandenausweis (mit Semesterticket) aus.
Sie knnen sich mit Beginn der Rckmeldefrist jederzeit whrend der ffnungszeiten des
Studierendensekretariats fr das kommende Semester umschreiben. Die Frist fr die
Umschreibung endet im SoSe jeweils Ende Mai und im WS jeweils Ende November. In
Ausnahmefllen knnen Sie fr die Umschreibung einen Termin mit dem
Studierendensekretariat auerhalb dieser Fristen vereinbaren.
Zu3 ) Nachdem Sie ihren Doktorandenausweis im Studierendensekretariat erhalten haben
registrieren Sie sich in der Doktorandendatenbank, um Ihre Umschreibung abzuschlieen.
Sie knnen sich frhestens einen Tag nach der Einschreibung registrieren, da die Daten ber
Nacht in die Doktorandendatenbank migriert werden.
III. Sie sind Doktorandin/Doktorand an der Fakultt fr Medizin nach Abschluss Ihres
Studiums und sind nicht an der RUB eingeschrieben:
Ihre Ersteinschreibung (Erstimmatrikulation, Neuimmatrikulation) besteht aus drei Schritten:
1. der Online-Immatrikulation,
2. der persnlichen Einschreibung im Studierendensekretariat und

3. der Registrierung in der Datenbank.

Zu 1) Sie mssen sich mindestens drei Arbeitstage vor Ihrer persnlichen Einschreibung ber
die Online Immatrikulation im Internet einschreiben.
Zu 2) Danach mssen Sie sich persnlich mit vollstndigen Unterlagen im
Studierendensekretariat der RUB in den Promotionsstudiengang Medizin einschreiben und
die entsprechenden Dokumente (bitte die Betreuungsvereinbarung und das
Annahmeschreiben nicht vergessen J) im Studierendensekretariat vorlegen. Das
Studierendensekretariat prft Ihre Dokumente und hndigt Ihnen den Doktorandenausweis
(mit Semesterticket) aus.
Sie knnen sich jederzeit whrend der Fristen fr zulassungsfreie Studiengnge im
Studierendensekretariat einschreiben. In Ausnahmefllen knnen Sie fr die
Neuimmatrikulation einen Termin mit dem Studierendensekretariat auerhalb dieser Fristen
vereinbaren.
Zu 3) Nachdem Sie ihren Doktorandenausweis im Studierendensekretariat erhalten haben
registrieren Sie sich in der Doktorandendatenbank, um Ihre Immatrikulation abzuschlieen.
Sie knnen sich frhestens einen Tag nach der Einschreibung registrieren, da die Daten ber
Nacht in die Doktorandendatenbank migriert werden.

Service RUB Research School fr die Registrierung in der Doktorandendatenbank

Wir mchten sie bei der Registrierung in der Doktorandendatenbank bestmglich
untersttzen. Deshalb knnen Sie die Mglichkeit zur Registrierung in der
Universittsbibliothek (UB) nutzen. Hier wurden 5 neue Arbeitspltze auf der Ebene 1 im
Treppenhaus mit zustzlichen Chipkartenlesegerten ausgestattet. Auerdem haben wir
fr sie in den Rumen der RUB-RS im Gebude FNO, Ebene 01, Raum 149 einen
PC eingerichtet, mit dem sie die Registrierung ganz leicht vornehmen knnen:
Registrierung im FNO

4. Nutzung der Doktorandendatenbank

Sie knnen nach erfolgreicher Registrierung an allen Angeboten der Research School
teilnehmen und sich auf finanzielle Untersttzung fr internationale Aktivitten bei der
Research School PLUS bewerben. Sie haben die Mglichkeit ber ihren persnlichen Zugang
Ihre Aktivitten und ihre Daten selbst zu verwalten.
Als DoktorandIn in der Fakultt fr Medizin sind Sie angehalten, Angebote der Research
School wahrzunehmen und mindestens 4 Credit Points zu erwerben. Die Angebote der
Research School finden sie auf der Homepage der Research School
(www.research-school.rub.de).