EL ANLISIS DE IMPACTO EFICAZ

Qu es el anlisis de impacto eficaz?

El anlisis de impacto (o anlisis de efecto de una solucin) es una tcnica diseada para descubrir el
posible impacto o efecto de un cambio en una organizacin.
Un anlisis de impacto eficaz puede ser muy beneficioso para una organizacin. Proporciona un enfoque
estructurado que garantiza que no se pasa por alto ningn impacto importante. Se concentra en identificar
los factores que contribuyen al impacto de una solucin. Tambin puede ayudarnos a estar seguros de
que todos los efectos se han identificado y a reducir las posibilidades de que los problemas se
reproduzcan. Al mismo tiempo, permite la identificacin visual de los efectos posibles, lo que implica que,
una vez que veamos los efectos expuestos frente a nuestros ojos, surgirn nuevos pensamientos y se
identificarn con mayor facilidad los posibles vacos.
Es muy frecuente que las organizaciones omitan el anlisis de impacto, lo que puede dar lugar a
problemas imprevistos y costosos en tiempo y dinero.
Enfoque tradicional
Tradicionalmente, se utilizan blocs de notas, pizarras o tablones para recoger la informacin y el feedback.
Esto suele ocupar muchas pginas. Las personas aportan ideas importantes sobre lo que podra
pasar,pero con frecuencia tales ideas se pierden en la confusin de la informacin recogida. Normalmente,
hay demasiada informacin mal estructurada y es imposible establecer vnculos entre causas y efectos.
Como resultado, muchos anlisis de impacto no funcionan como deberan. Normalmente se derivan pocas
acciones, porque no hay una ruta clara a seguir en la informacin recogida y, por tanto, tampoco existe un
plan de accin claramente definido.
Este problema, como demostraremos a continuacin, se puede evitar con MindGenius.
Anlisis de impacto con GeoTechDecision
Para ello utilizamos la herramienta MindGenius, lo que permite un anlisis de impacto se convierte en una
tarea sencilla y directa.
Para iniciar un anlisis de impacto, debe existir un acuerdo sobre cul es la solucin, que podemos anotar,
por ejemplo, como ttulo del nuevo mapa.
Por lo general, seguiremos los pasos que se detallan a continuacin:
1. Determinar la solucin y el enfoque a adoptar para estudiar su impacto: es importante que
todas las personas involucradas en el proceso comprendan la solucin propuesta y los problemas que
desean estudiarse.
2. Identificar los efectos principales: al principio, debemos explorar cules seran los impactos
principales en caso de que se aplicase la solucin.

3. Desglosar los efectos: desglosar sistemticamente cada uno de los resultados obtenidos con la
accin anterior, para identificar el mayor nmero posible de efectos secundarios. Aadir nuevos efectos
principales a medida que vayan identificndose.
4. Evaluar los efectos: analizar el impacto de los efectos. Supondrn un beneficio o un problema?
Debemos poner en marcha algn tipo de accin para eliminar o minimizar un impacto adverso causado
por dichos efectos?
5. Determinar la adecuacin de la solucin: una vez determinadas las causas ms probables o las
reas de incertidumbre, profundizar en la investigacin.
MindGenius ayuda a implementar las distintas fases asociadas con el xito en la realizacin del Anlisis de
impacto.
1. Determinar la solucin y el enfoque a adoptar para estudiar el impacto
Existe una serie de enfoques estndar reconocidos que permiten realizar un anlisis de impacto. Estn
disponibles en las Plantillas de Anlisis de impacto de MindGenius. Para acceder a las Plantillas,
seleccionaremos Archivo/Nuevo y, despus, la pestaa Tcnicas. Las Plantillas tienen el formato de un
diagrama de rbol de salida, ya que es el que mejor representa la secuencia normal de izquierda a
derecha del anlisis de impacto. La mejor para esta tarea es la Plantilla 6M.
6M 4P 4S
Una vez decidido el enfoque a utilizar para el anlisis de impacto, crearemos un nuevo mapa con esta
Plantilla.
La introduccin de datos es sencilla. Slo necesitamos utilizar la funcin Escribir y pulsar Intro y ver
cmo crece el mapa. El orden en el que surgen nuestras ideas es el reflejo de nuestra secuencia de
pensamiento. Pero podra no ser la estructura ms apropiada para nuestro mapa. Podemos llevar a cabo
sencillas operaciones de Arrastrar y colocar con el ratn para reorganizar rpidamente nuestras ideas
tras el planteamiento aleatorio inicial.
2. Identificar los efectos principales
Utilizando el mapa, podemos empezar a identificar y ver con claridad las principales causas del efecto. El
mapa nos proporciona los grupos de efectos principales que deberamos tomar en consideracin. Si
necesitamos aadir informacin de respaldo, podemos aadir Notas y Archivos adjuntos a una rama
3. Desglosar los efectos
Las notas asociadas con cada una de las ramas principales de la plantilla nos muestran las cuestiones que
deberamos considerar a la hora de desglosar los efectos. Para responder a estas preguntas, aadiremos
nuevas ideas al propio mapa.
Incluso si slo aadimos los efectos de alto nivel, el mapa crecer de manera considerable. Debemos
seguir desglosando los efectos para valorar los efectos secundarios. MindGenius incluye la prctica funcin
Explorador de mapa, que permite recorrer el mapa y concentrarse en reas y efectos concretos. De
esta forma, podemos tener una visin global sin renunciar a examinar detalladamente las secciones.
4. Evaluar los efectos
El siguiente paso consiste en evaluar el impacto de los efectos identificados. Por lo general, el resultado es
un beneficio o un problema/desafo que debern ser estudiados si deseamos que la solucin alcance el
resultado esperado.
Ahora necesitamos poder valorar los beneficios que se pueden obtener de la puesta en prctica de esta
solucin, determinar las actividades que es necesario realizar para ponerla en prctica con xito y los
obstculos y las desventajas que surgirn. A medida que aadimos nuevas ramas, el mapa crecer y se
adaptar.
MindGenius incluye un conjunto de Categoras que ayudan a agrupar grandes cantidades de ideas.
Tambin puede aadir sus propias Categoras. Una vez asignada una categora, podemos ver
rpidamente las ideas que estn agrupadas.
Despus podemos crear una nueva Categora de mapa para examinar nuestras ideas con una perspectiva
diferente gracias a la funcin Crear mapa de categoras.

Llegado este punto, el mapa es mucho ms complejo, pero podemos manejar los datos fcilmente con la
funcin Explorador de mapa.
5. Estudiar la adecuacin de la solucin
Ha llegado el momento de evaluar nuestras propias ideas. La solucin ha resuelto los problemas tal y
como esperbamos?
Del mismo modo que las Categoras, podemos asignar Recursos a ramas especficas. Como parte del
anlisis de impacto, identificaremos actividades concretas que necesitarn llevarse a cabo para que el
resultado sea satisfactorio. Alguien tendr que encargarse de ellas, y la asignacin de Acciones a un
recurso nos ayuda a identificar quin hace qu. Tambin podemos crear un mapa de recursos para ver
quin ha sido asignado a cada tarea de forma an ms clara.
Ahora podemos compartir la informacin con otras personas, para lo cual tenemos distintas opciones.
Podemos:
Enviarles los mapas por correo electrnico desde MindGenius con la funcin Enviar a.
Recopilar los archivos en uno solo y envirselo como archivo adjunto.
Guardar el mapa como archivo HTML para que las personas puedan verlo en
Internet/Intranet.
Mostrarles los mapas con la funcin Explorador de mapa.

Fuente:
GeoTechDecision, C.A
Venezuela
Email: info@geotechdecision.com