ACTIVADA DE APRENDISAJE N 1

Empresa tomada como referencia: La Bastilla Soluciones Integrales

Esta empresa se dedica a la imprenta por ms de 60 aos y durante los primeros
20 aos jams llevaron un proceso de administracin de archivo.
Nace a partir de una necesidad legal y de mejorar su productividad, para tener una
respuesta eficaz con sus clientes, y una recopilacin de archivos reimpresos que
le generaban gastos por no mantenerlos en ptimas condiciones.

1. Funciones de la Administracin documental :

Buscan que el proceso administrativo sea coordinado de tal manera que
permita la fluidez empresarial de la informacin de principio a fin, hasta llegar al
archivo.
CONTROL:
Como lo indica la gua tcnica de 185 de 2009, que explica las normas a tener
en cuenta en la elaboracin de documentos segn su clase
La ley 594 de 2000 que estipula los requisitos documentales para la
conformacin del archivo.
El acuerdo 060de 2001 que planea la revisin detallada de sus datos desde el
comienzo de su elaboracin hasta su destinacin final y la responsabilidad de
quienes intervienen al recibido con firma.
ISO 9001 de 2008 donde el documento es un soporte, un registro, una accin
correctiva y preventiva de informacin y novedades.
En este momento estas normas se cumplen totalmente en la empresa teniendo
en cuenta cada una de ellas.
Se realiza el control de produccin documental en lo relacionado a: la
elaboracin de nuevos formatos de uso dentro de la empresa que se ajusten al
uso de cada rea, La seleccin de los tipos de documentos a usar segn su
conservacin, la definicin de la informacin contenida en los formatos y su
uso final del documento.

MANTENIMIENTO:
Cuando se habla de mantenimiento es el cuidado, la actualizacin del
documento fsico y el documento electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y en el lugar en el cual se conserva no solo en la parte de
existencia sino tambin en las condiciones que los documentos fsicos se
mantengan.

ALMACENAMIENTO:
Consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados
por contenidos o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado con el fin
de que sus caractersticas no se pierdan o se deteriore, y tambin ser ms
rpida su bsqueda, en este caso estn ubicados en cuartos solo para el uso
de ellos y en armarios de ptimas condiciones, encuadernados para as
garantizar su estado fsico.
Ordenes de Produccin
Muestras o sherpas impresas
Copia del registr de elaboracin
Y numerados alfabticamente

DESCARTE DEDOCUMENTOS: (Comit)

En algn momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que
pierden su valor y utilidad con el paso de los aos, ya que empiezan a perder
sus condiciones fsicas y su importancia textual. Los documentos que se
identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser
desalojados de s lugar de conservacin. Pero no se debe proceder por solo
insinuacin de la persona encargada sino que debe sujetarse a una
normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar. Segn el acuerdo 006 de
1996, el comit archivstico asignado por el archivo general de la nacin
interviene en la toma de esta decisin de darle descarte al documento
soportando con actas que justifiquen su eliminacin.
En el caso de esta empresa par que eliminen documentos de rea contable se
hace con la supervisin del Revisor Fiscal, la contadora y la auxiliar contable
guindose por los parmetros exigidos por la ley.

Para el caso del rea de produccin se rene un coite que est conformado
por: El Jefe de Produccin, Los diseadores, los vendedores y la persona
encargada de manejar el archivo, donde se realiza un acta especificando lo
que se elimina y el porqu.

RECUPERACION DE ARCHIVOS:
Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases de datos,
palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o indicios de lo que
se desee hallar. Pero para que sea efectiva la recuperacin de la informacin
se acude a la bsqueda detallada de la informacin de los medios fsicos o
electrnicos que pueden ser claves en la indagacin.
En Contabilidad manejan un programa e bsqueda por medio de los nmeros
de las rdenes de produccin.
En la planta tambin se busca en un documento creado en Excel. Por los
nombres de los clientes y la fecha de elaboracin del trabajo.

Ruido Documental: por lo general se lleva un archivo bien organizado en el

que este tipo de problemas no se dan hasta el momento.
Silencio Documental: Antes del ao 2013 se daba este tipo de problemas, y
en el caso de esta empresa decidieron actualizar el sistema viendo en los
armarios los documentos existentes, fue un proceso muy largo pero productivo.

CLASIFICACION DE ARCHIVOS:
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las
etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin central y disposicin final.

Segn Su Organizacin: Es cuando una sola dependencia controla toda la

documentacin.
Archivo Centralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL DESCENTRALIZADO:

Este depsito de informacin lo lleva cada dependencia y la
responsabilidad es del jefe de cada oficina.

Archivo Descentralizado Con Control Centralizado: Este propsito de

archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que
maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende de un archivo
central.

SEGN SU USO: El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se

determina n cada una de las etapas documentales segn los requisitos de la
organizacin.
Segn su uso esta empresa maneja:
UN ARCHIVO ACTIVO: Este archivo est compuesto del ao actual o aos
anteriores que se encuentra en proceso de tramitacin: Ordenes de
produccin, facturas, muestras

SEGN SU CICLI VITAL:

Archivo de Gestin: Es toda la documentacin que se encuentra depositada y
est sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo Central
Archivo Histrico

SEGN SU NATURALEZA:
Archivo Privado: Son todo documento que pertenece a personas naturales o
jurdicas