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ADMINISTRAAO DE
INFORMTICA E A
ORGANIZAO
CASES
Uma mudana organizacional na alta gerncia e seus efeitos nos vrios aspectos
do relacionamento entre a Administrao de Informtica e a organizao.
An organizational change on the top management and its effects on the relationship
between Information Technology Management and the organization.
PALAVRAS-CHAVE:
Administrao de informtica,
informtica, administrao.
KEYWORDS:
Information technology management, information technology, management.
'Doutorando em Administrao
de Empresas na FEAlUSP.
60
Nov./Dez. 1994
ADMINISTRAO
DE INFORMTICA
E A ORGANIZAO
ADMINISTRAO
DE INFORMTICA
61
l1~GCASES
Quadro 1
Estgios de crescimento de processamento de dados
Iniciao
Os usurios esto
"assustados" e
"surpreendidos" tom
a tecnologia,
envolvendo-se de
. forma reativa e
, superficial. O
: planejamento e o
controle so
, instalados para
gerenciar o
, computador. A
organizao do
processamento de
dados centralizada a
de especializao para
, aprendizagem
tecnolgica. O
processamento de
dados centralizado e
opera como uma loja
fechada; existe uma
concentrao na
. automao de
trabalho intensivo,
suporte cientifico e
, reposio de trabalho
de escritrio.
Controle
Con1gio
A organizao encoraja
a inovao e a
aplicao extensiva de
tecnologia de
processamento de
dados pela manuteno
de baixo controle e alto
ndice de gerncia
branda. A (alta dos
benefcios de um
efetivo sistema de
controle gerencial de,
processamento de
dados compromete sua
produtividade. As
caractersticas do
usurio, planejamento e
controle, organizao e
carteira de aplicaes
so similares s do
estgio anterior. Podese dizer que o usurio,
uma vez "iniciado" na
tecnologia, comea a
ser contaminado pela
percepo de Que esta
existe, passando assim
a "aceitar" sistemas de
nivel operacional mais
elevado.
Inlegr-ao
atingido Quando as
caracterizado pela
mudanas iniciadas no
reestruturao e
estgio anterior so
profissionalizao da
realizadas por completo
atividade de
e os usurios, que j
processamento de dados,
tinham "desistido",
procurando a melhoria de
comeam a ganhar algo
sua reputao na
. novo, como tecnologia
organizao. Inicia-se o
esforo para desenvolver a de banco de dados e
terminais interativos,
contabilizao por
Os usurios aumentam
usurios das despesas de
consideravelmente sua
processamento de dados
necessidade de suporte
incorridas. Os usurios
e-esto prontos a pagar
finais so diretamente
os custos por ele.
envolvidos com a entrada
Existe uma demanda
e uso de dados. O
por melhor controle e
planearneatc e o controle
maior eliccia. Do
j esto voltados para o
estgio anterior para
computador. O
este, as caracteristicas
processamento de dados
Que mudam so Que o
torna-se custdia de
planejamento e o
dados e as aplicaes
controle externos so
alcanam as lecalidades
instalados para
dos usurias para a
gerenciar os recursos
gerao e.Q uso de dados.
de dados.
O departamento de
processamento de dados
inicia as mudanas de
a tecnologia e de
comunicao de dados.
Administrao
dados
de
Maturidade
A carteira de aplicaes
completada e sua
estrutura "espelh" a
organizao e os seus
fi uxos de informaes.
Suas caractersticas
so praticamente as
mesmas do estgio
anterior. A mudana de
estgios ocorre como
uma forma de evoluo
. da utilizao de
informtica pela
organizao e da
assimilao de sua
cultura pelos seus
participantes. Ressaltase que algumas das
caractersticas de cada
estgio resultam da
forma pela qual a alta
gerncia participa e se
relaciona com a rea
de informtica .
6. KRAEMER, K. L. Managing
Information Systems. Handbook
of Publc Administraton, USA,
1989.
62
ADMINISTRAO
Quadro 2
Estados de administrao da computao
CDmpetncia
CDntrDle
A gerncia de SI controla a
computao e aplica os
recursos computacionais nos
interesses tcnicos. O
relacionamente entre a rea
de informtica e as reas
usarias orientado segundo
os interesses tcnicos da
primeira. Ela os utiliza para
aprovar e priorizar os pedidos
que devem ser atendidos ou
ainda para "sugerir" o que as
rea usurias necessitam.
ServiD
A gerncia departamental
controla a computao e os
. interesses operacionais desses
departamentos so servidos. O
relacionamento entre a rea de
informtica e as reas usurias
prximo o suficiente para que
os pedidos sejam feitos e
analisados em conjuto, 'bem
como sua aprovao e
prlorlzao.
7. Idem, ibidem.
8. Idem, Ibidem.
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l1~lECASES
Quadro 3
Cenrios de atitudes da alta gerncia em relao TI
-~
. Dependentes
(information dependent
service managers)
Demonstram acreditar na
TI, so positivos em
relao ao impacto social
da TI, no acreditam que
precisam ter grande
participao nas decises
de TI devido boa
qual idade dessa rea da
organizao, consideramse como apoio
implantao de TI etc.
Cticos
(delegating skeptics)
Envolvidos
(hands on adopters)
~.
Positivos
(lhe positively
focuse) tm uma
Postura positiva e
idealfstica de TI, vm
todos os problemas
pela sua proximidade e
parncpao etc.
..
64
sam a expressar essa importncia e os vrios aspectos que podem ser afetados numa mudana na alta gerncia.
Dentre os fatores mais importantes que influenciam o sucesso ou o fracasso dos enfoques para planejamento de tecnologia de informao, citados por Pyburn", esto os estilos pessoais dos gerentes de alto nvel hierrquico e a proximidade fsica destes com os gerentes de SI.
Benjamin, Rockart, Morton e Wymanll afirmaram que a alta gerncia
deve trabalhar para criar um ambiente no qual a TI seja considerada uma
importante arma estratgica. A colocao do principal executivo de TI, reportando-se a um alto nvel da corporao, um dos meios de efetivar
essa postura. As aes sero bem diferentes de uma organizao para outra e de acordo com cada estratgia, estrutura e cultura de negcio, mas
elas sero percebidas pela proximidade entre a TI e a alta gerncia.
Conforme exposto por Dooley", na discusso sobre os pontos crticos
em SI, o alinhamento da TI com as iniciativas corporativas, possibilitado
pelo envolvimento da alta gerncia e pelo relacionamento desta com a geRAE v. 34 n. 6 Nov./Dez. 1994
rncia de TI, fornece muitos benefcios. Entre eles, encoraja a idia de trabalhar para objetivos exeqveis num processo baseado em trabalho em
grupo e numa viso holstica de negcio.
Rockart e Short" definiram que o negcio deve dirigir/orientar o aumento da capacidade de TI que, por sua vez, possibilita o negcio, e assim
por diante, formando um crculo fechado. Essa definio enfatiza a necessidade do alinhamento entre a organizao e a TI, que pode ser expresso e
garantido pelo relacionamento entre TI e alta gerncia.
Segundo Buss", a interao entre altos executivos, usurios e gerentes
de TI apontada como fator crtico para o sucesso do estabelecimento de
prioridades. Os altos executivos demonstram a garantia de recursos para
projetos prioritrios, estabelecem critrios de priorizao, esclarecem objetivos e tomam decises nessa rea.
Outro aspecto dessa interao o processo de deciso gerencial de
alocao de recursos. Mntzberg" definiu que "uma soluo comum para
aprovar projetos escolher a pessoa em vez da proposta. Isto , o gerente autoriza
aqueles projetos apresentados por pessoas nas quais ele confia no julgamento",
sendo essa forma real e bastante simplista nem sempre aceita como vlida. No entanto, essa soluo, s vezes, utilizada nas decises de TI.
McKersie e Walton16 ressaltam a importncia da alta gerncia na criao de uma viso que auxilie os planejadores a coordenar o desenho das
estruturas organizacionais e sistemas de TI, podendo criar um contexto
motivacional no qual planejadores podem contar com os usurios no projeto de sistemas de TI.
Dois dos pontos crticos para a implementao de SI com sucesso identificados por Cinzberg'" foram: primeiro, que os usurios e a gerncia
precisam desenvolver um compromisso para o projeto e, segundo, que
deve haver um compromisso organizacional para mudar. Grover, Laderer
e Sabherwal" apresentaram essa mesma importncia dos componentes
polticos. Necco'? enfatizou a importncia do apoio e envolvimento da
alta gerncia, como componentes polticos, na avaliao de SI.
Nolan-? sugeriu que o comit diretor de executivos para TI a forma
mais eficiente de assegurar a aderncia de SI com estratgias corporativas, devido viso global que ele viabiliza.
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l1~lECASES
A "fora" ou "quantidade" de cultura pode ser definida em termos da
homogeneidade e estabilidade da associao ao grupo, e o tamanho ou
intensidade das experincias compartilhadas pelo mesmo.
Um grufo ou organizao no pode sobreviver se no puder gerenciarse como ta . Isto se denomina integrao interna e inclui linguagem, fronteiras, poder e status, intimidade, recompensa e punio, e ideologia.
Uma organizao pode, ao promover uma mudana cultural necessria, comprometer sua integrao interna. Caso isto ocorra, ela corre o risco
de comprometer seu desempenho.
As mudanas culturais geralmente so processos doloridos e recebem
grande resistncia. Algumas podem no ser possveis sem a reposio/
substituio de um grande nmero de pessoas que gostariam de manter a
cultura original.
DESENVOLVIMENTO
DE TEORIA
OCASO
O caso estudado refere-se a uma organizao que passou por uma
mudana significativa na composio de sua diretoria. O enfoque nesse estudo sobre o efeit dessa mudana na administrao de
informtica.
A descrio do caso est dividida na viso geral da organizao,
na situao antes da mudana organizacional, na mudana propriamente dita e na situao aps a mudana.
A escolha do caso baseou-se no fato de a organizao ter um tamanho considervel, ter passado por uma mudana significativa e
usar informtica de grande porte.
As informaes dos casos foram obtidas atravs de entrevistas com
perguntas do tipo resposta-aberta,
envolvendo todos os nveis
66
Uma mudana na
composio da alta
gerncia de uma
organizao pode
representar uma mudana
organizacional de grande
escala, a qual afetar a
sua cultura determinada
historicamente e
manifestada atravs
dos smbolos, heris,
rituais e valores. "
67
l1~lCASES
"
informtica
afetar seu SUlceslS
prpria ftp,ftrl
68
ADMINISTRAO
o opera-
A organizago
"
Uma mudana na
composio da alta
gerncia de uma
organizao pode
representar uma mudana
organizacional de grande
escalar a qual afetar a
sua cultura determinada
historicamente e
manifestada atravs
dos smbolos, heris,
rituais e valores. "
67
11~11CASES
A mudana organizacional
f. diretoria da orgarzao teve uma substituio de dois teros
de sua composie, permanecendo somente diretor da rea industrial. Essa mudana levou cinco meses para se efetivar por completo. ,
Durante esse perodo, a AI ficou subOl;inada diretamente ao presidente, que deu tOll}Pleta autonomia EaT\. a gerncia,adrnnistr-Ia.
O novo diretor comercial erajovem e tinha como princpais-preocupaes o relacionamento da organizao com seus representantes
e clientes e a composio -de sua carteira de produtos. A nfase, na
sua viso! era a reestruturae de sua rea e um maior nvel de informaes internas e externas offianiza&o.
O novo diretor finaneeiro no tinha experim:ia na gerncia -de
informtica, rea da qual tinha pou,co conhecimento e familiaridade, Seu estilo gerenial
era o de trabalho em grupo c.OJUos demais
membros
da diretoria e bastante rigidez e
No caso da
dstalhamenta de controladas reas.
administra~o de
Esfe ltimo considerava.que seus. subordinados tinham que ter autonomia operacional,
informtica, todos os
mas queria versuas .dererminaes seguidas.
aspectos do relacionamento
Essa situao era comprometida em relao
AI, devido ~ sua formao profissional. Porm,
da alta gerncia com a
ele queria participar ese envolver no planejamento da AII buscando seu "espao" no prorea de informtica devem
cesso gerencial c,om essa rea.
estar em equilbrio e
o. diretor que permaneceu na organizao
era o mais antigo da diretoria anterior e trabacoerncia. A perda dessas
Iliva h cerca de 25 anos na organizao. Sua
caractersticas afetam
nfase era na linha de prnd uo, no sendo elaTO o seu.nteresse QOS aspectos de planejamenaspectos importantes da
to e controle automatizados.
"
administra~o de
68
"
ADMINISTRAO
aa
Ar
10
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i1~lECASES
o efeito mais crtico dessa situao foi.o aumento da distncia entre
a AI e a organizao, prejudicial para o sucesso da
no atendimento
dasneeessdades
<daorganzao".
A mudana organizacional afetou um dos mais importantes fatores
crticos de sucesso da admi;nistrao de informtica, o apoio da alta
gerncia3<, comprometendo:
. o alinhamento estratgic033;
. o processo gerencial e o estabelecimento depriOFidads34;
. a criao de um arberte com a viso da TI GOmOarma estratgicaa5;
"
a criao de um ambiente propcio ao bom relacionamento entre
AI e a organWpo3&;
~ os com}.Jromissos para projetos e o tratamento de aspectos polti-
Ar
OS37.
Esses efeitos negativos na administrao de informtica ocorreram devido ausncia de uma perfeita adequao da gerncia da Al
COm a nova realidade rganzeconl e o estilo da nova composi:o
da alta gerncia, Essa situao tornou-se mais crtica devido s caractersticas dessa rea.
31. ROCKART, J. F., SHORT, J.
E. Op. cit.
32. ALBERTIN, A. L. Op. cit.,
PYBURN, P.J. Op. cit., NOLAN,
R. L. Op. eit.
DE
INFORMATICA
"
70
Ouadro 6
Efeitos do relacionamento da alta gerncia com a
administrao de informtica
o estgio de controle tem como caractersticas a exigncia por um maior controle dos gastos de informtica, reestruturao da rea, esforo para
utilizao de bancos de dados, descentralizao de servios e envolvimento
do usurio. O estado de controle pode ser adequado, uma vez que a alta
gerncia controla os esforos da rea de informtica para que os interesses
gerenciais sejam atendidos. O cenrio de envolvidos pode ser adequado
dado que a alta gerncia acredita que deve se envolver fortemente nas
decises de TI.
Esta combinao controlei controlei envolvidos tende a levar s seguintes caractersticas:
planejamento de TI: voltado para os interesses gerenciais com controle
de seus gastos;
RAE v.34 n.6 Nov./Dez.1994
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l1~CECASES
viso da TI como arma estratgica: de acordo com os interesses gerenciais;
alinhamento estratgico: de acordo com os interesses da alta gerncia;
processo de priorizao: privilegiando os interesses gerenciais;
processo de deciso gerencial: privilegiando os interesses gerenciais e a
viso de custos;
relacionamento entre rea de informtica e organizao: determinado
pela alta gerncia;
aspectos e compromissos polticos: de acordo com os interesses da alta
gerncia.
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0940606
Artigo recebido pela Redao da RAE em fevereiro/94, avaliado e aprovado para publicao em junho/94.