Future Office

Die Evolution des Intranet zur

Plattform für Wachstum, Produktivität
und Innovation.
© 2009 Tieto Corporation

Philipp Rosenthal
Head of Service Design
Tieto, Digital Transformation & Consulting
philipp.rosenthal@tieto.com
Die Evolution vom Intranet zur Plattform
für Produktivität und Kommunikation
Kollaborative Firmenkultur
MyTime Community

Communicator
Intranet (Portal) Blog

LiveMeeting
E-Training

Information/
Dialog
Datenhaltung
Wiki
Search as a Service

SharePoint

ERP W2E

Prozess/Arbeitsanweisung
2 © 2009 Tieto Corporation
Erschließen Sie neues Potenzial!
Future Office Service Design & Arbeitskultur Potenzial der Organisation (ROI)
Adaption und Vorleben Change Management Communites und aktive
der neuen Kultur durch Adaption von Social
das Management Einführungskampagnen Media & Networking

State-of-the-art Konzept und Design

für browserbasierte Services
Moderne Mensch/ Browserbasierte Maximale

WERTSCHÖPFUNG
Maschine Schnittstellen Services für individualisierung und
und Self Services administrative Aufgaben Single-Sign-On (SSO)

Navigation, Suche &

Struktur

USABILITY
Intuitives Konzept für Service Design für
Bedienung und Struktur Suche als echten

ZUGANG
der Plattform Mehrwert

IT Infrastruktur Potenzial der

Plattform
z.B. ERP, SharePoint, Unified
Communications, FAST, etc.

3 © 2009 Tieto Corporation

Welche KPI und Business-
Themen adressiert Future Office?
Direkte Kosten
Identifikation von
Neugeschäft
Reisekosten
Konsistenz/Effizienz bei bereichs-/
Kommunikationskosten unternehmensübergreifender
Projektkommunikation
Projektlaufzeiten Design der „Suche“ als effizienter
Zugang zu Information und Wissen.
Dokumentation
Qualitätssicherung Innovationsgeschwindigkeit

Effizientes Dokumenten- &

Informationsmanagement Versteckte & Opportunitätskosten

Der Weg zum Enterprise 2.0

Sinn und Unsinn des Einsatzes von Social Media Techniken
•  Blogs, Wikis, Communities
•  Facebook™- & LinkedIn™ inspiriertes Profil jedes Mitarbeiters

4 © 2009 Tieto Corporation

 Gehen Sie mit
uns den ersten
Schritt...
Der „Future Office Readiness
Check“ als Ihr Startpunkt auf dem
Weg zum Enterprise 2.0
© 2009 Tieto Corporation
Future Office Readines Check
2 Tage | 2 Experten für Service Design & User Experience | 4.700 EUR

Strategie! Design!
Zielsetzung Lösung! Entwicklung/Betrieb!
Gemeinsam mit Ihrem Wunschteam* formulieren unsere Experten
•  Lösungskonzeption! eineGovernance!
•  Service
•  Service Design Analyse ! •  Servicekonzeption!
realististische •  Service Support & Lieferung!
•  Prototyping! Vision für den Einsatz von Future Office in Ihrer Organisation
•  Servicestrategien! •  Schnittstellendesign und "
-integration! •  Programm & Projekt Management !
•  Machbarkeitsstudien! •  Konzeption & Visualisierung! •  Kontinuierliche Weiterentwicklung"
•  Innvationshilfe! •  Reporting & Business
•  Usability Konzeption!
•  User Touch Point Analyse!
Vorgehensweise (vor Ort)
•  Service-Performance!
Intellligence! und Modernisierung!
•  Training! •  Change & Release Management!
Umsetzungsplanung ! (1 Tag Workshop)
•  • Bestandaufnahme •  Testing & Roll-Out!
•  Functional Requirements!
•  Organisatorische & operative Herausforderungen
•  Anwendungsmanagement!
•  Übergreifende Architekturen!
•  Pflege und Support! Support, Delivery &
(Hürden im Arbeitsalltag)
•  Technologie-Selektion! Betrieb!
•  Lieferanten-Auswahl!
•  IT Infrastruktur und betriebskritische Systeme
•  Rollenverteilung innerhalb der Organisation
Entwicklung!
Intranet- &!
•  Rapid Prototyping (1 Tag Workshop)
Enterprise 2.0! •  Entwicklung eines individuellen Service Design für Ihr Future Office
Strategie! in einem kreativenSystemintegration
Stufenprozess &"
Testing!
Service-! Abschlussbericht
konzept!
•  Zusammenfassung der Prototyping-Ergebnisse und Abgleich mit der
Design "
Bestandsaufnahme
Lösungs-"
•  Empfehlungspapier für die weitere Vorgehensweise
konzeption!

* gerne geben wir unsere Empfehlung für die passende Zusammensetzung

6 © 2009 Tieto Corporation

Tieto Intra:
Ready for Return on Investment
Ergebnisse bisher:
~ 25 % weniger Reisen
~ 13–15 M! eingesparte Reisekosten
~ 10.000.000 kg weniger CO2 Emissionen

Die Tieto Infrastruktur für Zusammenarbeit und Kommunikation liefert für das
operative Geschäft folgende Kernelemente:
•  Virtuelle Räume für Projekt-/Zusammenarbeit und Angebotsentwicklung
•  Unified Communications (Instant Messaging, LiveMeetings, IP-Telefonie, Videokonferenzen)
•  Social Media/Web 2.0 Techniken als etablierte Kommunikations-Instrumente
... vorgelebt durch das Management, um den Wandel zu forcieren
•  Lösungen wurden mit kleinen Gruppen getestet, um im Endergebniss den Anforderungen der
Anwender zu entsprechen
•  4-monatiger Stopp von internen Reisen parallel zur (kampagnen-gestützden) Einführung der
Lösung motivierte die Organisation, alle neuen Möglichkeiten auszuschöpfen
7 © 2009 Tieto Corporation
Nordea (Banking):
Ergebnisse auf Kundenseite

-20$ bis 30% Reisezeit & -kosten

… über den Einsatz alternativer Methoden von Kommunikation,
Kollaboration und die Verbesserung der Informationsrecherche und
dem Dokumenten-Sharing

Um diese Ziele zu erreichen war notwendig, dass...

•  ... die Lösung sowohl über das Top Management als auch durch die Organisation
selbst vom Konzept bis zum Launch getragen und getrieben wurde
•  ... die zentralen Herausforderungen für die Nutzung von Kollaborationslösungen
gelöst wurden:
•  Virtuelle Besprechungen
•  Einheitliche, digitale Arbeitsplätze
•  Einfaches & professionelles Dokumentenmanagement
8 © 2009 Tieto Corporation
 ... oder gleich den
ganzen Weg.
Was Sie von Tieto bei der Konzeption
und Integration von Future Office
erwarten können.
© 2009 Tieto Corporation
Wie sieht der Weg zum Future
Office aus?
Anzahl der
Nutzer

Phase 3
•  Flächendeckender Roll-out
•  Migration aller betriebskritischer Anwendungen
•  Integration mit den Kern- & Backend-Systemen

Phase 2
•  Ausbau der Integration / Roll-out in Stufen
•  Definieren von Richtlinien
•  Etablieren von Erfolgsfaktoren und Messgrößen

Phase 1
•  Prototyp & erster Pilot
•  Überprüfen des Business Case
•  Sicherstellen, dass Konzept und
Unternehmenskultur kompatibel sind

Betriebskritisches Niveau der

angeschlossenen/migrierten
Anwendungen

10 © 2009 Tieto Corporation Darstellung basiert auf: Forrester Inc. 2010

Tieto geht mit Ihnen den ganzen
Weg – Vision to Execution.
Strategie!
•  Service Design Analyse !
•  Servicestrategien!
•  Machbarkeitsstudien!
•  Innvationshilfe!
•  User Touch Point Analyse!
Design!
•  Servicekonzeption!
•  Prototyping!
•  Konzeption & Visualisierung!
•  Usability Konzeption!
•  Service-Performance!
•  Umsetzungsplanung !
•  Functional Requirements!
•  Übergreifende Architekturen!
•  Technologie-Selektion!
•  Lieferanten-Auswahl!
Lösung!
•  Lösungskonzeption!
•  Schnittstellendesign und "
-integration!
•  Reporting & Business
Intellligence!
•  Training!
•  Testing & Roll-Out!
•  Anwendungsmanagement!
•  Pflege und Support!
Entwicklung/Betrieb!
•  Service Governance!
•  Service Support & Lieferung!
•  Programm & Projekt Management !
•  Kontinuierliche Weiterentwicklung"
und Modernisierung!
•  Change & Release Management!
Support, Delivery &
Betrieb!

Entwicklung!
Intranet- &!
Enterprise 2.0!
Strategie! Systemintegration &"
Testing!
Service-!
konzept!
Design "
Lösungs-"
konzeption!

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Beispiel-Infrastruktur

CMS
Portal (Frontend)

WebService WebService Communicate Enterprise 2.0 Enterprise

(Ressourcing) (IT Support) Collaborate (Blogs, Wikis, Collaboration
Community, Personal (DMS, CMS, PM & -
Profiles) Steuerung, BI)

MS Exchange & Office

FAST Search

Remedy MS SharePoint

ERP MS Communication Server

12 © 2009 Tieto Corporation

Beispiele von Messgrößen
für die Erfolgsmessung

Kommunikationseffizienz
Portal (Frontend)
Aufwand für das Vermitteln von betriebskritischen oder
wichtigen Informationen in die Organisation
WebService WebService Communicate Enterprise 2.0 Enterprise
(Ressourcing) (IT Support) Collaborate (Blogs, Wikis, Collaboration
Community, Personal
Aufwand für Kommunikation (DMS, CMS, PM & -
Weniger Aufwand für und Zusammenarbeit Profiles) Steuerung, BI)
administrative Tätigkeiten (z.B. Reisezeiten, einheitliche
Plattform für Kollaboration)

Transparenz
Aktivitätsindex
Aufwand für die
„First Time Resoution“ Vorgänge müssen Beiträge, Kommentare,
Ermittlung und Analyse
nicht mehrfach bearbeitet werden Projektspezifische
von Kennzahlen und
Kommunikaiton
Indikatoren

Projekteffizienz
Mitarbeiterzufriedenheit aufgrund situationsorientierter Services und Projektlaufzeiten und
dem positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur Ergebnisqualität

13 © 2009 Tieto Corporation

Skizze aus einem Workshop

14 © 2009 Tieto Corporation

 Vielen Dank.
Und willkommen auf dem Weg zum Enterprise 2.0

Philipp Rosenthal
Head of Service Design
Tieto, Digital Transformation & Consulting
philipp.rosenthal@tieto.com
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