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Creadores
scar Daro Herrera Henao
Liura Patricia Villera Paternina
Evaluador
Ingeniero: Jorge Eliecer Giraldo
Apartado, Antioquia
Introduccin
Con el siguiente proyecto queremos dar a conocer dos procesos que la Institucin Educativa
Luis Carlos Galn Sarmiento ejecuta al realizar una matrcula a los estudiantes y el
funcionamiento de la biblioteca, Con este proyecto identificaremos los requisitos y
documentos que se exigen en estos dos procesos que brinda la institucin en la siguiente
demostracin de nuestro proyecto integrador segn la informacin recolectada.
Justificacin
Este proyecto se elabora debido a que se quiere dar a conocer cmo funciona el
proceso de matrcula y biblioteca, Pero el proceso de biblioteca en la Institucin Liceo
Luis Carlos Galn Sarmiento necesita ideas para desarrollar un mejor software para
el buen servicio y dar un mejor funcionamiento entre el proceso de la biblioteca.
Objetivo General
Objetivos Especfico
conocimiento en pro de la
Roles Y Responsabilidades
cedula_herrera60151@elpoli.edu.co
RESPONSABILIDADES
Analista (Liura Patricia Villera Paternina) Observa el estado de la infraestructura del
software en la institucin.
Visin
Para el ao 2018 la Institucin Educativa Liceo Luis Carlos Galn Sarmiento, lograr
para el municipio de Carepa y la Regin de Urab, Las bases del mejor capital
humano necesario para contribuir con el desarrollo del departamento y la nacin.
ACTIVIDADES:
Bsqueda de la institucin para evaluar en el proyecto.
Como est conformado su servicio y su infraestructura en el proceso de matrcula y
biblioteca en la Institucin.
ACTIVIDADES
FECHA
INICIAL
DURACIN
DIAS
FECHA
FINAL
Conformacin de
grupos
02/12/2015
02/13/2015
02/18/2015
02/20/2015
02/25/2015
Anlisis de
requerimientos
Visita a la posible
empresa
02/27/2015
Recoleccin de
informacin
03/06/2015
03/02/2015
Desarrollo del
primer entregable
03/26/2015
03/26/2015
Desarrollo del
segundo entregable
Socializacin del
segundo entregable
05/22/2015
16
06/06/2015
10/06/2015
10/06/2015
Protocolo de visita
Proceso de matrcula.
El proceso de matrcula est organizado para realizar en una base de datos que guarda la
informacin recolectada del alumno y de sus padres con el fin de dar a conocer a la facultad
cual es la cantidad de alumnos nuevos y antiguos que permanecen en la institucin educativa,
Con esta herramienta se obtiene cuantos estudiantes se matricularon y estn activos en la
institucin, Tambin cuantos se retiraron del plantel educativo, Cuantos se trasladaron, Los
promovidos y que cantidad de alumnos repiten el ao escolar.
Para esto se da a conocer este proceso en el plantel educativo utilizando herramientas como:
Software.
Hardware.
Infraestructura.
Software.
Encontramos en el proceso de matrcula.
El SIMAT: Es un sistema de gestin de matrcula y otorga la actualizacin de los datos
existentes de un alumno, La consulta de alumnos por Institucin, El traslado del alumnos a
otra Institucin, As como la obtencin de informes como apoyo para la toma de decisiones.
Estos son los soportes que abarcan este proceso para llevar a cabo todas las funciones del
sistema.
1. Como Funciona: El sistema integrado de matrcula SIMAT es una herramienta que
permite organizar y controlar el proceso de matrcula en todas sus etapas, As como
tener una fuente de informacin confiable y disponible para la toma de decisiones en
el plantel educativo.
2. Para que sirve: El SIMAT es un sistema de gestin de la matrcula de los estudiantes
de instituciones oficiales que facilita la inscripcin de alumnos nuevos, El registro y
la actualizacin de los datos existentes de un alumno, La consulta de alumnos por
institucin, El traslado del alumno a otra institucin, As como la obtencin de
informes como apoyo para la toma de decisiones.
3. Que genera este sistema: Mediante la automatizacin de este proceso, Se logra
sistematizar, Consolidar y analizar la informacin implicada en el mismo. Esto
mejora los procesos de inscripcin, Asignacin de cupos y matrcula y por ende el
servicio a la comunidad.
Directorio de Instituciones.
Registro de Estudiantes.
Proyecciones.
Inscripciones.
Promocin
Matrcula.
Reportes.
SINAI.
SINAI (Sistema de Informacin Acadmica Institucional) es una plataforma en lnea que
ofrece a las instituciones educativas colombianas un conjunto de soluciones para la gestin
de la informacin acadmica enfocada principalmente en la gestin de los procesos de
MATRICULA, PLANEACIN, EVALUACIN y PROMOCIN.
Cmo funciona: Es una Aplicacin Web y como tal funciona totalmente sobre Internet y
ofrece todas las ventajas de disponibilidad en cualquier momento y desde cualquier lugar que
tenga acceso a internet. No requiere de software especializado para tener acceso ms que un
navegador suficientemente actualizado y conectividad a internet.
Hardware:
En la zona de matrcula se maneja tres computadores marca HP de color negro constituidos
con cmara e impresora marca HP, Por cada computador del sistema se relacionan cada
informacin que se presente.
El telfono fijo del plantel educativo color negro marca NOKIA l3.
El fax de la institucin educativa. Fax Panasonic Pana fax UF-332 de papel normal color
blanco esta solo conectado al computador principal de la secretaria jefa.
Proceso de biblioteca.
La biblioteca es un espacio que brinda la institucin para facilitar a los estudiantes realizar
trabajos de investigacin ya sea en la misma institucin o simplemente fuera de ella.
En este proceso encontramos que la institucin presta los libros que el alumno necesita con
un acuerdo escrito.
La institucin realiza este proceso y exige unos requisitos antes de culminar el prstamo del
libro se realiza un acuerdo con el estudiante para la fecha de entrega. En caso de que el
alumno pueda incumplir con la fecha acordada para la entrega deber ser informado con el
encargado de la biblioteca.
Los requisitos para el prstamo de libros en la biblioteca de la I. E. Liceo Luis Carlos Galn
Sarmiento son los siguientes:
Software. Para este proceso no se maneja software debido a que no est activo por fallas
del sistema.
Por tal motivo esta accin se realiza por medio de una minuta donde la informacin se apunta
manualmente se puede decir que el libro tiene su propia base de requisitos para as obtener
la informacin de cada estudiante que desee el servicio de la biblioteca. Considero que es
una buena herramienta pero sera ms conveniente un sistema de informacin, pero hasta el
momento solo maneja esta herramienta tangible de levantamiento de requisitos en la
institucin educativa.
Pero decidimos plantear una solucin mostrando un diagrama de flujo y su prototipo de
navegacin dando ideas para darle un software a este proceso de biblioteca.
Hardware.
Posee un computador marca Samsung color negro con su cmara y parlantes, Pero este PC
no cumple la funcin que la biblioteca de la institucin educativa liceo Luis Carls Galn
debido a que no emplea software por el momento, Por la razn de que se encuentra
defectuoso y no cumple con las funciones del proceso de matrcula. Ya en este caso se
observa que se emplea es una minuta de color azul clara donde se almacena todos los datos
del estudiante a la hora de realizarse alguna funcin. En esta minuta se ingresa todo como
Asistencia, Entrega de libros y prstamo.
Infraestructura.
Para el proceso de biblioteca la infraestructura se plantea casi nula ya que si hablamos al
computador que se maneja en el proceso que solo est conectado a la red pero no cumple
funciones y rara vez es iniciado. Por estos motivos la infraestructura de este proceso de
biblioteca se maneja de acuerdo a una minuta fsica donde est compuesta con todos los
requerimientos para prestar un libro a un estudiante.
Resumiendo lo dicho hablamos que este proceso abarca ms que todo es la minuta que es la
encargada de llevar a cabo todas las funciones de este proceso de biblioteca de la institucin
educativa liceo Luis Carlos Galn.
Casos de usos.
Les presentamos este caso de uso para darles a entender cmo funcionara este programa
dado los requisitos del proceso de la biblioteca. Se trabajaron casos de usos donde
observamos las funciones que puede cumplir este programa en el proceso de biblioteca, se
tiene en cuenta tambin que se puede analizar la informacin recolectada para prestar el libro
deseado y as identificar los requerimientos del alumno como se muestra en el siguiente
prototipo de casos de usos o anlisis de los requerimientos.
Anlisis
En este proyecto podemos conocer dos procesos que realiza la institucin educativa Liceo
Luis Carlos Galn Sarmiento los cuales son:
Proceso de matrcula y proceso bibliotecario el cual brinda la institucin para que los
estudiantes tengan la facilidad de realizar trabajos de investigacin, Ya sea en la institucin o
de igual manera los estudiantes cuentan con la ventaja de prestar libros para llevarlo a casa
para ms comodidad del estudiante.
Son muy importantes estos procesos ya que la institucin realiza estas actividades con
algunos requisitos y por medio de este proyecto podemos obtener conocimientos y
analizaremos paso a paso lo que necesitamos y lo que es necesario para llevar a cabo el
proceso de matrcula y biblioteca segn la informacin recolectada en el colegio Luis Carlos
Galn Sarmiento del municipio de Carepa.
Para la matricula se realiza un cuestionario de lo primero que hay que hacer para matricular a
un alumno en esta institucin, Se necesita alguna documentacin para los alumnos de
primaria y los de secundaria como son:
Registro civil: Es donde se hace constar por autoridades competentes los nacimientos,
matrimonio defunciones y lo relacionado al estado civil de la persona.
Fotocopia de documento de identidad: Es importante para saber los datos de quien se est
matriculando y va a pertenecer a la institucin educativa y poseer los datos de este
estudiante.
Fotocopia de carnet de afiliacin al sistema de salud: El colegio necesita saber por si
alguna emergencia que Eps le brinda el servicio de salud al estudiante para que lo atienda
Fotocopia de carnet de vacunas al da: Constancia que el estudiante tenga las vacunas al
da para as evitar enfermedades que estn propagndose en el medio
Dos fotografas 3x4: Las cuales se usan una para el carnet estudiantil y otra para el archivo
de matricula
Cerficado de escolaridad o boletn notas del grado anterior al solicitado: para no tener
errores con el estudiante a largo plazo y realizar su entrada a la institucin educativa,
Adems la institucin cuenta con un sistema nacional llamado SINAI (Sistema de
Informacin Acadmica Institucional) es una plataforma en lnea que ofrece a las
instituciones educativas colombianas un conjunto de soluciones para la gestin de la
informacin acadmica enfoca principalmente la gestin de procesos de matrcula,
Planeacin, Evaluacin y promocin de los estudiantes. Es una aplicacin web y como tal
funciona totalmente sobre internet y ofrece todas las ventajas de disponibilidad en cualquier
momento o cualquier lugar que tenga acceso a internet no requiere de software especificado.
Anexos
Bandera
Misin
Escudo
Visin
Bibliografa.
Google Acadmico
www.googleacademico.com
El programa dirigido por el proyecto PPI para desarrollar los diagramas de flujo de los
procesos de matrcula y biblioteca.
https://www.draw.io/
El sistema SINAI donde observamos cmo funciona y sus respectivas funciones en el sistema
de matrcula.
http://www.sinai.net.co/Web/Default.aspx?ReturnUrl=%2f