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Informe Tcnico Proyecto Pedaggico Integrador PPI

Creadores
scar Daro Herrera Henao
Liura Patricia Villera Paternina

Evaluador
Ingeniero: Jorge Eliecer Giraldo

Tcnica Profesional En Soporte De Sistema De Informacin


Primer Semestre

Politcnico Jaime Isaza Cadavid


2015

Apartado, Antioquia

Introduccin

Con el siguiente proyecto queremos dar a conocer dos procesos que la Institucin Educativa
Luis Carlos Galn Sarmiento ejecuta al realizar una matrcula a los estudiantes y el
funcionamiento de la biblioteca, Con este proyecto identificaremos los requisitos y
documentos que se exigen en estos dos procesos que brinda la institucin en la siguiente
demostracin de nuestro proyecto integrador segn la informacin recolectada.

Justificacin
Este proyecto se elabora debido a que se quiere dar a conocer cmo funciona el
proceso de matrcula y biblioteca, Pero el proceso de biblioteca en la Institucin Liceo
Luis Carlos Galn Sarmiento necesita ideas para desarrollar un mejor software para
el buen servicio y dar un mejor funcionamiento entre el proceso de la biblioteca.

Objetivo General

Utilizar herramientas de interaccin que permitan visualizar el proceso de


matrcula de la institucin educativa para cumplir con los requerimientos del
PPI primer semestre.

Objetivos Especfico

Analizar el hardware y el software del procedimiento a la hora de matricula

Crear prototipos que mejoren el procedimiento en dicha institucin

Crear estrategias para llevar a cabo nuestro

conocimiento en pro de la

institucin liceo Luis Carlos Galn Sarmiento

Elaborar informes estratgicos para un mejor desempeo en el proceso de


matricula

Aplicar conocimientos en el rea de procesos con la ayuda de herramientas


ofimticas y software especficos.

Aprender a utilizar los diferentes sistemas o procesos de matrcula en la


institucin Liceo Luis Carlos Galn Sarmiento

Roles Y Responsabilidades

Liura Patricia Villera Paternina liura_villera60151@elpoli.edu.co


scar Daro Herrera Henao

cedula_herrera60151@elpoli.edu.co

RESPONSABILIDADES
Analista (Liura Patricia Villera Paternina) Observa el estado de la infraestructura del
software en la institucin.

Documentador (scar Daro Herrera Henao)


Generar un planteamiento que podamos aplicar en la institucin con un mejoramiento
del proceso.
Desarrollador (scar Daro Herrera Henao)
Implementa un manual de gua para un buen uso del proceso de matrcula
En la Institucin.

Descripcin de la organizacin o empresa


La historia de la Institucin Educativa Liceo Luis Carlos Galn Sarmiento, del
municipio de Carepa est fuertemente ligada a la escuela urbana integrada de este
municipio y al IDEM Chigorod
En el 2006 llega el actual rector Carlos Alberto Betancur Lezcano licenciado en
pedagoga reductiva y especialista en gerencia de instituciones educativas.
La institucin cuenta en la actualidad con una planta de 92 profesores, 4
Coordinadores

un rector y 3264 alumnos.

Misin y visin de la institucin educativa Liceo Luis Carlos Galn Sarmiento


Misin
formar hombres y mujeres sensibilizadas para la paz y el desarrollo social, que utilizan
el pensamiento racional en la solucin de problemas, respeten ideas y opiniones de los
dems, estn presentes al dilogo y concertacin y que adems lleven al futuro y la
Emancipacin en sus venas.

Visin
Para el ao 2018 la Institucin Educativa Liceo Luis Carlos Galn Sarmiento, lograr
para el municipio de Carepa y la Regin de Urab, Las bases del mejor capital
humano necesario para contribuir con el desarrollo del departamento y la nacin.
ACTIVIDADES:
Bsqueda de la institucin para evaluar en el proyecto.
Como est conformado su servicio y su infraestructura en el proceso de matrcula y
biblioteca en la Institucin.

ACTIVIDADES

FECHA
INICIAL

DURACIN
DIAS

FECHA
FINAL

Conformacin de
grupos

02/12/2015

02/13/2015

02/18/2015

02/20/2015

02/25/2015

Anlisis de
requerimientos

Visita a la posible
empresa

02/27/2015
Recoleccin de
informacin

03/06/2015
03/02/2015

Desarrollo del
primer entregable

03/26/2015

03/26/2015

Desarrollo del
segundo entregable
Socializacin del
segundo entregable

05/22/2015

16

06/06/2015

10/06/2015

10/06/2015

Protocolo de visita

Descripcin de los proceso de matrcula y biblioteca.

Proceso de matrcula.
El proceso de matrcula est organizado para realizar en una base de datos que guarda la
informacin recolectada del alumno y de sus padres con el fin de dar a conocer a la facultad
cual es la cantidad de alumnos nuevos y antiguos que permanecen en la institucin educativa,
Con esta herramienta se obtiene cuantos estudiantes se matricularon y estn activos en la
institucin, Tambin cuantos se retiraron del plantel educativo, Cuantos se trasladaron, Los
promovidos y que cantidad de alumnos repiten el ao escolar.
Para esto se da a conocer este proceso en el plantel educativo utilizando herramientas como:
Software.
Hardware.
Infraestructura.
Software.
Encontramos en el proceso de matrcula.
El SIMAT: Es un sistema de gestin de matrcula y otorga la actualizacin de los datos
existentes de un alumno, La consulta de alumnos por Institucin, El traslado del alumnos a
otra Institucin, As como la obtencin de informes como apoyo para la toma de decisiones.
Estos son los soportes que abarcan este proceso para llevar a cabo todas las funciones del
sistema.
1. Como Funciona: El sistema integrado de matrcula SIMAT es una herramienta que
permite organizar y controlar el proceso de matrcula en todas sus etapas, As como
tener una fuente de informacin confiable y disponible para la toma de decisiones en
el plantel educativo.
2. Para que sirve: El SIMAT es un sistema de gestin de la matrcula de los estudiantes
de instituciones oficiales que facilita la inscripcin de alumnos nuevos, El registro y
la actualizacin de los datos existentes de un alumno, La consulta de alumnos por
institucin, El traslado del alumno a otra institucin, As como la obtencin de
informes como apoyo para la toma de decisiones.
3. Que genera este sistema: Mediante la automatizacin de este proceso, Se logra
sistematizar, Consolidar y analizar la informacin implicada en el mismo. Esto
mejora los procesos de inscripcin, Asignacin de cupos y matrcula y por ende el
servicio a la comunidad.

El Sistema Integrado de Matrcula SIMAT permite adems efectuar un seguimiento


completo y detallado al proceso de matrcula mediante el anlisis de los informes que provee.
Este manual contiene las diferentes opciones de la aplicacin que permiten el manejo
anteriormente mencionado.
Estos son las herramientas principales de sistema de matrcula conocido como SIMAT:

Directorio de Instituciones.
Registro de Estudiantes.
Proyecciones.
Inscripciones.
Promocin
Matrcula.
Reportes.

SINAI.
SINAI (Sistema de Informacin Acadmica Institucional) es una plataforma en lnea que
ofrece a las instituciones educativas colombianas un conjunto de soluciones para la gestin
de la informacin acadmica enfocada principalmente en la gestin de los procesos de
MATRICULA, PLANEACIN, EVALUACIN y PROMOCIN.
Cmo funciona: Es una Aplicacin Web y como tal funciona totalmente sobre Internet y
ofrece todas las ventajas de disponibilidad en cualquier momento y desde cualquier lugar que
tenga acceso a internet. No requiere de software especializado para tener acceso ms que un
navegador suficientemente actualizado y conectividad a internet.

La siguiente imagen ilustra la estructura bsica de funcionamiento. En la imagen se puede


observar que hay tres grupos de usuarios principalmente, Cada uno de los cuales tiene acceso
a la informacin con facultades y restricciones de acuerdo a su roll dentro de la institucin
educativa.

Hardware:
En la zona de matrcula se maneja tres computadores marca HP de color negro constituidos
con cmara e impresora marca HP, Por cada computador del sistema se relacionan cada
informacin que se presente.
El telfono fijo del plantel educativo color negro marca NOKIA l3.
El fax de la institucin educativa. Fax Panasonic Pana fax UF-332 de papel normal color
blanco esta solo conectado al computador principal de la secretaria jefa.

Infraestructura del proceso de matrcula.


El proceso de matrcula cuenta con una infraestructura que est constituida en redes y
conexiones por medio del internet y son manejados por las secretarias que de manera
ordenada utilizan el software llamado SIMAT y el sistema del SINAI para llevar a cabo
todas las funciones del proceso de matrcula.
Sus computadoras estn manejadas por el sistema operativo Windows (7) con todas las
herramientas que el sistema emplea, En algunas ocasiones se lleva en el proceso cierta
informacin que se deben guardar en copias de seguridad y en otros casos se guarda en
memorias que son guardadas por la secretaria jefe. Los computadores estn montados sobre
escritorios que son muy cmodos y las redes del internet viajan por medio de tubos que da a
la torre principal del sistema.

Proceso de biblioteca.
La biblioteca es un espacio que brinda la institucin para facilitar a los estudiantes realizar
trabajos de investigacin ya sea en la misma institucin o simplemente fuera de ella.
En este proceso encontramos que la institucin presta los libros que el alumno necesita con
un acuerdo escrito.
La institucin realiza este proceso y exige unos requisitos antes de culminar el prstamo del
libro se realiza un acuerdo con el estudiante para la fecha de entrega. En caso de que el
alumno pueda incumplir con la fecha acordada para la entrega deber ser informado con el
encargado de la biblioteca.
Los requisitos para el prstamo de libros en la biblioteca de la I. E. Liceo Luis Carlos Galn
Sarmiento son los siguientes:

Nombres y apellidos del estudiante que prestar el libro


Nmero del documento de identidad
Nmeros de celular y/o fijo
Fecha de prstamo
Fecha de entrega
Firma del estudiante.

Software. Para este proceso no se maneja software debido a que no est activo por fallas
del sistema.
Por tal motivo esta accin se realiza por medio de una minuta donde la informacin se apunta
manualmente se puede decir que el libro tiene su propia base de requisitos para as obtener
la informacin de cada estudiante que desee el servicio de la biblioteca. Considero que es
una buena herramienta pero sera ms conveniente un sistema de informacin, pero hasta el
momento solo maneja esta herramienta tangible de levantamiento de requisitos en la
institucin educativa.
Pero decidimos plantear una solucin mostrando un diagrama de flujo y su prototipo de
navegacin dando ideas para darle un software a este proceso de biblioteca.

Hardware.
Posee un computador marca Samsung color negro con su cmara y parlantes, Pero este PC
no cumple la funcin que la biblioteca de la institucin educativa liceo Luis Carls Galn
debido a que no emplea software por el momento, Por la razn de que se encuentra
defectuoso y no cumple con las funciones del proceso de matrcula. Ya en este caso se
observa que se emplea es una minuta de color azul clara donde se almacena todos los datos
del estudiante a la hora de realizarse alguna funcin. En esta minuta se ingresa todo como
Asistencia, Entrega de libros y prstamo.

Infraestructura.
Para el proceso de biblioteca la infraestructura se plantea casi nula ya que si hablamos al
computador que se maneja en el proceso que solo est conectado a la red pero no cumple
funciones y rara vez es iniciado. Por estos motivos la infraestructura de este proceso de
biblioteca se maneja de acuerdo a una minuta fsica donde est compuesta con todos los
requerimientos para prestar un libro a un estudiante.
Resumiendo lo dicho hablamos que este proceso abarca ms que todo es la minuta que es la
encargada de llevar a cabo todas las funciones de este proceso de biblioteca de la institucin
educativa liceo Luis Carlos Galn.

Diagramas de flujos de los proceso de matrcula y biblioteca.


Realizamos unos diagramas de flujo con el fin de dar a entender cmo funcionan estos
procesos de acuerdo con nuestros conocimientos que hemos aprendido en la tcnica
profesional de soportes de sistemas de informacin.

Diagrama de flujo del proceso de matrcula.


Comenzamos con el inicio del diagrama de flujo.

Casos de usos.
Les presentamos este caso de uso para darles a entender cmo funcionara este programa
dado los requisitos del proceso de la biblioteca. Se trabajaron casos de usos donde
observamos las funciones que puede cumplir este programa en el proceso de biblioteca, se
tiene en cuenta tambin que se puede analizar la informacin recolectada para prestar el libro
deseado y as identificar los requerimientos del alumno como se muestra en el siguiente
prototipo de casos de usos o anlisis de los requerimientos.

Diagrama de flujo del proceso de biblioteca.


Nosotros planteamos este caso de usos ya que en la institucin visitada el proceso de la
biblioteca no cuenta con un software activo en el momento ya que tiene problemas con el
sistema por lo tanto le propongo este programa para dar una solucin al problema que
presenta la biblioteca.

Diagrama de flujo del proceso de biblioteca.


Ahora les muestro el diagrama de flujo del proceso de la biblioteca de acuerdo al caso de uso
realizado.

Prototipo de navegacin del proceso de biblioteca.


Presento estas fotos para dar a conocer la herramienta que se maneja para llevar a cabo las
funciones del proceso de biblioteca ya que la institucin no presenta un software activo para
el proceso de biblioteca, por lo tato utilizan una minuta como herramienta para llevar a cabo
las funciones del proceso y as prestar los libros a los estudiantes que lo necesiten tomando
sus datos y la fecha del prstamo del libro.

Anlisis

En este proyecto podemos conocer dos procesos que realiza la institucin educativa Liceo
Luis Carlos Galn Sarmiento los cuales son:
Proceso de matrcula y proceso bibliotecario el cual brinda la institucin para que los
estudiantes tengan la facilidad de realizar trabajos de investigacin, Ya sea en la institucin o
de igual manera los estudiantes cuentan con la ventaja de prestar libros para llevarlo a casa
para ms comodidad del estudiante.
Son muy importantes estos procesos ya que la institucin realiza estas actividades con
algunos requisitos y por medio de este proyecto podemos obtener conocimientos y
analizaremos paso a paso lo que necesitamos y lo que es necesario para llevar a cabo el
proceso de matrcula y biblioteca segn la informacin recolectada en el colegio Luis Carlos
Galn Sarmiento del municipio de Carepa.
Para la matricula se realiza un cuestionario de lo primero que hay que hacer para matricular a
un alumno en esta institucin, Se necesita alguna documentacin para los alumnos de
primaria y los de secundaria como son:
Registro civil: Es donde se hace constar por autoridades competentes los nacimientos,
matrimonio defunciones y lo relacionado al estado civil de la persona.
Fotocopia de documento de identidad: Es importante para saber los datos de quien se est
matriculando y va a pertenecer a la institucin educativa y poseer los datos de este
estudiante.
Fotocopia de carnet de afiliacin al sistema de salud: El colegio necesita saber por si
alguna emergencia que Eps le brinda el servicio de salud al estudiante para que lo atienda
Fotocopia de carnet de vacunas al da: Constancia que el estudiante tenga las vacunas al
da para as evitar enfermedades que estn propagndose en el medio
Dos fotografas 3x4: Las cuales se usan una para el carnet estudiantil y otra para el archivo
de matricula
Cerficado de escolaridad o boletn notas del grado anterior al solicitado: para no tener
errores con el estudiante a largo plazo y realizar su entrada a la institucin educativa,
Adems la institucin cuenta con un sistema nacional llamado SINAI (Sistema de
Informacin Acadmica Institucional) es una plataforma en lnea que ofrece a las
instituciones educativas colombianas un conjunto de soluciones para la gestin de la
informacin acadmica enfoca principalmente la gestin de procesos de matrcula,
Planeacin, Evaluacin y promocin de los estudiantes. Es una aplicacin web y como tal
funciona totalmente sobre internet y ofrece todas las ventajas de disponibilidad en cualquier
momento o cualquier lugar que tenga acceso a internet no requiere de software especificado.

Podemos emplear nuestros proyecto aplicando conocimientos mediante aplicaciones de


encuestas formulacin de informes con la ayuda de los directivos que interacten
brindndonos informacin que determine la matricula en esta institucin el alumno necesita
una base de datos nacional para el acceso a la educacin al momento de matricularse es
miembro de la institucin a la cual se vincul por medio de este, Es importante los
acudientes y as poder desarrollar con ellos los acuerdos y normas de institucin las cuales
son dictados por el consejo directivo dependiendo la institucin.
Tambin se facilitar al acudiente informacin sabr todo lo que conlleva a mejorar y
facilitar el ingreso bajo una responsabilidad del acudiente y tomando en cuenta que esta
institucin con el proceso de matrcula suele consistir en la mayor parte de los casos en la
complementacin de los formularios correspondientes y la aportacin de la documentacin
adecuada.
Las hojas de formulario se pueden encontrar en la oficina de la secretara en los centros de
enseanza. All se recogen y se entregan durante el periodo de matrcula. Este tiene lugar un
tiempo antes del comienzo de las clases para que la administracin del centro tenga tiempo
de procesar los datos y organizar la informacin sobre los nuevos y viejos alumnos all se
lleva a cabo el censo de estudiantes que han sido ingresados al plantel educativo
En los formularios de matriculacin se encuentran campos que pueden abarcar desde las
informaciones ms bsicas sobre una persona:
El Nombre, los Apellidos o la Fecha de Nacimiento hasta detalles que solamente algunos han
de rellenar como el Nmero de becas recibidas o las preferencias en la eleccin de
asignaturas (no disponible en Primaria). Es comn tener que adjuntar fotografas recientes.
Los documentos acadmicos suelen estar ya en posesin del mismo centro o de algn otro.
En este ltimo caso, se efectuar un traslado de matrcula. Exige nota y los entes del colegio
de donde viene el estudiantes es importante porque as lo exige la normatividad de la
institucin
El proceso de matrcula nos facilita a todos como son los protocolos de la institucin
educativa en la cual se basa nuestro proyecto fcilmente con ayuda de herramientas
ofimticas lo cual se pone en prctica en este medio de comprensin a la hora de digitalizar
los datos de todos los estudiantes del platel con este software empleado
El proceso de matrcula es el conjunto de polticas, Procedimientos y actividades que
permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos
en el Sistema de Educacin Oficial del Pas. El sistema integrado de matrcula SIMAT es
una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrcula en todas sus
etapas, as como tener una fuente de informacin confiable y disponible para la toma de
decisiones. SIMAT es un sistema de gestin de la matrcula de los estudiantes de
instituciones oficiales que facilita la inscripcin de alumnos nuevos, el registro y la
actualizacin de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnos por Institucin, el
traslado del alumno a otra Institucin, as como la obtencin de informes como apoyo para la

toma de decisiones. Adicionalmente como apoyo a la matricula se tiene el registro y consulta


de las instituciones, la creacin de Sedes, jornadas, grados y grupos y el manejo de las
novedades relacionadas con estas, permitiendo la actualizacin de su informacin cuando sea
necesario. Mediante la automatizacin de este proceso, se logra sistematizar, consolidar y
analizar la informacin implicada en el mismo. Esto mejora los procesos de inscripcin,
asignacin de cupos y matrcula y por ende el servicio a la comunidad. El Sistema Integrado
de Matrcula SIMAT permite adems efectuar un seguimiento completo y detallado al
proceso de matrcula mediante el anlisis de los informes que provee.

Anexos

Bandera

Misin

Escudo

Visin

Bibliografa.
Google Acadmico
www.googleacademico.com
El programa dirigido por el proyecto PPI para desarrollar los diagramas de flujo de los
procesos de matrcula y biblioteca.
https://www.draw.io/
El sistema SINAI donde observamos cmo funciona y sus respectivas funciones en el sistema
de matrcula.
http://www.sinai.net.co/Web/Default.aspx?ReturnUrl=%2f

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