Computación 2

Mdulo: Computacin II
El mdulo Computacin 2 pertenece al Tercer ao del plan de estudio Bachiller en Economa y Gestin de las Organizaciones, Resolucin Provincial N 259 ME 2011 que se desarrolla desde la Universidad de La Punta mediante las Escuelas Pblicas Digitales.
Propsito
El objetivo principal de Computacin 2 consiste en que conozcas los diferentes tipos de bases de
datos y que puedas aprender a disear e implementar una base de datos relacional aplicando algunos otros conceptos asociados con el manejo de stas..
Fundamentacin
Las bases de datos y los sistemas de aplicacin que utilizan bases de datos se han convertido en
elementos imprescindibles en la vida cotidiana de la sociedad moderna. Por lo tanto, los conocimientos de base de datos son claves para ejercer cualquier actividad.
Con la ayuda de esta herramienta se puede recoger, consignar, ordenar, y actualizar permanentemente informacin; visualizar ms fcilmente las relaciones que caracterizan un conjunto de datos;
encontrar tendencias; jerarquizar informacin, y probar hiptesis. Es decir, una base de datos permite ir ms all del simple registro de los hechos, utiliza destrezas de pensamiento para explorar
la complejidad y el significado de los mismos. En la poca actual, la bsqueda y el procesamiento
de informacin constituyen una destreza imprescindible en casi todos los mbitos de la actividad
humana.
Duracin del Mdulo

Este mdulo de Computacin 2 se desarrolla en cuatro semanas intensivas de estudio. Para transitar el mdulo en el tiempo previsto debers dedicarle 12 horas de estudio con tu profesor/a y 9
horas de estudio independiente por semana.
Requisitos
El requisito fundamental para cursar esta materia es haber aprobado el mdulo Computacin 1.
Objetivos y esquema del mdulo

Antes que comiences con el estudio de Computacin 2 queremos presentarte, de forma sencilla,
cules son los objetivos que nos hemos planteado para este mdulo.
Bloque 2: Empleo de Formularios

Consulta General de registros
Consulta de Registros con criterios
Ingresar Registros
Ordenar
Bloque 3: Filtrado Automtico de Datos
Filtros
Criterios Personalizados
Objetivos y esquema del Mdulo

El acceso a la Informacin, de forma masiva, es uno de los aspectos caractersticos de la actualidad.
Y no podramos acceder a esta Informacin, si no existiesen grandes Bases de Datos para almacenarla.
Como las Bases de Datos, y los sistemas que las manejan, se han transformado en elementos imprescindibles en la vida actual, nosotros queremos que en este mdulo vos:
comprendas la importancia que tienen las Bases de Datos,
descubras que mucha de la Informacin que accedemos diariamente est alojada en grandes
Bases de Datos,
conozcas el concepto de Bases de Datos y sus caractersticas principales,
domines el modelo relacional de Base de Datos,
entiendas el concepto de los sistemas de Gestin de Bases de Datos,
conozcas las herramientas principales que ofrece Excel, para la Gestin de Bases de Datos
sencillas,
manejes las distintas funciones especficas de Excel para el manejo de Bases de Datos,
conozcas y apliques bsicamente la forma de modelar la realidad utilizando Bases de Datos.
Bloque 4: Filtros Avanzados

Extraccin de datos que concuerdan con un criterio
Bloque 5: Subtotales
Manejo de una planilla con Subtotales
Bloque 6: Funciones para Base de Datos
BDCONTAR
BDCONTARA
BDMAX
BDMIN
BDPRODUCTO
BDPROMEDIO
BDSUMA
BDEXTRAER
BDVAR
BDVARP
BDDESVEST
BDDESVEST
Programa de contenidos

Unidad N1 Introduccin a las Bases de Datos

Conceptos y diferencias entre Datos e Informacin.
Bases de Datos: Concepto.
Componentes de una Base de Datos:
Tablas, Formularios, Consultas, Informes y Macros
Componentes de una Tabla:
Campos. Tipos de Campos. Registros.
Sistemas Gestores de Bases de Datos: Concepto y Operaciones Bsicas.

Unidad N2 Gestin de Bases de datos con Excel

Bloque 1: Trabajos con Base de Datos en Excel
1.1 Datos e Informacin
UNIDAD 1.
Introduccin a las Bases de Datos
Para poder guardar y recuperar esa informacin necesitamos de un sistema de almacenamiento que sea fiable,
fcil de manejar, eficiente (que es la Base de Datos), y
de aplicaciones capaces de llevar a cabo esa tarea y de
obtener resultados a partir de la informacin almacenada
(que son los Gestores de Bases de Datos).
Objetivos

No cabe duda que la informacin es la base de nuestra

sociedad actual. Recibimos y manejamos volmenes
enormes de informacin, y la computadora es la herramienta que nos permite almacenar y tratar esa informacin.
distingas la diferencia entre Dato e Informacin,

comprendas que es una Base de Datos,
reconozcas los elementos ms importantes que forman una Base de Datos,
puedas identificar con claridad qu es un campo y qu es un registro,
conozcas que es un Sistema Gestor de Bases de Datos y cules son sus funciones principales.
Esquema
Antes de describir qu es una base de datos, es importante ponernos de acuerdo sobre algunos trminos que usaremos a lo largo de este mdulo, como son datos e informacin. Es comn que estos
trminos se tomen incorrectamente como sinnimos, cuando no lo son.
Los datos son smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se
caracterizan por no contener ninguna informacin. Un dato puede significar un nmero, una letra, un
signo ortogrfico o cualquier smbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una
descripcin. La importancia de los datos est en su capacidad de asociarse dentro de un contexto
para convertirse en informacin.
Informacin es un conjunto de datos significativos y pertinentes, que describen sucesos o entidades.
A diferencia de los datos, la informacin tiene significado para quien la recibe.
Una Base de Datos toma significado cuando los datos all almacenados nos dan informacin.
1.2 Bases de Datos
Habiendo aclarado la diferencia que existe entre datos e informacin, vamos a definir qu es una
base de datos.
La definicin formal de una Base de Datos dice que es un Conjunto exhaustivo no redundante de
datos estructurados, organizados independientemente de su utilizacin y su implementacin en mquinas accesibles en tiempo real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de informacin diferente. Complicada no?
1.4 Componentes de una Tabla
De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es ms que un conjunto de datos relacionados, que se encuentran agrupados o estructurados.
Hay cinco modelos principales de bases de datos:
El modelo jerrquico.
El modelo en red.
El modelo relacional (el ms extendido hoy en da; los datos se
almacenan en tablas y se accede a ellos mediante consultas).
El modelo de bases de datos deductivas.
El modelo orientado a objetos.
En este mdulo vamos a profundizar sobre las Bases de Datos
Relacionales.
De una manera sencilla podemos decir que una Base de Datos est compuesta por Tablas. Y cada
Tabla est formada por Campos y Registros.
Seguramente, alguna vez has visto un fichero como este:
1.3 Componentes de una Base de Datos
Si bien las Bases de Datos no son todas iguales, podemos nombrar algunos componentes comunes:
Tablas: comprende definicin de tablas, campos, relaciones e ndices. Es el componente principal de las Bases de Datos Relacionales.
Formularios: se utilizan principalmente para actualizar datos.
Consultas: se utilizan para ver, modificar y analizar datos.
Informes: se utilizan para presentar los datos en formato impreso.
Macros: conjunto de instrucciones para realizar una operacin determinada.
Todos estos componentes los vamos a ver en profundidad en la Unidad siguiente, aplicados a un
software especfico. Slo vamos a aclarar algunos conceptos referidos a las Tablas en el siguiente
apartado.
El fichero completo sera la Base de Datos. Y cada uno de los cajones vendra a ser una Tabla. A su
vez, cada cajn tiene fichas, que seran los registros. Y en cada ficha tiene distintos tipos de informacin, que seran los Campos.
Veamos ahora con ms profundidad, qu son los Campos y los Registros.
Campos
Campos: unidad bsica de una base de datos. Almacenan datos simples referidos a una entidad. Un
campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden
empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de
exclamacin o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripcin de un
campo, permite aclarar informacin referida a los nombres del campo.
El tipo de campo, permite especificar el tipo de dato que cargaremos en dicho campo. Estos datos
pueden ser:
texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255;
memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres;
numrico: para introducir nmeros;
fecha/hora: para introducir datos en formato fecha u hora;

moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario;
autonumrico: en este tipo de campo Access numera automticamente el contenido;
si/no: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo Si/No,
Verdadero/Falso, etc.;
objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.;
hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina;
webasistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de
una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
1.5 Sistemas Gestores de Bases de Datos
Un gestor de base de datos o sistema de gestin de base de datos (SGBD o DBMS) es un software que permite introducir, organizar y recuperar la informacin de las bases de datos; en definitiva,
administrarlas.
Adems del tipo de Dato, existe un campo que permite identificar y localizar un registro de manera
gil y organizada, que se llama campo clave.
El propsito general de los sistemas de gestin de bases de datos es el de manejar de manera clara,
sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirn en informacin relevante para una organizacin.
Registros
Algunas operaciones bsicas que podemos realizar con un gestor de bases de datos son:
Registros: es el conjunto de informacin referida a una

misma persona u objeto. Un registro vendra a ser algo as
como una ficha.
Un campo se refiere a un tipo o atributo de informacin, y
un registro a toda la informacin sobre un individuo. Por
ejemplo, en una base de datos que almacene informacin de tipo agenda, un campo ser el NOMBRE, otro la
DIRECCIN..., mientras que un registro viene a ser como
la ficha en la que se recogen todos los valores de los
distintos campos para un individuo, esto es, su nombre,
direccin, etc. Y la Tabla vendra a ser el lugar que contiene todos los registros.
Los datos pueden aparecer en forma de texto, nmeros, grficos, sonido o video. Normalmente las
bases de datos presentan la posibilidad de consultar datos, bien los de un registro o los de una serie
de registros, que cumplan una condicin. Tambin es frecuente que se puedan ordenar los datos o
realizar operaciones sencillas, aunque para clculos ms elaborados haya que importar los datos en
una hoja de clculo. Para facilitar la introduccin de los datos en la base se suelen utilizar formularios; tambin se pueden elaborar e imprimir informes sobre los datos almacenados.
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crear una base de datos,

introducir datos en una base de datos,
modificar informacin existente,
eliminar informacin de la base de datos,
buscar un dato en concreto,
clasificar los registros de la base de datos,
copiar el contenido de una base de datos en
otra,
realizar consultas sobre el contenido de una
base de datos,
realizar clculos basndose en el contenido
de una base de datos,
imprimir los datos existentes,
eliminar una base de datos,
asignar nombre a una base de datos.
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Actividad Unidad 1
Para reafirmar los conceptos vistos hasta este momento, te invitamos a realizar el siguiente crucigrama.
Resumen de la Unidad 1
En esta Unidad comenzamos estableciendo una diferencia entre Dato e Informacin.
Los datos son smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se
caracterizan por no contener ninguna informacin.
Informacin es un conjunto de datos significativos. A diferencia de los datos, la informacin tiene
significado para quien la recibe.
Despus estudiamos que una base de datos es un conjunto de datos relacionados, que se encuentran agrupados o estructurados. Y que hay distintos modelos, como jerrquico, en red, relacional (el
ms extendido hoy en da), deductivo y orientado a objetos.
Entre los componentes de una Base de Datos mencionamos:
Tablas,
Formularios,
Consultas,
Informes,
Macros.
Slo profundizamos sobre dos elementos de las Tablas (campos y registros), porque el resto de los
componentes los veremos en la Unidad siguiente.
Campo: unidad bsica de una base de datos. Almacenan datos simples referidos a una entidad.
Seran las columnas en una Tabla comn.
Registros: es el conjunto de informacin referida a una misma persona u objeto. Vendra a ser una
fila de una Tabla.
URL: http://leg.msal.gov.ar/derechos.htm?
Y el ltimo tema de la Unidad fueron los Sistemas Gestores de Bases de Datos, que son programas
que permiten introducir, organizar y recuperar la informacin de las bases de datos; en definitiva,
administrarlas.
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Autoevaluacin Unidad 1
Cuestionario SCORM
UNIDAD 2.
Gestin de Bases de Datos con
Excel
Objetivos

distingas la diferencia entre Dato e Informacin,

comprendas que es una Base de Datos,
reconozcas los elementos ms importantes que forman una Base de Datos,
puedas identificar con claridad qu es un campo y qu es un registro,
conozcas que es un Sistema Gestor de Bases de Datos y cules son sus funciones principales.
Esquem
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Contenidos de la unidad 2
Extraccin de datos que concuerdan con un criterio

En la Unidad anterior mencionamos los Sistemas gestores de Bases de Datos, y dijimos que eran
programas especficos para el manejo de Bases de datos. Como ejemplos podemos nombrar:
MySQL
Microsoft SQL Server
Microsoft Access
Oracle
En esta Unidad vamos a profundizar el conocimiento de Microsoft Excel, orientando su uso al manejo de Bases de Datos. Cabe aclarar que Excel no es un Sistema Gestor de Base de Datos, pero
consideramos que aprender un programa nuevo te llevara mucho tiempo, y escapa a los objetivos
del presente mdulo.
Al hablar de bases de datos en Microsoft Excel no nos referimos a que ste lleve a cabo las funciones de un sistema gestor de bases de datos, sino ms bien a que podemos aprovechar la potencia
de clculo de la aplicacin para procesar datos, que podemos escribir directamente o importar de
bases de datos y aplicaciones externas.
Excel tiene la posibilidad de recoger automticamente el resultado de consultas a bases de datos,
ficheros de texto, otras hojas de clculo, etc., y realizar clculos con los datos importados. Adems
dispone de un conjunto de funciones especiales de bases de datos y de la posibilidad de crear informes de tablas y grficos dinmicos a partir de agregados de las tablas. Todo esto es lo que aprenderemos a utilizar en esta Unidad.
Esta Unidad est dividida en 6 Bloques:
Unidad N1 Introduccin a las Bases de Datos
Manejo de una planilla con Subtotales- Niveles de detalle

1) BDCUENTA
2) BDCONTARA
3) BDMAX
4) BDMIN
5) BDPRODUCTO
6) BDPROMEDIO
7) BDSUMA
8) BDEXTRAER
9) BDVAR
10) BDVARP
11) BDDESVEST
Conceptos y diferencias entre Datos e Informacin.

12) BDDESVESTP
Es fundamental que prestes atencin a cada una de las explicaciones y que vayas haciendo cada
uno de los ejemplos en tu propia Base de Datos.
Ante cualquier duda que te pudiera surgir, consulta con tu tutor.
Consulta General de registros

Consulta de Registros Seleccionados
Ingresar Registros
Menu datos- Ordenar
El software que vas a profundizar no es difcil, pero no lo vas a aprender a manejar si no hacs todos
los ejemplos y las actividades.

Filtros
Criterios Personalizados
En la Unidad anterior mencionamos los Sistemas gestores de Bases de Datos, y dijimos

que eran programas especficos para el manejo de Bases de datos. Como ejemplos podemos nombrar:
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s fundamental que prestes atencin a cada una de las explicaciones y que vayas haciend
Para trabajar en esta Unidad vamos a usar una Base de Datos, que en este caso es una Tabla,
relacionada a un listado inmobiliario, donde figuran para la venta o alquiler Departamentos, Casas,
Locales y Oficinas.
En esta Tabla figuran campos, donde se especifican qu propiedades fueron vendidas o alquiladas,
con las fechas en que se realiz la operacin.
Esta es la Base de Datos que vamos a utilizar para explicar todas las herramientas que Excel contiene, desde filtros, auto filtros, filtros avanzados, etc.
Incluir Formulario a la Barra de Acceso Rpido

En el siguiente video te mostramos de manera sencilla cmo incluir la Herramienta Formulario a la
Barra de Acceso rpido, y cmo se utiliza para ingresar datos.
URL: http://dai.ly/x2qtq9l
Consulta General de Registros
Para utilizar el Formulario hay que ubicarse sobre cualquier celda de la Tabla y presionar el comando
que insertamos en la barra de acceso rpido.
En el caso de este ejemplo, una de las columnas est identificada por un cdigo, que hace referencia a un grupo de elementos con caractersticas similares (1M, 2D1, 3D2, etc.) Este campo es muy
importante para las operaciones que vamos a realizar ms adelante (carga, ordenar, agrupar, identificar etc.)
Base de Datos de Trabajo
En esta seccin te vamos a pedir que descargues la Base de Datos con la que vamos a trabajar en
los Bloques siguientes.
Para descargarla, tens que hacer clic en el siguiente enlace.
Lo primero que tens que hacer luego de descargarla en tu mquina es cambiarle el nombre, para
que slo vos puedas ir hacindole las modificaciones que te vamos a indicar. El nombre que tiene
que tener es la siguiente:
Base de Datos Nombre Apellido

s fundamental que prestes atencin a cada una de las explicaciones y que vayas haciend
Excel tiene una herramienta que vamos a utilizar mucho para hacer todo tipo de consultas en nuestra tabla. Se llama Formulario, y no se muestra directamente dentro de la cinta de comandos.
A lo largo de este Bloque te vamos a mostrar como incluir esta herramienta en la Barra de Acceso
Rpido, y cmo utilizarla para la consulta y modificacin de datos.
Dentro del formulario como se puede apreciar en la imagen, a la izquierda se ubican los datos de los
elementos de la lista, con el nombre al costado de cada ttulo de la lista. A la derecha en este caso
lo que nos interesa es Buscar siguiente, que permite al pulsar, avanzar en el listado a travs del
formulario o Buscar anterior en el caso de querer volver atrs.
Puede apreciarse, arriba a la derecha del formulario figura la cantidad de registros de la lista en este
caso 80
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Consulta de Registros con criterios
Incorporar
Cod
Descripcion
Costo
La Herramienta Formulario tambin nos permite hacer una consulta de datos con un criterio determinado.
Por ejemplo: Quiero consultar cuantos departamentos se vendieron de 2 dormitorios con un costo
superior a $ 600.000 y durante el ao 2014.
En este caso se recurre nuevamente al botn Formulario, y luego presionamos criterios.
Aparece el formulario en blanco.
Introducir:
2D1
Dto 1 Dormitorio
$ 350.600
Cod 3D2
Costo >600000
Vendido Si
Fecha >31/12/2013
Accionar el botn Cerrar

Se realiza la misma operacin en el caso de eliminar un registro accionando en este caso el botn
eliminar
Ordenar
Luego Accionamos Buscar siguiente
Automticamente el formulario selecciona 2 departamentos a un costo de $690.000 con fecha
12/01/2014 y otro a un costo de $ 890.000 con fecha 23/11/2014
Ingresar Registros
En este caso queremos incorporar a la venta un Departamento de 1 Dormitorio a un costo de $
350.600.
Se recurre nuevamente a Datos-Formulario accionar el botn nuevo
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Volviendo al registro incorporado, el nuevo registro se incorpora en la Lista en la ltima fila de la misma. Para incorporarlo en el lugar que le corresponde debemos recurrir a otra herramienta de Excel
Primero vamos a la pestaa Datos, y presionamos el botn Ordenar Boton Ordenar
Luego aparece un cuadro en donde tenemos que tildar la casilla que dice Mis datos tienen encabezados. Luego presionar el botn agregar nivel, hasta que nos quede como la siguiente figura, y
luego clic en Aceptar.
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La palabra Filtrar hace referencia a seleccionar, elegir, discriminar algo, respecto de un todo.
Por ejemplo, un filtro de aire intenta separar el polvo del aire; un filtro de caf separa los granos de
caf del lquido; etc.
En Excel, filtrar es mostrar parte de una Tabla, de acuerdo a un criterio deseado. O sea, producir la
visualizacin de una eleccin de elementos o filas que interesan en la lista correspondiente.
En este Bloque te vamos a mostrar cmo aplicar esta herramienta a una Base de Datos
Filtros
Hasta aqu has aprendido las funciones que ms se utilizan con respecto a la herramienta Formulario.
Para aplicar esta herramienta, vamos a ir mostrando ejemplos, y vos vas a ir haciendo las mismas
operaciones en tu Base de Datos
Como primer ejemplo interesa que la base de datos se reduzca solamente a locaciones vendidas
Para esto, primero hacemos clic en cualquier celda activa de la Tabla, y luego seleccionamos la
pestaa Datos, y hacemos clic en el Botn Filtro Boton Filtro
Como puede apreciarse, en las celdas de encabezamiento se encuentra asociada una lista desplegable, simbolizada con este smbolo Despegable
Situarse sobre la celda de encabezamiento Vendido, pulsar sobre el control que despliega la lista,
y dejar seleccionada slo la casilla Si
Al realizar esta operacin, nuestra Base de Datos queda reducida a 25 registros, que son las 25
propiedades que se han vendido.
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Realizando la misma operacin pero sobre los inmuebles alquilados se obtendra una lista de 21
registros.
Lo explicado hasta el momento es la primera de las posibilidades que permite el filtrado de datos.
Criterios Personalizados (Ejemplo 1)
En este caso, lo que nos interesa saber son las ventas ejecutadas en el primer semestre del ao
2014.
Partiendo de la base filtrada donde se encuentran las locaciones vendidas, se aplican criterios personalizados sobre la fecha de venta.
Sobre la celda Fecha se despliega la lista segn la imagen siguiente:
Si has venido trabajando segn las indicaciones dadas, el resultado de este filtro personalizado tendra que darte como resultado 9 registros, que son las propiedades vendidas en el primer semestre
de 2014, como muestra la siguiente imagen:
Criterios Personalizados (Ejemplo 2)

En este otro ejemplo sobre Autofiltros- criterios personalizados, se desea saber si existe en alquiler
un departamento de 2 dormitorios, cuyo costo se encuentre entre $4200 y $5300.
Luego ejecutamos una combinacin de criterios, en donde por un lado dejamos como se aprecia en
la imagen accionada la accin Y; en la celda de arriba seleccionamos de es posterior a y colocamos 31/12/2013; y en la celda de abajo desplegamos es anterior a y colocamos 01/07/2014,
obteniendo de esta manera, las ventas ejecutadas en el primer semestre del ao 2014:
Ejecucin paso por paso

1) Datos / Filtro
2) Sobre columna Cod, seleccionar 3D2
3) Luego, sobre la columna Alquilado filtrar (Vacias) (para obtener las propiedades no alquiladas)
4) Despus, sobre la columna Alquiler Seleccionar ( personalizar)
5) Aparece la opcin Autofiltro Personalizado- Colocar:
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Izquierda -es mayor o igual que
derecha
4200
derecha
5300
Debajo
Izquierda es menor o igual que
Si queremos filtrar los registros de la Base de Datos por una condicin ms compleja, Excel nos ofrece la opcin Avanzadas, que se encuentra en la misma pestaa de Datos, al lado de Filtro. Esta
herramienta no es difcil de usar, pero requiere que tengamos en nuestra Hoja de clculo una zona
dedicada a los criterios de filtrado. A continuacin te vamos a explicar cmo se trabaja en esta zona,
para luego explicarte cmo se usa este filtro.
Criterios de filtrado
El filtro avanzado tiene una sintaxis propia, y un parmetro que hay que completar es el de los criterios de filtrado (rango_criterios). Para formar las condiciones que vayamos a utilizar este parmetro,
debemos reservar una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones, zona que llamaremos zona de criterios.
En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la Base de datos
que intervienen en la condicin, (lo mejor es copiarlos de la Tabla) y debajo indicaremos las condiciones.
Como resultado se obtiene que existe un departamento en alquiler que rene las caractersticas
especificadas
Por ejemplo, si de nuestra Base de datos queremos filtrar los inmuebles que estn alquilados, en la
zona de criterios debajo de la celda Alquilado, tenemos que escribir escribimos Si, esto equivale a
definir la condicin Alquilado=Si.
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor, ponemos
directamente el valor Si.
El ejemplo dado anteriormente, se podra haber realizado perfectamente con los autofiltros, sin necesidad de recurrir a los filtros avanzados.
Normalmente, se recurre a los filtros avanzados cuando necesitamos combinar varias condiciones.
Para realizar estas operaciones se usan los operadores lgicos Y y O.
Operador lgico Y
En la zona de criterios de filtrado, si las condiciones estn escritas en la misma fila, estarn unidas
por el operador Y. Es decir, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones
de la fila.
Por ejemplo, si queremos conocer los Monoambientes que el alquiler sea menor a $2500. Claramente los registros buscados tienen que cumplir las dos condiciones:
Monoambientes Y <2500
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Por esta razn, en la zona de criterios, ambas condiciones tendran que ir en la misma fila, como
muestra la siguiente figura:
Cod.
1M
Alquiler
< 2500
En este cuadro tenemos que completar:

Rango de la lista: Aqu especificamos todo el rango de nuestra Base de Datos. Si antes de abrir el
filtro avanzado, nos situamos en una casilla activa de la Tabla, Excel reconoce automticamente el
rango de toda la tabla. Si no ocurre esto, hay que seleccionarlo manualmente.
Operador lgico O
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona
de criterios, que explicamos en la seccin anterior).
En un criterio de filtrado, si las condiciones estn escritas en distintas filas, estarn unidas por el
operador O. En este caso, el registro aparecer en el resultado del filtrado si cumple al menos una
de las condiciones.
Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin
Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el lugar donde queremos
que se extraiga el resultado del filtrado.
Un ejemplo sencillo para que se entienda mejor. Queremos filtrar todos los departamentos de 2 y 3
Dormitorios. En este caso el criterio para filtrar sera Dto 2 Dormitorios O Dto 3 Dormitorios.
Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los
mismos valores) desaparecern.
Por esta razn, en la zona de criterios, las condiciones tendran que ir en distintas filas, como muestra la siguiente figura:
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro - Mostrar todo.
Con un poco de prctica vas a poder formar condiciones realmente complejas.

Cmo se utiliza el Filtro Avanzado?
Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, pulsaremos en
, en la seccin Ordenar
y filtrar de la pestaa Datos. Al pulsar, nos aparece una imagen similar a la siguiente:
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Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la Tabla siguiente:
Para introducirte al desarrollo de este tema te proponemos que mires los siguientes videos, que
muestran una Base de Datos obtenida luego de un proceso electoral. Algunos datos varan con respecto a nuestro pas, debido a que el video no es argentino.
Te invitamos a ver este video donde se presenta el problema de hacer subtotales de cada tem de la
eleccin:
URL: http://dai.ly/x2qtl7j
Este segundo video presenta cmo utilizar la herramienta Subtotales para resolver el problema planteado en el video anterior, para hacer las operaciones ms sencillas:
URL: http://dai.ly/x2qtp7a
Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con informacin que est organizada como una base de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera
fila tiene los ttulos de cada columna.
Estas funciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen
con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.
Son similares a las funciones que ofrece Excel en general, pero diseadas especficamente para el
tratamiento de Bases de Datos.
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna pero aadiendo
una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando previamente un
filtro.
Por ejemplo: si tenemos una columna con el beneficio obtenido por determinados automviles (ver
figura ms abajo) y queremos saber cunto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la
funcin suma porque sumara todos los automviles. En este caso lo podramos conseguir con la
funcin de base de datos BDSUMA incluyendo la condicin de filtrado automvil=Ford.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan la misma estructura:
FUNCION(datos; campo; criterios)
FUNCIN
BDCUENTA
BDCONTARA
BDMAX
BDMIN
BDPRODUCTO
BDPROMEDIO
BDSUMA
BDEXTRAER
BDVAR
BDVARP
DESCRIPCIN
Cuenta las celdas que contienen un nmero.
Cuenta las celdas que contienen un valor.
Obtiene el valor mximo.
Obtiene el valor mnimo.
Obtiene el producto de los valores indicados.
Obtiene el promedio de los valores indicados.
Obtiene la suma de los valores indicados.
Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de
seleccin.
Calcula la varianza sobre una muestra de valores.
Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo.
BDDESVEST
BDDESVESTP
Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores.

Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un campo.
A continuacin veremos cada funcin por separado. Al final de cada descripcin hay un ejemplo.
Vos tens que hacer lo mismo que el ejemplo en tu Base de Datos, y comprobar que te de el mismo
resultado.
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Funcin BDCUENTA
Ejemplo: Queremos saber cuantos registros tienen algn nmero en el campo aos, que cumplan
con las siguientes condiciones
Sintaxis: BDCUENTA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Automvil = Ford y Plazas > 5 (Igual que el ejemplo anterior)
Descripcin: Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo),
considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
Resolucin: Escribir
BDCONTARA(A5:E14;Aos;A1:E2)
Como resultado obtenemos --> 2
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
En nuestro caso esta funcin tendra el mismo resultado que la anterior, pues en la columna aos
todos los registros tienen completos sus datos.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros
que entran en el recuento.
Funcin BDMAX
Ejemplo: Queremos saber cuantos registros tienen algn nmero en el campo aos, que cumplan
con las siguientes condiciones
Sintaxis: BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Automvil = Ford y Plazas > 5 (Record que cada ejemplo lo tens que hacer en tu propia Base de
Datos, y comprobar que te de el mismo resultado)
Descripcin: Devuelve el valor mximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
Resolucin: Escribir
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

BDCUENTA(A5:E14;Aos;A1:E2)
Cmo se forman las condiciones?
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo.
que entran en el clculo.
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base
de datos). Esto es similar a la zona de criterios que utilizamos en los filtros avanzados.
Ejemplo: Se quiere saber cual es el mayor beneficio entre los automviles Ford o Peugeot
Resolucin: Escribir
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de clculo.
Para realizar una operacin en toda una columna de la base de datos, introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
BDMAX(A5:E14;Beneficio;A1:A3)
Funcin BDMIN
Funcin BDCONTARA
Sintaxis: BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Sintaxis: BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Descripcin: Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
Descripcin: Devuelve el valor mnimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.

nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
32
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la n que deben cumplir los registros que entran
en el clculo.
33
Ejemplo: Se quiere saber cual es el menor beneficio entre los automviles Ford o Peugeot
Funcin BDSUMA
Resolucin: Escribir
Sintaxis: BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
BDMIN(A5:E14;Beneficio;A1:A3)
Descripcin: Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
Funcin BDPRODUCTO
Sintaxis: BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Descripcin: Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
Ejemplo: Queremos saber la suma de los beneficios de los auto Ford y Peugeot
Resolucin: Escribimos
BDSUMA(A5:E14;Beneficio;A1:A3)
Ejemplo: Queremos saber el producto de la Rentabilidad de los automviles Ford y Peugeot
Funcin BDEXTRAER
Sintaxis: BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
BDPRODUCTO(A5:E14;Rentabilidad;A1:A3)
Descripcin: Extrae de la base de datos un nico valor contenido el campo indicado y en la fila que
cumpla la condicin establecida mediante el rango de criterios.
Funcin BDPROMEDIO
Sintaxis: BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.
Descripcin: Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo),
considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin, de una columna o lista
que cumplen los criterios establecidos.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la n que debe cumplir el registro buscado.
Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #NUM!.
Ejemplo: Queremos saber qu automvil tiene una rentabilidad = 9
Resolucin: Primero tenemos que escribir en la zona de criterios, debajo de Rentabilidad, el valor 9
(casilla D2)
Ejemplo: Queremos saber el promedio de los beneficios de los automviles Ford
Luego escribimos la funcin

BDEXTRAER(A5:E14;Automovil;D1:D2)
Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #VALOR!.
BDPROMEDIO(A5:E14;Beneficio;A1:A2)
Como resultado obtenemos --> 110,33
34
Como resultado obtenemos --> Ford , el valor del campo Automovil en la fila que cumpla la condicin incluida en el rango D1:D2
35
Nota: este ejemplo funciona porque hay un slo registro que cumple la condicin, hay un solo automovil con rentabilidad 9.
Funcin BDDESVEST
Sintaxis: BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Funcin BDVAR
Sintaxis: BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Descripcin: Calcula la desviacin estndar basndose en una muestra de los valores contenidos en
una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.
Descripcin: Calcula la varianza basndose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.

Ejemplo: Queremos calcular la desviacin estndar de los beneficios de los automviles Ford y Peugeot
BDDESVEST(A5:E14;Beneficio;A1:A3)
Ejemplo: Queremos calcular la varianza de los beneficios de los autos Ford

BDVAR(A5:E14;Beneficio;A1:A2)
Funcin BDDESVESTP
Funcin BDVARP
Sintaxis: BDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Sintaxis: BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Descripcin: Calcula la desviacin estndar basndose en todos los valores contenidos en una
determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.
Descripcin: Calcula la varianza basndose en todos los valores contenidos en una determinada
columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.

Ejemplo: Queremos calcular la varianza de los beneficios de los autos Ford
Ejemplo: Queremos calcular la desviacin estndar de los beneficios de los automviles Ford y Peugeot
BDVARP(A5:E14;Beneficio;A1:A2)
36
BDDESVESTP(A5:E14;Beneficio;A1:A3)
37
Autoevaluacin Unidad 2
Cuestionario SCORM
Pregunta de Eleccin Mltiple
38
39
Autoevaluacin del mdulo
Cuestionario SCORM
Indica Verdadero o Falso segn corresponda:
Pregunta de Seleccin Mltiple
40
41
Autoevaluacin con el tutor (obligatorio)

Realiza estas actividades en UN WORD Y MNDALAS A TU TUTOR A TRAVS DE LA CARPETA:
SUBIR TAREAS.
Unidad 1 Introduccin a las Bases de Datos

En esta actividad tens que contestar las siguientes preguntas. A las respuestas las tens que compartir con tu tutor, para que las corrija. (en la pestaa Postear con)
1) En qu aspectos de tu vida diaria te parece que sera til utilizar una computadora para registrar
valores, sacar cuentas, promedios etc.?
2) Te parece importante aprender conceptos acerca de las Bases de Datos? Por qu?
Unidad 2 Gestin de Bases de Datos con Excel

Teniendo en cuenta la Base de Datos que hemos utilizado en la Unidad 2, referida a una inmobiliaria,
queremos en este momento profundizar sobre los criterios del filtro avanzado, para clarificar cundo
utilizamos el operador lgico Y o el operador O.
En este caso vas a tener que contestar las siguientes preguntas, y enviarle las respuestas a tu tutor
para que las corrija.
(Antes de enviar el resultado, comprob las respuestas en tu Base de Datos)
1) Quiero saber qu departamentos de 1 dormitorio tienen un costo entre $360.000 y $410.000.
Cmo tendra que escribir el criterio para aplicar un filtro avanzado?
2) Quiero ver todas las propiedades que estn vendidas y todas las que estn alquiladas. Cmo
tendra que escribir el criterio para aplicar un filtro avanzado?
3) Quiero ver los monoambientes y departamentos de 1 y 2dormitorios que estn alquilados. Cmo
tendra que escribir el criterio para aplicar un filtro avanzado?
4) Quiero ver los departamentos de 1 dormitorio que se hayan vendido por ms de $390.000, y los
de 2 dormitoriosque hayan sido vendidos por ms de $570.000. Cmo tendra que escribir el criterio para aplicar un filtro avanzado?
42
43
Referencias
Henao Alvarez, Octavio (1996), Las Bases de Datos como herramienta didctica, UNIANDES LIDIE, Colombia, Vol. 9 , No. 3, pp. 193-204.
Arvalo, Lidia (2008), Una metodologa para ensear Bases de Datos en un curso de pregrado,
Escuela de Ciencias de la Computacin e Informtica,
Universidad de Costa Rica.
Gutierrez Diaz, Alejandro, Bases de Datos, Centro Cultural Itaca S. C.
Fernandez, Gonzalo Hector , Bases de datos con Excel, [Web en linea]. Disponible en Internet
desde <http://www.mailxmail.com/curso-excel-ofimatica-software/bases-datos-excel>
Funciones de Bases de Datos, [Web en linea]. Disponible en Internet desde <http://exceltotal.
com/funciones/base-de-datos/>
Funciones de Excel BD, [Web en linea]. Disponible en Internet desde <http://www.aulaclic.es/excel2010/t_16_4.htm#a1>
Cmara Narrea, Ramn, Bases de Datos.[Web en linea]. Disponible en Internet desde <http://html.
rincondelvago.com/base-de-datos_8.html>
Estudioteca.net, Gestor de base de datos, [Web en linea]. Disponible en Internet desde <http://
www.estudioteca.net/universidad/telecomunicaciones/gestor-base-datos/>
Wikipedia. Enciclopedia de contenido libre, Bases de Datos, [Web en linea]. Disponible en Internet
desde <http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos>
Wikipedia. Enciclopedia de contenido libre, Bases de Datos relacional, [Web en linea]. Disponible
en Internet desde <http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_relacional>
Wikipedia. Enciclopedia de contenido libre, Sistema de gestin de bases de datos, [Web en linea].
Disponible en Internet desde <http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_gesti%C3%B3n_de_bases_
de_datos>
EcuRed, Sistema Gestor de base de Datos, [Web en linea]. Disponible en Internet desde <http://
www.ecured.cu/index.php/Sistema_Gestor_de_Base_de_Datos>
44
45

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Mdulo: Computacin II

Duracin del Mdulo

Objetivos y esquema del mdulo

Bloque 2: Empleo de Formularios

Objetivos y esquema del Mdulo

Bloque 4: Filtros Avanzados

Unidad N1 Introduccin a las Bases de Datos

Unidad N2 Gestin de Bases de datos con Excel

1.1 Datos e Informacin

No cabe duda que la informacin es la base de nuestra

distingas la diferencia entre Dato e Informacin,

1.2 Bases de Datos

1.4 Componentes de una Tabla

1.3 Componentes de una Base de Datos

fecha/hora: para introducir datos en formato fecha u hora;

1.5 Sistemas Gestores de Bases de Datos

Registros: es el conjunto de informacin referida a una

crear una base de datos,

distingas la diferencia entre Dato e Informacin,

Extraccin de datos que concuerdan con un criterio

Unidad N1 Introduccin a las Bases de Datos

Manejo de una planilla con Subtotales- Niveles de detalle

Conceptos y diferencias entre Datos e Informacin.

Bloque 2: Empleo de Formularios

Ante cualquier duda que te pudiera surgir, consulta con tu tutor.

Consulta General de registros

Bloque 3: Filtrado Automtico de Datos

En la Unidad anterior mencionamos los Sistemas gestores de Bases de Datos, y dijimos

Bloque 4: Filtros Avanzados

Bloque 1: Trabajos con Base de Datos en Excel

Incluir Formulario a la Barra de Acceso Rpido

Bloque 2: Empleo de Formularios

Consulta de Registros con criterios

Accionar el botn Cerrar

Bloque 3: Filtrado Automtico de Datos

Criterios Personalizados (Ejemplo 2)

Ejecucin paso por paso

Izquierda -es mayor o igual que

Bloque 4: Filtros Avanzados

En este cuadro tenemos que completar:

Con un poco de prctica vas a poder formar condiciones realmente complejas.

Bloque 6: Funciones para Base de Datos

Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

Cmo se forman las condiciones?

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.

Ejemplo: Queremos saber qu automvil tiene una rentabilidad = 9

Ejemplo: Queremos saber el promedio de los beneficios de los automviles Ford

Luego escribimos la funcin

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.

Ejemplo: Queremos calcular la varianza de los beneficios de los autos Ford

rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

Ejemplo: Queremos calcular la varianza de los beneficios de los autos Ford

Pregunta de Eleccin Mltiple

Autoevaluacin del mdulo