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Caso prctico: Organigrama y Departamentalizacin

CASO: VINOS BRAVO


INTRODUCCION
Las Canarias son conocidas como las islas afortunadas, por el clima que disfrutan
los doce meses del ao; por esto no es de extraar la avalancha turstica que
constantemente las invade. Esta cantidad de turistas, no solamente peninsulares,
sino de toda Europa y ltimamente del resto del mundo.
Pedro Bravo, consciente de esta deficiencia, fund en 1948 una casa importadora
y distribuidora de vinos. Sus mercancas tuvieron una gran acogida no solamente
entre los turistas, sino tambin entre los lugareos.
En 1970, dada la creciente afluencia de turismo extranjero, vinos Bravo comenz a
importar vinos europeos; la aceptacin de stos fue reducida y desigual. Por
ejemplo, los vinos italianos no encontraron mercado, mientras que los blancos del
Rhn tuvieron mejor acogida de lo esperado. Ahora se conoce mejor el mercado, y
la demanda real no difiere sustancialmente de nuestras previsiones. Los vinos
extranjeros ms solicitados son los burdeos y los beaujolais, de los que se
mantiene un suministro, pequeo pero constante, a los principales hoteles de las
islas. Los vinos extranjeros suponen en la actualidad el 7% de la facturacin.
Vinos Bravo, aunque tiene sus oficinas en Las Palmas, distribuye. Los vinos que
importa por todo el archipilago, disponiendo en la actualidad de 34 bodegas
salpicadas por todas las islas.
ENTREVISTA CON PEDRO BRAVO DIRECTOR GENERAL
Tengo entendido que quieren ustedes investigar detalladamente nuestras necesidades
para un nuevo sistema informtico. Pero antes de que lo hagan quisiera hablarle durante
media hora, para estar seguro de que comprende el funcionamiento de nuestra empresa,
y qu partes de sta necesitar investigar. Los ltimos analistas de sistemas con los que
estuvimos en contacto trajeron un montn de papeles que no haba quin los entendiese.
Me gustara revisar su trabajo, a nivel de direccin por supuesto, varias veces durante el
proyecto.
Nuestro negocio consiste en la importacin, distribucin y venta al por mayor de vinos a la
industria hotelera y al comercio. Parte de lo que vendemos se encuentra en nuestras
bodegas, tenemos 20 en la provincia de Gran Canaria y 14 en la Tenerife. El negocio ms
rentable, sin embargo, nos viene de la venta anticipada, es decir vender la mercanca antes
de que llegue a puerto estos vinos, que se conocen como Stock flotante, se envan
directamente al cliente desde puerto.
Como usted sabe, toda la administracin se lleva desde aqu, en nuestra oficina central en
la Palmas, y queremos que siga as, parece que a los muchachos de las bodegas no se les
da demasiado bien el papeleo, le impresionara ver los documentos que nos mandan,
como si una manada de camellos les hubiese pasado encima.
Mi mano derecha es Alejandro Herrero, del departamento de compras, que es quien
negocia con nuestros proveedores de vino. Los proveedores le envan los catlogos de vino

que tienen disponible, y cuando cierra un trato, ellos extienden un contrato formal. En
este contrato especifican la fecha, o fechas, en que se embarcaran el vino y la descripcin
de las remesas que envan. Entonces Herrero, o yo mismo, lo firmamos en nombre de la
compaa. Despus, Herrero o su ayudante, Felipe Gmez, informan a los departamentos
de Fletes, Control de Stock, Ventas sobre los contratos que se han firmado.
Cada vez que sale un barco los consignatarios de buques mandan el parte de navegacin y
los conocimientos de embarque, al recibir estos Antonio Gonzles, del departamento de
fletes, avisa a los departamentos de Control de Stocks y ventas de que el vino est en
camino envindoles la hoja de embarque. Cuando atraca un barco el superintendente del
puerto y el agente de aduanas comprueban los envos asegurndose de que se ajusten a
los conocimientos de embarque originales. Si esto no es as, se refleja en la nota de
desembarque que nos sirve para preparar las reclamaciones contra la naviera, o en
ocasiones contra el proveedor. Es necesario que el departamento de control de Stocks
conozca la existencia de todas las notas de desembarque ya que ellos llevan el control de
todo el vino que se queda en los muelles.
He olvidado hablar de Guillermo Murga, el jefe de Ventas. l es quien se encarga de
organizar los pedidos de los clientes. ltimamente estamos recibiendo un gran volumen de
pedidos, por lo que nos hemos visto obligados a contratar a tres nuevos empleados para
hacer frente a todo el papeleo relacionado con la confirmacin de estos pedidos, y con la
preparacin de las notas de venta que el departamento de control de Stocks necesita.
Recuerde que nuestra primera prioridad es la venta anticipada del stock flotante, lo que
significa que ese vino no debe pisar nunca nuestras bodegas; esto simplifica mucho todo el
proceso. Los vendedores se encargan de que los clientes sepan que vino tenemos
disponible para la venta; a m tambin me pasan esa informacin.
Supongo que se da cuenta de lo importante que es el departamento de control des stocks.
Cada vez que reciben una nota de venta emiten un pedido interno que envan al
departamento de contabilidad; tambin guardan una copia para ellos. Despus Claudio
Flores, jefe de control de stocks, manda una orden de entrega, que autoriza al puerto a
liberar una remesa para un transportista o un cliente; esto asegura una mxima rapidez de
entrega en las ventas por anticipado. Si interviene un transportista, este tambin recibe
una copia de la orden de entrega. Cuando ya se ha recogido el vino, del puerto nos
mandan una nota de entrega para que podamos informar a nuestro departamento de
contabilidad de que se ha recogido la mercanca y que se puede facturar. Flores asigna el
vino que no se ha vendido a una bodega, e informa al departamento de ventas que ya no
se puede hacer una venta anticipada. Al recibir el vino, la bodega nos manda una nota de
recepcin que nos dice donde est almacenado y en qu condiciones est, para que as el
departamento de control de stocks pueda llevar al da las hojas de stock de las bodegas.
Cuando se vende vino de una bodega, sta, despus de despacharlo, manda una nota de
entrega al departamento de Control de Stocks, ellos actualizan los archivos y hacen saber a
contabilidad que hay que facturar ese pedido.
Ya estamos parcialmente mecanizados, en el departamento de contabilidad utilizan un
Info-Data 17 desde hace cinco aos. Esto nos ahorra mucho tiempo, desde hace cinco

aos. Esto nos ahorra mucho tiempo, lo que me permite conocer los impagados; algunos
clientes tardan mucho en pagar. Me gustara atar todos los cabos que queden sueltos,
pero resulta difcil con nuestro volumen de trabajo. Rubn y Juanito son quienes preparan
los datos para la facturacin y los que procesan cobros.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
ENTREVISTA CON ALEJANDRO HERRERO
El jefe, es decir, el seor Bravo, dice que usted necesita saber lo que pasa en nuestro
departamento. Nuestro Trabajo es muy especializado, como usted sabe. Yo no estoy
seguro de que sus ordenadores vayan a ser de mucha ayuda aqu, Normalmente el jefe
echa un vistazo a sus informes los viernes por la tarde, calcula la cantidad de vino que
tenemos que conseguir, y nos da sus previsiones los lunes por la maana. A veces, sobre
todo cuando come con algunos de sus amigos, consigue informacin sobre algn nuevo
negocio en el ramo de la Hotelera, lo que quiere decir ms clientes para nosotros. Siempre
que se entera de algo s nos dice la demanda que prev. Todas estas previsiones las
anotamos en el libro de requisitos.
Los proveedores nos mantienen informados del vino que tienen disponible y de las
condiciones en que lo venden. La ltima versin de estos catlogos la guardamos por si
surge alguna previsin.
Siempre que llega un catlogo o una previsin, se mira en el libro de requisitos o en los
catlogos, por si se puede hacer un pedido. Los pedidos a proveedores en realidad son
contraofertas en las que establecemos en qu trminos nos interesara su mercanca y
cuanta estaramos dispuestos a pedir en esas condiciones. Las copias de todos estos
pedidos se archivan en ese armario de ah, en espera de que sus condiciones sean
aceptadas y el proveedor nos envi un contrato. Cuando recibimos un contrato, Felipe
Gomes lo compara con el pedido original, para asegurarse de que no se nos est cobrando
ms de lo estipulado, y tambin se asegura de que toda la informacin necesaria aparezca
en el contrato. Si todo est en orden me lo da para que lo firme. Gmez prepara las cuatro
copias azules, tres se reparten a los departamentos de Fletes, Control de Stocks y Ventas, y
la otra la archivamos aqu. Perdn, no le he dicho que la copia azul es un documento
interno con los datos esenciales del contrato. Pues bien, como le iba diciendo, las copias
azules se distribuyen a los departamentos afectados, y el contrato firmado se devuelve al
proveedor.
Cuando hemos aceptado un contrato, tachamos la previsin del libro, y todas las semanas
miramos a ver si hay alguna previsin en el libro que lleva pendiente ms de un mes. Si
hay, la aadimos al final del informe de compras que se envan al jefe. El informe de
compras es un resumen de la actividad de nuestro departamento en el que se detallan los
contratos firmados y las previsiones no cubiertas.
DEPARTEMENTO DE VENTAS: ENTREVISTA CON GUILLERMO MURGA
Mis hombres aqu se encargan de informar a nuestros clientes de las remesas de vino que
estn disponibles, para la venta por anticipado, y despus se pasan la mayor parte del

tiempo fuera de la oficina buscando nuevos pedido. Adems en cada bodega hay
destacado un vendedor que se encarga de la venta del vino ah almacenado.
Los pedidos de los clientes los recibimos por correo, o a veces en mano. Ocasionalmente
se recibe algn pequeo pedido, o un pedido urgente, del vino que tenemos en nuestras
bodegas. Estos pedidos se pasan directamente al vendedor de la bodega correspondiente.
Sin embargo, la mayora de los pedidos son para venta anticipada, es decir, para el vino
que est an en camino.
Cada pedido anticipado se comprueba primero en el archivo de morosos, y si ste nos da
luz verde lo apuntamos en la hoja de embarque o en el contrato contra el conocimiento
de embarque que corresponda. Las ventas por anticipado se hacen siempre por remesas
completas, es decir, por conocimientos de embarque completos. Una vez registrados el
pedido, Alberto Martn prepara una nota de venta y la carta de confirmacin al cliente. La
nota de venta se la enviamos a Claudio Flores, del departamento de Control de Stocks, que
es quien lleva todo lo relacionado con las existencias y las entregas a clientes.
El departamento de Fletes nos tiene al corriente del cargamento que est en camino
mediante las copias de las hojas de embarque, y el departamento de compras nos manda
las copias de los contratos. Archivamos unas y otras para conseguir as informacin
inmediata del vino que disponemos para vender por anticipado. El jefe nos dice a qu
clientes no hay que dar crdito, con lo que mantenemos actualizado el archivo de
morosos. Al jefe le gusta que mantengamos informado del vino que hay a la venta.

1. Plantee un posible organigrama


2. Determine su tipo de organigrama y
departamentalizacin que ms le conviene

Parte 2:
Determine el tipo de organigrama y
departamentalizacin de las siguientes organizaciones
Cuntos niveles tienen cada organigrama?

Departamentalizacin