LA OFICINA DE CONVENCIONES Y VISITANTES

Es el modelo creado y utilizado en muchos destinos tursticos del pas para la promocin
turstica de los mismos. A la fecha existen ms de 45 organismos similares en Mxico con
la finalidad de promover ciudades, regiones o estados, segn sea el caso.
Ejemplos de algunos trminos usados para designarlas, segn sea la importancia que le
dan a cada uno de los subsegmentos en los destinos.
Oficina de Convenciones y Visitantes (OCV)
Oficina de Visitantes y Convenciones (OVC)
Oficina de Congresos y Convenciones (OCC)
Oficina de Convenciones y Exposiciones (OCE)
Promotoras
Corporativos
CVB Convention and Visitors Bureau
Es la organizacin encargada del mercadeo del destino (publicidad,
promocin, relaciones pblicas, atencin y orientacin al interesado en el destino).

Representan los intereses de la industria de la hospitalidad de su destino

generando visitantes

Promueven el turismo de vacaciones (leisure), segmentos especiales

(aventura, ecoturismo, golf, spa, buceo,etc.) y/o de negocios (congresos,
convenciones, exposiciones, incentivos) en una ciudad, regin o pas.

Es una combinacin de iniciativa privada y entidades de gobierno

Los fondos con que se maneja la OVC son ingresos por impuestos en su mayora
(Impuesto por hospedaje)
CARACTERISTICAS

Son organismos No lucrativos.

Conformadas por un Comit Tcnico del Fideicomiso (socios de destino).
Se coloca como el organismo lder en la venta y mercadeo del destino.
En su mayora cuentan con la Fuente de Financiamiento de 2% o 3% del impuesto
sobre hospedaje del destino (cada estado lo estipula de manera diferente).
Sirve como catalizador y facilitador para la infraestructura turstica y el desarrollo
del destino.
Apoya e impulsa el proceso de marketing, ventas, servicios y alianzas estratgicas
para el desarrollo y posicionamiento del destino, estado o regin.

MISIN
Realizar las acciones de PROMOCIN Y PUBLICIDAD Encaminadas a mejorar el
POSICIONAMIENTO DEL DESTINO CON EL FIN DE INCREMENTAR LA DERRAMA
ECONMICA EN EL ESTADO POR MEDIO DE LA ACTIVIDAD TURSTICA.
VISIN
SER RECONOCIDA COMO:

La ms importante entidad en la promocin turstica del Estado

El principal colaborador de los prestadores de servicios tursticos en

materia de promocin de sus productos y servicios

El principal punto de contacto de informacin y apoyo de todos los

interesados en la actividad turstica del destino

SERVICIOS QUE OFRECE

Enlace con:

Hoteles Restaurantes Atractivos tursticos Infraestructura turstica

Operadores Terrestres Destination Management Companies
Montajes Audiovisual
Proveedores de Servicios
Autorizaciones y Permisos con: Gobiernos Federal, Estatal y Municipal ,
Dependencias: Seguridad , Trnsito , Bomberos , Paramdicos , INAH
Sedes y actividades deportivas y culturales
Asesora de Destino
Pre y post tours
Programas de acompaantes
Programas deportivos
Atractivos Tursticos
Fiestas y tradiciones
Tour operadores
Otros prestadores de servicios
Incentivos: Shows, Cocktails, Actividades culturales, Souvenirs, Folletera
Visitas de inspeccin
Boletos de avin

UNA OFICINA DE CONVENCIONES NO ES:

La autoridad de Turismo en el Estado
Promotores de financiamiento de obras
Oficina de Reservaciones de habitaciones, restaurantes, etc.
Agencia de viajes, agencia receptiva, tour operador, organizador de
Representante de ventas de prestadores de servicio tursticos
Comisionistas por ventas
Negociadores de tarifas
ESTRATEGIAS Y CANALES

Campaas de Publicidad
Campaas de Promocin
Relaciones Pblicas
Eventos de promocin
Tradeshows
Viajes de Prensa y Familiarizacin
Sales blitz
Materiales impresos
Websites
CD-Rom, DVD, VCD

eventos.

BENEFICIOS QUE GENERAN LOS EVENTOS

Para el lugar sede:

El Turismo de Reuniones de Negocios regula la estacionalidad de la demanda

turstica.
Mejora la ocupacin en temporadas bajas.
Contribuye a elevar el gasto promedio de los visitantes.
Eleva la estada promedio en el pas.
Impulsa la creacin y desarrollo de micro, pequeas y medianas empresas en las
localidades.
Apoya la generacin y distribucin del ingreso por turismo en las localidades.

Generales:
Renen grupos para satisfacer necesidades y estimular la participacin. Generan
comunicacin.
Difunden y mejoran el conocimiento. Promueven el contacto social y profesional.
Individuales:
Inciden positivamente en el desarrollo del individuo. Actualizan y perfeccionan
conocimientos.
Ofrecen oportunidades para obtener reconocimientos. Nuevas experiencias.
Amplan relaciones profesionales.
Organizacionales:
Apoyan la misin y el logro de los objetivos. Fomentan las relaciones
interpersonales. Estimulan intercambio de experiencias. Propician la creatividad.
Desarrollan habilidades y destrezas.
EL ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS, CONGRESOS O REUNIONES
Tambin se le conoce como:
OPC
Organizador Profesional de Convenciones
OPR
Organizador Profesional de Reuniones
OPE
Organizador Profesional de Eventos
El OPC es quien asegura y garantiza, con su profesionalidad, la calidad y xito del evento.
Disea el funcionamiento y organizacin del evento y supervisa su buena marcha, antes,
durante y al trmino del mismo.
Funciones que ejerce el Organizador Profesional de Reuniones
1. Planificar eventos
El Organizador de Eventos, en el marco de esta funcin profesional, est capacitado para
identificar el cliente del evento a realizar; identificar el concepto y objetivo del mismo;
confeccionar un presupuesto; realizar la gua del evento y determinar el cronograma a
desarrollarse en el evento.
2. Organizar y gestionar eventos

El Organizador de Eventos, en el marco de esta funcin profesional, est capacitado para

disponer de todos los recursos humanos, econmicos y tcnicos del evento; revisar y dar
un orden a cada actividad del evento en el cronograma del mismo; siendo el intermediario
entre los proveedores de servicios a contratar y/o contratados y el cliente solicitante del
evento.
3. Controlar y coordinar el cronograma del evento
El Organizador de Eventos, en el marco de esta funcin profesional, est capacitado para
supervisar, guiar y dirigir todos los recursos econmicos, materiales, tcnicos y humanos
del evento; evaluar el resultado final del evento realizado, a fin de comprobar su eficaz
desarrollo.
4. Vender y Promocionar eventos
El Organizador de Eventos, en el marco de esta funcin profesional, est capacitado para
identificar los diferentes pblicos; elaborar junto a profesionales un plan de venta y
promocin; y ofertar y vender los servicios del establecimiento o eventos en general.
rea ocupacional
El Organizador de Eventos se desempea en departamentos de eventos y/o banquetes
en establecimientos hoteleros, centros de congresos y entidades organizadoras de
eventos, ferias y congresos, tanto en el sector pblico como privado.[3]
Caractersticas de un Organizador de Eventos
Un organizador de eventos, es aquella persona o grupo de personas que asumen la
responsabilidad de realizar una reunin, su papel puede ser tan amplio o tan limitado,
segn la empresa o asociacin lo crea conveniente.
Es muy importante que un Organizador Profesional de Reuniones o Eventos, cuente con
caractersticas personales recomendables para poder realizar un evento, estas son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Tener habilidad para percibir con detalle todos los elementos econmicos,
polticos, sociales y de otra ndole, que intervengan en la realizacin de un evento.
Estar consciente de la significativa inversin de tiempo, dinero y recursos humanos
que presenta la realizacin de un evento para la asociacin o empresa, as como
para los delegados asistentes a la reunin.
Tener siempre una actitud positiva, afrontar las situaciones que se presenten y
tomar las medidas necesarias sin afectar a terceros.
Ganarse el respeto de sus superiores y subalternos con base a sus conocimientos
profesionales y aplicacin de ellos, y defenderlos cuando estos se encuentren
amenazados.
No dar nada por hecho, siempre debe tener una supervisin sobre las
responsabilidades que se le hayan otorgado a terceras personas.
Estar siempre dispuesto a compartir ideas para el enriquecimiento del eventos y
estar con nimos para aprender sin importar que no sean reas de su
responsabilidad.
Saber trabajar en equipo e individualmente, y manifestar las instrucciones con la
mejor claridad para evitar malos entendidos.
Seleccionar a los colaboradores por sus conocimientos y no por recomendaciones.
Nunca perder de vista los pequeos detalles.

10.

Saber congeniar los intereses de la asociacin o empresa con los de los

delegados asistentes a la reunin y tener presentes sus diferencias.
Adems se requiere que tenga entre otros atributos, los siguientes:
Prctico, tico, Accesible, Diplomtico, Negociador, Sereno, Profesional, Creativo,
Verstil, Objetivo, Flexible, Organizado, Discreto, Lder, Sagaz, Previsor, Comprometido,
con gran sentido del humor, etc.