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NDICE

INTRODUCCIN
Conceptos Iniciales y Caractersticas
Unidades de Medidas y Almacenamientos
Crear Carpetas
Unidad I: Internet
Ejercicios prcticos
Unidad II: Uso del correo electrnico
Configurar un correo electrnico en Microsoft Outlook
Utilizar el correo electrnico
Ejercicios prcticos
Unidad III: Microsoft Word
Formatos
Ejercicios prcticos
Tablas
Imgenes
Corta, Copiar y Pegar
Guardar y Abrir documentos
Ortografa y Gramtica
Configuracin de Pgina
Ejercicios prcticos
Impresin
Unidad IV: Microsoft PowerPoint
Insertar Sonidos y Pelculas
Animacin y Transiciones
Trabajar con Organigramas y Grficos
Guardar y Abrir una presentacin
Ejercicios prcticos
Unidad V: Microsoft Excel
Manipulando Celdas
Bordes y Rellenos
Grficos
Crear una tabla dinmica
Ejercicios prcticos
Bibliografas

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INTRODUCCIN.

Esta gua metodolgica de habilidades computacionales est diseada para

aprender de forma rpida y clara los conceptos y manejos computacionales. Tambin
veremos las unidades de almacenamiento de datos, crear archivos, conceptos bsicos de
computacin. Adems se explicar como funcionan las distintas herramientas de Microsoft
Office, como Word, Excel, PowerPoint y correo electrnico, tambin el uso del Internet y
como navegar entre las pginas.
La informtica, por su rapidez de crecimiento y expansin, ha venido transformando
rpidamente las sociedades actuales, sin embargo el pblico en general solo las conoce
superficialmente. Lo importante para entrar en el asombroso mundo de la computacin, es
perderle el miedo a equivocarse y atreverse a utilizar este sistema tan didctico con las
diversas alternativas de trabajo que ofrece y tenerlo como nuestro aliado en el da a da.
Esperando que esta gua metodolgica de habilidades computacionales les sea de
ayuda y puedan desarrollar los objetivos nombrados, les deseo mucho xito

CONCEPTOS Y CARACTERISTICAS DE UN COMPUTADOR

Software: Es una estructura de programas que la maquina es capaz de leer y son
programas que dirigen las actividades del sistema de computacin
- Topos de software: Software de traduccin, Software de uso general, Software de
aplicacin, Software del sistema, Software multiuso, Software vertical, Software a medida
Hardware: Dispositivo electrnico apto para interpretar y ejecutar comando programados
para operaciones de entrada, salida, clculo y lgica.
1. Dispositivos de entrada
2. Dispositivos de salida
3. Unidad central de procesamiento
4. Memoria y dispositivos de almacenamiento
Un computador lo componen los siguientes elementos; Teclado, Mouse, CPU,
Monitor

 UNIDADES DE MEDIDAS DE ALMACENAMIENTO

Los medios de almacenamiento pueden ser muy diferentes precisamente es en este
tipo de medidas donde se puede crear una mayor confusin.
La unidad bsica en informtica es el bit, un bit es un dgito en sistemas binario 0 1
con el que se forma toda la informacin. Esta unidad es demasiado pequea para
poder contener una informacin diferente a una dualidad, por lo que te emplea un
conjunto de bits.
Para poder almacenar una informacin se emplea como unidad bsica el byte que es
un conjunto de 8 bits.
Los bytes se utilizan, ya sea para medir el espacio de la memoria RAM, como el de los
discos. En estos casos se habla de miles y millones de bytes, utilizndose unidades de
medida ms grandes, tales como el Kilobyte o KB, el Megabyte o MB, el Gigabyte o
GB y el Terabyte o TB.
A continuacin se adjunta una tabla resumen de las unidades de medida:

1 Byte

8 bits

1 Kilobytes (KB)

= 1024 bytes

1 MegaByte (MB)

= 1024 KB

1 GigaBytes (GB)

= 1024 MB

1 TeraByte (TB)

= 1024 GB = 1.048.576
1.099.511.627.776 Bytes

MB

1.073.741.824

KB

 CREAR CARPETAS
Hay varias formas de crear carpetas, una de ellas es haciendo clic con el botn
derecho en el escritorio y elegir la opcin Nuevo y se desplegar una ventana con
varias opciones y elegir Carpeta tal como vemos en la imagen

Una vez que seleccione carpeta aparecer una carpeta y debe escribir el nombre que
usted desee a la carpeta, como aparece en la imagen:

Otra forma para crear una carpeta es desde un documento, como Excel, Word, etc,
veremos un ejemplo desde Word, una vez que quiera guardar el documento, lo
puede guardar en la carpeta que cre en el escritorio o en una carpeta que tambin
6

se puede crear desde Word y guardarla en el lugar que quiera, como en Mis
Documentos, disco C:, mis imgenes, escritorio, etc., para crear una carpeta desde
Word u otra herramienta de Office, primero debe ir al cono de Office
y se
desplegara un men usted debe hacer clic en guardar como y se desplegara una
ventana como mostraremos ms adelante en donde usted puede elegir un lugar
especfica en el cual guardara el documento o insertar la carpeta, para crear una
carpeta tienes que presionar el botn Nueva Carpeta y aparecer automticamente
una carpeta en la cual puede poner el nombre que tu quieras.

UNIDAD I: INTERNET
Qu es Internet
Podemos definir a Internet como una "red de redes", es decir, una red que no slo
interconecta computadoras, sino que interconecta redes de computadoras entre s.
Una red de computadoras es un conjunto de mquinas que se comunican a travs de
algn medio (cable coaxial, fibra ptica, radiofrecuencia, lneas telefnicas, etc.) con el
objeto de compartir recursos.
De esta manera, Internet sirve de enlace entre redes ms pequeas y permite ampliar su
cobertura al hacerlas parte de una "red global". Esta red global tiene la caracterstica de
que utiliza un lenguaje comn que garantiza la intercomunicacin de los diferentes
participantes; este lenguaje comn o protocolo (un protocolo es el lenguaje que utilizan las
computadoras al compartir recursos) se conoce como TCP/IP

Para navegar por Internet tenemos que tener en claro los siguientes conceptos:
-

Web

Es un conjunto de archivos bajo un dominio comn que se materializan en la

presentacin grafica en la pantalla del usuario de informacin, servicios u otros
contenidos disponibles para su acceso en Internet por usuarios en general
-

http

Es una sigla que significa Hypertext Transfer Protocol en espaol seria protocolo de
transferencia de hipertexto y que tiene casi la misma funcin que el de WWW.
-

Motor de bsqueda

Un motor de bsqueda es una herramienta interactiva que ayuda a las personas a localizar
la informacin disponible en la World Wide Web.
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 Navegar por Internet

Para navegar por Internet primero debemos abrir un navegador, como por ejemplo:
Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, etc, los cuales los puedes encontrar por
Internet y descargar.
La funcin principal del navegador es descargar documentos HTML y mostrarlos en
pantalla. En la actualidad, no solamente descargan este tipo de documentos sino que
muestran con el documento sus imgenes, sonidos e incluso vdeos en diferentes formatos
y protocolos. Adems, permiten almacenar la informacin en el disco o crear marcadores
de las pginas ms visitadas.
Barra en donde se escribe la
direccin deseada
Botn para Adelantar
y Retroceder pginas
Para ir a la pgina que usted haya
asignado como principal

Para guardar pginas

acceder directamente

Permite detener la
actualizacin de la
pgina que usted
en ese momento
est bajando

Botn que permite

imprimir la pgina en
la que ha ingresado

Despus de haber accesado a un documento en particular, puede que desees retroceder o

adelantar una o ms pantallas visitadas, en este caso tiene dos alternativas,
Permite detener la actualizacin de la pgina que usted en ese momento est bajando. En
el caso de que un programa se demore demasiado en cargar un documento dado, podr
parar la bsqueda o el proceso dando clic en el botn
Si usted visita sitios de su inters, puede agregar esa direccin a su lista de favoritos,
haciendo un clic en agregar favoritos y as abrirlos en el momento que usted guste.

Ejercicio prctico

Vamos a realizar ahora unos cuantos ejercicios de bsquedas. Sigue con detalle
las instrucciones.
1. Bsqueda con Internet Explorer.
-

Conctate a Internet como lo haces habitualmente.

Escribe en la barra de herramienta la direccin

http://www.google.cl
-

Cuando accedas a la pgina principal, gurdala en Favoritos y djala como

pgina principal porque es muy posible que la utilices con frecuencia.
En la pgina de Google, busca Valle Central y el resultado de la consulta, que es
una pgina Web, gurdalo tambin en Favoritos.
Por ltimo, navega por la pgina de Valle Central e imprime lo que tu consideres
ms relevante.

Desde el men Favoritos, entra de nuevo a Google y busca descargar

navegador Google Chrome y el resultado tambin gurdalo en Favorito.
2. Bsqueda libre
Ahora te invito a que busques por tu propia cuenta en la red informacin sobre el tema
que mas te guste y lo que consideres mas importante lo guardes en Favorito y as te
dars cuanta como se van agregando en tu lista los temas de tu inters y podrs
acceder en forma directa.

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UNIDAD II: USO DEL CORREO ELECTRONICO

El correo electrnico, llamado tambin habitualmente e-mail, es la aplicacin ms

extendida en Internet. Permite al usuario enviar y recibir mensajes escritos a otros
usuarios de la red situados en cualquier lugar del mundo, siempre que dispongan
de una direccin de correo electrnica (e-mail address).
Una caracterstica importante del correo electrnico es que no es necesario que el
destinatario de un mensaje est frente a la pantalla en el momento en que otro
usuario se lo enva. Y tampoco es necesario que su ordenador est conectado a la
red o que est encendido. Los mensajes que le llegan se almacenan en el
ordenador servidor en el que el destinatario est dado de alta. Despus, cuando
ste se conecta con el servidor utilizando su programa de correo, le pide al servidor
que le enve a su ordenador los mensajes que tiene almacenados.
Direccin electrnica
Para hacer uso del correo electrnico es necesario contar con una direccin
electrnica (o direccin e-mail). La direccin de correo electrnico proporciona
toda la informacin necesaria para que pueda enviarse un mensaje hasta cualquier
parte del mundo.
Las direcciones e-mail se componen siempre de tres partes:
1.
2.
3.

Identificador del usuario

el signo @ (arroba)
Dominio o direccin del servidor del usuario, donde tenga una cuenta creada
como por ejemplo: Hotmail, Gmail, Yahoo, etc.
Los datos relativos a tu cuenta de correo electrnico variarn dependiendo de
quin te suministre ese servicio. Veamos dos ejemplos:

1.

Tienes cuenta de correo en el servidor de la Red de Valle Central.

2.

Tu direccin de correo electrnico ser de la forma:

nombre.apellido@vallecentral.cl
y el servidor que aloja tu correo ser:
webmail.vallecentral.cl
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Por ejemplo

CONFIGURAR UN CORREO ELECTRNICO EN MICROSOFT OUTLOOK

Para poder manejar nuestros correos electrnicos, lo primero que debemos hacer es
conseguir una cuenta de correo de algn servidor de Internet, la cuenta nos la puede
facilitar nuestra empresa, la empresa por la que nos conectamos a Internet, puede ser
una cuenta GMail, Yahoo!, etc...
Para poder utilizar esta cuenta en Outlook, debemos configurarla en Outlook.
Para crear una nueva cuenta de correo debemos seguir los siguientes pasos:
Lo primero que deberemos hacer si no lo hemos hecho ya es conectarnos a Internet,
pues al ir completando la configuracin de la cuenta, Outlook comprueba que los datos
insertados son correctos y que la cuenta existe realmente.
Hacer clic sobre la opcin Herramientas de la barra de men y escoger la opcin
marcada como Configuracin de la cuenta....
Al configurar la cuenta aparecern las siguientes pantallas

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En esta ocasin vamos a crearnos una cuenta que ya tenemos en Valle Central pero
que la queremos utilizar con Outlook para poder descargar los correos y poder
consultarlos despus an estando desconectados de la red. Por tanto elegimos la
primera opcin y despus pulsamos en Siguiente>.
Seguidamente nos aparece la pantalla que podemos ver en la imagen, para que
completemos los datos de la cuenta de correo con nuestro nombre, la direccin de
correo, y la contrasea.

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Al pulsar Siguiente, Outlook configurar automticamente el resto de parmetros de

la cuenta.
Si lo prefieres o si tu cuenta de usuario requiere de un nombre de usuario distinto al
de la direccin, puedes introducir los datos e forma manual, marcando la opcin
Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores
adicionales. En este caso, si no conoces todos los datos, los encontrars en la pgina
de ayuda de la cuenta.

Bien pues una vez completado todo y si no nos hemos equivocado en nada nos debe
aparecer una ventana como la que vemos en la imagen, indicndonos que la cuenta se
ha creado satisfactoriamente, por tanto solo nos queda hacer clic sobre el botn
Finalizar.
UTILIZAR EL CORREO ELECTRNICO

Para utilizar el correo electrnico debes abrir el Outlook para poder enviar o recibir correos
al mail que configuraste, una vez abierto aparecer esta pantalla:

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En esta pantalla podemos distinguir:

La barra de Mens

Como en todo programa Windows, pinchando sobre ellos aparecen los comandos
de cada uno de los mens. En las prcticas utilizaremos los comandos ms
comunes, pero quizs sea interesante que antes hagas un recorrido por todos los
mens desplegndolos para que te vayas familiarizando con los comandos.

Barra de herramientas

Para redactar un correo electrnico debemos presionar el botn

Y aparecer la siguiente pantalla

15

1.

2.

En el cuadro Para, escribe la direccin de correo electrnico del destinatario o

de los destinatarios (separndolos con comas o caracteres de punto y coma). En
CC y CCO se escribe la direccin de los destinatarios a quienes se quiere enviar
copia del mensaje.
En el cuadro Asunto, escribe un ttulo para el mensaje.

3. Escribe el mensaje y haz clic en el botn

de la barra de herramientas.

Si se redacta un mensaje sin estar conectado, se seleccionar en el men

Archivo, Enviar ms tarde para guardar el mensaje en la carpeta Bandeja
de salida.
Para recibir un correo electrnico debemos presionar el botn
correos aparecern en tu bandeja de entrada.

y tus

Marco izquierdo de la pantalla

Permite gestionar de manera rpida y precisa todo nuestro correo. Pulsando sobre
las diferentes carpetas, se despliega en el marco derecho el contenido de las
mismas.

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 Adjuntar un correo electrnico

Por medio del correo electrnico se pueden enviar ficheros asociados a un mensaje a
cualquier destinatario (o destinatarios) que tenga abierta una cuenta en Internet.
Pueden enviarse ficheros de cualquier tipo, de texto, grficos, de sonido, comprimidos,
ejecutables, etc. Ahora bien, ha de tenerse presente que el programa de correo
electrnico lo nico que hace es transmitir el fichero, y que para leer o abrir los ficheros
que se reciben es necesario disponer de programas capaces de hacerlo.
En Outlook Express, cuando se pincha sobre Redactar mensaje, se abre una
ventana para escribir el nuevo mensaje en la cual se puede elegir en el men Insertar
la opcin Archivo adjunto o bien se puede pinchar sobre el icono

Y buscamos el archivo en el lugar en que lo hemos guardado, puede ser un archivo

Word, Excel, PowerPoint, jpg., mp3, etc. Y presionamos el botn
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Ejercicios prcticos
Enviar un correo electrnico:
1.
2.
3.
4.
5.

Abre tu correo electrnico ya sea de Internet o de Microsoft Outlook.

Redacta un correo electrnico.
Adjunta una imagen.
Envalo a 2 personas en el mismo correo.
Cercirate si el correo el correo electrnico fue enviado en la carpeta Elementos
Enviados

Revisar las distintas carpetas del Outlook

1. Abre las carpetas de elementos enviados
2. Elimina un correo de la bandeja de entrada y revisa la carpeta de elementos
eliminados y recupera el documento
3. Crea una carpeta en carpetas personales y elige un correo el cual guardaras
en dicha carpeta, para que tengas un orden en tus correos, un ejemplo del
nombre de la carpeta correo de empresa y guardas todos los correos
relacionados con el tema.

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UNIDAD III: MICROSOFT WORD

Breve Historia de Microsoft Word.

En sus inicios, MS Word tard ms de 5 aos en lograr el xito en un mercado en el

que se usaba comnmente MS-DOS, y cuando otros programas, como Corel WordPerfect,
eran mucho ms utilizados y populares.
La primera versin de Word para Windows sali en el ao 1989, que si bien en un
entorno grfico result bastante ms fcil de operar, tampoco permiti que las ventas se
incrementaran notablemente. Cuando se lanz al mercado Windows 3.0, en 1990, se
produjo el real despegue. A Word 1.0 le sucedieron Word 2.0 en 1991, Word 6.0 en 1993.
El posterior salto en los nmeros de versin se introdujo a fin de que coincidiera con la
numeracin del versionado de Windows, tal como fue Word 95 y Word 97. Con la salida del
Windows 2000 (1999) tambin surgi la versin homloga de Word. La versin Word 2002
emergi en la misma poca que el paquete Microsoft Office XP, en el ao 2001. Un ao
despus le sigui la versin Microsoft Word 2003. Posteriormente se present Microsoft
Word 2007 junto con el resto de aplicaciones del paquete Office 2007, en esta versin,
Microsoft marc un nuevo cambio en la historia de las aplicaciones office presentando la
nueva interfaz Ribbons ms sencilla e intuitiva que las anteriores (aunque muy criticada por
usuarios acostumbrados a las versiones anteriores). La versin ms reciente lanzada al
mercado es Microsoft Word 2010, en el mismo ao en el que sali el sistema Microsoft
Windows 7.
Microsoft Word es en el 2009 lder absoluto en ese sector del mercado, contando
con alrededor de 500 millones de usuarios (cifras de 2008); y si bien ya ha cumplido sus 25
aos, contina su liderazgo; pero ya los procesadores de texto basados en la red y las
soluciones de cdigo abierto comenzaron a ganarle terreno.

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 Comenzar a Utilizar Microsoft Word 2007

Para comenzar a utilizar la herramienta de Microsoft Word, primero tenemos que
abrir el programa con los siguientes pasos
- Desde el botn Inicio
, situado, normalmente, en la esquina
inferior izquierda de la pantalla, despus ir a todos los programas y
abrir la carpeta Microsoft Office y aparecer una pantalla como la
que vemos a continuacin:

Tambin lo podemos iniciar a travs del cono de acceso directo

que lo
podemos crear haciendo clic con el botn derecho en el programa Microsoft Word
y dejarlo en el escritorio para tener un acceso mas rpido y directo.
Elementos de la pantalla de Microsoft Word

20

Al iniciar Microsoft Word aparecer una pantalla con esta:

La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves
en tu computador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean
en cada momento, como veremos ms adelante.
La banda de opciones. Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos
los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un
comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos
ms importantes y los que el usuario va utilizando

21

En Word la pestaa Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las

operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamao de letra, tipo de letra,
etc.), Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.), Estilo y Edicin
(buscar texto, reemplazar, etc.), no como en anteriores versiones de Word donde cada
parte de las recin nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte.
Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que se
desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el
men que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo est
diseado con iconos de acceso rpido.

FORMATOS
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.
Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de
trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso
puedes dar tu toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto.
-

Fuentes

Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que
se escriben como texto. Las letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres
a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres
que estn disponibles en la pestaa Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.

Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una

palabra o frase para poder modificar, fuente, tamao y estilo de fuente, etc.

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Al escribir un texto y darle formato al prrafo o una palabra se siguen los siguientes
pasos:
- Selecciona el prrafo o palabra a cambiar
- Aparecer una ventana en cual aparece el tipo de letra en el que esta
escrito, el color y tamao, si lo quieres cambiar presiona en tipo de letra y
se desplegara una ventana con todos los tipos de letras.

Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente,
de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
Para el tamao de letra es el mismo procedimiento mencionado anteriormente, pero
hacer clic en tamao letra.

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Para dar formato a todo el texto debemos seleccionarlo e ir al men del Prrafo, en
donde encontraras la alineacin, el interlineado, vietas, etc., como te mostramos en la
siguiente pantalla

Men de
vietas
Sangra

Alineacin
del prrafo

Interlineado

Al insertar un salto de pgina automticamente puede ocurrir que un prrafo quede

dividido entre dos pginas, normalmente esto no supone ningn problema, pero en
determinadas ocasiones puede interesarnos que un prrafo no sea partido por un salto
de pgina.

Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de
borrar un prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que
queramos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza
lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea y recuperar
el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones:
- La ltima accin realizada.
Para deshacer la ltima accin realizada, pulsar el icono Deshacer,
de acceso rpido.

de la barra

Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL + Z.

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- Las ltimas acciones realizadas.

Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer
,
aparecer una lista con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa
lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en
la tercera lnea de la lista desharemos tres acciones.

La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que
podemos deshacer, por ejemplo, Escritura "Desplazamientos cortos de " nos dice que
podemos deshacer la escritura de la frase que empieza por Desplazamientos cortos de

25

Ejercicio prctico
Escriba el siguiente texto, con cualquier tipo de letra, ms abajo se darn las
instrucciones para que quede como el documento original
HISTORIA DE LA COMPUTACIN
Uno de los primeros dispositivos mecnicos para contar fue el baco, cuya historia se remonta a las antiguas
civilizaciones griega y romana. Este dispositivo es muy sencillo, consta de cuentas ensartadas en varillas que a su
vez estn montadas en un marco rectangular. Al desplazar las cuentas sobre varillas, sus posiciones representan
valores almacenados, y es mediante dichas posiciones que este representa y almacena datos. A este dispositivo no
se le puede llamar computadora por carecer del elemento fundamental llamado programa.

Tipo letra Ar Cena tamao 12

Alineacin justificado
El titulo centrado con negrita
Seleccionar la primera lnea y colorear Azul, hacer esto lnea por medio, tal
cual est en el texto.
- Despus presiones deshacer para volver las letras como estaban en un
principio y despus rehacer para volver a como estaba ltimamente.
- Si lo desea pruebe con distintos tipos de letras para ver como cambia el
formato del texto.

26

 TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se
pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo,
obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de
nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que
facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en
cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos.
Insertar una tabla
Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaa insertar y seleccionar el
botn tabla

27

Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con
un slo clic para ello debers seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa
Diseo, all podrs seleccionar uno entre un amplio listado en la seccin Estilos de
tabla.

Mediante esta opcin podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como,
por ejemplo, Tabla con cuadrcula que es el que est marcado con un cuadro naranja
en la imagen. Word aplicar las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla.

En este men adems puedes dibujar una tabla a tu gusto en el cono

. Este mtodo
es ms flexible a la hora de disear tablas irregulares, como la que se muestra en la
imagen.

Para que la tabla se vea mejor o darle un estilo diferente te sugiero que pongas
Bordes como en la siguiente pantalla:

28

Al hacer clic en Bordes y Sombreados aparecer la siguiente pantalla en la cual

puedes elegir el tipo de borde, tamao, color y que reas quieres que aparezca con
borde

IMGENES
Para insertar una imagen prediseada debemos seguir los siguientes pasos, tal como se
muestra en la imagen

Insertar imagen
prediseada

Ingresar la palabra
referente al dibujo
que
queremos
insertar

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Para insertar una imagen desde un archivo debemos hacer lo que se muestra en pantalla:

Insertar imagen
desde archivo

Una vez encontrada la imagen hacer clic en Insertar.

Insertar un WordArt
Para insertar un WordArt debe ingresar a la pestaa Insertar y buscar el cono
y seleccionar el estilo que ms le guste como se muestra a continuacin

30

Una vez insertado el WordArt puedes escribir lo que quieras y aparecer de esta
manera y podrs modificar el formato, cambiar el color, dar efecto, etc., solo tienes
que probar para que veas cmo va cambiando y elegir lo que ms te guste

Insertar Formas y dibujar

Microsoft Word dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros
propios dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, mediante las Formas
dispondrs de multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas,
diagramas de flujo, y otros, para poder insertar dibujos debes ir a la pestaa Diseo tal
como se muestra en la imagen y buscar el cono Formas

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Una vez que elijas la imagen, puedes darle formato de color, sombra, achicar o agrandar el
dibujo, etc. Como te lo mostraremos en la siguiente imagen

Ahora prueba los diferentes estilos que le puedes dar a tu imagen y asi darte cuenta
lo fcil que es insertar y manipular un dibujo

CORTAR COPIAR Y PEGAR

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras
que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a
otro lugar.
Esto se hace seleccionando el texto, imagen, tabla, etc. Lo que quieras copiar, cortar
o pegar en otro documento, despus de seleccionado, hacer clic con el botn derecho y
elegir lo que quieras realizar, tal como te mostramos en la siguiente pantalla

32

Otra forma para copiar, cortar o pegar un texto u objeto es seleccionando el texto en
la pestaa de portapapeles elegir lo que se quiere hacer, en la siguiente pantalla te
mostraremos un ejemplo

Opciones de pegado
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que
tena. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamao 18, al pegar
se pegar tambin en negrita y tamao 18. Sin embargo, en ocasiones puede
interesarnos que no se copie el formato ya que desentonara en el lugar donde lo
vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado.

Debajo del icono Pegar

aparece una flecha. Si hacemos clic en ese icono se
despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen.

33

Al hacer clic en Pegado especial, se abre una ventana como la que se observa a
continuacin.

Texto sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como texto sin
formato.
Texto nico de sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como
texto sin formato.
GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS

Para guardar un documento en el cual se est trabajando, debemos hacer clic en el botn
Office y se desplegara una ventana como la siguiente

34

Una vez seleccionado el tipo de documento, aparecer una pantalla como la siguiente en
la cual pondrs el nombre del documento y elegir el lugar en donde lo guardaras.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un

cuadro de dilogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones.
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser
sustituido por el nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro
de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos
guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos
guardando al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un
solo archivo.
35

 Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir
del Botn Office.

Al hacer clic en Abrir aparecer una pantalla como la siguiente:

Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se

nos muestra, y bastar con hacer doble clic sobre l para abrirlo.

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Si conocemos el nombre del documento bastar escribirlo en el campo Nombre del

archivo y hacer clic en el botn Abrir.
ORTOGRAFA Y GRAMTICA

La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no

son errneas y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan errores
gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el
gnero del sujeto y del adjetivo.
Con Word podemos realizar una revisin ortogrfica o una revisin gramatical o
ambas a la vez, como veremos a continuacin.
Revisar al finalizar.

Para establecer esta forma de revisin debemos ir al Botn Office

en el botn Opciones de Word

, hacer clic

y all seleccionar Revisin.

Aparecer un cuadro de dilogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla
Revisar ortografa mientras escribe.

37

Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la
ortografa tenemos que hacer clic en la pestaa revisar y buscar ortografa y gramtica
como lo mostramos en esta pantalla

Word comenzar a efectuar la revisin ortogrfica y cuando encuentre un posible

error se detendr y nos mostrar una ventana informndonos de ello.
Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las
acciones disponibles en esta ventana.

En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa del idioma que se
est utilizando en la correccin, en este caso, el Espaol.
En la zona titulada No se encontr: aparece en color rojo la palabra no encontrada
hazen y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.
Mas abajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las
palabras ms parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos
casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta hacen.
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as
bastara hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla y hacer clic en el botn
Cambiar, si hay mas errores haz la prueba con los otros botones para ver que sucede.
38

 Revisar mientras se escribe.

Esta es otra forma de revisar la ortografa; para elegir esta forma de revisin
debemos

ir

al

Botn

Office

hacer

clic

en

el

botn

Opciones

de

Word
y all seleccionar Revisin. En la ventana que se abre, marcar la
casilla Revisar ortografa mientras escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuar la revisin ortogrfica de modo permanente,
de forma que nos mostrar los errores que ya existan en el texto y los que cometamos
segn vamos introduciendo nuevo texto, si encuentra un error marcara la palabra con
una lnea roja y al hacer clic con el botn derecho nos mostrara las sugerencias, as
como vemos en la siguiente pantalla

CONFIGURAR PGINA
Para configurar una pgina debemos hacer clic en la pestaa Diseo de pgina y
aparecern unas opciones como las siguientes

39

 ENCABEZADO Y PIE DE PGINA

Para insertar un encabezado y pie de pgina debemos hacer clic en la pestaa

Insertar y buscar encabezado de pgina o pie de pgina, dependiendo de lo que
queramos, tambin podemos insertar el nmero de pginas en la misma opcin
mencionada, tal como se muestra en la imagen

Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo

imprimamos debemos hacer clic en la pestaa Insertar, desplegando la opcin
Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.
Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para
que elijamos el que ms nos guste.

Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin,

estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que
buscamos.

40

Ejercicios prcticos
I. Tablas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Crear la siguiente tabla

Con tipo de letra Arial, tamao 12
Colocar borde a su eleccin
Alinear el texto a centrado
Guardar la tabla con nombre Tabla de Ejemplo
Cerrar el documento
Iniciar Word y abrir el documento desde el mismo Word.

Trmites

Empresario
individual

Sociedades
mercantiles

Escritura pblica de
constitucin

No necesita

Obligatoria

Inscripcin de la escritura en el
Registro de Sociedades
Annimas Laborales

Slo para la
S.A.L.

Inscripcin de la escritura en el
Registro Mercantil

Obligatoria

Inscripcin de la escritura en el
Registro de Cooperativas

Inscripcin de la empresa
individual en el Registro
Mercantil

Sociedades
cooperativas
Obligatoria

Obligatoria

Voluntaria,
salvo para el
naviero

41

II. Configurar un documento.

Escribir el siguiente documento tal como est (con las faltas de ortografas)
El Sistema Solar es un sistema planetario de la galaxia Va Lctea que se encuentra en
uno de los brasos de sta, conosido como el Brazo de Orin. Segn las ltimas
estimasiones, el Sistema Solar se encuentra a unos 28 mil aos-luz del centro de la Va
Lctea.
Est formado por una hnica estrella llamada Sol, que da nombre a este Sistema, ms
ocho planetas que horbitan alrededor de la estrella: Mercurio, Venus, Tierra, Marte, Jpiter,
Saturno, Urano y Neptuno; ms un conjunto de otros cuerpos menores: planetas enanos
(Plutn, Eris, Makemake, Haumea y Ceres), asterohides, satlites naturales, cometas... as
como el espasio interplanetario comprendido entre ellos.
Realizar lo siguiente
1. Revisar ortografa y gramtica, tal como se explic en la unidad.
2. Buscar una imagen en Internet referente al tema y guardarle en el escritorio, una vez
guardada insertarla en el documento.
3. Como ttulo insertar un WordArt con el siguiente textos: Sistema Solar
4. Insertar de pie de pgina el nmero de pgina.
5. Cerrar Encabezado y Pie de pgina.
6. Copiar el segundo prrafo y pegarlo debajo de la imagen insertada, dejando la
imagen entre los dos prrafos.
7. Guardar el documento
8. Cerrar Word

42

 IMPRESIN

Para imprimir un documento debemos hacer clic en el botn Office y se

desplegara una pantalla en la cual se mostrara la opcin imprimir

Al presionar el botn Vista preliminar, se mostrara el documento tal cual saldr en

la hoja impresa

43

- Desde el comando Imprimir

Desde el Botn Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P),
aparecer el cuadro de dilogo que ves a continuacin.

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botn Aceptar.

44

UNIDAD IV: MICROSOFT POWERPOINT

CREAR UNA PRESENTACIN CON UNA PLANTILLA

Para crear una presentacin con una plantilla sigue estos pasos:
En la pestaa inicio, hacer clic en el cono Nueva diapositiva, tal como vemos en la
pantalla

Una vez abierta la nueva presentacin aparecer una pantalla con distintos tipos de
plantillas y al elegir una aparecer como vista previa al lado derecho, una vez decidida
la plantilla hacer clic en Crear

45

Para trabajar con las diapositivas primero debemos elegir el esquemas en el

cual queremos escribir haciendo clic en la pestaa Insertar tal como se
muestra en la pantalla

Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrn adecuado

al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos
uno de los diseos que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea.

46

Para insertar un texto en la diapositiva debes escribir en el recuadro haciendo clic en

la zona que esta habilitada para insertar un texto, esto aparece escrito en los recuadros
como haga clic para agregar el titulo del lbum de fotografas, para dar formato al
textos como cambiar el color de la letram el tamao, el tipo de letra se hace tal cual
como se explico en la unidad de Word, por eso en esta unidad veremos lo que mas se
utiliza para trabajar con diaspositivas, obviando lo los formatos y estilos.
En la siguiente pantalla muestra un ejemplo para insertar textos y cambiar la fuente
del texto, para qye veas que es identico a como se usa en Word

Para aadir un nuevo texto y te das cuenta que no esta indicado para escribir en el
lugar que quieres, debes insertar un cuadro de texto en la pestaa insertar y hacer clic
en el cono cuadro de texto

47

Vers como el cursor toma este aspecto , donde quieras insertar el nuevo cuadro
de texto haz clic con el botn izquierdo del ratn, mantenindolo pulsado arrstralo
para definir el tamao del cuadro de texto y sultalo cuando tengas el tamao deseado.
Dentro del cuadro tienes el punto de insercin que te indica que puedes empezar a
escribir el texto.

INSERTAR SONIDOS Y PELCULAS

Otro elemento muy til a la hora de disear presentaciones son elementos
multimedia como sonido y pelculas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras
presentaciones sonidos e incluso pelculas.
Como se muestra en la siguiente pantalla, en la pestaa insertar y hacer clic en
sonido, ah elegir la opcin que quieres, si tienes un sonido guardado en alguna carpeta
de tu computador y lo quieres insertar en la presentacin lo puedes hacer sin ningn
problema, en este caso insertamos un sonido de la Galera multimedia y elegimos
aplausos esto queda reflejado en la diapositiva con un cono de un parlante.

Tambin puedes grabar sonidos instalando un micrfono en tu PC y guardar la pista en

una carpeta, despus la inserta en la presentacin.

48

 Cambiar las propiedades del sonido

Para modificar los parmetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva
podemos utilizar la nueva pestaa opciones que aparecer. En ella encontramos estas
Opciones de sonido:

Si marcas la casilla Repetir la reproduccin hasta su interrupcin el sonido no parar

hasta que cambies de diapositiva. Esto puede ser til cuando queremos incluir una msica
de fondo a la diapositiva.
En Reproducir sonido, podemos elegir si el sonido se reproduce Automticamente al
iniciar la diapositiva, si lo hace al Hacer clic encima, o si se reproduce para Todas las
diapositivas.
Insertar Audio desde CD
Para Insertar pista de un CD de audio, despliega la pestaa Insertar y despliega Sonido.
Despus selecciona Reproducir pista de audio de Cd ....
Te mostrar la siguiente ventana:

Indcale desde qu pista hasta qu pista quieres reproducir y pulsa Aceptar.

49

 Insertar una pelcula

Para insertar una pelcula a tu presentacin debes hacer clic en la pestaa insertar y
buscar el icono Pelcula tal como se muestra en la pantalla, es el mismo procedimiento
que se describi al insertar Sonido

Insertar pelculas desde la galera multimedia

Despliega la pestaa Insertar y despliega Pelcula.
Despus selecciona Pelculas de la galera Multimedia...
Aparecer una lista con las distintas pelculas que incorpora la galera de PowerPoint.
Haz doble clic sobre la que te guste para insertarla en la diapositiva.
Despliega la pestaa Insertar y despliega Pelcula.

50

 Visualizar una Presentacin

Para visualizar una presentacin y ver como esta quedando debemos desplegar la
pestaa Presentacin con diapositivas y mostrar una serie de opciones en los cuales
puedes elegir lo que mas te acomode, tambin puedes grabar tu presentacin y ensear
los intervalos, tu puedes probar cada opcin y veras lo variado que es trabajar con
diapositivas, descubre la manera mas fcil y divertida de presentar tu proyecto, esto lo
puedes utilizar para trabajos de oficina, universidad, etc. Ser una herramienta de gran
ayuda.

ANIMACIONES Y TRANSICIONES
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de
ellas e incluso al texto hacindolas as ms profesionales o ms divertidas, adems de
conseguir llamar la atencin de las personas que la estn viendo.
Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a
continuacin ir a la pestaa Animaciones y Personalizar animacin.

51

Despus aparecer en el panel de Personalizar animacin.

En este panel aparece el botn desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el
tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del
movimiento seleccionndola del men Trayectorias de desplazamiento.
Podemos utilizar el botn Quitar para eliminar alguna animacin que hayamos aplicado a
algn texto.
En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cundo queremos que se aplique la
animacin (al hacer clic sobre el ratn, despus de la anterior diapositiva, etc).

Las dems listas desplegables cambiarn en funcin del tipo de movimiento y el inicio del
mismo.
La Velocidad suele ser una caracterstica comn por lo que podemos controlarla en casi
todas las animaciones que apliquemos a un objeto.
La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos
aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrs comprobar aparecen en orden.
El botn Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedar con las animaciones que
hemos aplicado
TRABAJAR CON ORGANIGRAMAS Y GRFICOS

En una presentacin podemos insertar diagramas y grficos, esto se hace de forma

muy sencilla y te servir mucho al crear una presentacin ya que se ver todo de forma
mas clara y ordenada.
52

Para crear un grfico debemos desplegar la pestaa insertar y hacer clic en el cono

y aparecer una serie de grficos, tu eliges el que mas se acerque a lo que

quieres mostrar en tu presentacin

Una vez seleccionado el grfico se desplegara una ventana en Excel, en el cual

puedes escribir los nombres de los campos que contenga el grfico como lo mostramos
en la siguiente pantalla

53

Al cambiar los nombres en la palabra categora 1, categora 2, etc., estos se

cambiaran automticamente en el grfico

Ac se cambio el nombre
desde el documento Excel

Crear un Organigrama
Para crear un organigrama tienes que seleccionar de la pestaa Insertar la opcin
SmartArt.

Aparecer una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te
ofrece PowerPoint. Nosotros elegiremos un organigrama de Jerarqua.
54

Selecciona el tipo de diagrama que ms se adapte a tus necesidades y pulsa

Aceptar.
Una vez seleccionado el diagrama aparecer la siguiente pantalla en donde tu podrs
insertar el texto de la siguiente manera

55

Para agregar otro recuadro a tu organigrama primero tienes que seleccionar el

cuadro al cual debe continuar el organigrama y debes hacer clic en Agregar Forma y
elegir donde quieres que aparezca el recuadro, ya sea a la derecha, izquierda, arriba
etc, como te mostramos en el recuadro:

Una vez insertado el organigrama aparecen las nuevas pestaas de organigramas

Diseo y Formato, adems se puede cambiar el color del diagrama como aparece a
continuacin

56

A travs de esta barra podrs controlar todas las operaciones que puedes realizar
con el organigrama.
En Diseo podrs controlar la mayora de aspectos relacionados con los niveles y
ramas del organigrama. Estas opciones variarn en funcin del tipo de diagrama que
utilicemos.
Para aadir texto en los cuadros de algn tipo de diagrama que incorpora
PowerPoint, como puede ser un organigrama, nicamente tienes que hacer clic con el
botn izquierdo del ratn sobre el cuadro del diagrama en el que quieras insertar texto y
vers como aparece el cursor para que insertes el texto.

GUARDAR Y ABRIR UNA PRESENTACIN

A continuacin veremos cmo guardar una presentacin. Es importante que cada cierto
tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentacin para que en el caso de
que el sistema falle no perdamos toda la informacin.

Para guardar una presentacin podemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin

Guardar o Guardar Como, dependiendo, si el documento se ha guardado por primera vez
aparecer una ventana en el cual dar la opcin para poner nombre al proyecto y
guardarlo en una carpeta que tu estimes conveniente.

57

Para abrir una presentacin deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin

Abrir.

En esa misma seccin aparecen los nombres de las ltimas presentaciones abiertas.
Si la presentacin que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos bastar con
hacer clic en su nombre. Este listado se ve generando a medida que usamos
PowerPoint con los ltimos documentos abiertos.
58

Si el documento que quieres abrir no est en el listado, presiona Abrir y aparecer

la siguiente pantalla en el cual puedes buscar la carpeta en donde se encuentra.

Ejercicios prcticos
1. Abrir una presentacin con una plantilla a tu eleccin
2. Poner como ttulo La Tierra
3. Mas abajo escribir lo siguiente
Caractersticas de la Tierra

Origen del Planeta Tierra

Magnetismo de la Tierra
Estructura de la Tierra
Movimientos de la Tierra

4. Insertar nueva diapositiva y escribir como ttulo lo siguiente

Movimientos de la Tierra, ms abajo escribir lo siguiente:
El movimiento de Rotacin
Puntos cardinales
Coordenadas geogrficas
Husos horarios
Insertar otra diapositiva con lo siguiente:

59

El movimiento de Traslacin
Las estaciones
Las zonas trmicas de la Tierra
5. En la diapositiva insertar la siguiente imagen y darle efecto, el que tu elijas.
Para la diapositiva N1, insertar la siguiente imagen.

Para la diapositiva N2:

Para la diapositiva N3:

6. Al final de la presentacin, insertar Sonido de aplausos.

7. Guardar la presentacin actual con el nombre Tierra en su carpeta de trabajo.

60

II. Crear una diapositiva con grficos

1.
2.
3.
4.

Insertar una diapositiva

Escribir como ttulo lo siguiente: Ventas Trimestrales
Insertar un Grfico lineal
En la platilla Excel que se despliega al insertar el grafico escribir lo siguiente:

5. Insertar otra diapositiva con el siguiente ttulo Equipo de trabajo

6. Insertar un diagrama de la forma que te mostrare en la siguiente pantalla y escribir
el contenido tan cual como se muestra

61

7. Cambiar el color del diagrama a tu gusto, la pantalla siguiente en un ejemplo

8. Guardar el documento con nombre Organigrama

62

UNIDAD V: MICROSOFT EXCEL.

Historia de Microsoft Excel

Microsoft comercializ originalmente un programa de Hoja de clculo llamado

Multiplan en 1982, que se convirti muy popular en los sistemas CP/M , pero en los
sistemas MS-DOS perdi popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft public la primera
versin de Excel para Mac en 1985, y la primera versin de Windows (numeradas 2-05 en
lnea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecucin de entorno de Windows) en
noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayud a Microsoft a
alcanzar la posicin de los principales desarrolladores de software para hoja de clculo de
PC. Este logro solidific a Microsoft como un competidor vlido y mostr su futuro de
desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft empuj su ventaja competitiva
lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos aos. La versin
actual para la plataforma Windows es Excel 14.0, tambin denominada Microsoft Excel
2010. La versin actual para Mac OS X igualmente se conoce como Microsoft Excel 2010.
Comenzar a utilizar Microsoft Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con
nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta
clculos de prstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aqu puedes ver
con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculo

63

 Trabajando con Excel

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o
frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:

Trabajar con funciones

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
- Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas.
Elegir la opcin Insertar funcin.

64

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una
breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a
continuacin hacer clic sobre el botn
, de esta forma no es necesario
conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el
cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la
descripcin escrita.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que
deseamos haciendo clic sobre sta.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de
dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la
funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se
eligi la funcin SUMA ().

65

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente

ser una celda o rango de celdas tipo B1:B4, el resultado de la suma aparecer en la
celda que se eligi para el resultado, como vemos en la siguiente pantalla

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el

botn Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una
funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la
celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e
insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando
a =SUMA(A1:A5).
En

la

botn Autosuma
ms rpida.

pestaa Inicio o

en

la

de Frmulas encontrars

el

que nos permite realizar la funcin SUMA de forma

66

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la
derecha del botn.
Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede
ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el
valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder accesar al dilogo de
funciones a travs de Ms Funciones.
Tambin podemos utilizar las funciones como por ejemplo, fecha y hora, financieras,
lgicas, te invitamos a que pruebes cada funcin para que veas los resultados, en la
siguiente pantalla te mostramos un ejemplo

67

 MANIPULANDO CELDAS
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con
Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se
realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin
ms utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del
ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin.
La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz
gruesa blanca, tal como:

Seleccin de una celda

Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a
seleccionar con el botn izquierdo del ratn.
Seleccin de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del
ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn
mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers
como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Seleccin de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo
superior de la columna a seleccionar

y hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo
de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste.
68

 Ajustar celdas
Para ajustar una celda al texto o combinar las celdas, debemos seleccionar lo que
queremos ajustar o combinar y hacer clic con el botn derecho y aparecer un listado de
opciones el cual tendrs que elegir la que se ajusta a tu necesidad

Permite unir
de dos o mas
celdas

Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos
la frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir
los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado
especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Seleccionar las celdas a copiar.
- Hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio.
69

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas
indicndonos la informacin situada en el portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
Haz clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la pestaa Inicio y
selecciona Pegado especial.

Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las
opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

- Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda.

- Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato
de sta.
70

- Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como

tampoco el formato.
- Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el
contenido.
- Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no
estudiado en este curso).
- Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no
estudiado en este curso).
- Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los
formatos excepto bordes.
- Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
- Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y
todas los opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas.
- Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y
todas los opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas.

Fuente y Estilos
Para cambiar la fuente de un textos, primero lo debemos seleccionar y despus elegir el
tipo de letra, tamao, color, tal cual como se ense en la unidad de Microsoft Word, si lo
practicaste veras lo fcil que se te har este punto en Excel

71

 BORDES Y RELLENOS

Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas, para esto
tenemos que seleccionar las celdas y con el botn derecho elegir formato de celdas y
desplegar la pestaa Bordes.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha
de la derecha podr elegir un color para los bordes.
72

 Rellenos
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para
remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos, esto tambin sirve
para los bordes, explicado anteriormente pero con otros pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
Hacer clic sobre la pestaa Relleno.
Aparecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo
quedar nuestra seleccin en la celda.

Al hacer clic en esta

flecha se desplegara el
siguiente cuadro

73

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el
efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color.
Color de trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el
color de la trama.

Cambiar el nombre de la hoja

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre
de hoja para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para
manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero,
la segunda Febrero, ...
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

Seleccionar el men Formato y Elegir la opcin Cambiar el nombre de la hoja.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar, tal
como:

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

74

- El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido:

Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta

Escribir el nuevo nombre de la hoja.

Pulsar INTRO.
Tambin podemos cambiar el color de la etiqueta de la hoja, tal como te mostramos en la
pantalla.

Ejemplo
GRFICOS
A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por
filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal
como cualquier otro objeto.
- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el
grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de
objeto.
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

75

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que

participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En
caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error
en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos
seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la

parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico...
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar
grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
seccin Grficos.

76

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa
Aceptar para empezar a crearlo.
Aadir datos en el grfico
Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos
queremos que aparezcan en el grfico.
Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas
para mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente

cuadro de dilogo:

77

Observa detenidamente el contenido de esta ventana.

Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el
grfico.
As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos
seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la
imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y
345.
Pulsa el botn
y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo
de texto con el rango correcto.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje
horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse
(por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la
imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la
leyenda del grfico.
Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto
en las series como en las categoras.
Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las
series y pasarlas a las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el
que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas
(pestaa Diseo).

Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de

dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o
estn ocultas.

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 CREAR UNA TABLA DINMICA

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a

varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos
facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando
o no los datos origen, etc...
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya
tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos
dinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de ventas de un local, en el cual

aparece la fecha de venta, el nombre del vendedor, el producto y el valor del producto.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor
las ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin
podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un
grfico dinmico).

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Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos

indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas
y que queremos ubicar en una hoja de clculo nueva.
Aparecer la siguiente ventana y seleccionar el rango

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Una vez seleccionada la tabla y si quieres que la tabla dinmica este en otra hoja
presionar Nueva hoja de clculo

Una vez seleccionado aparecer lo siguiente:

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Para que se muestre la tabla dinmica debemos arrastrar los campos que aparecen
al costado derecho a las reas que se muestran mas abajo o haciendo clic en el mismo
campo

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la
tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente
estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total de las ventas para cada
Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a
su lugar correspondiente al pie del panel.
Tambin podemos mostrar la tabla de esta forma, dependiendo de los campos que
dejemos como columnas

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Adems puedes agregar los filtros, dependiendo de lo que queramos mostrar en la tabla
dinmica, te invito a que pruebes las distintas formas que manejar las tablas dinmicas y te
sorprenders lo fcil y prctico que es trabajar con ellas, adems te invito a que veas en la
Web un video tutorial en el siguiente link
http://www.youtube.com/watch?v=QTFnHwC9A9M
y as buscar ms videos tutoriales que te sirvan a complementar el uso de Microsoft Excel.

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Ejercicios prcticos
Realiza el siguiente ejercicio con sus respectivos pasos:
1. Crear el siguiente listado, utilizando la funcin Suma
Descripcin
Pltanos
Peras
Manzanas

Cantidad
2
10
5

PVP
35
31
55
SUMA TOTAL

Total
70
310
275
655

2. Aplicar borde y relleno en la tabla

3. Cambiar el formato del texto, con tipo de letra Calibri, color azul, tamao 12
4. Insertar un grfico con los datos de la tabla

Realiza la siguiente tabla

1. Realizar una tabla dinmica que muestre por pas las mquinas, la cantidad
vendida, el Precio Unitario y que al final aparezca el total general por mquina.
2. Crear un grfico con los campos de la tabla dinmica
3. Guardar el documento.
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BIBLIOGRAFA

www.monografia.com
www.taringa.net
www.altavista.com

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