Mission Mennonite Hati

Site de prise en charge de la tuberculose, du

VIH/SIDA, des IST et de Planification Familiale.
Croix des Bouquets
Rseau GHESKIO/MSPP/PEPFAR

RAPPORT DACTIVITES 2014 - 2015

Willy DUNBAR, MD
Coordination Technique
Octobre 2015

OBJECTIFS
- Illustrer par des chiffres cls, et des
stratgies de gouvernance les activits de
lanne fiscale 2014-2015.
- Leons apprises.
- Perspectives davenir.

PLAN
1- PRESENTATION DE LA CLINIQUE
2- REALISATIONS DANS LES DOMAINES DE LA:
2.1- GESTION ADMINISTRATIVE
2.2- GESTION FINANCIERE
2.3- GESTION DU PERSONNEL
2.4- GESTION DES INFRASTRUCTURES ET DU MATERIEL
2.5- GESTION DES CONSOMMABLES
2.6- GESTION DE LHYGIENE ET DE LA SECURITE
2.7- GESTION DES SOINS
2.8- GESTION TECHNIQUE DU LABO
2.9- GESTION DES DONNEES
3- INDICATEURS DE PERFORMANCE
4- STRATEGIES DAMELIORATION DE LA QUALITE DES SOINS ET PERSPECTIVES

1- PRESENTATION DE LA CLINIQUE
1977: Cration de la Mission Mennonite Internationale.
1990: Dbut des activits mdicales en Hati.
Cinq Cliniques: Croix des Bouquets (la clinique principale) - Carrefour Gros-Morne - Abricots - Jrmie.
23 Mars 1990: Ouverture de la clinique de la Croix-des-Bouquets.
Services Offerts: Tuberculose, VIH/SIDA, Planning Familial et Clinique Gnrale.
Population de desserte: 238.222
Liste des Employs:

NAME
Greg GOOSSEN
Jean DORNELUS
Clarens JOSEPH
Willy DUNBAR, Jr
Mickenson SAIMPHARD
Heather ISAAC
Larousse CONSTANT
Gerarna PHILOGENE
Jorel DORLEUS
Marjorie Jean WERLEY
Magdala CONSTANT
Frantzcy DORLEUS
Yndy PIERRE
Lindsay M. O. PIERRE
Kettline PAUL
Erduce M. SAINT-FORT
Clautude VERDIEU
Ketline ISIDORE
Edna JOSEPH
Marie Gaelle ST-HILAIRE
Mireille ARISME
Lunie LAGUERRE
Kesner PETIT-HOMME
Rosaire LOUIME
Laurore Wanais JEAN

JOB TITLE
MM Haiti Country Director
Site Director
Accountant / HRO
MD, Site Technical Coordinator
MD, Care Physician
Nurse Practitionner
Data Entry Clerck
Nurse, TB and PF
TB Evaluator
Nurse, Counselor
Nurse, ARV and OI Drugs
MT, Lab Head
Medical Technologist
MD, Social Service Resident
FW Supervisor - PIMUD
FW, Educator, PIMUD
FW, Educator, PIMUD
FW, Educator, PIMUD
FW, Educator, PIMUD
Nurse, Reception
Nurse, Reception
HIV-FW
HIV-FW
Maintenance
Janitor and Maintenance

2.1-GESTION ADMINISTRATIVE
Problmes et Contraintes
Rencontrs au dbut
Absence de:
- Manuel de Rglements
internes.
- Projet de qualit : CQI
pour cette anne.
- Conseil dadministration
prsent au niveau du site.
- Comite thique (slection
et thrapeutique).

Solutions apportes
Formation de:

- Conseil administration
interne : Directeur du
pays, directeur du site,

coordonnateur technique
et Officier de ressources
humaines - comptable.
- Comite thique
(slection et

thrapeutique) : Personnel
de soins.
Projets damlioration
de la rtention et de
contrle de linfection
Manuel de rglements
intrieurs rdig,
disponible, connu et
respecte.
Rencontres
hebdomadaires
dvaluation

Perspectives
Formation Healthqual
et validation des
projets
Amlioration des
discussions autour des
dcisions
administratives et
cliniques
Renforcement du
respect des rglements
pour une amlioration
de la qualit des
services.

2.2- GESTION FINANCIERE

La gestion financire est renforce
- Budget: Nouveau budget labor avec le GHESKIO.
- Elaboration dune petite caisse, Capacit dautofinancement reprsente une
part relatif aux dpenses engages au cours de lexercice.
- Prvision rationnelle des recettes
- Dpenses organiss en accord avec lquipe de gestion de fonds

2.3- GESTION DU PERSONNEL

La clinique est divise en diffrentes sections : accueil et contrle des signes
vitaux, section TB, section VIH, section PF, laboratoire, section de gestion des
donnes et maintenance.

Problmes et Contraintes
Rencontrs au dbut
Pas dossiers pour le
personnel
Pas de Systme de
motivation du
personnel
Pas de Plan de
formation continue
Pas de Centre de
documentation avec
registre de
frquentation, Abs,
Conge...
Pas dvaluation du
personnel
Pas de runions de staff

Solutions apportes

Perspectives

Nomination dun

officier de ressources
humaines
Equipe de gestion
intgre du staff et
centre de
documentation
complet et valide mis
en place.
Plan de formation
avec les centres
GHESKIO, le MSPP
et le LNSP.
Evaluation du
personnel en fin
dexercice.
Calendrier de runion
labor. (rencontres
hebdomadaires et
mensuelles)

Systme de motivation
du personnel mettre
en place

2.4- GESTION DES INFRASTRUCTURES ET DU MATERIEL

Plan de maintenance, Carnet de bord des vhicules et Fiches de rparation

grs par la mission mennonite hatienne.
Existence de mesures de Contrle de linfection (Labo, Salle dattente, salle
de consultation) mais non rigoureusement suivies.

Problmes et Contraintes
Rencontrs au dbut
Manque despace de
travail pour le
personnel se basant sur
le respect de la
confidentialit du
patient. (linfirmire en
soins partage la salle
du travailleur social et
conseiller)
Dossiers mdicaux
gardes dans des boites
en cartons dans le
supply room

Solutions apportes

Espace de travail
redfini selon la
confidentialit et les
besoins.
Classeur Mtallique
pour les dossiers
mdicaux disponible.
Plan de maintenance
et dinventaire

Commentaires et
perspectives
Projet de
ramnagement
physique de la
clinique en cours de
validation.

2.5- GESTION DES CONSOMMABLES

Bonne gestion des Intrants de labo, des produits pharmaceutiques et du matriel
de protection. Inventaire et approvisionnement rgulirement raliss.
Perspectives : acclration du processus de livraison mettre en place en accord
avec les institutions partenaires. (SCMS, LNSP)

2.6- GESTION DE LHYGIENE ET DE LA SECURITE

- Hygine gnrale du btiment respecte: prsence de personnel de soutien.
Problmes et Contraintes
Rencontrs au dbut
Brulage de tous les
dchets dans larrire
cours de la clinique
sans sparation
(infectieux et non
infectieux)

Solutions Proposes et
perspectives
Gestion des dchets
selon les normes
institutionnelles mais
adaptes la ralit
du site
Cration dun comit
de surveillance et de
contrle de
linfection.

Responsables

Directeur du Site
Coordonnateur du site
Personnel de soutien

2.7- GESTION DES SOINS

- Sances dducation pour les patients la salle dattente
- Protocoles thrapeutiques MSPP respects
- Bonne Surveillance des IO
- Bonne Coordination Labo-Archives-Equipe de soins
Problmes et Contraintes
Rencontrs au dbut
Contrle des patients sous
prophylaxie a lINH non
adquat.
Perte des patients depuis
le testing.
Patients avec RPR
positifs non traites malgr
la disponibilit de la
PNC.
Pas de vrification
dchec thrapeutique.
Pas de rgime de
deuxime ligne.
Genexpert non demandes
pour les retraitements de
la TB ni pour les
coinfects.
Pas dactivits de terrain
pour le VIH.
Le travailleur social
excute les taches du
conseiller et du
psychologue.
Pas de stratgies de
rtention en soins des
patients.
Non affichage des
algorithmes de PEC

Solutions apportes

Meilleur contrle
du systme de
soins et monitoring
de lvolution.
Cas dchec
thrapeutiques et
changement de
rgime.
Accord avec le
LNSP : Matriel de
genexpert mettre
en place.
Recrutement
dagents de terrain.
Plan de rtention et
de relance en
excution
Plan dactivits
avec les MARPs

Perspectives

Renforcement du
systme de
surveillance des soins
et intensification des
activits de relance, de
rtention et de testing
des MARPs.
Formation continue

2.8- GESTION TECHNIQUE LABO

Les demandes dexamens et les heures sont notes dans le registre.

Deux techniciens disponibles ; Pas de rotation formelle.

 Mthode de vrification existante et respecte.

Tests Raliss:
- Hmatologie au CYSMEX
- Compte de CD4 suivant le rseau du LNSP et IMIS
Prlvements raliss tous les jours
Perspectives : Autonomie dans la ralisation des CD4
- Tests rapide HIV et Syphilis
-Chimie
Les tests de chimie sanguine sont raliss laide du reflotron plus: Cratinine,
SGOT et SGPT seuls sont disponibles.
- Crachats
- PPD
Contrle de qualit
Problmes et Contraintes Solutions apportes
Perspectives
Rencontrs au dbut
Protocole de transport
Ralisations des
Agrandissement du
de spcimens pour
CD4, charge virale et
laboratoire et plan de
CD4 tablit avec le
genexpert IMIS sur
ralisation des CD4.
LNSP mais non
une base quotidienne. Chaine de froid
respecte compltement Etablissement dune
Formation continue
(plusieurs retard
chaine de froid pour
enregistre)
la prservation des
Pas de chaine de froid
spcimens et des
disponible car
ractifs
rfrigrateur non
Meilleure gestion de
adapts, sans
lespace et des
thermomtre et source
dchets
dnergie non constante Procdures labores,
Pas de ractifs pour le
disponibles mais non
glucose et
affiches.
lionogramme
Pas de possibilit de
raliser lECBU et
lexamen des selles.
Mauvaise gestion de
lespace et des dchets
Formation des
technicien non a jour
pas de Kits RPR pour
le dpistage de la
Syphilis (seul le
Bioline est disponible)
Procdures non
disponibles

2.9- GESTION DES DONNEES

Bonne gestion des donnes : Registres disponibles et jour, Notification des

cas et livraison des rapports aux partenaires.
Backlog compltement rsolu.

10

3. INDICATEURS DE PERFORMANCE 2014 - 2015

INDICATEURS
VCT
VIH +
Prvalence du VIH
Enrolement en soins
Enrolement aux ARV
Actifs sous ARV
Symptomatiques resp. valus
Patients diagnostiqus TB
Test VIH pour Patients TB(+)
Cas de TPM+
Patients mis sous anti-TB
Patients tuberculeux traits
Patients TB depists pour le VIH
Coinfection TB/VIH
Cas coinfcts mis sous RHEZ
Cas coinfcts mis sous ARV

Annuels Mensuels OCT

5373
447
447
26
5.8
461
38
12
208
18
13
405
202
247
41
514
42
36
35
41
29
36
3
69
6
3
69
6
3

INDICATEURS

AVR

MAI

JUIN JUIL AOUT SEPT Total %

VCT
VIH +
Prvalence du VIH
Enrolement en soins
Enrolement aux ARV
Actifs sous ARV
Symptomatiques resp. valus
Patients diagnostiqu TB

427
27
6.3
21
21
246
210

377
28
7.4
7
4
242
215

375
27
7.2
26
18
251
217

489
44
9.0
41
27
266
223

397
23
5.8
18
21
280
203

534
37
6.9
34
32
307
215

36
35
29

26
26
24

28
27
21

42
42
32

37
36
33

34
34
25

36

26

28

42

37

Patients tuberculeux traits

34

28

32

39

Patients TB depists pour le VIH

Coinfection TB/VIH
Cas coinfcts mis sous RHEZ
Cas coinfcts mis sous ARV

35
7
5
7

26
3
0
0

27
6
4
4

42
2
2
2

Test VIH pour Patients TB(+)

Cas de TPM+
Patients mis sous anti-TB

NOV
462
25
5.4
16
11
211
242
46
43
43
46
29
43
4
5
5

DEC
341
23
6.7
11
7
210
207
41
38
35
41
29
38
4
3
3

JAN
507
33
6.5
21
10
212
256
48
47
45
48
22
47
8
7
6

FEV
320
23
7.2
10
16
220
162
30
27
28
30
40
27
4
4
4

MAR
481
29
6.0
14
15
234
208
37
34
41
37
29
34
5
6
9

5157
345
6.7
231
195
307
2605
446

95.9

82.68

34

425
391
446

21

26

358

36
5
5
2

34
4
4
3

425
55
48
48

50.11
93.75
75.80

69.57
69.57

11

A- PREVALENCE DU VIH AU SITE

B- ENROLEMENT AUX ARV

12

C- ACTIFS SOUS ARV

D- ACTIFS SOUS ARV PAR RAPPORT AUX PERTES; ANNEE 2015

E- PERDUS DE VUE : 313

F- RELANCE : 313
G- REVENUS EN SOINS : 37

13

4. STRATEGIES
4.1 DEPISTAGE ET OFFRE DE SOINS AUX GROUPES CIBLES
A-

PLAN DIMPLEMENTATION
Identification de reprsentants de MARPS
Evaluation de la Capacit du Site recevoir les MARPs.
Respect de la confidentialit
Services Rapides et Adapts
Sensibilisation et formation de personnel
Planification d'activits (sensibilisation, ducation
communautaires.

et

dpistage)

B- STRATEGIES
- Renforcement de la prsence de l'institution au niveau de la communaut.
- Identification de groupes risques (TS, HARSAH) et dsignation d'une
personne pour instituer le lien
- Elaboration d'un plan d'accueil
- Mise en Place d'un systme de suivis (partenariat)
C-

ACTIVITES
Education et Sensibilisation communautaires (ouvertes et fermes)
Distribution de Condoms
Accessibilit au PEP
Offre de services psycho-sociaux et lgaux (systme de partenariat et de
rfrence)
Dpistage institutionnel et communautaire
Offre de soins (Dpistage, IO, ARV, IST, PF, screening du cancer du col)

D-

PERSPECTIVES
Matriels d'ducation et de soins.
Personnels d'ducation, de soins et de suivis.
Renforcement institutionnel (systme de soins et de rtention)
Partenariat avec d'autres institutions

14

4.2 CLINIQUE VIH - Circuits des Nouveaux Patients

1- Dpistage CDV: Counseling pr-test, rfrence au Labo pour prise

de sang, Counseling Post test le mme jour.

1.1- Patient VIH positif: Counseling pr enrlement aux soins et aux

ARV, enrlement aux soins, rfrence au Labo le mme jour pour
bilan de base et dpistage de la TB puis RDV dans une semaine.

1.2- Patient ligible aux ARV: Counseling pr-ARV, Comit de

slection et proclamation de la dcision en prsence du patient. Si le
patient est mis sous ARV, RDV dans 15 jours, sinon dans 8 jours pour
une prochaine prparation.

1.3- Patient non-ligible aux ARV: rfrence en soins palliatifs. RDV

chaque 15 jours pendant 2 mois puis chaque mois.

2- Patient VIH ngatif: counseling post-test et soins gnraux.

15

4.3 PLAN DE RENFORCEMENT DE LADHERENCE ET DE LA

RENTENTION AUX SOINS
1- La rduction du temps dattente la clinique
Stratgies
1.1-Augmenter
les
points de service et
priorit aux patients
VIH

1.2- Rduire le temps

dattente des patients
en gnral.

Activits
Par la promotion
de la polyvalence
du personnel et
de la priorit aux
patients ARV.

Designer un autre
prestataire pour
les visites de
soins primaires

Donner la priorit
aux patients ARV

Responsabilit
- Chef des services
cliniques
- Coordonnateur du
site
- Directeur du site

Accueil
Infirmire
Clinicienne
Infirmire
dispensatrice
Chef des services
cliniques
Coordonnateur du
site
Directeur du site

2- Le renforcement de ladhrence
Stratgies
Activits
les
agents
2.1-Renforcer lAccueil -Prparer
daccueil pour un meilleur
des patients.
accueil des patients afin
de les orienter vers les
points de service.
2.2 Fidliser laccord aux - Appeler les nouveaux
nouveaux placs sous placs sous ARV
ARV
2.3-Appeler les patients -Gnrer la liste des visites
la veille de chaque prvues chaque semaine.
rendez-vous
-Placer
les
appels
tlphoniques la veille

Responsabilit
- Chef des services
cliniques

- Mdecin en soins ensuite

infirmire et agents de
terrain
- Data Clerc
- Infirmire dispensatrice
- Agents daccueil et de
terrain

16

de chaque visite.
2.4-Appeler le lendemain -Gnrer la liste de visites
les patients qui ont rat rates chaque jour.
-Placer
les
appels
leur rendez-vous.
tlphoniques.
2.5-Renforcer
le -Renforcer le counseling
chaque visite
counseling.

- Data Clerc
- Infirmire dispensatrice
- Agents daccueil et de
terrain
-Equipe de soins

2.6-Raliser des groupes -Organiser le groupe de -Equipe de soins

de support pour les support priodiquement.
nouveaux enrls et les
patients avec problme
dadhrence.
2.7-Donner des incitatifs -Donner des frais de -Administration
transport et/ou support
aux patients.
alimentaire si possible

3- La recherche active des patients perdus de vue

Stratgies
Activits
3.1-Appeler les patients Gnrer une liste des
perdus de vue sur une base
perdus de vue.
mensuelle.
Appeler les patients par
tlphone.

Responsabilit
- Data Clerc
- Infirmire
dispensatrice
- Agent daccueil et
de terrain

3.2-Raliser des visites Assurer une bonne prise

coordonnes
domicile
pour
des des
dmographiques
des
patients perdus de vue.
patients.
Raliser des visites
domicile.

Agents de terrain
Travailleur social

3.3-Amener
les Envoyer les frais
patients se prsenter le transport aux patients.
plus vite que possible.

Agent de terrain
Travailleur Social
Administration

de

17

4.4 Plan de contrle de linfection la tuberculose

A- Renforcement des Mesures de gestion
Objectifs
Activits
- tablir un
A- 1-Assurer que
calendrier de
lensemble du
formation.
personnel reoit
une formation
- Raliser les
sances de
formation.

A-2-Promouvoir
des services de
laboratoire rapides
et de qualit

A-3 Assurer la
surveillance de
lvaluation

- Raliser des
sances de
recyclage.
- Rencontrer
priodiquement le
responsable du labo
pour sassurer de la
ralisation des tests
rapides molculaires
et bacilloscopies en
moins de 48 heures
pour tout
symptomatique
respiratoire.
- Mettre la
disposition du
personnel des
exemplaires du plan
de contrle de
linfection.

Responsabilit
- lofficier de
contrle de
linfection
- le directeur du site
- le coordonnateur
du site

- lofficier de
contrle de
linfection

- lofficier de
contrle de
linfection

-Surveiller la mise
en uvre des
pratiques de contrle
de linfection sur
une base
quotidienne.
-Effectuer une
valuation des

18

risques et une
analyse sur la lutte
contre la
transmission de la
tuberculose avec un
plan damlioration
des performances en
fin dexercice
B- Renforcement des Mesures administratives
Objectifs
Activits
-Identifier les
B-1-Assurer le
symptomatiques
dpistage prcoce
respiratoires linscription

Responsabilit
-Lagent daccueil
de la clinique
-Les agents PIMUD

-Administrer le
questionnaire de dpistage
de la tuberculose tous les
nouveaux patients.
B-2- Sparer les
symptomatiques
respiratoires des
autres patients
dans un espace
bien ventil.
B-3- Promotion des
rgles dhygine et
affichage des
informations sur la
toux.

- Sparer les
symptomatiques
respiratoires identifis
laccueil de la clinique des
autres patients

-Lagent daccueil
de la clinique

- Afficher des posters sur la

toux dans toutes les zones
dattente et au laboratoire.

- lOfficier

-Raliser des sances

dducation en groupe et
individuelle pour les
symptomatiques
respiratoires et les patients
de la clinique TB.

-Le responsable de
lhygine

-Les agents PIMUD

-Les agents PIMUD

- Assurer la disponibilit
des robinets pour le lavage
des mains.

B-4- Mettre en place un

-Dvelopper un circuit de

-Lofficier

19

circuit de prise en
charge rapide des
symptomatiques
respiratoires

prise en charge rapide des

symptomatiques
respiratoires.

-Les prestataires de
la clinique TB

-Afficher une copie de ce

circuit de prise en charge
dans les bureaux des
prestataires des cliniques
VCT, TB, ARV.
B-5- valuer
priodiquement le
personnel.

- valuer chaque anne les

membres du personnel pour
la tuberculose.

- Lofficier

- Offrir chaque anne sur

une base volontaire le
dpistage du VIH aux
membres du personnel.

- Le directeur

- Le coordonnateur

- Offrir des traitements aux

membres sropositifs du
personnel (ARV et
prophylaxie, etc.) en toute
confidentialit.
- tablir un registre
confidentiel des membres
du personnel qui sont
diagnostiqus tuberculeux.

C- Renforcement des mesures environnementales

Objectifs
C-1-Promouvoir la
ventilation naturelle au
niveau de linstitution.

Activits
Responsabilit
- Garder les fentres et
-Lofficier
portes ouvertes au niveau de
la salle dattente et au
-Les prestataires de la
niveau des salles de
clinique TB
consultation de la clinique
TB
- Afficher des autocollants
demandant de laisser les
fentres et les portes

20

ouvertes au niveau des

salles de consultations de la
clinique TB.
-Maintenir des espaces en
plein air pour recevoir les
patients
C-2- Utiliser des systmes
de ventilation mixtes aux
endroits o la ventilation
naturelle est insuffisante.

- Installer des ventilateurs

pour assister la ventilation
naturelle (en gardant les
fentres ouvertes) dans les
salles de consultations de la
clinique TB.

- lofficier de
contrle de
linfection
- le directeur du site
- le coordonnateur du site

- Assurer que ces

ventilateurs fonctionnent
quotidiennement.

C-3- Utiliser des rayons

ultraviolets germicides
(UVGI) dans les endroits
haut risque dinfection
par la bactrie
tuberculeuse.

- Assurer quun entretien

rgulier des ventilateurs
sera effectu.
UVGI se procurer

- lofficier de
contrle de
linfection
- le directeur du site
- le coordonnateur du site

E- Renforcement des mesures de protection individuelle.

Objectifs
Activits
Responsabilit
- Distribuer des masques
-Lagent daccueil de la
D-1-Distribuer des
clinique VCT, les
masques chirurgicaux aux chirurgicaux aux
symptomatiques
prestataires des cliniques
symptomatiques
respiratoires une fois
TB et ARV.
respiratoires.
identifis.
-Le responsable de stocks
- Assurer la disponibilit de de ladministration et
ces masques la fin du
lofficier de contrle de
mois.
linfection
D-2- Distribuer des
masques respirateurs

- Distribuer des masques

N-95 ou FFP2
chaque 2

- Le directeur et lofficier de
contrle de linfection.

21

N-95 ou FFP2 aux

prestataires.

semaines aux membres du

personnel des cliniques
VCT, TB, ARV, de la
radiologie, et du labo.

-Le responsable de stocks

de ladministration et
lofficier de contrle de
linfection

- Assurer la disponibilit de
ces masques la fin du
mois

4- LECONS APPRISES ET PERSPECTIVES

Lanne 2014-2015 a t marque par le dynamisme et le sens de linnovation
des parties prenantes : lquipe de direction du site, la coordination des
Centres GHESKIO et les autres partenaires. Malgr les troubles, la cohsion
de nos forces et de nos ides, le respect des engagements nous ont permis
encore une fois doffrir des services de qualit tous et surtout aux plus
vulnrables comme en tmoigne la diversit de ce rapport dactivits.
A travers une approche damlioration continue de la qualit, nous allons
poursuivre cette mobilisation collective et nous continuerons prner
lexcellence en actions.

22