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TABLA DE CONTENIDO
PAGINA
1. DEFINICION DE CONCEPTOS............................................................................................................ 7
2.
3.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO OPERATIVO (SARO) ...... 1110
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
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MANUAL DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION
DEL RIESGO OPERATIVO - SARO
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Abril de 2010
INTRODUCCION
El presente manual define los componentes de la estructura para la administracin
del Riesgo Operativo de Agrobolsa S.A., de acuerdo con lo dispuesto en la
Circular Externa 049/06 de la Superintendencia Financiera sobre el Sistema de
Administracin del Riesgo Operativo (SARO).
Elementos que lo componen:
Los elementos para la administracin del riesgo Operativo son: las polticas,
objetivos, estructura organizacional, estrategias, procesos y procedimientos, que
sern aplicados dentro del proceso de implementacin y seguimiento del SARO
dentro de la compaa, con base en lo establecido por la Superintendencia
Financiera.
Area de aplicacin:
Este Manual aplica para todos los empleados de la Compaa, establece y unifica
las responsabilidades especficas del Comit de Riesgos, en lo concerniente a las
funciones establecidas para la administracin del Riesgo Operativo, la
administracin del riesgo SARLAFT, los riesgos comerciales y de la ejecucin de
los negocios.
El cumplimiento de lo descrito en el presente manual es obligatorio para todos los
funcionarios que tengan relacin con las actividades incluidas en l. Los desacatos
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1. DEFINICION DE CONCEPTOS
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Fraude interno: Son aquellas prdidas derivadas de cualquier acto que de forma
intencionada busca defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la
Compaa o incumplir normas, leyes o polticas empresariales en las que est
implicado, al menos, un empleado o administrador de la Compaa, en beneficio
propio o de un tercero.
Fraude externo: Son prdidas derivadas de cualquier acto, realizado por una
persona externa a la Compaa, que buscan defraudar, apropiarse indebidamente
de activos de la misma o incumplir normas o leyes.
Relaciones laborales: Prdidas derivadas de actos que son incompatibles con la
legislacin laboral, con los acuerdos internos de trabajo y, en general, la
legislacin vigente sobre la materia.
Clientes: Prdidas derivadas del incumplimiento negligente o involuntario de las
obligaciones frente a los clientes, que impiden satisfacer una obligacin
profesional frente a stos.
Daos a activos fsicos: Prdidas derivadas de daos o perjuicios a activos
fsicos de la Compaa.
Fallas tecnolgicas: Prdidas derivadas de fallas tecnolgicas.
Ejecucin y administracin de procesos: Prdidas derivadas de errores en la
ejecucin y administracin de procesos.
Adicionalmente, los anteriores eventos de prdida pueden originarse como
consecuencia de otros tipos de riesgo, como el legal y el reputacional.
Eventos de prdida como consecuencia del Riesgo Legal: Por riesgo legal se
entiende la posibilidad de prdida en que incurre una entidad al ser sancionada, u
obligada a indemnizar daos como resultado del incumplimiento de normas o
regulaciones y obligaciones contractuales.
El riesgo legal surge tambin como consecuencia de fallas en los contratos y
transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos
involuntarios que afectan la formalizacin o ejecucin de contratos o
transacciones.
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2.
OBJETIVOS Y POLTICAS PARA EL SISTEMA DE ADMINISTRACIN
DEL RIESGO OPERATIVO
Los objetivos y polticas de la compaa para el Sistema de Administracin de
Riesgo Operativo son las siguientes:
a. Crear un programa de capacitacin, lo suficientemente amplio y
permanente del Riesgo Operativo de la Compaa, de manera que todos
los funcionarios adquieran el conocimiento adecuado y formen parte activa
y responsable de su administracin, teniendo en cuenta todos los procesos
en los cuales participan.
b. Involucrar activamente a todos los funcionarios de la Compaa, en la
identificacin y medicin peridica de los eventos de prdida, en forma
tcnica y uniforme, y de los controles que existen en los procesos a su
cargo. Los resultados de estas actividades deben estar adecuadamente
documentados.
c. Identificar claramente las causas que originan los eventos de prdida de la
Compaa, con el fin de poder crear planes de acciones adecuados para su
seguimiento y mitigacin.
d. Instaurar un proceso de administracin de riesgo operativo que permita que
su integracin con los procesos propios de la Compaa sea fcil, de
manera que los funcionarios puedan llevarlo a cabo de manera cotidiana,
sin afectar su labor.
e. Identificar amenazas y debilidades de los controles, en trminos de su
diseo y eficiencia, con el fin de proceder a mejorar su calidad,
especialmente para aquellos riesgos cuyo impacto sobre la Compaa de
llegar a ocurrir, es ms grande.
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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO
OPERATIVO (SARO)
3.1.
3.2.
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3.3.
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j.
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Los criterios que deben tener en cuenta los funcionarios involucrados en cada
proceso, para realizar la identificacin y clasificacin de los eventos de prdida de
dicho proceso son:
a. Cuantificar el nmero de veces en promedio mensual que realizan cada uno de
los subprocesos o actividades de cada proceso. Este promedio mensual debe
corresponder por lo menos a los ltimos doce (12) meses. Los procesos se
organizan luego en orden de frecuencia.
b. Ordenar los subprocesos o actividades de acuerdo con la importancia que el
dueo del proceso atribuya a los mismos como factores de xito del proceso
en conjunto; es decir, evaluando qu tanto afectan el resultado final del
proceso, en caso de que estos subprocesos se realicen mal o no se realicen.
c. Para cada proceso, el dueo del mismo debe establecer cules son los
principales elementos utilizados por la Compaa para llevar a cabo dicho
proceso.
Estos elementos se clasifican en: recurso humano, recurso
tecnolgico, recurso fsico y recurso de informacin.
El recurso humano hace referencia a los funcionarios que participan
directamente en alguna parte del proceso, actuando concretamente en una o
varias actividades del mismo.
El recurso tecnolgico hace referencia a la utilizacin de software
especializado durante el proceso, bien sea desarrollado por la Compaa o
aquel perteneciente a un proveedor externo.
El recurso fsico hace referencia a todos aquellos activos tangibles utilizados
durante el proceso, incluyendo cualquier tipo de mquina no especializada o
computadores con software no especializado.
El recurso de informacin hace referencia a los datos de entrada, tanto internos
como externos, necesarios para realizar el proceso.
Por ejemplo, para el proceso denominado; Pago a Proveedores, se utiliza el
recurso humano, representado en el funcionario encargado de elaborar los
cheques y el o los funcionario(s) encargado(s) de firmarlos; el recurso fsico,
representado en los cheques fsicos, la mquina de escribir o el computador
para llenar cada cheque, los sellos y protectores utilizados para cada cheque; y
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Deben existir controles para impedir que la conciencia de control por parte de la
Alta Gerencia, llegue a debilitarse o perderse.
En segundo lugar, deben identificarse los planes de contingencia existentes para
el proceso, de la siguiente forma:
-
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IMPACTO
MUY ALTO
Ms 50
ALTO
Entre 31 y 50
MODERADO
Entre 16 y 30
BAJO
Entre 2 y 15
MUY BAJO
Entre 0 y 1
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RANGO DE FRECUENCIA
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DISEO
EXCELENTE
CALIDAD
De un 81%DEL
a unCONTROL
100%
EXCELENTE
BUENO
De un 81% a un 100%
BUENO
De un 61% a un 80%
REGULAR
De un 41% a un 60%
MALO
De un 21% a un 40%
PESIMO
PESIMO
De
un 1% a un 20%
De un 1% a un 20%
EFECTIVIDAD
EFECTIVIDAD
RANGO
RANGO DE
DE COBERTURA
COBERTURA DEL
DEL CONTROL
CONTROL
EXCELENTE
De un 81% a un 100%
BUENO
De un 61% a un 80%
BUENO
De un 61% a un 80%
REGULAR
De un 41% a un 60%
REGULAR
De un 41% a un 60%
MALO
PESIMO
De
un20%
40%
De un
un 21%
1% aaun
PESIMO
De un 1% a un 20%
De un 61% a un 80%
REGULAR
De un 41% a un 60%
MALO
De un 21% a un 40%
EXCELENTE
De un 81% a un 100%
MALO
De un 21% a un 40%
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Alta:
Aquellos eventos de prdida que en los ltimos tres aos, por lo menos,
tienen una probabilidad de ocurrencia mayor a 0.50.
Aquellos eventos de prdida que en los ltimos tres aos, por lo menos,
Media: tienen una probabilidad de ocurrencia entre 0.25 y 0.50.
Baja:
Aquellos eventos de prdida que en los ltimos tres aos, por lo menos,
tienen una probabilidad de ocurrencia menor a 0.25.
Impacto:
El impacto se establece a partir de los valores histricos de prdida cuantificados
al presentarse dicho evento dentro de un proceso determinado en los tres aos
anteriores, informacin que debe estar contemplada en el Registro de eventos de
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Muy Alto
Alto
Medio
Concepto
Bajo
Muy Bajo
Su impacto
insignificante.
negativo
es
Perfil
Tratamiento
Aceptarlo
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Esta informacin debe ser ingresada por cada funcionario de la Compaa, para
los procesos en los que participa, y con la periodicidad establecida por el Comit
de Riesgos, la cual debe ser por lo menos anual.
El Comit de Riesgos debe definir el medio o sistema a utilizar para que cada
funcionario diligencie la Matriz de Riesgo Operativo. El medio o sistema utilizado
debe permitir la consolidacin de los resultados, a partir de los valores promedio
de la informacin cuantitativa ingresada al sistema.
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Referencia
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Cdigo interno, creado por el Comit de Riesgos, que relacione el evento en forma
secuencial. Este cdigo estar conformado por el subnumeral del respectivo
evento, de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.5. del presente Manual,
seguido por la fecha de inicio del evento (Formato: Ao,Mes,Da,Hora) y
finalizando con un nmero de cinco dgitos, desde 00001 hasta 99999, que
representa la secuencia de ocurrencia de dicho evento en particular.
II.
Fecha de contabilizacin
Divisa
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IX.
Clase de evento
Producto/Servicio afectado
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se
de
de
de
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Impacto de los eventos de prdida que han ocurrido por proceso En la medida
en que el valor de este indicador se reduzca, significa una mejor gestin.
4.12.3. Controles
Adems de la labor que el Comit de Riesgos tiene, de proponer nuevos controles
para los eventos de prdida identificados en la Matriz de Riesgo Operativo,
buscando mejorar la calificacin de su diseo y de su efectividad, el Comit de
Riesgos debe evaluar la consistencia de los controles con respecto al evento de
prdida que buscan mitigar.
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Para ello, debe evaluarse que el control tenga una magnitud acorde con el riesgo
inherente. De manera que aquellos riesgos inherentes de mayor impacto y
frecuencia de ocurrencia, deben tener cluster de control ms completos.
As mismo, pueden identificarse controles que son demasiado grandes, en
trminos de complejidad en su aplicacin y costo, vinculados a riesgos inherentes
de impacto y frecuencia muy bajos. En este caso, se debe revisar la posibilidad
de ajustar dichos controles.
El Comit de Riesgos, deber adems revisar ocasionalmente los controles,
mediante trabajo de campo donde se observe al funcionario encargado del control
y la forma como lo aplica, para conceptuar si el control es insuficiente, si es
necesario reforzarlo o si es necesario establecer otro control. Esta evaluacin
debe estar debidamente soportada para entregar un informe al respecto a la Junta
Directiva.
En caso de que en el informe del Comit de Riesgos se exprese la urgencia de
colocar algn control en particular en forma inmediata, el rea involucrada debe
proceder a suministrar los recursos para hacerlo, con el fin de no esperar hasta la
reunin de la Junta Directiva.
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Interno
Informe de Perfil de Riesgo Residual
Valor consolidado del riesgo residual de la Compaa
Comit de Riesgos
Junta Directiva
Semestral
Primeros 15 das del siguiente semestre
Tipo de reporte:
Nombre del Reporte:
Contenido:
Interno
Informe de Gestin del Representante Legal
Debe incluir una indicacin sobre la gestin adelantada
en materia de administracin del riesgo operativo.
Representante Legal
Asamblea de Accionistas
Al cierre de cada ejercicio contable
El plazo establecido para realizar la Asamblea de
Accionistas
Responsable:
Usuario:
Periodicidad:
Oportunidad:
Tipo de reporte:
Nombre del Reporte:
Contenido:
Responsable:
Usuario:
Interno
Informe de Alertas Tempranas
Indicadores que reflejen un aumento inusual en el nivel
de riesgo de algn evento de prdida.
Comit de Riesgos
Junta Directiva
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Periodicidad:
Oportunidad:
Semestral
Primeros 15 das del siguiente semestre
Tipo de reporte:
Nombre del Reporte:
Contenido:
Interno
Matrices de Riesgo Operativo
Resumen consolidado del riesgo inherente, cluster de
control y riesgo residual.
Comit de Riesgos
Junta Directiva
Semestral
Primeros 15 das del siguiente semestre
Responsable:
Usuario:
Periodicidad:
Oportunidad:
Tipo de reporte:
Nombre del Reporte:
en general
Contenido:
Responsable:
Usuario:
Periodicidad:
Oportunidad:
Externo
Informe de Gestin del Riesgo Operativo para el pblico
Informacin sobre el volumen y el perfil de riesgo de las
operaciones de la Compaa, con el fin de que el
pblico pueda evaluar las estrategias de Gestin de
Riesgo Operativo adoptadas por la Compaa.
Comit de Riesgos
Pblico en general a travs de la internet
Actualizacin anual
Primeros tres meses de cada ao
5. PLATAFORMA TECNOLOGICA
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6. REVELACION CONTABLE
De acuerdo con lo establecido en la Circular Externa 049/06 de la
Superintendencia Financiera, los eventos de riesgo operativo, cuando no afecten
el estado de resultados deben ser revelados en cuentas de orden, de acuerdo con
la metodologa para su cuantificacin establecida por cada entidad.
Cuando dichas prdidas afecten el estado de resultados, se registrarn en la
cuenta del gasto determinada por la Superintendencia Financiera en el Plan Unico
de Cuentas, para que dicho acontecimiento quede registrado en el periodo en el
que se materializ la prdida.
Adems, en las notas a los Estados Financieros de la Compaa, se sealarn las
causas que originaron los eventos de riesgo operativo, revelados en cuentas de
orden o registradas en el estado de resultados.
7. CAPACITACION Y DIVULGACION
El Comit de Riesgos tendr a su cargo el diseo, programacin y coordinacin
del Plan Anual de capacitacin en el SARO, dirigido a todas las reas y
funcionarios de la Compaa.
Los programas de capacitacin debern dictarse tambin a los nuevos
funcionarios vinculados a la compaa, durante su primer mes luego de haber
ingresado a la Compaa, as como a los terceros de los cuales se tenga una
relacin jurdica de prestacin de servicios diferente a aquella que se origina en un
contrato de trabajo, como el caso del outsourcing. Para el caso de estos terceros,
la capacitacin deber darse con anterioridad a la firma del contrato u orden de
servicios y como requisito del mismo.
El Comit de Riesgos ser responsable de la revisin y actualizacin trimestral de
dichos programas de capacitacin. Adicionalmente, deber desarrollar y aplicar
las evaluaciones que se practicarn a los participantes en dichos programas, tanto
en el momento inmediatamente posterior a la capacitacin como posteriormente,
por lo menos una vez al ao a todos los funcionarios y terceros.
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8. Anexos
Anexo 1
DEFINICION DE TERMINOS
Back Testing: Pruebas efectuadas para verificar el adecuado funcionamiento de
un modelo o para validar sus resultados.
Cluster de Control: Suma de controles y la clasificacin a la que pertenecen.
Dueo del Proceso: Responsable de la administracin de un proceso; es decir,
de su planeacin, organizacin, direccin y control.
Evento: Incidente o situacin que ocurre en un lugar particular durante un
intervalo de tiempo determinado.
Eventos de prdida: Son aquellos incidentes que generan prdidas por riesgo
operativo a las entidades.
Facilitador: Persona que por su conocimiento de un proceso o de una labor,
ayuda a orientar y aclarar las dudas de un grupo de trabajo, en donde se
desarrollan actividades relacionadas con dicho proceso o labor.
Factores de riesgo: Son las fuentes generadoras de eventos en las que se
originan las prdidas por riesgo operativo. Son factores de riesgo el recurso
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