SERIE DE MANUALES PARA LA

PEQUEA Y MEDIANA EMPRESA

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GRUPOS
PRIMARIOS

Humberto Serna Gmez

Investigador, Director Grupo SUMAR
Medelln, 2015.

 FUNDACIN UNIVERSITARIA MARA CANO

SERIE: MANUALES PARA LA PEQUEA Y LA MEDIANA EMPRESA
GRUPOS PRIMARIOS
Primera edicin, 2015
ISBN: 978-958-57332-9-9
Autor:
Humberto Serna Gmez
Autoridades acadmicas:
Prspero Jos Posada Myer, Rector
scar Alberto Gaviria Palacio, Vicerrector Administrativo
Francy Prez Franco, Vicerrectora Acadmica
Sandra Mnica Ramos Ospina, Directora del Centro de Formacin Avanzada
Amilbia Palacios Crdoba, Decana de la Facultad de Ciencias de la Salud
Jorge Augusto Valencia Valencia, Decano de la Facultad de Ciencias Empresariales
Hctor Andrs Bucheli Lpez, Decano de la Facultad de Ingeniera
Nelson Alberto Ra Ceballos, Director del Centro de Investigacin
y Desarrollo Empresarial
Revisin de textos:
Erica Janet Agudelo Ceballos
Diagramacin:
Jos Mesa

FONDO EDITORIAL Ctedra Mara Cano

FONDO EDITORIAL

Se permite la reproduccin parcial, siempre que se cite la fuente.

El contenido es responsabilidad del autor.

MANUAL DE GRUPOS PRIMARIOS

SERIE:
MANUALES PARA LA PEQUEA Y LA MEDIANA EMPRESA

HUMBERTO SERNA GOMEZ

Investigador
Director Grupo SUMAR

Fundacin Universitaria Mara Cano FUMC2015

LOS GRUPOS PRIMARIOS

Una estrategia para asegurar y consolidar la comunicacin
Organizacional.
1. INTRODUCCIN
La gestin empresarial y el logro de los objetivos organizacionales frecuentemente
encuentran una barrera, la Comunicacin. Se difunden polticas y estrategias, se
envan boletines y mesajes escritos o electrnicos; se conforman grupos de alto
rendimiento, se les capacita y los problemas de comunicacin siguen, con
impactos y riesgos diferentes, algunos leves otros de efecto catastrfico.
La comunicacin informal no ha sido desterrada, el radio pasillo, el radio mango
trasmiten mejor la comunicacin, muchas veces distorcionada, superando los
canales formales de comunicacin.
La academia a nivel global as como las empresas, han intentado disear
estrategias, mecanismos y herramientas para superar este obstculo, que
depende y es causado por diversos y diferentes factores. En Colombia, grandes
empresas como Carvajal, Ecopetrol, Bancolombia, Peldar, Bavaria, ahora
SABMiller y muchas otras han intentado muchas opciones para romper esta
barrera institucional.

Entre ellas, la denominada como Grupos Primarios o

naturales, la cual se ha constituido en una gran diferencia como inductor de una

cultura organizacional fuerte y de un clima organizacional facilitador del
compromisos institucional de todos sus colaboradores.
Este Manual, construido con la experiencia y aprendizajes de estas empresas,
intenta ser un instrumento para llegar a las pequeas y medianas empresas, y

tambin, a los negocios barriales en los cuales la comunicacin efectiva entre las
personas y con los clientes, es igualmente un factor de su crecimiento, estabilidad
y desarrollo.
Aprenderemos mucho, cuando en estas medianas y pequeas empresas o
negocios barriales, empiece a creer en la formalizacin de sus conversaciones y
sus acuerdos, en familia, con los colaboradores, con las otras empresas y
organizaciones, los cuales redundar en el mejoramiento de su calidad de vida y
de sus negocios.

De manera, que este documento, y como objetivo de este

trabajo acadmico, servir de soporte pedaggico para incorporar esta

competencia en los lderes, sus familias y colaboradores.
2. LA COMUNICACIN.
La comunicacin es el factor y la habilidad aglutinante de la organizacin. Algunos
la denominan la amalgama empresarial.

A pesar de que es fcil enunciarla,

lograrla es todo un reto. Las dificultades institucionales tienen muchas de ellas; de

all, su importancia estratgica como habilidad gerencial, por eso, tantos
interrogantes como por qu es tan difcil lograr una comunicacin eficiente y
eficaz en la empresa? En respuesta, se puede sealar porque a pesar de los
adelantos en los medios de comunicacin, sta sigue siendo un tema clave en las
instituciones.
Aunque la respuesta es aparentemente sencilla, la comunicacin es un acto
humano. El hombre con su personalidad, valores, creencias, gustos y disgustos,
la impacta significativamente. El nivel de desarrollo de la inteligencia emocional
de cada hombre, entra a jugar como un componente muy importante en la fluidez
de la comunicacin en una organizacin.

Por eso, como acto humano, la

comunicacin ocurre dentro de unas condiciones que la misma organizacin

define y moldea, de modo, que no basta con desarrollar en cada colaborador una

actitud y una capacidad de comunicacin; se requiere de condiciones

organizacionales que la propicien y faciliten.
Un estilo de gestin transparente, un clima organizacional retante, una slida
cultura, una organizacin justa y equitativa crean las condiciones para que fluya la
comunicacin por todos los canales formales de la empresa. La no existencia de
estas condiciones, propicia el desarrollo de un sistema de comunicacin informal,
donde el chisme, la conjura, el juicio soterrado y la hipocresa, superan los canales
formales de la organizacin.
Para prevenir estos efectos dainos, las organizaciones tienen que disear
estrategias que faciliten la comunicacin formal y la hagan fluir, generando un
contexto de estabilidad y seguridad.

La conformacin de Grupos Primarios o

naturales, como otros los denominan, es una estrategia probada en el

mejoramiento de los sistemas de comunicacin en la empresas
3. LA COMUNICACIN, FUERZA INTEGRADORA.
La comunicacin est implcita en todos los procesos, etapas y funciones de la
administracin. Se hace mucho ms relevante cuando se refiere a direccin del
negocio, al ejercicio del liderazgo, a la toma de decisiones, a la coordinacin, a la
puesta en marcha de programas de servicio al cliente interno.
Aunque por numerosas variables humanas que la afectan, la comunicacin no es
perfecta. Es imposible dirigir una organizacin adecuadamente si no existe un
sistema de comunicacin eficiente. Un buen sistema de comunicacin, amalgama
la organizacin, de manera, que es la fuerza integradora por excelencia.

3.1.

Definicin:

Se llama comunicacin al proceso por el cual un agente emisor transfiere una

informacin a un receptor y ste, entiende cabalmente el mensaje recibido. Esta
definicin, significa que la comunicacin es un proceso en el cual intervienen:

Un agente emisor.

Un canal de comunicacin.

Un mensaje que se transmite.

Un agente receptor.

3.2.

Proceso de Comunicacin:

En la empresa, el proceso de comunicacin ocurre a cada instante.

En ese

proceso, se cumplen los siguientes pasos: un agente emisor toma la informacin y

la codifica con su lenguaje, sus valores, su personalidad; esa informacin
codificada, se convierte en el mensaje; luego, este es enviado por el emisor a
travs del canal de comunicacin (oral, escrito, individual, grupal, con el uso de
medios como la radio, una grabacin, la televisin, el correo electrnico, etc.).
Acto seguido, el mensaje llega a un receptor que lo decodificada con su lenguaje,
sus valores, su personalidad y lo convierte, finalmente, en comunicacin. Cabe
sealar, que en todo este proceso, el mensaje pudo haber sufrido interferencias,
ruidos y, por tanto, distorsiones antes de llegar al receptor.
Cundo existe comunicacin? La definicin lo ha dicho: cuando el receptor
entiende cabalmente el mensaje que le enva el emisor.

Entonces, cundo

entiende el receptor cabalmente el mensaje recibido? Cuando existe un campo

comn de experiencia con el emisor.
A continuacin, se presenta el Proceso o Modelo de comunicacin:

Figura 1. Modelo de comunicacin. Elaboracin propia.

Como puede observarse, el modelo de comunicacin est integrado por:

El Emisor.

El Receptor.

El Cdigo.

El Mensaje.

El Canal.

El Contexto.

Campo comn de experiencia.

Para entrar ms en detalle, se presentan uno a uno, los elementos que integran en
proceso de comunicacin; stos son:

3.2.1. Emisor:
Ees quien enva el mensaje al receptor. Con el emisor se pueden dar una serie de
actitudes de los diferentes miembros del equipo que en determinada situacin son
receptores. Las actitudes pueden ser de aceptacin, rechazo, acatamiento,
desconfianza, burla, reserva y otras. De igual manera, las caractersticas del
receptor, pueden condicionar al emisor desencadenando actitudes como
agresividad, respeto, confianza, recelo, etc.

Se entretejen as, una serie de

relaciones emisor y receptor, que determinan la forma como se desarrolla la

comunicacin.
3.2.2. Receptor:
Llamado tambin destinatario o codificador, es a quien -o quienes- se dirige el
mensaje para que lo interprete o decodifique (se supone que el cdigo es comn
entre el emisor el receptor). Algunos problemas de comunicacin, pueden surgir
por parte del receptor debido a que ste desconoce, o no desea -por diferentes
motivos-, decodificar el cdigo de los mensajes o se margina del proceso
comunicativo.
Es muy importante que el receptor sea atrapado por el emisor y su mensaje, de tal
forma que participe activamente en la comunicacin.
3.2.3. Cdigo:
Comprende un conjunto de seales. El cdigo es la lengua como institucin social
que permite la comunicacin entre los miembros de una sociedad determinada. Si
los destinatarios desconocen el cdigo y el emisor utiliza metalenguajes para
comunicarse, el proceso de la comunicacin no se da o es muy deficiente. En los
equipos de trabajo interdisciplinarios se puede presentar el problema que cada

uno de los miembros, desde su disciplina, utilice metalenguajes que tienen que ser
progresivamente aprendidos por los otros miembros del grupo.
As, en un equipo de trabajo en el que participen economistas, socilogos,
ingenieros de sistemas y bilogos se deben manejar unos cdigos comprensibles
para todos desde sus diferentes disciplinas, y solamente en forma progresiva
podr cada profesional, desde su formacin cientfica, ir adquiriendo los
metalenguajes de las otras profesiones.
3.2.4. Mensaje:
Es una secuencia de signos o seales construida segn reglas combinatorias
precisas que un emisor enva a un destinatario a travs de un canal.

La

transmisin de un mensaje constituye un hecho de significacin, porque implica la

utilizacin de un cdigo.
El mensaje puede contener informacin no siempre comprensibles o que resulten
complejas, ambiguas, satricas, etc. La comprensin del mensaje puede tener
interferencias como ruidos, prdida del contacto (se interrumpe la comunicacin
telefnica), estado de salud del receptor que afecta la recepcin del mismo. Es
importante cuidar la calidad y preparacin de los mensajes para que estos
cumplan los propsitos de llegar al receptor para informar, motivar, ordenar,
insinuar, etc.
3.2.5. Canal:
Es el soporte fsico que permite la transmisin del mensaje, medio a travs del
cual son enviadas las seales: ondas sonoras, grficos, sistemas electrnicos, etc.
Cada tipo de canal tiene connotaciones diferentes; as, ser diferente para un
miembro de la organizacin recibir una carta, una llamada telefnica, una visita.

Debe haber oportunidad y prudencia en la utilizacin de los diferentes canales de

comunicacin.

Asimismo, en un momento dado, recibir una carta puede

representar la sensacin de alejamiento o distanciamiento con quien se la escribi,

en el caso que el mensaje pudiera haber sido a travs de comunicacin verbal.
3.2.6. Contexto:
El contexto lo constituye el conjunto lingstico que procede o sigue a una
determinada unidad o forma comunicativa. Tambin puede ser un conjunto de
datos y acontecimientos que condicionan el comportamiento lingstico.
3.2.7. Campo comn de Experiencia:
La interaccin entre emisor y receptor, as como el aprendizaje de la
intercomunicacin, crean al final un campo comn de experiencia, que es donde
realmente ocurre la comunicacin.
El aprendizaje es, por excelencia, un ejemplo del proceso de comunicacin. El
profesor (emisor) codifica las informaciones (idea, teora, principio) y enva el
mensaje para lo cual utiliza un medio (oral, escrito, radio, televisin, etc.). El
alumno (receptor), por su parte, recibe el mensaje y lo decodifica con sus
conocimientos, valores y personalidad. La tarea fundamental, es que entre el
profesor y los alumnos se cree una relacin que facilite ese aprendizaje, es decir,
que se cree el campo comn de experiencia.
Practicar este modelo de comunicacin en la administracin, podra ayudar a
mejorar la eficiencia y eficacia de las empresas y sus programas.

Figura 2. Campo cmun de experiencia. Elaboracin propia.

La comunicacin hay que integrarla a los sistemas de informacin de la empresa

generales y de cada programa. Un sistema de informacin adecuado, facilitar la
comunicacin y al hacerlo crear un sistema de gestin ms eficaz.
4. LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL.
La comunicacin organizacional hay que entenderla en dos planos perfectamente
definidos, a saber:

La comunicacin intraorganizacional.

La comunicacin con el entorno.

En este manual, slo se har referencia a la comunicacin interna como una

estrategia de mercadeo corporativo interno, por lo tanto, no har referencia a las
estrategias y sistemas de comunicacin de una empresa con su entorno.

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4.1. La Comunicacin Interna:

Las organizaciones han experimentado diversas estrategias para lograr una
efectiva comunicacin entre los miembros de la Institucin. Empresas como
Carvajal, Bavaria, Bancolombia, Pavco, Ecopetrol, Cervecera del Litoral, BBVA,
PAVCO, ARCLAD, slo por mencionar algunas, han diseado programas muy
diversos para consolidar una estrategia de comunicaciones que amalgame la
organizacin.
En tal sentido, los Grupos Primarios o Grupos Naturales, son y siguen siendo una
estrategia antigua pero actual para lograr una comunicacin efectiva.
4.2.

Grupos Primarios o Naturales. Una estrategia de comunicacin

Organizacional:

Es una estrategia para lograr la comunicacin eficiente en la empresa, y es por

tanto, una manera de alcanzar que los colaboradores tengan todos una misma
visin compartida.
4.2.1. Qus es un Grupo Primario?:
Un grupo es algo ms que la suma de individuos. Por lo general, un Grupo
Primarlo es una cantidad de personas que habitualmente se comunican entre s,
que se integran en razn a intereses y objetivos, y que participan en acciones
comunes. La eficacia del grupo, depender del grado de tolerancia y aceptacin
que se d entre los miembros, la disposicin para manejar las diferencias
individuales y la voluntad para realizar tareas comunes.
De acuerdo con esto, un Grupo Primario es:

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Un equipo humano determinado por el organigrama.

Tiene propsitos comunes: objetivos, intereses, metas de trabajo, entre

otros.

Con relaciones interdependientes: el trato permanente conduce a una

mayor integracin.

Trabajan juntos permanentemente.

Necesitan reunirse: se requiere de reuniones peridicas para conocer las

polticas y los planes de la empresa.

Integrar todos los miembros del equipo sin discriminacin de cargos.

Un equipo humano que aprende en su interaccin clara y transparente.

4.2.2. Por qu pertenecer a un Grupo Primario?:

Para comunicar los pensamientos e ideas, y aprender de la experiencia de

los dems.

Para establecer relaciones con gente nueva y reforzar las ya existentes.

Para buscar reconocimiento (ser "alguien") y conseguir la aceptacin del

grupo.

Para unir fuerzas en torno a un inters comn a objetivos afines.

Para hacer ms efectivo y enriquecedor nuestro trabajo.

Para mejorar y aprender ms.

Para consolidar afiliacin organizacional.

Para cohesionar a los colaboradores alrededor de una visin compartida.

Para mantener un clima de trabajo estimulante.

4.2.3. Qu se propone lograr un Grupo Primario?:

Adiestrar a los miembros del grupo en diagnstico de problemas y

bsqueda de soluciones.

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Estimular la participacin de los miembros en los asuntos que competen a

su grupo de trabajo.

Facilitar el proceso de planeacin y coordinacin de las actividades del

grupo.

Lograr una mayor eficacia en el control y cumplimiento de los objetivos y

actividad del grupo.

Fomentar el sentido de pertenencia del trabajador a la empresa en general.

Fomentar el compaerismo y el trabajo en equipo.

Clarificar y aceptar las polticas, normas y planes de la empresa.

Obtener un mejor conocimiento de la empresa.

Generar ideas en beneficio de la empresa y sus trabajadores.

Estimular la capacitacin personal.

Propiciar una mayor integracin entre sus miembros.

Fortalecer los lazos de comunicacin, amistad y dilogo.

Generar un clima de confianza y franqueza que facilite la realizacin del

trabajo.

Producir entre sus miembros una actitud cooperativa, ms que competitiva.

Aprender juntos.

Mejorar los sistemas de comunicacin.

Estimular a los trabajadores para que piensen por s mismos y asuman en

forma efectiva sus responsabilidades.

Incrementar el autocontrol, autoanlisis y autocrtica de los miembros.

4.2.4. Membresa al Grupo Primario:

Al grupo primario pertenecen todos los integrantes de la respectiva Unidad o
divisin, siguiendo la estructura definida en el cuadro organizacional. En el Grupo
Primario, se participa como colaborador y no por el cargo que se desempea.

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4.2.5. Organizacin del Grupo Primario:

El grupo primario se conforma siguiendo la estructura organizacional de la empresa. En una empresa funcional: los grupos se conforman partiendo del grupo de
la presidencia, siguiendo la estructura organizacional.

Figura 3. Organizacin del Grupo Primario. Elaboracin propia.

En una organizacin por procesos, los grupos tambin se pueden estructurar,

siguiendo, en este caso una composicin horizontal, por subprocesos o el proceso total. Existen, por tanto, grupos primarios de cada subproceso y un grupo
primario del proceso.

En la figura 4, se presenta un modelo de organizacin de grupos primarios por

procesos:

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Figura 4. Organizacin del Grupo Primario por Proceso. Elaboracin propia.

4.2.6. Flujo de Comunicaciones del Grupo Primario:

Tanto en la organizacin funcional como por procesos, la comunicacin debe fluir
en sus tres sentidos, para que as se complete el ciclo de comunicacin: de
abrriba-abajo, Horizontal, y de abajo-arriba. La figura 5, presenta el modelo de
Flujo de Comunicaciones:

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Figura 5. Flujo de Comunicaciones Grupo Primario. Elaboracin propia.

4.2.7. Priodicidad del Grupo Primario:

Los Grupos Primarios deben reunirse con una periodicidad definida segn las
circunstancias de cada organizacin. Hacerlo mensualmente es saludable. Hay
que hacer un cronograma para el ao de los Grupos Primarios, sealando la hora
y el lugar de la reunin; estos encuentros deben realizarse el mismo da, a la
misma hora y en el mismo lugar. Esto crea hbito y cultura. Eso s, nunca en la
oficina del jefe.
4.2.8. Factores clave de xito en el Grupo Primario:
La siguiente tabla, detalla los factores clave de xito en el Grupo Primario:

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FACTOR CLAVE DE XITO

DESCRIPCIN
El carcter de las reuniones es fundamentalmente
informal, por tanto, el jefe podr actuar como moderador
o simple participante, pero jams impondr sus puntos
de vista apoyado en su rango. La cordialidad y mutuo
respeto deben imperar hasta el final de cada reunin.

Su carcter Informal:

Disciplina:

Cumplimiento estricto de los horarios y tiempos

planeados para las reuniones. Presentacin al grupo sin
excusas de las tareas asignadas.

El trato persona a persona:

La relacin y el trato que se da entre los miem-bros del

grupo, es un trato de conocidos, ms ntimo, ms
cercano que el presentado entre dos personajes por
razn de su rango o posicin.

La participacin:

El clima de confianza y
franqueza:

Seguimiento a los
compromisos:

La evaluacin del proceso:

Asistencia a los grupos

primarios:

La virtualidad y los grupos

primarios:

La mayora de la gente desea contribuir y tiene la

capacidad de hacerlo para el logro de los objetivos de la
empresa, dentro del ambiente que sta le permita.
A medida que el grado de participacin y cohesin entre
sus miembros es ms elevado.
Sin un adecuado mecanismo de control, los
compromisos adquiridos por los miembros del grupo van
dilatando su cumplimiento y se pierde, en consecuencia,
la confianza en los resultados.
Consiste en realizar un anlisis de la actividad cumplida,
entre observar los aspectos positivos y los que estn
afectando o pueden afectar el desarrollo del equipo de
trabajo.
La asistencia a los grupos primarios es obligatoria. No
hay excusas para no asistir.
La tecnologa hoy permite la realizacin de grupos
primarios virtuales. La vdeo conferencia, el netmeeting y
an, el chating, pueden utilizarse para realizar grupos
primarios. Sin embargo, estos deben cumplir los mismos
requisitos y condiciones del grupo primario presencial.

Tabla 1. factores clave de xito en el Grupo Primario. Elaboracin propia.

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4.2.9. Cmo participar en el Grupo Primario?:

Las reuniones de los Grupos Primarios presenciales o virtuales, son slo una
manifestacin importante de la vida del grupo de trabajo. Con ella, se hace ms
eficaz la tarea, se facilita el encuentro de todos los miembros del Grupo para
revisar sus compromisos, se propicia un mayor acercamiento y se hacen ms
eficaces las comunicaciones.
En toda reunin se deben distinguir tres elementos importantes:
1. La atmsfera: es el ambiente fsico y sicolgico presencial o virtual, en el cual
se lleva a cabo la reunin del grupo de trabajo.

Ambiente fsico:
-

Un lugar cmodo, aseado, bien ventilado y con buena iluminacin.

Los elementos necesarios para realizar la reunin. (sillas, tablero,

papelgrafo).

Un horario apropiado (preferiblemente por la maana), dentro de la jornada

de trabajo y no despus de finalizar las labores del da.

Que no haya interrupciones por visitas o llamadas telefnicas. Debe darse

instrucciones al respecto a la secretaria.

Las reuniones alrededor del escritorio del jefe, lo sitan en una posicin
dominante.

Que el tiempo de la reunin no sea mayor de hora y media.

Ambiente sicolgico:
-

Abierta: cada miembro debe dar toda la informacin que posea y se

requiera, y estar dispuesto a recibir las informaciones o recomendaciones
que los dems den.

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Sincera: crear un clima de franqueza y lealtad mutua entre los miembros

del grupo. Para lograrlo, es importante la actitud del jefe, no solo en la
reunin sino a travs de las vivencias diarias con los compaeros de
trabajo. El clima de confianza slo puede ser logrado por el grupo, cuando
su integracin y participacin son elevadas.

2. El Proceso: Es la manera cmo se va desenvolviendo la reunin y el modo

cmo acta en ella cada uno de los integrantes.

La preparacin de la reunin: sin una debida y adecuada preparacin previa,

podra terminar siendo aburrida y desgastante. Es necesario que cada
miembro prepare la informacin que se va a dar, la que va a solicitar y las
inquietudes u observaciones que presentar. La mayor responsabilidad recae
en el coordinador del grupo. La preparacin tiene dos fases: Una remota y otra
prxima.
-

La remota: consiste en la anotacin de los temas que se consideren de

importancia tratar en la prxima reunin, los informes de la empresa, las
normas o polticas, los proyectos y todo lo que sea de inters para el grupo.

La prxima: implica dedicar un poco de tiempo antes de la reunin para

ordenar toda la informacin

3. La Coordinacin de la reunin: puede hacerla el jefe o delegarla a uno de

los miembros del grupo. Esta delegacin ayudar a que exista un mayor
deseo por parte de ellos, a participar cada vez ms en las reuniones.

Qu debe hacerse?: preparar el derrotero o agenda, establecer un orden de

intervenciones, evitar que se pierda el propsito inicial, facilitar la participacin
de todos los miembros del grupo y llegar a conclusiones as como fijar metas
de accin.

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Mantenimiento del Grupo Primario: es la forma eficaz de prevenir cualquier

tipo de "enfermedad" que precipite su reunin en la ms confusa rutina.

4.2.10.
-

Papel del Moderador de la Reunin:

Preparar un derrotero general que podr ser variado de acuerdo con las
necesidades del grupo.

Establecer un orden en las intervenciones.

Evitar que se pierda el objetivo general.

Facilitar la participacin de todos los miembros.

Mantener el inters de todos los participantes.

Evitar el monopolio en la discusin.

Propiciar el camino de las conclusiones.

Estimular y estrechar el intercambio espontneo de ideas.

Transmitir las informacin y comentarios que deban ser comunicados, tanto

al grupo como a sus superiores.

4.2.11.

Compromisos del Moderador del Grupo Primario:

D al grupo el beneficio de su experiencia.

Preprese debidamente para las reuniones con los informes y documentos

de inters.

Presente sugerencias que enriquezcan el trabajo del grupo.

Obre libre de prejuicios, simpatas o antipatas personales.

Respete los puntos de los dems y evite discusiones acaloradas

4.2.12.

Compromisos de los Miembros del Grupo Primario:

Procure no monopolizar la discusin.

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Tenga paciencia cuando los resultados de algunos puntos tratados no se

puedan definir con mucha rapidez.

Contribuya a crear en el grupo un ambiente de integracin, honestidad y

sinceridad.

Propicie un clima de entendimiento entre sus compaeros de grupo.

Si usted trabaja en grupo, ser capaz de:

o

Escuchar atentamente lo que dicen los dems.

No interrumpir cuando otros estn hablando.

o Expresar sus propias opiniones.

o Expresar desacuerdos en forma serena.
o No tratar de imponer a toda costa su punto de vista sin aceptar el
aporte de los dems.
o Centrar su aporte en el tema de discusin del grupo y en los objetivos
que el grupo se ha propuesto.
o Ser breve en su intervencin sin hacer discursos.
4.2.13.

Contenido de la Reunin:

Informaciones descendentes:
o

Informacin suministrada en grupos superiores.

Comentarios sobre circulares, instrucciones y normas.

Polticas internas y programas especficos de la empresa.

Asuntos de personal: ascensos, traslados.

Datos de operacin y/o produccin.

Fijacin y revisin de objetivos y/o programas de trabajo.

Planes y acciones de seguridad industrial.

Aclaracin de interrogantes y rumores infundados.

Informaciones ascendentes:
o

Informacin que puede ser de inters prctico.

21

Informes sobre metas asignadas.

Experiencias personales o informacin recogida fuera del trabajo que

pueda ser de inters para el grupo.

Sugerencias sobre cmo mejorar cualquier aspecto de la organizacin

que busque disminuir costos, economizar tiempo, prevenir accidentes,
simplificar procedimientos, otros.

Inquietudes relacionadas con condiciones de trabajo, beneficios y

servicios, entre otros.

Aportes personales a la solucin de problemas.

Informaciones compartidas: se conocen como informaciones compartidas:

aquellos datos, conceptos, opi-niones que sobre el trabajo o la organizacin
intercambian entre s los miem-bros del grupo.

Realizaciones de la semana anterior: es la informacin de cmo est

trabajando el grupo sobre las acciones o compromisos adquiridos por cada
uno de los miembros para llevar a cabo en el perodo siguiente a la reunin.

Plan de trabajo para la prxima semana: son aquellas tareas especficas

que los participantes se comprometen a realizar durante los das
subsiguientes a la reunin. Para controlar el cumplimiento, el coordinador
utiliza la hola de bitcora.

Otros aspectos que quieran ser tratados por el grupo: aquellos asuntos de
inters general que son propuestos por los miembros del grupo.

Es importante que con alguna frecuencia, se reciba la visita de personas

pertenecientes a otros grupos o especialistas sobre un tema determinado que
quiera profundizar el grupo de trabajo. No obstante, el grupo debe conocer con
anticipacin la presencia del invitado.

22

4.2.14.

Lo que se debe evitar en la Reunin:

Llamar la atencin a algunos de los participantes.

Utilizar la reunin para tratar temas de otros comits ya existentes.

Desviar la atencin hacia asuntos individuales o personales.

Improvisar la agenda para las reuniones.

Que la reunin se convierta en mecanismo de presin.

Inculpar a otras personas en lugar de hacer algo constructivo en beneficio

del grupo.

Parcializarse por creencias polticas, religiosas o culturales.

Convertir la reunin en un pasatiempo.

4.2.15.

Pasos para la conduccin efectiva de una reunin de Grupo

Primario:

a) Antes de la reunin:
1. Planear la reunin cuidadosamente: quines asisten, qu debe decirse y en
qu momento, dnde hacerla, habr invitados especiales?
2. Preparar y hacer conocer el orden del da planteado.
3. Llegar temprano y arreglar las reuniones.
b) Al inicio de la reunin:
1. Iniciar en la hora fijada.
2. Expresar claramente los objetivos.
3. Examinar con los participantes el orden del da.
4. Revisar los compromisos de la reunin anterior, sobre los que se esperaba
determinada accin.

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c) Durante la reunin:

Concentrarse en el mismo problema de la misma manera y al mismo

tiempo.

Empezar por los hechos conocidos.

Solicitar opiniones de los dems.

Escuchar y dar reconocimiento.

No apartar la vista del grupo.

Utilizar ayudas audiovisuales para las exposiciones.

Prestar atencin a las reacciones y actitudes del grupo.

d) Al final de la reunin:

Hacer un inventario de las principales conclusiones y registrarlas por

escrito.

Determinar las acciones que han de realizase en la semana siguiente:

quines, cundo, qu?.

Evaluar la reunin.

e) Despus de la reunin:

Hacer seguimiento a los compromisos y comenzar a planear la prxima

reunin utilizando el cuadro Registro de conclusiones y Plan de Trabajo.

Principios para la ejecucin del plan de trabajo en los grupos primarios.

f) Cdigos de Conducta:

Disciplina.

Cumplimiento de las tareas asignadas.

24

Uso de medios.

Empoderamiento.

Seguimiento.

Autocontrol.

Tabla 2. Registro de Conclusiones y Plan de Trabajo. Elaboracin propia.

Cabe anotar, que hoy exiten formatos y sistemas automatizados que permiten
hacer seguimiento a las decisiones y compromisos de los miembros de los Grupos
Primarios.

25

g) Cmo prevenir el marchitamiento de los grupos primarios? Cmo

volverlos parte de la cultura organizacional?:
Dar mantenimiento en un Grupo Primario, consiste en detener y analizar el
funcionamiento como equipos en el lugar de trabajo y el proceso seguido en el
desarrollo de la reunin.
4.2.16.

Un Grupo Primario funciona mal cuando:

Hay poca participacin del personal en los objetivos de la unidad de trabajo.

La gente ve que las cosas van mal y no hace nada por citarlo.

Los problemas son habitualmente ocultados.

Las rdenes, polticas y procedimientos no se llevan a cabo como se han

planeado.

Hay desconfianza entre los miembros del grupo, y se habla mal del otro.

Cuando hay crisis la gente se retira o se inculpa mutuamente.

La gente se siente encerrada en sus trabajos, aburrida, anquilosada, pero

obligada a permanecer con ellos por la necesidad de sentirse segura.

Existe desconocimiento por lo que sucede en la empresa, la gente se

entera en los pasillos.

4.2.17.

Autoevaluacin del Grupo Primario:

Es una reflexin del mismo grupo, abierta, franca, sobre el sistema de las
reuniones, sobre los procedimientos seguidos y sobre el mismo sistema empleado
en el lugar de trabajo. Puede hacerse con base en los siguientes puntos:

Satisfaccin con los resultados.

Satisfaccin con el progreso del grupo.

Confianza y franqueza entre los miembros.

26

Empleo de tiempo en las reuniones.

Integracin de los miembros de grupo.

Participacin.

Satisfaccin con las informaciones.

Cmo lograr mayor eficacia.

Cmo corregir las posibles fallas.

4.2.18.

Evaluacin Externa al Grupo Primario:

En la evaluacin por una persona externa, el grupo puede presentar rigidez, pero
su valoracin ser ms objetiva. Esa evaluacin puede ser solicitada directamente
por el rea de talento humano, dependencia que puede prestar la asesora en este
campo.

Las tcnicas empleadas para la evaluacin de grupos primarios son:

-

Cuestionario: consiste en un formularlo de preguntas que luego son

tabuladas e interpretadas por el asesor.

Entrevistas: permite una conversacin personal con cada uno de los

miembros del grupo en forma separada, por el asesor quien con base en
esta tcnica dictaminar la situacin del grupo.

Observacin: es la asistencia del asesor a las reuniones para medir la

informacin y la participacin, lo mismo que los aspectos demostrativos de
los niveles de confianza y sinceridad.

Autoevaluacin dirigida: consiste en la evaluacin por el mismo grupo, pero

orientada por el asesor.

5. OTRAS ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN.

Las carteleras, los peridicos murales, los boletines, la revista propia, son, entre

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otros, medios utilizados para mantener un sistema adecuado y eficiente de

comunicaciones corporativas.

Las telecomunicaciones en la vida empresarial:

Las telecomunicaciones estn revolucionando los sistemas de comunicacin en

las empresas. La llegada del Internet cambi el estilo y la oportunidad de la
comunicacin en las empresas. El diseo del intranet corporativo, ampli la
cobertura y la contabilidad de la informacin. El extranet est ampliando el mbito
de las comunicaciones para incluir en ellas proveedores y clientes.
La vdeo conferencia por ejemplo, est acercando en tiempo real a emisor y
receptor, haciendo la comunicacin ms oportuna y confiable e inclusive
integrando a grupos de emisores y receptores.

Por su parte, el Internet y la

intranet, son desafos que cambiarn el contexto y los sistemas de comunicacin

intraorganizacional.
Todos estos desarrollos, estn proporcionando al cliente interno informacin ms
oportuna, con menos distorsiones, y por tanto, con mayor claridad para impulsar
su entendimiento de la organizacin, haciendo as ms slida la incorporacin de
una visin compartida.
La simulacin del mensaje y la democratizacin en el acceso a la informacin,
estn siendo el verdadero poder para convertirse en necesidad clave para el xito
organizacional.
6. RECOMENDACIONES.
Teniendo como marco de referencia el modelo de comunicacin presentado,
podran darse algunas recomendaciones:

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1. Identificar las caractersticas de la poblacin objetivo de su mensaje.

2. Planee la estrategia de comunicacin.
3. Clasifique sus ideas antes de comunicarlas.
4. Examine el propsito de su comunicacin.
5. Identifique las caractersticas del ambiente organizacional en el cual su
mensaje ser recibido.
6. Considere el posible impacto de su mensaje.
7. Seleccione el medio adecuado para enviar un mensaje. Preocpese de su
presentacin, estructura, longitud e ilustracin, si es el caso.
BIBLIOGRAFA
Gutierrez Elena. Rodriguez Jordi El futuro de la comunicacin. Lid editorial
empresarial S.L 2014 Madrid
Llorente Jos Antonio. El octavo Sentido.La comunicacin factor de la sociedad en
el siglo XXI EDAF, SL 2015 Madrid
Romero Delgado Mariana. Comunicacin Interna de la Empresa

Editorial UOC

S:L 2005 Madrid

Ucola Juan Luis, Urcola Maartiarena Nerea Esci Editores 2005 Madrid.
VV AA Tcnicas de Comunicacin en la empresa; La comunicacin enla empresa,
Ideas Porpias Editorial 2005
Debo completar la bibliografa.

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Humberto Serna Gmez

Ed. D. en Administracin, Planeacin y Poltica Social, Harvard University. M. A. en
Administracin educativa, Stanford University. Doctor en Derecho y Ciencias Polticas,
Universidad de Antioquia.
Profesor titular de la Facultad de Administracin de la Universidad de Los Andes.
Trabaj como decano de cuatro programas de pregrado y posgrado en las
Universidades de Antioquia, Pedaggica y de los Andes.
Recibi en 2007 el Premio Portafolio como Mejor Docente.
Fue el encargado del diseo y puesta en marcha del programa de Universidad a
Distancia, durante el gobierno de Belisario Betancur.
Consultor gerencial en las areas de Planeacin estratgica, ndices de gestin, Diseo
estratgico de servicio al cliente, Calidad total en empresas de servicio, Reingeniera
organizacional y Auditora del servicio en diferentes entidades pblicas y privadas a
nivel nacional e internacional.
Autor de ms de 20 libros, monografas y numerosos casos empresariales.