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Contabilidad

11er. Semestre
Educacin Media Tcnica

Bienvenidos al 11er semestre de Educacin Media


Tcnica del Instituto Radiofnico Fe y Alegra.el
Continuaremos apoyando y acompandote en en
proceso de aprendizaje y de profesionalizacin por
el rea contable, siempre basados en el enfoque tus
competencias, tomando como punto de partida de
propios saberes y teniendo en cuenta los saberesun
tus compaeros, para caminar juntos y lograr
proceso satis factorio.

Cada una de las semanas propone un fundamento terico acompaado de una serie de
ejercicios prcticos acerca de temas de actualidad con base en la realidad laboral del rea,
para que luego puedas aplicarlos en tu vida
diaria.
Durante las primeras siete semanas estudiaremos los temas del rea contable especficamente, tocando un poco el aspecto mercantil y administrativo que debemos conocer:
documentos mercantiles, orden de compra
y venta, notas de dbito y crdito, documentos mercantiles y los principios bsicos de la
administracin.
Luego, desde la semana 8 hasta la 14, veremos las aplicaciones informticas de nuestra
rea, retomando y profundizando en el programa Excel como herramienta contable, y cono-

Presentacin
ciendo otros software contables, entre los que estudiaremos con ms detalle el
Saint y el Profit Plus.
De este modo, te invitamos a interactuar con tus facilitadores, compaeros,
con el DVD multimedia y con el presente material, como base para tu formacin, a fin de complementar de manera integral tus saberes en este semestre.
Anmate y pon de tu empeo, as avanzars rpidamente!

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Semana 1
Documentos mercantiles
Empecemos!
Nos complace gratamente
darte la bienvenida a un nuevo
perodo, cuando ests tan cerca
de finalizar tu Educacin Media
Tcnica. En esta primera semana
veremos todo lo referente a los
documentos de origen mercantil,
los cuales forman parte importante de tu futuro como profesional. Te animamos a manejar todos los temas que veremos, para
luego ponerlos en prctica.

Qu sabes de...?
Desde tu experiencia y saberes previos, qu son documentos mercantiles?

El reto es...
Imagnate una operacin financiera de la que no tengas ninguna constancia
o documentos que la validen. Qu puede pasar en el departamento administrativo contable?

Vamos al grano
Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad de
respaldar las actividades econmicas con documentos que comprueben la
veracidad de los hechos y, especialmente, para dejar memoria de ellos.
Dichos documentos son la base de las transacciones comerciales, por ser la
fuente u origen de los registros comerciales contables, constituyndose en
documentos de apoyo e informacin. Se trata de todas aquellas constancias
que sirven para aprobar la realizacin de alguna operacin mercantil.
297

Semana 1

Documentos mercantiles

Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos:


1. Documentos negociables: son aquellos que completan la actividad
econmica comercial. Generalmente se utilizan para cancelar una deuda, garantizar una obligacin o financiar una obra. La redaccin de estos es fija, segn ciertas formalidades legales, las cuales requieren de
un estudio e interpretacin cuidadosa. Los documentos negociables
son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien
y, adems, pueden convertirse en efectivo en el momento de su presentacin. Los ms utilizados son: letra de cambio, pagar y cheque, entre
otros.
a) Letra de cambio: documento mediante el cual una persona ordena a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Sus caractersticas son:
Es una orden de pago.
En su emisin intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario).
Debe llevar la firma del suscriptor.
Cantidad en nmero.
b) Pagar: documento mediante el cual la persona que firma denominada suscriptor est obligada a pagar incondicionalmente una
cantidad de dinero en una fecha determinada. Sus caractersticas
son:
Es una promesa de pago.
Intervienen dos personas en su emisin (suscriptor y beneficiario).
Debe llevar la firma del suscriptor.
c) Cheque: documento escrito a travs del cual se ordena un instituto
de crdito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Sus caractersticas son:
Es un orden de pago.
Posee un nmero que lo identifica.
Cantidad en nmero.

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2. Documentos no negociables: son aquellos que se requieren para la


buena marcha de una empresa. Los mismos son de uso diario, constante
y corriente, y son indispensables para el control de la empresa, ya que
permiten sustentar los gastos de la misma, es decir, las transacciones
frecuentes y no frecuentes. Este tipo de documentos se clasifican en dos
grupos: Documentos regulados: son aquellos que desde el diseo, impresin y distribucin, deben seguir ciertas regulaciones por organismos de control estatal. Documentos no regulados: son aquellos que no
se someten a regulaciones de organismos de control estatal.

Documentos mercantiles

Semana 1

Los documentos no negociables ms usados son: nota crdito, nota dbito, recibo, factura, entre otros.
a) Nota dbito: es un comprobante que una empresa enva a su
cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado de su cuenta
una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en
la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o
saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
b) Nota crdito: es el comprobante que una empresa enva a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta de un
valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por:
avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios,
devoluciones o descuentos especiales o correccin de errores por
exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el
saldo de la respectiva cuenta.
c) Recibo: documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad de dinero o el objeto que se expresa en el mismo
documento. Sus caractersticas son:
Lugar, da, mes y ao en el que se emite el recibo.
Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
Cantidad de dinero en letra o mencin del objeto que se entrega.
Indicacin del concepto por el cual se extiende el recibo.
Cantidad en nmeros.
Firma de quien emite el recibo.
d) Factura: es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la
que se detallan las mercancas adquiridas. Sus caractersticas son:
Nombre y domicilio del comprador.
Lugar, da, mes y ao en el que se realiza la operacin.
Condiciones de pago.
Descuentos, si los hay.
Instrucciones relacionadas con cantidades,
descripcin y precios de las mercancas.
El uso de documentos mercantiles en las
transacciones es vital, pues actan como
elementos probatorios de la conformidad
de las partes que intervienen.

299

Semana 1

Documentos mercantiles

Para saber ms
Para saber ms acerca de la clasificacin e importancia de los documentos mercantiles, te recomendamos ver la presentacin disponible en:
http://li.co.ve/ykZ

Aplica tus saberes


Luego de realizar una compra en un establecimiento comercial, el sr. Jos
Prez solicita al vendedor la emisin de una factura por los artculos adquiridos: 2 resmas de papel carta por 640,00 Bs., 1 engrapadora por 750,00 Bs.,
20 sobres por 15 Bs. cada uno, 1 caja de bolgrafos azules y 1 caja de bolgrafos negros por 75,00 Bs. cada una. En el formato que se presenta a continuacin (figura 1) realizar la factura correspondiente, segn los datos indicados
anteriormente.
Razn:
Direccin:
RIF:
Cantidad

Precio

Descripcin

Importe

Subtotal
I.V.A
Total

Figura 1. Factura

Comprobemos y demostremos que


Elabora dos documentos mercantiles negociables y dos no negociables, segn lo visto esta semana y exponlos en el CCA.

300

Semana
2 mercantiles
Documentos
Orden de compra; recibos y pedidos

Semana 1

Empecemos!
Luego de analizar e identificar
los documentos mercantiles y sus
tipos, esta semana continuaremos
detallando algunos de ellos ms especficamente, para que conozcas
cundo y cmo usarlos, de acuerdo
a su propsito e importancia.

Qu sabes de...?
Partiendo de lo estudiado hasta el momento, por qu son importantes los
documentos mercantiles para las empresas?

El reto es...
Al realizar una compra, se hace necesario obtener un documento que certifique lo recibido. Comenta en la sesin presencial qu recibos has manejado
en tu quehacer diario y qu utilidad le diste en ese momento.

Vamos al grano
1. Orden de compra: es un documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor, donde se indica: cantidad, detalle, precio
y condiciones de pago, entre otros aspectos. El documento original es
para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado
es para el comprador y es una constancia de las mercaderas o servicios
encargados.
Los objetivos de emitir rdenes de compra son: a) Comprar al mejor precio, ya que se manejan varios presupuestos; b) Responsabilizar a dos o
ms empleados de la empresa a travs de sus firmas, lo que produce
mayor responsabilidad al momento de usar el dinero, porque tiene que
haber un acuerdo entre los responsables para comprar y c) Brindar infor-

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Semana 2

Orden de compra; recibos y pedidos

macin al vendedor para preparar el pedido y dar curso a la facturacin,


en caso de que sea aceptado el pedido.
Requisitos:
Lugar y fecha de emisin.
Nombre y nmero de orden del comprobante.
Nombre y domicilio.
Datos de la empresa que imprime el documento, habilitacin municipal, fecha de impresin y numeracin de los documentos impresos.
Debe aclararse que es un documento no vlido como factura.
Detalles de las mercaderas solicitadas.
Condicin de pago y entrega.
Firma del comprador o encargado de compras.
2. Nota de pedido: es un documento que sirve para hacer la solicitud de
un producto o servicio a una empresa. Dicho documento permite verificar si el proveedor puede abastecer un lote de productos con determinadas caractersticas: modelo, calidad, cantidad, entre otras. Cabe sealar que este documento no es oficial y en ningn momento compromete al vendedor de entregar esta mercanca, salvo que confirme estar
en la facultad de hacerlo. Una nota de pedido contiene los siguientes
datos:
Fecha de emisin.
Nombre y domicilio del comprador.
Nombre y domicilio de la empresa.
Desglose de productos requeridos con sus caractersticas.
Nmero de orden (folio).
Forma de pago.
Modificadores al precio (cargos por envo, impuestos, descuentos).
Firma del comprador.
Firma del empleado autorizado.
Se emiten en forma duplicada: la original se hace llegar al vendedor, quien deber confirmar el pedido; la copia es retenida por el
comprador con fines de informacin.

302

3. Recibo: es una constancia que sirve para certificar el pago por un servicio o producto. Segn sea el formato, hay de diversos tipos. Por lo general, estos documentos se extienden por duplicado: el original se entrega
a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.
Los recibos no tienen carcter impositivo y no sirven como comprobantes de cobro de impuestos, por lo que no son reemplazo de las facturas.

Orden de compra; recibos y pedidos

Semana 2

No obstante, disponer del recibo de aquello que se ha pagado es muy


importante a la hora de efectuar un reclamo, ya sea por la presentacin
de algn defecto en la compra realizada, o bien, si una empresa demanda un pago que ya se ha efectuado. En este caso, con
la simple presentacin del recibo, se comprobar que
no existe deuda alguna.
Al realizar cualquier reclamo en algn establecimiento comercial, presenta tu factura o recibo, para que pueda proceder tu
solicitud.

Para saber ms
Para ampliar lo visto durante esta semana, te invitamos a ver un interesante video, disponible en la siguiente direccin web: http://li.co.ve/ylb

Aplica tus saberes


A continuacin se presentan todo los elementos que debe contener una
orden de compra. Completa los tems faltantes.
Orden de compra # _______
Proveedor: ____________________________________________
Domicilio: _____________________________________________
Contacto: Lic. __________________________________________
Cantidad: ______________________________________________
Descripcin: ___________________________________________
Tiempo de entrega de __________________________das hbiles.
Precio: ___________________
Autorizado: ____________________________________________

Comprobemos y demostremos que


Elabora un recibo de pago a la sra. Felicia Lpez, por concepto de limpieza y
mantenimiento de la oficina; por una cantidad de 1.000,00 Bs.

303

Semana
Semana3 3

Nota dbito y crdito

Nota dbito y crdito


Empecemos!
Amigo participante, continuamos con nuestra preparacin
para la correcta recepcin y emisin de documentos mercantiles.
Esta semana nos dedicaremos a
las notas de dbito y crdito, documentos sumamente importantes para la contabilidad de una
empresa.

Qu sabes de...?
Segn lo estudiado anteriormente y tus saberes previos, para qu se usan
las notas dbito y crdito?

El reto es...
Esta semana debes lograr diferenciar entre una nota dbito y una nota crdito; cundo se utilizan y la importancia que tiene cada una de ellas dentro de
un proceso contable en una empresa.

Las comisiones bancarias son notas de


dbito para la empresa y deben ser colocadas de este modo en su respectiva
contabilidad.

Vamos al grano
304

1. Nota dbito: es el documento que un negocio hace llegar a su cliente,


en el cual le hace saber que le ha sido cargado en su cuenta una can-

Nota dbito y crdito

Semana 3

tidad concreta, por el motivo que se le informa en la misma. Esta nota


aumenta la cuanta de la deuda o el saldo de cuenta. La misma debe ser
utilizada en los siguientes casos:
Circunstancias bancarias: cuando se carga una comisin que se
aplic a un cheque depositado.
Circunstancias comerciales: cuando se abonan cuantas por el envo
de productos o se cargan intereses o comisiones a los documentos,
etc.
Cuando el que realiza el servicio o venta quiere informar al cliente de que le ha sido cargado en su cuenta una cuanta concreta,
se realiza la nota dbito. Las causas para emitirla pueden ser, entre
otras:
- Intereses, error en la facturacin.
- Facturacin inferior a la debida.
- Gastos por envos.
- Comisiones bancarias, etc.
Las notas de dbito deben contener: nombres y apellidos del cliente,
referencia a la factura, numeracin, importe total, cantidad a devolver.
Asimismo, debe figurar en ella informacin sobre el emisor, los costos,
intereses y otros gastos, datos sobre el comprobante que hace referencia a quien recibe la nota sobre la venta, as como datos de autorizacin
o caducidad. La nota dbito significa un ingreso para la empresa.
2. Nota crdito: es el documento que una compaa enva a su cliente,
para dar crdito a su cuenta por un especfico valor. Algunas de las situaciones en que puede utilizarse la nota crdito pueden ser: por devoluciones o descuentos posteriores, para corregir algn exceso en las
facturas, por la avera de algn artculo, por una disminucin en el precio, entre otras. Puede estipularse que, de forma general, se calificara
como un comprobante de carcter tributario o contable que se emplea
para mantener un descuento o bonificacin sobre los bienes que ya han
sido objeto de venta. Los motivos por los que puede expedirse una nota
crdito son: anulacin, devolucin, bonificacin o descuento. La nota
crdito significa una erogacin para la empresa.

La nica relacin entre la nota dbito y crdito es que una se puede utilizar para solventar la emisin incorrecta de la otra.

305

Semana 3

Nota dbito y crdito

Para saber ms
Para complementar tus saberes en cuanto al tema estudiado, te recomendamos ver el video disponible en esta direccin web: http://li.co.
ve/yld

Aplica tus saberes


Se realiz una compra grande y la empresa que vendi incluy mal el precio
de un producto y, por los plazos acordados, nosotros ya lo habamos pagado.
Dicho proveedor no es frecuente, por lo que tenemos que emitir en nuestra
.
contabilidad una nota
Si una empresa hace un descuento por pago anticipado, se elabora una nota
.
Si emitimos de manera incorrecta una nota dbito, la solventamos utilizando una nota
.

Comprobemos y demostremos que


La empresa Thompson S.A. dedicada a actividades comerciales, vende
1000 ganchos especiales a la empresa Los Alpinistas SRL por un valor de Bs.
8.500,00. El cliente, al revisar la mercanca, comprueba que 26 ganchos se encuentran rotos y en mal estado, por los que hace la devolucin. Determina el
costo de estos productos y elabora las notas de dbito y crdito respectivas
para cada una de las empresas.

306

Nota dbito
Semana
4 y crdito
Documentos bancarios

Semana 3

Empecemos!
Bienvenidos a una nueva semana! Seguiremos estudiando
los documentos mercantiles, especficamente los documentos
bancarios utilizados por las empresas para realizar sus pagos y
compromisos laborales.

Qu sabes de...?
Segn tu experiencia, cules son los documentos bancarios ms utilizados?

El reto es...
Hoy en da las transacciones bancarias son usadas habitualmente y en todos los mbitos, tanto laborales como personales; desde la agencia bancaria
hasta mediante herramientas web. De acuerdo a lo anterior, reflexiona: qu
importancia tiene una transaccin bancaria?

Vamos al grano
Los documentos bancarios facilitan las transacciones que podemos hacer.
En algunos casos, estos documentos reemplazan el uso del dinero, como sucede, por ejemplo, con los cheques.
1. Letra de cambio: es aquel valor formal y completo que contiene una orden incondicional y abstracta emitida por una persona, mediante el cual
se ordena a otra pagar a un tercero una determinada suma de dinero,
en el lugar y plazo que el documento cambiario indique, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen. Este documento se caracteriza por ser abstracto, formal y sujeto a protesto. Es un ttulo valor a
la orden porque lleva la clusula a la orden, en la cual se seala el nombre del beneficiario, es decir, la persona a quien debe pagrsele la suma

307

Semana 4

Documentos bancarios

de dinero sealada. Siendo un ttulo valor a la orden, su transferencia


proceder mediante endoso. La letra de cambio tambin es abstracta,
porque no se expresa la causa que origin su emisin o aceptacin.
2. Pagos de servicios: los servicios bsicos son aquellos que toda persona
y empresa necesita para poder funcionar; como son: el agua, la luz, el
gas, entre otros. Hoy en da el pago de dichos servicios se puede realizar
de manera formal personalizada en cada una de las agencias emisoras o,
por va electrnica, desde los diferentes bancos y segn las herramientas virtuales ofrecidas por cada una de las entidades bancarias.
3. Deberes formales: son todos aquellos pagos obligatorios realizados
por las empresas mensualmente, en beneficio de sus trabajadores. Entre estos deberes tenemos los pagos de: el Seguro Social Obligatorio, el
Banavih (antes Ley de Poltica Habitacional), el Inces, solvencias ante el
Seniat, entre otros. Todas estas obligaciones son canceladas en las diferentes entidades bancarias del pas; solicitando, en un primer momento,
las deudas en las pginas web de cada uno de los entes gubernamentales y luego emitiendo el cheque o pago, segn la agencia bancaria
donde se vaya a realizar. En el caso especfico del IVSS, cada entidad
bancaria emite un comprobante de depsito dirigido al pago que se va
a realizar.
4. Comprobante de depsito: es un formulario empleado para describir
la composicin de un depsito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta de un banco; puede ser en efectivo o en cheque. Dichos
comprobantes deben ser llenados con letra legble, sin tachaduras, especificando toda la informacin que se solicite en el mismo. En caso de
que el depsito se realice con un cheque, el mismo debe ir endosado
con el nmero de cuenta en la cual se va a depositar, el nombre del
cliente y el ente bancario donde se depositar. Si se trata de servicios
o deberes patronales, se debe especificar el mes e incluir las referencias que identifiquen a la empresa que est cancelando. Actualmente
como forma de contribucin a la conservacin del ambiente algunas
entidades bancarias no hacen uso de dichos comprobantes; en ese caso,
solo se presentan los datos de la cuenta bancaria y la cantidad a depositar (en efectivo o cheque).
5. Comprobante de retiro: es un formulario empleado por el ahorrista,
para solicitar al banco o entidad de ahorro y prstamo el retiro de una
determinada cantidad de dinero, la cual ser cargada a su cuenta. Al
igual que el comprobante de depsito, debe ser llenado con toda la informacin solicitada por la entidad bancaria.

308

6. Cheques: es una orden de pago escrita y redactada en formulario especial, por medio de la cual el dueo de una cuenta bancaria exige al
banco la entrega de una suma de dinero a favor de s mismo o de un
tercero y con cargo a dicha cuenta. Los cheques deben ser llenados con
letra legible, colocando la cantidad en nmeros y letras correctamente,
el nombre de la persona a quien se emite; la fecha y las firmas respecti-

Semana 4

Documentos bancarios

vas del cliente o dueo de la cuenta. Si dicho cheque va ser depositado,


se debe endosar y, si va a ser cobrado, debe ir la persona a la entidad
bancaria respectiva y presentar su cdula de identidad laminada.
7. Transferencia bancaria: es un modo de mover dinero usando medios
electrnicos. Estos movimientos puedes realizarse desde cualquier computador e incluso desde telfonos mviles, entre cuentas de una misma persona fsica o jurdica, o de terceros, en un mismo banco o en diferentes bancos, en el mismo pas o en diferentes pases. Normalmente,
si las dos cuentas estn en el mismo banco y son de la misma persona,
se llama traspaso y no se suele cobrar comisin. A veces, aun estando
en el mismo banco, se cobra comisin, por estar la cuenta de destino en
otro lugar (otra ciudad o barrio) o pertenecer a una persona distinta. Si
son del mismo banco, el dinero se hace efectivo de manera inmediata; si
son de diferentes bancos, se hace efectivo en 24 horas aproximadamente. Estas transacciones son cada vez ms comunes, por cuanto resultan
cada vez ms seguras, rpidas y evitan que el cliente tenga que trasladarse a las entidades financieras.

Para endosar un cheque, es necesario tener


el nmero de cuenta en la que se va a depositar el mismo. No lo olvides!

Para saber ms
Acerca de cmo pagar recibos en un cajero electrnico, te invitamos a
disfrutar un interesante video, disponible en la siguiente direccin web:
http://li.co.ve/yli
Cada entidad bancaria tiene pasos diferentes para la realizacin de
transferencias electrnicas. A manera de ejemplo, mira el tutorial del
banco Banesco, para hacer transferencias a terceros: http://li.co.ve/ylj

Aplica tus saberes


A continuacin aparece la imagen de un cheque en blanco (al derecho y al
reverso, figuras 2 y 3). Llena todos los datos solicitados. El mismo ser emitido
a nombre de la sra. Josefina Cceres, por 2.500,00 Bs. El nmero de cuenta es
0102-0254-56-8974156321, del banco Bancosur.

309

Semana 4

Documentos bancarios
Bs.

PAGUESE A LA ORDEN DE
LA CANTIDAD DE
BOLIVARES
DE 20

BANCOSUR

FECHA
CLAVE

OPERADOR No.

TELF.
C.I. No.

DATOS PARA ENDOSO

nicamente para ser depositado


en la Cuenta Cliente

NOMBRE DEL CLIENTE

No.

DE

DEL BANCO

Huella Dactilar

DATOS PARA CONFORMACIN

Figura 2

Figura 3

Comprobemos y demostremos que


Lleva al CCA unos comprobantes de depsito y de retiro de cualquier entidad bancaria y llnalos con datos ficticios. Luego comparte con tu facilitador
y compaeros la experiencia.

310

Fichas de 5
control
Semana
Fichas de control

Semana 5

Empecemos!
Con este tema finalizaremos
lo referente a documentos mercantiles; hemos aprendido cules
son, cmo y cundo debemos
usarlos. En esta semana investigaremos acerca de las fichas de
control que debe utilizar la empresa para llevar un registro tanto de los proveedores como de la
mercanca que hay en existencia.

Qu sabes de...?
Desde tu visin como administrador contable de una empresa, consideras
importante llevar una ficha control?

El reto es...
El rea administrativa-contable es una de las ms delicadas de la empresa,
ya que maneja mucha informacin y documentacin importante. Es por ello
que se hace necesario tener todo ordenado, claro y a la mano, para lo cual son
fundamentales los controles, fichas y formatos. Ahora, reflexiona: qu necesitas para mantener tu rea ordenada?

Excel es una herramienta informtica que


te ayudar a llevar el orden y control de tu
rea.

311

Semana 5

Fichas de control

Vamos al grano
La ficha de control es un documento en el cual se especifican las caractersticas tcnicas o fsicas de un producto o servicio, cuya funcin es llevar un
registro o historial de todos sus movimientos o incidencias. Esta semana especficamente desarrollaremos las fichas de control de clientes y proveedores
y la de control de existencia de mercanca.
1. Ficha de control de clientes y proveedores: es una planilla generalmente elaborada en Excel o algn otro programa administrativo, que
permite en forma rpida y sencilla acceder a los datos del cliente, como
nmero de legajo (informacin interna de la empresa), nombre o razn
social (persona fsica o persona jurdica), domicilio, localidad, nmero de
telfono y/o fax, nombre de contacto (esto se usa en caso que los trmites los haga la secretaria; cuando no est el titular se puede preguntar
por un empleado del cliente de confianza). De esta manera, se puede
llevar un control de forma ordenada, de los clientes y proveedores que
se tienen, y ubicar de manera fcil, sencilla y rpida cualquier informacin necesaria.
2. Ficha de control de existencia de mercanca: en todo negocio, el registro de las operaciones de mercancas es uno de los ms importantes, ya que del mismo depende la exactitud de la utilidad o prdida en
ventas. Las fichas de existencia de mercanca, al igual que las fichas de
control de clientes, pueden ser elaboradas en un formato en Excel o a
travs del sistema administrativo-contable usado por la empresa. Se
elabora como un control de inventario de mercancas y, en otros casos,
abarca todo el procedimiento, desde la compra hasta las devoluciones,
descuentos, gastos y todo lo que compete al proceso administrativo de
la mercanca. La finalidad de estas fichas es llevar un control de lo que
se adquiere y lo que se vende en la empresa, para, de este modo, contabilizar dicho proceso correctamente, as como tener a la mano toda la
informacin necesaria para el momento que se requiera.

Para saber ms
Sabes cmo realizar un inventario en Excel? He aqu un sencillo tutorial:
http://li.co.ve/ylr

Aplica tus saberes


312

La figura 4 muestra un formato de ficha de control de proveedores; llnala


colocando los datos que se solicitan.

Semana 5

Fichas de control

Figura 4

Comprobemos y demostremos que


La empresa Fider de Venezuela S.A. tiene en su almacn la siguiente mercanca: 100 galones de pintura de aceite de color azul, 54 de color rojo, 23 de
color amarillo, 149 de color marrn, 200 fondos blancos, 123 fondos grises,
1346 galones de pintura de agua de diferentes colores. El da de hoy adquiri
mercanca, recibiendo el 15% de cada uno de los productos descritos anteriormente y 500 cuetes de pintura de caucho blanca. En una hoja de Excel
realiza un inventario de la mercanca existente, luego de la compra realizada.

313

Semana
Semana6 6

Principios bsicos de administracin

Principios bsicos de administracin


Empecemos!
Luego de analizar y estudiar
todo lo referente a documentos
mercantiles, esta semana iniciaremos con la administracin, un
tema importante para la sostenibilidad de las empresas y que diariamente utilizars en el mbito
prctico laboral.

Qu sabes de...?
Qu entiendes por administracin?, en qu se diferencia la contabilidad de
la administracin?

El reto es...
En distintos mbitos de nuestra vida, necesitamos establecer una planificacin, es por ello que debemos, en primer lugar, tener en cuenta los bienes o
recursos que podremos utilizar en el desarrollo de determinada actividad y establecer un correcto uso para cada uno de ellos, es decir, una buena administracin. En base a lo anterior: de qu forma te organizas y administras en tu
hogar?

Vamos al grano
Los principios bsicos de la administracin se fundamentan en las teoras de
Frederick Taylor, conocido como el padre de la administracin cientfica y por
Henry Fayol, creador de la doctrina administrativa, ambos con ideales muy parecidos, basados en la relacin existente entre la empresa y el trabajador y en
que las funciones deben ser llevadas por un orden y etapas especficas.

314

El gran aporte de Taylor fue haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y una administracin cientfica a partir de los siguientes principios: organizacin del trabajo, seleccin y entrenamiento del trabajador, cooperacin y
remuneracin por rendimiento individual, responsabilidad y especializacin de

Semana 6

Principios bsicos de administracin

los directivos en la planeacin del trabajo. Taylor dividi la organizacin de la


produccin y estableci etapas y procesos que se deben cumplir para una mejor calidad de produccin.
Por su parte, las investigaciones de Henry Fayol en el rea, se basaron en un
enfoque sinttico, global y universal de la empresa, con una concepcin anatmica y estructural de la organizacin. Uno de sus resultados fue la creacin de
una serie de 14 principios que toda empresa debera aplicar para lograr altos
ndices de eficiencia: unidad de mando, autoridad, unidad de direccin, centralizacin, subordinacin del inters particular al general, disciplina, divisin del
trabajo, orden, jerarqua, justa remuneracin, equidad, estabilidad, iniciativa,
espritu de cuerpo. Fayol siempre tuvo una visin de empresa en conjunto, donde el trabajo en equipo es indispensable. En este sentido, se debe promover el
trabajo colaborativo, que tambin ayuda a generar un mejor ambiente laboral.
El proceso administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo
una actividad. La administracin comprende varias fases, etapas o funciones,
cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar correctamente
el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina. Las fases sucesivas a
travs de las cuales se efecta la administracin se interrelacionan y forman un
proceso integral, basado en cuatro etapas: planeacin, organizacin, direccin
y control.
Planeacin
Qu es lo que se
quiere hacer?
Qu se va a
hacer?

Organizacin

Direccin

Control

Cmo se va a
hacer?

Verificar que se
haga

Cmo se ha
hecho?

1. Planeacin: implica que los administradores piensen con antelacin en


sus metas y acciones, y que basen sus actos en algn mtodo, plan o lgica y no en corazonadas. La planificacin requiere definir los objetivos
o metas de la organizacin, estableciendo una estrategia general para
alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de planes para
coordinar las actividades. Esta fase se ocupa de los fines (qu hay que
hacer?), siendo el primer paso del proceso administrativo donde se determinan los resultados que pretende alcanzar el grupo social.
2. Organizacin: contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los
objetivos generales y especficos de la empresa. Esta fase conlleva una
estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra
las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que
sugiere orden, arreglo y relacin armnica. La planeacin y la organizacin son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el

315

Semana 6

Principios bsicos de administracin

objetivo, sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura


adecuada y la posicin relativa a las actividades que la empresa habr
de desarrollar. La organizacin relaciona entre s las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempearlas.
3. Direccin: esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realizacin de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicacin, la supervisin y la motivacin. La funcin de direccin tiene como propsito
fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro
y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en
conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.
4. Control: es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul
es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en
los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a
la empresa la medida de la desviacin que los resultados puedan tener
respecto a lo planeado.

El proceso administrativo es un ciclo donde se cumplen las cuatro etapas y comienzas nuevamente. Recurdalo!

Para saber ms
Para saber ms acerca del proceso administrativo, te recomendamos ver
el video disponible en la siguiente direccin web: http://li.co.ve/ylt

Aplica tus saberes

316

Completa la grfica (figura 5) con cada una de las etapas del proceso administrativo y su descripcin.

Principios bsicos de administracin

Semana 6

Figura 5
: consiste en establecer la misin de la empresa, los
objetivos y metas que se lleven en la empresa.
: es determinar qu va a hacer cada quien, asignar
los recursos y las actividades a realizar.
del equipo de trabajo.
do a cabo.

: se trata de supervisar y coordinar las actividades


: consiste en revisar que lo planeado se haya lleva-

Comprobemos y demostremos que


Luego de observar el video propuesto en la seccin Para saber ms, en una
hoja identifica de qu manera se demostr cada una de las etapas del proceso
administrativo en la caricatura y comenta con tus compaeros esta experiencia.

317

Semana
Semana77

Elementos de la administracin

Elementos de la administracin
Empecemos!
Continuaremos avanzando en el
tema iniciado la semana pasada,
desarrollando ahora los elementos
que contiene esta grande rama dentro de la empresa y conoceremos algunas caractersticas que deben ser
tomadas en cuenta en el momento
prctico de nuestra carrera.

Qu sabes de...?
Desde tu experiencia y con lo que hemos desarrollado hasta los momentos,
cules elementos piensas que deben estar presentes en la administracin?

El reto es...
Como anteriormente se describi, la administracin es el control de todo lo
que se refiere a la empresa; es por ello que se hace necesario conocer los elementos bsicos generales que contiene el mbito administrativo para desarrollarlo y ubicarlos en el momento de ejercer profesionalmente el rea administrativa contable. Demos ideas al personal de sostenibilidad del IRFA acerca
de los recursos humanos y materiales necesarios para su funcionamiento.

Vamos al grano
En cualquier organizacin que se aplique la administracin siempre estarn
presentes los siguientes elementos:

318

1. Personas o recursos humanos: los empleados, trabajadores y colaboradores son quienes conforman lo que se conoce como recursos humanos de una entidad. En la administracin de empresas, se denomina
recursos humanos (RRHH) al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organizacin. Pero, lo ms frecuente es
llamar as al sistema o proceso de gestin que se ocupa de seleccionar,
contratar, formar, emplear y retener al personal de la organizacin. Estas
tareas las puede desempear una persona o departamento en concreto,

Elementos de la administracin

Semana 7

junto a los directivos de la organizacin. El objetivo bsico es alinear el


rea o profesionales de RRHH con la estrategia de la organizacin, lo que
permitir implantar la estrategia organizacional a travs de las personas,
quienes son consideradas como los nicos recursos vivos e inteligentes,
capaces de llevar al xito organizacional y enfrentar los desafos que hoy
en da se perciben en la fuerte competencia mundial. Es imprescindible
resaltar que no se administran personas ni recursos humanos, sino que
se administra con las personas, vindolas como agentes activos y proactivos dotados de inteligencia, creatividad y habilidades.
2. Actividades: las actividades de una empresa estn enmarcadas desde
la finalidad y funcin de cada organizacin. Dependiendo de a qu se
dedique, sern establecidas las actividades que deben realizar los trabajadores, as como las funciones especficas para cada departamento
y, en el momento de la contratacin, se deben establecer acuerdos con
los trabajadores.
3. Recursos financieros, equipos, maquinarias: son los recursos propios
y ajenos de carcter econmico y monetario que la empresa requiere
para realizar sus actividades. Los recursos materiales son aquellos bienes tangibles de la empresa, como las instalaciones, equipos y materias
primas. Todos los recursos son vitales para la puesta en prctica de las
actividades de la empresa y, de alguna manera u otra, todos se entrelazan y dependen de los dems.
4. Mtodos (conocimientos, aplicaciones tecnolgicas y operativas):
los mtodos seran aplicados y desarrollados por el talento humano de la
empresa. Es una combinacion de conocimientos, estrategias, dinamicas
y mtodos que ayudan a desarrollar el funcionamiento de cada rea de
la empresa y, de este modo, lograr las metas establecidas, segn sea el
caso. El recurso humano de una empresa debe estar especializado en el
rea y dominar ciertas estrategias y dinmicas, en especial, el personal
encargado de atender al pblico y de realizar la documentacin dentro
de la empresa. Este personal debe tener buena ortografa, un vocabulario adecuado para atender al pblico, estrategias de ventas y de trato,
entre otras cualidades.

Los recursos humanos y financieros son los


ms conocidos, pero no los nicos recursos
con los que debe contar una organizacin.

319

Semana 7

Elementos de la administracin

Para saber ms
Para saber ms acerca de los recursos de la empresa, te recomendamos ver un interesante video, disponible en la siguiente direccin web:
http://li.co.ve/ylu

Aplica tus saberes


En las imgenes que se presentan a continuacin, identifica a qu recurso o
elemento de una empresa pertenecen.

Comprobemos y demostremos que


Crea una empresa ficticia y elabora un diagrama en el que especifiques el
recurso humano que necesitas, los recursos materiales, tecnolgicos y financieros, as como las actividades que realizar la empresa y los mtodos y conocimientos especficos que debe de tener el personal de tu empresa.

320

Semana
8de la administracin
Elementos
Excel como herramienta contable

Semana 7

Empecemos!
Despus de haber conocido en
el semestre anterior los programas informticos, vamos a indagar un poco ms en uno que nos
sirve como herramienta contable
y a desarrollar nuestra rea administrativa: el programa Excel!

Qu sabes de...?
Desde tu experiencia y conocimientos previos crees que Excel pueda ayudarte en el desarrollo contable-administrativo?

El reto es...
Para conocer Excel y todos sus beneficios para el rea contable administrativa, construye una lluvia de ideas tomando en cuenta, adems de Excel, otras
herramientas tecnolgicas que den respuesta rpida y certera.

Vamos al grano
Microsoft Excel es una herramienta de vital importancia para todo profesional de la contabilidad, ya que brinda mltiples funciones de clculos que son
de uso cotidiano en toda rutina contable. Este software ha sido creado para
diversas profesiones, sin embargo, cabe sealar que en la contabilidad ha sido
una herramienta de uso indispensable para todo contador.
Independientemente de que exista un software especializado para los registros contables, en todo momento o circunstancia se tiene que usar el programa Excel y sus hojas de clculo para poder analizar o procesar informacin
financiera, matemtica o de cualquier otra naturaleza, que un programa de
contabilidad no genere.

321

Semana 8

Excel como herramienta contable

La potencialidad de Microsoft Excel para ayudarnos en la realizacin de tareas


relacionadas con la contabilidad y la administracin es muy amplia. Podremos
hasta construir un verdadero sistema contable basado en Excel al utilizar una
hoja de clculo donde se introduzcan los asientos contables y una gran cantidad de validaciones de datos, para mantener la integridad de la informacin
y realizar resmenes.
Si nos embarcamos en el desarrollo de la creacin de un sistema contable
valindonos de Excel, debemos tener en cuenta algunas consideraciones especficas que nos salvarn de varios inconvenientes al momento de ponerlo
en prctica. Entre ellas, podemos mencionar:
La inclusin de controles que nos permitan asegurar el balanceo de los
asientos, para que no tengamos problemas cuando queramos obtener
un balance de sumas y saldos.
La mejor manera es utilizar hojas diferentes para cada una de las tareas:
la carga de asientos, el resumen de la informacin, la obtencin de mayores, el clculo de los estados contables, etc.
Utilizar celdas y hojas con clculos auxiliares.
Utilizar validaciones para eliminar la posibilidad de errores.
Realizar los resmenes de la informacin a travs de tablas dinmicas.
De esta forma podremos, rpidamente, modificar la informacin que estamos visualizando y manipular los datos segn lo que necesitemos. Ya sea
que contemos con un sistema contable o que hayamos desarrollado con los
tips anteriores una alternativa utilizando Excel, vamos a necesitar construir los
estados contables bsicos. Las opciones sern muchas y todo depender de
cmo obtengamos la informacin de base. La mayora de los sistemas contables permiten definir una estructura de balance y cuenta de resultado que, en
los mejores casos, podemos exportar directamente a Excel o, al menos, como
un archivo de texto.
Como podemos observar, Excel es un programa completo y amplio con el
que se puede realizar fcilmente el proceso contable (facturas, anlisis de
datos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc.).
Adems de permitir la creacin de tablas y/o grficos estticos o dinmicos,
hasta macros. Es una herramienta muy completa que, con una buena utilizacin, resuelve muchos de los problemas que se presentan en una empresa,
siendo especialmente til para el anlisis cuantitativo y la toma de decisiones.

322

Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado, cientficos, estudiantes,
educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por
lo que se ha convertido en un elemento bsico de los usuarios finales y profesionales del negocio.

Semana 8

Excel como herramienta contable

Las frmulas de Excel nos ayudan con toda


el rea administrativa y, con un solo clic,
puedes obtener resultados increbles.

Para saber ms
Para complementar tus saberes en cuanto al tema estudiado, te recomendamos observar el video que encontrars en la siguiente direccin
web: http://li.co.ve/yHn

Aplica tus saberes


Realiza en Excel una relacin e ingresos y egresos guindote por el modelo
que a continuacin se presenta y entrgalo en digital a tu facilitador.
Relacin de ingresos y egresos
1. INGRESOS
1.1. Aporte

9.000,oo

1.2. Donaciones
1.3. Intereses
1.4. Aporte semestre anterior

1.525,29

1.5. Ingreso por venta de franelas

7.896,oo

1.6. Depsito en trnsito aos ant.

2.067,oo

TOTAL INGRESOS

20.488,29

323

Semana 8

Excel como herramienta contable

2. EGRESOS
2.1. Colaboracin de orientadores
2.2. Colaboracin colegio

7.509,oo
321,44

2.3. Refrigerios voluntariado


2.4. Materiales de oficina
2.5. Materiales imprenta y reprod.
2.6. Gastos en elaboracin de franelas

8.250,oo

2.7. Conservacin y mtto. de equipos

268,80

2.8. Relaciones sociales

800,oo

2.9. Publicidad y propaganda

2.10. Depsitos errneos

110,oo

2.11. Comisiones bancarias

59,50

TOTAL EGRESOS

Total ingresos-egresos

17.318,74

3.169,55

Comprobemos y demostremos que


Elabora un formato de un libro de tres columnas en Excel, el cual ser tu libro
de banco y llnalo con los datos (tabla 1) emitidos por el banco en este corte
de cuenta.

324

Semana 8

Excel como herramienta contable


Tabla 1
Fecha
01/07/2014

Descripcin
-

Debe

Saldo
inicial

Haber
-

Saldo
274.869,72

01/07/2014

0120200046220 Comisin

4,50

274.865,22

01/07/2014

9530377001266 Cheque

5.505,04

269.360,18

01/07/2014

0000006971752 Depsito

20,00

269.380,18

01/07/2014

0000031007118 Depsito

20,00

269.400,18

01/07/2014

0000006971454 Depsito

20,00

269.420,18

01/07/2014

0000004596699 Depsito

20,00

269.440,18

01/07/2014

0000004596700 Depsito

20,00

269.460,18

01/07/2014

0000006970296 Depsito

20,00

269.480,18

01/07/2014

0000003756556 Depsito

20,00

269.500,18

02/07/2014

0000006989452 Depsito

20,00

269.520,18

03/07/2014

0000071001270 Cheque

387,52

269.132,66

03/07/2014

0000018001268 Cheque

212,00

268.920,66

04/07/2014

9530360001271 Cheque

290,00

268.630,66

04/07/2014

0000008349812 Depsito

527,00

269.157,66

04/07/2014

0000007072990 Depsito

426,00

269.583,66

04/07/2014

0000006967493 Depsito

20,00

269.603,66

04/07/2014

0000004599433 Depsito

527,00

270.130,66

07/07/2014

9530370001269 Cheque

07/07/2014

0000008343828 Depsito

527,00

270.114,66

07/07/2014

0000007980250 Depsito

40,00

270.154,66

07/07/2014

0000008344733 Depsito

20,00

270.174,66

08/07/2014

0000008346259 Depsito

530,00

270.704,66

08/07/2014

0000004598583 Depsito

50,00

270.754,66

08/07/2014

0000008343909 Depsito

527,00

271.281,66

543,00

269.587,66

325

Semana
Semana99

Softwares contables

Softwares contables
Empecemos!
A partir de esta semana comenzaremos a conocer otros sistemas
que tambin utilizaremos para
realizar la contabilidad, como lo
son los softwares contables.

Qu sabes de...?
Cuando escuchas el trmino software contable, qu te imaginas? Comntalo
con tus compaeros.

El reto es...
Como analistas administrativos-contables es necesario conocer los softwares contables y su importancia para la empresa. Investiga algunos softwares administrativos existentes y qu se necesita para su instalacin y uso.

Vamos al grano
Los softwares contables son programas de contabilidad utilizados para sistematizar y simplificar las tareas contables. En ellos se registran y procesan
todas las transacciones realizadas de una manera histrica; desde las compras
y ventas como las cuentas por cobrar y pagar, inventarios, balances, nminas,
entre otras muchas herramientas. Los softwares contables brindan muchos
beneficios, pero lo ms importante es que en ellos permanece toda la informacin de una manera detallada, clara y que se puede manejar desde cualquier
sitio; de este modo, se puede emitir una respuesta segura y rpidamente.

326

Todo lo contrario sera si se decidiera contar con apoyo de mano de obra; sera un trabajo lento, ya que lo que se busca con la complementacin de estos

Semana 9

Softwares contables

software, es principalmente optimizar el tiempo para poder tomas decisiones


trascendentales para la empresa en tiempo real.
Los software contables se caracterizan principalmente por tener una adaptacin a los requerimientos de la empresa, son compatibles con otros programas como el Office, son de fcil manejo, se pueden actualizar rpidamente,
facilitan la bsqueda eficaz y por periodos especficos, brindan reportes oportunos y digitalizados, pueden ser verificados a distancia y fuera del sitio de trabajo, son fciles de actualizar y el soporte tcnico puede ser realizado en lnea.

Un software de contabilidad realiza el trabajo diario de una gestin contable y financiera de la empresa. Solo necesitas insertar
la informacin de manera correcta.

Para saber ms
Para conocer las ventajas de la contabilidad en lnea (online) o en la nube,
te invitamos a disfrutar del video disponible en: http://li.co.ve/yNm

Aplica tus saberes


Investiga la importancia que tiene el software contable dentro de la institucin donde estas laborando o estudiando y realiza un anlisis crtico de lo
encontrado.

Comprobemos y demostremos que


Enumera las transacciones que se pueden realizar a travs de un software
contable y especifica los beneficios que esto puede traer para una empresa.

327

Semana
Semana1010

Tipos de softwares contables

Tipos de softwares contables


Empecemos!
Luego de conceptualizar y analizar la importancia de los softwares
contables, vamos a seguir adelante conociendo sus tipos y en qu
nos beneficia el uso de cada uno
de ellos, segn sea el caso.

Qu sabes de...?
Qu tipos de software contables conoces?

El reto es...
Segn las necesidades y funciones de la empresa, enumeremos qu tipos de
programas contables existen y de qu forma brindan ayuda a la empresa, segn
sea el caso.

Vamos al grano
En las ltimas dcadas, el software contable ha incrementado la efectividad
y eficiencia de gran cantidad de empresas y negocios. Este tipo de software ha
racionalizado el flujo contable de trabajo, permitiendo a las empresas enfocarse
ms en la produccin de bienes y servicios.
Especficamente, el software contable es un programa que permite a los
contadores registrar y procesar electrnicamente las transacciones financieras, siendo una herramienta muy usada para el adecuado manejo de programas de contabilidad, as como para sistematizar los problemas y/o tareas de
contabilidad.
328

El uso de los software de contabilidad en la actualidad es muy requerido por


empresas de diversas reas, ya que de esa manera llevan un control activo de
todos sus movimientos. Existen variados programas contables, los cuales se cla-

Tipos de softwares contables

Semana 10

sifican dependiendo del tipo de compaa y el tamao de las operaciones de


negocios:
1. Software financiero: diseado para informar a terceras personas, ya
sean accionistas o entidades bancarias e, inclusive, son tiles para tomar
decisiones determinantes para la empresa.
2. Software fiscal: diseado para informar y/o hacer cumplir con las obligaciones tributarias de la empresa; generalmente es usado y requerido
por el SENIAT.
3. Software administrativo: diseado para facilitar lo relacionado con requerimientos administrativos de la empresa. Tambin puede influir en
la toma de decisiones, as como en el planeamiento de nuevas expectativas en beneficio de la empresa. Segn la necesidad y movimientos
administrativos contables de la empresa, se han creado diferentes softwares contables, todos con el mismo fin, pero con diferentes caractersticas y componentes. Algunos de ellos son:
Saint: controla las operaciones contables de una o varias empresas
con reportes adecuados a las exigencias de compaas manejadas
eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal y satisface
los requisitos de cualquier institucin financiera.
Profit: permite automatizar las operaciones empresariales de forma integral y flexible en las reas de: inventario, compras, ventas,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja y banco.
Venecuentas: es un sistema contable va web, diseado para llevar
las operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de
las informaciones administrativas y financieras que se suministren.
Glac: es un programa muy completo, con mxima rapidez y exactitud. Est adaptado a la normativa contable vigente en Venezuela.
Emite rpidamente los comprobantes contables, con solo vaciar la
informacin del plan de cuentas.
Siscont: permite llevar el adecuado manejo de la caja chica.

En la actualidad, casi todas las empresas


tienen un software contable y en el mercado hay muchos con diferentes caractersticas. Usa el que se adapte a tu necesidad!

329

Semana 10

Tipos de softwares contables

Para saber ms
Para conocer ms acerca del software Glac, te animamos a disfrutar del
video disponible en la siguiente direccin web: http://li.co.ve/yTv

Aplica tus saberes


Comparte con tus compaeros y facilitadores las semejanzas y diferencias entre los tipos de software estudiados.

Comprobemos y demostremos que


Investiga sobre los diferentes softwares contables y analiza el uso e importancia de cada uno de ellos. Luego realiza un resumen y responde, con tus propias
palabras, desde tu visin administrativa contable: cul usaras y por qu?

330

Tipos de softwares
Semana
11 contables
Sistema contable Saint

Semana 10

Empecemos!
Has venido trabajando las
concepciones de las herramientas bsicas de la ofimtica, tales
como paquetes Office que, sin lugar a dudas, son de gran utilidad
para realizar el trabajo de oficina.
En las siguientes semanas te invitamos a indagar acerca de un
software contable muy utilizado
por empresas en nuestro pas:
Saint.

Qu sabes de...?
Segn las experiencias que has tenido hasta el momento, cules consideras deben ser las caractersticas de un software contable?

El reto es...
En el mercado laboral es cada vez mas indispensable conocer y usar las herramientas informticas; adems, en la actualidad existes muchas alternativas
de programas y software que hacen que los procesos contables sean mucho
ms eficientes. Comenta con tus compaeros y facilitador desde tu experiencia si alguna vez he utilizado algn programa o software para el rea contable.

Vamos al grano
Has venido estudiando las nociones contables bsicas en los ltimos semestres; es importante que te familiarices con las distintas formas en que las empresas echan mano de la tecnologa para poder llevar a cabo su trabajo contable. Es oportuno aclarar que la concepcin bsica que alimenta los softwares
con los que trabajan las empresas viene de la lgica contable trabajada hasta
el momento, pues los principios contables siguen siendo permanentes. En tal
sentido, pasemos a estudiar el software Saint, una de las tantas herramientas
tecnolgicas que existen en el mercado.

331

Semana 11

Sistema contable Saint

Saint a nivel internacional y nacional esta presentado y diseado de tal manera que facilita todos los procesos de agrupacin y reportes de informacin
que requieren los usuarios, obteniendo una mayor eficiencia en cuanto al
tiempo de ejecucin y con un margen de confiabilidad. Las principales caractersticas de este software contable son las siguientes:
1. Utilidad: esta caracterstica le permite adecuarse al propsito del usuario segn sus necesidades particulares. La utilidad de la informacin
contable est basada en su contenido informativo y la oportunidad o
rapidez con que pueda llegar a manejar el sistema el usuario obteniendo resultados confiables, as como una considerable disminucin en el
tiempo de ejecucin.
2. Confiabilidad: esta es la caracterstica por la cual el usuario acepta y
utiliza la informacin contable para tomar decisiones. Esta cualidad est
basada en la informacin y es asignada por el usuario de acuerdo al sistema de control interno existente. Para que el usuario pueda confiar en
la informacin que presenta el sistema contable, el proceso de cuantificacin debe ser: estable, objetivo y verificable.
Estas caractersticas incluyen la recoleccin de datos, su manejo (clasificacin, reclasificacin y clculo), y la forma como es presentada la informacin
en los estados financieros.
Es muy importante tener presente que cada empresa tiene su forma particular de llevar los procesos contables; sin embargo, son los mismos principios
universales contables los que la sustentan. Al llegar al campo laboral, conseguirs diferentes tipos de herramientas contables, tecnolgicas o no. De all la
importancia de comenzar a familiarizarte con estas concepciones y que puedas llevar a la prctica tus saberes.

Cules consideras son las principales caractersticas que debe tener en cuenta una
empresa para llevar su contabilidad a travs de un software como Saint?

332

Semana 11

Sistema contable Saint

Para saber ms
Visualiza un interesante tutorial de Saint, haciendo clic en: http://li.co.
ve/yTy

Aplica tus saberes


Analiza la importancia de conocer claramente los conceptos y principios
contables a la hora ingresar a una empresa y manejar un software contable
como Saint.

Comprobemos y demostremos que


En una empresa con 10 sucursales en todo el pas, cuya principal actividad
comercial es la importacin y comercializacin de productos de consumo masivo y con una nmina de 1200 trabajadores, analiza la importancia de que
la empresa se valga de una herramienta tecnolgica como un software para
llevar sus procesos contables.

333

Semana
Semana1212

Practicando con Saint

Practicando con Saint


Empecemos!
En la semana anterior tuviste la
oportunidad de conocer las caractersticas generales del sistema
contable Saint; adems pudiste
analizar la utilidad de este tipo de
herramientas tecnolgicas para
las empresas, al momento de llevar sus procesos contables minimizando tiempo y errores. En esta
oportunidad vamos a visualizar
de forma prctica cmo se instala este software y sus principales ventanas.

Qu sabes de...?
En algn momento has tenido la oportunidad de manipular un software?
Lo ms probable es que si y, en algunos casos, sin darte cuenta; por ejemplo,
seguramente has usado un cajero automtico!

El reto es...
Durante esta semana vas a pasearte de forma grfica por el software Saint,
lo cual te permitir comprender la lgica de esta herramienta contable. Pero,
para mayor provecho, te recomendamos descargar el programa Saint en tu
computador, de manera que puedas practicar y familiarizarte con esta til
herramienta.

Vamos al grano
Una vez encendido el computador, debes ubicar el instalador del sistema
contable con su nombre. Para realizar la instalacin, solo debes hacer doble
clic sobre dicho instalador, a fin de comenzar a ejecutar el proceso; luego sigue las instrucciones del asistente de instalacin.

334

Se desplegar una ventana dndote la Bienvenida al sistema de contabilidad. Haz clic en el botn de Siguiente, como se muestra en la figura 6.

Semana 12

Practicando con Saint

Figura 6
La figura 6 muestra la pantalla del asistente de instalacin del software. En
realidad, esta operacin no es frecuentemente realizada por nosotros; sin
embargo, es necesario que se pueda visualizar. En adelante, se deben seguir,
paso a paso, las instrucciones del asistente para poder instalar correctamente
el programa.
Una vez hecha la instalacin, se muestra la pantalla inicial para ingresar al
sistema (figura 7).

Figura 7
Seguidamente debes ingresar los datos correspondientes (usuario y contrasea) para acceder a la aplicacin. De no recordar los datos, el sistema no permitir su acceso, mostrndose el mensaje: Operador no especificado, ingreso

335

Semana 12

Practicando con Saint

no permitido. Una vez que logras ingresar, se muestra la pantalla principal


(figura 8).

Figura 8
Saint comprende herramientas como: Inicio, Archivos, Transacciones,
Reportes y Varios, ubicadas en la parte superior de las pantallas, en el men
de Herramientas de la pantalla principal.

Figura 9
En cada uno de los mens estn las pestaas que permiten ir cargando la
informacin necesaria de los movimientos contables de la empresa.

Para saber ms
Te invitamos a experimentar, mientras sigues un tutorial de Saint, disponible en esta direccin web: http://li.co.ve/yTy

Aplica tus saberes


Realiza una entrevista a alguna persona que est laborando en el rea contable de una empresa, con las siguientes preguntas:
336

1. Utiliza la empresa algn software para registrar los procesos contables?

Practicando con Saint

Semana 12

2. Cules han sido las ventajas y desventajas de usar las tecnologas como
herramienta contable para la empresa?
3. La persona responsable de manejar el sistema contable al realizar su trabajo, considera el software contable una herramienta til?, por qu?

Comprobemos y demostremos que


Una vez estudiado el sistema Saint a nivel general y conocer su utilidad para
las organizaciones, realiza un ensayo con tu reflexin acerca de la importancia
y utilidad de los software contables para las empresas actualmente.

337

Semana1313
Semana

Sistema contable Profit

Sistema contable Profit

Empecemos!
Continuamos esta semana
estudiando otra de las herramientas tecnolgicas contables
existente en el mercado, en esta
oportunidad podrs conocer el
sistema administrativo contable
Profit. Veremos su utilidad para
la empresa y cules son las condiciones tcnicas bsicas para
poder trabajar con este sistema
operativo.

Qu sabes de...?
Segn la experiencia adquirida hasta ahora, conoces cmo verificar las especificaciones tcnicas de software y hardware de un computador?

El reto es...
En el mercado existe una variedad de paquetes informticos que sirven de
herramientas para llevar procesos contables y administrativos, de los cuales las
empresas echan mano para organizar sus reas administrativas contables. Te
invitamos a que descargues el programa Profit e investigues sus beneficios.

Vamos al grano
Profit Plus Administrativo es una herramienta tecnolgica que permite automatizar las operaciones de la empresa de una forma integrada y flexible en las
reas de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y bancos.
De esta manera, se tendr una visin global del negocio, la cual se traducir
en disponibilidad oportuna de informacin para la toma de decisiones y en un
aumento en la competitividad de la empresa.

338

Sistema contable Profit

Semana 13

Esta herramienta, adems de proporcionar una plataforma tecnolgica para


la empresa, permite organizar los procesos y procedimientos administrativos
contables. Es muy importante destacar que la confiabilidad de los datos introducidos en el sistema permite hacer anlisis del estado de la empresa, as que el
rol de quien alimenta los datos es de gran importancia.
Es necesario saber que, como toda herramienta tecnolgica, se requiere de
unos parmetros bsicos en el computador donde va a ser instalado, a fin de
que la aplicacin pueda correr correctamente y ser alimentada con los datos
que requiere. Es probable que no seamos nosotros los encargados de instalar el
programa, pero es interesante saber cules son sus caractersticas.
Implantacin de Profit Plus
La implantacin o puesta en funcionamiento del sistema de gestin empresarial Profit Plus en la empresa, ms que como un proyecto de informtica, debe
ser vista como un proyecto de negocios que involucra a los usuarios de cada
uno de los procesos ejecutados en la empresa, como: ventas, compras, despacho, etc.
Para implantar el sistema es necesario ejecutar un conjunto de actividades,
algunas de las cuales son de tipo tcnico, pero la mayora son de tipo funcional.
Las actividades ms importantes a llevar a cabo son:
Instalacin del sistema.
Anlisis de los procesos actuales del negocio.
Parametrizacin del sistema.
Carga de datos.
Diseo de los formatos de la empresa.
Adiestramiento de los usuarios.
Pruebas y validacin del funcionamiento del sistema.
Para instalar y ejecutar Profit Plus Administrativo, el equipo debe tener, como
mnimo, las siguientes caractersticas:
Computador Pentium IV 2.8MHZ o superior.
256 MB de memoria RAM o superior.
Monitor SVGA color.
Unidad de CD-ROM.
Espacio libre en el disco duro: 1 GB.
Microsoft Windows 2000 Professional (Service Pack 3), Windows XP
Professional, Windows 2003 o Windows Vista Business instalado.

339

Semana 13

Sistema contable Profit

Cmo instalar Profit?


Este tipo de instalacin aplica para los casos en que no hay una instalacin
previa de Profit Plus Administrativo en el equipo, bien sea porque es nuevo o se
ha desinstalado el mismo a travs del desinstalador de Windows.
1. Cierra todas las aplicaciones y reinicie Windows.
2. Introduce el CD que viene en la caja del sistema.
3. Selecciona la opcin Instalacin del men principal.
4. Haz clic en la opcin Administrativo & Avisos y Tareas. Luego presiona
Instalacin Completa.

Figura 10

Para saber ms
Te invitamos a hacer clic en este link: http://li.co.ve/yT1 donde podrs
dar un paseo por el programa Profit.

340

Semana 13

Sistema contable Profit

Aplica tus saberes


Ubica un computador y verifica si cuenta con los requerimientos de software y hardware necesarios para instalar Profit. Marca con una (X) si el computador cuenta o no con las caractersticas indicadas en la tabla 2.
Tabla 2
Caractersticas de Software y Hardware
Computador Pentium IV 2.8MHZ o superior.
256 MB de memoria RAM o superior
Monitor SVGA color
Unidad de CD-ROM
Espacio libre en el disco duro: 1 GB
Microsoft Windows 2000 Professional (Service Pack 3),
Windows XP Professional, Windows 2003 o Windows
Vista Business instalado

Si

No

Comprobemos y demostremos que


Realiza un escrito en el que analices por qu se afirma que la aplicacin del
sistema Profit implica cambios en los procesos y organizacin de la empresa.

341

Semana
Semana1414

Practicando con Profit

Practicando con Profit


Empecemos!
La semana anterior tuviste la
oportunidad de conocer las caractersticas del programa Profit.
En esta oportunidad, podrs familiarizarte con algunas de las ventanas que conseguirs una vez
que ingreses al programa.

Qu sabes de...?
Has puesto en prctica y realizado asientos contables con el sistema Profit?
Comntalo con tus compaeros.

El reto es...
Realiza un asiento contable utilizando Profit y verifica sus similitudes con el
programa contable Saint.

Vamos al grano
Profit Plus Administrativo est compuesto por los siguientes mdulos:
Inventario.
Compras y cuentas por pagar.
Ventas y cuentas por cobrar.
Caja y bancos.

342

Todos estos mdulos estn integrados, lo que permite disponer, en forma


gil y precisa, de la informacin a travs de los diversos departamentos o
reas en el negocio, sin necesidad de reprocesar los datos.

Semana 14

Practicando con Profit

Tipos de ventanas que se pueden visualizar dentro del sistema Profit


Para una mayor comodidad, las principales ventanas del sistema cuentan
con la posibilidad de aumentar o cambiar de tamao a conveniencia, permaneciendo esta configuracin la prxima vez que acceda a la ventana. Profit
Plus posee tres tipos de ventanas: tablas, procesos y reportes.
1. Tablas: en Profit Plus se denominan tablas a todas aquellas opciones que
permiten trabajar con los datos generales o archivos maestros (artculos,
clientes, bancos, etc.). Dichas opciones pueden ser activadas usando el
submen Tablas que aparece en el men principal del sistema. Las funciones disponibles en las opciones tipo tablas son manejadas mediante
la barra de herramientas.
Las opciones tipo tablas poseen mnimo tres carpetas:
Generales: en esta carpeta se manejan los datos bsicos de la tabla, como cdigo, descripcin, etc.
Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido
cargados en la tabla, ordenados por cdigo o por descripcin.
Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a la tabla,
para cubrir requerimientos que no estn contemplados en el sistema.

Figura 11
2. Procesos: en Profit Plus se denominan procesos a todas aquellas
opciones que, usando los datos de las tablas, permiten crear documentos
(facturas, cobros, depsitos). Tambin son manejadas como procesos
aquellas opciones que permiten efectuar operaciones de tipo general
sobre los datos del sistema (clculo de comisiones, respaldo de datos,
etc.) Dichas opciones pueden ser activadas usando el submen
Procesos que aparece en el men principal del sistema. Las funciones
disponibles en las opciones tipo procesos son manejadas mediante la
barra de herramientas. La mayora de las opciones tipo procesos poseen
tres carpetas:

343

Semana 14

Practicando con Profit

Generales: en esta carpeta se manejan los datos bsicos del proceso.


Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido
cargados en el proceso, ordenndolos por nmero.
Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a cada documento generado con el proceso, para cubrir requerimientos que
no estn contemplados en el sistema.

Figura 12
3. Reportes: los reportes del sistema pueden ser activados usando el submen Reportes que aparece en el men principal del sistema, o usando
la opcin Imprimir Reportes del submen archivos. Cada vez que se selecciona la opcin Reportes, el sistema muestra una pantalla para definir
los parmetros del mismo (ver figura 13).

Figura 13
344

Reporte: selecciona cul de los reportes de la opcin (relacionados con las


facturas, en este caso), deseas imprimir. Una vez seleccionado el reporte, el

Practicando con Profit

Semana 14

sistema muestra los filtros y los diversos tipos de orden, bajo los cuales puede
ser emitido. Para ver una lista de los reportes disponibles, presiona la tecla F4.
Orden: haz clic en el orden bajo el cual deseas visualizar el reporte.
Filtros del reporte: introduce los rangos y condiciones bajo los cuales deseas filtrar el contenido del reporte. Deja en blanco aquellos filtros que no
deseas usar. Para ver una lista de los elementos disponibles en cada filtro, presiona la tecla F4. Para hacer uso de la bsqueda asistida, presiona la tecla F2.
Para blanquear los filtros, haz clic sobre los botones Desde y Hasta ubicados
al lado derecho de la pantalla.
Presentacin: escoge cmo deseas visualizar o presentar el contenido del
reporte. Puedes seleccionar: presentacin preliminar, enviar a un archivo, enviar a la impresora o generar un archivo en alguno de los formatos manejados
por el sistema.
Para que las opciones Enviar a Word y Enviar a Excel funcionen correctamente, debes tener instalado en el equipo local a ejecutar el reporte, Microsoft
Office 97 superior; en caso de no tenerlo, el reporte no se ejecutar.
Para el caso de Excel, Office debe estar configurado para soportar y editar
documentos Html; en caso de no estarlo, el reporte saldr en blanco.
Tareas: a travs de esta opcin es posible guardar la configuracin del reporte actual en el sistema Avisos y Tareas para su posterior configuracin.
Impresoras: haz clic en este botn para definir cul es la impresora que se
va a usar para emitir el reporte, as como modificar las propiedades de las impresoras que tengas definidas en Windows.
Cuando se imprime un reporte, el sistema asume como impresora la que
est definida como predeterminada en Windows. Si deseas emitir el reporte
usando otra impresora, debes seleccionarla usando este botn y esa impresora permanecer activa hasta que salga del sistema. Cada vez que entras al
sistema, ste toma como impresora a usar la que est definida como predeterminada en Windows.
Para agregar nuevas impresoras o cambiar la impresora predeterminada,
usa el icono Mi PC, en opcin Impresoras de Windows.
Recuerda que la opcin Imprimir/modificar reportes del men Archivo
permite, adems de imprimir los reportes, modificar las especificaciones de
los reportes y agregar nuevos reportes al sistema.

345

Semana 14

Practicando con Profit

Para saber ms
Para profundizar en el software Profit, te recomendamos visitar la siguiente direccin web: http://li.co.ve/yT1

Aplica tus saberes


En las semanas 6 y 7 estudiaste los elementos de la administracin. Ahora
analiza de qu manera los softwares administrativos contables permiten a los
empresarios llevar los procesos administrativos.

Comprobemos y demostremos que


Realiza un escrito en el que analices la relevancia de que conozcas acerca de
los software contables para el momento en que entres al campo laboral.

346

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7mo

Anderson, H.R. y Raiborm, M.H. (1980). Conceptos bsicos de contabilidad de


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