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11er. Semestre
Educacin Media Tcnica
Cada una de las semanas propone un fundamento terico acompaado de una serie de
ejercicios prcticos acerca de temas de actualidad con base en la realidad laboral del rea,
para que luego puedas aplicarlos en tu vida
diaria.
Durante las primeras siete semanas estudiaremos los temas del rea contable especficamente, tocando un poco el aspecto mercantil y administrativo que debemos conocer:
documentos mercantiles, orden de compra
y venta, notas de dbito y crdito, documentos mercantiles y los principios bsicos de la
administracin.
Luego, desde la semana 8 hasta la 14, veremos las aplicaciones informticas de nuestra
rea, retomando y profundizando en el programa Excel como herramienta contable, y cono-
Presentacin
ciendo otros software contables, entre los que estudiaremos con ms detalle el
Saint y el Profit Plus.
De este modo, te invitamos a interactuar con tus facilitadores, compaeros,
con el DVD multimedia y con el presente material, como base para tu formacin, a fin de complementar de manera integral tus saberes en este semestre.
Anmate y pon de tu empeo, as avanzars rpidamente!
296
Semana 1
Documentos mercantiles
Empecemos!
Nos complace gratamente
darte la bienvenida a un nuevo
perodo, cuando ests tan cerca
de finalizar tu Educacin Media
Tcnica. En esta primera semana
veremos todo lo referente a los
documentos de origen mercantil,
los cuales forman parte importante de tu futuro como profesional. Te animamos a manejar todos los temas que veremos, para
luego ponerlos en prctica.
Qu sabes de...?
Desde tu experiencia y saberes previos, qu son documentos mercantiles?
El reto es...
Imagnate una operacin financiera de la que no tengas ninguna constancia
o documentos que la validen. Qu puede pasar en el departamento administrativo contable?
Vamos al grano
Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad de
respaldar las actividades econmicas con documentos que comprueben la
veracidad de los hechos y, especialmente, para dejar memoria de ellos.
Dichos documentos son la base de las transacciones comerciales, por ser la
fuente u origen de los registros comerciales contables, constituyndose en
documentos de apoyo e informacin. Se trata de todas aquellas constancias
que sirven para aprobar la realizacin de alguna operacin mercantil.
297
Semana 1
Documentos mercantiles
298
Documentos mercantiles
Semana 1
Los documentos no negociables ms usados son: nota crdito, nota dbito, recibo, factura, entre otros.
a) Nota dbito: es un comprobante que una empresa enva a su
cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado de su cuenta
una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en
la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o
saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
b) Nota crdito: es el comprobante que una empresa enva a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta de un
valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por:
avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios,
devoluciones o descuentos especiales o correccin de errores por
exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el
saldo de la respectiva cuenta.
c) Recibo: documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad de dinero o el objeto que se expresa en el mismo
documento. Sus caractersticas son:
Lugar, da, mes y ao en el que se emite el recibo.
Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
Cantidad de dinero en letra o mencin del objeto que se entrega.
Indicacin del concepto por el cual se extiende el recibo.
Cantidad en nmeros.
Firma de quien emite el recibo.
d) Factura: es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la
que se detallan las mercancas adquiridas. Sus caractersticas son:
Nombre y domicilio del comprador.
Lugar, da, mes y ao en el que se realiza la operacin.
Condiciones de pago.
Descuentos, si los hay.
Instrucciones relacionadas con cantidades,
descripcin y precios de las mercancas.
El uso de documentos mercantiles en las
transacciones es vital, pues actan como
elementos probatorios de la conformidad
de las partes que intervienen.
299
Semana 1
Documentos mercantiles
Para saber ms
Para saber ms acerca de la clasificacin e importancia de los documentos mercantiles, te recomendamos ver la presentacin disponible en:
http://li.co.ve/ykZ
Precio
Descripcin
Importe
Subtotal
I.V.A
Total
Figura 1. Factura
300
Semana
2 mercantiles
Documentos
Orden de compra; recibos y pedidos
Semana 1
Empecemos!
Luego de analizar e identificar
los documentos mercantiles y sus
tipos, esta semana continuaremos
detallando algunos de ellos ms especficamente, para que conozcas
cundo y cmo usarlos, de acuerdo
a su propsito e importancia.
Qu sabes de...?
Partiendo de lo estudiado hasta el momento, por qu son importantes los
documentos mercantiles para las empresas?
El reto es...
Al realizar una compra, se hace necesario obtener un documento que certifique lo recibido. Comenta en la sesin presencial qu recibos has manejado
en tu quehacer diario y qu utilidad le diste en ese momento.
Vamos al grano
1. Orden de compra: es un documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor, donde se indica: cantidad, detalle, precio
y condiciones de pago, entre otros aspectos. El documento original es
para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado
es para el comprador y es una constancia de las mercaderas o servicios
encargados.
Los objetivos de emitir rdenes de compra son: a) Comprar al mejor precio, ya que se manejan varios presupuestos; b) Responsabilizar a dos o
ms empleados de la empresa a travs de sus firmas, lo que produce
mayor responsabilidad al momento de usar el dinero, porque tiene que
haber un acuerdo entre los responsables para comprar y c) Brindar infor-
301
Semana 2
302
3. Recibo: es una constancia que sirve para certificar el pago por un servicio o producto. Segn sea el formato, hay de diversos tipos. Por lo general, estos documentos se extienden por duplicado: el original se entrega
a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.
Los recibos no tienen carcter impositivo y no sirven como comprobantes de cobro de impuestos, por lo que no son reemplazo de las facturas.
Semana 2
Para saber ms
Para ampliar lo visto durante esta semana, te invitamos a ver un interesante video, disponible en la siguiente direccin web: http://li.co.ve/ylb
303
Semana
Semana3 3
Qu sabes de...?
Segn lo estudiado anteriormente y tus saberes previos, para qu se usan
las notas dbito y crdito?
El reto es...
Esta semana debes lograr diferenciar entre una nota dbito y una nota crdito; cundo se utilizan y la importancia que tiene cada una de ellas dentro de
un proceso contable en una empresa.
Vamos al grano
304
Semana 3
La nica relacin entre la nota dbito y crdito es que una se puede utilizar para solventar la emisin incorrecta de la otra.
305
Semana 3
Para saber ms
Para complementar tus saberes en cuanto al tema estudiado, te recomendamos ver el video disponible en esta direccin web: http://li.co.
ve/yld
306
Nota dbito
Semana
4 y crdito
Documentos bancarios
Semana 3
Empecemos!
Bienvenidos a una nueva semana! Seguiremos estudiando
los documentos mercantiles, especficamente los documentos
bancarios utilizados por las empresas para realizar sus pagos y
compromisos laborales.
Qu sabes de...?
Segn tu experiencia, cules son los documentos bancarios ms utilizados?
El reto es...
Hoy en da las transacciones bancarias son usadas habitualmente y en todos los mbitos, tanto laborales como personales; desde la agencia bancaria
hasta mediante herramientas web. De acuerdo a lo anterior, reflexiona: qu
importancia tiene una transaccin bancaria?
Vamos al grano
Los documentos bancarios facilitan las transacciones que podemos hacer.
En algunos casos, estos documentos reemplazan el uso del dinero, como sucede, por ejemplo, con los cheques.
1. Letra de cambio: es aquel valor formal y completo que contiene una orden incondicional y abstracta emitida por una persona, mediante el cual
se ordena a otra pagar a un tercero una determinada suma de dinero,
en el lugar y plazo que el documento cambiario indique, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen. Este documento se caracteriza por ser abstracto, formal y sujeto a protesto. Es un ttulo valor a
la orden porque lleva la clusula a la orden, en la cual se seala el nombre del beneficiario, es decir, la persona a quien debe pagrsele la suma
307
Semana 4
Documentos bancarios
308
6. Cheques: es una orden de pago escrita y redactada en formulario especial, por medio de la cual el dueo de una cuenta bancaria exige al
banco la entrega de una suma de dinero a favor de s mismo o de un
tercero y con cargo a dicha cuenta. Los cheques deben ser llenados con
letra legible, colocando la cantidad en nmeros y letras correctamente,
el nombre de la persona a quien se emite; la fecha y las firmas respecti-
Semana 4
Documentos bancarios
Para saber ms
Acerca de cmo pagar recibos en un cajero electrnico, te invitamos a
disfrutar un interesante video, disponible en la siguiente direccin web:
http://li.co.ve/yli
Cada entidad bancaria tiene pasos diferentes para la realizacin de
transferencias electrnicas. A manera de ejemplo, mira el tutorial del
banco Banesco, para hacer transferencias a terceros: http://li.co.ve/ylj
309
Semana 4
Documentos bancarios
Bs.
PAGUESE A LA ORDEN DE
LA CANTIDAD DE
BOLIVARES
DE 20
BANCOSUR
FECHA
CLAVE
OPERADOR No.
TELF.
C.I. No.
No.
DE
DEL BANCO
Huella Dactilar
Figura 2
Figura 3
310
Fichas de 5
control
Semana
Fichas de control
Semana 5
Empecemos!
Con este tema finalizaremos
lo referente a documentos mercantiles; hemos aprendido cules
son, cmo y cundo debemos
usarlos. En esta semana investigaremos acerca de las fichas de
control que debe utilizar la empresa para llevar un registro tanto de los proveedores como de la
mercanca que hay en existencia.
Qu sabes de...?
Desde tu visin como administrador contable de una empresa, consideras
importante llevar una ficha control?
El reto es...
El rea administrativa-contable es una de las ms delicadas de la empresa,
ya que maneja mucha informacin y documentacin importante. Es por ello
que se hace necesario tener todo ordenado, claro y a la mano, para lo cual son
fundamentales los controles, fichas y formatos. Ahora, reflexiona: qu necesitas para mantener tu rea ordenada?
311
Semana 5
Fichas de control
Vamos al grano
La ficha de control es un documento en el cual se especifican las caractersticas tcnicas o fsicas de un producto o servicio, cuya funcin es llevar un
registro o historial de todos sus movimientos o incidencias. Esta semana especficamente desarrollaremos las fichas de control de clientes y proveedores
y la de control de existencia de mercanca.
1. Ficha de control de clientes y proveedores: es una planilla generalmente elaborada en Excel o algn otro programa administrativo, que
permite en forma rpida y sencilla acceder a los datos del cliente, como
nmero de legajo (informacin interna de la empresa), nombre o razn
social (persona fsica o persona jurdica), domicilio, localidad, nmero de
telfono y/o fax, nombre de contacto (esto se usa en caso que los trmites los haga la secretaria; cuando no est el titular se puede preguntar
por un empleado del cliente de confianza). De esta manera, se puede
llevar un control de forma ordenada, de los clientes y proveedores que
se tienen, y ubicar de manera fcil, sencilla y rpida cualquier informacin necesaria.
2. Ficha de control de existencia de mercanca: en todo negocio, el registro de las operaciones de mercancas es uno de los ms importantes, ya que del mismo depende la exactitud de la utilidad o prdida en
ventas. Las fichas de existencia de mercanca, al igual que las fichas de
control de clientes, pueden ser elaboradas en un formato en Excel o a
travs del sistema administrativo-contable usado por la empresa. Se
elabora como un control de inventario de mercancas y, en otros casos,
abarca todo el procedimiento, desde la compra hasta las devoluciones,
descuentos, gastos y todo lo que compete al proceso administrativo de
la mercanca. La finalidad de estas fichas es llevar un control de lo que
se adquiere y lo que se vende en la empresa, para, de este modo, contabilizar dicho proceso correctamente, as como tener a la mano toda la
informacin necesaria para el momento que se requiera.
Para saber ms
Sabes cmo realizar un inventario en Excel? He aqu un sencillo tutorial:
http://li.co.ve/ylr
Semana 5
Fichas de control
Figura 4
313
Semana
Semana6 6
Qu sabes de...?
Qu entiendes por administracin?, en qu se diferencia la contabilidad de
la administracin?
El reto es...
En distintos mbitos de nuestra vida, necesitamos establecer una planificacin, es por ello que debemos, en primer lugar, tener en cuenta los bienes o
recursos que podremos utilizar en el desarrollo de determinada actividad y establecer un correcto uso para cada uno de ellos, es decir, una buena administracin. En base a lo anterior: de qu forma te organizas y administras en tu
hogar?
Vamos al grano
Los principios bsicos de la administracin se fundamentan en las teoras de
Frederick Taylor, conocido como el padre de la administracin cientfica y por
Henry Fayol, creador de la doctrina administrativa, ambos con ideales muy parecidos, basados en la relacin existente entre la empresa y el trabajador y en
que las funciones deben ser llevadas por un orden y etapas especficas.
314
El gran aporte de Taylor fue haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y una administracin cientfica a partir de los siguientes principios: organizacin del trabajo, seleccin y entrenamiento del trabajador, cooperacin y
remuneracin por rendimiento individual, responsabilidad y especializacin de
Semana 6
Organizacin
Direccin
Control
Cmo se va a
hacer?
Verificar que se
haga
Cmo se ha
hecho?
315
Semana 6
El proceso administrativo es un ciclo donde se cumplen las cuatro etapas y comienzas nuevamente. Recurdalo!
Para saber ms
Para saber ms acerca del proceso administrativo, te recomendamos ver
el video disponible en la siguiente direccin web: http://li.co.ve/ylt
316
Completa la grfica (figura 5) con cada una de las etapas del proceso administrativo y su descripcin.
Semana 6
Figura 5
: consiste en establecer la misin de la empresa, los
objetivos y metas que se lleven en la empresa.
: es determinar qu va a hacer cada quien, asignar
los recursos y las actividades a realizar.
del equipo de trabajo.
do a cabo.
317
Semana
Semana77
Elementos de la administracin
Elementos de la administracin
Empecemos!
Continuaremos avanzando en el
tema iniciado la semana pasada,
desarrollando ahora los elementos
que contiene esta grande rama dentro de la empresa y conoceremos algunas caractersticas que deben ser
tomadas en cuenta en el momento
prctico de nuestra carrera.
Qu sabes de...?
Desde tu experiencia y con lo que hemos desarrollado hasta los momentos,
cules elementos piensas que deben estar presentes en la administracin?
El reto es...
Como anteriormente se describi, la administracin es el control de todo lo
que se refiere a la empresa; es por ello que se hace necesario conocer los elementos bsicos generales que contiene el mbito administrativo para desarrollarlo y ubicarlos en el momento de ejercer profesionalmente el rea administrativa contable. Demos ideas al personal de sostenibilidad del IRFA acerca
de los recursos humanos y materiales necesarios para su funcionamiento.
Vamos al grano
En cualquier organizacin que se aplique la administracin siempre estarn
presentes los siguientes elementos:
318
1. Personas o recursos humanos: los empleados, trabajadores y colaboradores son quienes conforman lo que se conoce como recursos humanos de una entidad. En la administracin de empresas, se denomina
recursos humanos (RRHH) al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organizacin. Pero, lo ms frecuente es
llamar as al sistema o proceso de gestin que se ocupa de seleccionar,
contratar, formar, emplear y retener al personal de la organizacin. Estas
tareas las puede desempear una persona o departamento en concreto,
Elementos de la administracin
Semana 7
319
Semana 7
Elementos de la administracin
Para saber ms
Para saber ms acerca de los recursos de la empresa, te recomendamos ver un interesante video, disponible en la siguiente direccin web:
http://li.co.ve/ylu
320
Semana
8de la administracin
Elementos
Excel como herramienta contable
Semana 7
Empecemos!
Despus de haber conocido en
el semestre anterior los programas informticos, vamos a indagar un poco ms en uno que nos
sirve como herramienta contable
y a desarrollar nuestra rea administrativa: el programa Excel!
Qu sabes de...?
Desde tu experiencia y conocimientos previos crees que Excel pueda ayudarte en el desarrollo contable-administrativo?
El reto es...
Para conocer Excel y todos sus beneficios para el rea contable administrativa, construye una lluvia de ideas tomando en cuenta, adems de Excel, otras
herramientas tecnolgicas que den respuesta rpida y certera.
Vamos al grano
Microsoft Excel es una herramienta de vital importancia para todo profesional de la contabilidad, ya que brinda mltiples funciones de clculos que son
de uso cotidiano en toda rutina contable. Este software ha sido creado para
diversas profesiones, sin embargo, cabe sealar que en la contabilidad ha sido
una herramienta de uso indispensable para todo contador.
Independientemente de que exista un software especializado para los registros contables, en todo momento o circunstancia se tiene que usar el programa Excel y sus hojas de clculo para poder analizar o procesar informacin
financiera, matemtica o de cualquier otra naturaleza, que un programa de
contabilidad no genere.
321
Semana 8
322
Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado, cientficos, estudiantes,
educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por
lo que se ha convertido en un elemento bsico de los usuarios finales y profesionales del negocio.
Semana 8
Para saber ms
Para complementar tus saberes en cuanto al tema estudiado, te recomendamos observar el video que encontrars en la siguiente direccin
web: http://li.co.ve/yHn
9.000,oo
1.2. Donaciones
1.3. Intereses
1.4. Aporte semestre anterior
1.525,29
7.896,oo
2.067,oo
TOTAL INGRESOS
20.488,29
323
Semana 8
2. EGRESOS
2.1. Colaboracin de orientadores
2.2. Colaboracin colegio
7.509,oo
321,44
8.250,oo
268,80
800,oo
110,oo
59,50
TOTAL EGRESOS
Total ingresos-egresos
17.318,74
3.169,55
324
Semana 8
Descripcin
-
Debe
Saldo
inicial
Haber
-
Saldo
274.869,72
01/07/2014
0120200046220 Comisin
4,50
274.865,22
01/07/2014
9530377001266 Cheque
5.505,04
269.360,18
01/07/2014
0000006971752 Depsito
20,00
269.380,18
01/07/2014
0000031007118 Depsito
20,00
269.400,18
01/07/2014
0000006971454 Depsito
20,00
269.420,18
01/07/2014
0000004596699 Depsito
20,00
269.440,18
01/07/2014
0000004596700 Depsito
20,00
269.460,18
01/07/2014
0000006970296 Depsito
20,00
269.480,18
01/07/2014
0000003756556 Depsito
20,00
269.500,18
02/07/2014
0000006989452 Depsito
20,00
269.520,18
03/07/2014
0000071001270 Cheque
387,52
269.132,66
03/07/2014
0000018001268 Cheque
212,00
268.920,66
04/07/2014
9530360001271 Cheque
290,00
268.630,66
04/07/2014
0000008349812 Depsito
527,00
269.157,66
04/07/2014
0000007072990 Depsito
426,00
269.583,66
04/07/2014
0000006967493 Depsito
20,00
269.603,66
04/07/2014
0000004599433 Depsito
527,00
270.130,66
07/07/2014
9530370001269 Cheque
07/07/2014
0000008343828 Depsito
527,00
270.114,66
07/07/2014
0000007980250 Depsito
40,00
270.154,66
07/07/2014
0000008344733 Depsito
20,00
270.174,66
08/07/2014
0000008346259 Depsito
530,00
270.704,66
08/07/2014
0000004598583 Depsito
50,00
270.754,66
08/07/2014
0000008343909 Depsito
527,00
271.281,66
543,00
269.587,66
325
Semana
Semana99
Softwares contables
Softwares contables
Empecemos!
A partir de esta semana comenzaremos a conocer otros sistemas
que tambin utilizaremos para
realizar la contabilidad, como lo
son los softwares contables.
Qu sabes de...?
Cuando escuchas el trmino software contable, qu te imaginas? Comntalo
con tus compaeros.
El reto es...
Como analistas administrativos-contables es necesario conocer los softwares contables y su importancia para la empresa. Investiga algunos softwares administrativos existentes y qu se necesita para su instalacin y uso.
Vamos al grano
Los softwares contables son programas de contabilidad utilizados para sistematizar y simplificar las tareas contables. En ellos se registran y procesan
todas las transacciones realizadas de una manera histrica; desde las compras
y ventas como las cuentas por cobrar y pagar, inventarios, balances, nminas,
entre otras muchas herramientas. Los softwares contables brindan muchos
beneficios, pero lo ms importante es que en ellos permanece toda la informacin de una manera detallada, clara y que se puede manejar desde cualquier
sitio; de este modo, se puede emitir una respuesta segura y rpidamente.
326
Todo lo contrario sera si se decidiera contar con apoyo de mano de obra; sera un trabajo lento, ya que lo que se busca con la complementacin de estos
Semana 9
Softwares contables
Un software de contabilidad realiza el trabajo diario de una gestin contable y financiera de la empresa. Solo necesitas insertar
la informacin de manera correcta.
Para saber ms
Para conocer las ventajas de la contabilidad en lnea (online) o en la nube,
te invitamos a disfrutar del video disponible en: http://li.co.ve/yNm
327
Semana
Semana1010
Qu sabes de...?
Qu tipos de software contables conoces?
El reto es...
Segn las necesidades y funciones de la empresa, enumeremos qu tipos de
programas contables existen y de qu forma brindan ayuda a la empresa, segn
sea el caso.
Vamos al grano
En las ltimas dcadas, el software contable ha incrementado la efectividad
y eficiencia de gran cantidad de empresas y negocios. Este tipo de software ha
racionalizado el flujo contable de trabajo, permitiendo a las empresas enfocarse
ms en la produccin de bienes y servicios.
Especficamente, el software contable es un programa que permite a los
contadores registrar y procesar electrnicamente las transacciones financieras, siendo una herramienta muy usada para el adecuado manejo de programas de contabilidad, as como para sistematizar los problemas y/o tareas de
contabilidad.
328
Semana 10
329
Semana 10
Para saber ms
Para conocer ms acerca del software Glac, te animamos a disfrutar del
video disponible en la siguiente direccin web: http://li.co.ve/yTv
330
Tipos de softwares
Semana
11 contables
Sistema contable Saint
Semana 10
Empecemos!
Has venido trabajando las
concepciones de las herramientas bsicas de la ofimtica, tales
como paquetes Office que, sin lugar a dudas, son de gran utilidad
para realizar el trabajo de oficina.
En las siguientes semanas te invitamos a indagar acerca de un
software contable muy utilizado
por empresas en nuestro pas:
Saint.
Qu sabes de...?
Segn las experiencias que has tenido hasta el momento, cules consideras deben ser las caractersticas de un software contable?
El reto es...
En el mercado laboral es cada vez mas indispensable conocer y usar las herramientas informticas; adems, en la actualidad existes muchas alternativas
de programas y software que hacen que los procesos contables sean mucho
ms eficientes. Comenta con tus compaeros y facilitador desde tu experiencia si alguna vez he utilizado algn programa o software para el rea contable.
Vamos al grano
Has venido estudiando las nociones contables bsicas en los ltimos semestres; es importante que te familiarices con las distintas formas en que las empresas echan mano de la tecnologa para poder llevar a cabo su trabajo contable. Es oportuno aclarar que la concepcin bsica que alimenta los softwares
con los que trabajan las empresas viene de la lgica contable trabajada hasta
el momento, pues los principios contables siguen siendo permanentes. En tal
sentido, pasemos a estudiar el software Saint, una de las tantas herramientas
tecnolgicas que existen en el mercado.
331
Semana 11
Saint a nivel internacional y nacional esta presentado y diseado de tal manera que facilita todos los procesos de agrupacin y reportes de informacin
que requieren los usuarios, obteniendo una mayor eficiencia en cuanto al
tiempo de ejecucin y con un margen de confiabilidad. Las principales caractersticas de este software contable son las siguientes:
1. Utilidad: esta caracterstica le permite adecuarse al propsito del usuario segn sus necesidades particulares. La utilidad de la informacin
contable est basada en su contenido informativo y la oportunidad o
rapidez con que pueda llegar a manejar el sistema el usuario obteniendo resultados confiables, as como una considerable disminucin en el
tiempo de ejecucin.
2. Confiabilidad: esta es la caracterstica por la cual el usuario acepta y
utiliza la informacin contable para tomar decisiones. Esta cualidad est
basada en la informacin y es asignada por el usuario de acuerdo al sistema de control interno existente. Para que el usuario pueda confiar en
la informacin que presenta el sistema contable, el proceso de cuantificacin debe ser: estable, objetivo y verificable.
Estas caractersticas incluyen la recoleccin de datos, su manejo (clasificacin, reclasificacin y clculo), y la forma como es presentada la informacin
en los estados financieros.
Es muy importante tener presente que cada empresa tiene su forma particular de llevar los procesos contables; sin embargo, son los mismos principios
universales contables los que la sustentan. Al llegar al campo laboral, conseguirs diferentes tipos de herramientas contables, tecnolgicas o no. De all la
importancia de comenzar a familiarizarte con estas concepciones y que puedas llevar a la prctica tus saberes.
Cules consideras son las principales caractersticas que debe tener en cuenta una
empresa para llevar su contabilidad a travs de un software como Saint?
332
Semana 11
Para saber ms
Visualiza un interesante tutorial de Saint, haciendo clic en: http://li.co.
ve/yTy
333
Semana
Semana1212
Qu sabes de...?
En algn momento has tenido la oportunidad de manipular un software?
Lo ms probable es que si y, en algunos casos, sin darte cuenta; por ejemplo,
seguramente has usado un cajero automtico!
El reto es...
Durante esta semana vas a pasearte de forma grfica por el software Saint,
lo cual te permitir comprender la lgica de esta herramienta contable. Pero,
para mayor provecho, te recomendamos descargar el programa Saint en tu
computador, de manera que puedas practicar y familiarizarte con esta til
herramienta.
Vamos al grano
Una vez encendido el computador, debes ubicar el instalador del sistema
contable con su nombre. Para realizar la instalacin, solo debes hacer doble
clic sobre dicho instalador, a fin de comenzar a ejecutar el proceso; luego sigue las instrucciones del asistente de instalacin.
334
Se desplegar una ventana dndote la Bienvenida al sistema de contabilidad. Haz clic en el botn de Siguiente, como se muestra en la figura 6.
Semana 12
Figura 6
La figura 6 muestra la pantalla del asistente de instalacin del software. En
realidad, esta operacin no es frecuentemente realizada por nosotros; sin
embargo, es necesario que se pueda visualizar. En adelante, se deben seguir,
paso a paso, las instrucciones del asistente para poder instalar correctamente
el programa.
Una vez hecha la instalacin, se muestra la pantalla inicial para ingresar al
sistema (figura 7).
Figura 7
Seguidamente debes ingresar los datos correspondientes (usuario y contrasea) para acceder a la aplicacin. De no recordar los datos, el sistema no permitir su acceso, mostrndose el mensaje: Operador no especificado, ingreso
335
Semana 12
Figura 8
Saint comprende herramientas como: Inicio, Archivos, Transacciones,
Reportes y Varios, ubicadas en la parte superior de las pantallas, en el men
de Herramientas de la pantalla principal.
Figura 9
En cada uno de los mens estn las pestaas que permiten ir cargando la
informacin necesaria de los movimientos contables de la empresa.
Para saber ms
Te invitamos a experimentar, mientras sigues un tutorial de Saint, disponible en esta direccin web: http://li.co.ve/yTy
Semana 12
2. Cules han sido las ventajas y desventajas de usar las tecnologas como
herramienta contable para la empresa?
3. La persona responsable de manejar el sistema contable al realizar su trabajo, considera el software contable una herramienta til?, por qu?
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Semana1313
Semana
Empecemos!
Continuamos esta semana
estudiando otra de las herramientas tecnolgicas contables
existente en el mercado, en esta
oportunidad podrs conocer el
sistema administrativo contable
Profit. Veremos su utilidad para
la empresa y cules son las condiciones tcnicas bsicas para
poder trabajar con este sistema
operativo.
Qu sabes de...?
Segn la experiencia adquirida hasta ahora, conoces cmo verificar las especificaciones tcnicas de software y hardware de un computador?
El reto es...
En el mercado existe una variedad de paquetes informticos que sirven de
herramientas para llevar procesos contables y administrativos, de los cuales las
empresas echan mano para organizar sus reas administrativas contables. Te
invitamos a que descargues el programa Profit e investigues sus beneficios.
Vamos al grano
Profit Plus Administrativo es una herramienta tecnolgica que permite automatizar las operaciones de la empresa de una forma integrada y flexible en las
reas de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y bancos.
De esta manera, se tendr una visin global del negocio, la cual se traducir
en disponibilidad oportuna de informacin para la toma de decisiones y en un
aumento en la competitividad de la empresa.
338
Semana 13
339
Semana 13
Figura 10
Para saber ms
Te invitamos a hacer clic en este link: http://li.co.ve/yT1 donde podrs
dar un paseo por el programa Profit.
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Semana 13
Si
No
341
Semana
Semana1414
Qu sabes de...?
Has puesto en prctica y realizado asientos contables con el sistema Profit?
Comntalo con tus compaeros.
El reto es...
Realiza un asiento contable utilizando Profit y verifica sus similitudes con el
programa contable Saint.
Vamos al grano
Profit Plus Administrativo est compuesto por los siguientes mdulos:
Inventario.
Compras y cuentas por pagar.
Ventas y cuentas por cobrar.
Caja y bancos.
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Semana 14
Figura 11
2. Procesos: en Profit Plus se denominan procesos a todas aquellas
opciones que, usando los datos de las tablas, permiten crear documentos
(facturas, cobros, depsitos). Tambin son manejadas como procesos
aquellas opciones que permiten efectuar operaciones de tipo general
sobre los datos del sistema (clculo de comisiones, respaldo de datos,
etc.) Dichas opciones pueden ser activadas usando el submen
Procesos que aparece en el men principal del sistema. Las funciones
disponibles en las opciones tipo procesos son manejadas mediante la
barra de herramientas. La mayora de las opciones tipo procesos poseen
tres carpetas:
343
Semana 14
Figura 12
3. Reportes: los reportes del sistema pueden ser activados usando el submen Reportes que aparece en el men principal del sistema, o usando
la opcin Imprimir Reportes del submen archivos. Cada vez que se selecciona la opcin Reportes, el sistema muestra una pantalla para definir
los parmetros del mismo (ver figura 13).
Figura 13
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Semana 14
sistema muestra los filtros y los diversos tipos de orden, bajo los cuales puede
ser emitido. Para ver una lista de los reportes disponibles, presiona la tecla F4.
Orden: haz clic en el orden bajo el cual deseas visualizar el reporte.
Filtros del reporte: introduce los rangos y condiciones bajo los cuales deseas filtrar el contenido del reporte. Deja en blanco aquellos filtros que no
deseas usar. Para ver una lista de los elementos disponibles en cada filtro, presiona la tecla F4. Para hacer uso de la bsqueda asistida, presiona la tecla F2.
Para blanquear los filtros, haz clic sobre los botones Desde y Hasta ubicados
al lado derecho de la pantalla.
Presentacin: escoge cmo deseas visualizar o presentar el contenido del
reporte. Puedes seleccionar: presentacin preliminar, enviar a un archivo, enviar a la impresora o generar un archivo en alguno de los formatos manejados
por el sistema.
Para que las opciones Enviar a Word y Enviar a Excel funcionen correctamente, debes tener instalado en el equipo local a ejecutar el reporte, Microsoft
Office 97 superior; en caso de no tenerlo, el reporte no se ejecutar.
Para el caso de Excel, Office debe estar configurado para soportar y editar
documentos Html; en caso de no estarlo, el reporte saldr en blanco.
Tareas: a travs de esta opcin es posible guardar la configuracin del reporte actual en el sistema Avisos y Tareas para su posterior configuracin.
Impresoras: haz clic en este botn para definir cul es la impresora que se
va a usar para emitir el reporte, as como modificar las propiedades de las impresoras que tengas definidas en Windows.
Cuando se imprime un reporte, el sistema asume como impresora la que
est definida como predeterminada en Windows. Si deseas emitir el reporte
usando otra impresora, debes seleccionarla usando este botn y esa impresora permanecer activa hasta que salga del sistema. Cada vez que entras al
sistema, ste toma como impresora a usar la que est definida como predeterminada en Windows.
Para agregar nuevas impresoras o cambiar la impresora predeterminada,
usa el icono Mi PC, en opcin Impresoras de Windows.
Recuerda que la opcin Imprimir/modificar reportes del men Archivo
permite, adems de imprimir los reportes, modificar las especificaciones de
los reportes y agregar nuevos reportes al sistema.
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Semana 14
Para saber ms
Para profundizar en el software Profit, te recomendamos visitar la siguiente direccin web: http://li.co.ve/yT1
346
Referencias
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Referencias
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