ESTRUCTURA ORGANICA

Uno de los elementos ms crticos es el relativo al personal y a su organizacin.

Un personal calificado, motivado, entrenado y con la adecuada remuneracin,
repercute directamente en el buen desempeo del rea de informtica.
Bases jurdicas (principalmente en el sector pblico)
A continuacin ofrecemos unos cuestionarios que servirn para evaluar la
estructura orgnica y las bases jurdicas:
Se ajusta la estructura orgnica actual a las disposiciones jurdicas vigentes?
SI

NO

No, Por qu razn?

__________________________________________________________________
Cules son los

ordenamientos legales en que se sustenta la direccin?

__________________________________________________________________
OBJETIVO DE LA ESTRUCTURA
La estructura actual est encaminada a la consecucin de los objetivos del rea?
Explique en qu forma.
__________________________________________________________________
Permite la estructura actual que se lleven a cabo con eficiencia?:

Las atribuciones encomendadas?

SI

Las funciones establecidas?

SI

NO

La distribucin del trabajo?

SI

NO

NO

El control interno?
SI

NO

Si alguna de las respuestas es negativa, explique cul es la razn.

__________________________________________________________________

NIVELES JERARQUICOS
Es conveniente conocer los niveles jerrquicos para poder evaluar si son los
necesarios y si estn bien definidos.
Los niveles jerrquicos establecidos actualmente son necesarios y suficientes
para el desarrollo de las actividades del rea?
SI
NO
Cules y por qu son sus recomendaciones?
__________________________________________________________________
Permiten los niveles jerrquicos actuales que se desarrolle adecuadamente la?:

Operacin?

SI

NO

Supervisin?

SI

NO

Control?

SI

NO

Permiten los niveles actuales que se tenga una gil?:

Comunicacin ascendente?

SI

NO

Comunicacin descendente?

SI

NO

Toma de decisiones?

SI

NO

Si alguna de las respuestas es negativa, explique cul es la razn.

__________________________________________________________________
Considera que algunas reas deberan tener?:

Mayor jerarqua?

SI

NO

Menor jerarqua?

SI

NO

Por qu razn?
_________________________________________________________________
DEPARTAMENTALIZACION

Se consideran adecuados los departamentos, reas y oficinas en que est

dividida actualmente la estructura de direccin?
SI
NO
No, por qu razn?
__________________________________________________________________

El rea y sus subreas tienen delimitadas con claridad sus responsabilidades?

SI

NO

No, qu efectos provoca esta situacin?

__________________________________________________________________
PUESTOS
Se debe tener cuidado de que estn bien definidas las funciones de cada puesto,
ya que desafortunadamente existe mucha confusin en los nombres que se dan a
los puestos dentro del medio de la informtica?
Los puestos actuales son adecuados a las necesidades que tiene el rea para
llevar a cabo sus funciones?
SI
NO
No, por qu razn?
__________________________________________________________________
El nmero de empleados que trabaja actualmente es el adecuado para cumplir
con las funciones encomendadas?
SI
NO
Solicite el manual de descripcin de puestos de:

Anlisis.

Programacin.

Tcnicos.

Operacin.

Captura.

Administrador de base de datos.

Comunicacin y redes.

Direccin.

Administrativos.

Otros.

Pida la plantilla de personal. Se debe especificar el nmero de personas que

reportan a las personas que a su vez reportan a cada puesto, ya sea:

Director.

Subdirector.

Jefes de departamento.

Jefes de seccin.

Jefes de rea.

El nmero de personas es el adecuado en cada uno de los puestos?

SI

NO

S? Por qu?
__________________________________________________________________
No, Cul es el nmero de personas que considerara adecuado? Seale el
puesto o los puestos.
__________________________________________________________________
EXPECTATIVAS
Dentro de las expectativas se pueden detectar, en algunas ocasiones, deficiencias
y frustraciones de las personas.
Considera que debe revisarse la estructura actual, a fin de hacerla ms eficiente?
SI

NO

Si? Por qu razn?

__________________________________________________________________
Cul es la estructura que propondra?

__________________________________________________________________
De realizar una modificacin a la estructura, Cundo considera que debera
hacerse?
__________________________________________________________________
AUTORIDAD
Se encuentra definida adecuadamente la lnea de autoridad?
NO

SI

No? Por qu razn?

__________________________________________________________________
Su autoridad va de acuerdo a su responsabilidad?

SI

NO

No, Por qu razn?

__________________________________________________________________
En su rea se han presentado conflictos por el ejercicio de la autoridad?
SI

NO

Si, explique en qu casos.

__________________________________________________________________
Existe en el rea algn sistema de sugerencias y quejas por parte del personal?
SI

NO

FUNCIONES
Las funciones en informtica pueden diferir de un organismo a otro, aunque se
designen con el mismo nombre; por ejemplo, la funcin del programador en una
organizacin
puede ser diferente en otra organizacin. Ofrecemos a
continuacin un cuestionario para evaluar las funciones.

EXISTENCIA

Se han establecido funciones del rea?

NO

SI

Por qu no?
__________________________________________________________________
Las funciones estn de acuerdo con las atribuciones legales?
NO

SI

Por qu no estn de acuerdo?

__________________________________________________________________
Estn por escrito en algn documento las funciones del rea?
NO

SI

Cul es la causa de que no estn por escrito?

__________________________________________________________________
Cul es la forma de darlas a conocer?
__________________________________________________________________
Quin elaboro las funciones?
__________________________________________________________________
Participo el rea en su formulacin?
__________________________________________________________________
Por qu causas no participo?
__________________________________________________________________
Quin las autorizo o aprob?
__________________________________________________________________

COINCIDENCIAS
Se debe tener cuidado en que se conozcan las funciones del rea.

Las funciones estn encaminadas a la consecucin de los objetivos

institucionales e internos?
SI
NO
No, Por qu?
__________________________________________________________________
Las funciones del rea estn acordes al reglamento interior?
NO

SI

No, en que considera que difieren?

__________________________________________________________________
A qu nivel se conocen las funciones del rea?
__________________________________________________________________
Conocen otras reas las funciones del rea?

SI

NO

No, Por qu?

__________________________________________________________________
Considera que se deben dar a conocer?

SI

NO

No, Por qu?

__________________________________________________________________
ADECUADAS
Debemos tener cuidado, ya que en esta rea podemos detectar malestares del
personal, debido a que si las funciones no son adecuadas a las necesidades,
pueden existir problemas de definicin de funciones o bien de cargas de trabajo.
Son adecuadas a la realidad las funciones?

SI

NO

En caso negativo, Por qu no son adecuadas?

__________________________________________________________________
Son adecuadas a las necesidades actuales?

SI

NO

En caso negativo, Por qu no?

__________________________________________________________________

Cules son sus principales limitaciones?

__________________________________________________________________
Son adecuadas a las cargas de trabajo?

SI

NO

Existen conflictos por las cargas de trabajo desequilibradas?

SI

NO

De qu tipo?
__________________________________________________________________
Se tiene contemplada la desconcentracin?

SI

NO

No, Por qu?

__________________________________________________________________
Cmo afecta la desconcentracin a las funciones?
__________________________________________________________________
Qu funciones se van a desconcentrar?
__________________________________________________________________
Participo la direccin de informtica en su elaboracin?

SI

NO

No, Por qu?

__________________________________________________________________
CUMPLIMIENTO
Esta seccin nos sirva para evaluar el grado de cumplimiento de las funciones del
personal.
Estn delimitadas las funciones?
NO

SI

A nivel de departamento?
NO

SI

A nivel de puesto?

SI

NO

No, Por qu?

__________________________________________________________________

Las actividades que realiza el personal son acordes a las funciones que tiene
asignadas?
SI

NO

No, Qu tipo de actividades realiza que no estn acordes a las funciones

asignadas?
__________________________________________________________________
Cul es la causa?
__________________________________________________________________
Quin la ordena?
__________________________________________________________________
Las actividades que realiza actualmente cumplen en su totalidad con las
funciones conferidas?
SI
NO
No, Cul es su grado de cumplimiento?
__________________________________________________________________
La falta de cumplimiento de sus funciones es por:

Falta de personal

SI

NO

Personal no capacitado

SI

NO

Cargas de trabajo excesivas

NO

Porque realiza otras actividades

La forma en que las ordena

NO

SI
SI

NO
SI

Cules funciones realiza en forma?:

Peridica?
____________________________________________________________

Eventual?
____________________________________________________________

Sistemtica?
____________________________________________________________

Otras?
____________________________________________________________

Tienen programas y tareas encomendadas?

SI

NO

No, Por qu?

__________________________________________________________________
Permiten cumplir con los programas y tareas encomendadas (necesidades de
operacin)?
SI
NO
No, Por qu causas?
__________________________________________________________________
Quin es el responsable de ordenar que se ejecuten las actividades?
__________________________________________________________________
En caso de realizar otras actividades, Quin las ordena y autoriza?
__________________________________________________________________
En caso de no encontrarse el jefe inmediato, Quin lo puede realizar?
__________________________________________________________________

APOYOS
Para cumplir con sus funciones requiere de apoyo de otras reas?
NO

SI

De qu tipo?
__________________________________________________________________
Cul es el rea que proporciona el apoyo?
__________________________________________________________________
Se lo proporcionan con oportunidad?

SI

NO

No, Qu le ocasiona?
__________________________________________________________________
No, Cmo resuelve esa falta de apoyo?
__________________________________________________________________
Con que frecuencia lo solicita?
__________________________________________________________________
Para cumplir con sus funciones, proporciona apoyo a otras reas?
NO

SI

Si, Qu tipo de apoyo proporciona?

__________________________________________________________________
A cuntas reas?
__________________________________________________________________
Cules son?
__________________________________________________________________
DUPLICIDAD
Existe duplicidad de funciones en la misma rea?

SI

NO

Si, Qu conflictos ocasiona y cules funciones?

__________________________________________________________________
Existe duplicidad de funciones en otras reas?
NO

SI

Si, Cules y dnde?

__________________________________________________________________
Qu conflictos ocasiona?
__________________________________________________________________
La duplicidad de funciones se debe a que el rea no puede realizarlas?
SI

NO

Si, Cul es la razn?

__________________________________________________________________
No, Cul es su opinin al respecto?
__________________________________________________________________
Se pueden eliminar funciones?

SI

NO

Si, Cules?
__________________________________________________________________
Se pueden transferir funciones?
NO

SI

Si, Cules y dnde?

__________________________________________________________________
Permite la duplicidad que se d el control interno?

SI

NO

No, Por qu?

__________________________________________________________________

OBJETIVOS
Uno de los posibles problemas o descontentos que puede tener el personal es el
desconocimiento de los objetivos de la organizacin, lo cual puede deberse a una
falta de definicin de los objetivos; esto provoca que no se pueda tener una
planeacin adecuada.
Ofrecemos un cuestionario que sirve para evaluar los objetivos.
EXISTENCIA
Se han establecido objetivos para el rea?
Quin los estableci?

SI

NO

__________________________________________________________________
Cul fue el mtodo para el establecimiento de los objetivos?
__________________________________________________________________
Particip el rea en su establecimiento?
NO

SI

Cules fueron las principales razones de la seleccin de los objetivos?

__________________________________________________________________
Los objetivos establecidos son congruentes con?:

Los de la direccin?
NO

Los de la subdireccin?

SI

NO

Los del departamento/oficina?

SI

NO

Los de otros departamentos/oficinas?

SI

NO

SI

Por qu no se han establecido objetivos para el rea?

__________________________________________________________________
Nadie le exige establecerlos.
NO

SI

Considera importante que se establezcan.

NO

SI

Es responsabilidad de otra rea establecer los objetivos.

NO

SI

Cul?
__________________________________________________________________
De qu manera planea el trabajo del rea?
__________________________________________________________________
Cmo afecta la operacin del rea el no tener los objetivos establecidos?
__________________________________________________________________

FORMALES
Se han definido por escrito lo objetivos del rea?
NO

SI

En qu documentos? (Recabarlos.)
__________________________________________________________________
Por qu no estn definidos por escrito?
__________________________________________________________________
Qu problemas se han derivado de esta situacin?
__________________________________________________________________
CONOCIMIENTO
Se han dado a conocer los objetivos?

SI

NO

A quin se han dado a conocer?

__________________________________________________________________
Quin ms debera conocerlos?
__________________________________________________________________
Qu mtodo se ha utilizado para dar a conocer los objetivos?
__________________________________________________________________
Considera importante que los conozca el personal?

SI

NO

Cmo afecta a la operacin del rea el hecho de que los objetivos no se hayan
dado a conocer o que su conocimiento sea parcial?
__________________________________________________________________
ADECUADOS
Abracan los objetivos toda la operacin del rea?

SI

NO

Qu aspectos no se cubren?
__________________________________________________________________
Los objetivos son claros y precisos?

SI

NO

Son realistas?

SI

NO

Se pueden alcanzar?

SI

NO

Por qu?
__________________________________________________________________
Estn de acuerdo con las funciones del rea?
NO

SI

Sealan cules son las realizaciones esperadas?

SI

NO

Son congruentes con los objetivos institucionales?

SI

NO

Sirven de gua al personal?

NO

SI

Sirven para motivar al personal?

NO

SI

Se han establecido para el corto, mediano y largo plazos?

NO

SI

Qu adecuaciones puede sugerir para los objetivos actuales?

__________________________________________________________________

CUMPLIMIENTO
En qu grado se cumplen los objetivos?
__________________________________________________________________
Existen mecanismos para conocer el grado de cumplimiento de los objetivos?
SI

NO

Si, cules?
__________________________________________________________________
No, de qu manera se establece el grado de cumplimiento?

__________________________________________________________________
Se elabora algn reporte sobre el grado de avance en el cumplimiento de los
objetivos?
SI
NO
Para quin y con qu frecuencia? (Recabar datos.)
__________________________________________________________________
Quin elabora este reporte?
__________________________________________________________________
Qu hace en caso de desviacin en el cumplimiento de objetivos?
__________________________________________________________________
Qu sugerencia puede hacer para lograr el cumplimiento total de los objetivos?
__________________________________________________________________

ACTUALIZACIN
Se revisan los objetivos?

SI

NO

Por sistema?
__________________________________________________________________
Quin revisa los objetivos?
__________________________________________________________________
De qu manera se lleva a cabo la revisin?
__________________________________________________________________
Participa el rea en la actualizacin de los objetivos?
NO

SI

Cundo se hizo la ltima revisin de los objetivos?

__________________________________________________________________

De qu manera se incorporan las modificaciones derivadas de las revisiones?

__________________________________________________________________
Por qu no se revisan los objetivos?
__________________________________________________________________
Qu sugerencias tiene para que la actualizacin de los objetivos sea ms eficaz?
__________________________________________________________________

ANLISIS DE ORGANIZACIONES
Entre las diferentes formas de la estructura organizacional de la direccin de
informtica no existe una evaluacin concreta y aceptada de las funciones de sta.
Las funciones que en una empresa son consideradas como de programador, en
otra pueden ser de analista o de analista programador, y en algunas se han
dividido ciertas funciones con diferentes niveles, por ejemplo, programador I,
programador II, etctera.
Esto ha dado por resultado que, al no existir una definicin clara de los
niveles, funciones y conocimientos, las personas se designen por el ttulo que ellos
consideren pertinente; por ejemplo, ingeniero en sistemas (sin haber obtenido el
grado), analista de sistemas, o bien que en algunos pases existan escuelas que
confieran grados acadmicos que no son reconocidos oficialmente. Al analizar las
organizaciones debemos tener muy en cuenta si estn definidas las funciones y la
forma de evaluar a las personas que ingresan a los diferentes niveles de la
organizacin.
Si no existe un organigrama, el auditor debe elaborar uno que muestre el
actual plan de organizacin, ya que esto facilita el estudio y proporciona una
imagen general de la organizacin.
Criterios para analizar organigramas:

Agrupar funciones similares y relacionarlas entre s.

Agrupar funciones que sean similares.

Localizar la actividad cerca de la funcin a la que sirva.

Localizar la actividad cerca o dentro de la funcin mejor preparada para

realizarla.

No asignar la misma funcin a dos personas o entidades diferentes.

Separar las funciones de control y aquellas que sern objeto del mismo.

Ningn puesto debe tener dos o ms lneas de dependencia jerrquica.

El tramo de control no debe ser exagerado, ni muy generosos los niveles

jerrquicos.

Cuando se estudia la estructura orgnica es importante hacer algunas

anotaciones sobre las tareas asignadas a cada puesto y responder las siguientes
preguntas:

Existen lneas de autoridad justificadas?

Hay una extralimitacin de funciones?

Hay demasiada supervisin de funcionarios?

Es excesiva la supervisin en general?

Hay agrupamientos ilgicos en las unidades?

Hay uniformidad en las asignaciones?

EVALUACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

El desarrollo del personal implica:

Establecer promociones y oportunidades de desarrollo.

Educacin y capacitacin. Estas actividades mantienen la moral y las

actividades de los empleados en un nivel adecuado para cumplir con los
objetivos y metas encomendadas, y les permitir tener mayor motivacin y
mejores remuneraciones. En el rea de informtica es muy importante la
capacitacin para tener actualizado a nuestro personal en una disciplina en
la que puede quedarse rezagado muy rpidamente, aunque, por otro lado,
debido a la presin de tiempo con la que se trabaja, en muchas ocasiones
no se le da al personal la oportunidad de capacitarse.

Se deber obtener informacin sobre la situacin del personal del rea,

para lo cual se puede utilizar la tabla de recursos humanos y la tabla de
proyeccin de recursos humanos. A continuacin un ejemplo de cuestionario para
obtener informacin sobre los siguientes aspectos:

Desempeo y comportamiento.

Condiciones de ambiente de trabajo.

Organizacin en el trabajo.

Desarrollo y motivacin.

Capacitacin y supervisin.

DESEMPEO Y CUMPLIMIENTO
Es suficiente el nmero de personal para el desarrollo de las funciones del rea?
SI
NO
Se deja de realizar alguna actividad por falta de personal?

SI

NO

Est capacitado el personal para realizar con eficacia sus funciones?

NO

SI

No, por qu?

__________________________________________________________________
Es eficaz en el cumplimiento de sus funciones?
NO

SI

No, por qu?

__________________________________________________________________
Es adecuada la calidad del trabajo del personal?

SI

NO

No, por qu?

__________________________________________________________________
Es frecuente la repeticin de los trabajos encomendados?

SI

El personal es discreto en el manejo de informacin confidencial? SI

NO
NO

No, anote repercusiones.

__________________________________________________________________
En general, acata el personal las polticas, sistemas y procedimientos
establecidos?
SI
NO
No, por qu?

__________________________________________________________________
Alguna de las situaciones anteriores provoca un desequilibrio de las cargas de
trabajo?
SI
NO
Si, qu se hace al respecto?
__________________________________________________________________
Respeta el personal la autoridad establecida?

SI

NO

No, por qu?

__________________________________________________________________
Existe cooperacin por parte del personal para la realizacin del trabajo?
No, por qu?
__________________________________________________________________
El personal tiene afn de superacin?

SI

NO

Presenta el personal sugerencias para mejorar el desempeo actual?

SI

NO

Cmo considera las sugerencias?

__________________________________________________________________
Qu tratamiento se les da?
__________________________________________________________________
Se toman en cuenta las sugerencias de los empleados?

SI

NO

En qu forma?
__________________________________________________________________

Cmo se les da respuesta a las sugerencias?

__________________________________________________________________

CAPACITACIN
Uno de los puntos que se deben evaluar con ms detalle dentro del rea de
informtica es la capacitacin; esto se debe al proceso cambiante y al desarrollo
de nuevas tecnologas en el rea.
Los programas de capacitacin incluyen al personal de:

Direccin.

Anlisis.

Programacin.

Operacin.

Administracin.

Administracin de base de datos.

Comunicaciones redes.

Captura.

Otros (especifique).

________________________________________________
Se han identificado las necesidades actuales y futuras de capacitacin del
personal del rea?
SI
NO
No, por qu?
__________________________________________________________________
Se desarrollan programas de capacitacin para el personal del rea?
SI

NO

No, por qu?

__________________________________________________________________
Apoya la superioridad la realizacin de estos programas?

SI

NO

Se evalan los resultados de los programas de capacitacin?

SI

NO

No, por qu?

__________________________________________________________________
Solicite el plan de capacitacin para el presente ao.
__________________________________________________________________

SUPERVISIN
Cmo se lleva a cabo la supervisin del personal?
__________________________________________________________________
En caso de no realizarse, Por qu no se realiza?
__________________________________________________________________
Cmo se controlan el ausentismo y los retardos del personal?
__________________________________________________________________
Por qu no se llevan controles?
__________________________________________________________________
Cmo se evala el desempeo del personal?
__________________________________________________________________
Por qu no se evala?
__________________________________________________________________
Cul es la finalidad de la evaluacin del personal?
__________________________________________________________________

LIMITANTES
Cules son los principales factores internos que limitan el desempeo del
personal?
__________________________________________________________________
Cules son los principales factores externos que limitan el desempeo del
personal del rea?
__________________________________________________________________
Cul es el ndice de rotacin del personal en?:

Anlisis?

Operacin?

Administracin?

Captura?

Programacin?

Direccin?

Administracin de base de datos?

Comunicaciones redes?

Tcnicos?

Otros? (especifique).

________________________________________________
En trminos generales, se adapta el personal al mejoramiento administrativo
(resistencia al cambio)?
SI
NO
Cul es el grado de disciplina del personal?
__________________________________________________________________
Cul es el grado de asistencia y puntualidad del personal?
__________________________________________________________________
Existe una poltica uniforme y consistente para sancionar la disciplina del
personal?
SI
NO

Se lleva a cabo esta poltica?

SI

NO

Puede el personal presentar quejas y/o problemas?

SI

NO

Si, cmo se solucionan?

__________________________________________________________________
Otras reas externas presentan quejas sobre la capacidad y/o atencin del
personal del rea?
SI
NO
Si, qu tratamiento se les da?
__________________________________________________________________
Cmo se otorgan los ascensos, promociones y aumentos salariales?
__________________________________________________________________
Cmo se controlan las faltas y ausentismos?
__________________________________________________________________
Cules son las principales causas de faltas y ausentismo?
__________________________________________________________________
CONDICIONES DE TRABAJO
Para poder trabajar se requiere que se tenga una adecuada rea de trabajo, con
mayor razn en un rea en la que se debe hacer un trabajo de investigacin e
intelectual.
Conoce el reglamento interior de trabajo el personal del rea?
NO
Se apoyan en l para solucionar los conflictos laborales?

SI
SI

NO

No, por qu?

__________________________________________________________________
Cmo son las relaciones laborales en el rea con el sindicato?
__________________________________________________________________
Se presentan problemas con frecuencia?
Si, en qu aspectos?

SI

NO

__________________________________________________________________
Cmo se resuelven?
__________________________________________________________________

REMUNERACIONES
Normalmente las personas estn inconformes con su remuneracin. Es importante
evaluar qu tan cierta es esta inconformidad o si est dada por otros malestares
aunque sean sealados como inconformidad en las remuneraciones, o bien pude
deberse a que se desconoce cmo se evala a la persona para poder darle una
mejor remuneracin.
Est el personal adecuadamente remunerado con respecto a?:

Trabajo desempeado?

SI

NO

Puestos similares en otras organizaciones?

SI

NO

Puestos similares en otras reas?

SI

NO

Si, cmo repercute?

__________________________________________________________________
_______
No, cmo repercute?
__________________________________________________________________
_______
Conseguir informacin sobre los sueldos de los mismos niveles en otras
organizaciones.
AMBIENTE
El ambiente en el rea de informtica, principalmente en programacin, es muy
importante para lograr un adecuado desarrollo.
El personal est integrado como grupo de trabajo?

SI

NO

No, por qu?

__________________________________________________________________
_______

Cul es el grado de convivencia del personal?

__________________________________________________________________
_______

Cmo se aprovecha esto para mejorar el ambiente de trabajo?

__________________________________________________________________
_______
Son adecuadas las condiciones ambientales con respecto a?:

Espacio del rea?

SI

NO

Iluminacin?

SI

NO

Ventilacin?

SI

NO

Equipo de oficina?

SI

NO

Mobiliario?

SI

NO

Ruido?

SI

NO

Limpieza y/o aseo?

SI

NO

Instalaciones sanitarias?

SI

NO

Instalaciones de comunicacin?

SI

NO

SI

NO

ORGANIZACIN DEL TRABAJO

Participa en la seleccin del personal?
No, por qu?
__________________________________________________________________
_______
Qu repercusiones tiene?
__________________________________________________________________
_______
Se prevn las necesidades del personal con anterioridad?:

En cantidad?

SI

NO

En calidad?

SI

NO

No, por qu?

__________________________________________________________________
_______

Est prevista la sustitucin del personal clave?

NO

SI

No, por qu?

__________________________________________________________________
_______

DESARROLLO Y MOTIVACIN
Cmo se lleva a cabo la introduccin y el desarrollo del personal del rea?
__________________________________________________________________
_______
En caso de no realizarse, Por qu no se realiza?
__________________________________________________________________
_______
Cmo se realiza la motivacin del personal del rea?
__________________________________________________________________
_______
Cmo se estimula y se recompensa al personal del rea?
__________________________________________________________________
_______
Existe oportunidad de ascensos y promociones?
NO

SI

Qu poltica hay al respecto?

__________________________________________________________________
_______

ENTREVISTAS CON EL PERSONAL DE INFORMTICA

Se debern efectuar entrevistas con el personal de informtica, para lo cual puede
entrevistarse a un grupo de personas elegidas, sin dejar de sealar que quienes
SITUACIN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA
PRESUPUESTOS
Se obtendr informacin presupuestal y financiera del departamento, as como del
nmero de equipos y caractersticas para hacer un anlisis de su situacin desde
un punto de vista econmico. Entre esta informacin se encuentra:

Costos del departamento, desglosado por reas y controles.

Presupuesto del departamento, desglosado por reas.

Caractersticas de los equipos, nmero de ellos y contratos.

NOTA: Se debern pedir los costos, presupuestos y caractersticas de los

equipos sealados en los puntos anteriores, adems de contestar el cuestionario,
del cual se ofrece un ejemplo a continuacin.
1. Cul es el gasto total anual del rea de informtica incluyendo renta del
equipo y administracin del centro de cmputo (gastos directos o
indirectos)?
____________________________________________________________
_______
2. Existe un sistema de contabilidad de costos por:

Usuario?

Por aplicacin?

3. Conocen los usuarios los costos de sus aplicaciones?

NO

SI

4. Los reportes de costo permiten la comparacin de lo gastado en la

direccin de informtica contra lo presupuestado?
SI
NO

5. Cite a los principales proveedores de su direccin en materia de:

Proveedor
Mobiliario en general
Consumibles
Equipo
Software
Mantenimiento
Equipo auxiliar
Papelera
Cintas, discos, etctera

Volumen anual

6. Cules cargos adicionales se manejan por separado fuera del contrato?

Ponga una X en ellos.
Utilizacin del equipo.
(
)
Servicio de mantenimiento.
(
)
Capacitacin del personal.
(
)
Asesora en sistemas de cmputo.
(
)
Gastos de instalacin del equipo.
(
)
Impuestos federales, estatales, municipales y especiales.
(
)
Seguros de transporte y compra de equipo.
(
)
Otros (especifquelos).
(
)
____________________________________________________________
_______
7. Cul es la situacin jurdica del equipo (especificar por equipo)?
Compra del equipo.
Renta del equipo.
Renta con opcin a compra.
Renta de tiempo mquina.
Maquila.
Otro, cul?

(
(
(
(
(

)
)
)
)
)

____________________________________________________________
_______
8. Cul es la situacin jurdica del software (especificar por software)?
Compra.
(
)
Renta.
(
)
Elaborado internamente.
(
)
Maquila.
(
)
Otro, cul?
____________________________________________________________
_______
Pueden existir diferentes situaciones jurdicas de los equipos y del software; en
este caso se debe especificar la situacin de cada uno.

RECURSOS FINANCIEROS
A continuacin, se ofrecen algunas preguntas tiles para abordar el tema de los
recursos financieros.
FORMULACIN
Quin interviene en la formulacin del presupuesto del rea?
__________________________________________________________________

Se respetan los planteamientos presupuestales del rea? SI

NO

No, en qu partidas no se ha respetado y en qu monto?

__________________________________________________________________

ADECUACIN
Los recursos financieros con que cuenta el rea, son suficientes para alcanzar
los objetivos y metas establecidas?
SI
NO
No, qu efectos se han tenido en el rea al no contar con suficientes recursos
financieros?

__________________________________________________________________

RECURSOS MATERIALES
PROGRAMACIN
Existe un programa sobre los requerimientos del rea?
NO

SI

Qu personas del rea intervienen en su elaboracin?

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Se respetan los planteamientos del rea?

SI

NO

No, en qu aspectos no se respetan?

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ADECUACIN
Los recursos materiales que se le proporcionan al rea, son suficientes para
cumplir con las funciones encomendadas?
SI
NO
No, en qu no son suficientes?
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Los recursos materiales se proporcionan oportunamente?

SI

NO

Cules son las principales limitaciones que tiene el rea en cuanto a los recursos
materiales?
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Qu sugerencias haran para superar las limitaciones actuales?

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SERVICIOS GENERALES
Existe un programa sobre los servicios generales que requiere el rea?
SI

NO

Considera los servicios generales que se proporcionan al rea?:

Adecuados?

SI

NO

Suficientes?

SI

NO

Oportunos?

SI

NO

En caso de que alguna de las respuestas sea negativa especifique cul es la

deficiencia.
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Qu sugerencias haran para superar las limitaciones actuales?

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MOBILIARIO Y EQUIPO
Se cuenta con el equipo y mobiliario adecuados y en cantidad suficiente para
desarrollar su trabajo?
SI
NO
Por qu?
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Estn adecuadamente distribuidos en el rea de trabajo?
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Actualmente se estn dejando de realizar actividades por falta de materia y
equipo?
SI
NO

Qu se hace para solucionar este problema?

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Conoce esta situacin el jefe de la unidad?
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Qu medidas se ha tomado?
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Existe el servicio de mantenimiento del equipo?
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Existen medidas de seguridad?

SI

NO

Cules?
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No, Por qu?
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Qu se hace con el equipo en desuso?
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Sobre quin cae la responsabilidad del equipo?
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Con qu frecuencia se renuevan el equipo y mobiliario?
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Se recogen opiniones y sugerencias que nos permitan establecer las medidas
correctivas con las cuales lograr un mejor funcionamiento de estos recursos?

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