LA ADMINISTRACIN Y LA CARRERA DE LOS ADMINISTRADORES

I. Concepto de Administracin
Los estudiantes de administracin deben tomar conciencia de que el trmino
administracin puede ser, y a menudo es, usado de diferentes formas. Por
ejemplo, puede referirse simplemente al proceso que los gerentes siguen para
alcanzar metas organizacionales. Tambin puede referirse a un bagaje de
conocimientos; en este contexto, la administracin es un cuerpo acumulado de
informacin que provee luces de cmo administrar. El trmino administracin
tambin puede referirse a los individuos que guan y dirigen las organizaciones,
o una carrera dedicada a la tarea de guiar y dirigir organizaciones.
Dar una definicin precisa de una materia tan amplia y compleja como es la
Administracin, es un asunto bastante difcil as como filosofar si la
administracin es un arte o una ciencia; para objeto de estudio de esta
asignatura tomaremos como referencia la definicin realizada por varios
autores y que enfocan desde diversos puntos de vista :
H. Koontz y H. Weihrich: Es el proceso de disear y mantener un entorno en
el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos
especficos.
James Stoner y otros: Proceso de planificacin organizacin, direccin y
control del trabajo de los miembros de la organizacin y de usar los recursos
disponibles de la organizacin para alcanzar metas establecidas.
Idalberto

Chiavenato:

La

administracin

es

interpretar

los

objetivos

propuestos por la organizacin, transformarlos en accin organizacional a

travs de la planeacin, organizacin, direccin y el control de todos los
esfuerzos realizados en todas las reas y en todos los niveles de la
organizacin, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera ms adecuada
a la situacin y garantizar la competitividad en un mundo de negocios muy
competitivo y complejo.
Brock Adams: La administracin es la capacidad de coordinar hbilmente
muchas energas sociales con frecuencias conflictivas en un solo
organismo, para que ellos puedan operar como una unidad.

John Ivancevich y otros: El proceso emprendido por una o ms personas

para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de
lograr resultados de alta calidad que cualquier otra persona, trabajando sola, no
podra alcanzar.
Samuel E. Certo: Es el proceso de alcanzar metas de la organizacin,
trabajando con y por medio de la gente y de otros recursos organizacionales.
Gloria Robles y Carlos Alcrreca: Es la disciplina que permite disear y
operar una organizacin para que interacte en sus mercados de manera que
genere valor para sus participantes.

II.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO:
ADMINISTRACIN

LAS

FUNCIONES

DE

LA

Las cuatro funciones administrativas bsicas -actividades que conforman el

proceso de la administracin- se describen de la siguiente manera:
LA PLANEACIN. Comprende escoger las tareas que deben ejecutarse para
alcanzar los logros de la organizacin, bosquejar cmo las tareas se deben
ejecutar, e indicar cuando deben ser ejecutadas. Las actividades de planeacin
se enfocan en el alcance de las metas. Por medio de sus planes, los gerentes
bosquejan exactamente lo que las organizaciones deben hacer para tener
xito. A la planeacin le compete el xito de la organizacin en el futuro
cercano (a corto plazo) y tambin en el futuro a largo plazo.
LA ORGANIZACIN. Puede pensarse como la asignacin de las tareas que se
desarrollan bajo la funcin de planeacin para varios individuos o grupos dentro
de la organizacin, entonces crea un mecanismo para llevar los planes a la
accin. A la gente, dentro de la organizacin, se le asignan tareas y trabajos
que contribuyen a las metas de la compaa. Las tareas se organizan de modo
que la produccin de cada individuo contribuye al xito del departamento que, a
su vez, contribuye al xito de la divisin que, por ltimo, contribuye al xito de
la organizacin.
LA DIRECCIN. Comprende otra de las funciones bsicas dentro del proceso
de la administracin. Tambin llamada motivacin, liderazgo o influencia;
concierne, en primera instancia, a la gente dentro de las organizaciones.

La influencia puede ser definida como la gua de actividades de los miembros

de la organizacin en la direccin apropiada. Una direccin apropiada es la que
ayuda a que la organizacin se dirija hacia el logro de sus metas. El propsito
ltimo de la direccin es aumentar la productividad. Los ambientes de trabajo
orientados hacia las personas generalmente generan mayores niveles de
produccin a largo plazo que los ambientes orientados hacia las tareas, porque
la gente encuentra a estos ltimos de poco agrado.
EL CONTROL. Es la funcin de la administracin por la cual los gerentes:
Recogen informacin que mide el desempeo reciente dentro de la
organizacin.
Comparan el desempeo actual con desempeos estndares preestablecidos.
De esta comparacin, se determina si la organizacin debera modificarse para
cumplir con los estndares preestablecidos.
El control es un proceso de seguimiento. Los gerentes continuamente recogen
informacin, hacen comparaciones y tratan de buscar nuevas maneras de
mejorar la produccin a travs de cambios organizacionales.
Aunque

hemos

discutido

las

cuatro

funciones

de

la

administracin

individualmente, la planeacin, organizacin, direccin y el control estn

integralmente relacionadas y por tanto no pueden separarse en la prctica.
Integralmente relacionadas porque los resultados de una depende de los
resultados de las otras.
LOS RECURSOS ORGANIZACIONALES DE LA ADMINISTRACIN
La administracin debe tener siempre en cuenta la condicin y el uso de los
recursos organizacionales. Estos recursos, compuestos de todos los activos
disponibles para su uso durante el proceso de produccin, son de cuatro tipos
bsicos:
1.
2.
3.
4.

Humano
Monetario
Materias primas
Capital

Los recursos humanos son las personas que trabajan para una organizacin.
Las destrezas que poseen y su conocimiento del trabajo son invaluables para
los gerentes. Los recursos monetarios son las cantidades de dinero que los

gerentes usan para comprar bienes y servicios para la organizacin. Las

materias primas son los ingredientes usados directamente en la manufactura
de productos. Por ejemplo, el caucho es una materia prima que Goodyear
deber comprar con sus recursos monetarios para ser usado en la fabricacin
de llantas. Los recursos de capital son las mquinas utilizadas durante el
proceso de produccin. Las mquinas modernas, o el equipo, pueden ser un
factor importante para mantener los niveles de produccin deseados. Una
maquinaria desgastada o anticuada puede hacer imposible que una
organizacin est al nivel de sus competidores.
En conclusin todo gerente que utilice adecuadamente estos recursos
organizacionales lograr en las organizaciones:
a) LA EFICACIA ADMINISTRATIVA Dado que los gerentes utilizan sus
recursos, deben luchar para ser tan eficaces como eficientes. La eficacia
administrativa se refiere al uso de los recursos que hace la administracin
para cumplir las metas de la organizacin. Si las organizaciones estn usando
sus recursos para cumplir sus metas, se dice que los gerentes son eficaces.
Entre ms cerca est una organizacin de alcanzar sus metas, se considerar
ms eficaces a sus gerentes. La eficacia administrativa existe como un
continuo que va de efectivo a inefectivo.
b) LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA La eficiencia administrativa es la
proporcin de la totalidad de los recursos en la organizacin que contribuye a la
productividad durante el proceso de produccin. Entre ms alta sea esta
proporcin, ms eficiente es el gerente. Entre ms recursos se malgasten o no
se utilicen durante el proceso de produccin, ms ineficiente ser el gerente.
En esta situacin, los recursos organizacionales se refieren no slo a las
materias primas que son utilizadas para producir bienes o servicios sino
tambin estn relacionados al esfuerzo humano.

Funciones administrativas de los diferentes niveles organizacionales

En este captulo no hacemos ninguna distincin bsica entre administradores,
ejecutivos, gerentes y supervisores. Ciertamente una situacin dada puede

diferir considerablemente entre uno y otros niveles de una organizacin o entre

diversos tipos de empresas. De igual manera, el alcance de la autoridad puede
variar, mientras que es probable que los tipos de problemas por resolver sean
considerablemente distintos. Ms an, una persona en un puesto administrativo
puede dirigir a empleados de los departamentos de ventas, ingeniera o
finanzas. Sin embargo, es un hecho que todos los administradores obtienen
resultados mediante el establecimiento de un entorno favorable al esfuerzo
grupal eficaz.
Todos los Administradores ejercen funciones administrativas. No obstante, el
tiempo que dedican a cada funcin puede diferir. En la Figura 1-1 se muestra
una aproximacin del tiempo relativo que se destina a cada funcin. As, los
administradores del alto nivel dedican ms tiempo a la planificacin y la
organizacin que los administradores de nivel inferior. La direccin, a su vez
consume gran parte del tiempo de los supervisores de primera lnea. La
diferencia en cuanto al tiempo destinado al control vara slo ligeramente entre
los administradores de los diversos niveles.

Habilidades administrativas y jerarqua organizacional

Robert L. Katz identific tres tipos de habilidades para los administradores. A
ellos se les puede agregar un cuarto: la capacidad para disear soluciones.
1. La habilidad tcnica es la posesin del conocimiento y destrezas en
actividades

que

suponen

la

aplicacin

de

mtodos,

procesos

procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y

tcnicas especficas. Por ejemplo, los mecnicos trabajan con herramientas

y sus supervisores deben poseer la capacidad de ensearlos a usarlas. De

igual modo, los contadores aplican tcnicas especficas en sus labores.
2. La habilidad humana es la capacidad para trabajar con individuos,
esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creacin de condiciones donde
las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.
3. La habilidad de conceptualizacin es la capacidad para percibir el
panorama general, distinguir los elementos ms significativos de una
situacin comprender las relaciones entre ellos.
4. La habilidad de diseo es la capacidad para resolver problemas en
beneficio de la empresa. Para ser eficaces, particularmente en los niveles
organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de
hacer mucho ms que advertir un problema. Deben poseer adems la
habilidad de un buen ingeniero de diseo para deducir la solucin prctica
de un problema. Si se limitaran a detectar problemas y a fungir como
observadores de problemas, fracasaran. Por lo tanto, tambin deben
poseer la valiosa habilidad de ser capaces de disear soluciones
funcionales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN
Los administradores influyen en todas las fases de las organizaciones
modernas. Los gerentes de planta dirigen operaciones manufactureras que
producen la ropa que portamos, la comida que consumimos y los automviles
que manejamos. Los gerentes de ventas mantienen una fuerza de ventas que

promocionan los bienes. Los jefes de personal dan a las organizaciones una
fuerza de trabajo competente y productiva. La seccin de avisos clasificados de
cualquier peridico de amplia circulacin, describe muchos tipos de actividades
de administracin que confirma la importancia de sta, como: Especialista en
Desarrollo Gerencial, Gerente de sucursal, Gerente de divisin de crdito,
Gerente de administracin y finanzas, Gerente de mercadotecnia, Gerente de
personal, Gerente de Produccin, Gerente General, etc.
Nuestra sociedad no podra existir tal como lo conocemos hoy, ni
mejorar sin una permanentemente fuente de administradores para guiar sus
organizaciones. Peter Drucker hizo nfasis en este punto cuando asever que
la administracin eficaz es probablemente el principal recurso de los pases
desarrollados y el recurso ms necesitado de los pases en va de desarrollo.
En resumen, todas las sociedades necesitan desesperadamente de buenos
administradores.
Adems de su importancia para la sociedad como un todo, la administracin es
vital para muchas personas que se ganan la vida como gerentes. Las
estadsticas oficiales indican que los puestos administrativos han aumentado
de 10 a 18% del total de la fuerza laboral desde 1950. los administradores
vienen con diferentes experiencias tienen diversas especialidades educativas.
Muchas personas que se formaron como contadores, profesores, financistas e
incluso escritores se ganan la vida como gerentes. Aunque a corto plazo la
demanda de gerentes algo vara, a largo plazo los puestos de direccin pueden
proveer altos salarios, posicin social, trabajos interesantes, crecimiento
personal, y un gran sentimiento de realizacin.
El mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas las
actividades orientadas a la produccin de bienes (productos) o a la prestacin
de servicios (actividades especializadas) son planteadas, coordinadas, dirigidas
y controladas dentro de organizaciones. Todas las organizaciones estn
constituidas por personas y por recursos no humanos (como recursos fsicos y
materiales, financieros, tecnolgicos, de mercadeo, etc.). La vida de las
personas depende de las organizaciones y estas ltimas dependen del trabajo
de las primeras. Las personas nacen, crecen, aprenden, viven, trabajan, se
divierten, se curan y mueren dentro de organizaciones extremadamente
heterogneas y diversificadas, de tamaos, caractersticas, estructuras y
objetivos diferentes. Algunas organizaciones, llamadas empresas, tienen nimo
de lucro y otras, como el ejrcito, la iglesia, los servicios pblicos de naturaleza
gratuita, las entidades filantrpicas, etc. no lo tienen.
LA TAREA DE ADMINISTRAR
Los futuros gerentes, adems de comprender la importancia del trabajo
administrativo para la sociedad y para s mismos, necesitan saber que implica
la tarea de administrar.
EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR

Esencialmente, el papel de los gerentes es el de guiar las organizaciones hacia

el alcance de metas. Todas las organizaciones existen para ciertos propsitos
o metas y los gerentes tienen la responsabilidad de combinar y usar los
recursos de la organizacin para asegurarse de que sus organizaciones
alcancen sus propsitos. La administracin encamina una organizacin hacia
sus propsitos o metas asignando actividades que realizan sus miembros. Si
las actividades son diseadas eficazmente, la produccin de cada uno de los
trabajadores contribuir al alcance de las metas de la organizacin. No hay
idea ms importante para la administracin que las metas. La administracin no
tiene sentido sin metas. Los gerentes, por lo tanto, tienen que tener presente
todo el tiempo las metas de la organizacin.
La administracin como elemento esencial de todas las organizaciones
Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que
permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento
de objetivos grupales. En consecuencia, la administracin se aplica lo mismo a
organizaciones grandes y pequeas, empresas lucrativas y no lucrativas,
industrias manufactureras y de servicios. Con el trmino empresa se alude a
compaas, organismos gubernamentales, hospitales, universidades y otras
organizaciones comerciales o no comerciales. La eficacia administrativa es de
inters para los presidentes de compaas, administradores de hospitales,
supervisores de primera lnea de organismos gubernamentales, dirigentes de
boy scout, obispos de iglesias, administradores de equipos de ftbol y rectores
de universidades.