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Afogado
em e-mails!
Reviso de texto
Cristiane Fayer
crisok77@hotmail.com
Afogado
em e-mails!
ndice
O e-mail vai acabar?
04
Introduo
05
06
07
08
09
14
16
18
21
Monitoramento de e-mails
22
25
27
28
Bibliografia
30
Sobre o autor
31
200
150
100
50
2012
2013
2014
E-mails corporativos
04 | Afogado em e-mails!
2015
2016
E-mails pessoais
Introduo
Meu objetivo, com este livro, partilhar de forma objetiva, porm
abrangente, os principais aspectos que, na minha opinio, contribuem
para o bom uso do e-mail sobretudo no ambiente corporativo e no que diz
respeito eficcia e produtividade.
Para preservar a imparcialidade e o foco deste trabalho, optei por no
comparar o e-mail com outras ferramentas de comunicao digital, tais
como, videoconferncias, mensagens instantneas e redes sociais.
Crticas, sugestes e contribuies sero sempre bem-vindas. Meus contatos
esto na pgina 2.
Boa leitura!
Sergio Guimares
Academia do Tempo
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E-mail cafezinho
Eliminar o e-mail cafezinho um dos maiores
desafios das empresas em relao ao uso adequado
do e-mail. O e-mail cafezinho aquele que no
trata de assuntos profissionais e serve apenas
para comprometer a produtividade e desperdiar
tempo com fofocas, comentrios dos captulos da
novela e os resultados do ltimo jogo de futebol.
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Afogado em e-mails! | 07
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Enviando e-mails
Recomendaes bsicas
6)
1)
2)
3)
4)
5)
Sergio Guimares
Academia do Tempo
Tel:(11) 99891 6266
Skype: sergiotguimaraes
sergio@academiadotempo.com.br
Caixa Postal 11.026CEP 05422 970
www.academiadotempo.com.br
1) Antes de clicar no boto enviar, revise o texto com ateno e certifiquese de que as informaes do e-mail esto corretas. No envie e-mails
incoerentes, agressivos ou indiscretos.
2) Insira no campo para os destinatrios que precisam agir efetivamente
em relao ao e-mail.
3) Por sua vez insira nos campos Cc ou Cco apenas os destinatrios que
precisam tomar conhecimento do contedo do e-mail. Porm, evite ao
mximo copiar suas mensagens para vrios destinatrios. A quantidade
de e-mails que voc recebe diretamente proporcional quantidade de
e-mails que voc envia. Em mdia, para cada cinco e-mails que voc envia,
trs so respondidos. Logo, quanto menos e-mails e cpias dos seus e-mails
voc enviar menos respostas voc vai receber. De todo modo, quando for
inevitvel encaminhar cpias utilize a opo cpia oculta (Cco) isto impede
que os destinatrios respondam a mensagem para todos, iniciando uma
infindvel progresso geomtrica de e-mails. Pelo mesmo motivo, evite
tambm encaminhar mensagens para endereos de e-mails genricos, tais
como, marketing@dominio.com.br e comercial@dominio.com.br.
Vale ainda observar que expor o endereo de e-mail de terceiros sem
autorizao fere as regras de boa conduta da internet. Ao usar indevidamente
o campo Cc voc pode contribuir para que algum destinatrio oportunista
capture e-mails para listas de spams.
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8)
RES: Obrigado! Vou reservar as datas em minha agenda. RES: Treinamento In Company - Administrao do Tempo
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De jeito nenhum...
No faa contatos profissionais com endereamentos de e-mail imprprios tais
como fabiojunioreuteamo@terra.com.br ou batatinha123@gmail.com
Jamais use o e-mail corporativo para enviar seu currculo para outras empresas.
Voc, com certeza, no causar uma boa impresso.
Enviar e ligar?
Compreenda e aceite que um e-mail pode ser entregue imediatamente, mas que,
necessariamente, ele no precisa ser lido e respondido imediatamente. Portanto,
se voc tiver pressa e precisar tratar de um assunto com urgncia melhor pegar o
telefone ou procurar diretamente os envolvidos.
Porm, muitos profissionais enviam e-mails para, logo em seguida, ligar para o
destinatrio e perguntar se ele os recebeu. Este comportamento extremamente
equivocado, deselegante e improdutivo. Um grande exemplo de retrabalho e
desperdcio de tempo.
Faa uma escolha: Telefone ou e-mail? Se escolher enviar, no ligue.
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Responder a todos
Evite abusar da opo responder a todos e quando encaminhar mensagens para
vrios destinatrios, recomende que eles faam o mesmo. Escreva no final da
mensagem: Por favor, respondam somente para mim. muito mais prtico e
eficaz.
Imagine, por exemplo, que voc encaminhou um e-mail com cpia para seis
destinatrios solicitando uma sugesto de data para uma reunio no inicio do
prximo ms. Se todos os seis responderem com cpias para todos e cada um
sugerir uma data diferente teremos um total de 42 e-mails sem que uma data seja
definida. No tem como ser pior.
Bastava encaminhar um e-mail com duas ou trs sugestes de datas e solicitar a
resposta apenas para voc. Simples assim.
Em tempo: No Outlook possvel desabilitar a opo responder a todos de suas
mensagens enviadas. uma boa ideia. Informe-se com seu TI.
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Sergio, ol
Por favor, confirme a presena de duas pessoas:
- Ndia Miranda
- Roberto Tedeschi
Voc pode me enviar o endereo?
Obrigada!
Ndia Miranda | Marketing Coordinator | Velcro Controls
Yahoo Messenger ID: nad.miranda | Skype: nadia.n.miranda
Office: +55 11 3879-6565
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Querido Sergio,
CONFIRME A PRESENA DE DUAS PESSOAS:
Ndia Miranda
Roberto Tedeschi
Vc pode enviar o end?
Bjos! :)
Ndia Miranda | Marketing Coordinator | Velcro Controls
Yahoo Messenger ID: nad.miranda | Skype: nadia.n.miranda
Office: +55 11 3879-6565
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Recebendo e-mails
Recomendaes bsicas
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E-mail no urgente
No tenha pressa para responder seus e-mails. Eles podem esperar. Se for urgente
pode ter certeza que quem enviou o e-mail vai ligar ou aparecer de surpresa na sua
sala.
Sempre que possvel, oriente seus interlocutores para tratar assuntos urgentes por
telefone ou pessoalmente. Nunca por e-mail.
Ningum de bom senso, por exemplo, envia um alarme de incndio por e-mail.
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Delete e Bloqueie
J leu? Sim. Entendeu? Sim. Vai precisar reler mais tarde? No. Serve para alguma
coisa? No. Spam? Piadinha? Corrente? Foto de gatinho? Delete!
Oferta de notebook imperdvel somente hoje? Vai comprar? No vai? Delete, solicite
a excluso de seu e-mail da lista e, por garantia, adicione o remetente na lista de
rementes bloqueados.
Arquive
O e-mail trs uma informao til? Sim. Voc precisa dela agora? No. Vai
precisar dela no futuro? Sim. Neste caso arquive. Remova imediatamente o e-mail
para uma nova pasta do Outlook ou para uma pasta em meus documentos.
Pessoalmente prefiro arquivar e-mails e outros documentos em pastas nicas em
meus documentos. Por que ter uma pasta Imposto de Renda no Outlook e outra
com o mesmo nome em meus documentos, se posso ter apenas uma em meus
documentos? Veja mais no texto Tudo em um s lugar da pgina 21
Faa imediatamente
A mensagem demanda alguma ao que pode ser concluda em at dois minutos?
Sim. simples? Rpido? Faa imediatamente. Responda o e-mail, envie o arquivo,
confirme sua presena ou atualize a planilha. Seja l o que for, se consumir menos
de dois minutos, faa imediatamente e apague o e-mail.
Anote na agenda
A mensagem trs uma informao que demanda uma ao com data e hora certa
para ser realizada? Sim. Anote imediatamente na agenda e apague o e-mail.
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Lixo
Caixa de Entrada
Ao?
NO
Um dia talvez
SIM
Arquivo
NO
SIM
Faa!
Lista de Tarefas
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Agenda
Spam
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Monitoramento de e-mails
A Constituio Federal garante a privacidade e considera crime a violao
de correspondncia de cartas ou e-mails pessoais.
Art. 5 Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza,
garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas a inviolabilidade
do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e propriedade, nos termos
seguintes:[...] XII - inviolvel o sigilo da correspondncia e das comunicaes
telegrficas, de dados e das comunicaes telefnicas, salvo, no ltimo caso,
por ordem judicial, nas hipteses e na forma que a lei estabelecer para fins de
investigao criminal ou instruo processual penal; [...] (BRASIL, 2002).
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E-mail legal
Recomendaes para voc
Evite expresses que possam causar constrangimento ou insinuar
intimidade, tais como: meu querido, minha querida e beijos.
Jamais use o e-mail para difamar a empresa ou colegas de trabalho,
tampouco utilize linguagem obscena e pejorativa. Lembre-se de que e-mail
corporativo considerado um documento de valor legal que pode ser usado
contra voc.
No use o e-mail corporativo, bem como smartphones, notebooks, HD
externos e pen drives da empresa, para armazenar e compartilhar fotos e
arquivos pessoais.
Recomendaes para sua empresa
Elabore e adote uma poltica formal de uso do e-mail corporativo. Veja o
modelo da pgina 28.
Informe frequentemente com eficcia e assertividade o que no
recomendado e permitido na comunicao via e-mail, bem como se os
e-mails so monitorados.
Treine intensamente os colaboradores para que usem o e-mail com bom
senso e responsabilidade.
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Anexo I
Mensagem legal para e-mail
Esta mensagem pode conter informao confidencial e/ou privilegiada. Se
voc no for o destinatrio ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem,
no pode usar, copiar ou divulgar as informaes nela contidas ou tomar
qualquer ao baseada nessas informaes. Se voc recebeu esta mensagem
por engano, por favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o
e-mail e, em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperao.
This message may contain confidential and/or privileged information. If
you are not the addressee or authorized to receive this for the addressee,
you must not use, copy, disclose or take any action based on this message or
any information herein. If you have received this message in error, please
advise the sender immediately by reply e-mail and delete this message.
Thank you for your cooperation.
Esta mensagem pode conter informao confidencial e/ou privilegiada. Se voc no for o destinatrio ou a
pessoa autorizada a receber esta mensagem, no pode usar, copiar ou divulgar as informaes nela contidas
ou tomar qualquer ao baseada nessas informaes. Se voc recebeu esta mensagem por engano, por
favor, avise imediatamente o remetente, respondendo o e-mail e, em seguida, apague-o. Agradecemos sua
cooperao.
This message may contain confidential and/or privileged information. If you are not the addressee or
authorized to receive this for the addressee, you must not use, copy, disclose or take any action based on
this message or any information herein. If you have received this message in error, please advise the sender
immediately by reply e-mail and delete this message. Thank you for your cooperation.
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Anexo II
Poltica de uso do e-mail corporativo
O propsito dessa poltica assegurar o uso apropriado do sistema de
mensagens eletrnicas (e-mails e similares) da Academia do Tempo
Todas as mensagens distribudas pelo sistema e equipamentos da Academia
do Tempo, inclusivee-mailspessoais, so de propriedade da Academia do
Tempo. Sendo assim, voc no deve manter quaisquer expectativas de
privacidade e sigilo sobre quaisquer mensagens que voc crie, armazene,
envie ou receba atravs dos sistemas deemail, mensagens instantneas,
plataformas de relacionamento e equipamentos da Academia do Tempo.
Seusemailspodem ser monitorados e armazenados sem prvia notificao
da Academia do Tempo.
Quaisquer dvida, sugestes ou comentrios sobre essa poltica de uso
dee-mail devem ser encaminhadas para seu supervisor.
vetado
Enviar ou encaminhar e-mails contendo comentrios sarcsticos,
difamatrios, ofensivos, racistas ou obscenos. Se voc receber algum e-mail
dessa natureza envie-o imediatamente para seu supervisor;
Enviarspam, pirmidesoucorrentes. Isso inclui qualquer tipo de mala
direta, como, por exemplo, publicidade, comercial ou no, anncios e
informativos, ou propaganda poltica. Se voc receber algum e-mail dessa
natureza envie-o imediatamente para seu supervisor;
Enviar ou encaminhar e-mails contendo fotos ou arquivos pessoais. Se
voc receber algum e-mail dessa natureza envie-o imediatamente para seu
supervisor;
Enviar e-mails a qualquer pessoa que no os deseje receber. Se o destinatrio
solicitar a interrupo do envio, o remetente deve acatar imediatamente
tal solicitao e excluir o endereo eletrnico da sua lista de contatos;
Assediar ou perturbar outro funcionrio, parceiro ou cliente, seja atravs
de contedo, frequncia de envio ou tamanho das mensagens;
Encaminhar anexos que comprometam o uso de banda ou espao em
disco do destinatrio;
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Assinatura
Exemplo:
Sergio Guimares Gerente de Processos
Processos e Qualidade Academia do Tempo
(11) 4303 7979
(11) 99891 6266
sergio@academiadotempo.com.br
www.academiadotempo.com.br
Declaro que aceito os termos descritos nessa poltica. Entendo que seu no
cumprimento pode resultar em ao disciplinar e/ou judicial, bem como
demisso por justa causa.
Nome e Assinatura
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Bibliografia
THALENBERG, Marcelo, Socorro, roubaram meu tempo!. So Paulo: Editora rica,
2004.
ANDRADE, Fernando, Outlook como ferramenta de produtividade. So Paulo: Editora
Nobel, 2007.
ANDRADE, Fernando, E-mail que funciona. So Paulo: Editora Nobel, 2007.
MORAZ, Eduardo, Administre seu tempo com o Outlook. So Paulo: Digerati Books,
2005.
SONG, Mike , BURRESS, Tim Burress e HALSEY, Vicki, A Revoluo do Hamster.
Lisboa: Editora Actual, 2008
ALLEN, David, Gerencie sua mente no seu tempo. So Paulo: Landscape, 2007
ALLEN, David, Getting Things Done, A arte de fazer acontecer. Rio de Janeiro:
Elsevier, 2005
BABAUTA, Leo, Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System. Kindle
Edition, 2013
PINHEIRO, Patricia Peck. Direito Digital. So Paulo: Saraiva, 2013
Guia BOM USO DO E-MAIL CORPORATIVO Programa Reciclando Ideias. Bento
Gonalves: Embrapa, 2011
Artigo: Os dez mandamentos do e-mail. Revista Lngua Portuguesa ano 8 no 97
2013 pags 28 a 33
http://emailcharter.org/
http://www.triadps.com/emala/
http://www.outlook-experts.com.br/
http://inboxzero.com/articles/
http://www.matutando.com/como-esvaziar-a-caixa-de-entrada-de-e-mail-e-a-caixa-deentrada-fisica/
http://www.endeavor.org.br/artigos/gente-gestao/governanca-corporativa/
monitoramento-de-e-mails-corporativos
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Sobre o autor
Sou publicitrio e designer instrucional com especializao em Coaching
pela Sociedade Latino Americana de Coaching (SLAC), gereciamento de
estresse pela International Stress Management Association no Brasil (ISMABR) e University of Texas e certificao em Assessment pela Success Tools.
Encontre novos textos e contedos em meu site e em minhas pginas do
facebook e linkedin
Minha agenda de cursos abertos e palestras tambm est disponvel em
meu site na guia quem somos
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www.academiadotempo.com.br
contato@academiadotempo.com.br
Skype: sergiotguimaraes
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