12 Razones para utilizar un software de

Administracin y Contabilidad

introduccin
En esta gua encontrars las 12 razones
de por qu debes utilizar un software
de administracin y contabilidad en tu
empresa.

software administrativo
y de contabilidad
Qu es y porqu se le denomina ERP?
ERP, Enterprise Resources Planning, es un software
de planificacin de recursos empresariales, es decir,
un sistema de gestin de informacin que
automatiza muchas de las prcticas y procesos de
negocio asociadas con los aspectos operativos o
productivos de una empresa. Tradicionalmente
estos sistemas comenzaron como sistemas
contables y fueron creciendo hasta involucrar todos
los recursos administrativos de la empresa.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar
apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de
respuesta a sus problemas, as como un eficiente
manejo de informacin que permita la toma
oportuna de decisiones y la disminucin de los
costos totales de operacin.

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Administracin y Contabilidad

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aumento de la
productividad
na mayor productividad utilizando los
mismos recursos para producir los mismos
bienes o servicios se traduce en una mayor

rentabilidad para tu empresa. Esto es msica para los

odos de la gerencia.
A las reas administrativas se les facilita la gestin
gracias al software y esto otorga ms tiempo para
focalizarse en el core del negocio y as generar
nuevos proyectos, nuevas mejoras y hacer crecer tu
empresa.

Una mayor productividad utilizando los mismos recursos para producir

los mismos bienes o servicios se traduce en una mayor rentabilidad para
tu empresa. Esto es msica para los odos de la gerencia

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Administracin y Contabilidad

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mejora la toma de
decisiones
racias al ERP podrs tener una visibilidad
completa e integrada de los procesos
crticos de tu empresa.

Para tomar una decisin es necesario conocer,

comprender y analizar el problema, para as poder
darle la mejor solucin. El ERP te ayudar en el
proceso de recopilacin de datos, logrando tener toda
la informacin para la generacin de alternativas y
finalmente tomar la mejor decisin de un curso de
accin.

Gracias al ERP podrs tener una visibilidad completa e integrada de los

procesos crticos de tu empresa

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Administracin y Contabilidad

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rapido acceso y
posibilidad de compartir
la informacion
e poco nos sirve la informacin si no est a
tiempo y si no todas las personas que la
necesitan tienen acceso a ella.

Con un software ERP tus trabajadores no solo tendrn

un rpido acceso a la informacin, sino que tambin
la podrn compartir con todos los usuarios que
requieran de ella, teniendo un impacto directo en la
mejora de la productividad de la empresa.
Toda la informacin de produccin, logstica,
distribucin, inventario, envos, facturas y contabilidad
que tu equipo necesita tener para hacer bien su
trabajo.

"De poco nos sirve la informacin si no est a tiempo y si no todas las

personas que la necesitan tienen acceso a ella.

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Administracin y Contabilidad

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mayor control
de los recursos

Contables - RR.HH - Inventarios

racias a este mismo acceso rpido y

posibilidad de compartir informacin un
beneficio adicional que recibirs ser tener

un mayor control de los recursos de diferentes reas

de tu empresa.
Con esta herramienta podrs tener el control de
varias sucursales u oficinas contando con la
informacin de ventas y facturacin, como de
bodegas y despachos en un solo lugar. Asimismo
puedes tener acceso a los pagos de nminas de tus
empleados y sus pagos de cotizaciones previsionales.

Al tener administrado a travs de un software tu sistema contable, de

nminas e inventarios tienes mayor control evitando tambin robos y
prdidas dentro de la empresa.
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Administracin y Contabilidad

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facilita el trabajo con

entidades externas

as empresas no estn solas. Existen una serie

de entidades externas, con las que deben
interactuar, ya sea por razones comerciales,

fiscales o de regulacin.
El sistema ERP te facilita el trabajo con este tipo de
entidades, teniendo toda la informacin necesaria en
el momento preciso.

El sistema ERP te facilita el trabajo

con este tipo de entidades

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12 Razones para utilizar un software de

Administracin y Contabilidad

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ahorro de
costos

u empresa lograr que tu personal tenga ms

tiempo en pensar y mejorar su trabajo, lo que
en un mediano plazo se traducir en un

aumento de tus ventas, y por otro lado tendrs ahorro

de costos de diferentes tipos. Por ejemplo, costos en
insumos, el software no usas papeles, ni hardware en
los que tengas que invertir dinero; puedes tener
ahorro de personal, pues no necesitas gran cantidad
de personas digitando informacin, ahorro en
inventarios, evitando la compra de insumos
innecesarios, de baja rotacin o robos.

Tu empresa lograr que tu personal tenga ms tiempo en pensar y

mejorar su trabajo, lo que en un mediano plazo se traducir en un
aumento de tus ventas

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12 Razones para utilizar un software de

Administracin y Contabilidad

ahorro de tiempo
administrativo

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emos hablado de ahorro de diferentes tipos

de costos, pero no puedes dejar fuera de
este anlisis el ahorro de tiempo que tus

trabajadores tendrn al contar con una herramienta

de este tipo.
Los ERP ayudan tambin a la automatizacin de
procesos repetitivos, eliminan la duplicidad de
funciones, y entrega un fcil y rpido acceso a la
informacin que se busca, por lo que el ahorro de
tiempo en funciones administrativas que genera el
sistema son evidentes desde que la comienzas a
utilizar.

La informacin se encuentra disponible para todos en los sistemas computacionales, y para los ERPs ms
modernos directamente en la web, detrs de un acceso seguro. Esto ahorra innumerables meetings y
solicitudes de informacin que se traduce en liberar tiempo Administrativo.

no puedes dejar fuera de este anlisis el ahorro de tiempo que tus

trabajadores tendrn al contar con una herramienta de este tipo.

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los mejores incorporan

libro de compra y venta
y factura electrnica

na de las tareas ms crticas de una

empresa es mantener la contabilidad y la
facturacin al da, hoy los ERP ms

avanzados han ido incorporando la habilidad de

mantener sus libros de manera electrnica, lo que
disminuye papeleo y hace ms fcil y rpida la
creacin y acceso a documentos.
A nivel mundial y regional, los pases estn avanzando
hacia la facturacin electrnica y los ERP lderes se
han ido adelantando a este requerimiento y
conectando automticamente con las entidades
fiscales.

ayuda obtener mayor eficiencia y rapidez en su facturacin. A nivel

mundial y regional, los pases estn avanzando hacia la facturacin
electrnica y los ERP lderes se han ido adelantando a este requerimiento

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12 Razones para utilizar un software de

Administracin y Contabilidad

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si es bien usado, se
paga a si mismo

frece un retorno a la inversin en mediano

plazo ya que paga su costo a travs del
ahorro en tiempo, errores y en acceso a la

informacin.
No se trata de reemplazar contadores o personal
administrativo, sino que de enfocarlos en la gestin
de la empresa: en lo valioso en vez de lo rutinario.
Por ejemplo, un contador que libera tiempo en
facturar puede hacer un mejor anlisis del flujo de
caja y adelantar cobranzas. O un gerente de recursos
humanos puede ver que se esta produciendo un
exceso de horas extras y dedicarse a investigar el
porqu.

Un anlisis determina que, dependiendo del tamao, menos de un 1%

de mejora de eficiencia en un rea importante, puede ya pagar los
costos del sistema

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Administracin y Contabilidad

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ordena y facilita el
crecimiento
de la empresa
ace mucho sentido pensar que si tenemos
nuestra empresa ordenada gracias a un
software de Administracin y

Contabilidad, tanto nosotros como nuestros

trabajadores tienen el tiempo necesario para pensar,
crear e innovar en mejoras de todo tipo, nuestra
empresa va a crecer si o si.

un software de Administracin y Contabilidad, tanto nosotros como nuestros trabajadores

tienen el tiempo necesario para pensar, crear e innovar en mejoras de todo tipo

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Administracin y Contabilidad

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mejora la competitividad
de la empresa
ntes solamente las empresas grandes
tenan acceso a este tipo de software, hoy
en da ya no es as. Debido al bajo costo

que tienen hoy este tipo de herramientas, ahora las

pequeas y medianas empresas pueden contar con
un sistema de apoyo que les permita atender mejor
a sus clientes, tener tiempos rpidos de respuesta a
sus problemas, as como un eficiente manejo de
informacin que permita la toma oportuna de
decisiones y la disminucin de los costos totales de
operacin.
Ahora esta herramienta te ayuda a competir con las
empresas grandes de igual a igual.

. pequeas y medianas empresas

pueden contar con un sistema de apoyo
que les permita atender mejor a sus
clientes, tener tiempos rpidos de
respuesta a sus problemas

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12 Razones para utilizar un software de

Administracin y Contabilidad

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es relativamente
facil cambiarse
eguro has escuchado las pesadillas que viven
otras empresas al instalar software de
Administracin y Contabilidad en sus

empresas, y tienes miedo a que sea una pesadilla

ms en tu da a da y no una solucin a tus
problemas, que es lo que ests buscando.
La buena noticia es que existen muchos ERP en el
mercado, pero tan slo unos pocos son flexibles y se
adaptan a las necesidades y realidades de cada
empresa. Debes buscar el adecuado para ti y vers
que es fcil cambiarse.

existen muchos ERP en el mercado, pero tan slo unos pocos son flexibles y se
adaptan a las necesidades y realidades de cada empresa. Debes buscar el adecuado
para ti y vers que es fcil cambiarse

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