Maestra en Gestin de Informacin

Anlisis y Diagnstico de la
Situacin Informacional para la
Gestin de los Recursos
Humanos en
CE NTR O DE INVESTIGAC ION Y DESA R R OLL O
DEL TRA NSP O RTE

Autor: Lic. Mar

Mara Magdalena Alvarez
Tutores:
Tutores: Dr.
Dr. Enrique Henriquez Menoyo
Dra.
Dra. Elena Font Graupera
Consultora:
Consultora: MsC.
MsC. Gerca Mor
Mor Leal

Maestra en Gestin de Informacin

Problema
CETRA para la actividad relacionada con la
gestin y administracin de los Recursos
Humanos no tiene sistematizada la gestin
de la informacin necesaria de manera de
poder contar con los recursos de
informacin pertinentes para cada accin.

Maestra en Gestin de Informacin

Objetivo General
Realizar un estudio de la situacin
actual en cuanto a necesidades,
formas de acceso y efectividad de
la informacin para la actividad de
recursos humanos en CETRA

Maestra en Gestin de Informacin

Objetivos Especficos
Determinacin de las necesidades de
informacin del rea de RRHH
Identificacin de las fuentes de informacin
Estudio de los flujos de informacin existentes
Anlisis de Informacin y determinacin de las
acciones estratgicas basadas en TI
Definicin de Propuesta de Perfeccionamiento
para la Gestin de Informacin

Maestra en Gestin de Informacin

Estructura de la Tesis
Captulo 1: Aspectos Tericos
Captulo 2: Caractersticas del Centro de
Investigacin y Desarrollo del
Transporte (CETRA)
Captulo 3: Aplicacin de Herramientas y
Anlisis de Informacin
Captulo 4: Diagnstico y Propuesta de
Perfeccionamiento

Maestra en Gestin de Informacin

Caracterizacin de CETRA
Objeto Social
Misin
Visin
Valores Centrales
Estructura de CETRA

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CETRA
Unidad de Ciencia e Innovaci
Innovacin Tecnol
Tecnolgica (UCIT)

Objeto Social:
Coadyuvar al progreso cientfico tcnico y la transferencia
tecnolgica en el transporte, su infraestructura y seguridad.

Realizando actividades de:

I+D e Innovacin tecnolgica en relacin a los
diferentes tipos de transporte
Serviciosy Asesoras tcnicas
Consultoras
Docencia y Superacin profesional
Introduccin y Generalizacin de los logros
cientficos

Maestra en Gestin de Informacin

Estructura Organizativa de CETRA

DIREC
DIRECCIN
CIN
Asistente de RRHH

Subdireccin
Subdireccin Cientfica
Cientfica

Subdireccin
Subdireccin General
General

Subdireccin
Subdireccin Econmica
Econmica

Consejo
Consejo de
deDireccin
Direccin

Departamento
Departamento de
de Informacin
Informacin yy
Comunicacin
Comunicacin Social
Social

Investigacin
Investigacin
Mercado
Mercado

Tecnologa
Tecnologa
Mecnica
Mecnica

Pasajeros
Pasajerosyy
Seguridad
Seguridad
Trnsito
Trnsito

Explotacin
Explotacin
Tcnica
Tcnicayy
Energa
Energa

rganos Colegiados de Direccin

Subdivisiones Estructurales/Cargos
Actividades Funcionales

Consejo
Consejo Cientfico
Cientfico

Carga
Cargayy
Logstica
Logstica

Tecnologa
Tecnologa
Ferroviaria
Ferroviaria

Jefes de Proyecto

Gestin
Gestin
Empresarial
Empresarial

Ciberntica
Ciberntica

Laboratorio
Laboratorio
Automtica
Automtica

UB
UB Transeco
Transeco

Produccin
Produccin

Maestra en Gestin de Informacin

Red de CETRA

...

49 Estaciones
30 Cuentas de Correo
Acceso Internet

Maestra en Gestin de Informacin

Consideraciones Tericas
Estructuras Organizativas
La informacin en la Empresa
Los Sistemas de Informacin
Gestin de Informacin
Tecnologas de Informacin
Recursos Humanos y Capital Intelectual
Gestin de los Recursos Humanos

Maestra en Gestin de Informacin

Consideraciones Tericas (Cont.)

Sistemas de Informacin
Segn Andreu, Ricart y Valor (1991) se definen los Sistemas de Informacin
como el conjunto integrado de procesos, principalmente formales,
desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un
conjunto de datos estructurados de acuerdo con las necesidades de una
organizacin, recopilan, elaboran y distribuyen selectivamente la
informacin necesaria para la operatividad habitual de la organizacin y las
actividades propias de la direccin en la misma. (Andreu, R; Ricart, J.E.
;Valor, J., 1996)

Gestin de Informacin
Conjunto de acciones que se proyectan y ejecutan apoyadas en el sistema
de informacin para formalizar, estructurar e impulsar la aplicacin del
recurso informacin para mejorar la productividad y por tanto hacer
competitivo un negocio o una empresa en un entorno cada vez ms
abundante en productos y servicios de informacin

Maestra en Gestin de Informacin

Tcnicas utilizadas
Mtodos de anlisis y sntesis a partir de los datos de la
bibliografa consultada
Entrevistas individuales a directivos, tcnicos y
especialistas del rea de RRHH del Grupo IT y CETRA
Observacin
Hojas de Trabajo donde se representa la informacin
para su anlisis
Hojas de anlisis de informacin desde el punto de vista
de estrategia empresarial
Diagramas de Flujos de Datos (DFD)

Maestra en Gestin de Informacin

Gua de Entrevista
1.

Qu tipo de informacin Ud. utiliza? Cul es su frecuencia ?

2.

Diga las fuentes de informacin. Clasifquela en interna o externa

3.

Diga los soportes de la informacin que enva o recibe

4.

Cul es su percepcin sobre las informaciones que no estn

formalizadas y que ayudaran al buen desenvolvimiento del trabajo
con los RRHH ?

5.

Cules son los elementos de la tecnologa de informacin

(hardware, software y telecomunicaciones) utilizados para el
desarrollo de su trabajo ?

6.

Diga si existen algunos factores que inhiben el uso de la tecnologa

de informacin en su rea

15 Entrevistas
83,3% de los trabajadores de RRHH

Maestra en Gestin de Informacin

60 Filas
9 Columnas

Anlisis de Informacin
Localizacin
Fuente / Destino
Interna / Externa

E/
S

PCC, Ncleos

Externa

Papel,
Mquina

Bianual

Registros Internos de
Cuadros; Expedientes de
Cuadros

MITRANS

Externa

Papel,
e-mail

Anual

Registros Internos de
Cuadros; Expedientes de
Reserva

MITRANS

Externa

Papel,
e-mail

Anual

Departamentos

Externa

Verbal,
Telfono,
Papel,
e-mail

Anual

Subdireccin de
RRHH

Interna

Papel

Aleatorio

N
o.

Nombre de la Informacin

Informacin relevante
utilizada

1.

Plan de Evaluacin

Autoevaluacin del
Cuadro; Reglamento del
Sistema de Trabajo con los
Cuadros; Documentos
Rectores del Comit
Ejecutivo del Consejo de
Ministros

2.

Informaciones
Estadsticas de Cuadros

3.

Informacin Estadstica
de Reserva de Cuadros

4.

Informacin de Reserva
de Cuadros

5.

Informe de Movimiento
de Cuadros

Entrega y Recepcin del

Cargo; Decreto Ley-196
Oct/99 (Cuadros); Ley197 Oct/99 (Dirigentes);
Cdigo de tica de los
cuadros del estado cubano
Jul/96

Fuente / Destino

Soporte

Frecuencia

Automtica/
Manual (A /
M)

Maestra en Gestin de Informacin

Anlisis de Informacin
Localizacin de la inform acin
33%

Clasificacin de la Inform acin

Externa
39%

67%
61%
Externa

Interna

Informacin Externa por Entidades

5%
12%
40%

Entrada

Salida

Frecuencia de la Inform acin

2%
19%
27%
2%
2%

17%
12%

7%

M ITR ANS
M TS S
S ub. Ec o n m ic a
Org. P o litic a s y M a s a s

7%
C ITM A
De pa rta m e nto s
Dire c c i n C ETR A

8%
5%
35%

S e m a na l
S e m e s tra l
Quinque na l

M e ns ua l
Anua l
Ale a to ria

Trim e s tra l
B ia nua l

Maestra en Gestin de Informacin

Resumen de Aspectos Relevantes

Aspectos Positivos
De acuerdo a los procesos informativos identificados, se detecta que
ellos dan soporte a las funciones de negocio en un porciento
considerable
Utilizacin frecuente de algunas aplicaciones de la suit del Office
(Word, Excel y Power Point).
Alta disposicin para completar su formacin en temas informticos
Alta cooperacin en la elaboracin de planes de automatizacin de las
tareas del rea
Personal con alto grado de experiencia en la actividad de Recursos
Humanos, lo que resuelve muchos problemas informativos
Se preparan desde el punto de vista informativo para jugar un rol
activo y promotor de los cambios y el desarrollo organizacional de
CETRA

Maestra en Gestin de Informacin

Resumen de Aspectos Relevantes

Aspectos Negativos
Bajo desarrollo tecnolgico en el rea
Falta de sistematicidad en el flujo informativo provocada por los que
solicitan las informaciones
Los flujos informativos existentes para la gestin de informacin de
RRHH an no garantizan una eficiencia y dinamismo en la actividad
No cuentan con una base de datos general de RRHH que permita
efectuar consultas y recuperar la informacin necesaria
Las transferencia de informacin internas y externas se realiza
fundamentalmente a travs de informes en papel, no aprovechndose
las posibilidades de la tecnologa
La frecuencia de uso del correo para envo de informes a las
entidades externas es baja.
Los tcnicos y especialistas del rea de RRHH no tienen acceso a
Internet
Actualmente no posee toda la informacin necesaria para brindar una
mayor y mejor asesora a los directivos en la aplicacin de las polticas
de RH

Maestra en Gestin de Informacin

Propuesta de Perfeccionamiento (Acciones)

Disear e implementar un Sistema de Bases de
Datos (BD) con la informacin relacionada con los
recursos humanos de la empresa
Lograr establecer una cultura informtica que
coadyuve al uso de la red y la explotacin de los
servicios que la misma soporta
Mejorar los planes de formacin de los trabajadores
de la entidad
Disear herramientas que difundan informacin a
los trabajadores a travs de consultas directas
Incentivar la terminacin del sitio Web interno

Maestra en Gestin de Informacin

Propuesta de Perfeccionamiento (Acciones)

Promover la elaboracin de planes de
automatizacin de las tareas del rea de RRHH
determinando el hardware necesario para su
implementacin
Utilizacin del Know How con apoyo de TI para
obtener ventajas competitivas
Proponer como estrategia de empresa la
combinacin de investigaciones y/o servicios para
aumentar las ventas
Brindar informacin al cliente a travs de todas las
vas posibles

Maestra en Gestin de Informacin

Conclusiones
De acuerdo al anlisis de situacin actual efectuado se constato que CETRA y
en particular el rea de los RRHH, est en una fase en la que se utilizan TI/SI ,
pero sin un proceso claro de planificacin de las mismas, es decir no hay una
coherencia entre los objetivos del negocio y los del SI.
Se aplicaron tcnicas referidas a la planificacin de TI/SI integradas a la
panificacin estratgica de negocios que desarrollan un enfoque sistmico y
disciplinado para orientar a la direccin de la empresa en la formulacin de
estrategias de TI que contribuyan a mejorar la posicin competitiva de las
mismas en su sector econmico.
Como resultado del anlisis efectuado se emiti un diagnstico donde se
resumieron un grupo de aspectos positivos y negativos que caracterizan la
situacin informacional del rea de RRHH Conclusin 5
Se emiti un grupo de acciones que estn dirigidas a mejorar el Sistema de
Informacin de RRHH de la entidad, y que tiene como objetivo fundamental
brindar la informacin necesaria para la toma de decisiones. Estas acciones
dan respuesta a los intereses ms relevantes de la entidad y sus beneficios se
ven revertidos en la sociedad

Maestra en Gestin de Informacin

Recomendaciones
Creacin de bases de datos centralizadas que posibiliten la
interaccin de diferentes reas en su creacin, mantenimiento
y consulta
Debido a que cualquier componente de un Plan de TI/SI tiene
un coste y un beneficio potenciales asociados. Es conveniente
que los profesionales de la informacin sean los responsables
de lograr el nivel funcional diseado con un coste y plazo
establecidos. Sin embargo son las unidades de negocio que
utilizarn los sistemas las que deben hacerse responsables de
la obtencin del beneficio potencial.
Llevar a cabo las acciones que se enuncian en la Propuesta de
Perfeccionamiento

Maestra en Gestin de Informacin

Fin

Maestra en Gestin de Informacin

Pregunta 1
Se plantea que existe en el centro una cultura
informtica sin embargo la tabla de anlisis de
informacin arroja que la totalidad de las actividades
se ejecutan de forma manual y no se transmite al
organismo superior de forma automatizada.

Maestra en Gestin de Informacin

Pregunta 2
Quines son los clientes de CETRA?

Maestra en Gestin de Informacin

MEGA:

Meta enrgica, grande y audaz, Grandes objetivos que

se plantea la organizacin, que constituyen su
inspiracin y cuya definicin ayuda a precisar la visin
a largo plazo. Existen distintos tipos de MEGA como
son: las que indican hacia donde se dirige la
organizacin conocidas como MEGA Blanca, las que
indican enfrentamiento a la competencia conocidas
como MEGA de Enemigo Comn, las que toman a otra
empresa como patrn conocidas como MEGA de
Modelo de Desempeo y las que sientan una voluntad
de cambio promovida desde adentro de la
organizacin,
conocidas
como
MEGA
de
Transformacin Interna

Maestra en Gestin de Informacin

Pregunta 3
Qu sistemas de seguridad se utilizan?

Maestra en Gestin de Informacin

Seguridad Informtica
MEDIDAS ORGANIZATIVAS
PROTECCIN FSICA
PROTECCIN TCNICA
PROTECCIN PARA EL USO DE CORREO
ELECTRNICO
PROTECCIN PARA EL USO DE INTERNET

Maestra en Gestin de Informacin

Medidas Organizativas
El Departamento de Ciberntica es responsable
de cumplir y hacer cumplir las medidas de
seguridad informtica
Proteccin de Sistemas en explotacin a travs
de la instalacin de Antivirus

Maestra en Gestin de Informacin

Proteccin Fsica
El acceso a los lugares o reas reservadas donde se procese,
tramite, reciba y almacene informacin se controla
rigurosamente
Se aplicar sellaje del chasis de las microcomputadoras que
alerte sobre la apertura del mismo por personal no autorizado
El traslado de soportes removibles debe realizarse respetando
las normas tcnicas de conservacin de los mismos para
garantizar la integridad de la informacin
El trabajo con los medios tcnicos de computacin se autoriza
por los directores, se controla de forma permanente por el
responsable de Seguridad Informtica y el Jefe, Especialista o
Tcnico de Seguridad y Proteccin

Maestra en Gestin de Informacin

Proteccin Tcnica
Apantallamiento total de los locales donde se ubican las mquinas
Se aplicar sellaje del chasis de las microcomputadoras que alerte sobre
la apertura del mismo por personal no autorizado
Aterramiento adecuado de la instalacin elctrica
Utilizacin de protectores contra descargas elctricas en las lneas de
comunicacin.
Ubicacin en los niveles bajos de las edificaciones
A los medios tcnicos de computacin se les implementan mecanismos
de identificacin y autenticacin de usuarios (Violaciones)
Se establece adems que en las mquinas no debe almacenarse ninguna
informacin de forma permanente
Coordinarn con los administradores de la red las salvas que se
requieren efectuar de forma centralizada.

Maestra en Gestin de Informacin

Correo Electrnico
Impedir la entrada de mensajes no deseados
Filtrados de la informacin que llega al servidor de correo, para
evitar la entrada de virus conocidos
No abrir mensajes sin Asunto, Remitentes desconocidos
Los usuarios del correo estarn atentos constantemente a las
alertas sobre nuevos virus que circulan por esta va
No propagar mensajes de cadena
La suscripcin a las listas de correo se har de forma
controlada y por requerimientos del trabajo

Maestra en Gestin de Informacin

Internet
Las mquinas donde se presta el servicio de navegacin de
Internet, estn dedicadas a esta nica actividad y no contienen
ninguna informacin sensible a ataques externos.
Estas mquinas tienen actualizada la versin del Antivirus
Se designa por los Directores de la OEE los trabajadores
autorizados a navegar en Internet previo conocimiento del
administrador de Internet
Queda expresamente prohibido visitar los sitios que estn en
contra de la tica profesional y social de investigadores y
tcnicos

Maestra en Gestin de Informacin

Pregunta 4
Qu Metodologa se
desarrollo de la Tesis

utiliz para el

Maestra en Gestin de Informacin

Metodologas Utilizadas
Mtrica
Infomapping
Metodologa para la Planificacin de
Tecnologas de Informacin integradas a la
Estrategia de Negocios

Maestra en Gestin de Informacin

Mtrica
Consejo Superior de Informtica, Ver 2.1

Gua formal para el diseo y construccin de Sistemas

de Informacin, empleando conceptos y tcnicas de
Ingeniera de Sistema y Tecnologa de Informacin

Tcnicas

Entrevistas
Diagramas de Flujo de Datos (DFD)

Maestra en Gestin de Informacin

Uso de las Tcnicas

1

Entrevistas
Recoger las necesidades de informacin para cada
proceso del rea investigada

Diagramas de Flujo de Datos

Representar el Sistema a nivel lgico y conceptual,
mostrando el movimiento de los datos a travs de
este sistema

Maestra en Gestin
Informacin
Diagrama
dedeFlujo
de Datos

D ia g r a m a d e C o n te x to . (N iv e l 0 )
Diagrama
de Contexto (Nivel 0)

b
M TSS
P e rs o n a l e n A d ie s tra m ie n to

In fo rm a c i n E s ta d s tic a

C IT M A

S o lic itu d y A p ro b a c i n d e P la n tilla

O rie n ta c io n e s G e n e ra le s

In fo rm a c i n d e S e g u rid a d y S a lu d

D is e o d e P u e s to s d e T ra b a jo C IT M A

In fo rm a c i n d e E s tim u la c i n

SNC

Recursos
Humanos

R ec u rso s H u m a n o s
( RRHH )

P re n m in a d e S a la rio y V a c a c io n e s
In d ic a d o re s P T E

D is e o d e P u e s to s d e T ra b a jo
In c id e n c ia s R e v is i n d e A re a s
P la n d e V a c a c io n e s

M o v im ie n to d e N m in a
n

ad
t im

ul

ac

o
aj

Es

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Cu

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O r g a n iz .
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N m in a d e D is trib u c i n d e E s tim u la c i n

d
S u b d ire c .
E c o n m ic a

M IT R A N S

In fo rm a c i n d e C u a d ro s y R e s e rv a

P o te n c ia l C ie n tfic o

f
D ire c c i n
CETRA

S o lic itu d d e P u e s to d e
T ra b a jo
P la n d e C a rre ra
P ro p u e s ta d e R e s e rv a s
In f. d e R e s e rv a d e C u a d ro s
P la n d e A d ie s tra m ie n to
S o lic itu d C o m p le ta m ie n to P la n tilla

g
D e p a r ta m .

Maestra en Gestin
Informacin
Diagrama
dedeFlujo
de Datos

DFD (Nivel 1)

D ia g r a m a d e F lu jo d e D a to s . (N iv e l 1 )

C IT M A

D is e o d e P u e s to s d e T r a b a jo C IT M A
O rie n ta c io n e s G e n e ra le s

D is e o d e P u e s to s d e T r a b a jo

M TSS

In fo r m a c i n E s ta d s tic a

S o lic itu d C o m p le ta m ie n to P la n tilla

M o v im ie n to d e N m in a

S o lic itu d y A p ro b a c i n d e P la n tilla

P l a n e a c i n

S o lic itu d d e P u e s to d e
T ra b a jo

C o n tro l

P la n d e A d ie s tra m ie n to
P la n d e C a rre ra

D e p a rta m .

A1

S u b d ir e c .
E c o n m ic a

P la n t illa
A2

A3

E x p e d ie n te
L a bo ral

E v a lu a c i n A d ie s tra m ie n to
L a bo ral

P e r s o n a l e n A d ie s tra m ie n to
M IT R A N S

C o n tr a t o s

D e p a rta m .

In fo r m a c i n S e g u rid a d y S a lu d
In f. E s tim u la c i n

D e s a rro llo d e
RRHH

In d ic a d o re s P T E
1
S u b d ir e c .
E c o n m ic a

C IT M A

P la n d e V a c a c io n e s
C o n v e n io C o le c tiv o
d e T r a b a jo
In f. E s tim u la c i n

In c id e n c ia s R e v is i n d e A r e a s
4
M a n te n im ie n to d e
RRHH

P r e n m in a d e S a la rio y V a c a c io n e s
N m in a d e D is trib u c i n d e E s tim u la c i n

In f. R e s e rv a d e
C u a dro s

E x p e d ie n te
C ie n t f ic o

P r o p u e s ta d e R e s e rv a s

P o te n c ia l C ie n tfic o

D e p a rta m .

SNC

A4

In fo r m a c i n d e
A u s e n tis m o

A5

M IT R A N S

5
D ire c c i n
CETRA

P la n d e
E v a lu a c i n
d e C u a d ro s

In f. D is trib u c i n
E s tim u la c i n
In fo r m a c i n E s ta d s tic a

E x p e d ie n te
d e C u a d ro s

O rg a n iz .
P o ll t i c a s

M TSS

C u a d ro s y R e s e rv a

P r o p u e s ta d e C u a d ro s

O rie n ta c io n e s
G e n e ra le s

In f. d e C u a d ro s y R e s e rv a

Maestra en Gestin de Informacin

Metodologa Infomapping
Cornelius Burk y Forest W. Horton (1988)

Hoja de Trabajo
INFORMACION

CARACTERISTICAS

Manual

A
B

Automtica

LOCALIZACION FUENTE

Interna

Externa

Maestra en Gestin de Informacin

Metodologa Infomapping
Hoja de Trabajo

60 Filas
10 Columnas
Fuente-Destino

Localizacin

Fundam.
Fundam. Jefes Dpto

MITRANS

Externa

Nmina Estimulac.

Inf. Direc CETRA

Subd. Econm.

Externa

Prenmina Sal- Vac

Tarjeta de Control

Subd. Econm.

Externa

No.

Informacin

Puestos de Trabajo

2
3

Inf. Utilizada

Frecuencia

Auto - Manual

Entrada- Sal

Soporte

Papel

Aleatoria

Papel

Mensual

Mquina, Papel

Mensual

Observacin

Maestra en GestinIntegracin
de Informacin TI - SI - Estrategia
Metodologa

Hojas de Trabajo

Maestra en GestinIntegracin
de Informacin TI - SI - Estrategia
Metodologa

Hojas de Trabajo

Integracin (ITSGAs)

Cruzar
Cruzar Resultados
Resultados
de
de Anlisis
Anlisis

(ITSAs)

Metodologa
Integracin
TI - SI - Estrategia
Maestra en Gestin
de Informacin
Scan Tecnolgico
Desfavorable

ANALISIS DEL SI
ENTORNO TECNOLGICO

alto

Poca
posibilid
ad de
mejora
en las
tecnolo
gas
usadas
actualm
ente

Favorable

medio

neutral

medio

alto

Mucha
posibilida
d de
mejora
en las
tecnolog
as
usadas
actualme
nte

Maestra en Gestin de Informacin

Metodologa
Integracin
TI - SI - Estrategia
Maestra en Gestin
de Informacin

ACCIONES ESTRATEGICAS GENERICAS BASADAS EN TI / PUNTOS FUERTES Y DBILES

Tabla de Integracin
PUNTO
FUERT
E1

PUNT
O
FUER
TE 2

PUNTO
FUERT
E3

A(1)

A(1)

B(2)

PUNT
O
DEBI
L1

PUNTO
DEBIL 2

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
OPORTUNIDAD 1

OPORTUNIDAD 2

C(3)

D(4)

OPORTUNIDAD 3

AMENAZA 1

AMENAZA 2

E(1)

Metodologa
Integracin
TI - SI - Estrategia
Maestra en Gestin
de Informacin

Posicin en TI-SI

RESUMEN DE IDEAS

El cdigo es doble, y se compone de una letra que la

combinacin de conceptos de las correspondientes fila y
columna sugiere, y a continuacin entre parntesis un
nmero que identifica la ITSAs en el listado final de
acciones estratgicas