Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
do
trabalho
em
equipe
quando
1.Reconhecer a necessidade
EX.1
2. Aprovar a requisio
4. Entrevistar
internos
candidatos
6. Selecionar candidatos
8. Classificar candidatos
7. Entrevistar candidatos
9. Ofertar emprego
1. Decidir fazer um
churrasco
3. Telefonar para
os convidados
4. Fazer um menu
5. Comprar a
comida e materiais
6. Preparar a
comida
7. Preparar o ptio
8. Cozinhar a
comida
9. Comer a comida
DEPARTAMENTO
A
Depto.
A1
Depto.
A1. 1
Depto.
A2
Depto.
A2. 1
Depto.
A3
Depto.
A3. 1
Depto.
A3. 2
SMBOLO
SIGNIFICADO
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Operao
Armazenagem
Movimento/Transporte
Ponto De Deciso
Conexo
Sentido de fluxo
1*
Documento Impresso
Espera
Pegue o
equipamento de
pescar
O CARRO
AINDA
EST
NO
SIM
Dirija at
o lago
Caminhe
at o rio
Pesque
Hora de
voltar?
NO
SIM
Caminhe ou
dirija de volta p/
casa
FIM
Outros fluxogramas:
FLUXOGRAMA FUNCIONAL: constitui um outro tipo de fluxograma. Ele retrata
o movimento entre as diferentes reas de trabalho, uma dimenso adicional
que se torna particularmente til quando o tempo de ciclo um problema. Um
fluxograma funcional pode ser elaborado com blocos quanto com smbolos
padres.
ORGANOGRAMAS
O organograma o grfico que representa a estrutura formal da
empresa, ou seja, a disposio e a hierarquia dos rgos.
Existem vrias maneiras de se representar estrutura da empresa. A
escolha do tipo ideal, como dito para outros tipos de grficos, fica a critrio do
analista, considerando este a natureza da organizao ou desconcentrao:
a) Organograma clssico ou vertical este tipo simplificado e procura
deixar bem claros os nveis de hierarquia. bastante utilizado em
instituies tradicionais, onde a viso fator preponderante.
ELABORAO DE UM ORGANOGRAMA
A elaborao de um organograma exige certos cuidados: uns de
natureza esttica, outros de natureza tcnica. Vamos relacionar alguns deles:
a) Devem ser evitadas siglas e abreviaturas dos rgos para que
qualquer pessoa possa ver e entender a estrutura da organizao;
b) A subordinao de um rgo em relao a outro representada por
linha cheia, de cima para baixo, ou da esquerda para direita. rgos
de igual hierarquia no podem estar ligados uns aos outros, mas sim
linha da autoridade superior;
c) Deve ser buscado um equilbrio esttico entre os espaos laterais e
verticais dos rgos de mesmo nvel hierrquico;
d) O organograma no deve ser fracionado em hiptese alguma, ou
seja, no deve constar parte numa folha, parte em outra;
e) Para representao de rgos de carter mais formal, deve ser dada
preferncia utilizao de retngulos, em detrimento de outras
formas geomtricas, podendo o seu tamanho variar em funo do
nvel hierrquico de cada setor representado;
f) Para a representao de setores menos formais, como grupos e
equipes, ou at de setores ligados a atividades artsticas, sociais, ou
criativas, dentre outras, admite-se usar outras formas grficas, como
crculos, tringulos, elipses, retngulos curvados ou, simplesmente, a
sua chamada por linha, sem circunscrio. O tipo de organograma
mais utilizado pelas instituies e que, conseqentemente, mais
aparece nos livros e trabalhos tcnicos o organograma clssico ou
vertical, conforme exemplificado a seguir:
CHEFIA DA CTEC
CONTROLE E
PLANEJAMENTO DE
PROJETOS
SECRETARIAS E
APOIO
ADMINISTRATIVO
GERNCIA TNICA
BIBLIOTECA
Seo de
processamento
eletrnico
SPC
Seo de
desenvolvimento
de
projetos
SDP
SETOR DE
PRODUO
Seo de
O&M e
document
ao
SOMD
Seo de
manuteno de
sistema
SMS
Seo de
projeto
atividades
especiais
SPAE
Seo de
manuteno de
equipamentos eletr.
SMME
Projeto P1
SETOR DE
O&M
SETOR DE
DIGITAO
SETOR DE
DIGITAO
Projeto P2
.
.
SESETOR
TOR DE
DE
OPERAO
OPERAO
.
.
.
SETOR DE
TELEPROCES
-SAMENTO
Projeto P3
SETOR DE
DESENHO
Seo de
software e
tecnologia
SST
ORGANOGRAMA HORIZONTAL
Departamento
de O&M
Diretoria de
O&M e
Informtica
Diretoria de
pessoal
Departamento
de Informtica
Depto.
Administrao
de pessoal
Depto. desenvolvimento de
pessoal
PRESIDNCIA
Departamento
de engenharia
Diretoria de
operaes
Departamento
de
manuteno
Diretoria de
economia e
finanas
Departamento
de economia
Departamento
de finanas
LOTACIONOGRAMAS
O lotacionograma o grfico ou instrumento de organizao que se
destina a fornecer uma viso exata da disposio dos recursos humanos no
seio da Instituio, facilitando a coordenao das reservas braais e
intelectuais disponveis e favorecendo possveis trabalhos de remanejamento
ou de reorganizao.
Os lotacionogramas devem ser utilizados sempre que ocorrerem
alteraes estruturais em um rgo ou mudana no quadro de pessoal. O nvel
de detalhamento do lotacionograma varia de acordo com a complexidade do
estudo realizado.
Na formulao de lotacionogramas deve-se observar:
No mnimo 50% dos funcionrios de cada setor devem ter qualificao
diretamente relacionada com a atividade no setor;
Em muitos casos interessante agrupar funcionrios de mesma
qualificao
em
um
nico
setor,
ganhando-se
com
isso
em
DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO
Setor
Gabinete
Diviso
Diviso
E Asses- De O&M De
soria
TO
Estudos
TAL
Estudos
de
Oramen- Econmi-
Operacio-
Estatsti-
to
nais
ca
cos
N de
Emprega
08
10
08
08
06
10
50
dos
Outra forma de lotacionograma de acordo com a profisso ou qualificao de
cada grupo de empregados:
DEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO
Setor
Gabinete Diviso
Cargo
Diviso
Diviso de
Diviso de
Diviso
de
estudos
estudos
de
De
assessoria
O&M
Administrador
01
05
01
Economista
01
04
03
Engenheiro
01
01
03
Estatstico
01
05
Secretria
01
Funo
FUNCIONOGRAMA
Funcionograma uma variao do organograma com o acrscimo de
informaes sobre a atribuio dos rgos. O funcionograma importante para
que se possa conhecer melhor a organizao e como ferramenta de O&M para
que se verifique:
Se alguma atribuio no desempenhada na prtica;
Se h dois ou mais rgos com as mesmas atribuies;
Se no consta no quadro de atribuies algo essencial para o rgo;
FUNCIONOGRAMA
SEO DE CONTABILIDADE
Analisar documentos
geradores de receita
oriundos da tesouraria;
Proceder ao rateio de
despesas e receitas pelos
vrios rgos da empresa;
Elaborar balancetes e
demonstraes, elaborar
balanos;
Controlar todos os
documentos contbeis da
empresa;
Efetuar a conferncia e
conciliao dos saldos das
contas.
GRFICOS DE INFORMAO
A representao de fatos na forma grfica um recurso muito utilizado
que permite se condensar vrias informaes em pouco espao com a
possibilidade de se evidenciar pontos importantes.
Os grficos de informao representam o resultado de uma pesquisa ou
anlise que mostra a situao de determinado item como, por exemplo,
desempenho de um produto ou servio.
Os grficos de informao devem cumprir alguns requisitos bsicos:
SIMPLICIDADE
CLAREZA
PRECISO
EXEMPLOS DE GRFICOS
Distribuio do quadro funcional por sexo
20%
MULHERES
80%
HOMENS
Porcentagen de "turn-over" de
funcionrios por tempo de trabalho
15% AT UM ANO
12% DE 5 A 10 ANOS
LEGENDA
9% DE 1 A CINCO ANOS
6% MAIS DE 10 ANOS
equanimidade
na
distribuio
do
trabalho
pelos
diversos
empregados;
i) H compatibilidade entre os cargos dos empregados e as atividades do
rgo;
j) H sobrecarga ou ociosidade no rgo.
Outras formas podem ser encontradas para a realizao do trabalho.
Aqui foi colocado apenas um dos vrios modos de efetuarmos uma anlise de
distribuio de trabalho.
Por fim, devemos lembrar a necessidade que tem o analista, destacado
para uma misso dessa natureza, de procurar firmar um profundo
conhecimento prvio do rgo, no s em nvel de estrutura formal, como em
nvel de relaes e estruturas informais.
NO
VOLUME
DE
TRABALHO
DOS
VRIOS
FUNCIONRIOS
Existem funcionrios com excessiva carga de trabalho e outro
com excessiva folga?
H acmulo de trabalho?
Existem trabalhos que se processam em ondas?
POSSIBILIDADES PRELIMINARES DE SIMPLIFICAO
So necessrias todas as tarefas executadas?
H duplicidade de trabalho?
Existem algum trabalho que possa ser vantajosamente substituda
por trabalho mecnico, ou vice-versa?
possvel modificar a localizao de mesas e arquivos, a fim de
encurtar e facilitar o fluxo de documentos?
O passo inicial para a confeco de QDT o levantamento das tarefas
de cada empregado, o que pode ser feito utilizando-se os formulrios
apresentados a seguir. As tarefas individuais dirias so agrupadas por
perodos semanal, quinzenal ou mensal e depois por setor, permitindo uma
viso mais ampla.
Lista de Atividades
Nome:
Atividades
Tarefas
1.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.N
__/__/__
___________
________
Chefe
Data
Analista
TAREFAS EXECUTADAS
OBSERVAO
12:00h s
12:30h
12:30h s
13:00h
O agrupamento das fichas individuais e a deteco de problemas
e disfunes podem ocorrer com a utilizao dos formulrios
apresentados a seguir:
Funcionrio:
Funcionrio:
Cargo:
Cargo:
PROBLEMAS
PROCEDIMENTOS
TCNICOS
FUNCIONAIS
Horas
300
272
250
200
120
150
111
107
100
87
23
50
0
Atividades