CLASIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN PARA HACER LOS

PROCESOS DE ORDENACIN Y DESCRIPCIN DOCUMENTAL EN LAS

ENTIDADES PBLICAS Y PRIVADAS

APRENDIZ: NOHORA CAMILA ORJUELA RAMIREZ

INSTRUCTOR: GUSTAVO ADOLFO ARIZA CHARRIS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE SENA

CURSO VIRTUAL DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

INTRODUCCIN

El presente trabajo tiene como objetivo dar a conocer la importancia del

estudio de la organizacin documental ya que de esto depende el desarrollo
de todas las empresas en la manera de evidenciar las actividades que en
estas realiza.
Esta actividad permite afianzar y reforzar conocimientos expuestos hasta
el momento en el curso.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Se pueden clasificar segn: el soporte o forma de transmisin de la
informacin; segn el ente productor que se conoce comnmente como el
autor; segn su finalidad y finalmente, segn su funcin en el tiempo.
Segn su soporte:
PAPEL:
Documentos textuales: manuscritos, impresos, escritos, contraseas,
etiquetas
Documentos grficos: mapas, planos y dibujos
Documentos en imagen: fotografas, diapositivas, radiografas
Cinta: casetes, cintas, microfichas etc.
Otros soportes: disquetes, CD-ROM, discos etc.
Segn el ente productor o su actor
Documento pblico: escritura publica
Documento privado: el que no rene los requisitos para ser doc. Publico
Segn la finalidad que persiga
Documentos dispositivos: leyes, decretos, ordenanzas, resoluciones,
sentencias, etc.
Documentos testimoniales: doctos contables, escrituras publicas, convenios,
contratos, inventarios, actas de construccin, planos de las obras etc.
Documentos informativos: cartas, memorandos, informes, circulares,
cotizaciones etc.
Segn su funcin en el tiempo
Vitales: escrituras de constitucin, patentes de funcionamiento, los
requisitos o suscripciones, soportes de accionistas, prueba de activos y
pasivos, planos las escrituras de propiedad, formulas, diseos, etc.

Importantes: facturas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, registros de

ventas, estados financieros.
tiles: documentos que ayudan a la gestin interna y externa.
No esenciales: anuncios, acuse de recibo, comunicaciones internas,
circulares informativas.

PROCESO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Este proceso comprende un conjunto de acciones orientadas a la
clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una empresa.

1. PRODUCCIN DOCUMENTAL

Esta hace referencia a los documentos que se generan o reciben como

consecuencia del ejercicio de las funciones (procesos y procedimientos de
una entidad).
2. RECEPCION
Podemos definir la recepcin y despacho de documentos a un proceso
continuo que se desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital
importancia para el manejo de archivos a nivel interno y externo en
cualquier institucin, por pequea que sea sta, se debe tener un
conocimiento

bsico

de

correspondencia

para

poder

diligenciar

administrar la cantidad de informacin que circula por all.

3. DISTRIBUCION
Si su empresa requiere enviar o recibir archivos, ya sea para clientes
(acceso pblico) o a nivel organizacional (acceso restringido a usuarios), no
hay mejor forma que incorporar este mdulo dentro de su sitio web.
Con esta aplicacin es posible subir archivos (upload) a un directorio
determinado, los cuales posteriormente podrn ser bajados (download)
por quien lo requiera, de acuerdo con las medidas de seguridad de su
empresa.
4. TRAMITE
Trmite es la gestin o diligenciamiento que se realiza para obtener un
resultado, en pos de algo, o los formulismos necesarios para resolver
una cosa o un asunto.
5. ORGANIZACION
Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios
orgnicos o funcionales.

6. CONSULTA
Consulta del documento. La direccin del Archivo General puede excluir o
restringir la consulta de aquellos documentos originales que por su
antigedad o estado de conservacin considere necesario. En estos casos
propone soluciones alternativas que faciliten su consulta. La consulta, en
cuanto a forma y plazos, de los documentos producidos por la UA se
determina segn lo dispuesto en la normativa vigente. Para la documentacin
de carcter histrico rige la libertad de consulta. Los requisitos de acceso a
los fondos privados se rigen por las condiciones acordadas por las partes
firmantes en el correspondiente documento de donacin (F02-PC16). El/la
gestor/a del Archivo General localiza en el catlogo documental la
documentacin solicitada y la entrega al usuario.
7. CONSERVACION
La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos
y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su
actividad y trascendencia.
La conservacin de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde
tiempos remotos. Como resultados de la utilizacin de tcnicas y productos
qumicos modernos, se ha desarrollado una nueva ciencia: la conservacin
preventiva, menos costosa que la nica otra alternativa existente, la
restauracin. Se conocen diversas tcnicas de higiene ambiental, de
desacidificacin preventiva, de proteccin contra incendios y restauracin.

8. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a
su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin
Documental.

GLOSARIO
Acceso a Documentos de archivo
Derecho de los Ciudadanos a consultar LA INFORMACIN Que conservan
los Archivos Pblicos, TrminosConsagrados por la Ley.
Almacenamiento De Documentos
Accin de guardarSistemticamente en documentos de archivo en espacios,
mobiliario yunidades de Conservacin apropiadas.
Coleccin documental
Conjunto De Documentos Reunidos SEGNCriterios subjetivos Y Que por lo
del tanto no estructure Una TieneOrgnica ni Responde a los Principios de
respeto a la procedencia yal Orden originales.
Documento original de
Fuente primaria de informacin con todoslos Rasgos y Caractersticas Que
permiten Garantizar suAutenticidad e Integridad.
Documental Eliminacin
Actividad resultante de la disposicin final desealada en las tablas de
retencin o de valoracin documental prrafoaquellos documentos que han
perdido susvalores primarios ysecundarios, el pecado perjuicio de conservar
su informacin in otros soportes.
Foliar
Accin de numerar hojas.
Gestin documental
Conjunto de Actividades Administrativas y Tcnicas,tendientes a la
Planificacin, Manejo y Organizacin de la Documentacinproducida y
recibida por las Entidades, Hasta desde su origen destino definitivo con el
Objeto de facilitar suutilizacin y Conservacin
Documental Retencin
Plazo Que los Documentos Deben Permanecer enel archivo de gestin o en el
archivocentral, Tal Como se consigna en latabla de retencin documental.
Tabla dedocumental retencin
Listado de serie, con suscorrespondientes tipos documentales, una las
cuales se asigna eltiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital
importancia de losdocumentos.

CONCLUSIN

Este proceso

permite el control y organizacin de los documentos

contribuyendo as al logro de los objetivos empresariales.