UNIDAD 4

Captulo 4.- Organizacin interna del Juzgado; Mesa de Entradas, Oficina de Despacho, funciones de los
Empleados en general. El expediente, su valor y custodio. Responsabilidad Penal.
4.1. ORGANIZACIN INTERNA DEL JUZGADO
A los fines de graficar y hacer ms dinmico el esquema bajo el cual funciona un juzgado de primera
instancia, se adopt como ejemplo el diagrama de un Juzgado en lo Civil y Comercial.
En lo sucesivo se tratar cada una de las figuras que componen la planta, comprendiendo a magistrados,
funcionarios y empleados. Al mismo tiempo se dar un detalle de las tareas que llevan a cabo y la relacin que
existe entre los mismos.
Juez Autoridad mxima del Juzgado. Es quien ejerce el poder jurisdiccional del Estado, esto es, quien
decide conforme a derecho el conflicto que le han planteado las partes.
Dicta sentencias fundadas en derecho, que deciden sobre el fondo del asunto en cuestin; autos
interlocutorios, que son pronunciamientos sobre cuestiones accesorias que se suscitan en el transcurso del
proceso; y, providencias, que son resoluciones simples que contestan un petitorio y tienen por objeto impulsar
el trmite de la causa (ej: bases y condiciones de subasta, orden de embargo, libramiento de cheques, etc.).
Secretario Es un funcionario pblico que debe ser abogado, procurador o escribano y es nombrado
por el Superior Tribunal de Justicia. Las funciones del mismo se desprenden fundamentalmente de la Ley
Orgnica de Tribunales y del Reglamento Interno del Poder Judicial.
Es el Jefe Inmediato de la Oficina en el Tribunal donde se desempea y los empleados deben ejecutar sus
rdenes en todo lo relativo al despacho. Es el Jefe del Personal a su cargo.
Decreta los expedientes y provee las presentaciones de mero trmite, libra cdulas, suscribe oficios con
las excepciones previstas en la ley (ver pto.3.2), expide testimonios y certificados, confiere vistas, devuelve
presentaciones fuera de trmino.
Recibe bajo inventario y es responsable de todos los muebles, expedientes, libros, efectos secuestrados,
objetos y documentos del Juzgado u Oficina, debiendo conservarlos en buen estado bajo su fiel custodia,
siendo responsable administrativamente de toda falta, extravo o destruccin, sin perjuicio de las sanciones
penales que pudieran corresponder.
Lleva ciertos libros bajo su cuidado (ej.: General de Entradas y Salidas de Expedientes, de ndices, de
Prstamos, de Sentencias y Autos Interlocutorios, etc.).
Produce los informes sobre estadsticas, adjudicacin de causas, falta de presentacin de bonos de
actuacin letrada y cualquier otro que le sea requerido por el Juez o el Superior Tribunal de Justicia.
Debe velar por el cuidado y conservacin de los expedientes, en lo que respecta a su cartula, foliatura,
ubicacin en casilleros, etc.; adems debe procurar que la atencin al pblico sea inmediata y correcta.
Da fe de las actuaciones judiciales cumplidas en el Juzgado (ej.: actas, certificacin de copias de
expedientes, etc.).
Firma la lista de despacho.
Secretario Relator Es un agente judicial que debe contar con titulo de Abogado expedido por
Universidad Argentina o Extranjera debidamente revalidado ante las autoridades nacionales y tener aprobado
el Curso de Aspirantes a Secretarios Judiciales organizado por la Escuela Judicial del Excmo. Superior
Tribunal de Justicia. Es nombrado por el Presidente del Superior Tribunal de Justicia a propuesta del
respectivo magistrado.
Reviste categora de personal jerrquico, siendo su rango en el escalafn administrativo, el de Oficial
Superior de Primera.
Su funcin es la de apoyo a la tarea jurisdiccional, debiendo cumplir en lo pertinente los servicios
descriptos en el art.122 RIAJ, a saber:
a) Formular los proyectos de sentencia y autos interlocutorios;
b) Llevar un fichero conformado con los resmenes de los fallos y resoluciones, distribuidos por temas y/o
materia;
c) Controlar el orden de entrada y devolucin de cada expediente.
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 Jefe de Despacho Es un agente judicial que reviste la categora de Oficial Superior de Primera del
Escalafn Administrativo, designados por el Superior Tribunal de Justicia, accediendo al cargo por concurso
de oposicin y antecedentes (art.80 RIAJ).
Su funcin es la de recepcionar y distribuir entre los proveyentes (nombre que recibe el personal que
cumple funciones en Oficiala) los expedientes y actuaciones que ingresan a la oficina, proyectar providencias
y controlar el despacho, pasndolos posteriormente a la Mesa de Entradas para la costura, foliatura y
publicacin de las causas en lista de despacho.
Conforme lo establece el art.124 CPCC, debe suscribir el cargo estampado al pie de los escritos, dando
fe de la fecha y hora de recepcin de los mismos; sin embargo, cuando la presentacin se efecte en la Mesa
General de Entradas para los Juzgados Civiles y Comerciales, lo suscribir el funcionario a cargo de la misma
(art.12 Reglamento MGEJCC).
En caso de ausencia, excusacin, recusacin, impedimento o vacancia subroga al Secretario (art. 87
RIAJ).
Encargado de Mesa de Entradas Es un agente judicial que reviste la categora de Oficial Superior
de Segunda del Escalafn Administrativo, designados por el Superior Tribunal de Justicia, accediendo al
cargo por concurso de oposicin y antecedentes (art.80 RIAJ).
Conforme art.85 RIAJ, el Encargado de Mesa de Entradas, debe:
a) Recibir y entregar inmediatamente todos los escritos y dems actuaciones, al funcionario que
corresponda a efectos de ser cargado (cuando se trate de presentaciones que no ingresen por la
MGEJCC).
b) Confecciona la lista de despacho, siendo responsable de esa tarea y de las constancias que contenga la
misma.
c) Debe constatar las firmas, la correccin de la foliatura, trabas y sellos en los expedientes.
d) Controla cdulas, mandamientos y oficios, siendo responsable de pasarlos para la firma, dentro de las 24
horas de presentados.
e) Debe revisar en forma peridica los casilleros y clasificar los expedientes, verificando y separando
aquellos que estn en condiciones para la declaracin de la caducidad de instancia.
f) Evacua las consultas de los profesionales, recurriendo en su caso al Oficial de Despacho o al Secretario.
g) Reserva la documentacin original en el momento de su presentacin, siendo responsable de la misma
hasta la firma de su recepcin por parte del Secretario, como asimismo en cada oportunidad en que
egrese y reingrese la documentacin en la Mesa de Entradas, dejando constancia de ello, y determinando
en forma individual la documental.
h) Debe Llevar los libros de Mesa de Entradas, determinndose que son tales los que consignan la entrada
de expedientes, los libros de ndices, la adjudicacin a los jueces de Trmite en su caso, y los que cada
Secretario estime correspondan para el mejor funcionamiento de la Secretara.
i) Debe confeccionar los proyectos de estadsticas trimestral y anualmente (art.104 RIAJ) y listas de
expedientes a fallo quincenalmente (art.86 RIAJ).
j) Debe velar por la debida custodia de los efectos secuestrados, controlando la recepcin, y entregndolos
en forma inmediata al Secretario, debidamente individualizados, actualizando peridicamente el
inventario de los mismos.
k) Subroga al Jefe de Despacho.
Estas funciones no son taxativas, debiendo cumplir las rdenes que el secretario le imparta para el mejor
funcionamiento de la Secretara.
A partir de la implementacin de la MGEJCC, debe retirar en las causas, escritos y dems actuaciones
que se presenten ante la misma, en el horario que fija la reglamentacin.
En la Mesa de Entradas se atiende al pblico en el horario fijado por el art.3 del RIAJ, es decir, de 07:15
hs a 12:30 hs, establecindose que las dos (2) ltimas horas quedan reservadas a la atencin exclusiva de
abogados, procuradores, escribanos y peritos; ello, sin perjuicio de otorgar preferente atencin a las personas
mayores, embarazadas y con discapacidades que concurran con motivo de realizar trmites que por su
naturaleza deban someterse a turnos de espera; como forma de priorizar los derechos humanos. Dicha
atencin importa: la exhibicin de expedientes incluidos en lista y de letra (casilleros de expedientes en
trmite), entrega de cheques, oficios, edictos, testimonios, certificaciones, cdulas y mandamientos que no
deban diligenciarse por intermedio de la Oficina de Mandamientos y Notificaciones esto es, librados en el
marco de la Acordada N 974 o la Ley N 22.172, o a ser diligenciadas por Oficiales de Justicia Ad-Hoc
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(empleados de la Fiscala de Estado, designados por el Juez a propuesta de aquella) cuando la Provincia de
Formosa se constituye como parte actora-.
Asimismo, se registran los expedientes otorgados en prstamo a los profesionales, se preparan las vistas
al Ministerio Pblico (Fiscala, Defensora, Asesora) y al Organismo Recaudador (DGR), se prepara la
elevacin de expedientes a la Alzada, se confeccionan los informes para remitir al Consejo Profesional de la
Abogaca sobre omisin de presentacin del Bono de Actuacin Letrada por los profesionales que intervienen
en las causas radicadas ante el Juzgado y a la MGEJCC sobre: a) cambios de cartula, b) orden de
reconstruccin de expedientes, c) pase a otra jurisdiccin, d) pase a otro juzgado por excusacin, recusacin,
acumulacin, conexidad, fuero de atraccin o cualquier otro motivo y e) remisin de expedientes al Archivo
General (art.18 Reglamento MGEJCC).
El Encargado trabaja con auxiliares.
Empleados Administrativos Son agentes judiciales, designados por el Superior Tribunal de Justicia,
luego de rendir y aprobar el examen de ingreso, que revisten alguna de las categoras no concursables del
Escalafn Administrativo: Auxiliar, Escribiente, Oficial, Oficial Mayor y Ayudante de Despacho.
Los empleados de los rganos judiciales, deben realizar las tareas que les sean asignadas por el Secretario
o el jefe de la oficina, en su caso. A los que tengan ttulo de abogado, escribano o procurador se le asignar
funciones acordes con el ttulo, y con la jerarquizacin que se les confiere por tal circunstancia (art.84 RIAJ).
En consecuencia, deben colabor con las tareas propias de la Mesa de Entradas (ej: atencin al pblico,
agregacin de escritos, costura, foliatura, carga de expedientes, etc.) o la Oficina de Despacho (Oficiala)
segn el sector al que se encuentren afectados (ej.: redaccin de providencias, actas, notas de elevacin, etc.);
debiendo cumplir fielmente los deberes y prohibiciones contenidas en los arts. 6, 7 y 8 del RIAJ (ver Pto.
8.1.).
Tcnicos Son agentes judiciales, designados por el Superior Tribunal de Justicia, que revisten alguna
de las categoras del Escalafn de Servicios e Infraestructura.
Deben realizar las tareas que les sean asignadas por el Secretario o el jefe de la oficina, en su caso (art.84
RIAJ) cumplir fielmente los deberes y prohibiciones contenidas en los arts. 6, 7 y 8 del RIAJ.
Maestranza Son agentes judiciales, designados por el Superior Tribunal de Justicia, que revisten
alguna de las categoras del Escalafn Obrero y de Maestranza.
Deben realizar las tareas que les sean asignadas por el Secretario o el jefe de la oficina, en su caso (art.84
RIAJ) cumplir fielmente los deberes y prohibiciones contenidas en los arts. 6, 7 y 8 del RIAJ.
Auxiliares Si bien no integran el plantel permanente de un Juzgado, son auxiliares de la justicia,
conforme la Ley Orgnica de Tribunales, los: abogados, escribanos, procuradores, miembros del Cuerpo
Mdico Forense y del Gabinete Especializado, personal de polica, traductores, intrpretes y toda clase de
peritos, contadores y rematadores (ver Pto. 3.2).
4.2. EXPEDIENTE, SU VALOR Y CUSTODIO. RESPONSABILIDAD PENAL
Definicin, Elementos y Valor El expediente judicial es un instrumento pblico en los trminos del
artculo 979 del Cdigo Civil.
Se lo puede definir como el legajo de actuaciones o piezas escritas que registran los actos procesales
realizados en un juicio, ordenadas cronolgicamente y foliadas en forma de libro, provistas de una cartula
destinada a su individualizacin. En definitiva, como expresa Rosemberg, el expediente es un legajo de
papeles, pero sujeto a normas para su formacin y conservacin.
De la definicin se desprende que los elementos fundamentales del expediente son:
a) Conjuntos de papeles, documentos, escritos, copias, dictmenes, peritajes, actas, declaraciones, informes,
etctera;
b) Que se refieran a un mismo asunto (juicio, causa, proceso, negocio, trmite administrativo, etctera);
c) Ordenados de manera metdica y sistemticamente, siguiendo un orden establecido por la ley o la
costumbre, llenando ciertos requisitos de forma como la foliatura de las hojas o la rbrica de las mismas
con una cartula individualizadora e indicadora de lo sustancial.
CartulaLas cartulas de los expedientes se confeccionan en cartulina, con letra imprenta
-generalmente impresa- y contienen sus elementos ms caractersticos e indicativos (art.93 RIAJ). A saber:
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a) Fuero Civil y Comercial: Denominacin del rgano judicial, secretara, nmero, folio y ao de iniciacin,
nombre de las partes y especie de juicio. En caso de que los litigantes fueran ms de uno por parte, se
consignar en la cartula el nombre de uno solo de ellos, con el agregado "y otros". Ej.: JCyC N 1;
Expte. N 335 F 12 Ao 2.006 caratulado: DOMNGUEZ, Juan y Otro c/ CCERES, Alejandro s/
EJECTUTIVO; Secretara: Dr. Walter Moncalvo.
b) Fuero de Familia y Laboral: Adems de lo sealado anteriormente, Sala interviniente, Juez de Trmite y
el orden de votacin.
c) Fuero Penal: Denominacin del rgano judicial, N de Expediente, Ao, N de Sumario de Prevencin,
Fiscala y Dependencia Policial intervinientes, N de Actuacin atendiendo a la especie (Correccional,
Criminal, Oficios, Varios), nombre del imputado, delito que se le atribuye, nombre del juez, el secretario,
el damnificado, el defensor, el actor civil y el civilmente demandado, en su caso.
Compaginacin, foliatura y desglose A continuacin de la cartula del expediente se agregan los
escritos y documentos que registran toda la historia del proceso. De all que deba respetarse un orden
cronolgico y que, para evitar que se obstaculice el trmite de la causa o su mejor interpretacin y manejo,
ciertas actuaciones tramiten en forma separada (pieza separada reza el CPCC en su art.175).
En cuanto a la compaginacin, foliatura y desglose, el art.100 del RIAJ establece que: los expedientes
sern compaginados en cuerpos que no pueden exceder de 200 fojas, salvo los casos en que tal lmite obligara
a dividir escritos o documentos que constituyan una sola pieza.
Se llevarn cosidos, trabados y foliados (identificadas numricamente cada una de sus fojas en orden
ascendente) en el margen superior derecho. Los cuadernos de prueba, incidentes y actuaciones en general,
que tramiten por separado, se foliarn en el centro del margen inferior de la foja. Cuando estas actuaciones se
agreguen al principal, se continuar con la foliatura de ste.
Cuando deba rectificarse la foliatura del expediente, en cada foja refoliada, se har la salvedad
correspondiente con fecha y media firma del Secretario o Encargado de Mesa de Entradas, en su caso.
En caso de desglose de alguna foja se deber dejar constancia en el lugar que ocupaba la misma, con
referencia al contenido de la actuacin desglosada que permita identificarla firmada por el Secretario o quien
lo reemplace; ms, cuando se trate de la primera presentacin de parte, se debe consignar en la nota el
nombre y apellido del sujeto y su abogado, el domicilio real que denuncie y procesal que constituya.
Consulta de Expedientes y Custodia En cuanto a la consulta de expedientes, el art.101 RIAJ dispone
que los mismos podrn ser revisados por:
a) Las partes, sus abogados, apoderados, representantes legales y peritos designados.
b) Las personas autorizadas debidamente por los abogados y procuradores, dentro del horario fijado.
c) Cualquier abogado, escribano o procurador, aunque no intervenga en el juicio, siempre que justifique su
calidad de tal cuando no fuere conocida.
d) Los periodistas, que acrediten su condicin de tales, con motivo del fallo definitivo de la causa o si se
trata de actos procesales recluidos.
Se excepta de lo dispuesto en los incs. b) y c), los expedientes que contengan actuaciones
administrativas de carcter reservado, o aquellos cuya reserva hubiera sido ordenada por el juez de la causa
en virtud de la naturaleza de la misma.
Los particulares que no sean parte, y deseen ver un expediente, debern hacerse acompaar por alguna
de las personas mencionadas en el apartado c), y solicitarlo expresamente al Secretario.
Ser responsable de la custodia de los expedientes y documentos el jefe de la oficina donde estuvieran; es
decir, en principio el Secretario (art.89 LOPJ) y, eventualmente, el Jefe de Despacho o el Encargado de Mesa
de Entradas.
Todo pedido de remisin de actuaciones judiciales que no provenga de rganos competentes de ste
Poder Judicial, deber ser elevado a la Secretara respectiva del Superior Tribunal, con un informe del estado
de la causa, para que el Presidente resuelva lo que estime corresponder.
e) Quienes se encuentren en condiciones de asumir como parte querellante en los procesos penales, pero no
se hubieran constituido como tales, cualquiera fuere el estado en que se encuentre el proceso, a
excepcin de aquella etapa en la cual se hubiere dispuesto la reserva del sumario (artculo 187 CPP). A
tal fin, debern ser atendidos en Secretara y/o por el Empleado jerrquico que se designe en cada caso,
en el horario que se determine, preferentemente en el turno vespertino, donde le sern informados sobre
el estado de la causa, resoluciones dictadas y/o medidas pendientes de ejecucin. En cada caso, deber
dejarse constancia en autos de la presencia de la persona que recibe la informacin.
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 Prstamo En materia de prstamo, el art.127 del CPCC, establece que los expedientes nicamente
podrn ser retirados de la Secretara, bajo la responsabilidad de los abogados, apoderados, peritos o
escribanos, en los casos siguientes:
a) Para alegar de bien probado en el juicio ordinario.
b) Para practicar liquidaciones y pericias; particin de bienes sucesorios; operaciones de contabilidad;
mensura y deslinde; divisin de bienes comunes, cotejo de documentos y redaccin de escrituras
pblicas.
c) Cuando el juez lo dispusiere por resolucin fundada.
En los casos previstos en los dos ltimos incisos, el juez fijar el plazo dentro del cual debern ser
devueltos.
Devolucin El art.128 del CPCC seala que, si vencido el plazo no se devolviera el expediente, quien lo
retir ser pasible de una multa de cinco (5) jus por cada da de retardo, salvo que manifestase haberlo
perdido, en cuyo caso se aplicar lo dispuesto en el artculo 130, si correspondiere.
El Secretario deber intimar su inmediata devolucin a quien lo retenga, y si sta no se efectuara, el juez
mandar secuestrar el expediente, con el auxilio de la fuerza pblica, sin perjuicio de remitir los antecedentes
a la justicia penal.
Sanciones El art.130 del CPCC dispone que, si se comprobase que la prdida de un expediente fuere
imputable a algn profesional, ste ser pasible de una multa entre 10 y 50 jus, sin perjuicio de su
responsabilidad civil o penal (art.130 CPCC).
Procedimiento de Reconstruccin Comprobada la prdida de un expediente, el juez ordenar su
reconstruccin la que se efectuar en la siguiente forma:
El nuevo expediente se iniciar con la providencia que disponga la reconstruccin.
El juez intimar a la parte actora, o iniciadora de las actuaciones, en su caso, para que dentro del plazo
de cinco (5) das presente las copias de los escritos, documentos y diligencias que se encontraren en su poder
y correspondieren a actuaciones cumplidas en el expediente perdido.
De ellas se dar traslado a la otra u otras partes, por el mismo plazo a fin de que se expidan acerca de su
autenticidad y presenten, a su vez, las que tuvieren en su poder. En este ltimo supuesto tambin se dar
traslado a las dems partes por igual plazo.
El Secretario agregar copia de todas las resoluciones correspondientes al expediente extraviado que
obren en los libros del juzgado o tribunal, y recabar copias de los actos y diligencias que pudieren obtenerse
de las oficinas o archivos pblicos.
Las copias que se presentaren u obtuvieren sern agregadas al expediente por orden cronolgico.
El juez podr ordenar, sin sustanciacin ni recurso alguno, las medidas que considerare necesarias.
Cumplidos los trmites enunciados dictar resolucin teniendo por reconstruido el expediente.

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