El control de calidad es parte importante del rea de ventas ya que funciona a travs de un

uso adecuado del manejo de la informacin apoyado en herramientas electrnicas lo que

permite el uso eficiente de todos nuestros recursos.
Tema:
Determinar la calidad de una distribuidora de productos escolares.
Problema:
La falta de controles y de procesos en las ventas de una distribuidora de productos
escolares.
Introduccin:
Dentro de las de ventas se debe tener un sistema de control, como parte de su
administracin, planeacin y organizacin. La informacin recolectada a travs de los
diferentes controles, comparado con lo planeado, podremos medir nuestro rendimiento,
mejorarlo y reducir costos.
Antecedentes:
Nombre dela empresa:
Bazar y papelera L&S
Historia de la empresa:
Es una distribuidora de productos escolares que ya llega en el mercado un aproximado de
15 aos en funcionamiento naci de la idea por la poca existencia de comercios similares a
sus alrededores y por el rpido crecimiento poblacional en donde se encuentra la empresa
aunque es una distribuidora pequea es conocida por los clientes a sus alrededores.
El capital con el que se empez el negocio fue con un aproximado de 2300 dlares que se
ha ido creciendo a travs de los aos.
La direccin de la empresa se encuentra en el sector de la loma de puengasi en la calle
Ricardo Izurieta del Castillo y calle M y S6-40.
Las dueas de la empresa son dos Integrantes sus nombres son Rogelia Jimnez y Soledad
Jimnez ellas son las fundadoras de la empresa y las trabajadores de la empresa ya que es
una empresa pequea de constitucin familiar.
Factores del proceso:

Los factores del proceso son las ventas que en este caso es lo que se refiere a este informe
los factores que intervienen en te proceso son los empleados las productos y los sistemas o
formas que tiene para manejar los diferentes productos.
Plan de contingencia:
En este momento en la empresa no se emplea ningn plan de contingencia contra las
diferentes contrariedades que se puedan suscitar ya sea por la falta de conocimiento de la
importancia de un plan estratgico para la compra y ventas sobre todo para las posibles
eventualidades que se suscitan en la venta de productos escolares.
El plan de contingencia es muy importante para una empresa ya que con el se puede
controlar los procesos y las soluciones a los problemas que suscitan del proceso productivo
por eso el plan estratgico y el plan estratgico son importantes y deben ser plantados desde
la constitucin de la empresa para que no haya problemas cabe recalcar que estos planes se
debe hacen la participacin de todos los empleados ya que ello son los detectan estas
contrariedades en los procesos productivos y los problemas de en la actividades econmicas
Proceso de la empresa:
La empresa maneja dos procesos que cubren todas sus actividades la primera es sobre el
abastecimiento de sus productos estos es el primer paso que hacen ya que es la accin de
abastecimiento para la futuras venta de los productos estos lo realizan por un conjunto de
proveedores que abastecen a de los diferentes productos estos son: Dilipa, Papelesa,
Ecuapapel, entre otros.
El otro proceso muy importante y en lo que se basara el siguiente estudio es el proceso de
las ventas de los diferentes productos escolares y son los siguientes.
Proceso de ventas:
Solicitud de pedido:
Esta es la etapa inicial del proceso ya que esta es donde se va a solicita el producto segn la
necesidad del cliente y caractersticas seleccionadas por el mismo.
Seleccionar el producto:
Seleccionar el producto de la base de datos en el tal caso que el stock esta de productos este
vaco se ofrece un producto que tenga caractersticas similares o productos similares que
cumpla las necesidades del cliente.

Orden de la venta:
En este pase se resumen en seleccionar el producto correcto y su cdigo para este ser
inmediatamente debitado del stock total de productos.
Factura del cliente:
Es paso sirve para entregar el comprobante de pago al cliente.
Pago:
Es el paso final con el que se cierra el proceso que es el pago recibido por el cliente.
Diagrama de Flujo:
41251512011515121165
El diagrama de flujo nos muestra el proceso a seguir para realizar las ventas en la empresa
aqu se puede saber dnde se puede mejorar y los pasos correctas a seguir para que el
proceso sea optimo y no existan fallas, aunque el proceso es claro para realizar las ventas a
veces por la acumulacin de clientes se saltan pasos por eso es necesario crear una cultura
para que se respete este procedimiento y se logre tener un proceso ms eficiente.
La mayora de problemas que se suscitan es en la parte de la facturacin ya que no se
cuenta con un proceso ni un sistema claro a seguir para hacerlo esto es por la carencia de un
sistema operativo que facilite las cosas no existe automatizacin en este segmento por eso
las facturas emitidas existen mucha tiempo de espera por eso este paso es uno de los ms
complicados partes del proceso.
Tambin la inexistencia de un proceso de devoluciones hace que falte credibilidad ante el
proceso por eso existe muchos contrariedades con el proceso por eso la parte inicial del
control seria la implantacin de un sistema que controle las ventas ya que por otro lado
controlara tambin los inventarios y esto seria un automatizacin completa ya que se tratara
dos problemas sobre los registros de las ventas y sobre los inventarios de los diferentes
productos.
Solucin al proceso:
Existen diferentes herramientas que ayudan a detectar problemas como es el anlisis FODA
y algunas herramientas graficas que hacen lo mismo, en este caso lo que quieren los dueos
de la empresa quieren saber cmo pueden mejorar las ventas y su servicio de ventas para

que esto influya en las ganancias totales de cada mes por eso es necesario detectar los
principales problemas que suscitan en la empresa y solucionarlos en lo ms rpido posible.
Cliente interno:
Dentro de la empresa se van a mejorar el proceso de ventas pero para empezar se debe
instruir a los dueos a mejorar y conocer los procesos correctos que se van a mejorar por
eso hay que conoces al cliente interno que es el cliente interno es el elemento dentro de una
empresa, que toma el resultado o producto de un proceso como recurso para realizar su
propio proceso. Despus, entregar su resultado a otro trabajador de la empresa para
continuar con el proceso hasta acabarlo y ponerlo a venta, y lo adquiera el cliente externo.
Por lo que, cada trabajador es cliente y a su vez proveedor dentro de la empresa.
La primera empleada y duea se llama Soledad Jimnez posee 30 aos trabaja de un turno
de 6 horas diarias con periodos intercalados es decir que trabajan en turno diferentes segn
el da por el momento gana un aproximado de 800 dlares que salen de las ventas totales de
la empresa se encuentran afilados al IEES pero como patrono.
La segunda duea y empleada se llama Rogelia Jimnez tiene 56 aos trabaja de un turno
de 6 horas diarias con periodos intercalados es decir que trabajan en turno diferentes segn
el da por el momento gana un aproximado de 800 dlares que salen de las ventas totales de
la empresa se encuentran afilados al IEES pero como patrono.
Cliente externo:
Son todos los clientes que compran en el establecimiento es decir el cliente externo es la
persona que no pertenece a la empresa y solicita satisfacer una necesidad.
De aqu se sacaron estas observaciones que sirven para tener un punto de partida en la
mejora del proceso de ventas:
Anlisis FODA:
Fortalezas
Buen ambiente laboral
Buena calidad del producto
Variedad de productos
Oportunidades
Necesidad del producto
Fuerte poder adquisitivo
Existencia de un mercado abundante

Debilidades
Capital de trabajo mal utilizado
Salarios bajos
Equipamiento viejo
Amenazas
Competencia fuerte
Aumento de precios de insumos
Mercados contrados

Tambin otro problema que se detect por parte de los clientes internos y externos es la
inexistencia de polticas de devoluciones de productos ya que por la falta de precauciones
de los proveedores existen muchos productos daados que salen del costo de empresa y no
de la empresa productora.
Pareto:
Frecuenci
Frecuenci Frecuencia
a
Problemas
a
relativa
acumula
da
Productos daados
13
31,71%
31,71%
Productos faltantes
11
26,83%
58,54%
Productos
desechables
7
17,07%
75,61%
Productos
incompletos
5
12,20%
87,80%
Mala atencin
3
7,32%
95,12%
Precios muy
elevados
2
4,88%
100,00%

Diagrama de Pareto
Venta de insumos escolares
100.00%
80.00%
60.00%
40.00%
20.00%
0.00%
Frecuencia

Problemas