Benemrita Universidad Autnoma de Puebla

Facultad de Administracin

Licenciatura en Administracin de Empresas

Proyecto Final

Servicio Social enfocado a:

KI WO TSUKAU

Dependencia:
Secretaria de Competitividad, Trabajo y Desarrollo Econmico
Asesora:
Mtra. Lizbeth Carmona Morales

Alumno:
Maldonado Maldonado Donald

ndice
K1................................................................................................................ 3
Secretara de Finanzas y Administracin...........................................................3
(Servicios Consolidados)................................................................................. 3
Descripcin de las funciones del Practicante......................................................3
Identificacin de la Necesidad..........................................................................4
K2................................................................................................................ 5
Misin........................................................................................................... 5
Visin........................................................................................................... 5
Objetivos....................................................................................................... 5
Justificacin de la propuesta a mejorar..............................................................7
Planteamiento del Problema............................................................................ 8
Descripcin de la Propuesta de Mejora..............................................................9
Indicadores de Evaluacin............................................................................. 10
Cronograma................................................................................................ 11
K3.............................................................................................................. 12
Impacto de la mejora.................................................................................... 12
Conclusiones............................................................................................... 13
Matriz de Ki Who TsuKau.............................................................................. 14

K1
Secretara de Finanzas y Administracin
rea de
Descripcin de las funciones del rea Recursos Materiales
(Servicios Consolidados)
Se lleva a cabo la planeacin continua de todas las dependencias y
entidades de la administracin pblica as como de la contratacin de
cualquier tipo de servicios que requiera la Secretara de Finanzas y
Administracin.
Se realizan los trmites para pagos de los servicios requeridos por las
dependencias de gobierno.
Realizar las requisiciones de bienes de naturaleza consolidada (anexo)
a travs del Sistema de Captura de Requisiciones por Internet
(SISREQ).

Descripcin de las funciones del Practicante

Redaccin de Memorndum u Oficios que se realizan para conocimiento

de las dependencias.
Apoyo en el archivo de documentos y ordenacin.
Entrega de diversos documentos en diferentes reas de la dependencia.
Apoyo en actividades extra o de otros departamentos que me permiten
el aprendizaje de diferentes actividades que se realizan en la
dependencia.

Identificacin de la Necesidad

En la Direccin General de Planeacin, Accesso a la informacin, Innovacin e

Informatica, no se observa una estandarizacin en los procedimientos que se
desarrollan.
Los trabajadores desarrollan los procedimientos de forma emprica ya que el
manual con el que cuentan esta desactulizado.
Dicho problema afecta de manera sustancial la agilizacin de trmites para los
mismos proveedores que van en busca de informacin ya que se utiliza
demasiado tiempo buscando a las personas que los pueda atender;
Adems de que entre el mismo personal se siente un poco incmodo al estar
todos juntos en un mismo departamento pero en espacios distanciados, de su
mismo grupo de trabajo y no cuentan con un espacio laboral adecuado para
cada trabajador y esto ocasiona un problema an mayor.

K2
Misin
Proporcionar seguridad a travs de la transportacin area del Estado con los
ms altos estndares internacionales de seguridad y eficiencia, otorgando a
todos una experiencia de satisfaccin.

Visin
Posicionarnos como una dependencia con alto nivel de rentabilidad, lder en el
ramo, garantizados estabilidad y permanencia en la administracin y el
transporte areo del Estado.

Objetivos
Incrementar los ingresos del estado, mediante la promocin del
cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales y el respeto a la ley,
para contar con finanzas pblicas sanas, sustentables y crecientes en el
tiempo.

Garantizar finanzas estatales en equilibrio atendiendo a las necesidades

y requerimientos de los programas y proyectos de desarrollo definidos
como de mayor impacto y beneficio social para la ciudadana, en el
marco de los ejes rectores del Plan Estatal de Desarrollo y las
disposiciones normativas federales aplicables.

Contribuir al financiamiento del desarrollo del Estado de Puebla, con

base en la planeacin para el ejercicio honesto, transparente y eficiente
de los recursos pblicos.
5

 Conducir la poltica estatal en materia de administracin, remuneracin y

desarrollo integral de recursos humanos; de recursos materiales; de
bienes muebles e inmuebles y servicios generales, de adquisiciones,
arrendamientos y servicios; de adjudicaciones de obra pblica y
servicios relacionados con la misma, de esquemas de participacin
pblico-privado y de proyectos para prestacin de servicios que
requieran las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica
Estatal, en trminos de lo dispuesto por la legislacin aplicable.

Representar, defender y velar por los intereses del Estado en los medios
de defensa que controvierta el inters fiscal, as como brindar asesora
en materia fiscal estatal a las Unidades Administrativas de sta y otras
Dependencias o Entidades, respecto a situaciones reales y concretas

Justificacin de la propuesta a mejorar

Al formar parte de un equipo multidisciplinario, encargado de desarrollar

proyectos y planes de trabajo, se puede observar la importancia de que cada
miembro conozca las funciones puntuales que debe realizar dentro de la
organizacin.
Formar un equipo de trabajo en base a motivacin y conocimientos
especializados no es suficiente, se deben organizar, delegar y controlar las
actividades. Cuando un integrante no tiene claro hasta donde se delimitan sus
funciones se crea un ambiente de confusin, lo cual repercute en el resto del
equipo y por ende en los objetivos finales.
Por eso es importante la implementacin de un manual de procedimientos
actualizado. De esta manera se evita la confusin, cada miembro se enfoca en
su actividades a realizar, se genera una coordinacin entre el equipo, las
acciones se cumplen y los objetivos tambin.

Planteamiento del Problema

Al no contar con un manual de procedimientos actualizado, se sugiere un

trabajo de actualizacin, para esto se deben tomar en cuenta varias situaciones
entre ellas, la autorizacin por parte del responsable de la Direccin General de
Planeacin, Acceso a la Informacin, Innovacin e Informtica, un anlisis de
los procedimientos por rea y la comparacin con el manual actual para
rescatar algunos procedimientos vigentes.
Para poder llevar a cabo todo esto se debe tener una delimitacin clara y
precisa tomando en cuenta las siguientes caractersticas:

Diagnstico de los procedimientos

Se realiza un listado de todos los procedimientos que se generan para

posteriormente documentarlos.

La delimitacin del tiempo

El periodo programado para la aplicacin y funcionamiento de la Actualizacin

del Manual de Procedimientos fue de 4 meses ya que se tom en cuenta la
identificacin

del

problema,

la

propuesta,

anlisis,

evaluacin

funcionamiento, aprobacin, desarrollo, seguimiento y mejoras.

Los recursos disponibles

Se necesita de la cooperacin de todos los integrantes de la direccin..

del

Descripcin de la Propuesta de Mejora

En consecuencia a lo mencionado y analizado

se propuso realizar una

Actualizacin del Manual de Procedimientos, lo cual consistir en la

documentacin y descripcin de cada procedimiento que se realiza dentro de la
Direccin General de Planeacin, Acceso a la Informacin, Innovacin e
Informtica.
Todo esto permitir agilizar los trmites reduciendo el tiempo en la elaboracin
de cada uno y la comodidad de desarrollar las actividades designadas de todos
los trabajadores de esta dependencia.

Indicadores de Evaluacin

La herramienta que se utiliz para el desarrollo de la propuesta fue un Cuadro

Comparativo Interno en el rea de recursos materiales de la Secretaria de
Finanzas y Administracin (este consista de una muestra del total de los
trabajadores de esta rea), en el cual se observaba el tiempo (das) que
transcurra para realizar el trmite para pago a proveedores antes de la
implementacin de la Distribucin y despus de la esta.

CUADRO COMPARATIVO

Antes de la implementacin de la
Mejor Distribucin del personal
Nombre del
Fecha de
Fecha de

Despus de la implementacin de la
Mejor Distribucin del personal
Nombre del
Fecha de
Fecha de

Proveedor
Alexis Acosta

Solicitud
19-Agosto-

Entrega
26-Agosto-

Proveedor
Alexis

Solicitud
24-

Entrega
25- Noviembre

Nez

2014

2014

Acosta

Noviembre

-2014

-2014
26-

27- Noviembre

Asociados

02-

09-

Nez
Asociados

Barrera SA

Septiembre-

Septiembr

Barrera SA

Noviembre

2014

de CV
Telfonos De

2014
16-

e -2014
23-

de CV
Telfonos

-2014
01-

02- Diciembre

Mxico

Septiembre

Septiembr

De Mxico

Diciembre-

-2014

HP Mxico

-2013
07-Octubre-

e -2013
14-

HP Mxico

2014
03-

04- Diciembre

SA de CV

2013

Octubre-

SA de CV

Diciembre

-2014

2013

Cronograma

10

-2014

Las actividades que realice las clasifique mensualmente, ya que el proceso de

implementacin de la propuesta se realiz despus de conocer a detalle las
funciones y actividades que se realizaban en el departamento.

Agosto

Septiembre

Octubre
Noviembre

Diciembre

Enero
Febrero

En este mes me enfoque en conocer las funciones del

departamento llevando a cabo los procesos que ya se
tenan establecidos.
Durante el mes de septiembre observe los procedimientos
que se desarrollan, as como tambin el orden de los
documentos y archivos que se guardan.
A inicios de este mes ya tena clara las actividades que se
desarrollaban.
Durante este mes la propuesta que realice se analiz ya
que anterior mente se haba comentado por compaeros
que lo haban notado, lo cual impulso para que mi
propuesta fuera llevada a cabo.
Comenc con la actualizacin del manual de
procedimientos. Documentando cada procedimiento que
se haca de manera emprica.
Presentacin e implementacin del nuevo manual de
procedimientos.
Evaluacin

K3
Impacto de la mejora
11

La creacin y principalmente la implementacin de la mejora que suger

llamada Actualizacin del Manual de Procedimientos permite la agilizacin de
los trmites reduciendo el tiempo en la elaboracin de cada uno;

y la

comodidad de desarrollar las actividades designadas de todos los trabajadores

de esta dependencia
Lo que antes se llevaba una semana se redujo a 2 das hbiles, las mejoras
observadas pueden constatarse en la Direccin General de Planeacin, Acceso
a la Informacin, Innovacin e Informtica.

Conclusiones

El servicio social me enseo el desarrollo de la documentacin de proyectos

productivos, as como el panorama y los factores que afectan la
12

implementacin de estos. El trabajo en equipo y la proactividad que se requiere

para una coordinacin de trabajo efectiva.
Mi panorama sobre financiamiento se ampli, ya que comprend que existen
muchos programas de apoyo a emprendedores que estn al alcance de
cualquier persona interesada, esto me ayudara mucho, ya que estoy
determinado a emprender proyectos productivos y ahora el camino es ms
claro.
El haber realizado mis prcticas en esta dependencia bajo el cargo de la Lic.
Rita Elena Balderas Huesca, me dejo la experiencia suficiente para emprender
de una forma ms preparada. El conocimiento aqu adquirido es invaluable
para m, pues el desarrollo de mis competencias y habilidades como
emprendedor es mi mayor activo ya que posteriormente estas me aseguraran
el xito en mis proyectos, convirtindome en un agente de cambio para la
sociedad.

13

Matriz de Ki Who TsuKau

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