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Cuentas por Pagar y
Cuentas por Cobrar
Santo Domingo
2013
Contenidos
UNIDAD II ............................................................................................................2
1. Introduccin .......................................................................................................4
2. El Departamento de Crdito.................................................................................4
3. Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar: .....................................................5
a. Cuentas por Cobrar ..........................................................................................5
b.
1. Introduccin
Cuando un negocio vende a crdito mercancas o servicios, lo hace creyendo que el cliente
pagar de acuerdo con los trminos de la venta. Esta confianza en el cobro de las cuentas es la
base para mostrar cuentas y documentos por cobrar como activos en el balance general y para
incluir ventas a crdito como ingresos en el estado de resultados. No obstante, junto con nuestra
confianza general en las cuentas por cobrar est el reconocimiento de que unos pocos clientes no
pagaran segn lo acordado. Cuando se efectan ventas a crdito inevitablemente se producen
algunas prdidas de estos crditos.
2. El Departamento de Crdito
Ninguna entidad comercial desea vender a crdito a un cliente que demuestre que es incapaz de
pagar su cuenta o no quiera hacerlo.
comerciales tiene un departamento de crdito que investiga el valor crediticio de cada cliente
potencial. Si el cliente en perspectiva es una empresa comercial, se obtendrn y analizaran sus
estados financieros para determinar su capacidad financiera y la tendencia de los resultados de su
operacin. El departamento de crdito naturalmente prefiere basarse en los estados financieros
que hayan sido auditados por contadores pblicos.
Ya sea que el cliente en perspectiva sea una entidad o un individuo, la investigacin realizada
por el departamento de crdito probablemente incluir la obtencin de un informe de crdito de
una agencia local de crditos o de una institucin de evaluacin de crditos a nivel nacional.
Una agencia de crdito recopila la informacin crediticia de individuos y entidades comerciales y
la distribuye a sus clientes.
Brito. J. (1.994), refiere que las cuentas por cobrar Son derechos legtimamente adquiridos por
la empresa que llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibir a cambio efectivo
o cualquier otra clase de bienes o servicios. (pg. 333).
Clasificacin de las cuentas por cobrar.
Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:
Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crdito son comnmente conocidas como
"cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas en el
balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento
sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayora de los casos,
es de doce meses.
Este tipo de cuentas por cobrar debern aparecer clasificadas en el Balance General en el grupo
de Activo Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro del ciclo normal de
operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.
De acuerdo con la naturaleza de la transaccin que las origina, las cuentas por cobrar no
provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos:
1) Cuentas por cobrar a trabajadores: El origen de estas cuentas por cobrar podra ser el
de prstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su
propio consumo.
2) Intereses por cobrar: Se refiere a derechos por cobrar surgidos como consecuencia de
haber prestado dinero a terceros.
3) Reclamaciones por cobrar a compaas de seguro: Ser registrados en esta cuenta
aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se hagan a
las compaas de seguros.
4) Reclamaciones por cobrar a proveedores: Con alguna frecuencia se presenta el caso en
que la empresa compra una mercanca de contado y, posteriormente, tal mercanca es
devuelta al proveedor por cualquier razn. SI se ha convenido en que el proveedor
Una persona que firma un documento y por tanto se promete pagar se denomina aceptante o
girado. La persona a quien se le va a hacer el pago se denomina beneficiario.
Contabilizacin de las Cuentas por cobrar y Manejo de Libros de Control de
Cuentas
Todas las cuentas por cobrar generalmente se trasladan a una sola cuenta en el mayor general.
Los asientos en la cuenta Cuentas por Cobrar pueden identificarse convenientemente escribiendo
el nombre del aceptante de la cuenta en la columna Detalle sobre cada lnea usada para registrar
el recibo o cobro de una cuenta por cobrar.
Una vez otorgado un crdito al cliente, se proceder a realizar la anotacin en el libro control de
cuentas por cobrar.
Suponga que la Empresa GP el da 1ero de abril realiz las siguientes transacciones comerciales:
1) vendi a crdito $1, 500,000 a distribuidora JK en juegos de Sala Milenia.
2) Venta a plaza lama en juegos de sala norma y comedores Madeline por valor de
$800,000.00 con un 30% al momento de la compra y el resto para saldar en 45 das.
El asiento para registrar la adquisicin de la cuenta por cobrar es el siguiente:
Empresa GP
DIARIO GENERAL
CUENTAS Y DETALLE
REF
FECHA
Abril/ 2012
DEBITO
CREDITO
12 $
61
1,500,000.00
11 $
12 $
61
240,000.00
560,000.00
1,500,000.00
800,000.00
Abril, 1
Abril, 1
Cliente
Transaccin
Distribuidora
Venta de Juego de
JK
Sala Milenia
Plaza Lama
Venta de 4 Juegos de
Sala
Norma
Factura
Deuda
Pagado
Fecha de
Saldo
No.
pago
55698
1,500,000
1,500,000
55699
540,000
560,000
Comedores Madeline.
Empresa GP
DIARIO GENERAL
CUENTAS Y DETALLE
REF
FECHA
Abril/ 2012
6 Efectivo
Cuentas por Cobrar
Registro del abono a la factura
5698 de Distribuido JK
DEBITO
11 $
12
CREDITO
300,000.00
$
300,000.00
Abril, 1
Cliente
Distribuidora JK
Transaccin
Fact.
Deuda
Pagado
Fecha de
Saldo
No.
pago
55698
1,500,000
1,500,000
55699
540,000
560,000
55698
1,500,000
300,000
Abril, 6
1,200,000
Milenia
Abril, 1
Plaza Lama
Venta de 4 Juegos de
Sala
Norma
Comedores Madeline.
Abril, 6
Distribuidora JK
Abono a cuenta
FECHA
Marzo/ 2012
Empresa GP
DIARIO GENERAL
CUENTAS Y DETALLE
REF
31 Efectivo
Descuentos y Devoluciones en Ventas
Cuentas por Cobrar
Registro de saldo total a la factura
#
5698 de Distribuido JK mas un
descuento por pronto pago.
11 $
66 $
12
DEBITO
CREDITO
1,194,000.00
6,000.00
$
1,200,000.00
Abril, 1
Abril, 1
Cliente
Transaccin
Fact. No.
Distribuidora
Venta de Juego
JK
de Sala Milenia
Plaza Lama
Venta
Deuda
Pagado
Fecha de
Saldo
pago
55698
1,500,000
1,500,000
55699
540,000
560,000
Abono a cuenta
55698
1,500,000
300,000
Abril, 6
1,200,000
Saldo a cuenta
55698
1,200,000
1,200,000
Marzo, 31
de
Juegos de Sala
Norma
Comedores
Madeline.
Distribuidora
Abril, 6
JK
Marzo, 31
Distribuidora
JK
Otras
transacciones de las cuales pueden surgir documentos por pagar incluyen la compra de bienes
Ejercicios de ejemplo:
La empresa Suministros para Oficinas realiza las siguientes transacciones en julio 6:
-
compr mercancas a crdito a Papelcol por $14,800 trminos, 2/10, n/30 (2% de
descuento si paga antes de los 10 das, ningn descuento pasada la fecha). Factura #2025
Compr sillas y mesas de oficinas a crdito a la empresa Madera del Este por un monto
de $45,000.00, para saldar en 30 das. Factura #4567.
FECHA
Julio/2012
6 Compras
Cuentas por Pagar
Regitro de la Compra a crdtio a la
empresa Papelcol Factura #2025
Compras
Cuentas por Pagar
Registro de la compra a Madera del Este
para saldar en 30 das. Factura #4567
DEBITO
14 $
41
14,800.00
14 $
41
45,000.00
CREDITO
14,800.00
45,000.00
Proveedor
Julio, 6
Papelcol
Transaccin
Compra
Fact. No.
Deuda
Pagado
Fecha
Saldo
de pago
de
2025
14,800
14,800
Compra de sillas y
4567
45,000
45,000
suministros
Julio, 6
Madera
del
Este
mesas de oficina
FECHA
Julio/2012
41 $
11
15
DEBITO
CREDITO
14,800.00
$
$
14,504.00
296.00
Julio, 6
Proveedor
Papelcol
Transaccin
Compra
Fact. No.
Deuda
Pagado
Fecha
Saldo
de pago
de
2025
14,800
14,800
Compra de sillas
4567
45,000
45,000
2025
14,800
14,800
Julio, 12
suministros
Julio, 6
Madera
Este
del
mesas
de
oficina
Julio, 12
Papelcol
Compra
de
suministros
2%=
14,504.
Las notas debito y crdito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para
realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que
generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.
xxxx
Por ejemplo, si el Almacn El Golfista recibe una factura de compra por $10,000 de
Implementos Deportivos para pagar en 30 das, el asiento sera:
Noviembre 3
Compras
Cuentas por pagar
$ 10,000.00
$ 10,000.00
Noviembre 8
Observe que la expedicin de una nota crdito tiene el mismo efecto sobre la cuenta del cliente
que el recibo del pago del cliente, es decir, la cuenta por cobrar se acredita (se reduce). Por
tanto, es importante que un empleado con autorizacin para preparar notas crdito no se le
permita manejar recibos de efectivo de clientes. Si estas dos funciones se le asignan al mismo
empleado, la persona podra tomar parte del efectivo recibido de los clientes y encubrir este robo
expidiendo una nota crdito.
xxxx
xxxx