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TERCERA PARTE.- AUDITORIA DE GESTION.

- METODOLOGIA
Eliminado: GRAFICO NO. 1.-

PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION

Eliminado:
Con formato

INICIO

Eliminado: O

FASE I Conocimiento Preliminar


-

Visita de observacin entidad


Revisin archivos papeles de trabajo
Determinar indicadores
Detectar el FODA
Evaluacin estructura control interno
Definicin de objetivo y estrategia de
auditora.FASE II Planificacin
Anlisis informacin y documentacin
Evaluacin de control interno por
componentes
Elaboracin Plan y Programas

Aplicacin de programas
Preparacin de papeles de trabajo
Hojas resumen hallazgos por componente
Definicin estructura del informe.

Con formato: Numeracin y


vietas

Memorando de
Planificacin
Programas de
Trabajo
Eliminado: Elabora

FASE III Ejecucin

Archiv
o

FASE IV Comunicacin de Resultados


-

Con formato: Numeracin y


vietas

Papeles de
Trabajo

Redaccin Borrador de Informe


Conferencia final para lectura de informe
Obtencin criterios entidad
Emisin informe final, sntesis y memorando
de antecedentes.

Borrador del
Informe
Borrador

Eliminado: Comunicacin
resultados parciales

Archivo
Perm.

Conferencia
Final

Eliminado: ,

Eliminado: Eliminado: Elaboracin

Informe
Eliminado: Seguimiento

FASE V Seguimiento
-

De hallazgos y recomendaciones al trmino


de la auditora.
Recomprobacin despus de uno o dos aos.
Determinacin de responsabilidades.

Informe Final

Con formato: Numeracin y


vietas
Con formato: Numeracin y
vietas

Eliminado: Seguimiento de
medidas correctivas adoptadas en
entidad y Contralora
Eliminado: Emisin del

FIN

FASE I:

CONOCIMIENTO PRELIMINAR.-

Objetivos
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor nfasis a
su actividad principal; esto permitir una adecuada planificacin, ejecucin y consecucin de
resultados de auditora a un costo y tiempo razonables.
Actividades
Las tareas tpicas son:
1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y
visualizar el funcionamiento en conjunto.
2. Revisin de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditoras
anteriores; y/o recopilacin de informaciones y documentacin bsica para actualizarlos.
Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensin cabal de la Entidad sobre:
a)La misin, los objetivos, planes direccionales y estratgicos.
b)La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de produccin interesa: Que
y como produce; proceso modalidad y puntos de comercializacin; sus principales
plantas de fabricacin; la tecnologa utilizada; capacidad de produccin: proveedores y
clientes; el contexto econmico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los
sistemas de control de costos y contabilidad; etc.
c)La situacin financiera, la produccin, la estructura organizativa y funciones, los
recursos humanos, la clientela, etc.
d)De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no congruentes
con objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visin y la ubicacin de la
problemtica existente.

3. Determinar los criterios, parmetros e indicadores de gestin, que constituyen puntos de


referencia que permitirn posteriormente compararlos con resultados reales de sus
operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las
expectativas.

4. Detectar la fuerzas y debilidades; as como, las oportunidades y amenazas en el ambiente


de la Organizacin, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener
ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.
5. Evaluacin de la Estructura de Control Interno que permite acumular informacin sobre
el funcionamiento de los controles existente y para identificar a los componentes (reas,
actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluacin de control interno y que
en las siguientes fases del examen se sometern a las pruebas y procedimientos de
auditora.

Dependiendo de la naturaleza de la entidad, magnitud, complejidad y diversidad de sus


operaciones, podr identificarse a mas de los componentes a sus correspondientes
subcomponentes, a manera de ejemplo se ilustra con la auditora de gestin practicada en
la Direccin General de Salud de la Polica Nacional, donde se estableci los siguientes
componentes y subcomponentes:

COMPONENTES

SUBCOMPONENTES

Direccin Nacional de Salud

Recursos Humanos, Informtica y


Finanzas
Gineco-Obstetricia, Ciruga General,
traumatologa, medicina interna e
informtica.

Hospital Quito No. 1 y


Hospital Guayaquil No.2

Subcentros de Salud: Regimiento Quito No.


1, Asociaciones de Generales y Policas
Evaluacin General
Retirados, Grupo de Intervencin y rescate,
Escuela Superior, Unidad de Investigaciones
Especiales y Escuela de Formacin de
Infraestructura fsica.
Tropa, y los ubicados en Caar, Azuay y
Alaus.
6. Definicin del objetivo y estrategia general de la auditora a realizarse.
Productos

Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo

Documentacin e informacin til para la planificacin

Objetivos y estrategia general de la auditora

Flujo de Actividades

FASE I CONOCIMIENTO
PRELIMINAR

PASO Y DESCRIPCION

Eliminado: 1

1. Director de Auditora designa Supervisor y Jefe de


Equipo y dispone visita previa.

2. Supervisor y Jefe de Equipo visitan entidad para


observar actividades, operaciones y funcionamiento.
3. Supervisor y Jefe de Equipo revisan y actualizan
archivo permanente y corrientes de papeles de trabajo.
Papeles de
trabajo

Archivo

4. Supervisor y Jefe de Equipo obtienen informacin y


documentacin de la entidad
5. Supervisor y Jefe de Equipo detectan riesgos y
debilidades, y oportunidades y amenazas.

6. Supervisor y Jefe de Equipo determinan los


componentes a examinarse.
7. Supervisor y Jefe de Equipo determinar criterios,
parmetros e indicadores de gestin.
8. Supervisor y Jefe de Equipo definen objetivos y
estrategia general de la auditora.
2

9. Director de auditora emite la orden de trabajo.

Formatos

Eliminado: Archivo permanente

EVALUACION PRELIMINAR
ES TRUCTURA DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO

No.

PREGUNTAS

RESPUESTAS
SI

NO

COMENTARIOS

NA

GESTION INSTITUCIONAL

Los fines y las actividades principales


de la entidad corresponden a:
Prestacin de servicios?
Entrega de obras?
Entrega de bienes?
Adems en hojas adicionales describa
los fines y actividades.

En la entidad se ha implantado y se
encuentra en aplicacin la Planificacin
Estratgica?
En caso afirmativo indique:
Fecha de aprobacin del documento:
Perodo de vigencia:
A quienes se divulg:

En la institucin se encuentra definido:

Las Metas?
La Misin?
La Visin?
Objetivos

En caso afirmativo,
adicionales describa.
4

hojas

La entidad cuenta para medir


resultados y evaluar su gestin en
trminos de eficiencia, eficacia y
economa de parmetros e indicadores
de gestin?
En
caso
afirmativo,
documentacin al respecto.

No.

en

obtenga

PREGUNTAS

RESPUESTAS
5

COMENTARIOS

SI

NO

NA

GESTION INSTITUCIONAL

Para medir la calidad, cantidad, grado y


oportunidad la obra, el producto o
servicio prestado satisface la necesidad
del usuario o cliente, se realiza:
Comparacin de un producto
servicio con especificaciones o
estndares establecidos por los
usuarios?
Comparacin de un producto o
servicio con especificaciones o
estndares reconocidos?
Encuestas o cuestionarios.
En
caso
afirmativo,
obtenga
documentacin al respecto.

Para evaluar la gestin institucional se


prepara los siguientes documentos:
Planes operativos?
Informe
de
actividades
en
cumplimiento de metas?
Planes direccionales y estratgicos.

La entidad cuenta con un departamento


de comunicacin social o relaciones
pblicas, u otra entidad que se encarga
de medir el impacto o repercusin a
mediano o largo plazo en el entorno
social o ambiental de los productos,
obras o servicios prestados?
En caso afirmativo indique si se cuenta
con:
Notas de prensa sobre el impacto en
la comunidad?
Datos estadsticos o histricos sobre
el deterioro ambiental, social o
econmico.
Encuestas o cuestionarios para medir la
satisfaccin de las necesidades.

No.

PREGUNTAS

RESPUESTAS
SI

GESTION INSTITUCIONAL

NO

NA

COMENTARIOS

En la institucin se encuentran
detectadas las fuerzas y debilidades; as
como las oportunidades y amenazas en
el ambiente de la organizacin y,
determinadas las acciones para obtener
ventaja de las primeras y reducir los
posibles impactos negativos de las
segundas?
En caso afirmativo, descrbala
obtenga documentacin relativa.

DIRECCION GENERAL DE SALUD DE LA POLICIA


DIAGNOSTICO F.O.D.A.
COMPONENTE: RECURSOS HUMANOS
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES

FORTALEZAS

Decisin poltica del alto Mando


Policial de estimular cambios
institucionales necesarios para
alcanzar el apropiado funcionamiento de todos los servicios de
salud de la institucin.
Preparacin acadmica a nivel
Superior.
Infraestructura,
capacidad
instalada, tecnologa de punta.
Profesionales de salud espe

cializados.

Personal
mdico
con
especializaciones en el exterior.
Capacitacin permanente a nivel
de profesionales de salud.
Potenciales pacientes que aportan
con descuentos permanentes de sus
remuneraciones que sustenta la
continuidad en la prestacin de
servicios, a ms del aporte del
Estado.

FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES

El poder de decisin en una estructura de lnea de mando Reconocimiento a nivel de Organizaciones


incide en las labores normales a nivel del personal de Internacionales de Salud.
salud.
Incursionar en un programa de venta de
Las funciones establecidas en el Reglamento Orgnico servicios de salud a nivel nacional
Funcional no son compatibles con la realidad, no se aprovechando la capacidad instalada no
cumplen.
utilizada, perm itiendo de esta manera
Ausencia de planificacin en el rea de Recursos financiar el propio sistema de salud de la
Polica, mediante la incorporacin de una
Humanos.
nueva fuente de recursos.
No existe polticas definidas para la seleccin de personal
y calificacin de ingresos. (altas), con grado policial de Mejorar y actualizar la capacitacin con
cursos dictados por personal tanto del sector
tropa u oficial de sanidad y de profesionales civiles,
pblico como del privado
situacin que provoca conflictos en relaciones de trabajo.
Falta de preparacin en el manejo del tema de salud del Facultad de normar, reglamentar y
actualizar polticas dentro del mbito de
personal directivo, permiten que se emitan disposiciones
Salud a travs de la Comandancia General..
que contradicen los procesos tcnicos del personal
especializado en el tema.
Contar con la predisposicin del
Comandante General de Polica para dotar
No se aplican criterios tcnicos para la clasificacin y
de logstica necesaria para el cumplimiento
valoracin de puestos.
de los objetivos y metas de salud.
Inadecuados medios de registro y control de asistencia del
Agrupacin de los 25 subcentros de Quito
personal.
en 3 grandes centro de salud sectoriales,
Inexistencia de una base de datos actualizada del para su fortalecimiento.
personal, y de estadsticas, informes y reportes de la
unidad.
Frecuente rotacin de personal directivo a entidades
policiales.

DIRECCION GENERAL DE SALUD DE LA POLICIA


MATRIZ DE PONDERACION
COMPONENTE: RECURSOS HUMANOS
SUBCOMPONENTE: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PLANIFICACION
COMPONENTE
1

PONDERACION

Funciones establecidas en el Reglamento

CALIFICACION

10

10

10

10

..7

40

24

Orgnico Funcional.
2

Cumplimiento de objetivos y metas deseadas,


en el rea de Recursos Humanos.

Cumplimiento de actividades en las funciones


de: Planificacin, organizacin, ejecucin y
control.

Previsiones de personal acorde a los planes


institucionales

requerimientos

de

las

unidades administrativas..

CP = CT x 100 = 24 x 100 = 60% Riesgo y confianza: moderado (medio)


PT

40

Determinacin del Nivel de Riesgo


(Confianza)
BAJA
15% - 50%
Alto

MODERADA

ALTA

51% - 75%

76% - 95%

Moderado

Bajo

10

(Riesgo)

DIRECCION GENERAL DE SALUD DE LA POLICIA


EVALUACION DE AREAS CRITICAS (DEBILIDADES)

SUBCOMPONENTE: RECURSOS HUMANOS


SITUACION
ACTUAL

ESTRUCTURA
PLANIFICACION

ORGANIZATIVA

NORMA

EFECTO

NIVEL DE
RIESG CONFI
O
ANZA-

ACCION
CORRECTIVA

RESPON
SABLES

Y
Que no se 60%

NTCI
cumplan las moder
Las funciones establecidas en el Reglamento Orgnico 130-01
funciones
ado
del
Funcional no son compatibles con la realidad, no se Elementos
establecidas
control interno
cumplen.

No se han establecido objetivos y metas para evaluar la


gestin de Recursos Humanos.

Que no se
130-02
la
Actitud hacia el evale
eficiencia,
control interno.

eficacia y
Ausencia de evidencias del cumplimiento de las actividades
130-08
economa,
en las funciones de: planificacin, organizacin, ejecucin
Documentacin gestin
y
y control.
de respaldo y su
resultados.
archivo
Las previsiones de personal no estn acordes con los planes
institucionales y requerimientos de las unidades 132-01 Seleccin Que no se
atiendan los
administrativas.
de personal
requerimien
NOTA:
Adems se debe incluir los dems
tos
en
subcomponentes, tales como:
forma
oportuna.
RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL
CLASIFICACION Y VALORACION DE PUESTOS
EVALUACION DEL DESEMPEO
REGISTRO Y CONTROL
CAPACITACION Y PROMOCION
ROTACION DE PERSONAL

11

Moder Actualizacin
ado.
del Reglamento
Orgnico
Funcional.

Mxima
Autoridad
Director
de
Recursos
En los planes Humanos
anuales incluir y
otros
objetivos
y directivos.
metas.
Documentar el
cumplimiento
de
las
actividades
para fines de
evaluacin.
Planificacin a
base
de
requerimiento
reales

FASE II .- PLANIFICACIN
Objetivos

Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos para los cual debe
establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a
desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los objetivos especficos y el
alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parmetros e
indicadores de gestin de la entidad; la revisin debe estar fundamentada en programas
detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditora, los
responsable, y las fecha de ejecucin del examen; tambin debe preverse la determinacin
de recursos necesarios tanto en nmero como en calidad del equipo de trabajo que ser
utilizado en el desarrollo de la revisin, con especial nfasis en el presupuesto de tiempo y
costos estimados; finalmente, los resultados de la auditora esperados, conociendo de la
fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la Entidad cuantificando en lo
posible los ahorros y logros esperados.

Actividades

Las tareas tpicas en la fase de planificacin son la siguientes:

1. Revisin y anlisis de la informacin y documentacin obtenida en la fase anterior,


para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad
principal y tener los elementos necesarios para la evaluacin de control interno y para
la planificacin de la auditora de gestin.

2. Evaluacin de Control Interno relacionada con el rea o componente objeto del estudio
que permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles
existentes, til para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzas adicionales
en la fase de Ejecucin; a base de los resultados de esta evaluacin los auditores
determinaran la naturaleza y alcance del examen, confirmar la estimacin de los
requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas especficos
de la siguiente fase y fijar los plazos para concluir la auditora y presentar el informe, y
12

despus de la evaluacin tendr informacin suficiente sobre el ambiente de control,


los sistemas de registro e informacin y los procedimientos de control. La evaluacin
implica la calificacin de los riesgos de auditora que son: a)Inherente (posibilidad de
errores e irregularidades); b)De Control (procedimientos de control y auditora que no
prevenga o detecte); y c)De Deteccin (procedimientos de auditora no suficientes
para descubrirlos).

Los resultados obtenidos servirn para: a) Planificar la auditora de gestin;

b)

Preparar un informe sobre el control interno.

3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el auditor ms experimentado del equipo o grupo de


trabajo preparar un Memorando de Planificacin que contendr:

4. Elaboracin de programas detallados y flexibles, confeccionados especficamente de


acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las 3 E
(Economa, Eficiencia y Eficacia), por cada proyecto a actividad a examinarse.

Productos:

Memorando de Planificacin

Programas de Auditora para cada componente (proyecto, programa o actividad)

13

Flujo de Actividades

FASE II PLANIFICACION

PASO Y DESCRIPCION

1. Equipo multidisciplinario revisan y analizan


la informacin y documentacin recopilada.

2. Equipo multidisciplinario evala el control


interno de cada componente

3. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el


memorando de planificacin

4.- Supervisor y Jefe de Equipo preparan los


programas de auditora
5. Subdirector revisa el plan de trabajo y los
programas por componentes.

6- Director revisa y aprueba el plan y los


programas de auditora.

14

Formatos
1. Memorando de Planificacin
2. Programas de Trabajo
MEMORANDO DE PLANIFICACION

Entidad:
Auditora de Gestin a:
Preparado por: (Jefe de Equipo)
Revisado por: (Supervisor)

Perodo:
Fecha:
Fecha:

1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORIA
Informe Largo de Auditora, Memorando de Antecedentes y Sntesis del Informe:
2. FECHA DE INTERVENCION
- Orden de Trabajo
- Inicio del trabajo en el campo
- Finalizacin del trabajo en el campo
- Discusin del borrador del informe con
funcionarios
- Presentacin del informe a la Direccin
- Emisin del informe final de auditora

Fecha esti mada

(Nombres)

3. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO
- Coordinador
- Supervisor
- Jefe de Equipo
- Auditor Operativo
- Auditor Operativo:
- Auditor Operativo:
- Auditor Operativo:
- Auditor Operativo:
- Tcnico Informtico
- Abogado (Jurdico)
- Abogado (Contratacin Pblica)
- Ingeniero o Arquitecto
- Siclogo Educativo
- Mdico
- Trabajadora Social
- Especialista Recursos Humanos

4. DIAS PRESUPUESTADOS
- 60 Das laborables, distribuidos en las siguientes fases:
- FASE I, Conocimiento Preliminar
- FASE II, Planificacin
- FASE III, Ejecucin
- FASE IV, Comunicacin de Resultados
5. RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES

15

5.1 Materiales
5.2 Viticos y pasajes
6. ENFOQUE DE LA AUDITORIA
6.1 Informacin General de la Entidad
- Misin
- Visin
- Objetivo
- Actividades principales
- Estructura orgnica
- Financiamiento
- Principales fuerzas y debilidades
- Principales oportunidades y amenazas
- Componentes escogidos para la fase de ejecucin
6.2 Enfoque a:
(Auditora Gerencial-Operativa y de Resultados)
(Auditora orientada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y actividades)
(Auditora orientada hacia la eficiencia y economa en el uso de recursos)
(Auditora orientada hacia el grado de satisfaccin de las necesidades de los
usuarios)
6.3 Objetivo:
6.3.1 Objetivo General
6.3.2 Objetivos Especficos por cada uno de los componentes
NOTA: Precisar el objetivo general y los objetivos especficos de acuerdo a la realidad
institucional y basndose en los propsitos y objetivos delineados en la metodologa
entregada, Pgs. 6, 7, 38, 39 y 40.
6.4 Alcance:
(Identificacin de los componentes con su correspondiente perodo a examinarse)
6.5 Indicadores de Gestin:
- Indicadores de rendimiento
- Indicadores de productividad
- Indicadores de cantidad
- Indicadores de efectividad
- Indicadores de eficiencia
- Indicadores de impacto
- Indicadores financieros
NOTA: Aqu deber sealar si existen o no en la entidad auditada los indicadores
mencionados, en caso de no existir, es necesario esboce los indicadores con sus
lineamientos generales que espera proponer el equipo multidisciplinario a la
institucin.
6.6 Resumen de los Resultados de la Evaluacin del Control Interno.
NOTA: Sobre la estructura y por cada componente a examinarse, tanto de los
auditores como obtenidos por cada uno de los especialistas.

16

6.7 Calificacin de los Factores de Riesgo de Auditora


NOTA: Por cada componente a examinarse.
6.8 Grado de Confianza Programado y Controles Claves de Efectividad y
Eficiencia
NOTA: Por cada componente a examinarse.
6.9 TRABAJO A REALIZAR POR LOS AUDITORES EN LA FASE DE
EJECUCION
NOTA: Por cada componente a examinarse.
6.10 TRABAJO DE LOS OTROS PROFESIONALES A REALIZAR EN LA
FASE DE EJECUCION
NOTA: Por cada componente a examinar y por cada uno de los especialistas.
7. COLABORACION DE LA ENTIDAD AUDITADA:
7.1 Auditores Internos
7.2 Otr os Profesionales
7.3 Otra colaboracin
8. OTROS ASPECTOS
- Se anexa programas de trabajo y cuestionarios de control interno por cada
componente (Preparados en forma conjunta por auditores y otros profesionales)
- El archivo permanente fue creado y organizado en la presente auditora de
gestin.
- El presente plan de trabajo fue elaborado a base del conocimiento de la entidad y
de la informacin obtenida en la Fase de Conocimiento Preliminar.
9. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACION
NOTA: Suscriben el Supervisor y Jefe de Equipo por parte de los Auditores y los
otros Profesionales que integran el equipo multidisciplinario, precisando fechas.
FIRMAS DE APROBACION DE LA PLANIFICACION
NOTA: Suscriben el Director y Subdirector de Auditora 1, precisando fechas.
PROCESO ADQUISICIN DE MEDICINAS POSTERIOR A PRESENTACION DE OFERTAS

INICIO

COMISION
DE
ADQUISIC
IONES

17

La comisin analizara y adjudicara las ofertas,


la que mas convenga a los intereses
institucionales

ANALISIS Y
ADJUNTICACION DE
OFERTAS

Una vez adjudicada se dejar constancia en un


acta.

ELABORACION DEL
ACTA DE
ADJUDICACION

ACTA DE
ADJUDICACION

REMISION DEL ACTA


DE ADJUDICACION A
ASESORIA JURIDICA
PARA ELABORACION
DEL CONTRATO

El secretario de la Comisin, remite a Asesora


Jurdica de la Direccin el acta de Adjudicacin para la elaboracin del contrato.

CONTRATO

CELEBR
A
CION
CONTRA

Si por motivo de orden legal, reglamentario o


por causas imputables al oferente adjudicado
y no se llegue a celebrar el contrato, la comisin volver a reanudar el proceso.

NO

SI
ENVIO ACTA DE
ADJUDICACION Y
CONTRATO FIRMADO
AL JEFE FINANCIERO
PARA EL PAGO

ACTA DE
ADJUDICACION

CONTRATO

El Secretario de la comisin envia al jefe


finan ciero de la unidad, el acta de adjudicacin firmada por todos los miembros y el contrato firmado por la mxima autoridad de la unidad
policial, para que este pague al adjudicatario

INGRESO DE
MEDICAMENTOS A
BODEGA D.N.S.

de acuerdo a condiciones del contrato.


Previo conteo fsico de medicinas se ingresa
A bodega de la Direccin Nacional de Salud
ELABORACION ACTA DE
ENTREGARECEPCION Y
COMPROGANTE DE
INGRESO

Se elabora el acta de entrega-recepcin y


Comprobante de ingreso de medicina

ACTA DE ENTREGARECEPCION
MEDIDINAS

Archivo numrico

INGRESO COMPRO.

FI N

18

Inicio o fin

Entrada

Operacin

Documento

Documento originado en el rea

Decisin

Conector

Lnea de flujo fsico

Lnea de flujo operacional

Archivo

Archivo numrico

19

CICLO DE VENTAS A CREDITO

D EPARTAMENTO DE VENTAS

CICLO DE VENTAS A CREDITO

RAP
PASO

DESCRIPCION

El Departamento de Ventas recibe un Orden de


INICIO

ORDEN DE
COMPRA

Compras del Cliente.

DEL CLIENTE

1.- Procede a revisar la orden, coloca visto bueno y la


envia a la Gerencia General

2.- Consulta con el Jefe de Produccin quienes a una


PROGRAMA DE
PRODUCCION

base a un programa de produccin, determinan si


pueden cumplir o no con el pedido y procede a
aprobarlo.

Existe mercadera para despacho?


NO

3.- Determina con Jefe de Produccin plazo de entrega


y procede a registrar plazo en orden de compra.
SI

La orden de compra es archivada cronolgicamente.

ORDEN DE
COMPRA

20

PROGRAMA DE TRABAJO
ENTIDAD:

DIRECCION NACIONAL DE SALUD DE LA POLICIA NACIONAL

TIPO DE EXAMEN:

AUDITORIA DE GESTION

COMPONENTE:

HOSPITAL QUITO No.1

SUBCOMPONENTE:

INFORMATICA

No

REF: P/T

DESCRIPCION

OBJETIVOS:
-

Establecer un Plan Integral de Sistemas


debidamente aprobado por la mxima
autoridad, sujetndose a las disposiciones de
la Direccin Nacional de Informtica de la
Contralora General del Estado
Establecer mecanismos que protejan y
salvaguarden contra prdidas y fugas los
equipos computacionales, programas y la
informacin que generaron.
Determinar si se cuenta con un sistema
informtico que facilite el monitoreo.
Determinar la eficiencia, economa y
eficacia
en el uso de los sistemas y equipos
informticos. Adems la calidad de su
servicio y el impacto.

PROCEDIMIENTOS GENERALES
Evale el Control Interno Especfico
componente y respectivos subcomponentes.

del

2
Aplique los indicadores y parmetros de gestin
previstos para el componente y subcomponente.
3
Realice los procedimientos necesarios para
obtener evidencia suficiente y competente sobre
el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y
economa. Adems en lo posible mida la calidad
del servicio y el impacto del mismo.
4
Formule en papeles de trabajo, los comentarios,
conclusiones y recomendaciones para mejorar la
efectividad, ef icacia, economa y eficiencia de
las operaciones involucradas. Adems una hoja
resumen de hallazgos importantes.
5
Comunique los resultados obtenidos con los
funcionarios responsables, para llegar a un
acuerdo acerca de las recomendaciones para
promover mejoras y otras acciones correctivas.
Controles Generales
RIESGO: La estructura organizativa y los

21

ELAB.POR

procedimiento operativos de la Unidad de


Sistemas pueden no ser adecuados
Calificacin: Riesgo Alto
PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS:
6
Determinar la estructura orgnica funcional de la
Unidad de Sistemas y si existen segregacin de
funciones.
7
Determine las actividades y procedimientos que
le permiten realizar la gestin informtica (Plan
Informtico y de Contingencias).
8
Verifique el perfil profesional del responsable
del rea de Sistemas.
9
Determine la metodologa que se usa para el
desarrollo de sistemas.
10
Verifique si hay polticas, estndares y
procedimientos que regulen los aspectos
informticos, en cuanto a desarrollo de sistemas
y administracin de recursos.
11
Realice entrevistas y aplique cuestionarios al
responsable del rea.
12
Verifique si existen seguridades fsicas de acceso
a la Unidad de Sistemas.

13

RIESGO: Los programadores pueden realizar


cambios incorrectos o no autorizados a los
programas.
Calificacin: Riesgo Alto
PROCEDIMIENTOS
Revise si existen procedimientos formales para el
cambio en los programas.

14
Establezca la factibilidad de aplicacin y el
inters de auditora para aplicar TAAC`.S

15

RIESGO:
Acceso general al Centro de
Procesamiento.
Calificacin: Riesgo Mediano
PROCEDIMIENTOS
Verifique si existe adecuadas seguridades fsicas
de acceso a la unidad de sistemas.

16
Determine si existen hechos de uso indebido de
claves de acceso a los programas y datos.
17
Verifique si existe una bitcora/log, de acceso a
los sistemas y programas.
Controles Especficos
RIESGO: Acceso no autorizado a las funciones
de procesamiento de datos.
Calificacin: Riesgo Alto

22

18

19

20

PROCEDIMIENTO
Establezca el procedimiento para la asignacin
de claves de acceso y perfiles de usuario en la
red y en las aplicaciones objetivo (por cada
aplicacin objetiva).
RIESGO: Datos ingresados incorrectamente
Calificacin: Riesgo Alto
PROCEDIMIENTO
Revise si los programas, aplicaciones y sistemas
de informacin disponen de controles para la
validacin de datos.
RIESGO:
Las transacciones con error
pendientes de ingreso al sistema.
Calificacin: Riesgo Bajo
PROCEDIMIENTO
Determine el tratamiento que se da a las
transacciones con error y si existen
procedimientos de excepcin para este proceso.
RIESGO:
Las transacciones pueden
procesadas o informadas correctamente.
Calificacin: Riesgo Alto.

21

ser

22

PROCEDIMIENTO
Verifique el procedimiento interno de las
transacciones que son aceptadas por el sistema
mediante la aplicacin de TAAC`S:
Ruptura de secuencias de un campo de
inters
Duplicacin de registros
Verificacin de saldos
Cruces de informacin

23

Aplique cualquier procedimiento necesario de


acuerdo a las circunstancias.

24

Seleccione el criterio de medicin a utilizar en la


ejecucin de cada uno de los procedimientos.

25

Formule los comentarios, conclusiones y


recomendaciones para mejorar la efectividad,
eficacia, economa y eficiencia de las
operaciones involucradas.
Comunique los resultados obtenidos con los
funcionarios responsables para llegar a un
acuerdo acerca de las recomendaciones para
promover mejoras u otras acciones correctivas.

PROGRAMA DE TRABAJO

23

ENTIDAD:

DIRECCION NACIONAL DE SALUD DE LA POLICIA NACIONAL

TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION


COMPONENTE:

HOSPITAL QUITO No.1

SUBCOMPONENTE: SERVICIOS DE SALUD HOSPITALES


No

DESCRIPCION

REF: P/T

OBJETIVO:
-

Determinar la productividad entre el


volumen de servicios prestados de salud,
frente a los insumos utilizados y analizar los
costos incurridos y el impacto social.
Realizar mediciones comparativas a
base de estndares e indicadores con
servicios que prestan hospitales privados y
pblicos en tanto sean comparables.
Medir los resultados de eficiencia, eficacia y
economa
a
base
de
indicadores
desarrollados en lo posible conjuntamente
con los servidores encargados de los
servicios que prestan los hospitales y centros
de salud. Adems evale la calidad del
servicio y su impacto.

PROCEDIMIENTOS GENERALES
Evale el Control Interno Especfico del
componente y sus respectivos subcomponentes.

Aplique los indicadores y parmetros de gestin


previstos para el componente y subcomponente.

Realice los procedimientos necesarios para


obtener evidencia suficiente y competente sobre
el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y
economa. Adems en lo posible mida la calidad
del servicio y el impacto del mismo.

Comunique a los funcionarios responsables los


resultados obtenidos, para llegar a un acuerdo
acerca de las recomendaciones para promover
mejoras y otras acciones correctivas.
Consulta Externa

RIESGO: Congestin de pacientes en consulta


externa por falta de informacin, respecto de la
atencin preventiva y especializada.
Calificacin: Riesgo Alto.
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO:
Determine las causas de autoreferencia de los
usuarios al hospital que ocasiona la congestin
en consulta externa en base a los datos
estadsticos
de
consulta
externa
y
hospitalizacin.
RIESGO: Falta de profesionales en medicina
familiar, para designar al paciente el especialista

24

ELAB.POR

FECHA

apropiado.
Calificacin. Riesgo alto
PROCEDIMIENTO
Evale la coordinacin de actividades entre las
diferentes reas del hospital.

RIESGO: Equipos sin mantenimiento no permite


dar una atencin adecuada y subutilizados.
Calificacin: Riesgo moderado
PROCEDIMIENTO
Obtenga un detalle de los equipos e instalaciones
en funcionamiento y evale el uso eficiente de
los mismos.

RIESGO: Espacio fsico inapropiado y falta de


sealizacin
Calificacin: Riesgo moderado
PROCEDIMIENTOS
Verifique las condiciones de seguridad y
proteccin con que cuentan los sectores de mayor
utilizacin como son: Urgencias, consultorios,
servicios de diagnstico, tratamiento, baos, etc.

9
Analice los procedimientos seguidos para la
adquisicin de los medicamentos.
10
Determine si la entrega de medicamentos a las
diferentes especialidades pacientes ambulatorios
y a los subcentros de salud es oportuno.
11
Analice el sistema de control de stock y
constante los medicamentos, coteje con los
saldos registrados.
12
Verifique las condiciones en las que
encuentran almacenados los medicamentos.

se

13
Evale el departamento
investigacin.

de

docencia

14
Determine las causas por las cuales las plazas
para mdicos residentes se encuentran vacantes.
15
Determine si el departamento de Investigacin
Cientfica, coordina con las diversas Unidades
Operativas y promueve el intermedio cientfico
dentro de la institucin y con otros organismos
cientficos nacionales y extranjeros.
16
Verifique las condiciones de registro,
almacenamiento, organizacin, accesibilidad,
actualizacin y elaboracin de la historia clnica.
Gineco.Obstetricia

17

RIESGO Falta de oportunidad para ubicar a los


profesionales en atenciones emergentes.
Calificacin: Riesgo moderado.
PROCEDIMIENTO
Solicite en la guardia de urgencias el listado de

25

profesionales disponible para cada da de la


semana y los medios de comunicacin, mediante
los que pueden ser convocados, constatar si a
travs de estos medios se puede ubicar al
profesional en menos de una hora.

18

19

RIESGO: La sala de partos no cuenta con


iluminacin adecuada y el laboratorio se
encuentra distante.
Calificacin: Riesgo Moderado
PROCEDIMIENTO
Verifique en la oficina de personal el registro de
capacitacin especializada de cada uno.
RIESGO: No se dispone de un banco de sangre,
que garantice una atencin mnima requerida al
neonato y la madre en casos de emergencia.
Calificacin: Riesgo Alto
PROCEDIMIENTOS
Verifique si se cuenta con un local destinado
exclusivamente a sala de partos, que disponga de
camilla, iluminacin adecuada, apoyo de
enfermera, instrumental, medicamentos y
materiales descartables en vitrinas y alacenas as
como un local contiguo con laboratorio.

20
Verifique si se cuenta con mdicos obstetras
guardia activa y pediatras en guardia pasiva y si
hay un local exclusivo para recepcin y
reanimacin del neonato, con los elementos
necesarios para atender un embarazo de alto
riesgo.
21
Verifique si se garantiza una atencin mnima
adecuada del neonato y de la madre hasta su
traslado a un centro de mayor complejidad.
22
Verifique si se cuenta con una dotacin mdica y
de enfermera asignada con exclusividad de
manera de cubrir con la misma intensidad las 24
horas.
23
Verifique si la unidad est completamente dotada
de equipamiento, instrumental e insumos
mnimos.
24
Verifique si la unidad est dotada con recursos
tecnolgicos completos (laboratorios de anlisis
clnicos, bancos de sangre y servicio de
radiologa, disponibles las 24 horas con guardia
activa).
25
Seleccione el criterio de medicin a utilizar en la
ejecucin de cada uno de los procedimientos.
26
Formule los comentarios, conclusiones y
recomendaciones para mejorar la efectividad,
eficacia, economa y eficiencia de las
operaciones involucradas.
27

26

Comunique los resultados obtenidos con los


funcionarios responsables, para llegar a un
acuerdo acerca de las recomendaciones para
promover mejoras u otras acciones correctivas.

28

29

30

31

Traumatologa
RIESGO: Espacio Fsico Reducido
Calificacin: Riesgo Moderado
PROCEDIMIENTO:
Verifique si cuenta con un servicio integral de
rehabilitacin equipado para desarrollar la mayor
parte de los tratamientos de la especialidad
ambulatoria y en internacin.
RIESGO: No existe seguimiento posterior de los
pacientes tratados.
Calificacin: Riesgo alto
PROCEDIMIENTO:
Determine si existe un mecanismo de
seguimiento mediato a los pacientes tratados.
RIESGO:
Pacientes que no completan el
tratamiento de rehabilitaci n dispuesto por el
mdico tratante.
Calificacin: Riesgo moderado
PROCEDIMIENTO:
Determine si los profesionales del servicio
mantienen intercambio con las especialidades de
apoyo
(neurologa,
rehabilitacin,
otorrinolaringologa,
kinesilogos,
fonoaudilogos, terapistas ocupacionales y
psicopedagogos.
RIESGO: Equipos daados
Calificacin: Riesgo moderado
PROCEDIMIENTOS:
Verifique el estado de los equipos que se utilizan
en esa especialidad y la frecuencia de
mantenimiento y/o reparacin de los mismos.

32
Compruebe si la ubicacin fsica destinada a
Rehabilitacin es la adecuada; as como el rea
de consulta externa de traumatologa.
33
Determine las causas por las cuales los pacientes
no completan el tratamiento de rehabilitacin,
dispuesto por el mdico tratante.
34
Verifique el estado, utilizacin y nmero de
pacientes que hacen uso de los equipos (equipos
de parafina)
35
Compruebe si el hospital dispone de una piscina
para gimnasia acutica, de no existir, determine
las causas que lo impidieron.
36
Seleccione el criterio de medicin a utilizar en la
ejecucin de cada uno de los procedimientos.
37
Formule

los

comentarios,

conclusiones

27

recomendaciones para mejorar la efectividad,


eficacia, economa y eficiencia de las
operaciones involucradas.
38
Comunique los resultados obtenidos con los
funcionarios responsables, para llegar a un
acuerdo acerca de las recomendaciones para
promover mejoras u otras acciones correctivas.

39

Cuidados intensivos
RIESGO: Las referencias intrahospitalarias de
otras unidades no se evalan en forma adecuada,
transfirindose al paciente a la UCI cuando las
posibilidades de vida son casi nulas.
Calificacin: Riesgo alto
PRODEDIMIENTOS:
Conserve con el responsable del rea quirrgica
respecto de la distribucin de los quirfanos y las
especialidades a las que estn destinadas.

40
Verifique si se cuenta con equipamiento
especfico para cada especialidad (bomba de
circulacin extra corpores para ciruga
cardiovascular, microscpicos en el de
neurociruga,
camilla
ortopdica
en
traumatologa).
41
Constante en una muestra de 20 historias clnicas
extradas del libro del rea de pacientes operados
durante los ltimos 3 meses la presencia de los
protocolos quirrgicos y anestsicos en el 100%
de los casos.
42
Determine si los quirfanos se encuentran
diferenciados y equipados por especialidades.
43
Obtenga un detalle del equipo e insumos
mdicos con que cuenta el Departamento de
Cuidados Intensivos.
44
Compruebe si las referencias intrahospitalarias
de otras especialidades son debidamente
evaluadas, para que el paciente haga uso de la
unidad de cuidados intensivos.
45
Establezca la cobertura de atencin y calidad del
servicios a los pacientes ingresados a cuidados
intensivos, as como el nmero de mdicos
especialista asignados a esa rea.
46
Seleccione el criterio de medicin a utilizar en la
ejecucin de cada uno de los procedimientos.
47
Formule los comentarios, conclusiones y
recomendaciones para mejorar la efectividad,
eficacia, economa y eficiencia de las
operaciones involucradas.
48
Comunique los resultados obtenidos con los
funcionarios responsables, para llegar a un

28

acuerdo acerca de las recomendaciones para


promover mejoras u otras acciones correctivas.

49

Estadstica
RIESGO: Espacio fsico inadecuado y falta de
organizacin y de archivo de los expedientes de
los pacientes atendidos.
Calificacin: Riesgo bajo
PROCEDIMIENTOS:
Obtenga un detalle de toda la informacin que
procesan y archivan, relacionada con la atencin
a pacientes de consulta externa y hospitalizados a
fin de conocer los reportes sobre ginecoobstetricia,
traumatologa,
rehabilitacin
quirfano, cuidados intensivos y consulta
externa.

50
A base de la informacin obtenida en el punto
anterior, seleccione el criterio de medicin a
utilizar en la ejecucin de cada uno de los
procedimientos.
51
Formule los comentarios, conclusiones y
recomendaciones para mejorar la efectividad,
eficacia, economa y eficiencia de las
operaciones involucradas.
52
Comunique los resultados obtenidos con los
funcionarios responsables, para llegar a un
acuerdo acerca de las recomendaciones para
promover mejoras u otras acciones correctivas.

29

PROGRAMA DE TRABAJO

ENTIDAD:

DIRECCION NACIONAL DE SALUD DE LA POLICIA NACIONAL

TIPO DE AUDITORIA:

AUDITORIA DE GESTION

COMPONENTE:

HOSPITAL QUITO No.1

SUBCOMPO NENTE:

RECURSOS HUMANOS

No

DES CRIPCION

REF: P/T

OBJETIVO:
Establecer el grado en que la entidad y los
servidores han cumplido adecuadamente los
deberes
y
atribuciones
a
ellos
encomendados.
Evaluar rendimiento y productividad.
Medir la eficiencia, efectividad, economa,
calidad e impacto, mediante la utilizacin de
los indicadores desarrollados.
1

PROCEDIMIENTOS GENERALES
Evale el Control Interno Especfico del
componente y sus respectivos subcomponentes.

Aplique los indicadores y parmetros de gestin


previstos para el componente y subcomponente.

Realice los procedimientos necesarios para


obtener evidencia suficiente y competente sobre
el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y
economa. Adems en lo posible mida la calidad
del servicio y el impacto del mismo.
Estructura organizativa y Planificacin
RIESGO: Que no se cumplan las funciones
establecidas en el Reglamento Orgnico
Funcional; y que exista ausencia de
planificacin.
Calificacin del riesgo.- Inherente: medio y
Riesgo de Control: medio.

PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS:
Verifique si las funciones establecidas en el
Reglamento Orgnico Funcional se cumplen en
la prctica y se encuentran determinadas de
acuerdo a las necesidades de la Direccin.

5
Establezca si las operaciones seleccionadas estn
logrando los objetivos y metas deseadas.
6
Determine la forma como se realizan las
previsiones de personal y si stas se ligan a los
planes institucionales o responden a los objetivos
y requerimientos de las unidades administrativas.
Reclutamiento y seleccin de personal.
RIESGO:
Ausencia de procesos de
reclutamiento y seleccin.
Calificacin del riesgo.- Inherente: Alto; de
Control: Alto

30

ELAB.POR

FECHA

PROCEDIMIENTOS
Establezca la necesidad del puesto y si se ha
determinado
las
previsiones
econmicas
necesarias.

Solicite varios expedientes de personal para


evidenciar la aplicacin de procedimientos de
seleccin.

Verifique el cumplimiento de requisitos del


servidor en funcin del perfil del puesto segn el
Manual de Clasificacin u ocupacional, tanto de
personal a nombramiento como a contrato.

10

Determine la idoneidad del personal reclutado.

11

Verifique la existencia de algn programa o


mecanismo utilizado para la induccin del
personal.

12

Clasificacin y valoracin de puestos.


RIESGO: Que no se realice tcnicamente
Calificacin del riesgo.- Inherente: medio; De
Control: medio
PROCEDIMIENTOS
Solicite el Reglamento de Clasificacin y
Valoracin de Puestos; o Manual de Funciones.

13

Solicite el distributivo de sueldos y determine la


aplicacin la clasificacin y escala remunerativa
segn el nivel.

14

Verifique si la escala de remuneraciones del


personal guarda relacin con e nivel jerrquico,
funciones y responsabilidad del puesto.

15

Evale que las incorporaciones, ascensos o


promociones del personal se hayan realizado de
acuerdo a la normativa que para el efecto
mantenga la institucin.

16

17

Evaluacin de desempeo
RIESGO.- Que no se evale adecuadamente el
desempeo.
Calificacin del riesgo.- Inherente: medio; De
Control: medio
PROCEDIMIENTOS
Verifique la existencia de un sistema de
evaluacin del desempeo y los inst rumentos y
parmetros de calificacin que se aplican.
Verifique los expedientes de personal para
evidenciar la aplicacin de procedimientos de
evaluacin y su relacin con el desarrollo de la
carrera administrativa.
SUBCOMPONENTE: Registro y Control
RIESGO: Que los medios de control y asistencia

31

18

no sean adecuados
Calificacin del riesgo.- Inherente: bajo; De
Control: medio.
PROCEDIMIENTOS
Verifique la existencia de medios de control de
asistencia de personal.

19

Establezca la existencia o la actualizacin de la


base de datos de personal.

20

Verifique la existencia de expedientes


actualizados por servidor en los que conste
informacin relacionada con el historial del
puesto, vacaciones, licencias, permisos, faltas,
atrasos, multas, etc.

21

Verifique la existenc ia de estadsticas, informes y


reportes que genera la unidad.

22

Realice
el
seguimiento
de
trmites
administrativos o de procesos de inicio a fin.

23
24

25

Capacitacin y promocin.
RIESGO: Que la capacitacin no sea suficiente
y adecuada.
Calificacin del riesgo.- Inherente: medio; De
Control: medio.
PROCEDIMIENTOS
Solicite el plan anual de capacitacin y evale su
cumplimiento.
Verifique la existencia de una base sobre los
estudios y capacitacin del personal, y el grado
de aplicacin para desarrollar la carrera
administrativa.
Rotacin de Personal
RIESGO: Movilizacin frecuente de personal
directivo (entidades policiales)
Calificacin del Riesgo.- Inherente: alto; De
Control: alto
PROCEDIMIENTOS
Verifique la normatividad legal para efectos de
pases administrativos.

26

Revise expedientes de personal para evidenciar


la movilidad del personal y su frecuencia.

27

Formule en papeles de trabajo, los comentarios,


conclusiones y recomendaciones para mejorar la
efectividad, eficacia, economa y eficiencia de
las operaciones involucradas. Adems una hoja
resumen de hallazgos importantes.

28

Comunique los resultados obtenidos con los


funcionarios responsables, para llegar a un
acuerdo acerca de las recomendaciones para
promover mejoras y otras acciones correctivas.

FASE III: EJECUCION.-

32

Objetivos
En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditora, pues en esta instancia se
desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad
apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditora y
procedimientos definidos en cada programa, para sustentan las conclusiones y
recomendaciones de los informes.
Actividades
Las tareas tpicas de esta fase son:

a) Aplicacin de los programas detallados y especficos para cada componente


significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicacin de las tcnicas
de auditora tradicionales, tales como: inspeccin fsica, observacin, clculo,
indagacin, anlisis, etc.; adicionalmente mediante la utilizacin de:
Estadsticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones
extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.
Parmetros e indicadores de economa, eficiencia y eficacia, tanto reales como
estndar,

que

pueden

obtenerse

de

colegios

profesionales,

publicaciones

especializados, entidades similares, organismos internacionales y otros.

b) Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin relativa a la


planificacin y aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente,
competente y relevante.
c) Elaboracin de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente
examinado, expresados en los comentarios.

d) Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a los papeles
de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

33

En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no
auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeacin; adems, es necesario,
que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para
asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se
requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor ms
experimentado.
Productos
Papeles de trabajo
Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

34

EVALUACION ESPECIFICA DE CONTROL


INTERNO

ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:

Hoja No.

DIRECCION GENERAL DE SALUD DE LA POLICIA


AUDITORIA DE GESTION
HOSPITAL QUITO No. 1
RECURSOS HUMANOS
No. PREGUNTAS
RESPUESTAS
COMENTARIOS
SI
NO NA
ORGANIZACIN DE LA UNIDAD
Se pretende hacer un anlisis de metas y objetivos, estructura organizativa, polticas, programas y
procedimientos establecidos en materia de administracin de recursos humanos.
La institucin cuenta con una Direccin o
Departamento de Personal o Recursos Humanos?.
El Reglamento Orgnico- Funcional vigente, define
claramente la estructura organizativa de la unidad?

1
2

Describa en hojas adicionales:


-

Cul es la estructura organizativa de


la Unidad de Recursos Humanos.
Cul es la misin, objetivos y
estrategias de la unidad.
Est acorde con el Reglamento Orgnico-Funcional?.
Responde a la realidad?
Solicite un Organigrama estructural y de posicin.
Describa en hojas adicionales:
-

Las funciones actuales de la unidad


de recursos humanos.
Las funciones que realizan los
funcionarios de la misma.

La Unidad de Recursos Humanos administra en


funcin de planes y programas?
Ha establecido objetivos de corto o
largo plazo?
Los objetivos planteados son de
conocimiento del personal?
Se transmiten a los empleados?
Se controla con regularidad el
desarrollo de recursos humanos y se confronta con
las metas y objetivos determinados?
En caso afirmativo, obtenga informacin o que
describa en hojas adicionales.

35

El plan de recursos humanos:


Quin coordina?
Quin (s) participa (n)
Quin lo aprueba?
Qu fuentes de informacin se
utilizan para su elaboracin.
Se identifican personas responsables
por cada actividad?
Los Analistas de Personal preparan
planes y programas de trabajo especficos?

Se ha definido polticas para la administracin de


personal respecto a:
Contratacin de personal
Seleccin y Reclutamiento
Formacin y Capacitacin
Evaluacin del Desempeo
Promociones (carrera administrativa)
Remuneraciones y otros beneficios
Asignacin de funciones segn
formacin y experiencia.
Rotacin de personal (traslados y/o
movilizacin)

Se ha determinado parmetros e indicadores que le


permitan evaluar su gestin y el impacto del servicio
que presta?
En caso afirmativo indique:
Se cuenta con datos estadsticos o
histricos.
Encuestas o cuestionar ios para medir
la satisfaccin de las necesidades.
-

Obtenga documentacin al respecto.


Se hacen previsiones de personal?

Si la respuesta es afirmativa:
-

Se relacionan con los objetivos y


necesidades institucionales?
Se ligan a los planes anuales?
Explique
Cmo se interrelacionan las actividades de la unidad
con el proceso de formulacin presupuestaria?

Se han definido sistemas de control y evaluacin?

Se hace o existe control de gestin en la unidad?

10

Hay un plan de accin para corregir desviaciones en


los objetivos, polticas y procedimientos?

11

Se hace el seguimiento de esos planes?

36

EJECUCION
Son preguntas orientadas a conocer lo relativo al desarrollo de las actividades de la Unidad y adicionalmente,
conocer acerca del control gerencial del rea.
12 Cmo se manejan los diferentes subsistemas de
Administracin de Personal:

13

Tienen la Unidad de Recursos Humanos, manuales de


procedimientos para guiar la gestin que realiza en los
diferentes subsistemas de personal?
-

Cules?
Se encuentran aprobados? Fechas
Tiene aplicacin en la prctica

14

Se examina con regularidad los manuales,


reglamentos, procedimientos, polticas y dems
normas en materia de administracin de personal?

15

Se dispone de un manual ocupacional que defina las


funciones de cada uno de los servidores y los niveles
de autoridad y responsabilidad?

16

Fecha de aprobacin
Ha sido actualizado? Fecha:
Es de conocimiento del personal?
Tiene aplicacin en la prctica?
Se aplica un proceso para la seleccin de personal:
Describa en hoja adicional

17

Existe un proceso para la induccin del personal?


Descrba en hoja adicional

18

El personal est cumplimiento funciones segn el


puesto para el cual fue nombrado?
Si no lo hace, explique porqu
Ha determinado algunos casos?
Describa en hoja adicional

19

Qu sistemas de Clasificacin de Puesto se aplica?


Descrbalo

20

Qu Rgimen de Remuneraciones se aplica?


Institucional?
Sujeto a leyes de Escalafn
Profesional?

37

21

Existe rotacin de personal?


-

Cul es el ndice de rotacin?


Alto-Medio-Bajo
Cules las causas?
Cules las reas de mayor rotacin?

Existen estadsticas al respecto?

22

Que actividades
vigentes?
-

23

de

motivacin

se

encuentran

Descrbalos

Cul es el grado de formacin del personal de la


entidad por niveles?
Seale en hoja adicional

24

La institucin le ofrece algn sistema de incentivos?


En caso afirmativo describa cules son?

25

Son bajas las tasas de ausentismo en la entidad?


En caso
probatoria.

26

adjuntar

documentacin

Cuenta la institucin con un sistema de Evaluacin de


Desempeo?
-

27

afirmativo

Qu parmetros utiliza?
Con qu frecuencia se aplica?
Qu fin da a sus resultados?

Existe un plan de carrera administrativa?


En caso
probatoria.

afirmativo

adjuntar

documentacin

28

Cuenta la institucin con un Cdigo de Etica?

29

Son adecuadas las condiciones fsicas en las que se


desenvuelve el empleado?

30

Se han establecido procedimientos para presentar


quejas y/o reclamos.

31

Existen polticas disciplinarias en la entidad?

SISTEMATIZACION
Polticas, prcticas y mtodos de registro para ejecutar las actividades de administracin de recursos
humanos. As mismo, analizar el grado de sistematizacin para obtener el nivel de satisfaccin que el
sistema de informacin brinda.

38

32

Cules son los informes principales que general la


unidad respecto al manejo de recursos humanos?
-

33

Con qu frecuencia se emiten?


A quienes se dirigen?

Se utiliza esa informacin para monitorear la gestin


de recursos humanos respecto a:
-

Seleccin de personal, ingresos,


bajas,
traslados,
promociones,
licencias,
ausentismo.

34

Se provee de esta informacin a otras unidades?

35

Que archivos y registros de informacin sobre


recursos humanos lleva la unidad descrita:
-

Cul
es
el
soporte
de
mantenimiento?
Cules son las polticas o normas en
materia de tiempo y mantenimiento de esos
registros o archivos?
Existe un expediente por empleado y
que elementos incluye?
Describa en hoja adicional

36

Considera usted que el sistema de informacin de


recursos humanos provee en tiempo y forma la
informacin que necesita para la planificacin, toma
de decisiones y control.

37

Mantiene la institucin una base de datos desde la cual


puede desarrollar anlisis de recursos humanos cuando
surge la necesidad?
Explique.

38

ANALISIS DEL FODA


(Anexo)

39

Que propuesta hara para cambiar la forma como est


funcionando el rea de Recursos Humanos?
Describa en una hoja adicional:

Polticas - Estrategias - Metas - Acciones


PROPORCIONE LA SIGUIENTE INFORMACION
Cuadros distributivos del personal
Tablas remunerativas

39

EVALUACION ESPECIFICA DE CONTROL INTERNO


CUESTIONARIO
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
No.

Hoja No.

DIRECCION GENERAL DE SALUD DE LA POLICIA NACIONAL


AUDITORIA DE GESTION
HOSPITAL QUITO No.1
SERVICIOS DE SALUD

PREGUNTAS

RESPUESTAS
SI
NO
NA

CONSULTA EXTERNA
Se mantiene una rea de reserva de turnos dentro de
Consulta Externa?
Esta unidad cumple con el tiempo de trabajo
determinado en la Ley de Telecomunicaciones?
El trabajo especfico de la unidad de reserva de turnos
corresponden a:
Recepcin de llamada?
Atencin personal?
Ingreso en sistema de turnos: fecha, paciente,
especialidad, mdico, hora turno?
Impresin documento para envo a la historia
clnica?
Se ha realizado evaluaciones peridicas para
determinar si el sistema de reserva de turnos por
telfono es el ms adecuado?
Se realizan reservas de turnos en forma personal por
las ventanillas de Admisin?
Existe una planificacin de carga horaria para los
profesionales de salud?
Se emiten reportes de produccin de atencin por
especialidad y profesional en consulta externa, est
controlada?
El Coordinador de Consulta Externa est encargado
de realizar la supervisin de los mdicos respecto a
carga horaria, produccin, comits, otros? Caso
contrario indique cual es el funcionario encargado de
esta labor?
Se mantiene el sistema de referencia y
contrareferencia para atencin de los pacientes, en
caso negativo determine las causas?
Verifique si existe un consultorio de medicina familiar
que determine el tipo de patologa del paciente y la
designacin a especialistas?
Realice una visita a la unidad de consulta externa y
verifique:
Espacio fsico adecuado?
Sealizacin suficiente que permita al paciente
desplazarse?
Condiciones apropiadas de seguridad e higiene?
Comodidad y seguridad para pacientes en espera?
Equipos mdicos subutilizados?
Se mantiene en stock insumos mdicos?
GINECOOBSTETRICIA

40

COMENTARIOS

Se han implantado controles necesarios en caso de


ausencia de los profesionales a travs de medios de
telefona celular, beepers u otros que faciliten la
localizacin?
Existe un mdico especialista reponsable para atender
las emergencias quirrgicas que se producen en el
Centro Obsttrico?
Para los fines de semana, se ha dispuesto a mdicos
especialistas como responsables en forma rotativa para
cubrir las necesidades emergentes del servicio?
Se controla las guardias de 24 horas a los mdicos
residentes?
Las condiciones de seguridad e higiene del servicio de
ginecoobstetricia son adecuadas?
Verifique si la Unidad Operativa cuenta con un banco
de sangre que garantice la atencin oportuna de los
pacientes?
Observe si el servicio de ginecoobstetricia se
encuentra dotado de equipos, instrumental e insumos
necesarios para la atencin de 24 horas al da?
Son evaluadas las funciones, actividades y/o tareas de
los profesionales ?, con que frecuencia?
Se elaboran reportes de produccin del servicio de
ginecoobstetricia? con que periodicidad?
TRAUMATOLOGIA
Verifique si las reas fsicas dentro de consulta
externa y hospitalizacin en el servicio de
traumatologa brindan seguridad oportunidad en
atencin y comodidad del paciente?
Solicite informacin del servicio de traumatologa, si
realiza actividades referentes a:
terapias peditricas?
terapia ocupacional?
terapia de lenguaje?
masoterapia?
hidroterapia?
Electroterapia?
gimnasio?
otros? Especifique
Verifique si el servicio cuenta con especialistas y
tecnlogos suficientes que permitan brindan atencin
eficiente, oportuna y de calidad?
Las condiciones de seguridad e higiene para la
atencin de pacientes son adecuadas?
Verifique si el servicio de traumatologa est dotado
de equipos, instrumental e insumos necesarios?
Se ha realizado seguimientos de pacientes que no
completan el tratamiento de rehabilitacin dispuesto
por el mdico y se investigan las causas?.
Son evaluadas las funciones, actividades y/o tareas de
los profesionales ?, con que frecuencia?
Se elaboran reportes de produccin del servicio de
traumatologa? Con que periodicidad?
CUIDADOS INTENSIVOS

41

Existe informes de evaluacin previo a las referencias


intrahospitalarias de otras especialidades para la
atencin de pacientes en cuidados intensivos?
Se realizan recorridos diarios por parte del Jefe de la
Unidad y el mdico de guardia a los pacientes de alto
riesgo?
La estacin de enfermera de la UCI se encuentra
vigilante sobre cualquier situacin anormal de los
pacientes?
El espacio fsico dotado para este servicio es adecuado
y mantiene las condiciones de seguridad e higiene
necesarias?
La UCI cuenta con equipamiento especfico para cada
especialidad y cuidado del paciente?, describa cuales?
Se mantiene en ste servicio instrumentos e insumos
mdicos suficientes y adecuadas para la atencin?
Los equipos mantienen tecnologa actualizada y se
realiza mantenimiento preventivo?
Se efecta una seleccin de personal para la atencin
en ste servicio tanto de personal mdico como de
enfermera?
Son evaluadas las funciones, actividades y/o tareas de
los profesionales ?, con que frecuencia?
Se elaboran reportes de produccin del servicio? con
que periodicidad?
ESTADISTICA
Verifique si el espacio fsico de la Unidad de
Estadstica es funcional?
Observe si el archivo de las historias clnicas se
encuentra debidamente organizado y de fcil
ubicacin?
Verifique si mantienen informacin relativo a:
mortalidad general?
morbilidad por emergencia ?
morbilidad por consulta externa?
morbilidad por egreso hospitalario?
Verifique si ingresan datos y disponen de reportes
tanto de consulta externa como de hospitalizacin de
todos los servicios de salud, que permitan medir la
calidad, cantidad, eficiencia y grado de satisfaccin
del usuario, relacionado con:
area de oferta?
produccin de consultas?
asignacin de consultas?
das estada, pacientes?
egresos?
otros?
Observe si cuentan con equipos informticos
suficientes y determinen si mantienen capacidad
necesaria para el almacenamiento de datos?
Observe si se cuenta con equipamiento necesario para
el desarrollo de actividades de la unidad?
EVALUACION ESPECIFICA DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO

42

Hoja No.

ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
No.

DIRECCION GENERAL DE SALUD DE LA POLICIA


AUDITORIA DE GESTION
HOSPITAL QUITO No. 1
INFORMATICA
RESPUESTAS

PREGUNTAS

SI

CUESTIONARIO
RELEVAMIENTO INFORMATICO
1
2
3
4
5
6
7
8
9

10
11
12

13

Existe un documento formal (Plan in formtico) que proyecte y


determine el desarrollo informtico de la institucin?
Este documento fue elaborado a base de una metodologa
previamente definida?
Se expresan claramente las necesidades de informacin de
acuerdo a los objetivos institucionales?
Se ha estudiado la factibilidad de las soluciones informticas
propuestas y stas han sido adecuadamente aprobadas?
El Plan Informtico est de acuerdo con la poltica informtica
institucional ?
Este plan es monitoreado y evaluado por alguna instancia?
El Plan Infomtico contiene un programa de capacitacin
permamente para el personal informtico?
En ste se definen los sistemas de informacin que requiere la
entidad?
El Plan contiene un cronograma de Implementacin
informtica?
Asigna prioridades para la implementacin?
Asigna los recursos humanos y tcnicos ?
Incluye la asignacin de responsabilidades en en cada
fase?
Administracin de seguridades Fsicas
Confidencial idad, niveles de acceso a la informacin
(perfiles)
En este documento se detallan las caractersticas de
procesamiento requeridas?
El documento contiene los requerimientos bsicos de equipo
informtico y software de base para los sistemas?
Existe un documento formal que establezca las caractersticas
(bases) tcnicas para la seleccin y adquisicin de equipos
requeridos?
Se han definido expresamente criterios para:

14

15
16
17
18

Seleccin y evaluacin de ofertas?


Elaboracin de procedimientos para adjudicacin y
adquisicin?
Estos criterios fueros definidos acorde a la plataforma
tecnolgica existente en la entidad?
Existe definido algn procedimiento de aprobacin tcnica en
la adquisicin de hardware y software por parte de la Unidad
Informtica de la entidad?
Existe segregacin de funciones entre las areas de desarrollo y
administracin de sistemas o produccin?
Existe coordinacin entre las funciones tcnicas y las
administrativas y dentro de ellas?
Existen manuales de procedimientos para las funciones
informticas?
Se define claramente la delegacin de funciones ?

43

NO NA

COMENTARIOS

19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29

30

Se expresan claramente los distintos niveles de


responsabillidad?
Existen polticas para la obtencin de respaldos de la
informacin almacenada?
Existen polticas para el cambio de claves en los sistemas?
Para el desarrollo de los sistemas se utiliza una metodologa
estndar?
Se verifican los requisitos de formacin profesional y
experiencia requeridos?
El jefe de departamento realiza una supervisin directa y
evala peridicamente el trabajo del personal?
Disponen de un plan de contingencias?
Se verifica la implementacin de las seguridades fsicas y
lgicas para los sistemas y los datos ?
Se mantiene actualizado un inventario del recurso informtico
tanto del hardware como del software?
Existe una estructura formal para la administracin del
desarrollo de sistemas?
Las herramientas tcnicas de desarrollo de sistemas fueron
seleccionadas con un adecuado estudio de necesidades y de
acuerdo a la tecnologa moderna?
El personal de esta unidad ha sido entrenado en el uso de tales
herramientas?

31

La metodologa definida para el desarrollo de sistemas de


informacin incluye la estandarizacin de:
Formato de la documentacin del sistema
Codificacin de datos
Codificacin de programas
Simbologa en modelamiento y diagramas
Definicin de presupuestos y costos
Descripcin de los sistemas
Dicccionario de datos
Especificaciones de programacin
Descripcin de archivos y registros
Formatos de entrada
Formatos de reportes de salida
Instrucciones de operacin
32
La documentacin de los sistemas se encuentra actualizada y
completa?
33
Existen definidos controles operativos para la explotacin de
los sistemas?
AMBIENTE INFORMATICO
1

Cuales son las metas y objetivos de la unidad informtica y en


que estn basados?

Existe una planificacin estratgica para el rea informtica?

Qu controles de auditora y/o pistas de auditora se han


incorporado en los sistemas?

En que ubicacin jerrquica se halla esta unidad?

Considera usted adecuada esta ubicacin?

Cul es la estructura orgnica funcional de la unidad?

44

La unidad de auditora interna supervisa los sistemas de


informacin en explotacin o interviene en el desarrollo de los
mismos?

Qu polticas y estndares se han definido para el rea


informtica?

En que etapa de crecimiento informtico se halla la institucin?

10

Que sistemas de informacin automatizados funcionan en la


entidad?

11

En que categora o categoras ubica a los sistemas de la


institucin (TPS, OAS, KWS, DSS, MIS, ESS)?

12

Como est organizada la plataforma tecnolgica?

13

Cul es la estructura organica funcional de la unidad?

14

Como est organizada la plataforma tecnolgica?

15

Cul es su configuracin y distribucin?

16

Como administran las seguridades?


a.
b.
c.
d.

17
18

Fsicas?
Lgicas?
De la BD? (si disponen)
Niveles en los que se administran?

Como y quienes definen los roles de usuario para los sistemas?

Como administran las seguridades?


e.
f.
g.
h.

Fsicas?
Lgicas?
De la BD? (si disponen)
Niveles en los que se administran?

19

Como y quienes definen los roles de usuario para los sistemas?

20

Qu controles operativos se encuentran implantados en el rea


de produccin y administracin de sistemas?

Flujo de Actividades

45

FASE III DE EJECUCION

PASO Y DESCRIPCION

1. Equipo multidisciplinario aplican los


programas que incluyen pruebas y
procedimientos

2. Equipo multidisciplinario elabora papeles


de trabajo que contienen evidencias
suficientes, competentes y pertinentes.

Papeles de
trabajo

3. Jefe de Equipo y Supervisor elabora y


revisa hojas resumen de hallazgos
significativos por cada componente

Hojas
resumen

4. Jefe de Equipo y Supervisor redacta y


revisa los comentarios conclusiones y
recomendaciones

5. Jefe de Equipo comunica resultados


parciales a los funcionarios de la entidad

5. Jefe de Equipo y Supervisor definen la


estructura del informe de auditora

46

Formatos

47

FASE IV: COMUNICACIN DE RESULTADOS.Objetivos


Adems de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control
interno, se preparar un informe final, el mismo que en la auditora de gestin difiere, pues
no slo que revelar las deficiencias existentes como se lo haca en las otras auditoras,
sino que tambin, contendr los hallazgos positivos; pero tambin se diferencia porque en
el informe de auditora de gestin, en la parte correspondiente a las conclusiones se
expondr en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto econmico, y las
causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa en la
gestin y uso de recursos de la entidad auditada.
Actividades
En esta fase IV, las tareas que se llevan a cabo son las siguientes:
1. Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta entre los auditores con
funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participacin de los especialistas no
auditores en la parte que se considere necesario. En esta tarea debe considerarse lo
siguiente:
2.

Comunicacin de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la


auditora de gestin para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es
menester que el borrador del informe antes de su emisin, deba ser discutido en una
Conferencia Final con los responsables de la Gestin y los funcionarios de ms alto
nivel relacionados con el examen; esto le permitir por una parte reforzar y
perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte,
permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legtima defensa.

Productos

Informe de Auditora, sntesis del informe y memorando de antecedentes

Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditora

Flujo de Actividades

48

FASE IV

COMUNICACIN DE
RESULTADOS

PASO Y DESCRIPCION

1. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el


borrador del informe, sntesis y memorando de
antecedentes.
2. Subdirector revisa el borrador de informe.

3. Director revisa informe y autoriza realizacin


de conferencia final
4. Jefe de Equipo convoca a involucrados a la
lectura de borrador de informe.
5. Equipo multidisciplinario realiza conferencia
final con funcionarios y relacionados.
6. Supervisor y Jefe de Equipo receptan puntos
de vista y documentacin de funcionarios y
terceros relacionados.
7. Supervisor y Jefe de Equipo redactan el
informe final, sntesis y memorando antecedentes
8. Subdirector revisa el informe, sntesis y
memorando de antecedentes.
9. Director de Auditora previa revisin suscribe
el informe.
10. La Direccin de Planificacin y Evaluacin
Institucional realiza control de calidad del
informe, sntesis y memo de antecedentes.

DPEI

11. Contralor
informe.

o Subcontralor aprueban el

12. Director de Auditora remite el informe a la


entidad auditada; y el informe, sntesis y
memorando de antecedentes a la Direccin de
Responsabilidades.
5

Formatos

ESTRUCTURA DEL INFORME


49

Cartula
Indice, Siglas y Abreviaturas
Carta de Presentacin
CAPITULO I .- Enfoque de la auditora
- Motivo
Objetivo
Alcance
Enfoque
Componentes auditados
Indicadores utilizados
CAPITULO II.- Informacin de la entidad
Misin
Visin
Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
Base Legal
Estructura Orgnica
Objetivo
Financiamiento
Funcionarios Principales
CAPITULO III.- Resultados Generales
Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones sobre la entidad, relacionados con
la evaluacin de la Estructura de Control Interno del cumplimiento de objetivos
y metas institucionales, etc.
CAPITULO IV.- Resultados Especficos por componente
Presentacin por cada uno de los componentes (A,B,C,D, etc.) y/o subcomponentes, lo siguiente:
a) Comentarios.- Sobre aspectos positivos de la gestin gerencial-operativa y de resultados,
que
determinen el grado de cumplimiento de las 3 E teniendo en cuenta:
condicin, criterio, efecto y causa;
- Sobre las deficiencias determinando la condicin, criterio, efecto y causa;
tambin cuantificando los perjuicios econmicos ocasionados, los
desperdicios existentes, daos materiales producidos .
b) Conclusiones.- Conclusin del auditor sobre los aspectos positivos de la gestin gerencial operativa y sus resultados, as como del cumplimiento de las tres "E".
- Conclusin del auditor sobre el efecto econmico y social producido por los
perjuicios y daos materiales ocasionados, tambin por las ineficiencias,
prcticas antieconmicas, incumplimientos y deficiencias en general; y a las
causas y condiciones que incidieron en el incumplimiento de las 3 E.

50

c) Recomendaciones.- Constructivas y prcticas proponiendo mejoras relacionadas con la gestin de


la Entidad auditada, para que emplee sus recursos de manera eficiente y
econmica, se realicen con eficiencia sus actividades o funciones; ofrezca
bienes, obras o servicios de calidad con la oportunidad y a un costo accesible al
usuario; y que permita obtener resultados favorables en su impacto.
CAPITULO V.- Anexos y Apndice
Anexos.- Detalles o informacin que requiere anexos, similar a la auditora tradicional.
- Resumen de la Eficiencia, Eficacia y Economa, y la comparacin de los
parmetros e indicadores de gestin.
- Cronograma acordado con los funcionarios de la entidad para la aplicacin de
recomendaciones y correctivos.
Apndice
-Memorando de Antecedentes con similar contenido de la auditora tradicional,
pero que contenga un resumen de las deficiencias por los daos materiales y
perjuicios econmicos ocasionados, con la identificacin del tipo de
responsabilidades y los sujetos de las mismas.
- Sntesis de la auditora de gestin similar al de auditora tradicional, con los
cambios introducidos en esta nueva actividad de control.
- Constancia de la notificacin de inicio de examen.
- Convocatoria y Acta de la conferencia final de comunicacin de resultados.

51

FASE V: SEGUIMIENTO

Objetivos

Con posterioridad y como consecuencia de la auditora de gestin realizada, los auditores


internos y en su ausencia los auditores internos que ejecutaron la auditora, debern
realizar el seguimiento correspondiente:

Actividades
Los Auditores efectuarn el seguimiento en la entidad, en la Contralora, Ministerio
Pblico y Funcin Judicial, con el siguiente propsito:

a)

Para comprobar hasta que punto la administracin fue receptiva sobre los
comentarios (hallazgos), conclusiones y las reco mendaciones presentadas en el
informe, efecta el seguimiento de inmediato a la terminacin de la auditora.

b)

De acuerdo al grado de deterioro de las 3 E y de la importancia de los resultados


presentados en el informe de auditora, debe realizar una recomprobacin de cursado
entre uno y dos aos de haberse concluido la auditora.

c)

Determinacin de responsabilidades por los daos materiales y perjuicio


econmico causado, y comprobacin de su resarcimiento, reparacin o recuperacin
de los activos.

Productos

Documentacin que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones y probatoria


de las acciones correctivas.

Comunicacin de la determinacin de responsabilidades

Papeles de trabajo relativos a la fase de seguimiento.

52

Flujo de Actividades

FASE V SEGUIMIENTO

PASO Y DESCRIPCION
1. Director de Auditora solicita a auditores
internos y/o dispone a auditores externos realicen
seguimiento auditora.

2. Auditor designado recaba de la administracin,


la opinin sobre los comentarios (hallazgos),
conclusiones y recomendaciones, de inmediato a
la entrega del informe de auditora.
3. Auditor designado y funcionarios de la entidad
establecen un cronograma de aplicacin de
recomendaciones y correctivos.
4. Auditor designado obtiene de la Direccin de
Responsabilidades el oficio de determinacin.
5. Auditor designado recepta de la entidad auditada
la documentacin que evidencie las medidas
correctivas tomadas y del cumplimiento de las
recomendaciones, y evala sus resultados, dejando
constancia en papeles de trabajo.
6 Auditor designado prepara informe del
seguimiento y entrega al Director de Auditora
Papeles de
trabajo

Eliminado:
Archivo

7. Auditor designado archiva en papeles de trabajo


resultado de seguimiento.

8 Auditor designado realiza seguimiento de


acciones posteriores en la Direccin de
Responsabilidades y Departamento de Coactivas
de la CGE, y en el Ministerio Pblico y Funcin
Judicial.

53

Eliminado: Archivo

Formatos

54

CRONOGRAMA DE CUMPLIMIENTO DE APLICACIN DE RECOMENDACIONES


AO 2001
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
1 2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
Al Comandante General de Polica
Dispondr al Director Nacional de Planificacin de la
Comandancia General de Polica, la revisin y anlisis
de los Proyectos presentados por el Director Nacional
de Salud, para su conocimiento y aprobacin y, as
respaldar el cumplimiento del cronograma de
aplicacin de las recomendaciones establecidas como
resultado de la auditora de gestin practicado a la
Direccin Nacional de Salud y sus Unidades Operativ a

RECOMENDACIN N
1.

Al Director General de Personal de la Comandancia


23. Establecer los mecanismos necesarios para que disee
e implemente en la Direccin Nacional de Salud,
Manuales de Funciones, Procedimientos de Seleccin
y Evaluacin de Desempeo para el personal Tcnico
y Administrativo tanto policial como civil que laboran
en dicha casa de salud, en funcin de polticas y
directrices emitidas por la Direccin General de
Personal, con los respectivos parmetros e
instrumentos de evaluacin, que permitan medir por lo
menos una vez al ao, el cumplimiento de las
funciones y productividad de los servidores en el
puesto de trabajo de todo el personal y determinar el
grado de efectividad y eficiencia de su gestin.
24. Los resultados de la apl icacin del Sistema de
Evaluacin peridico del desempeo del personal en el
puesto, sern considerados como un mecanismo de
retroalimentacin que facilite realizar acciones para
incrementar su productividad, sirvan de base para
definir y aplicar polticas de mejoramiento continuo
como: compensaciones, renunciaciones, necesidades
de capacitacin y desarrollo; la deteccin de factores
negativos que influyan en el desempeo, los cuales
tienen relacin con el bienestar familiar, la salud, las
economas.

55

JUNIO
2
3

JULIO
2
3

25. Los pases administrativos frecuentes a que est sujeto


el personal policial por disposicin del alto mando,
para puestos de nivel directivo o de responsabilidad de
bienes o valores, debern considerar al menos el
tiempo mnimo de permanencia establecido en el Art.
97 de la Ley de Personal de la Polica y en el
Reglamento de Pases, a fin de evitar la inestabilidad,
que conll eva y exige el cumplimiento de
responsabilidades propias de la funcin.
1.

Designar al titular financiero para que preste servicios


en el hospital Guayas, considerando experiencia y
preparacin acadmica, obviando el encargo de dos o
ms responsabilidades en cada cargo.

Al Director Nacional de Salud


2.

Revisar en forma conjunta con la Plana Mayor los


proyectos presentados por la Divisin de Planificacin,
los mismos que remitirn al Comandante General para
que con la Direccin de Planificacin de la
Comandancia previo anlisis los apruebe.

3.

Dispondr que las recomendaciones co nstantes en los


informes emitidos por la Auditora Interna de la
Comandancia General de la Polica, dirigidas a los
Directores, Jefes y dems personal policial y civil de las
reas a las que se refieren, implanten oportunamente, lo que
permitir mejorar y actualizar los sistemas de control interno,
administrativo y financiero de la Direccin Nacional de
Salud.

4.

Fortalecer la Divisin de Planificacin integran do a la


misma, personal cuyo perfil profesional se enmarque a las
exigencias que las funciones demandan, para alcanzar la
misin, visin y objetivos definidos y constantes en el Plan
Operativo Anual y Planificacin Estratgica.

56

AGOSTO
2
3

SEPTIEMBRE
2
3

CUARTA PARTE: DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES

Al igual que en la auditora gubernamental tradicional, en la auditora de gestin se debe


preparar el memorando de antecedentes, documento mediante el cual las unidades de auditora
comunican a la Direccin de Responsabilidades los hechos que podran dar lugar al
establecimiento de responsabilidades.
En la auditora de gestin se debe cuantificar los daos materiales y perjuicios econmicos
causados para el establecimiento de responsabilidades que permita al Estado y sus
instituciones a resarcirse mediante la reparacin o recuperacin de los activos; pero a
diferencia de la auditora gubernamental tradicional tambin cabe la cuantificacin y
reparacin de las ineficiencias, prcticas antieconmicas y desperdicio de recursos, como por
ejemplo la no utilizacin de una construccin de un edificio para uso de un mercado popular,
a consecuencia de no haberse establecido las necesidades reales de su uso.

Con la auditora de gestin, se establece la quinta fase del proceso denominada


"Seguimiento", en la cual precisamente se realiza el seguimiento de inicio hasta el
establecimiento de las responsabilidades administrativas, civiles o penales, tanto en la propia
entidad auditada, como en las Direcciones de Responsabilidades y de Recaudaciones y
Coactivas de la Contralora, en el Ministerio Pblico y en la Funcin Judicial.

Bases Doctrinarias y Fundamento Jurdico


La Constitucin Poltica del Ecuador, vigente desde el 11 de agosto de 1998, refirindose a la
Contralora General del Estado y especficamente a su facultad de determinar
responsabilidades derivadas de las actividades de control, textualmente seala:

... Art. 212.- La Contralora General del Estado tendr potestad exclusiva para determinar
responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, y
har el seguimiento permanente y oportuno para asegurar el cumplimiento de sus
disposiciones y controles.- Los funcionarios que, en ejercicio indebido de las facultades de
control, causen daos y perjuicios al inters pblico o a terceros, sern civil y penalmente
responsables".

57

A continuacin se expone la Doctrina para la determinacin de responsabilidades, as:


El artculo 325 de la LOAFYC Presuncin de correccin, deja entre dicho que se presume
legalmente que las operaciones y actividad realizadas por las entidades y organismos y por
sus servidores, son confiables y correctos, a menos que haya precedido despus de una
auditora o examen especial, la declaratoria de responsabilidad por parte de la Contralora.
Las responsabilidades tienen fundamento en los artculos 119, 120, 121 y 212 de la
Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, los cuales tienen los principios bsicos
siguientes:

Las instituciones del Estado, sus organismos y dependencias y los formularios pblicos no
podrn ejercer otras atribuciones que las consignadas en la Constitucin y en la Ley, y tendrn
el deber de coordinar sus acciones para la consecucin del bien comn.

No habr dignatario, autoridad, funcionario, ni servidor pblico exento de responsabilidades


por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones.

El ejercicio de dignidades y funciones pblicas constituye un servicio a la colectividad, que


exige capacidad, honestidad y eficiencia.

Tipo de Responsabilidades y su Trmite Administrativo

Procedimientos Generales:

En la Secretaria de Responsabilidades de la Direccin de Responsabilidades (DIRES) se


recepta los informes de auditora o de control de obras con los correspondientes memorandos
de antecedentes y documentacin anexa. Es unidad de acuerdo a los tipos de
responsabilidades distribuye, en el caso de responsabilidades administrativas y civiles remite
al Departamento de Determinacin de la DIRES, y de haber indicios de responsabilidad penal
los enva al departamento de Patrocinio de la Direccin Jurdica.
I. Responsabilidad Administrativa

58

Esta responsabilidad lo establece el Art.340 de la LOA FYC, radica en la inobservancia,


violacin o incumplimiento de las disposiciones legales, atribuciones y deberes que compete a
los servidores en razn de sus funciones especficas.
La determinacin de la responsabilidad administrativa requiere del informe de auditora o
examen especial, el memorando de antecedentes y los papeles de trabajo, soportes objetivos
de los hechos sancionables. De igual manera, la vigencia en el tiempo y el espacio de las
normas legales violadas es otro requisito de fondo que permite determinar responsabilidad y
solicitar sanciones.
Los sujetos de la responsabilidad administrativa son solamente los servidores y ex servidores
pblicos, comprometidos en los entes a los que se refieren las disposiciones legales
pertinentes, como responsables directos.
La responsabilidad administrativa se concreta en dos tipos de sanciones:

La multa: Sancin pecuniaria que se impondr segn la jerarqua del funcionario o


empleado responsable, por los actos ejecutados indebidamente, o por la omisin
intencional o culposa de las disposiciones legales y reglamentarias.

La destitucin: Sancin que produce la cesacin definitiva de funciones de un servidor


pblico.

Las decisiones que imponen sanciones en la responsabilidad administrativa, son definitivas y


no existe recurso en la va administrativa; pero podrn ser impugnadas en la va jurisdiccional,
ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo.
II. Responsabilidad Civil Culposa:
El artculo 341 de la LOAFYC se refiere a la Responsabilidad Civil Culposa y su fundamento
en el perjuicio causado a la entidad, por la accin u omisin en la que han ocurrido los
servidores pblicos o terceros involucrados, y surge a base del estudio del movimiento
financiero o del proceso de contratacin y ejecucin de estudios o proyectos de obras
pblicas.

59

El establecimiento de esta responsabilidad es privativa de la Contralora General del Estado y


se traduce en glosas y rdenes de reintegro; en ambos casos tiene resonancia de carcter
econmico, a efecto de cuantificar el perjuicio.
La responsabilidad civil culposa se fundamenta en el perjuicio econmico causado a la
entidad u organismo, por la accin u omisin de los servidores pblicos o de terceros, previo
estudio del movimiento financiero o del pro ceso de contratacin y la ejecucin de estudios o
proyectos de obras pblicas.
Los sujetos de la responsabilidad civil culposa, se extiende no solamente al personal que hace
administracin financiera, sino tambin a cualquier servidor de la entidad que ocasione el
perjuicio econmico. Respecto de terceros, vinculados con al Administracin Pblica, cuya
responsabilidad civil culposa podra estar comprometida, cabe el establecimiento de glosas
contra ellos, solidariamente con los servidores pblicos causantes del perjuicio.
Para el establecimiento del perjuicio econmico, la ley pertinente, determina dos tipos de
responsabilidad civil: la glosa y la orden de reintegro.
GLOSAS
La Glosa es la observacin que formula la entidad superior de control a un servidor pblico
o terceros involucrados en los hechos analizados; cuando se ha detectado un perjuicio
econmico y disminuya los recursos de la entidad u organismo, previo al estudio financiero o
de control de obras pblicas imputable a la accin u omisin del sujeto de responsabilidad por
el incumplimiento de sus obligaciones y procedimientos, a efecto de que justifique
documentadamente la imputacin (desde la notificacin 60 das y conforme al artculo 25 del
Reglamento de Responsabilidades).
El principio jurdico sustantivo de la glosa es el egreso injustificado, una actuacin ilcita
culposa, que origina el perjuicio econmico, y un agente imputable. Para el establecimiento
deber probarse suficientemente el perjuicio econmico o disminucin del patrimonio de la
entidad.
Los principales motivos por los cuales se originan las glosas son los siguientes:

60

a) Dao o desaparicin de suministros y materiales, bienes muebles y otros valores.


b) Egresos injustificados que disminuyen los recursos financieros de la entidad.
c) Prstamos y anticipos de sueldos a empleados, no recuperados.
d) Falta de recaudacin de los recursos de la entidad.
e) Pago e intereses y multas por falta de oportunidad y por negligencia del servidor
encargado de hacer los pagos.
f)

Incumplimiento total y parcial de contratos de ejecucin de obras civiles, servicios, etc.

g) Pagos en exceso en ejecucin de obras civiles, adquisiciones, servicios, remuneraciones,


etc.
El procedimiento administrativo para su trmite es el siguiente:
1) En el departamento de Determinacin despus de haberse efectuado el estudio de los
informes y memorandos indicados, emite sus resultados en el oficio resumen y en las glosas,
para que la Secretaria de Responsabilidades notifique las glosas e ingresa los datos al
computador.
Los oficios de glosas,

acompaado de la respectiva boleta ser notificado al sujeto de

responsabilidad; y, de tratarse de un servidor pblico, al propio tiempo se enviar copia a la


entidad y organismo (oficio resumen), para conocimiento de la autoridad nominadora, artculo
23 del reglamento de Responsabilidades.

El plazo para la contestacin de la glosa se seala en la boleta de notificacin, dentro del cual
el interesado podr contestar y presentar las pruebas que juzgue del caso para su descargo.
Dicho plazo ser de sesenta das de acuerdo con los incisos primero y segundo del artculo
341 de la LOAFYC. Cuando la notificacin haya sido por boletos, el plazo comenzar a
correr inmediatamente despus de recibirla. Por correo certificado, despus de quince das de
la fecha de gua o comprobante; y, por publicacin realizada en la prensa, despus de ocho
das (artculo 24 del Reglamento de Responsabilidades).
2) En el departamento de Resoluciones se recepta los expedientes y copia de las boletas de
notificaciones. Posteriormente recibe los justificativos de las glosas notificadas y los
incorpora al expediente. Despus de efectuar el estudio correspondiente se elabora las
resoluciones y se enva a la Secretara de Responsabilidades para que notifique las mismas e
incorpore los datos en el computador.

61

3) En el departamento de Recursos de Revisin de la DIRES una vez que ha recibido la


documentacin que tiene relacin con la determinacin de las glosas y las resoluciones, sus
servidores efectan el estudio correspondiente; como resultados si se niega el recurso se
notifica al interesado la providencia de negacin; pero si se acepta el recurso a ms de la
notificacin de la providencia al interesado se comunica a quin corresponde para la
suspensin del trmite. Estas notificaciones lo realiza la Secretara de Responsabilidades.
4)La Secretara de Responsabilidades efecta un estudio del expediente de resolucin
concedido el recurso de revisin;

despus de haber efectuado las notificaciones

correspondientes a los interesados y tratndose de resoluciones confirmatorias, se procede de


conformidad con la Ley.
En cuanto a las Pruebas, cuando existan hechos que justificar, se admitir para descargo de la
responsabilidad civil la prueba instrumental impidiendo consistir ste en documentos
autnticos o copias certificadas de los mismos. A peticin del interesado podr concederse el
desglose de los documentos autnticos presentados por l, pero dejando copia certificada de
los mismos en el expediente, quedando el interesado obligado a exhibir el documento
desglosado cuando le sea requerido por la Contralora.
Las pruebas que consistan en declaraciones testimoniales, confesin judicial, inspeccin
ocular, informes parciales, careos, evaluacin de citas, reconocimiento de documentos u otros
similares, se aceptarn actuados ante la justicia ordinaria, previa notificacin judicial a
Contralora.
ORDEN DE REINTEGRO
Orden de reintegro es el requerimiento de pago inmediato que realiza el Contralor general por
un desembolso indebido de recursos financieros, como pago u otro concepto, efectuados sin
fundamento legal ni contractual, y por error cuando se entrega una cantidad de dinero en
exceso a una persona distinta del acreedor. (artculo 303 numeral 18 de la LOAFYC). En la
orden de reintegro se declara responsable principal y subsidiario.

Artculo 37 del Reglamento de Responsabilidades, respecto a la Reconsideracin, seala:

62

.- Dentro de los diez das siguientes al de la notificacin de la orden de reintegro, el


interesado podr pedir al Contralor General la reconsideracin de la misma, siendo
indispensable para ello que fundamente por escrito su solicitud; de tratarse de cuestiones de
puro derecho, el interesado lo expresar as con cita de las normas legales o con la
exposicin jurdica que sea pertinente.- No habr lugar a la reconsideracin cuando la
mencionada solicitud no este legalmente fundada.El Contralor se pronunciar en el plazo mximo de treinta das contados desde que recibe la
solicitud del interesado; de no pronunciarse en este plazo, se entender que la niega.- De la
decisin expresa o tcita no habr recurso de carcter administrativo; habr solo el recurso
de impugnacin ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo, que podr ser propuesta
por el obligado principal o por el subsidiario dentro del trmino de treinta das que se
contar a partir de la terminacin del tiempo sealado en el inciso anterior.- El ejercicio del
derecho de reconsideracin de que trata este artculo no ser requisito previo para que
proceda la impugnacin ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo, a que se refiere
el artculo 332 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control.
Las Ordenes de Reintegro sern procesadas en base a los oficios que contendrn la orden de
cobro ejecutoriadas por el seor Contralor General del Estado. De no obtenerse resultados, a
base de una anlisis razonado del hecho, que ser notificado a los sujetos involucrados.

La formulacin y tramitacin del oficio de orden de reintegro, estar a cargo de la Direccin


de Responsabilidades, para lo cual no se requiere que haya precedido el estudio del
movimiento financiero, ni la presentacin previa del informe del examen practicado.
Si el responsable fuere servidor de la entidad o acreedor por otros conceptos, el resarcimiento
se podr hacer mediante la retencin de remuneraciones y la compensacin o confusin de
crditos, respectivamente.

III. Indicios de Responsabilidad Penal :


El indicio de responsabilidad penal tiene como fundamento el do lo, esto es, el deseo de inferir
dao u obtener ventajas ilcitas para s o para otro, originando de esta manera un delito.

El indicio de responsabilidad penal, adems de originar la accin penal correspondiente, da


lugar a la indemnizacin del perjuicio econmico causado y al establecimiento de
responsabilidades administrativas.

63

Sujetos de indicios de responsabilidad penal pueden ser los servidores de los organismos y
entidades del sector pblico; las personas encargadas de un servicio pblico tambin personas
extraas al referido servicio que incurran en delitos contra la administracin pblica.
Los principales hechos que originan la responsabilidad penal, son los siguientes:
a) Falsificacin de cheques, adulteracin de registros y asientos contables, forjamiento de
documentos, etc., todos ellos con el fin de apropiarse de los recursos del Estado;
b) Apropiacin de recursos financieros que se encontraban bajo responsabilidad del
custodio;
c) Utilizacin dolosa de dineros pblicos; y,
d) Abuso de fondos y bienes pblicos o efectos que lo representen.
El origen del indicio de responsabilidad penal es el delito, entre los cuales tenemos:
a) El Delito de Peculado en el Sector Pblico.- Constituye el abuso, la sustraccin o
apropiacin de fondos pblicos, por parte de quien est encargado de su custodia; los
hechos o acciones que originan estn determinados en el artculo 257 del Cdigo Penal y
en los cuatro artculos innumerados agregados a l. Para que exista este delito debe
reunirse las siguientes caractersticas:
1. Calidad de servidor pblico o encargado de un servicio pblico, como sujeto activo;
2. La accin daosa debe en contra de una entidad u organismo del sector pblico, como
sujeto pasivo;
3. El objeto material del peculado debe estar constituido por dinero o bienes
cuantificables en un valor econmico;
4. Los bienes materiales deben hallarse en poder o custodia del sujeto activo, en razn de
su cargo; y,
5. El abuso o disposicin arbitraria de dichos bienes reporta al sujeto activo o terceros un
beneficio econmico.
b) Los Otros Delitos.- Constituyen aquellos hechos de los cuales establezcan graves
presunciones del cometimiento de delitos no previstos en el artculo 27 del Cdigo Penal.
La Contralora General del Estado, en materia de responsabilidad penal, nicamente establece
indicios; correspondindole como autoridad competente al Juez de lo Penal, declarar de

64

manera definitiva esta clase de responsabilidad, conforme lo determinan la disposiciones


legales pertinentes.
En cuanto al trmite de esta responsabilidad, que anteriormente la Contralora General
presentaba la denuncia directamente al Juez de lo Penal competente, a partir de la
Constitucin del 11 de agosto de 1998, el Organismo Superior de Control remite el informe
parcial de auditora o el acta con la respectiva documentacin de respaldo al Ministerio
Pblico para que este a su vez analice y de estimar pertinente presente la excitativa al Juez de
lo Penal competente.
Con el nuevo texto constitucional, se deja presuncin y se da paso a los indicios, por lo
que la presuncin penal resulta ser exclusiva del juez; por tanto, la Contralora ya no tiene
potestad para determinar presunciones sino nica y exclusivamente indicios de
responsabilidad penal. (vestigios, huellas, rastros), los que debern ser revelados ya no en un
informe de presuncin, sino en un informe de indicios de responsabilidad penal.
Cambi el procedimiento a partir de la emisin de la nueva Constitucin Poltica, de acuerdo
al artculo 219 y su correspondiente transitoria, cuando se trata de informes parciales o actas
por faltantes, el Departamento de Patrocinio prepara un oficio con la relacin de los hechos y
adjuntando el informe parcial o el acta, con su correspondiente documentacin de respaldo en
copias compulsas certificadas por la Cont ralora a base de las copias certificadas de esos
documentos por parte de la entidad auditada, todo ello lo remite al Ministro Fiscal de la
provincia de Pichincha; pero tratndose de las Direcciones Regionales de la Contralora a
travs de sus unidades Jurdicas deben tramitar y remitir los documentos sealados a los
respectivos Ministros Fiscales de sus provincias.
Por consiguiente, desde agosto de 1999 (segn la transitoria despus de un ao de la
expedicin de la Constitucin Poltica), la Contralora ya no remite al Juez de lo Penal
competente, sino al Ministerio Pblico quien prevendr en el conocimiento de las causas,
dirigir y promover la investigacin preprocesal y procesal penal; de hallar fundamento
acusar a los presuntos infractores ante los Jueces y Tribunales competentes, e impulsar la
acusacin en la sustanciacin del juicio penal.

Ejercicio de la Facultad Coactiva


65

El Ministerio de Finanzas y Crdito Pblico (hoy Ministerio de Economa y

Finanzas)

anteriormente y despus la Direccin de Servicios de Rentas Internas de esa cartera, se


encargaba de la emisin de ttulos de crdito y recaudacin de los valores por resoluciones
confirmadas por la Contralora General.
El Contralor General mediante Acuerdo No. 024-CG publicado en el Registro Oficial No.
145 del 21 de agosto del 2000, emiti la Regulacin para que el Organismo Superior de
Control ejerza la accin coactiva, al sealar:
...el artculo 36 de la Ley de Racionalizacin Tributaria, publicada en el Suplemento del
Registro Oficial Nr.321 de noviembre 18 de 1999, a travs del cual se sustituy el artculo
337 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, ,otorga a la Contralora
General del Estado competencia para emitir ttulos de crdito y recaudar incluso mediante la
jurisdiccin coactiva ,los ingresos provenientes de las resoluciones ejecutoriadas expedidas
por el Contralor General, por efecto de la determinacin de glosas confirmadas, multas y
rdenes de reintegro de desembolsos indebidos con recursos pblicos, que establezcan
obligaciones a favor del gobierno central, as como de las instituciones y empresas que no
tengan capacidad legal para ejercer la coactiva.
Este articulado sirvi de base para definirse el trmite administrativo para la ejecucin de
coactivas, que se describe a continuacin:

En la Direccin de Responsabilidades remite a la Direccin de Recaudacin y Coactivas


mediante memorandos, copias certificadas de las resoluciones ejecutoriadas del seor
Contralor General por efecto de la determinacin de glosas confirmadas, multas y rdenes
de reintegro. Las resoluciones contienen en uno de sus artculos, la respectiva orden de
cobro.

En la Direccin de Recaudacin y Coactivas, una vez recibidas las resoluciones por la


Direccin de Recaudacin y Coactivas, el seor Director enva las resoluciones que
corresponda a las diferentes Direcciones y Delegaciones Provinciales, con el objeto de que
emitan el ttulo de crdito, de acuerdo a lo dispuesto en el inciso segundo del Art. 3 del
Acuerdo No. 024-CG, Publicado en el Registro Oficial No. 145 de 21 de agosto del 2000,
expedido por el seor Contralor General del Estado, que determina que, en provincias
actuar como funcionario recaudador el director regional o delegado provincial,
fundamentado en el oficio que les remita el Director de Recaudacin y Coactivas.

66

La emisin del ttulo de crdito es de conformidad al Art. 2 del Acuerdo antes indicado, y el
ttulo de crdito contendr:

Denominacin de la Contralora General del Estado como organismo emisor del ttulo y
de la Direccin que lo expide;

Nombres y apellidos de la persona natural o razn social o denominacin de la entidad


privada o persona jurdica, que identifiquen al deudor y su direccin, de ser conocida;

Lugar y fecha de la emisin y nmero que le corresponda;

Concepto por el que se emite, con expresin de su antecedentes;

Valor de la obligacin o de la diferencia exigible, segn el caso;

La fecha desde la cual se cobrarn los intereses, comisiones, multas, si stos se causaren;

Sealamiento de la cuenta bancaria en la cual se depositar el valor de la deuda; y,

Firma del funcionario recaudador.

El ttulo de crdito ser emitido por triplicado y reposar en la Direccin o Delegacin


Provincial.

La Notificacin del ttulo de crdito, ser una vez emitido el ttulo de crdito, se debe
proceder a elaborar las boletas de notificacin, por duplicado. El Secretario o quien haga sus
veces o el notificador, proceder a notificar al deudor ya sea por boletas, en persona o por la
prensa, concedindole el trmino de ocho das para que proceda a cancelar la obligacin.

La notificacin en persona o por boletas se efectuar entregando fsicamente el original de la


boleta y la fotocopia del ttulo de crdito certificada por el Secretario o quien haga sus veces.
En el segundo ejemplar de la boleta de notificacin se har firmar al notificado para tener
constancia de este caso.

Se produce la emisin del Auto de Pago, si dentro del trmino antes indicado, el deudor no
cancela la obligacin, se proceder a emitir el auto de pago (Art. 5 Acuerdo 024-CG), por
parte del Director Regional o Delgado Provincial, concedindole el trmino de tres das para
que pague o dimita bienes.

67

En el Auto de Pago el Director o Delegado designar un abogado para que acte como
director del procedimiento coactivo y un secretario. El abogado director puede ser un
funcionario de la respectiva Direccin o Delegacin. En caso de no existir, el seor Contralor
General del Estado podr contratar los servicios de un profesional externo, de acuerdo con las
demandas y requerimientos de la accin coactiva, quien tendr a su cargo el patrocinio de la
Institucin.

El Secretario podr ser un servidor de la Direccin o Delegacin respectiva.


En el Auto de Pago se podr ordenar las medias precautelatorias que prev a ley, conforme lo
contempla el artculo 5 del Acuerdo 024-CG, en cuyo caso el formato que consta en los
anexos 3 y 4, deber ser modificado en su parte pertinente, incluyendo la base legal de las
medias precautelatorias que se ordenen; en este ltimo caso, en el Auto de Pago se designar
alguacil y depositario de entre los servidores de la Direccin o Delegacin correspondiente.

El Director o el Delegado tambin podr designar alguacil y depositario de entre los


nombrados por la Corte Superior de Justicia, quienes quedarn sujetos a todas las
obligaciones que les impone la Ley.
La Citacin con el Auto de Pago lo har el Secretario o Notificador, o quien haga sus veces,
proceder a citar con el Auto de Pago al coactivado, ya sea personalmente, por boletas o por
la prensa.
Se produce la Orden de Embargo, si dentro de tres das de citado el Auto de Pago, el
coactivado no ha cancelado la deuda ni dimitido bienes, procedera la orden de embargo; no
obstante, de conformidad con lo que dispone el artculo innumerado segundo, agregado a
continuacin del artculo 58 de la Ley de la Jurisdiccin Contencioso Administrativa, el
coactivado tiene derecho a proponer excepciones a la accin coactiva, dentro del trmino de
30 das contados a partir de la citacin con el Auto de Pago. Consecuentemente, a fin de
evitar posibles nulidades, la orden de embargo debe ser emitida cuando transcurrido el
trmino de 30 das antes sealado, el coactivado no ha pagado, ni ha dimitido bienes ni ha
propuesto excepciones.

68

Las excepciones podrn ser deducidas por el coactivado nicamente previa consignacin del
monto adeudado, conforme lo dispone el Artculo 1020 del Cdigo de Procedimiento Civil;
caso contrario aquellas sern desechadas. Las excepciones se tramitarn al amparo de las
disposiciones de la Ley de la Jurisdiccin Contenciosos Administrativa.
Verificado el embargo se continuar la sustanciacin del procedimiento como si se tratase de
un juicio ejecutivo, hasta culminar con el remate de los bienes.
El Pago de la Obligacin se produce una vez que el deudor reciba la Resolucin
confirmatoria, el Ttulo de Crdito o el Auto de Pago y quiera efectuar el pago, se calcularn
los intereses correspondientes desde la fecha de la notificacin de la glosa hasta el da en que
vaya a efectuar el pago.
El clculo de los intereses se lo realizar de acuerdo al Artculo 381 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera y Control y en base a la tabla de Banco Central, aplicando el
porcentaje vigente y de acuerdo al mes y da que corresponda. El valor total de capital e
intereses, deber ser depositado en la Cuenta Corriente No. 0010039411 del Banco Nacional
de Fomento, Servicios de Contralora"
Se exigir al deudor la entrega del comprobante original de depsito, para con l, cancelar el
ttulo y suspender el trmite, siempre y cuando el pago sea total. Si se tratara de un abono, el
trmite contina. Una copia legible del comprobante de depsito con la correspondiente
liquidacin de capital e intereses, se remitir mediante oficio a la Direccin de Recaudacin y
Coactivas para el control y contabilizacin correspondiente, sin perjuicio de que estos
documentos sean enviados va fax.
En el oficio, el Director o Delegado certificar que la fotocopia del comprobante de depsito
es igual al original.

Las solemnidades sustanciales de la ejecucin coactiva, que debe cumplir la Contralora


General, son las siguientes:
-

Legal intervencin del funcionario recaudador

Legitimidad de personera del coactivado

Aparejar la coactiva con el ttulo de crdito y la orden de cobro

Que la obligacin sea lquida, determinada y de plazo vencido; y,

Citacin al coactivado con el auto de pago.

69

En cuanto a la Gestin coactiva y de cobro, la facultad coactiva de la Contralora, la tiene a


partir del 1 de enero del 2000, establecida en el artculo 337 de la LOAFYC, reformado por
el artculo 36 de la Ley de Racionalizacin Tributaria, publicado en el Suplemento del
Registro Oficial 321 de 18 de noviembre de 1999, que textualmente dice:
Ejecucin de las resoluciones confirmatorias.- Para la ejecucin de las resoluciones
ejecutoriadas del Contralor General, que confirme glosas se proceder de la siguiente
manera:
Se otorga a la Contralora General del Estado la competencia para emitir ttulos de crdito y
recaudar, incluso mediante la jurisdiccin coactiva, los ingresos provenientes de las
resoluciones ejecutoriadas expedidas por el Contralor General, por efecto de la
determinacin de glosas confirmadas, multas y rdenes de reintegro de desembolsos
indebidos con recursos pblicos, que establezcan obligaciones a favor del Gobierno Central,
as como de las instituciones y empresas que no tengan capacidad legal para ejercer la
coactiva.
La Contralora General del Estado enviar a las municipalidades, consejos provinciales,
universidades y, en general a las instituciones y empresas que tengan capacidad legal para
ejercer la coactiva, copias certificadas de las resoluciones ejecutoriadas y de las
determinaciones de responsabilidades administrativas, a favor de estas instituciones, para
que emitan el ttulo de crdito correspondiente y procedan a su recaudacin de acuerdo con
las leyes re regulaciones propias de la materia.- La recaudacin de las obligaciones a favor
de las entidades y organismos sujetos a esta Ley, que no tengan capacidad legal para ejercer
coactiva, ser realizada por la Contralora General del Estado, y,
Una vez efectuado el pago, la Contralora General entregar a la entidad y organismo
acreedor el valor recaudado, previa la deduccin del diez por ciento (10 %) del valor
recaudado a favor de la Contralora.
En la prctica esta facultad se la ejerci desde el 14 de agosto del 2000, fecha en la cual se
cre la Direccin de Recaudacin y Coactivas, sobre las resoluciones confirmatorias de
glosas, rdenes de reintegro y multas a partir del 1 de enero del 2000 y que se han
ejecutoriado al no haberse hecho uso del recurso de revisin, en estas circunstancias la DIRES
enva a esta nueva Unidad Administrativa para que emita los correspondientes ttulos de
crdito y recaude, como as lo viene realizando.

El producto de los valores recaudados son restituidos a las entidades pblicas acreedoras de la
obligacin, retenindose el 10% la Contralora, por los servicios prestados.

70

La Contralora en la actualidad espera suscribir con la entidad Servicios de Rentas Internas un


convenio para que se le permita recaudar los valores por resoluciones confirmatorias
correspondientes a los aos anteriores al ao 2000.

71

ANEXOS
CARTA DE PRES ENTACION Y CONTENIDO DE LOS INFORMES DE LAS
AUDITORIAS PILOTO REALIZADAS POR LA DIRECCION DE AUDITORIA 1
Direccin General de Salud de la Polica Nacional
CONTENIDO
Carta de Envo

CAPITULO I

Enfoque de la Auditora
Motivo de la auditora
Objetivos
Alcance
Enfoque
Componentes auditados
Indicadores utilizados

4
4
4
4
5
5

CAPITULO II
Informacin de la Entidad
Misin
Visin
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
Base Legal
Estructura Orgnica
Objetivos de la entidad
Financiamiento
Funcionarios principales

7
7
7
10
10
11
11
12

CAPITULO III
Resultados Generales
Cumplimiento del objetivo institucional
14
Incumplimiento de recomendaciones
15
Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional no fue actualizado
16
Bienes y recursos a cargo de personal policial y civil sin caucin
17
No se realizan arqueos sorpresivos y peridicos de los fondos en efectivo
17
Ausencia de constataciones fsicas
18
Procedimientos de control de bienes no son adecuados
18
Actas de entrega recepcin de bienes y archivos no se legalizan oportunamente 20
Direccin Nacional de Salud y Unidades Operativas no tiene
infraestructura fsica adecuada
20
Baja de medicamentos caducos
20
Medicamentos e insumos sin controles adecuados
22
Hospital Quito No. 1 adquiere medicamentos e insumos a farmacias particulares 23
Valores recaudados por servicios hospitalarios no se depositan oportunamente 24
Sistema de archivo de la documentacin de soporte no es adecuado
25
Jefatura Financiera sin responsable titular
25
Hospital del Guayas no dispone de elementos necesarios para cumplimiento de actividades
26
Recaudaciones en Hospital Guayas no dispone de espacio fsico

72

ni seguridades
Compra de medicinas para pacientes hospitalizados con recursos
de las recaudaciones
Compra de vveres por concepto de rancho
Informacin financiera incompleta
Depreciacin y correccin monetaria no se calcularon
Anlisis de las modificaciones presupuestarias de los ingresos
Anlisis de la reforma de los gastos

26
27
27
32
33
35
36

CAPITULO IV
Resultados Especficos por Componentes
RECURSOS HUMANOS
Clasificacin de puestos para el personal policial de la Direccin
Nacional de Salud y sus Unidades Operativas
Departamento Nacional de Administracin de Recursos Humanos
no tiene estructura adecuada
Capacitacin del personal no es planificada
No existe un sistema de evaluacin de desempeo del servidor
en el puesto de trabajo
Ausencia de informacin en los expedientes del personal
Frecuente movilidad del personal directivo genera inestabilidad
Registros y controles de asistencia
Recursos Humanos en los Hospitales Quito No 1 y Guayaquil No 2
Subsistemas de Administracin de Personal no se aplican
Personal que labora en el Hospital Quito No 1
HOSPITAL DOCENTE GUAYAQUIL No. 2
Inadecuada seleccin de personal
Contratos de servicios personales no se sujetan a las formalidades de ley
INFORMATICA
Ubicacin del centro de cmputo de la Direccin Nacional de Salud
Ubicacin del centro de cmputo, Hospital Quito No 1
Plataforma Computacional
Desarrollo de Sistemas
Sistemas de explotacin
Administracin del recurso informtico
FINANZAS
Anticipos de sueldos no se descuentan oportunamente y se conceden
a personal de otros repartos policiales
Cuentas por cobrar por servicios Hospitalarios
Cuentas por Cobrar Policas Especiales
Inversiones a corto plazo
GESTION HOSPITALARIA A TRAVES DE INDICADORES
SERVICIOS DE SALUD
Anlisis de componentes
UNIDAD OPERATIVA HOSPITAL QUITO No. 1
INFORMACION EPIDEMIOLOGICA
UNIDAD OPERATIVA HOSPITAL GUAYAS No. 2
INFORMACION EPIDEMIOLOGICA
Observaciones varias Hospital Guayaquil No 2
SUBCENTROS DE SALUD
Evaluacin general
Infraestructura fsica
73

38
40
41
43
44
45
46
47
51
52
52
53
55
57
58
58
59
60
61
63
64
64
66
68
68
79
79
86
94
98

ANEXO
Cronograma de cumplimiento de recomendaciones

102

Quito,
Seor
Director Nacional de Salud de la Polica Nacional
Presente.De mi consideracin:
Hemos efectuado la auditora de gestin a la Direccin Nacional de Salud de la Polica
Nacional, al 30 de septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artculo 211 de la
Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral Area
de control ao 2000 de la Direccin de Auditora 1 de la Contralora General del Estado.
Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con la Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y Normas Tcnicas de Auditora
Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que la
auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la informacin y
documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo,
igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad
a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables.
Se analizaron como componentes la Direccin Nacional de Salud, Hospitales Quito No 1,
Guayaquil No 2 y los subcentros de salud; y, como subcomponentes las especialidades de
Gineco-Obstetricia, Ciruga General, Traumatologa, Medicina Interna, reas de Recursos
Humanos, Informtica. Finanzas e Infraestructura fsica. Los resultados por su importancia, se
detallan a continuacin:
Hospital Quito No 1
El rea de oferta del servicio de Gineco-Obstetricia, corresponde a 1224 horas asignadas a
consultar externa y el rea de proceso a 133 como primeras consultas y 636 como
subsecuentes; los estndares facilitados por el hospital establece un tiempo de 20 a 15 minutos
para las consultas primeras y subsecuentes, por lo tanto debieron brindarse 211,75 consultas
como primeras y 1012,24 como segundas, lo que representa 666,74 consultas no realizadas,
equivalentes al 46,4%, concluyendo que los especialistas dedicaron mayor tiempo por cada
consulta al fijado en los estndares.
En el servicio de Ciruga General, se asign 504 horas a consulta externa, que comparado con
las 196,25 horas mdicas trabajadas, representa el cumplimiento del 38,9% relativamente
bajo. Adems, se determin un rendimiento de 4 pacientes por horas trabajada cuando en
realidad hubo una produccin de 1,55 pacientes por hora contratada, estableciendo que la
asignacin de horas mdicas para esta especialidad estn bajo los estndares de atencin
fijadas por el Hospital.
74

Para el servicio de Traumatologa, se estableci 1152 horas a consulta externa, existiendo 20


camas disponibles, un giro de camas de 8,95 veces por paciente, observando que el porcentaje
de desocupacin de cada cama es de 5,24 das, lo que significa para la entidad costos elevados
por mantenimiento sin atencin a pacientes.
En el rea de Medicina Interna, se estableci 1464 horas a consulta externa, obteniendo un
rendimiento de 3 pacientes por hora trabajada, conforme constan en los estndares de atencin
otorgado por el Hospital, sin embargo, la productividad fue de 1,65 pacientes por hora
contratada, resultado que se encuentra por debajo del estndar, estableciendo como grado de
utilizacin del recurso humano el 55, 09% productividad que deber ajustarse para optimizar
los recursos.
Hospital de Guayaquil No 2
Se mantienen a nivel de salas de hospitalizacin varios registros estadsticos en forma general
y no por especialidades, de igual manera en las diferentes reas de servicio no se obtuvo
informacin, hechos que limitaron realizar un anlisis completo.
Las principales causas de morbilidad por consulta externa corresponden a patologas de nivel
primario que bien pudieron ser resueltas en los diferentes dispensarios que corresponden al IV
Distrito de Polica, no as, en morbilidad por emergencias que cumple con la funcin del
servicio.
En el rea de Gineco-Obstetricia, se determin la produccin del Hospital de 1,7 consultas por
hora contratada, que se encuentra bajo los estndares de consultas, obteniendo un grado de
utilizacin del recurso humano a nivel del Hospital del 55%, el restante 45% est subutilizado
el servicio con los consecuentes gastos en recursos humanos y mantenimiento.
El servicio de Materno Infantil tambin no est utilizado de acuerdo a su capacidad instalada
pues a criterio de los profesionales de salud no se cuenta con los equipos bsicos para su
funcionamiento.
En los subcentros, los servicios de atencin mdica, odontolgica, curaciones e inyecciones
que prestan, no estn gravados con ningn costo, contrario a la poltica que se aplican en los
Hospitales; adems, varios subcentros construidos no son funcionales, pues se construyeron
sin una planificacin hospitalaria adecuada, no tienen planos de construccin ni de las
instalaciones sanitarias, geogrficamente estn ubicados unos cerca de otros, lo que permite la
centralizacin de los servicios en ciertos sectores. .
Segn el Reglamento Orgnico Funcional las actividades asignadas al Departamento Nacional
de Administracin de Recursos Humanos no se cumple y no se enmarca con la estructura
organizativa actual. Los Hospitales de Quito y Guayaquil tienen autonoma administrativa y
financiera con una estructura orgnica propia a cargo del Departamento de Administracin y
Desarrollo de Recursos Humanos de cada unidad operativa, por lo tanto la Direccin Nacional
de Salud se limita nicamente al control del personal que en ella labora.
Ausencia de planificacin especfica para el rea de Recursos Humanos, por lo que no
laboran en funcin de planes y programas, ni se han determinado objetivos a corto, mediano y

75

largo plazo, polticas, procedimientos, estndares o mtodos de evaluacin, encaminados a


lograr eficiencia y desarrollo del recurso humano que garantice mejor calidad en los servicios
que prestan a menor costo.
Continuos pases administrativos al personal policial dispuestos por el alto mando, lo que
genera inestabilidad del servidor e impide la continuidad en la gestin.
Falta de una unidad de sistemas informticos formalmente establecida que responda a una
planificacin estratgica de la institucin y no solamente a dar soporte a los usuarios en las
actividades donde intervienen microcomputadores.
Los dos centros de cmputo de la Direccin Nacional de Salud y del Hospital de Quito no
funcionan en forman coordinada mediante el establecimiento de polticas comunes, las cuales
permitan el desarrollo de la gestin informtica en forma conjunta, pues la informacin que
manejan debe estar al alcance de las principales autoridades.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en
los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artculo 361 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el cronograma
aceptado por la entidad, se aplicarn en el tiempo programado.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Por el Contralor General del Estado
Dr. C.P.A. Ramiro Andrade Puga
DIRECTOR DE AUDITORIA 1

Direccin General de Educacin de la Polica Nacional

CONTENIDO
Carta de envo

CAPITULO I
Enfoque de la auditora
- Motivo de la auditora
- Objetivos
- Alcance
- Enfoque
- Componentes auditados
- Subcomponentes
- Indicadores utilizados

4
4
4
4
4
5
5

76

CAPITULO II
Informacin de la Entidad
- Misin

15

- Visin

15

- FODA
Instituto Tcnico superior de la Polica Nacional
- Misin
- Visin
Instituto Tecnolgico Superior
- Misin
- Visin
Unidad de Equitacin y Remonta
- Misin
Escuela de Formacin de Policas Sgto. Jos Emilio Castillo Sols
- Misin
- Visin
Escuela de Formacin de Policas Alaus
- Misin
- Visin
Escuela de Clases del Litoral FUMISA
- Misin

16

- Visin

20

- Base legal
- Estructura orgnica
- Objetivos de la entidad
- Financiamiento
- Funcionarios Principales

20
21
22
22
23

18
18
19
19
19
19
19
20
20
20

CAPITULO III
Resultados General
- Cumplimiento del objetivo institucional
- No se elaboran actas de entrega-recepcin de documentos pedaggicos,
administrativos y financieros por traslados administrativos
- El sistema de archivo activo y pasivo no est adecuadamente organizado
- Direccin Nacional de Educacin, no emiti directiva para la organizacin
y custodia de expedientes del personal policial y civil.
- No se ha elaborado un manual de procedimientos administrativos,
financieros y tcnico-pedaggicos
- Incumplimiento del reglamento orgnico funcional
- Planificacin de la entidad no se cumpli para lograr metas
cuantificables
- No se concilia la informacin de los activos fijos y registros contables
- No existe control para la movilizacin de los vehculos
- Asignacin de un vehculo a la mxima autoridad de la

77

25
26
26
27
27
27
29
29
30

Direccin Nacional de Educacin


- Adquisiciones de bienes muebles con presupuesto de la Direccin
Nacional de Educacin entregados en prstamo
- Bienes que ingresan a bodega y no forman parte del inventario
- Ausencia de procedimientos para la programacin, adquisicin,
almacenamiento y distribucin de materiales
- Suministros fuera de uso, falta de identificacin, control y constatacin fsica
- Garantas entregadas por los aspirantes a Oficiales de Polica, se
invirtieron en plizas de acumulacin, sin autorizacin
- Gastos sin contar con la respectiva asignacin presupuestaria y contratos
elaborados por la Jefatura Financiera
- Personal de la Direccin Nacional de Educacin y su sistema
educativo sin caucin
- Reglamentos Internos del sistema educativo no estn aprobados
por el Consejo de Generales
- Personal docente policial y parte del administrativo no
optimizaron el tiempo de la jornada de trabajo
- Existe personal policial y civil docente con pluriempleo
- Plan institucional, no define responsables y el tiempo de ejecucin
- Instituto Tecnolgico Superior no dispone de la unidad financiera para
administracin y control de sus recursos
- Unidad de Equitacin y Remonta efecta labores docentes que no
constan en la base legal de creacin
- Contratos de arrendamiento en la Escuela de Clases del Litoral
FUMISA, no se elaboran oportunamente
SISTEMA FINANCIERO
- Sistema Contable
- En la Direccin Nacional de Educacin y el sistema educativo
no se calcul la correccin monetaria
- Informacin contable del sistema educativo no est centralizado
a nivel nacional
- Estados financieros pierde objetividad por falta de oportunidad
- Estados financieros de la Escuela no se elaboraron por falta de
personal especializado
- Informacin contable est sistematizada pero no rene requerimientos legales
- Registro y control de las operaciones financieras se lleva manualmente,
en el libro auxiliar de bancos
- Se encargan funciones a miembros policiales que no tienen
los conocimientos, y experiencia contable
SISTEMA DE PRESUPUESTO
- Falta de presupuesto, impide que el Instituto Tecnolgico Superior
cumplir la misin para la cual fue creado
- Presupuesto de la Escuela de Alaus no est estructurado, aprobado
y controlado por la unidad de Contabilidad de la Direccin
CAPITULO IV

78

31
32
32
32
33
33
34
35
35
36
37
37
37
38
39
48
48
49
49
50
50
51
52
52
53
53
54

Resultados Especficos por Componentes


AREA EDUCATIVA
- La Direccin Nacional de Educacin no ha realizado con frecuencia
la supervisin externa del sistema educativo

61
61

- No se ha evaluado suficientemente el sistema educativo


- Departamento de Educacin a Distancia no tiene a cargo todas las
actividades que le corresponden
- Cursos de ascenso de clases y policas
- Personal de profesores e instructores con grado policial de las

62

- Escuelas no poseen formacin docente

67

- Subutilizacin del personal capacitado


- No se selecciona adecuadamente al personal aspirante a policas
- Alto porcentaje de subvencin de la Polica en valor de las
pensiones para los establecimientos de educacin regular
- Supervisin en prcticas de cursos de formacin no es adecuada

68
69

63
65

70
72

- Sobrepoblacin de alumnos y algunas aulas inadecuadas del


Instituto Tcnico Superior
73
- Consejo de Orientacin recibir mejor atencin para cumplir
su actividad reglamentaria
74
- Biblioteca no mantiene informacin actualizada y material didctico suficiente 75
- Actas de junta de profesores no contienen la informacin suficiente
para la toma de decisiones
76
- Reduccin del personal docente sin el reemplazo correspondiente
77
- Instituto Tcnico Superior no fue supervisado por la Direccin
- Nacional de Educacin ni por del Ministerio de Educacin
78
- Documentos para controlar asistencia del alumnado, personal
administrativo y docente no tienen firma de responsabilidad
80
- Unidad de Equitacin y Remonta no posee expedientes
para verificar el pe rfil profesional de los docentes
84
- Leccionarios para controlar materias dictas, asistencia
del instructor no son adecuadamente legalizados
85
- Reclutamiento de aspirantes no se sujet a perfiles establecidos
86
- Plan y programas de estudio de cursos de formacin, no fueron
enviados oportunamente
88
- Escuela de Alaus carece de un manual de procedimientos
pedaggicos para la continuidad de los procesos
89
- No se deja constancia escrita, del seguimiento realizado por el Jefe de
Estudios y/o Asesor Pedaggico al cumplimiento de los programas de estudio 90
RECURSOS HUMANOS
92
- Funciones del Departamento de Personal no estn acordes
al Reglamento Orgnico Funcional
92
- Inadecuada seleccin de personal
94
- Ausencia de registros y archivos de personal
96
- Contratos de servicios personales no se sujetan a formalidades de ley
96
- Clasificacin de puestos al personal policial de la Direccin
Nacional de Educacin, no es la adecuada
97
- No existe un sistema de evaluacin de desempeo del servidor
79

en el puesto de trabajo
- Capacitacin del personal docente y administrativo del Instituto Tcnico
- Pensum de estudios incluir materias para formacin tica, psicolgica
y emocional del alumno
- Directivos del Instituto Tecnolgico, no cumplen el perfil
profesional para el cumplimiento de funciones
- Instituto Tecnolgico y Escuela de Alaus no tiene la infraestructura
adecuada para cumplimiento de sus actividades
- Capacitacin y entrenamiento del personal de las Escuelas de
Formacin Policial no es prioritario
- Estructura orgnica y funcional de la Unidad de Equitacin
y Remonta, debe modificarse
- Escuela de Formacin de Policas Sto. Jos Emilio Castillo Sols
- Subdireccin y Asesora Pedaggica sin funcionamiento continuo
- No se han efectuado evaluaciones al personal de servidores de la
Escuela de Alaus y FUMISA
- Falta de dotacin de aspirantes a policas no permite cumplir con
la misin para la que fue creada la Escuela FUMISA
INFORMATICA
- Sistema informtico que se aplica en la Direccin Nacional de Educacin
- Instituto Tecnolgico no tiene un sistema informtico para
controlar la informacin administrativa, financiera y educativa
- Instituto Tcnico Superior no cuenta con un sistema informtico adecuado
- Informacin administrativa, financiera y tcnica no est sistematizada
en la Unidad de Equitacin y Remonta
- Equipos informticos de la Escuela de Formacin de Policas
Sgto. Jos Emilio Castillo Sols no se utiliza en todo su potencial
- Escuela de Formacin de Alaus y FUMISA no cuentan con un sistema
informtico para contro lar la informacin administrativa, financiera y tcnica
CONSTRUCCIONES
- Varias obras del sistema educativo no se cumplieron en su totalidad
- Construcciones en el Instituto Tcnico Superior
- Instalaciones educativas de la Unidad de Equitacin y Remonta
no son apropiadas y pasan subutilizadas
- Instalaciones de la Escuela de Formacin de Policas
Sgto. Jos Emilio Castillo Sols pasan subutilizadas

102
103
104
105
107
110
111
112

114
115
117
117
119
120
122
124
125
127
127
128
129
131

Quito,
Seor
Director Nacional de Educacin de la Polica Nacional
Presente
De mi consideracin
Hemos efectuado la auditora de gestin a la Direccin Nacional de Educacin de la Polica
Nacional, al 30 de septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artculo 211 de la
Constitucin Poltica de la Repblica del ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral Area
de control ao 2000 de la Direccin de Auditora 1 de la Contralora General del estado.
80

Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y Normas Tcnicas de Auditora
Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que la
auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la informacin y
documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo,
igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad
a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables.
Se analizaron los componentes Direccin Nacional de Educacin, Instituto Tcnico Superior,
Instituto Tecnolgico Superior, Unidad de Equitacin y Remonta, Escuela de Formacin de
Policas Sgto. Jos Emilio Castillo Sols, Escuela de Formacin de Policas Alaus y Escuela
de Clases del Litoral Fumisa, y como subcomponentes, las reas Educativa, Financiera,
Ejecucin de Obras Pblicas, Informtica y Recursos Humanos. Los resultados por su
importancia, se detallan a continuacin:
Direccin Nacional de Educacin de la Polica y su sistema educativo
Los asesores pedaggicos de la Direccin Nacional de Educacin no realizaron con
frecuencia la supervisin externa y evaluacin al sistema educativo, pues no se pudo verificar
el cumplimiento del proceso en sus diferent es aspectos, como tampoco existe la informacin
suficiente, confiable y oportuna para el desarrollo de su gestin.
Los establecimientos de educacin que mantiene la Polica, reciben un alto porcentaje de
subvencin en el valor de las pensiones, como es el caso del Instituto Tcnico Superior, cuyo
costo real por alumno es de US$19, para los hijos de miembros policiales US$ 4 y US$ 8 para
los hijos de civiles, que se subvencionan en el 70% y 58% respectivamente. En el Liceo
Policial el costo real por alumno es de US$40, sin embargo, los hijos de oficiales pagan
US$16 y los hijos de civiles US$30, recibiendo una subvencin del 25% y 13%
respectivamente. Adems, se mantiene un promedio de poblacin estudiantil civil alto en
relacin al policial, que no justifica la inversin de recursos de la institucin policial en
actividades que no tienen relacin directa con la misin para la cual fue creada la entidad.
La falta de formacin como docentes o instructores ha determinados miembros policiales que
prestan servicios y la aplicacin de una sana poltica de la Direccin General de Recursos
Humanos de la Comandancia General para designar a personal capacitado en puestos de
trabajo acordes a las especializaciones, ha permitido que los cursos de las diferentes escuelas
se lleven a cabo muchas veces con profesores que no renen el perfil requerido para dicho
cargo, con lo cual disminuye la eficacia y eficiencia de la educacin que se imparte.
No existe una adecuada infraestructura para el sistema educativo, falta de mat erial y equipos
didcticos para la realizacin de los cursos en condiciones funcionales.
Para el ao 2000, se program la construccin de 55 obras en los diferentes establecimientos
educativos y de formacin policial, financiados con recursos de la Comandancia General, sin
embargo, la Unidad de Planificacin no dispone de informacin necesaria que facilite el
anlisis; tambin, se evidenci obras paralizadas con avances hasta el 50% y otras no
iniciadas.
Para el rea de Informtica, la Direccin Nacional de Educacin y sistema educativo, no
cuenta con planes y programas para desarrollar un sistema de informacin computarizada, las
adquisiciones de software y hardware no fueron planificadas ni aprobadas por la entidad.

81

La frecuente movilizacin del personal policial a que est sujeto el nivel directivo como los
puestos claves en la institucin, genera un alto grado de inestabilidad, limitando la
continuidad en la gestin y la adopcin de decisiones.
Segn el Orgnico Numrico del personal de la Direccin Nacional de Educacin, el personal
asignado a sta, debe ser de cincuenta y nueve puestos, clasificados: nivel directivo cinco;
asesores dos; jefes departamentales y mandos medios diez; tcnicos seis; administrativos
veinte y siete y servicios nueve, concentrndose el 29% en el nivel directivo, asesor y mandos
medios, 46% en el administrativo, 15% en servicios y 10% en personal tcnico, lo que deja
entrever la inexistencia de personal tcnico pedaggico que es la razn de ser de la entidad.
Dentro de la estructura de puestos de la Direccin Nacional de Educacin existe personal
contratado por el lapso de 8 a 10 aos, sin otros beneficios econmicos y sociales que no sean
los establecidos en los contratos, los mismos que adolecen de formalidades legales en su
estructura como en el cumplimiento de normas y disposiciones establecidas en la Ley de
Servicios Personales por Contrato y en el Reglamento General a la Ley de Personal de la
Polica Nacional, artculo 10.
La Direccin Nacional de Educacin y su sistema educativo no ha elaborado un Manual
Especfico de Contabilidad Gubernamental, por lo que no existe un sistema nico y completo
conforme a las necesidades y caractersticas. La nica informacin que se mantiene es por
cada unidad educativa con diferentes metodologas y programas computarizados, como el
Temax y Mnica, otros se mantiene en forma manual, situacin que impide emitir
informacin financiera completa.
El control presupuestario de la Direccin Nacional de Educacin y el sistema educativo, est a
cargo de la Direccin Financiera de la Comandancia General, puesto que nicamente elaboran
la proforma presupuestaria de ingresos y gastos, sin que se lleve el control de la ejecucin, por
lo tanto no se consolida la informacin contable ni presupuestaria.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en
los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artculo 361 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el cronograma
aceptado por la entidad, se aplicar en el tiempo programado
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Por el Contralor General del estado
Dr. C.P.A. Ramiro Andrade Puga
DIRECTOR DE AUDITORIA 1

Consejo y Direccin Nacional de Rehabilitacin Social

Carta de envo

CONTENIDO

CAPITULO I
82

Enfoque de la Auditora
Motivo de la auditora

Objetivo de la auditora
Enfoque
Alcance de la auditora
Indicadores de eficacia, eficiencia y economa utilizados
Componentes auditados
Administracin General

4
5
5
5
8

CAPITULO II

Informacin de la entidad
Del Consejo Nacional de Rehabilitacin Social
Misin
Visin
De la Direccin Nacional de Rehabilitacin Social
Misin
Visin
Centros de Rehabilitacin Social
Misin
Visin
ANALISIS FODA
Base legal de la entidad
Estructura Orgnica
Objetivos de la entidad
Financiamiento de la entidad
Funcionarios Principales

9
9
9
9
10
10
10
12
12
14
15
15

CAPITULO III

RESULTADOS GENERALES
Grado y forma de cumplimiento del objetivo de la entidad
Estructura del control interno

18
20

Infraestructura inadecuada no permite el desarrollo de las actividades


Administrativas

20

Personal de choferes supera al nmero de vehculos en funcionamiento


Falta de informacin de actividades no permite evaluacin

21
22

Durante 1999, a nivel nacional se inform sobre los trabajos


del rea de odontologa.

23

Equipos no prestan el servicio para el cual fueron adquiridos

25

Proyecto para modernizar el sistema de informacin institucional


a travs de la implementacin de un sistema computarizado no se cumpli

26

Inoperabilidad de la Unidad de Auditora Interna

31

Falta de documentos no permite contar con informacin completa


de los funcionarios

32

Direccin de diagnstico
Direccin de tratamiento
Departamento de Trabajo Social de la Direccin de Tratamiento
Departamento de Educacin de la Direccin de Tratamiento
Actividades sociales, culturales y deportivas

33
36
38
40
40

83

Falta de financiamiento no permite la contratacin de obras y pago de planillas


Centralizacin de actividades no permite agilidad administrativa financiera
Falta de control de suministros y tiles de aseo
CENTROS DE REHABILITACION SOCIAL
No se ha implantado un sistema de contabilidad para
el control del movimiento financiero
Falta de optimizacin de recursos humanos, materiales y financieros
Dependencia financiera de los centros de rehabilitacin
obstaculiza gestin administrativa

41
42
48

50
52
54

CAPITULO IV
RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTES
Administracin General
Subcomponente - Recursos Humanos
Estructura administrativa del Consejo y Direccin Nacional de
Rehabilitacin Social
Consejo Nacional
Alta rotacin del personal directivo genera inestabilidad
Direccin Nacional de Rehabilitacin Social
Asuntos especficos del Componente
Ausencia de planificacin
Ingresos y promociones de personal no obedecen a un proceso previo
de seleccin

56
57
60
64
65
67

Cambios al Distributivo de sueldos realizados por la Direccin Financiera sin conocimiento y estudio
tcnico del Departamento de Recursos Humanos
71

Contrataciones de personal
71
Control de Asistencia
76
Anormalidades en la expedicin de certificados mdicos
76
Registros de personal
78
Subcomponente Financiero
80
Incumplimiento de disposiciones legales en el pago de dietas
82
Inadecuado archivo de la documentacin de soporte de las transacciones
87
Consumo de telefona celular y llamadas a telfonos celulares sin controles administrativos y
financieros demandan la utilizacin de importantes recursos econmicos
88
Intereses no recaudados
91
Pagos indebidos de viticos
93
Pasajes areos adquiridos sin justificacin
95
Pago de subrogaciones sin cumplir requisitos
98
Designacin de otro funcionario para cargo que tena titular
99
Incumplimiento de varias disposiciones legales en pago de viticos
100
Subcomponente Contratacin Pblica
102
Marco Referencial
106
Direccin de Tratamiento
110
Departamento de Psicologa
110
Departamento Laboral de la Direccin de Tratamiento
111
Sub Componente Control de Obras
112
Planificacin y ejecutabilidad
112

84

Construcciones y Mantenimientos
Concha acustica en el Centro de Rehabilitacin Social de Portoviejo El Rodeo
Cunetas de hormign armado en el Centro de Rehabilitacin Social de
Portoviejo El Rodeo
Fiscalizacin y supervisin de obras
Cambio de rubros, incremento de cantidades de obra
Sub componente Direccin Jurdica
Anlisis de expedientes
Expediente 479
Centros de Rehabilitacin Social
Estudio y verificacin de documentos de un expediente para conceder traslados
Administracin
Falta capacitacin en todos los niveles
Rodeo Portoviejo
Recursos Humanos
Subcomponente Financiero
No se ha implantado un sistema de contabilidad para el control del
movimiento financiero
Centro Femenino Quito

114
114
116
120
121
123
124
124
129
137
141
142
147
147
148
148
150

ANEXO
Cronograma de cumplimiento de recomendaciones

Quito,
Seores
Presidente del Consejo y Director Nacional de Rehabilitacin Social
Presente
De mi consideracin:
Hemos efectuado la auditora de gestin al Consejo y Direccin Nacional de Rehabilitacin
Social, al 30 de septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artculo 211 de la
Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral Area
de control ao 2000 de la Direccin de Auditora 1 de la Contralora General del Estado.
Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con la Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y Normas Tcnicas de Auditora
Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que la

85

auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la informacin y
documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo,
igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad
a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables.
Se analizaron como componentes a la Administracin General con los subcomponentes de
Recursos Humanos, Financiero, Informtica, Contratacin Pblica, Tratamiento con sus
respectivas unidades administrativas, Control de Obras y Direccin Jurdica; y, Centros de
Rehabilitacin Social con los Subcomponentes de: Infraestructura, Recursos Financieros,
Recursos Humanos, Asistencia Social, Asistencia Psicolgica, Atencin Mdica y Asistencia
Odontolgica. Los resultados por su importancia, se detallan a continuacin:
Se cumple parcialmente con lo dispuesto en el artculo 208 de la Constitucin Poltica de la
Repblica pues los centros de Rehabilitacin Social existentes no cumplen con las
expectativas previstas, se encuentran sobrepoblados determinando que al 31 de diciembre del
2000 tengan un dficit de 1936 cupos, no se dispone de una infraestructura adecuada ya que la
existente es reducida y en algunos casos en procesos de destruccin, los espacios fsicos no se
distribuyen adecuadamente provocando un hacinamiento y promiscuidad, creando graves
problemas de convivencia de los internos y aumentando el nivel de violencia intercarcelaria
como el caso de la Crcel 2
Se ha adquirido un equipo de laparoscopia para que sea instalado en el Centro de
Rehabilitacin Social El Rodeo, para lo que se invit a tres empresas que no se encontraban
previamente calificadas para que presenten ofertas, luego de adquirido el equipo se lo recibi
en las oficinas de la Direccin Nacional , sin que se encuentre instalado hasta el 24 de mayo
del 2001, fecha de conclusin de esta auditora. Por disposicin del Director Nacional
constante en memorando 165-D-97 de junio 13 de 1997, se dispuso que se lo traslade al
Centro de Rehabilitacin Social de Varones Quito Nro. 1, lugar en el que tampoco se lo ha
instalado, permitiendo que se subutilicen los recursos de la entidad.
Los Equipos de computacin adquiridos no obedecen a las necesidades reales de la Direccin,
motivo por el cual la informacin que se procesa es limitada y no permite unificar
informacin a nivel nacional, sobre los internos de los centros
Recursos Humanos, no dispone de toda la documentacin referente al personal que labora en
la Institucin as es el caso de varios funcionarios del nivel directivo de quienes en sus
expedientes no constan todos los documentos que permitan verificar los niveles acadmicos
que sustentan; en otros casos, no existe la informacin de datos personales ni domiciliarios.
Revisadas las carpetas personales y las tarjetas de control de asistencia se observa que existen
incumplimientos de las disposiciones legales referentes a la concesin de permisos por
enfermedad pues el mdico de la institucin las justifica y en casos concede licencias por mas
del tiempo establecido para los centros anexos del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
La Direccin de Diagnstico segn el Cdigo de Ejecucin de Penas, es la encargada de
realizar ubicacin, rebajas, prelibertad, traslados, calificar el ndice de peligrosidad,
tratamiento y seguimiento de las personas privadas de la libertad, funciones que constan
tambin en el Orgnico Funcional excepto la de Tratamiento, por lo que el orgnico no se
ajusta a lo que indica el Cdigo citado.

86

Del anlisis a las funciones de la Direccin de Diagnstico se termin que no existen planes
anuales de trabajo debidamente aprobados; no disponen de elementos tcnicos de apoyo para
el diagnstico y evaluacin, por lo que la ubicacin de los privados de la libertad est
realizada por el Departamento Jurdico, incumpliendo lo dispuesto en el artculo 10 del
Cdigo de Ejecucin de Penas.
El departamento de Trabajo Social, no cumple con todas las funciones que le asigna el
Orgnico Funcional , ni dispone de un sistema de informacin y difusin de su gestin.
Ausencia de planificacin especfica para el rea de Recursos Humanos, por lo que no
laboran en funcin de planes y programas, ni se han determinado objetivos a corto, mediano y
largo plazo, polticas, procedimientos, estndares o mtodos de evaluacin, encaminados a
lograr eficiencia y desarrollo del recurso humano que garantice mejor calidad en los servicios
que prestan a menor costo.
Continuos pases administrativos al personal policial dispuestos por el alto mando, lo que
genera inestabilidad del servidor e impide la continuidad en la gestin.
Falta de una unidad de sistemas informticos formalmente establecida que responda a una
planificacin estratgica de la institucin y no solamente a dar soporte a los usuarios en las
actividades donde intervienen microcomputadores.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en
los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artculo 361 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el cronograma
aceptado por la entidad, se aplicarn en el tiempo programado.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Por el Contralor General del Estado

Dr. CPA. Ramiro Andrade Puga


DIRECTOR DE AUDITORIA 1

Municipio de Rumiahui
CONTENIDO

CAPITULO I
Enfoque de la auditora
Motivo de la auditoria

Objetivos de la auditoria

87

Alcance y naturaleza de la auditora

Enfoque
Indicadores utilizados

5
6

CAPITULO II
Informacin de la entidad
Organizacin administrativa de la Municipalidad

Misin
Visin
Principales fortalezas y debilidades (FODA)
Fortalezas
Debilidades
Oportunidades
Amenazas
Base legal
Niveles administrativos
Objetivos de la entidad
Financiamiento de las operaciones financieras
Funcionarios Principales

9
10
10
10
10
10
10
12
12
13
13
14

CAPITULO III
Resultados Generales

Estructura orgnica funcional de la Municipalidad no es la adecuada


Actividades de las unidades administrativas no
responden a una programacin

15
17

Incumplimiento del plan anual de control de actividades de la


Auditora Interna

18

Sistema Financiero

21

Ejecucin Presupuestaria
Resultados de la aplicacin de los indicadores

22
24

CAPITULO IV
Resultados especficos por componentes
Direccin de Planificacin

27

No se realizo control, seguimiento y evaluacin de los planes


institucionales e informes anuales de labores
Elaboracin del plan estratgico participativo de la Municipalidad
Ejecucin de obras
Dotacin general de infraestructura bsica y equipamiento
Proyectos
Alcantarillado
Energa Elctrica
Infraestructura vial
Apertura y readecuacin de vas locales
Construccin de pasos peatonales elevados en las principales avenidas
Distribuidor de trfico
Resumen de costos aproximados de proyectos priorizados
de obras de infraestructura bsica y vial
Direccin de Obras Pblicas y Fiscalizacin

88

35
36
37
39
42
44
47
49
53
56
56
57
57

Sistema de Agua Potable de Molinuco


Control de calidad del tanque de reserva
Mantenimiento de la Av. General Enrquez
Adoquinado de varias calles de la ciudad
Ampliacin de la Casa Barrial en el Sector el Cabre
Construcciones de bordillos de los parques de Cotogchoa y Rumiloma
Construccin de la Casa del Deportista, I etapa
Informtica

60
62
63
64
66
66
67
68

Estructura orgnica funcional del Departamento de Sistemas


No existen respaldos de bases de datos de aos anteriores
en medios magnticos

69
69

Plataforma Monousuario
Plataforma Multiusuario

70
71

La Municipalidad no dispone de un plan informtico

72

Recursos Humanos
Hallazgos del componente
Seleccin de personal
Personal sin funciones
Perodo de prueba del servidor que ingresa a la entidad, no es evaluado
Falta de un sistema informtico de Recursos Humanos no permite
contar con reportes e informacin para toma de decisiones
Personal sujeto a la Ley de Servicios Personales por Contrato,
labora bajo esta modalidad por mas de dos aos

73
74
75
75
76

Anlisis de remuneraciones del personal

Clasificacin de puestos
Capacitacin
Evaluacin de Desempeo
Rgimen Administrativo Interno: Registros y controles
Archivos inadecuados para los expedientes de personal
Biblioteca

76
77
79

81
82
84
85
86
87

FINANCIERO
Ingresos
Tesorera
Departamento de avalos y catastros
Predios particulares registrados como bienes municipales
Predios municipales no tienen escritura publica
Terreno destinado para centro mdico se dio otro destino
Coactivas
Resultados Especficos
Procesos judiciales por bienes perdidos sin seguimiento
Juicios iniciados por la municipalidad inconclusos

Contratos de arrendamiento no son legalizados


Deficiente recaudacin por la provisin de agua potable

Disminucin considerable en la recaudacin de los ingresos


por concepto de rodaje vehicular para el ao 2000
GASTOS
Incumplimiento de clusula del Contrato por la Ca. VIBROBLOK
Adquisicin de 101.080 adoquines no fueron retirados de la fabrica
Incumplimiento de clusula tercera de los contratos suscritos
con la Ca. VIBROBLOK, para la transportacin de los adoquines.

89

89
89
90
92
92
94
96
96
97
98

100
102

103
105
105
107

Cemento no ingresado oportunamente a la Bodega Municipal


Pago al Ex-Alcalde por vacaciones no gozadas
Pago de viticos al exterior no concuerda con disposiciones legales
Pago de dieta a Concejal por sesin no asistida
Incumplimiento de Contrato de Estudios Nuevo Camal Municipal
Falta de recursos financieros para el mantenimiento del
parque automotor
Vehculo daado
Denuncias

107
108
109
111
111
112
113
114

ANEXO
Cronograma de cumplimiento de recomendaciones

Seores
Miembros del Concejo Municipal del Cantn Rumiahui
Presente
De mi consideracin
Hemos efectuado la auditora de gestin a I. Municipalidad del Cantn Rumiahui, al 30 de
septiembre del 2000, de conformidad a lo previsto en el artculo 211 de la Constitucin
Poltica de la Repblica del Ecuador, con cargo al Plan Operativo Integral Area de Control
ao 2000 de la Direccin de Auditora 1 de la Contralora General del Estado.
Nuestra auditora de gestin fue realizada de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y Normas Tcnicas de Auditora
Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que la
auditora sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la informacin y
documentacin examinada no contienen exposiciones errneas de carcter significativo,
igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad
a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables.
Se analizaron como componentes la Direccin de Planificacin y Programacin, Obras
Pblicas y Fiscalizacin, Recursos Humanos; y, como subcomponentes Agua Potable,
Alcantarillado, Infraestructura Vial, Biblioteca, Avalos y Catastros, Coactivas, Informtica y
Financiero. Los resultados por su importancia se detallan a continuacin:
La Direccin de Planificacin, no ha emitido las directrices ni ha diseado los instrumentos
necesarios para que las diferentes unidades administrativas, elaboren sus propios planes y

90

programas de trabajo, con los correspondientes cronogramas y determinacin de los


responsables de su ejecucin, dando lugar a que no se trabaje en base a un plan operativo
anual, que permita su evaluacin mediante la aplicacin de instrumentos que midan su avance
y cumplimiento.
Para el rea de recursos humanos no se ha elaborado un plan especfico por lo que no se han
determinado objetivos a corto, mediano y largo plazo, polticas, procedimientos, estndares o
mtodos de evaluacin que garanticen un mayor rendimiento del personal de la institucin

El tanque de reserva de agua potable de 800 m3 de capacidad que se construy para atender
posibles desabastecimientos del lquido, en la situacin actual, no est en condiciones de ser
puesto en servicio, pues no garantiza la estabilidad estructural y la impermeabilidad del
mismo, tiene problemas de orden constructivo, ya que visualmente se observa la mala calidad
del hormign utilizado, por lo que se encuentra abandonado pese al alto nivel de inversin.
La mayor concentracin de costos en materia remunerativa se encuentra a nivel de personal
que cumple labores de tipo administrativo y de servicios, mientras que los costos para el
personal tcnico, propios de la gestin institucional son menores.
La Entidad adquiri una cantidad significativa de adoquines para ser colocados en diferentes
calles de la ciudad, sin embargo la Unidad de Fiscalizacin no efectu un estricto control
durante el proceso constructivo de los adoquines, tanto cualitativo como cuantitativo, a fin de
determinar con exactitud si el adoqun adquirido se instal donde estaba previsto, lo que
ocasion que la Fbrica VIBROBLOK mantenga pendiente un saldo, por entregar de 101.080
adoquines a la municipalidad, por un valor de S/555'940.000, el cual fue devuelto luego de la
intervencin de la Contralora General del Estado
El Departamento de Avalos y Catastros mantienen registrados en 18.870 los predios urbanos
y 1.193 los predios en la zona rural, informacin de los primeros que se encuentra actualizada
en un 60%, y, en cuanto a la informacin de los predios rsticos es escasa e inadecuada a las
circunstancias actuales, hecho que se presenta por cuanto no se ha realizado un recorrido total
del Cantn lo que afecta a la economa municipal.
La municipalidad cuenta con 52 inmuebles con escritura pblica, cuyos ttulos no estn
inscritos en el Registro de la Propiedad y 162 lotes sin escritura pblica, hechos que se origina
por la falta de comunicacin y coordinacin entre las unidades administrativas, lo que ha
permitido que el patrimonio institucional se presente subestimado.
El 22 de agosto de 1980 se suscribi una escritura y se registr el 4 de octubre de 1994, con
lo cual una seora don a la municipalidad un terreno de 800 m2 , para un Centro de Salud en
la Parroquia de San Pedro de Taboada, sin embargo la entidad construy un campo deportivo,
que se lo tienen abandonado en malas condiciones, frustrando de esta manera las aspiraciones
de la comunidad.
La municipalidad recibi S/387'740.111 y S/205'962.390 por concepto de impuesto al rodaje
de los vehculo matriculados en 1998 y 1999, en cambio para el ao 2000 recibi nicamente
S/1'377.000, valor cobrado por los bancos que conforman el sistema BANRED, en

91

coordinacin con el Servicio de Rentas Internas y, que por la falta de agilidad en las gestiones
que debieron oportunamente realizar las autoridades municipales ante estas entidades,
permitieron que no se disponga de recursos financieros por valores significativos.
La entidad no cuenta con un plan informtico, lo que determina que no se tenga claro los
proyectos a ejecutarse, ni el desarrollo informtico que va a tener a corto, mediano y largo
plazo, la informacin que se maneja es dispersa y no est al alcance de las principales
autoridades.
El anlisis de la eficiencia de la ejecucin presupuestaria determin la falta de evaluaciones
del presupuesto, por cuanto se ejecut nicamente el 79%, cuando su porcentaje debe ser
superior al 90%.
El resultado de la aplicacin del ndice para el cobro a los usuarios del agua potable, es del
43% lo que significa la falta de eficiencia en la recaudacin, por cuanto el indicador debe ser
superior al 80%.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en
los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 7 del artculo 361 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera y Control, las recomendaciones que constan en el presente
cronograma aceptado por la entidad, se aplicarn en el tiempo programado.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Por el Contralor General del Estado

Dr.C.P.A.Ramiro Andrade Puga


DIRECTOR DE AUDITORIA 1

COMPONENTES DETERMINADOS EN LAS AUDITORIAS PILOTOS REALIZADOS POR LA


DIRECCION DE AUDITORIA 1

Direccin General de Salud de la Polica Nacional


Componentes auditados
Los componentes auditados son la Direccin Nacional de Salud, Hospitales de Quito No1,
Guayaquil No 2 y Subcentros de Salud, seleccionados los siguientes: Regimiento Quito No 1,
Asociaciones de Generales y Policas Retirados, Grupo de Intervencin y Rescate, Escuela
Superior, Unidad de Investigaciones Especiales y Escuela de Formacin de Tropa, y los
ubicados en Caar, Azuay y Alaus.

92

Direccin Nacional de Salud, con los subcomponentes:


Recursos Humanos
Informtica
Finanzas
Hospitales Quito No 1 :
Y Guayas No 2

Especialidades de:
Gineco-Obstetricia
Ciruga General
Traumatologa
Medicina Interna
Informtica

Subcentros:

Evaluacin general
Infraestructura fsica

Direccin General de Educacin de la Polica Nacional


COMPONENTES:
1. Direccin Nacional de Educacin de la Polica Nacional del Ecuador
2. Instituto Tcnico Superior de la Polica Nacional
3. Instituto Tecnolgico Superior
4. Unidad de Equitacin y Remonta
5. Escuela de Formacin de Policas Sgto. Jos Emilio Castillo Sols
6. Escuela de Formacin de Policas Alaus
7. Escuela de Clases del Litoral FUMISA - Quevedo
SUBCOMPONENTES
6.1 Area Educativa
6.2 Area Financiera
6.3 Ejecucin de Obras Pblicas
6.4 Area de Informtica
6.5 Recursos Humanos
Direccin y Consejo Nacional de Rehabitacin Social
Administracin General
93

Subcomponentes

Recursos Humanos,

Financiero,

Informtica,

Contratacin Pblica,

Tratamiento, y sus secciones de:

Trabajo Social

Psicologa

Educativo

Laboral

Control de Obras

Direccin Jurdica

Centros de Rehabilitacin Social


Subcomponentes

Infraestructura,

Recursos Financieros,

Recursos Humanos

Asistencia Social,

Asistencia Psicolgica,

Atencin Mdica,

Asistencia Odontolgica

Municipio del Cantn Rumiahui


Componentes y subcomponentes auditados
Planificacin Institucional

Ejecucin de Obras
Dotacin de infraestructura bsica y equipamiento por Parroquia y Cantn
Alcantarrillado

94

Energa Elctrica
Infraestructura Vial
Direccin de Obras Pblicas y Fiscalizacin

Informtica

Recursos Humanos
Seleccin de Personal
Personal Contratado
Remuneracin de Personal
Clasificacin de Puestos
Capacitacin
Evaluacin y Desempeo

Biblioteca

Financiero
Ingresos
Gastos
Tesorera

Avalos y Catastros

Denuncias

INDICADORES DE GESTION UTILIZADOS EN LAS AUDITORIAS PILOTOS


REALIZADOS POR LA DIRECCION DE AUDITORIA 1

Direccin General de Salud de la Polica Nacional


Indicadores utilizados

INTENSIDAD DE USO
AREA DE
OFERTA
DATOS
Promedio das estada

Total das estada


Total egresos

95

Promedio de das paciente

Total das paciente en el perodo


No de das del mismo perodo

UTILIZACION
Porcentaje de horas mdicas trabajadas
en consulta externa
Porcentaje de ocupacin

horas trabajadas en consulta.


horas asignadas
Total das paciente

x100
x100

Das cama disponible


Total egresos del perodo
Promedios camas disponibles del mismo perodo

Giro de camas

APLICACIN GENERAL DE INDICADORES DE LA UNIDAD OPERATIVA DEL


HOSPITAL QUITO No. 1 DE LA POLICIA NACIONAL.
SERVICIOS DE SALUD
Anlisis de componentes
Los componentes seleccionados para el anlisis corresponden a las principales causas de
mortalidad (fallecimi entos de pacientes), morbilidad (causas de enfermedad), e informacin
de los servicios que prestan los hospitales de Quito y Guayas en trminos generales y en las
especialidades de Gineco-Obstetricia, Ciruga General, Traumatologa y Medicina Interna.
UNIDAD OPERATIVA HOSPITAL QUITO No. 1
INFORMACION EPIDEMIOLOGICA
Constituye el estudio de distribucin y determinantes de los niveles o fenmenos relacionados
con la salud (riesgos de enferman o morir), en poblaciones especficas y la aplicacin de este
estudio al control de los problemas de salud, siendo uno de sus objetivos el de evaluar las
medidas tomadas para potenciar, proteger o restaurar la salud.

De acuerdo a la informacin proporcionada por el Hospital Quito de la Polica, para el caso de


la evaluacin y aplicacin de indicadores, se consider diez principales causas de mortalidad
y morbilidad las que constan a continuacin:
Diez principales causas de mortalidad general

Insuficiencia renal crnica


CA de prstata
CA gstrico

96

Insuficiencia cardaca congestiva


Politraumatismo
Diabetes Mellitus 2
Neumona
Insuficiencia respiratoria
Leucemia
Aneurisma
Diez principales causas de morbilidad por egreso
hospitalario

Partos nicos espontneos


Colelitiasis
Parto nico por cesrea
Hernia Inguinal
Apendicitis aguda
Diabetes mellitus no insulino dependiente
Hipertensin esencial primaria
Hiperplasia de prstata
Insuficiencia cardaca
Leiomioma del tero

Diez principales causas de morbilidad en consulta


externa.

Control de salud de rutina


Caries dental
Hip ertensin esencial primaria
Infecciones agudas de vas areas superiores
Supervisin de embarazo normal
Anomalas dentofaciales
Gastritis y duodenitis
Enfermedades de pulpa y tejidos periapicales
Dorsalgia
Alteracin de la visin

Diez principales causas de morbilidad en


emergencia

Infecciones del tracto respiratorio alto


Digestivas (enf. Diarrica aguda)
Traumatismos
Dolores abdominales
Curaciones e inyecciones
Sndromes febriles
Cefaleas ms traumas crneo -enceflicos
Infecciones del tracto urinario
Hipertensin arterial ms insuficiencia cardaca
congestiva
Infecciones ginecolgicas.

La evaluacin a los servicios de salud se considera trascendental e importante, por cuanto los
resultados permiten a los directivos efectuar ajustes peridicos a los programas que ellos
coordinan y toman acciones correctivas.

A continuacin se detallan indicadores que fueron aplicados en el Hospital Quito a nivel


general y de las especialidades seleccionadas, que corresponden a los atributos del contexto
hospitalario:

oferta, extensin e intensidad de uso, procesos y resultados; que por la

complejidad de las reas de salud, algunas variables, por si solas no alcanzaron a medir los
atributos de calidad, en consecuencia se combinaron variables de varios indicadores que dan
como resultado tasas, concentracin, utilizacin de los recursos, promedios de das de estada,
das paciente y otros.

Considerando que el estndar es el patrn de referencia para el anlisis, son difciles de


precisar, por cuanto el Hospital de la Polica por su estructura jerarquizada, limita obtener

97

datos sobre la administracin de los servicios de salud, que son manejados de diferente
manera, toda vez la distribucin no se realiza por especialidades como es el denominador
comn en el resto de hospitales, sino ms bien obedece a dos grupos diferenciados entre
oficiales y tropa en dos pisos de hospitalizacin; lo que impide comparar con servicios de
otros hospitales aparentemente de igual similitud; sin embargo, conviene destacar que el
enfoque moderno de la auditora de gestin no est dirigido al alcance rgido de estndares,
sino ms bien al mejoramiento continuo de la calidad de la atencin de los usuarios y de la
operacin general de los servicios de salud.
AREA DE OFERTA
Datos
AREA DE PROCESO
EXTENSION DE USO
Datos
INTENSIDAD DE USO
Concentracin en
morbilidad
Promedio das de estada

No. de horas asignadas a consulta externa

16279

No. de primeras consultas de morbilidad

10468

Total consultas de morbil. (primeras ms subsecuente)


Primeras consultas

32239
10468

3.0797669

Total das estada


Total egresos

11858
1627

7.2882606

13857
182

76.137363

10976.03 x
100
16279

67.424473

13857 x 100
21720

63.798343

1627
120

13.558333

7863
1627

4.8328211

903 x 100
5009

18.02755

762 x 100
32239

2.3635969

Total de consultas mdicas


Horas mdicas trabajadas

32239
10976.03

2.9372186

Total de consultas mdicas

32239

1.9804042

Promedio de das paciente Total das paciente en el perodo


No. de das del mismo perodo
UTILIZACION
Porcentaje de horas
mdicas trabajadas en
consulta externa

Horas trabajadas en consulta externa


Horas asignadas

x 100

Porcentaje de ocupacin

Total das paciente


Das cama disponible

Giro de camas

Total egresos del perodo


Promedio camas disponibles del mismo perodo

Intervalo de giro

x 100

Total das cama desocupada


No. de egresos

Porcentaje de
Total internaciones por emergencia x 100
internaciones por
Total de emergencias atendidas
emergencia
Porcentaje de
Total de internaciones por consulta externa x 100
internaciones por consulta
Total de consultas atendidas
externa
RENDIMIENTO
Promedio de consultas
mdicas hora trabajada
PRODUCTIVIDAD
Promedio de consultas

98

mdicas por hora mdica


asignada a consulta
externa
AREA DE
RESULTADOS

Horas mdicas asignadas

16279

Porcentaje de
cumplimiento en
atenciones de parto.
Porcentaje de
cumplimiento de
intervenciones
quirrgicas.

Total de partos realizados x 100


Total de partos programados

157 x 100
327

48.012232

Total de intervenciones quirrgicas realizadas x 100


Total de intervenciones quirrgicas programadas

1033 x 100
1243

83.10539

Interpretacin de Indicadores

La calidad de atencin mdica es un problema muy complejo, que se origina por la


interaccin de numerosos factores.

Desde el punto de vista prctico, la calidad se puede

evaluar al final de los procesos utilizando los indicadores, que miden los cambios en la
satisfaccin de los usuarios.

Si los indicadores muestran cambios significativos en el tiempo, es posible asumir que la


institucin est brindando una atencin de buena calidad, aseveracin que se puede confirmar
analizando los indicadores precedentes, los cuales mostrarn que los atributos de la calidad se
logran en las distintas dependencias y servicios. Si el resultado es adverso para la calidad, los
indicadores permitirn identificar los vacos en cada una de las reas de evaluacin,
informacin de vital importancia para la toma de decisiones.

Resultados

La mortalidad general, se presenta en pacientes especialmente adultos con enfermedades


crnicas degenerativas y con procesos tumorales.

La morbilidad por egreso hospitalario corresponde a pacientes con patologas (tipo de


enfermedad) agudas, crnicas y partos.

La morbilidad presentada por consulta externa y emergencia en su mayora se origina por


patologas de nivel primario que bien podran ser atendidas en los diferentes Subcentros que
tiene la Direccin Nacional de Salud, puesto que en su mayora disponen del personal mdico

99

y equipos necesarios para brindar este tipo de atenciones y que por el contrario, en caso de
patologas que al no ser atendidas en consulta externa acuden a emergencia, desvirtuando la
actividad y servicio que debe prestar esta unidad hospitalaria.
Por lo expuesto es de vital importancia que se implante en forma urgente la atencin a base de
la referencia , procedimiento que consiste en el traslado del paciente del Subcentro al Hospital
por enfermedades de especialidad y la contrareferencia, en el pase del Hospital al Subcentro,
cuando el paciente ya ha sido tratado, para el seguimiento y el control.
En cuanto al rea de oferta de servicios, el Hospital cuenta con 16.279 horas asignadas a
consulta externa y en el rea de proceso se determin 10.468 como primeras consultas que se
refiere a consulta mdica brindada al paciente por primera vez por una determinada
enfermedad o accin de salud y en un determinado servicio y 21.771 como subsecuentes que
tiene que ver con la consulta mdica brindada a un paciente por segunda vez o ulterior y por
una determinada enfermedad o accin de salud, que representan el 32% y 68%
respectivamente del total de las 32.239 consultas.
La concentracin de morbilidad mide el nmero de veces que prestan un determinado
servicio a un mismo usuario, que en este caso corresponde a 3 consultas por diagnstico, por
la informacin sealada anteriormente, justifica el retorno a esta Unidad Operativa (Hospital
Q1).
El promedio general por cada paciente es de 7,2 das de estada en el Hospital, que se r refiere
al nmero de das de permanencia comprendido entre la fecha de ingreso y de egreso, que es
razonable si se considera el tipo de patologas por mortalidad, como son las crnicas
degenerativas que conllevan costos significativos para el paciente quien debe sufragarlos o
caso contrario el hospital solventarlos.
El porcentaje de ocupacin de las camas es el que estuvieron ocupadas diariamente durante un
perodo, en el Hospital corresponde al 63,7% con un promedio de 76,1 pacientes diarios
considerando 120 camas disponibles y que cada una de ellas fue utilizada por 13,5 pacientes
en los seis meses, porcentaje que debe ser analizado toda vez que la capacidad instalada se
encuentra subutilizada.

100

Se determin que cada cama disponible del hospital permanece en promedio desocupada 4,8
das, margen que es alto e incrementa los gastos de mantenimiento sin compensar el uso que
permita la recuperacin de sus costos por la infraestructura subutilizada.
El grado de utilizacin del recurso humano en consulta externa alcanza el 67,42%, resultado
que incluye 1.837 turnos no programados que corresponden a los solicitados por los
profesionales de esta casa de salud, extras autorizados y otros por transferencia de los
Subcentros de salud; cuyas causas principales de atencin indicaron que corresponden a
patologas como: control general de la salud, caries dental, hipertensin esencial (primaria),
infecciones de vas respiratorias, supervisin del embarazo, entre otras, que deberan ser
auscultadas en los Subcentros de salud; determinando un rendimiento de 2,9 consultas por
hora trabajada y de 1,9 consultas de produccin por hora contratada, porcentaje que se
mantiene relativamente bajo, por lo que se solicit se justifique el 32,58% de horas mdicas
no atendidas, observndose que existe una demanda insatisfecha sin atencin a la espontnea.
De acuerdo a la informacin presentada por el Coordinador del Area de Consulta Externa, del
total de 32.239 consultas, se produjo una prdida de 13.348 turnos que representa el 41,4%,
por los siguientes motivos: solicitados y no confirmados, otros que no tuvieron demanda y
pacientes que no acudieron pese a tener turnos confirmados; lo que de acuerdo al promedio de
estndares de atencin en consulta externa del Hospital Quito 1(tres por hora) y del total de
consultas, resulta una prdida de produccin de 4.449 horas y 111,2 consultas diarias.
En el documento de Reingeniera de Consulta Externa, emitido en febrero de 1997 por el
Hospital, expresa que el tiempo de atencin de consultas por primera vez ser de 20 minutos,
las subsecuentes de 15 minutos y las de especialidad de 30 minutos siempre y cuando
justifiquen dicho tiempo; datos que al relacionar con el tipo de patologas atendidas dentro de
consulta externa y considerando que el nmero de atenciones de morbilidad por primera vez
representa el 32% del total de consultas y las subsecuentes el 68%, debern modificarse los
estndares que se mantiene con un promedio de tres atenciones por hora con una produccin
en promedio de cuatro.
Por lo expuesto, el sistema de solicitar y asignar turnos por telfono, funciona en forma
parcial, debiendo dar prioridad a la demanda espontnea y reducir en forma gradual los turnos
asignados va telefnica, con cita previa a pacientes con consultas subsecuentes, con la

101

finalidad de optimizar el servicio de consulta externa y permitir mayor cobertura y evitar


egresos para el Hospital por mantener recursos subutilizados.
Se evidencia que del total de consultas por emergencia, solo el 18% de los pacientes fueron
internados en el hospital y de las atenciones por consulta externa el 2,3%, por lo que el 82% y
el 97,7%,

representan pacientes atendidos por emergencia y consulta externa

respectivamente, con cuadros patolgicos simples, y con una amplia demanda insatisfecha en
los Subcentros, los cuales se auto refieren.
As mismo el resultado del 99,3% de cumplimiento en consulta externa y del 83% en
intervenciones quirrgicas, se ha cumplido en forma razonable de acuerdo a lo programado;
sin embargo, constituyen porcentajes que deben ser revisados por cuanto en el caso del total
de las consultas programadas, nicamente se asign 1,9 pacientes por hora, como ya se
analiz anteriormente; o en su defecto existe exceso de personal mdico para cubrir la
demanda de los usuarios, por lo que se debe analizar la carga de consultas o redistribuirse al
profesional de la salud en otras unidades operativas que demanden sus servicios.
Respecto a las atenciones de parto, se cumpli en un 48%, que en promedio en forma
aproximada resulta un parto por da, constituyndose el 52% de demanda en prdida
GINECO
OBSTETRICIA
AREA DE OFERTA
Datos

No. de horas asignadas a consulta externa gineco-obs.

1224

No. de primeras consultas en embarazadas

133

Total consultas en embaraz, (primera ms subsecuentes


P rimeras consultas

769
133

5.7819549

Promedio das estada Total das estada gineco-obstetricia


gineco- obsttrica
Total egresos gineco-obstetricia

940
295

3.1864407

Promedio
paciente
obstetricia

1368
182

7.5164835

AREA DE
PROCESO
EXTENSION DE
USO
Datos
INTENSIDAD DE
USO
Concentracin en
embarazadas

de

das Total das paciente en el perodo


gineco No. de das del mismo perodo

U TILIZACION

102

Porcentaje de horas Horas trabajadas en consulta ext de gineco- obste x 100


mdicas trabajadas en
Horas asignadas
consulta ext ginecoobstetricia

914.65
1224

Porcentaje
ocupacin
obstetricia

1368 x 100
1810

de Total das paciente gineco-obstetricia x 100


gineco Das cama disponible gineco-obstetricia

74.7263 07

75.58011

Giro de camas gineco- Total egreso del perodo en gineco-obstetricia


obstetricia
P romedio camas disponibles del mismo perodo

295
10

29.5

Intervalo
de
giro Total das cama desocupada en gineco-obstetricia
ginego- obstetricia
No. de egresos de gineco- obstetricia

442
295

1.4983051

2744
914.65

3.0000547

2744
1244

2.2418301

R ENDIMIENTO
Promedio de consultas Total de consultas gineco-obst (fomento ms morb)
gineco- obstetricia. por
Horas mdicas trabajadas
hora trabajada
PRODUCTIVIDAD

Promedio de consultas Total de consultas gineco-obst (fomento ms morb)


gineco- obstetricia por
Horas mdicas asignadas
hora mdica asignada
a consulta externa

En el rea de oferta del servicio de Gineco-Obstetricia se asign 1.224 horas a consulta


externa; brindndose atencin de 133 como primeras consultas y 636 como subsecuentes, que
en total dentro del perodo de enero a junio del ao 2000, asciende a 769 consultas y,
representan el 17,3% y 82,7% respectivamente.

Los estndares facilitados por el Hospital para el anlisis, establecen un tiempo de 20 y 15


minutos para las consultas primeras y subsecuentes, que si se comparan con el total de horas
asignadas y aplicamos el porcentaje resultante de los dos tipos de consultas brindadas, debi
haberse brindado 211,75 consultas como primeras y 1012,24 como segundas, lo que
representa 666,74 consultas no realizadas que corresponden al 46,4%; de lo expuesto se
observa que los especialistas en gineco-obstetricia dedicaron mayor tiempo de atencin al
establecido en los estndares por cada consulta ( 15-20/ +30).

A continuacin en forma descriptiva, se detalla la asignacin de horas mdicas en consulta


externa por profesional y los clculos realizados por auditora, observndose que se program
10H12 diarios para 8 especialistas, ratificando lo indicado en el prrafo anterior, por cuanto
se refiere a que la atencin corresponde a ms de 30 minutos por paciente por hora contratada
(4 horas diarias).

103

HORAS ASIGNADAS
Clculo auditora
Enero a junio/2000
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico
Profesional mdico

192
144
192
96
144
168
192
96
1.224

por da y profesional
1H36
1H12
1H36
0H48
1H12
1H24
1H36
0H48
10H12

La productividad de atencin de 2,2 pacientes por hora contratada, demuestra que no existi
una adecuada asignacin de horas mdicas en consulta externa, considerando que dentro del
perodo analizado se cont con 1.368 pacientes hospitalizados que en promedio en los seis
meses da como resultado 7,5 pacientes de atencin diaria para 8 especialistas del servicio de
Gineco-obstetricia, porque de acuerdo a informacin proporcionada por el Hospital la visita
hospitalaria nicamente demandara de 15 minutos dentro de las cuatro horas de trabajo que le
corresponde al mdico.

Respecto de las horas trabajadas en consulta externa y horas asignadas se obtuvo como grado
de utilizacin del recurso humano el 74,7%, particular que deber ser revisado acorde al
rendimiento del servicio y estndares propios establecidos por el Hospital.

La concentracin en pacientes embarazadas de 5,78 consultas por cada una, con relacin al
perodo de embarazo de 9 meses, resulta que el servicio ha demandado una buena aceptacin
por parte de los pacientes, por lo que se determina que es aceptable.

Los indicadores de hospitalizacin como son el promedio de 3,1 das de estada; 7,5 pacientes
diarios hospitalizados con un promedio de 10 camas disponibles; el giro de camas de 29,5
veces por paciente; el 75,5% de ocupacin de camas disponibles; y, el promedio de
desocupacin de 1,49 das por cada cama; constituyen resultados razonables, demostrando
que este servicio mantiene una regularidad en la atencin a sus pacientes.
GIRUGIA GENERAL

104

AREA DE OFERTA
Datos
INTENSIDAD DE USO
Promedio das estada ciruga

Promedio de das paciente


ciruga

No. de horas asignadas a consulta externa de ciruga.

504

Total das estada ciruga


Total egresos ciruga

1859
243

Total das paciente en el perodo


No. de das del mismo perodo

4338
182

7.6502058

23.835165

U TILIZACION
Porcentaje de horas mdicas Horas trabajad. en consulta externa de ciruga x 100 196.25 x 100
trabajadas en consulta externa
Horas asignadas
504
ciruga.
Porcentaje de ocupacin
Total das paciente ciruga x 100
4338 x 100
ciruga
Das cama disponible ciruga.
4525

38.938492

95.867403

Giro de camas ciruga

Total egresos del perodo en ciruga


Promedio camas disponibles del mismo perodo

243
25

9.72

Intervalo de giro ciruga

Total das cama desocupada en ciruga


No. de egresos de ciruga

187
243

0.7695473

R ENDIMIENTO
Promedio de consultas
ciruga por hora trabajada

Total de consultas ciruga


Horas mdicas trabajadas

785
196.25

Total de consultas ciruga


Horas mdicas asignadas

785
504

PRODUCTIVIDAD
Promedio de consultas
ciruga por hora mdica
asignada a consulta externa.

1.5575397

En cuanto al rea de oferta del servicio de Ciruga General, se asign 504 horas a consulta
externa.
En lo que tiene que ver con consulta externa, comparando las 196,25 horas mdicas trabajadas
respecto de las 504 horas asignadas, se obtuvo como resultado el cumplimiento del 38,9%,
porcentaje relativamente bajo,

que no justifica la prdida de tiempo por parte de los

especialistas de este servicio. Adems, se determin un rendimiento de 4 pacientes por hora


trabajada cuando en realidad hubo una produccin de 1,55 pacientes por hora contratada,
demostrando que la asignacin para esta rea mdica de horas para los especialistas se
encuentra bajo los estndares de atencin establecidos por el Hospital.
Adicionalmente, relacionando que se trabaj nicamente 196,25 horas dando un total de 785
consultas, y con las 504 horas asignadas, aplicando los estndares para este servicio de 15

105

minutos por paciente, debi haberse brindado 2.016 consultas, estableciendo una diferencia de
1.231 consultas que no fueron atendidas y que constituyen gastos para el Hospital ya sea en
remuneraciones del personal, mantenimiento, pagos de servicios bsicos como luz, agua,
telfono y otros, los cuales en un centro de salud particular representan costos que
ocasionaran graves prdidas econmicas difciles de afrontar.
El promedio de das de estada de un paciente es de 7,6 con la atencin 23,8 pacientes diarios,
25 camas disponibles, un giro de camas de 9,72 veces por paciente, un porcentaje de
ocupacin de camas disponibles que alcanza el 95,8%, y, un intervalo de giro de 0,76 por da,
tiempo que permanece desocupada una cama, datos que reflejan una sobreproduccin, por
cuanto el margen de camas disponibles e intervalo de giro es reducido para la atencin en
casos de emergencia.
TRAUMATOLOGIA
Datos

No. de horas asignadas a consulta externa


de traumatologa

1152

INTENSIDAD DE USO
Promedio
das
traumatologa

estada Total das estada traumatologa


Total egresos traumatologa

Promedio de das paciente


traumatologa

Total das paciente en el perodo


No. de das del mismo perodo

1480
179

8.26815 64

2682
182

14.736264

U TILIZACION
Porcentaje
de
horas
mdicas
trabajadas
en
consulta ext. Traumatologa
Porcentaje de ocupacin
traumatologa
Giro
de
traumatologa

Horas trabaj. en consulta ext. De traumat. x 100


Horas asignadas

858.31 x 100
1152

74.506076

Total das paciente traumatologa x 100


Das cama disponible traumatologa

2682 x 100
3620

74.088398

camas Total egresos del perodo en traumatologa


Promedio camas disponibles del mismo perodo

179
20

8.95

giro Total das cama desocupada en traumatologa


No. de egresos de traumatologa

938
179

5.2402235

Promedio de consultas Total de consultas traumatologa


traumatologa por hora Horas mdicas trabajadas
trabajada.
PRODUCTIVIDAD

2575
858.31

3.0000816

Promedio de consultas Total de consultas traumatologa


traumatologa por hora Horas mdicas asignadas
mdica asignada a consulta
externa.

2575
1152

2.2352431

Intervalo
de
traumatologa
R ENDIMIENTO

Para el servicio de Traumatologa, se estableci como rea de oferta 1.152 horas a consulta
externa.

106

El promedio de das de estada de 8,2 por paciente, con 14,7 pacientes atendidos diariamente,
determina un 74, % de ocupacin del servicio en hospitalizacin.
Para traumatologa existen 20 camas disponibles, un giro de camas de 8,95 veces por
paciente, observndose que el porcentaje de desocupacin de cada cama es de 5,24 das
comparado con el nmero de egresos, lo que representa costos elevados para la entidad
mantener este espacio de tiempo sin ocupacin de pacientes.
En consulta externa, se obtuvo un rendimiento de 3 pacientes por hora trabajada, conforme
consta en los estndares de atencin otorgado por el Hospital; sin embargo, la productividad
fue de 2,23 pacientes por hora contratada resultado que se encuentra por debajo del estndar,
obtenindose como resultado de utilizacin del recurso humano el 74,5%, resultados que
debern ser revisadas acordes al rendimiento del servicio y estndares:

MEDICINA
INTERNA
AREA DE OFERTA
Datos

No. de horas asignadas a consulta externa de med.


Interna

1464

Promedio das estada


Medicina interna

Total das estada medicina interna


Total egresos medicina interna

593
75

7.9066667

Promedio de das
paciente
Medicina interna
U TILIZACION

Total das paciente en el perodo


No. de das del mismo perodo

1278
182

7.021978

Porcentaje de horas
mdicas trabajadas en
consulta
externa
y
medicina interna
Porcentaje de ocupacin
Medicina interna

Horas trabaj. en consulta ext. de med. Inter. x 100


Horas asignadas

806.65 x 100
1464

55.099044

Total das paciente medicina interna


Das cama disponible medicina interna

1278 x 100
1820

70.21978

Giro de camas
Medicina interna

Total egresos del perodo en medicina interna


Promedio camas disponibles del mismo perodo

75
10

Intervalo de giro
Medicina interna

Total das cama desocupada en medicina interna


No. de egresos de medicina interna

542
75

INTENSIDAD DE
USO

107

x 100

7.5

7.2266667

R ENDIMIENTO
Promedio de consultas Total de consultas medicina interna
medicina interna por Horas mdicas trabajadas
hora trabajada.

2420
806.65

3.000062

2420
1464

1.6530055

PRODUCTIVIDAD
Promedio de consultas Total de consultas medicina interna
medicina interna por Horas mdicas asignadas
hora mdica asignada a
consulta externa.

Para el servicio de Medicina Interna, se estableci como rea de oferta 1.464 horas a consulta
externa.

El promedio de estada de un paciente en medicina interna es de 7,9 das, considerando que


para esta especialidad existen 10 camas disponibles y cada una de ellas fue utilizada 7,5 veces
por paciente, determinndose un porcentaje de ocupacin del 70,21%; concomitante se
establece que el intervalo de giro de cama desocupada es de 7,22 das, comparado con el
nmero de egresos, perodo de tiempo subutilizado que representa mayores egresos
econmicos para el hospital.

En consulta externa, se obtuvo un rendimiento de 3 pacientes por hora trabajada, conforme


consta en los estndares de atencin otorgado por el Hospital; sin embargo, la productividad
fue de 1,65 pacientes por hora contratada resultado que se encuentra por debajo del estndar,
obtenindose como grado de utilizacin del recurso humano el 55,09%, resultado que deber
ser sujeto de anlisis a fin de optimizar los recursos.
Direccin General de Educacin de la Polica Nacional
Indicadores generales
1.

Evaluacin calidad de docentes:


Docentes con (sin) ttulo de maestro
Total docentes ao lectivo
Docentes con (sin) ttulo universitario
Total docentes ao lectivo
Docentes Contratados
.
Total docentes (nombramiento y contrato) ao lectivo

108

2.

Evaluacin rendimiento
Total matriculados ao lectivo .
Total de aulas utilizadas ao lectivo
Total matrcula del presente ao lectivo
Total matrcula anterior ao lectivo
Horas semanales asignadas prctica docente
22 Horas determinadas por ley
Graduados presente ao lectivo
.
Alumnos matriculados presente ao lectivo

Das clase dictados ao lectivo .


Das clase programadas ao lectivo
Aspirantes matriculados en el establecimiento
Total aspirantes inscritos
Total de alumnos no promovidos
Total de alumnos matriculados
Total atrasos y faltas de docentes
Das laborables total docentes
Total actividades realizadas por cada instructor .
Total actividades planificadas por cada instructor
Nmero total de alumnos que desertaron
Nmero de alumnos matriculados

X 100

X 100

Rendimiento general de los alumnos por actividad


Puntaje mximo a alcanzar
3.

Evaluacin eficiencia
Gastos de funcionamiento
.
Usuarios atendidos por clase de servicio
Volumen o cantidad de servicios (programas o actividades)
Total de beneficiarios del servicio de educacin
Tiempo programado (proyecto o programa)
Tiempo utilizado por programa o actividad
Nmero de servicios prestados (programa o actividad) .

109

Nmero de servicios proyectados (programa o actividad)


4.

Evaluacin de la eficacia
Alumnos por establecimiento educativo.
Usuarios potenciales por establecimiento
Recursos utilizados (monetarios) .
Recursos presupuestados (monetarios)
Equipos de computacin adquiridos
.
Equipos de computacin planificados para adquirir

Indicadores especficos
Instituto Tcnico Superior

Ingresos totales por autogestin


Gastos totales por autogestin
Ingresos por transferencias corrientes
Ingresos totales
Ingresos propios
Ingresos totales
Instituto Tecnolgico Superior de Polica
Recursos recibidos/2000

Recursos presupuestados/2000
Especializacin Balstica

Nmero de matriculados en el curso


De especializacin Balstica
Recursos recibidos/2000

Recursos presupuestados/2000

110

Nmero de graduados ao/x .


Nmero de matriculados ao/x
Ingresos corrientes ao/x
Gastos corrientes/x
Nmero de personal policial que ocupa cargos directivos
Nmero total de cargos directivos
Total de policas docentes con ttulo de maestro
Total de policas docentes
Total de policas docentes con ttulo universitario
Total de policas docentes
Nmero de alumnos matriculados en el curso de Balstica
Nmero de aulas utilizadas
Nmero de alumnos matriculados en el curso de Balstica
Nmero de aspirantes al curso de Balstica
Nmero de graduados en el curso de Balstica
Nmero de matriculados en el curso de Balstica
Nmero de curso realizados .
Nmero de curso programados
Recursos recibidos ao 2000 .
Recursos presupuestados ao 2000
Nmero de personal policial que ocupa cargos directivos
Nmero total de cargos directivos
Nmero de oficiales existentes en la escuela
Nmero de oficiales aprobados para la escuela
Nmero de personal policial existente en la escuela
Numero de personal policial aprobado para la escuela

111

Nmero de aspirantes dados de alta


Nmero de aulas utilizadas
Nmero de graduados cuarta promocin

Nmero de aspirantes dados de alta cuarta promocin


Recursos recibidos ao 2000

Recursos presupuestados ao 2000


Nmero de servidores que conocen y aplican Word
Nmero de servidores que aplican Word
Escuela de Formacin de Policas Alaus
Recursos recibidos/2000 .
Recursos presupuestados/2000
Nmero de graduados ao/x
Nmero de matriculados ao/x
Ingresos corrientes ao/x
Gastos corrientes/x
Direccin y Consejo Nacional de Rehabilitacin Social
Los indicadores de gestin para medir:

Le eficiencia y economa en el manejo de los recursos.

Las cualidades y caractersticas de los servicios entregados a la comunidad carcelaria


(eficacia).

El grado de satisfaccin de las necesidades de los privados de la libertad (calidad).

Los aspectos antes referidos se midieron considerando su relacin con la Misin y Visin del
Consejo Nacional y de la Direccin Nacional de Rehabilitacin Social, y los Centros de
Rehabilitacin en cumplimiento al Orgnico Estructural y al Cdigo de Ejecucin de Penas.

112

Los indicadores constituyen el medio efectivo a travs del cual se puede evaluar de manera
objetiva, los cambios buscados en el desarrollo de los proyectos concebidos en la
planificacin operativa y estratgica pues permiten determinar su avance y cumplimiento.
Parmetro generales para la elaboracin de indicadores de gestin
En la determinacin de parmetros se consider lo siguiente:

Si la informacin existente es confiable y oportuna y que permita la comparacin entre la


situacin real y las referencias programadas o previstas a nivel general o por unidades
administrativas consideradas en los componentes seleccionados.

Conocimiento y evaluacin de las reas seleccionadas como parte de los componentes e


identificacin y anlisis de las variables relevantes o estratgicas en lo econmico,
financiero, presupuesto, distribucin del servicio realizados por el Consejo Nacional y la
Direccin Nacional de Rehabilitacin Social.

Diseo sobre la base de variables seleccionadas que se relacionan con la medicin de los
principios de economa, eficacia, eficiencia y equidad.

Relacin entre las variables definidas (numerador /denominador) y frecuencia o tiempo de


aplicacin, corresponde al perodo analizado aos 1999 y 2000.

Descripcin de los componentes auditados


Presupuesto
Indices de equilibrio

= Ingresos Codificados
Gastos Codificados

Indicadores de perodos de tiempo = Produccin Efectiva anual


Produccin efectiva ao n-1

Indice de efectividad

= Recursos realmente invertidos


Recursos Planeados

= Actividades realizadas durante ejecucin programas


Actividades planeadas

113

Indicadores estndar

= Costo de los programas


Costo Total Programado

Diagnstico y Evaluacin
Nmero de internos por centro

= Nro. total de internos .


Nro. internos sentenciados
Nro. de estudios tcnicos .
Nro. ubicaciones poblacionales
Nro. informes tcnicos de progresin
.
Nro. informes tcnicos de progresin aprobados para ubicacin

Nmero de internos
.
Nro. registros indiv. Con fichas (Mdicas, Psicolog, Sociales y otras)
Nmero de evaluaciones
Nro. de rebajas tramitadas
Nmero de tratamientos realizados
.
Nro. diagnsticos y evaluaciones realizadas a los internos
Nmero de estudios tcnicos para rebajas
Nro. informes de rebajas realizados
Trabajo Social
Poblacin penitenciaria =

Nmero de internos sentenciados


Nmero de internos procesados
Nmero de personas que ingresan a los C.R.S
Nmero de personas que egresan de los C.R.S
Poblacin de internos por centro
Poblacin Total existente

De fichas sociales y de tratamiento =

Nmero de fichas realizadas


.
Nmero total de internos por centro

= Nmero de entrevistas realizadas


Nmero de entrevistas planificadas
De cumplimiento educativo

= Cursos ejecutados
Cursos planificados

Area de Contratacin Pblica


Indice de eficiencia

= Obras Concursadas
Obras Planificadas
Obras

Ejecutadas
114

Obras Concursadas
Area de Obras Pblicas
Indice de eficiencia

=Obras Ejecutadas
Obras Emprendidas

Indice de efectividad

=Obras Inconclusas
Obras Emprendidas
Obras Ejecutadas
Obras Planificadas
Obras Terminadas por mutuo acuerdo
Obras Planificadas

115

Municipio del Cantn Rumiahui


Indicadores utilizados
REQUERIMIENTOS

INDICADOR

Eficiencia de aplicacin a usuarios (Agua EAU= No Us. Pagaron x 100


potable)
No U. Facturados

ESTNDAR
Debe ser superior al 80%

Mide el porcentaje de usuarios de los


servicios que pagan frente al total de
usuarios facturados que deberan pagar
CARTERA VENCIDA (Agua Potable)

CV=

Valor facturado menos


Valor Recaudado = 0

Debe ser igual a cero

Determina el monto de los valores


vencidos por cobrar que puede aplicarse
a cada renta en forma global, lo ideal es
tener 0.

PESO DE LA CARTERA (Avalos y


Catastros, Agua Potable, Impuesto
Predial)

PCV= Cartera Venc.Total x100


Ingresos Propios ao

Superior al cinco por


ciento

Permite medir el peso, la importancia de


la cartera vencida en la situaci n
financiera municipal a fin de realizar o
no un esfuerzo en su recuperacin, este
se debe dar si es superior a 5%.
ER= Valor Recaudado x 100
EFICIENCIA DE RECAUDACION
Superior al 80%
Valor facturado
(Avalos y Catastros Agua Potable,
Impuesto Predial)
Para que la Municipalidad tenga una
eficiencia en el cobro de los
contribuyentes y usuarios de los
servicios frente a los valores facturados.
PRESUPUESTO EFICIENCIA DE
FORMULACION

EFP= Valores Efectivos


x100
Valores Presupuestados

Inferior al 90%

Indica el nivel de planificacin en la


formulacin del presupuesto que al final
determinar el nivel de gestin en el
manejo de los recursos financieros.
EFICIENCIA DE EJECUCION

EEP= Val. Comprometidos x100


Valores Presupuestados

Igual o superior al 90%

Indica el grado de cumplimiento de los


resultados esperados en el manejo
presupuestario.
BIBLIOTECA

B= Tot.Usuar.atendidos x100
No. De empleados
El resultado nos indi ca si el nmero de

116

Variable

empleados es adecuado para cubrir las


funciones de la Biblioteca.
DEPENDENCIA Ejecucin de Obras
Participacin del 15% del Gobierno
Central

D= Ingresos Transf. X100


Ingresos Totales

Menor al 20%

La mayor dependencia financiera est


en relacin cuando el indicador se
aproxima al 100%, es importante que el
indicador se vaya reduciendo con el
tiempo.
SUPERAVIT/DEFICIT CORRIENTE

S/D= Ingreso Corriente 1x100


Gasto Corriente

Porcentaje positivo

Si el resultado es positivo significa que


existe un supervit corriente y si es
negativo existe dficit.
AHORRO CORRIENTE

AC=
Ingresos
Gasto Corriente
Es importante
capacidad de
Municipio.

AUTOSUFICIENCIA

Corriente

menos Porcentaje positivo

para determinar la
endeudamiento del

AUTOSUF= Ingresos Propios


Gasto Corriente

Igual o superior a uno

El indicador de autosuficiencia y
solvencia financiera indica la capacidad
que tiene la municipalidad para cubrir
sus gastos corrientes con recursos
propios, el resultado del indicador
superar la base de uno, 1, es decir la
municipalidad tiene un resultado
satisfactorio.
AUTOSUFICIENCIA
MINIMA (Recursos Humanos)

AM= Ingresos Propios


Gasto Remuneraciones

Igual o superior a uno

Lo mnimo que debe cubrir una


municipalidad con recursos propios.
SOLVENCIA

= Ingresos Corrientes
Gastos Corrientes

Igual o superior a uno

Est en una situacin de solvencia


cuando el indicador es igual o superior a
uno
RAZON DE ENDEUDAMIENTO

RE= Total Pasivos


Total de Activos

Inferior a 100

Se utiliza para indicar en que porcentaje


de los activos est respaldado el
endeudamiento.
LIQUIDEZ

LI= Activo Corriente


Pasivo Corriente

117

Superior a uno

Mide con cuantos recursos cuenta la


municipalidad para respaldar deudas a
corto plazo.
ER= Valor Recaudado x 100
EFICIENCIA DE RECAUDACION
Superior al 80%
Valor facturado
(Avalos y Catastros Agua Potable,
Impuesto Predial)
Para que la Municipalidad tenga una
eficiencia en el cobro de los
contribuyentes y usuarios de los
servicios frente a los valores facturados.
INDICE DE SOLIDEZ

IS= Pasivo Total


Activo Total

Menor al 1%

Se demuestra que la Municipalidad tiene


un porcentaje mnimo de acreedores
sobre el activo tot al.
PATRIMONIO O ACTIVO TOTAL

P= Patrimonio
Activo Total

Menor al 1%

Con este ndice se demuestra que casi la


totalidad de los activos de la
Municipalidad son de su propiedad.
INDICE DE ENDEUDAMIENTO

Pasivo Total

Menor al 1%

Patrimonio
Con este ndice se esta demostrando que
la entidad no tiene deudas significativas
que pagar.

EQUIPOS MULTIDISCIPLINARIOS QUE PARTICIPARON EN LAS AUDITORIAS


PILOTOS REALIZADOS POR LA DIRECCION DE AUDITORIA 1
Consejo y Direccin de Rehabilitacin Social
Coordinador:

Subdirector DA-1

Supervisor:

Supervisor 3 DA-1

Jefe de Equipo:

Supervisor 1 DA-1

Auditores Operativos: 2 de la DA-1


Tcnico Informtico: Procesamiento Automtico de Datos,
Abogado:

Direccin de Contratacin Pblica

Ingeniero:

Direccin del Control de Obras Pblicas

Siclogo Jurdico:

Direccin de Capacitacin

Trabajadora Social:

Direccin de Recursos Humanos

118

Tcnico RRHH:

Direccin de Recursos Humanos

Direccin General de Educacin de la Polica Nacional


Coordinador:

Director DA-1

Supervisor:

Supervisor 3 DA-1

Jefe de Equipo:

Supervisor 3 DA-1

Auditores Operativos: 3 de la DA-1


Tcnico Informtico: Procesamiento Automtico de Datos
Abogado:

Direccin Jurdica

Ingeniero Civil:

Direccin del Control de Obras Pblicas

Tcnico RRHH:

Direccin de Recursos Humanos

Sicloga:

Direccin de Comunicacin Social

Pedagoga:

Direccin Jurdica

Direccin General de Salud de la Polica Nacional


Coordinador:

Director DA-1

Supervisor:

Supervisor 3 DA-1

Jefe de Equipo:

Supervisor 1 DA-1

Auditores Operativos: 2 de la DA-1


Tcnico Informtico: Procesamiento Automtico de Datos,
Abogado:

Direccin Jurdica

IngenieroCivil:

Direccin del Control de Obras Pblicas

Sicloga

Direccin de Comunicacin Social

Mdico:

Departamento Mdico

Tcnico RRHH:

Direccin de Recursos Humanos

Experto Indicadores: Mdico de la Direccin de Salud


Municipio del Cantn Rumiahui
Coordinador:

Subdirector DA-1

Supervisor:

Supervisor 3 DA-1

Jefe de Equipo:

Supervisor 1 DA-1

Auditores Operativos: 2 de la DA-1


Tcnico Informtico: Procesamiento Automtico de Datos

119

Abogado:

Direccin Jurdica

Ingeniero Civil:

Direccin del Control de Obras Pblicas

Tcnico RRHH:

Direccin de Recursos Humanos

120

Los indicadores son instrumentos que permiten medir, evaluar y comparar,


cuantitativamente y oblicualitativamente las variables asociadas a las metas, en el
tiempo, su propio comportamiento y su posicin relativa respecto de sus similares de
otras realidades.
Los indicadores de gestin pueden ser utilizados para evaluar la entidad como un todo y
tambin respecto de todas las actividades que se ejecutan, para cualquier funcin, rea o
rubro que se quiera medir.

Para construir indicadores de gestin,

que es

responsabilidad bsica de la gerencia o administracin de las entidades y organismos


pblicos, se puede aplicar la siguiente metodologa:

a) Definicin de la entidad, funcin, rea o rubro que se requiere medir


Es importante tener muy claro al definir el parmetro, qu es lo que se va a medir,
la gestin global de toda la institucin, parte de ella o alguna rea en particular y si
esa actividad se encuentra ubicada en el nivel poltico-estratgico, nivel estratgico
operativo, nivel de polticas y planes o en el mbito de programas proyectos; toda
vez que sern los responsables de cada rea los que debern efectuar la definicin
del indicador de que se trate.

b) Definicin del objetivo que se persigue con el indicador


Otro aspecto importante, es aclarar suficientemente, como se utilizar el indicador,
de manera de poder administrar cualesquiera medida correctiva. En este aspecto, se
deben responder las preguntas: para qu se necesita el indicador?, qu persona o
personas lo obtendrn?, qu se pretende medir?, quines lo utilizarn?, cul es el
propsito de la medicin?, etc. Todas estas interrogantes deben ser respondidas
antes de la confeccin del indicador.

c) Determinacin de la fuente de los datos


Otro aspecto importante es establecer en forma anticipada de donde se obtendr la
informacin que permita obtener el indicador: del sistema de informacin contable,
da datos estadsticos, de registros informales u otros. En todo caso, cualesquiera
que sea la fuente de origen de los datos, ellos deben cumplir con requisitos de
calidad tales como:

veracidad, pertinencia y oportunidad, adems de estar

debidamente respaldado.
d) Anlisis de informacin
121

Una vez implementado los parmetros, antes de su obtencin y utilizacin


posterior, se hace necesario que la informacin relacionada con ello, se encuentre
debidamente validada y autorizada por los responsables de su emisin.

e) Determinacin de la periodicidad del medidor


Es necesario definir cada cuanto tiempo es conveniente cotejar la realidad con el
indicador, toda vez que ello debe ser puesto en conocimiento, tanto del evaluador
como del evaluado.

f) Identificacin del receptor del Informe de Gestin


Se deben establecer claramente los usuarios del informe de gestin, ya sea que
pertenezcan al nivel de gestin estratgico, logstico o tctico, es decir, se debe
determinar quienes usarn la informacin en la toma decisiones.

g) Revisin de los indicadores


Los indicadores deben ser evaluados permanentemente con el propsito de
readecuarlos a la realidad cambiante de la institucin.

h) Usuarios de la informacin fuente

As como el conocimiento de la fuente de informacin es importante, de la misma


manera tambin lo es establecer con anterioridad quienes son los que manejan y utilizan
esta informacin, toda vez que la decisin es resultado de todo los elementos que
intervienen en el proceso comunicativo, esto el emisor, el receptor, el medio como se
transmite y otros.

122