MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS

CONTABLES

FBRICA LA MARIPOSA,S.A.

Enero de 2013.

INDICE
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS...............................................................4
POLITICA NO. 1.............................................................................................................. 4
ANLISIS Y DISEOS DE PUESTOS............................................................................4
POLITICA NO. 2.............................................................................................................. 6
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL................................................................................6
POLITICA NO. 3.............................................................................................................. 7
SELECCIN DE PERSONAL..........................................................................................7
POLITICA NO. 4.............................................................................................................. 8
INDUCCIN.................................................................................................................... 8
POLITICA NO. 5.............................................................................................................. 9
CONTRATACIN............................................................................................................. 9
POLITICA NO. 6............................................................................................................ 11
PRESTACIONES DE LEY..............................................................................................11
POLITICA NO. 7............................................................................................................13
SUPERVISIONES EN BODEGA...................................................................................13
POLITICA NO. 8............................................................................................................14
ELABORACIN DE INVENTARIOS FSICOS EN BODEGA.........................................14
POLITICA NO. 9............................................................................................................16
REQUISICIN DE MERCADERAS..............................................................................16
POLITICA NO.10........................................................................................................... 18
COTIZACIONES............................................................................................................18
POLITICA NO.11........................................................................................................... 20
ADQUISICIN, MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.......................................20
Y EQUIPO FUNGIBLE...................................................................................................20
POLITICA NO. 12..........................................................................................................22
CRDITOS.................................................................................................................... 22
POLITICA NO. 13..........................................................................................................24
SOLICITUD, EMISIN Y PAGO DE CHEQUES............................................................24
POLITICA NO. 14..........................................................................................................26
USO Y MANEJO DE CAJAS CHICAS Y OTROS FONDOS..........................................26
2

POLITICA NO. 15..........................................................................................................28

USO DE VEHCULO DE ADMINISTRACIN................................................................28
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS EN LA BANCA GUATEMALTECA....................30
SEGUROS PARA SALVAGUARDAR ACTIVOS DE LA EMPRESA...................................32
PRSTAMO BANCARIO COMO MEDIO DE FINANCIAMIENTO.....................................36

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 1
ANLISIS Y DISEOS DE PUESTOS
REGLAMENTO

OBJETIVO:

Identificar, analizar y documentar perfiles y descripciones de puestos para que

cada uno de ellos contribuya a la productividad, rentabilidad y desarrollo de la
organizacin.
EMITIDA POR:
Seccin de Recursos Humanos
DEFINICIONES:
1 Puesto de trabajo: Es el conjunto de funciones que, dentro de una estructura
organizacional, aportan resultados que han de contribuir al fin de la
organizacin.
2 Anlisis de puesto: Es el proceso continuo de identificacin y comprensin de
la incidencia y alcance de un puesto en la empresa.
3 Perfil de puesto: se refiere a las caractersticas personales, educacionales y
requisitos que debe llenar la persona para ocupar un puesto, que son definidas
de acuerdo a la variedad, complejidad, autonoma y autoridad del puesto en la
organizacin.
4 Descripciones de puestos: Las descripciones de puestos se obtienen como
resultado del anlisis de las funciones productivas de la organizacin, en el
cual se deben plasmar el objetivo del puesto, las funciones, as como las
condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes.
CONSTITUCIN:
En una empresa es indispensable el anlisis y diseo de puestos para que pueda
est debidamente organizada definiendo como debe ser y que debe hacer una
persona en el puesto, lo cual permite:
a) Mejorar los procesos y procedimientos de trabajo
b) Reorganizar la estructura laboral de la organizacin
c) Planificar las necesidades de recurso humano
d) Identificar candidatos adecuados para vacantes
e) Eliminar requisitos y demandas no indispensables
f) Ubicar a los empleados de acuerdo a competencias demostradas
g) Determinar niveles realistas de desempeo
h) Crear planes para capacitacin y desarrollo
i) Tener un marco de referencia para la evaluacin de la capacitacin
j) Elaborar planes de carrera
k) Informarse para elaborar planes de incentivos
4

DOCUMENTACIN:
Se utilizara el formato de perfil y descripcin de puesto que contiene la siguiente
informacin.

Nombre del puesto

Departamento
rea
Jefe inmediato
No. De personas en el puesto
Perfil de puesto (Requisitos y caractersticas)
Propsito Principal del puesto
Funciones especificas
Responsabilidades
Relaciones internas y externas

RESPONSABILIDADES:
1 En el caso de que el anlisis y diseo del puesto no haya sido adecuado, el
responsable ser el departamento de personal, para lo cual se proceder a
reestructurar o eliminar el puesto.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 2
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
REGLAMENTO
OBJETIVO
Atraer, convocar e identificar candidatos potenciales que estn calificados para
ocupar cargos en la organizacin.
CONSTITUCIN:
La presente poltica se crea por la necesidad de la empresa de atraer personal
que pueda ocupar puestos vacantes dentro de la organizacin.
DOCUMENTACIN:
Solicitud de plaza vacante.
PROHIBICIONES:
5

1 Reclutar personal para una plaza no autorizada.

2 Se prohbe que otra rea de la organizacin convoque personal por su parte, a
menos que est autorizada para hacerlo.
PROCEDIMIENTOS
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Paso

Responsable

Actividad

1
2

Jefe
del
departamento
Jefe de Personal

Jefe de Personal

Jefe de Personal

Jefe de Personal

Jefe de Personal

Llena el formato de solicitud de plaza vacante y entregarlo a

personal.
Analiza si los requisitos solicitados son compatibles con el
manual de perfiles.
Identifica el tipo y medio de reclutamiento adecuado.
(Reclutamiento interno y externo)
Realiza el Reclutamiento de candidatos potenciales dentro de la
organizacin:
- Promocionar la vacante por medio de afiches o memos
indicando los requisitos indispensables.
Realiza el Reclutamiento en base al banco de datos de
papeleras an validas que sean tiles para optar la plaza.
Realiza Reclutamiento por medio de empresas de empleo:
- Hacer la solicitud y proporcionar el perfil.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 3
SELECCIN DE PERSONAL
REGLAMENTO

OBJETIVO:
Clasificar y escoger candidatos que posean las competencias y calificaciones
solicitadas en el perfil para ocupar un puesto.
EMITIDA POR:
Seccin de Personal
CONSTITUCIN:
Se crea la presente poltica por la necesidad de la empresa y de los
departamentos de contar con personal competente, seleccionados de acuerdo a
los requerimientos de cada puesto.
DOCUMENTACIN:
6

1
2
3
4
5

Solicitud de Empleo
Formato de entrevistas
Pruebas de seleccin
Formato de referencias
Presentacin de resultados

AUTORIZACIONES:
1 La seccin de personal es el autorizado para realizar la seleccin de
candidatos para optar a un puesto.
PROHIBICIONES:
1 Seleccionar personal para una plaza no autorizada.
2 Seleccionar a personas que tengan malos antecedentes o que no se adecuen
a las caractersticas necesarias para el puesto.
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 4
INDUCCIN
REGLAMENTO

OBJETIVO:
Garantizar que los trabajadores tengan una insercin y adaptacin adecuada al
puesto de trabajo y a la empresa, para que su rendimiento futuro sea el adecuado
y esperado.
CONSTITUCIN:
Se crea la siguiente poltica por la necesidad de que el personal se adecue a la
organizacin y se identifique con su cultura.
DOCUMENTACIN:
1 Compromiso de trabajo
2 Formato de induccin
3 Formato de confirmacin
AUTORIZACIONES:
7

1 El jefe del departamento es el autorizado para darle la induccin al puesto al

personal.
2 El departamento de personal es el autorizado para dar la induccin a la
empresa.
3 El departamento de personal es el autorizado para modificar o cambiar los
formatos que se utilizan en el proceso de induccin.
PROHIBICIONES:
1 Se prohbe utilizar otros formatos para la induccin y confirmacin de puesto.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 5
CONTRATACIN
REGLAMENTO
OBJETIVO:
Crear un vnculo econmico-jurdico entre los empleados y la empresa, de tal
manera que los empleados queden obligados a prestar a la empresa sus servicios
a cambio de una retribucin y cuente con los servicios de IGSS e IRTRA, fijadas
por la ley.
EMITIDA POR:
Departamento de Personal
CAMPO DE APLICACIN:
Todos los empleados.
CONSTITUCIN:
Se crea la siguiente poltica para normar el cumplimiento de la legislacin laboral
vigente en cuanto a contratacin de personal.
DEFINICIONES:
1 Contratacin: Acuerdo entre dos partes para formar un vnculo econmico jurdico
2 Carnet de IGSS: Es un medio de identificacin el cual indica que una persona
est afiliada al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, en donde tiene
derecho a utilizar el servicio de salud que proporciona dicha institucin.
8

3 El IRTRA es un centro de recreacin al cual toda persona que est trabajando

para una empresa afiliada, tiene derecho a sus servicios siempre y cuando
tenga el carn vigente.
DOCUMENTACIN:
1 Contrato individual de trabajo.
2 Formatos designados por el IGSS o el IRTRA para la tramitacin de carnets.

AUTORIZACIONES:
1 El departamento de Personal est autorizado a emitir contratos individuales de
trabajo conforme a la legislacin laboral vigente en el pas.
2 El departamento de Personal est autorizado para realizar trmites de carnets
de IGSS e IRTRA.
3 La jornada de trabajo para los menores de 14 aos es de 6 horas y para los
mayores de 14 a 17 aos es de 7 horas.
4 Las personas de 14 o ms aos no necesitan autorizacin escrita por la
inspeccin de trabajo.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 6
PRESTACIONES DE LEY
REGLAMENTO

OBJETIVO:
Cumplir con la legislacin laboral vigente en cuanto al pago de prestaciones para
los trabajadores.
EMITIDO POR:
Seccin de Personal
CAMPO DE APLICACIN:
Todas las secciones.
CONSTITUCIN:
Definiciones:
Aguinaldo: Se paga en la primera quincena del mes de diciembre, se
aplica una tasa proporcional mensual de 8.333% sobre el salario base y se
paga de diciembre a noviembre de cada ao.
Bonificacin Anual para Trabajadores del Sector Privado y Pblico
(Bono 14): Se cancela la primera quincena del mes de julio, se aplica una
tasa proporcional del 8.333% sobre el salario base y se paga de Julio a
Junio de cada ao.
Vacaciones: El pago se hace efectivo cuando inicien las vacaciones
despus de haber cumplido un ao laboral de trabajo, se aplica una tasa
mensual de 4.17 % para generar su reserva acumulada.
Indemnizacin: corresponde un salario base por ao laborado y se aplica
una tasa del 8.333% mensualmente sobre el sueldo base para generar la
reserva. Se paga el ltimo salario devengado si lleva 6 meses, si no se
pagara proporcional a lo devengado en el ltimo ao.
10

 IGGS, es tambin un derecho de los empleados contar con la asistencia del

Instituto de Seguridad social por lo que la empresa har los trmites
respectivos en el momento de la contratacin de la persona para que
cuente con su carnet a los dos meses de su ingreso. Se descontara una
tasa del 4.83% mensualmente segn las leyes del Instituto. (este descuento
se har en la totalizacin de salario base y horas extras)
IRTRA, La empresa se encargara de los trmites y pagos respectivos al
Instituto de Recreacin para trabajadores de la empresa privada para que
cuenten con su carnet a los dos meses de su ingreso.
Todas las prestaciones de Ley se cancelan sobre el salario base estipulado
para cada empleado
PROHIBICIONES:
1 Segn nuestra legislacin laboral vigente, es prohibido pagar las
vacaciones sin que se hayan gozado. El derecho laboral es un derecho
irrenunciable, por lo cual no pueden negarse ni solicitar que se paguen
por parte de la empresa, ni por parte del trabajador.

11

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 7
SUPERVISIONES EN BODEGA
REGLAMENTO

OBJETIVO:
Garantizar que las operaciones en bodega se lleven de acuerdo a las polticas y
procedimientos establecidos, asegurando la exactitud y rapidez de las entregas y
la calidad de mercaderas.
EMITIDA POR:
Bodega
CAMPO DE APLICACIN:
Contabilidad y Bodega
CONSTITUCIN:
Se crea esta poltica con el fin de constatar y dejar constancia del trabajo realizado
por personal de bodega y se cumpla el objetivo del departamento.
SANCIONES:
1 La infraccin a este procedimiento, ser notificada de inmediato al Gerente,
quien llamara la atencin verbalmente o por escrito de acuerdo a la gravedad
de la falta.
DOCUMENTACIN:
1 Se utilizara un cuaderno de Supervisiones en donde se dejara constancia de
todas las supervisiones realizadas.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

12

POLITICA NO. 8
ELABORACIN DE INVENTARIOS FSICOS EN BODEGA
REGLAMENTO

OBJETIVO:
Asegurar un conteo ordenado y exacto de las mercaderas almacenadas en
bodega.

EMITIDA POR:
Bodega y Contabilidad.
CAMPO DE APLICACIN:
Seccin de Bodega
Seccin de Contabilidad
CONSTITUCIN:
1 Se realizarn un inventario fsico semanal parcial en bodega, los das viernes
en horario de 15:00 a 16:00 horas.
2 Se realizar un inventario parcial de cierre mes, el ltimo da hbil de cada mes
de 14:00 a 17:00 horas.
3 Se realizar un inventario total cada fin de ao, contndose para el efecto con
el apoyo del departamento de finanzas, iniciando cuatro das antes de finalizar
el ao.
PROHIBICIONES:
1 Se prohben estrictamente los movimientos fsicos de las mercaderas
almacenadas en bodega durante los inventarios de fin de mes e inventarios de
fin de ao.
SANCIONES:
Las diferencias que correspondan a mala elaboracin del inventario fsico ser
responsabilidad del personal involucrado en el mismo y ser sancionado de
acuerdo a la gravedad del problema.
DOCUMENTACIN:

13

Para la realizacin de inventarios fsicos, cualquier de ellos (semanales,

mensuales o de fin de ao), se utilizarn formatos impresos autorizados por el
Gerente, que cuentan con los siguientes requisitos:
1
2
3
4
5
6

Lugar y fecha.
Listado de insumos a inventariar.
Cantidades inventariadas.
Total.
Firmas de las personas que intervinieron en el conteo.
Observaciones.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 9
REQUISICIN DE MERCADERAS
REGLAMENTO

14

OBJETIVO:
Normar oportuna y adecuadamente el procedimiento de requisiciones de insumos
y mercaderas de los diferentes departamentos de la empresa, para lograr un
proceso eficiente, en el que se establezcan claramente las responsabilidades de
cada uno de los involucrados.
EMITIDA POR:
Bodega
CAMPO DE APLICACIN
1 Todos las secciones.
CONSTITUCIN:
El departamento de Ventas necesita solicitar a Bodega el abastecimiento de
mercaderas cuando sea necesaria.
AUTORIZACIONES:
1 Cuatro das antes del inicio del mes y durante los primeros cuatro das del mes
en curso, se recibirn las solicitudes de mercaderas necesarias para la venta.
RESPONSABILIDADES:
1 En caso de eventos especiales como Navidad, Ao Nuevo, Semana Santa, Da
de la Madre o el lanzamiento de nuevos productos, los departamentos de
Produccin y Ventas tienen la responsabilidad de solicitar por escrito las
cantidades excedentes o mnimas requeridas y hacerlo llegar al departamento
de proveedura como mnimo con dos semanas de anticipacin.

DOCUMENTACIN:
La documentacin a utilizarse para la realizacin de las requisiciones, son
documentos simples impresos, con la informacin necesaria, tales como la fecha,
el nombre del departamento que solicita, los insumos o mercaderas y la cantidad
requerida. Se imprimirn dos copias: la primera que queda en poder de
proveedura y la otra que proveedura firmar de recibido y quedar en poder del
departamento que solicita.

15

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO.10
COTIZACIONES
REGLAMENTO

OBJETIVO:
Adquirir informacin sobre los precios ms convenientes dentro del mercado para
contribuir con la rentabilidad en las compras que la organizacin realice.
EMITIDA POR:
Seccin Contabilidad
16

CONSTITUCIN:
Al tratarse de una solicitud nueva, debe contactarse al menos a 3 proveedores
diferentes, quienes presentan la cotizacin correspondiente, exceptuando aquellos
insumos que sean distribuidos nicamente por un proveedor exclusivo.
CAMPO DE APLICACIN:
1 Seccin Contabilidad
2 Gerencia
3 Proveedores.
DOCUMENTACIN:
i

Para llevar a cabo las cotizaciones, se crea un archivo fsico y un archivo en el

sistema. Ambos contienen la informacin proporcionada por los distintos
proveedores.

AUTORIZACIONES:
1 La aprobacin de compra de maquinaria y equipo, es responsabilidad de
Gerencia y de la seccin de Contabilidad.
2 Cuando hay algn cambio de proveedor o se solicitan nuevas mercaderas,
el responsable de la aprobacin es la Gerencia.
CONTROL Y SUPERVISIN:
i

La responsabilidad de realizar la cotizacin es de la seccin de Bodega.

17

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO.11
ADQUISICIN, MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Y EQUIPO FUNGIBLE

REGLAMENTO
OBJETIVO:
Crear un procedimiento para la adquisicin, manejo y control de todos los activos
fijos y equipo fungible propiedad de La Empresa Chocolatera Gold, S.A, que
intervengan en el proceso productivo y de generacin de rentas, de tal forma que
se facilite su registro y ubicacin.
EMITIDA POR:
1 Seccin de Contabilidad
CAMPO DE APLICACIN:
1 Todas las secciones de la empresa.
18

CONSTITUCION:
1 La seccin de Contabilidad es la encargada de suministrar informacin exacta,
oportuna y confiable. Para ello es necesario implementar controles que nos
permitan conocer amplia y detalladamente la informacin que posteriormente
ser analizada y considerada para la toma de decisiones en relacin a
inversin de activos fijos y equipo fungible.
2 Los activos fijos y equipo fungible sern asignados a cada responsable a
travs de una Tarjeta de Responsabilidad, la cual ser actualizada
mensualmente. De no obtener actualizacin en la Tarjeta de Responsabilidad,
se dar por hecho que sigue sin modificaciones.
3 En el caso del departamento de ventas, los activos fijos estarn bajo la
responsabilidad directa del jefe de tienda. En el caso del departamento de
Produccin, los responsables de los equipos sern las jefaturas.
4 Cuando ocurra el cese definitivo de la relacin laboral, y como antecedente a la
elaboracin de la liquidacin de sueldos y salarios, los colaboradores debern
entregar los Activos Fijos y Equipo fungible asignado en presencia de su jefe
inmediato, quien est obligado a reportarlo de inmediato a la seccin de
Contabilidad.
AUTORIZACIONES:
La baja, venta, permuta o modificacin de activos fijos que afecte o altere los
registros administrativos y contables internos, deber ser supervisada y autorizada
nicamente por la seccin de contabilidad.
PROHIBICIONES:
Se prohbe dar un uso distinto de los intereses de Empresa Chocolatera Gold,
S.A a todos los activos fijos de la organizacin. Se prohbe adems externar,
cambiar, alquilar o regalar cualquier activo fijo que est o no bajo su
responsabilidad.

19

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 12
CRDITOS
REGLAMENTO

OBJETIVO:
Tener un control exacto y ordenado del movimiento del crdito brindado a cada
uno de los clientes de la empresa.
EMITIDA POR:
1 Seccin de Contabilidad.
CAMPO DE APLICACIN:
1 Departamento de Ventas.
2 Departamento de Contabilidad
CONSTITUCIN:
1 Los clientes que deseen obtener crdito de parte de la empresa, deben cumplir
con los siguientes requisitos, con los cuales se formar el expediente
respectivo:
i Fotocopia de patente de comercio y sociedad cuando proceda.
ii Fotocopia de cdula de vecindad del propietario o representante legal y la
del encargado
de recibir o recoger el producto.
2 El departamento de Ventas ser el nico responsable de la autorizacin de
crditos a nuevos clientes.
20

3 El seccin de Ventas actualizar trimestralmente o cuando sea necesario los

expedientes de los clientes, entregando una copia del mismo debidamente
actualizado al departamento financiero.
4 La persona reconoce un crdito mximo de 30 das y es responsabilidad de la
seccin de Ventas el cumplimiento de lo anteriormente estipulado.

PROHIBICIONES:
1 No es permitida la autorizacin de crditos sin haber cumplido con los
requerimientos establecidos en la Constitucin.
DOCUMENTACIN:
1 Los nuevos clientes debern llenar un formulario de solicitud de crdito, el cual
deber contener como mnimo la siguiente informacin.
i Nombre, Direccin, Telfono.
ii Nmero de patente de comercio y sociedad, segn sea el caso.
iii NIT.
iv Tres referencias comerciales.
v Tres referencias bancarias.
vi Nmero de cdula y NIT del representante legal.
vii Espacio para la firma del representante legal o propietario.
viii Espacio para la firma de las personas encargadas de recibir el producto.
ix Espacio para el nombre y firma de quien autorizo el crdito.

21

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 13
SOLICITUD, EMISIN Y PAGO DE CHEQUES
REGLAMENTO

OBJETIVO:
Normar el procedimiento de solicitud, emisin y pago de cheques para todos los
proveedores de bienes y servicios para la Organizacin, internos y externos, con
el fin de evitar confusiones, errores, irregularidades y fraudes en su manejo y
garantizar la mayor liquidez y rendimiento en el efectivo.
EMITIDA POR:
Seccin de Contabilidad
CAMPO DE APLICACIN:
Todas las secciones
CONSTITUCION:
Todo procedimiento contable de la empresa, requiere ciertas normas de seguridad
y firmeza. Para ello, la creacin de la presente normativa.
AUTORIZACIONES:
1 Las rdenes que no cumplan con los aspectos descritos en la documentacin,
no sern procesadas para su cancelacin.
2 Si en la revisin de la documentacin se detecta que la misma no cuenta con
los requisitos mnimos legales, se sustraern dichos documentos para evitar su
pago, y se devolvern al responsable. Se proceder a cancelar el monto de
los documentos sin error.
3 El campo de Autorizado por en la solicitud de cheque, ser llenado
nicamente cuando el gasto no tenga rubro presupuestal anual asignado y
requiera de una autorizacin especial.
4 En todos los casos, el responsable del gasto deber guardar de manera
ordenada y cronolgica la copia de sus solicitudes de cheque firmada de
recibido por la seccin de contabilidad por el tiempo que estime necesario.
22

5 Los cheques sern entregados en ventanilla de Caja en el siguiente horario:

i Proveedores de Inventarios y Otros:
Viernes
8:00 a.m. A 5:00
p.m.
6 Las personas responsables del gasto sern los que indiquen al proveedor
acerca del lugar y da de pago.
7 Todos los cheques debern contar con firmas mancomunadas.
8 Para re-emisin de cheque por extravo, se deber presentar solicitud por
escrito y se verificar en el banco si el mismo no ha sido cobrado. Se procede
a re-emitir el cheque y se tendr un cobro de Q.75.00 por gastos
administrativos.
PROHIBICIONES:
1 No est permitido emitir cheques a nombre de empleados de la empresa, esto
ser posible nicamente en caso especiales los cuales deben ser autorizados y
razonados por el Jefe del departamento solicitante. Todo cheque deber tener
estampado el sello de NO NEGOCIABLE, con excepcin de los proveedores
que lo soliciten por escrito y del pago de planillas.
2 No est permitido proporcionar informacin relacionada a desembolsos de
cualquier naturaleza a personas ajenas a la empresa. Para casos especiales
deber solicitar autorizacin del Contador General o Gerencia.
DOCUMENTACIN:
Para gestionar un desembolso, sin excepcin, el responsable deber presentar
una solicitud de cheque, adjuntando los documentos legales que soporten el gasto
incurrido. Para el efecto, el Gerente deber percatarse de los siguientes aspectos:
1 Que indique el Nombre Completo del proveedor, idntico al que desea que
se imprima en el cheque.
2 Que indique el Rubro Presupuestal.
3 Que la fecha del gasto est acorde a su presupuesto.
4 Que el monto del gasto est acorde a su presupuesto.
5 Descripcin clara del gasto(s), indicando lugar especfico, tienda, rea o plazo
en das donde el gasto(s) tuvo origen. Si la orden va por varios gastos, deber
indicar claramente cada uno de ellos.
6 Monto total del cheque.
7 Si no se tiene an los documentos legales de soporte, deber indicar
claramente que es un ANTICIPO, el porcentaje que esta cantidad es en
relacin al total del gasto y la fecha a liquidar.
8 Firma de quien solicita el gasto.
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

23

POLITICA NO. 14
USO Y MANEJO DE CAJAS CHICAS Y OTROS FONDOS
REGLAMENTO

OBJETIVO:
Normar el uso de los fondos de cajas chicas y otros fondos en efectivo de tal
manera que los salvaguarden, que no puedan hacerse desembolsos sin
autorizacin y que la responsabilidad de los fondos se centralice en una sola
persona.
EMITIDA POR:
Seccin de Contabilidad
CAMPO DE APLICACIN:
Secretara, Bodega.
CONSTITUCIN:
Los fondos de caja chica, sern destinados exclusivamente para agilizar los
gastos cuyo monto sea de poca cuanta, los cuales funcionarn como fondos fijos,
y debern ser liquidados de forma mensual. Adicional a las cajas chicas, existen
otros fondos otorgados para diversos fines, en cuyo caso su manejo y liquidacin
se ha convenido especficamente con los responsables.
AUTORIZACIONES
Solamente Secretara tiene un fondo autorizado de Q. 2,500.00 para gastos
eventuales.
Montos Mximos a Pagar con Fondos de Caja Chica y Otros Fondos:
1 El pago mximo para realizar un desembolso es de Q. 100.00, de lo contrario
deber tramitarse un cheque.

LIQUIDACIONES:
1 Las Liquidaciones de caja chica deben hacerse cada 10 das, o cuando se
necesite.
2 Deben presentarse sin falta el martes de la ltima semana de cada mes,
adjuntando un detalle de gastos que contenga: fecha, tipo de documento,

24

descripcin del gasto, importe del gasto, remanente del fondo y firma del
responsable.
PROHIBICIONES:
1 Se prohben los prstamos entre fondos, es decir, entre distintas secciones.
2 Se prohbe dar uso inadecuado al fondo, es decir, distinto a las razones por las
que fue creado.
CONTROL Y SUPERVISIN:
La seccin de Contabilidad realizar un arqueo mensual.
SANCIONES:
La falta de control en el manejo de los fondos estar sujeta a las sanciones
establecidas en el rgimen gradual de sanciones.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 15
USO DE VEHCULO DE ADMINISTRACIN
REGLAMENTO

25

OBJETIVO:
Normar de una manera adecuada el uso del vehculo asignado al rea
administrativa.
EMITIDA POR:
Seccin General
CAMPO DE APLICACIN:
Todo el personal que necesite hacer uso del vehculo de administracin.

CONSTITUCIN:
Se crea este servicio de transporte para el personal administrativo que necesite
realizar diligencias fuera de las instalaciones de la empresa con el fin de la
agilizacin de las mismas.
AUTORIZACIONES:
1 Se autoriza el uso del vehculo de administracin a todo empleado que
necesite realizar diligencias fuera de la fbrica, mediante justificacin vlida y
siempre y cuando no sea para realizar compras que ameriten la carga de
muchos objetos, ya que esto puede representar una sobrecarga que rebase la
capacidad del vehculo.
2 Se autoriza el uso del vehculo de administracin nicamente si el solicitante
llena previamente el formato de entrega.
3 Se autoriza el uso del vehculo de administracin, exclusivamente a las
personas que cuenten con Licencia de conducir automvil, como mnimo tipo
C.
4 Se autoriza un monto mximo de Q. 100.00 semanales de combustible para el
vehculo de administracin, para lo cual se utilizar un vale. La persona
responsable de la carga de combustible ser designada por la Subgerencia
General.
PROHIBICIONES:
1 El vehculo de administracin est destinado exclusivamente para
actividades laborales, por lo que terminantemente, se prohbe el uso del
mismo para actividades personales o particulares.
SANCIONES:
1 El mal uso comprobado, por negligencia, imprudencia o impericia, ser
considerado como Dao intencional al equipo y/o a las instalaciones de

26

la empresa y ser sancionado conforme lo indica el rgimen gradual de

sanciones.
DOCUMENTACIN:
1 El uso del vehculo ser respaldado con un formato de entrega y
recepcin, el cual, cumplir con los siguientes requisitos:
i Fecha.
ii Nombre de la persona que utilizar el vehculo.
iii Nmero de cdula.
iv Nombre del departamento al que pertenece.
v Kilometraje inicial.
vi Kilometraje final.
vii Hora inicial.
viii Hora final.
ix Estado de llantas.
x Porcentaje de gasolina.
xi Estado General del vehculo.
xii Observaciones.
xiii Compromiso.
xiv Hora de devolucin.
xv Firma de recibido de subgerencia.
2 Las cargas de combustible se realizarn mediante un vale, que contar
con las siguientes caractersticas:
i Fecha.
ii Kilometraje en la carga.
iii Cantidad de galones.
iv Cantidad en quetzales (nmeros y letras)
v Firma de Autorizacin.
vi Sello.

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS EN LA BANCA

GUATEMALTECA
La empresa Chocolatera GOLD, S.A cuenta con 4 cuentas Monetarias y 2 a
Plazo fijo en Bancos del sistema Guatemalteco.
Las mismas han sido
aperturadas segn el requisito administrativo y conforme lo estipula la SIB
Superintendencia de Bancos y respetando las polticas internas de la empresa
en cuanto Firmas Autorizadas para girar cheques y/o retiros de las respectivas
cuentas por concepto de pagos a terceros o en su defecto por gastos realizados
en un momento determinado. Las cuentas con las que a continuacin se detallan:
Institucin Bancaria Tipo Cuenta
Banco Agromercantil Monetaria
Banco Industrial
Monetaria

No. Cuenta
Monto
589 47877 23 Q 15,000.00
458 79325 66 Q 10,000.00
27

Banco Agromercantil
Banco Industrial

Plazo Fijo
Plazo Fijo

349 8760 020 0 Q

001 002579 012 Q

5,000.00
10,000.00

Requisitos para apertura de Cuentas Bancarias:

Acta de Constitucin de la Empresa.

Nombramiento del Representante Legal, debidamente registrada.
Registro Tributario Unificado.
Patente de Empresa.
Patente de Sociedad.
Documento Personal de Identificacin, del representante legal y de los
firmantes.
Recibo de luz de la empresa.
Carta de solicitud de apertura de cuenta emitida por el representante legal,
que indica firmantes y condiciones de la cuenta.
Formulario IVEIR02 ( IVE= Intendencia de verificacin especial), (IR= Inicio
de Relacin) (02= Persona Jurdica)
IVE-IR02 Anexo 1, productos y servicios.
IVE-IR02 Anexo 2, ANENDUM PEP (personas expuestas polticamente)
IVE-IR02 Anexo 3, otros firmantes
Convenio de apertura de cuenta.
Llenar registros de firmas.

CHEQUES VOUCHER:

Requisitos:

Poseer o abrir una Cuenta Monetaria en Banco Industrial.

Presentar solicitud de emisin de cheques voucher.
28

Mantener un promedio de depsitos acorde a los cheques solicitados.

Afiliacin al mdulo de cheques declarados al sistema.
Si el Banco no indica la imprenta que se debe utilizar para emitir los
cheques, podr ser a eleccin del cliente (previa autorizacin del sistema
de seguridad del Banco).
Luego de elaboradas las impresiones, el cliente debe adjuntar a la
solicitud de reconocimiento de elaboracin de cheques voucher 2 copias
anuladas para depositar.
Uso gratuito del producto cheques declarados.

Impresin de cheques voucher:

Papel de seguridad.
Codificacin utilizando caracteres magnticos.
Medidas de 2 largo y 7 ancho sin talones.
Logotipo del Banco.
Color.

Ventaja:

El cliente puede tener el control y la seguridad de sus cheques

SEGUROS PARA SALVAGUARDAR ACTIVOS DE LA EMPRESA

Por primas y seguros entendemos los pagos que hacen las empresas a las
aseguradoras, por los que adquiere derechos para asegurar sus bienes contra
incendios, robos, y esas cosas.
Esta aumenta por la contratacin de seguros, y disminuye por el consumo en
tiempo de mismos.
Es cuenta de activo por representar el valor de las primas que el comerciante ha
pagado. La empresa Chocolatera Gold, S.A. cuenta con un contrato de seguros
a partir del mes de enero de 2013 para un Vehculo Tipo Pick Up Marca Toyota
Modelo 2008 en el Banco Agromercantil. Descripcin de Activo asegurado:
Tipo:
Placa:
Marca:
Lnea:
Modelo:
Chassis:
Motor:
Cilindro:
Capacidad:
Color:

Pick-Up
P587BBF
Toyota
HI-LUX
2008
KM8JN12D65U148662
3000
4
1 Tonelada
Verde Oscuro
29

No. de asientos:
4
Puertas:
4
Uso:
2 aos
Valor a la fecha (Valor en libros): Q60, 000.00
Datos Generales del seguro Vehculos:
Pliza No.
Vigencia:
Desde:
Hasta:
El seguro cubre lo siguiente:

400325
1 ao.
05 de Octubre de 2014 (A las 12 horas)
08 de Octubre de 2014 (A las 12 horas)

Daos a terceros: Q 150.00

Daos propios: Q150.00
Daos a acompaantes: Q100.00
Cerraduras y cristales: Q50.00

Total de la prima mensual: Q450.00

Como cobertura gratis se cuenta con servicio de Gra, asistencia por
estancamiento a causa de pinchar llantas y/o falta de carga en la batera.
Adjunto las condiciones y solicitud en blanco del Banco Agromercantil, S.A.
VER ANEXO

SEGUROS ACTIVOS

La empresa Chocolatera Gold, S.A. Contrat en el mes de Abril del ao 2013 un

seguro en el Banco Agromercantil, S.A. con la finalidad de salvaguardar las
maquinarias con que cuenta, ya que la empresa cree importante proteger este
tipo de Activos que a menudo se encuentran en constante riesgo; Los datos
generales del seguro de la maquinaria descrita en el cuadro que precede son los
siguientes:
Pliza No.
Vigencia:
Desde:
Hasta:

400351
1 ao.
01 de Abril de 2013 (A las 12 horas)
01 de Abril de 2014 (A las 12 horas)

30

rilladora:

Molino:

Capacidad: 200 250 gramos

Polea: Aluminio

Color: Caf pergamino

Color: Gris (elaborado en acero inoxidable 304, acero

inoxidable 316 y hierro).

Motor: 1/3 Hp

Velocidad de molino: 190 rpm.

Conexin a la red: 115 VC 60 Hz

Motor elctrico: Potencia (1/2 hp), energa (220 voltios).

Consumo de corriente: 8 Amperios

Productividad de moler: 30 kilos por hora

Dimensiones: 360 170 330MM

Frecuencia: 50 HZ

Peso Neto: 22 Kg

Marca: Oster

Peso Bruto: 25 Kg

Serie: 200020

Marca: Oster

Modelo: 2002005

Serie: 300015

Ao: 2005

Modelo: 3002010

Valorado en (Valor en libros): Q 14,900.00

Ao: 2010
Valorada en (Valor en libros): Q 10,500.00
Mquina mezcladora y caldera a vapor:

Transportador de enfriamiento:

Capacidad: De 150 a 350 Kg/h

Construida en: Acero inoxidable

Color: Gris claro

Color: Gris Oscuro

Marca: Universal

Cubierta de: Plastisol de alta resistencia.

Tanque: Intermedio

Grosor: 60 mm.

Bomba: De descarga y de alimentacin

del molino

Velocidad: Variable de forma continua.

Molino: De bolas MB

Enfriamiento: Con 1 unidad, enfriamiento directo,

termostato electrnico.

Vlvula: De tres vas, recirculacin

Altura operativa de entrada / salida

Acelerador: De conchado

Con accionamiento electro-neumtico de la banda

Serie: 500091

Motor elctrico: Potencia

(1/2 hp), energa (220 voltios).

Modelo: 5002012

Serie: 100032

Ao: 2012

Modelo: 1002011

Valorado en (Valor en libros): Q 29,950.00

Ao: 2011
Valorado en (Valor en libros): Q 33,000.00

Temperador:
Capacidad: De 100 a 300 Kg/h
Color: Gris Oscuro

31

Refrigeracin: Por gas de fren

(los grados necesarios)

Incluye Compresor, y Bomba que consiste en

una serie de calentamientos y enfriados.
Marca: Oster
Serie: 400077
Modelo: 4002013
Ao: 2013
Valorado en (Valor en libros): Q 25,300.00

Este seguro cubre las prdidas o daos directos producidos a la maquinaria o

equipo, mencionados en las Condiciones Particulares, ocasionados por cualquier
siniestro accidental, sbito e imprevisto, a consecuencia de:
La accin directa de la energa elctrica como resultado de cortocircuitos,
arcos voltaicos y otros efectos similares, as como el dao material por la
accin indirecta de electricidades atmosfricas.
Impericia, descuido y actos malintencionados individuales del personal del
Asegurado o de extraos, no excluidos en la Clusula 4 de las
Condiciones Especficas sealadas por la Compaa de Seguros BAM.
Errores en diseo, defectos de fabricacin, fundicin y uso de materiales
defectuosos.
Defectos de mano de obra y montaje incorrecto.
Rotura debida a fuerza centrfuga.
Cuerpos extraos que se introduzcan en los bienes asegurados.
Otros accidentes ocurridos a los bienes asegurados no excluidos en las
Condiciones Especficas sealadas por la Compaa de Seguros BAM.

La Prima Individual es de Q350.00 siendo 5 mquinas las aseguradas.

El total mensual de la prima asciende a: Q 1,750.00
Adjunto las condiciones y solicitud en blanco del Banco Agromercantil, S.A.

VER ANEXO Condiciones especficas de cobertura y rotura de

maquinaria; y solicitud del seguro.

32

PRSTAMO BANCARIO COMO MEDIO DE FINANCIAMIENTO

El prstamos bancario, es una operacin financiera en la que una parte (llamada
prestamista) entrega una cierta cantidad de dinero a otra parte (denominada
prestatario) el cual se compromete a devolver el capital prestado, en los plazos y
condiciones pactadas de antemano. Las condiciones que habitualmente suelen
pactarse y a las que por tanto, quedan vinculadas ambas partes.
La empresa Chocolatera Gold adquiri un prstamo bancario fiduciario en Banco
Industrial, S.A. En el mes de Abril de 2013. Indicando a continuacin los datos
generales del mismo:
Cantidad prestada:
Plazo:
Tasa anual:
Cuota mensual:
Desde:
Hasta:

Q250, 000.00
1 ao.
21%
Q25, 208.33
01 de Abril de 2013
01 de Abril de 2014

VER ANEXO

PRESTAMO BANCARIO

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