Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
UNAN-LEN
SISTEMA DE BIBLIOTECAS, SIBUL
Autores:
Juana Luvy Machado
Isabel Cristina Medina
Ramiro Jos Prez Hernndez
Eduardo Israel Cerda Salazar
Jos Ramn Vado Lindo
Isidra Azucena Rivas Vargas
Juan Carlos Roque
Facilitador:
Rembrandt J. Gutirrez
Los datos estadsticos son solamente un punto de partida que hay que poner
en relacin con mltiples factores que expliquen esa cifra en sentido positivo
o negativo. Ese paso de ms se realiza con la evaluacin.
Los mtodos de evaluacin pueden ser subjetivos y objetivos:
La evaluacin subjetiva se basa en opiniones de los usuarios, nos dice lo que
la gente piensa de un servicio. Los mtodos ms habituales para proceder a
una evaluacin subjetiva son las entrevistas, las encuestas, los grupos de
discusin.
La evaluacin objetiva busca mejorar un servicio y para ello no es suficiente
basarse en opiniones personales. Se trata de una evaluacin analtica y
diagnstica. El uso de criterios objetivos plantea la ventaja de que sus
resultados pueden ser cuantificables.
Para la evaluacin objetiva es necesaria la medicin. La medicin es el
proceso por el cual se asignan nmeros para describir algn objeto o
fenmeno de una manera normalizada. Por tanto, la estadstica sigue siendo
necesaria pero adems nos interesan aspectos como el nivel de uso que
hace el lector de las publicaciones peridicas, las causas del retraso en el
prstamo interbibliotecario, el grado de funcionamiento de los servicios de
bsqueda, etc. Para ello no es suficiente con la estadstica, es necesaria una
herramienta de ms amplio alcance, y esta herramienta es la evaluacin.
Los conceptos claves de la medicin son la identificacin y definicin de
indicadores de los fenmenos que van a ser medidos, as como el desarrollo
de reglas normalizadas que producen nmeros que, a su vez, representan el
indicador del fenmeno que ha de ser medido.
EVALUACIN MEDICIN-INDICADORES
Un indicador es la expresin (una serie de nmeros, smbolos o palabras)
utilizada para describir actividades (sucesos, objetos, personas) en trminos
cuantitativos y cualitativos, para evaluar dichas actividades, y el mtodo
utilizado.
Hay distintos tipos de indicadores pero los indicadores fundamentales, en
cualquier faceta del trabajo documental, son los indicadores de rendimiento.
Los indicadores de rendimiento son nmeros, smbolos o letras, derivados de
estadsticas y datos de la biblioteca o centro, y utilizados para evaluar el
rendimiento de la misma. Incluye tanto recuentos simples como relaciones
entre recuentos, siempre que se utilicen en la caracterizacin del
rendimiento de una biblioteca o centro.
Ejemplo
Tabla de indicadores de rendimiento bibliotecario
SERVICIO, ACTIVIDAD O ASPECTO
EVALUADO
Opinin del usuario
INDICADOR DE RENDIMIENTO
Satisfaccin del usuario
Suministro de Documentos
Prstamos de Documentos
Suministro de Documentos de
Fuentes Externas
Servicio de Referencia e
Informacin
Bsquedas de Informacin
Formacin de Usuarios
Instalaciones
Servicios Tcnicos
Adquisicin de Documentos
Catalogacin
Promocin de Servicios
No se describen indicadores
Disponibilidad y utilizacin de
Recursos Humanos
No se describen indicadores
de casi todos los pases del mundo, las Normas ISO se obtienen por
consenso entre los representantes de los organismos de normalizacin
enviados por cada pas.
Un Sistema de la Calidad significa disponer de una serie de elementos como
Manual de la Calidad, Procedimientos de Inspeccin y Ensayo, Instrucciones
de Trabajo, Plan de Capacitacin, Registros de la Calidad, etc., todo
funcionando en equipo para producir bienes y servicios de la calidad
requerida por los clientes. Los elementos de un sistema de la calidad deben
estar documentados por escrito. Las Normas ISO 9000 no definen como debe
ser el Sistema de la Calidad de una empresa, sino que fija requisitos mnimos
que deben cumplir los sistemas de la calidad.
Las Normas ISO relacionadas con la calidad son las siguientes:
ISO 8402: En ella se definen trminos relacionados con la calidad.
ISO 9000: Provee lineamientos para elegir con criterio una de las normas
siguientes.
ISO 9001: Es para el caso de una empresa que desea asegurar la calidad de
los productos o servicios que provee a un cliente mediante un contrato.
Abarca la calidad en el diseo, la produccin, la instalacin y el servicio postventa.
ISO 9002: Tambin para el caso de una empresa que desea asegurar la
calidad de los productos o servicios que provee a un cliente mediante un
contrato. Ms restringida, abarca slo la calidad en la produccin y la
instalacin.
ISO 9003: Tambin para el caso de una empresa que desea asegurar la
calidad de los productos o servicios que provee a un cliente mediante un
contrato. Todava ms restringida, abarca slo la inspeccin y ensayos
finales.
ISO 9004: Las mximas autoridades pueden desear la seguridad de que su
empresa produce bienes y servicios de calidad. Esta norma establece los
requisitos de un sistema de la calidad para obtener esta garanta.
Cul elegir entre la ISO 9001, 9002 y 9003? Esto depende de cada empresa
en particular. La produccin de bienes y servicios tiene distintas etapas y la
calidad del producto final depende de cada una de ellas.
Los siguientes son los puntos ms importantes que describen las
Normas ISO:
Responsabilidad de la Direccin de la Empresa - Poltica de la Calidad
Trabajo en equipo.
Exagerado
protestn
Quisquilloso
Indeciso
Lento sumiso
Inestable
Dbil
Objetivo
Lento amistoso
Impulsivo
Grosero
La motivacin en el trabajo
Como ya sea adelantado, la motivacin resulta un elemento fundamental en
la profesin bibliotecaria, al igual que en cualquier otra. Si queremos que las
cosas funcionen bien hacia fuera (el usuario), debemos comenzar por
analizar cmo estn dentro (el entorno bibliotecario): un ambiente
motivador como es nuestro propio comportamiento.
El bibliotecario, como profesional en la sociedad espaola, se suele sentir
ignorado, incomprendido y sujeto a una serie de estereotipos con lo que en
muchas ocasiones no se identifica. Sera muy fcil chacaro a cuestiones
polticas, de inversiones, de tradicin cultural, etc. Pero haciendo un poco de
autocrtica, si la sociedad, en general desconoce a que nos dedicamos no
ser que he descuidado nuestro usuario? Y si es as? Por Qu
ocurriiniciativa como la del Col legi oficial de bibliotecario de Catalua
destacando las competencia de nuestro profesionales son de gran inters en
el nimo de proyectar una imagen dinmica e innovadora de la profesin.
Hay personas que parecen atraer el xito, la riqueza, el reconocimiento y la
satisfaccin personal, sin aparentemente hacer un gran esfuerzo. Otro lo
alcanza con enorme trabajo, y existen aun otros que por muchos que lo
intenten nunca podrn alcanzarlo. Dnde est la diferencia entre estas
personas. Respuesta es AUTO MOTIVACIN, la habilidad de esforzarse para
alcanzar lo deseado, disfrutando del camino.
Por tanto, las personas que alcanza o consiguen ms cosas en la vida se
caracterizan por le desarrollo de su fuerza interior y de su voluntad
EVALUACIN:
Estimacin de la eficacia, eficiencia, utilidad y relevancia en el
servicio bibliotecario (Rembrandt Gutirrez)
La gestin universitaria, basada en procesos de planeamiento Estratgico y
Evaluacin, establece un principio bsico: "la evaluacin se hace a partir
de hechos e indicadores". Lo cual necesariamente implica establecer y
utilizar indicadores de gestin que permitan monitorear la ejecucin y
desempeo de los planes y programas de trabajo, de servicios y productos
documentales
Con el uso de indicadores se logra que la toma de decisiones se efecte
oportunamente en tiempo y forma, facilitando el direccionamiento
estratgico de las distintas reas en la que se descompone una unidad de
informacin, optimizando adems, el logro de objetivos y metas propuestas,
as como, fomentando el proceso de Autoevaluacin.
Evaluar la gestin universitaria en el contexto de las funciones
universitarias, implica desarrollar sistemas que ponderen adecuadamente
los elementos cuantitativos y cualitativos de la gestin, capaces de asimilar
la multiplicidad de objetivos y la heterogeneidad de las acciones que realizan
las distintas Unidades Acadmicas y Administrativas.
Para una unidad de informacin, esta tarea puede encerrar algunas
dificultades derivadas de la multiplicidad de sus objetivos, siendo necesario
desarrollar sistemas de evaluacin que ponderen adecuadamente los
elementos cualitativos de las acciones.
Por qu utilizar indicadores en una Biblioteca Universitaria? Para lograr una
gestin ms eficiente y actores comprometidos con sus resultados, implica
transformaciones importantes en la estructura organizativa de la institucin,
como: adecuar procesos internos; desarrollar liderazgos que impulsen el
cambio, incorporar nuevas tcnicas de gestin, establecer metas medibles
de desempeo, participacin y compromiso de los distintos estamentos con
una gestin de calidad.
La medicin de indicadores de gestin, que en estricta lgica, tendra que
formar parte del proceso integral de la Planificacin Estratgica, debe
involucrar en forma democrtica y participativa, a todos los integrantes de la
Biblioteca de la Universidad, implicados en la produccin de un servicio o
funcin, por lo que, su desarrollo e implementacin, debera beneficiar tanto
a sus productores como a sus destinatarios.
Biblioteca por Persona. Esto ayuda a distinguir los nombres del texto que lo
soporta.
2. Referencia normativa (ingl: normative reference)
La siguiente norma contiene provisiones que, a travs de la referencia en
este texto, constituye provisiones de esta Norma Internacional. A la fecha de
publicacin, la edicin indicada era vlida. Todas las normas estn sujetas a
revisin, y las partes interesadas que estn de acuerdo en esta Norma
Internacional estn estimuladas para investigar la posibilidad de la
aplicacin de la edicin ms reciente de la norma indicada enseguida. Los
miembros del Comit Electrotcnico Internacional (ISE) y la Organizacin
Internacional de Normalizacin (ISO) mantienen registros de las Normas
Internacionales vlidas actualmente.
ISO 2789: 1991,Informacin y Documentacin-Estadstica de biblioteca
internacional
3.
1.
accesibilidad (ingl: accessibility; frn: accessibilit): Facilidad de
entenderse y usar un servicio o instalacin.
2.
adecuacin (ingl: appropriateness; frn: adquation): Adaptabilidad de
cualquier indicador dado para la evaluacin de una actividad especfica.
3.
biblioteca (ingl: library; frn: bibliothque): Organizacin, o parte de una
organizacin, de la que la principal direccin es mantener una coleccin de
documentos y facilitar, por los servicios del personal el uso de tales
documentos requeridos para cubrir las necesidades de informacin,
investigacin, educativas o recreativas de sus usuarios.
(adaptado de ISO 2789)
NOTAS
1.
Estos son nicamente los requisitos mnimos para una biblioteca y no
excluye cualesquier documentos y servicios adicionales (ISO 2789)
2.
Los documentos (materiales) pueden ser del tipo tradicional, es decir,
disponibles como objetos fsicos o accesibles en sus formas electrnicas. Las
bibliotecas pueden tambin ampliar sus servicios para incluir materiales
disponibles ajenos a su coleccin propia.
1.
calidad (ingl: quality; qualit): La totalidad de facciones y
caractersticas de un producto o servicio que se lleva con la habilidad dela
biblioteca para satisfacer las necesidades declaras o implicadas. (ISO 8402,
(1) en el anexo C)
2.
desempeo (ingl: performance; frn: performance): Eficacia de la
provisin de servicios por la biblioteca y la eficiencia de la asignacin y uso
de recursos en el suministro de los servicios.
3.
disponibilidad (ingl: avaiability; frn: disponibilit): Grado al cual los
documentos, instalaciones o servicios son suministrados realmente por a
biblioteca al momento que son requeridos por los usuarios.
4.
documento (ingl: document; frn:document): Informacin registrada que
puede tratarse como una unidad en un proceso de documentacin sin tomar
en cuenta sus caractersticas y forma fsica.
5.
eficacia (ingl: effectiveness; frn: efficacit): Medida del grado al que los
objetivos dados son realizados.
NOTA- Una actividad es efectiva si maximiza los resultados que se intentaba
producir.
6.
eficiencia (ingl: efficiency; frn: efficience): Medida de la utilizacin de
recursos para obtener un objetivo dado.
NOTA Una actividad es eficiente si minimiza el uso de recursos o produce
un mejor desempeo con los mismos recursos.
7.
evaluacin (ingl:evaluation; frn: valuation): Proceso de estimacin de
la eficacia, eficiencia, instalacin y relevancia de un servicio o comodidad.
8.
fiabilidad (ingl:reliability; frn: fiabilit): Grado al que una medida
produce repetida y consistentemente el mismo resultado.
9.
gasto corriente (frn: recurrent expenditure; frn: depense ordinair):
Gasto en moneda sobre el personal, y sobre los recursos que son usados y
reemplazados regularmente, excluyendo gasto de capital tal como artculos
de capital importancia, edificios nuevos, extensiones o modificaciones a los
edificios existentes y equipamiento de cmputo.
NOTA el gasto corriente se calcula de diferentes modos en instituciones,
autoridades y pases diferentes, y no parece posible prescribir nicamente
15. objetivo general (ingl: goal; frn: objectif general): Estado deseado de
asuntos a ser realizados por la instrumentacin de las polticas acordadas.
16. poblacin a atender (ingl: population to be served; frn: population
desservir): Individuos para quienes la biblioteca a establecido para
proporcionar sus servicios y materiales.
17. poblacin objetivo (target population; frn: population-cible): Grupos de
usuarios reales y potenciales adscritos a una biblioteca individual como el
objeto de un servicio especfico o como los usuarios primarios de materiales
determinados.
18. Prstamo (ingl: loan; frn: prt): La transaccin de prstamo de un
documento, para usarse durante un periodo definido de tiempo, para un
usuario directamente o desde una institucin a otra. (adaptado de ISO 2789)
NOTA todos los prstamos registrados para uso son incluidos. Los
prstamos interbibliotecarios son incluidos. Las renovaciones son incluidas.
19. recursos (ingl: resources; frn: ressources): Activos de la biblioteca
incluyendo materiales del personal, equipamiento, espacio, etc.
20. ttulo (ingl: title; frn: titre): Palabra o frase que usualmente, aparece
sobre un documento, por la que es conveniente referirse a dicho documento,
que puede ser usada para identificarlo, y que con frecuencia (aunque no
invariablemente) lo distingue de otro documento. (ISO 2789)
NOTA para propsitos de medicin "ttulo" describe un documento que
forma un artculo separado con un ttulo distintivo, ya sea que se dicte en
una o varias unidades fsicas, y sin consideracin del nmero de copias del
documento en propiedad de la biblioteca.
21. usuario (ingl: user; frn: usager): Recipiente de los servicios de la
biblioteca.
22. validez (ingl: validity; frn: validit): Grado al que un indicador realmente
mide lo que se intenta medir.
Criterios y marco descriptivo (ingl: criteria and descriptive framework)
Introduccin
1.
2.
NOTA
Debe tenerse cuidado al describir los indicadores individualmente,
independiente de otros indicadores. Esto no indica que los indicadores deben
usarse en forma aislada. Cuando se colectan datos, en muchos casos ser
posible y prctico colectar datos para dos o ms indicadores al mismo
tiempo, como se presenta en la mayora de los manuales
2.
Criterios
1.
Con el fin de cumplir con esta Norma Internacional, un indicador de
desempeo de biblioteca tiene que ser probado minuciosamente, validado y
preferentemente documentado en el reporte. Los indicadores de desempeo
que estn en uso general en las bibliotecas pueden aceptarse aunque no
hayan sido documentados explcitamente.
2.
a.
b.
Validez. El indicador debe ser valido, esto es, debe medir lo que se
intenta medir.
NOTA
Marco descriptivo
Introduccin
Los indicadores de desempeo incluidos en el anexo B se describen de
acuerdo al siguiente marco, que tambin debe usarse en el desarrollo de
descripciones de alternativos o nuevos indicadores de desempeo.
2. Nombre
Cada indicador debe tener un nombre descriptivo nico.
3. Objetivo
Cada indicador debe tener un objetivo explcito, establecido en trminos de los
servicios, actividades o usos de recursos a ser evaluados.
4. Alcance
El alcance debe establecer los tipos de bibliotecas a las que puede aplicarse el
indicador.
El alcance puede establecer si el indicador es adaptable para la comparacin
entre bibliotecas y si hay algunas limitaciones concernientes a la comparabilidad.
Este enfoque puede incluir otras limitaciones en la aplicacin del indicador
NOTA- La declaracin de alcance puede incluir calificaciones, instancias y
situaciones para mostrar cmo puede aplicarse el indicador. Por ejemplo: el
alcance puede establecer si el indicador es nicamente adecuado para ciertas
partes de la coleccin tales como la coleccin para prstamo o la coleccin de
referencia; o si el indicador puede usarse tanto para el servicio de la biblioteca o
su actividad como un todo, y para partes del servicio de la biblioteca, o para
mostrar diferencias entre temas o partes de la poblacin a ser atendida.
5. Definicin del indicador
Cada indicador debe definirse nicamente en trminos de los datos a ser
colectados y /o la relacin a establecerse entre los datos.
Esta declaracin tambin debe incluir definiciones de trminos especiales usados
en la definicin del indicador que no estn definidos en otra parte en esta Norma
Internacional, as como trminos usados en la descripcin de los mtodos a
usarse.
Trminos no ambiguos usados en el sentido acostumbrado no necesitan definirse.
6. Mtodo
Es deseable que todas las partes interesadas deben estar de acuerdo sobre la
adecuacin de los indicadores de desempeo usados.
3. A fin de encontrar cules indicadores de desempeo son los ms
adecuados para una biblioteca en particular para colectar y analizar los
datos, y para interpretar los resultados dentro de una estrategia de
administracin, puede ser necesario un rango de habilidades del personal.
Algunas bibliotecas encontrarn importante y necesario dedicarse a la
capacitacin del personal y al desarrollo de habilidades educativas previo
la aplicacin de los indicadores de desempeo.
4. Al seleccionar los indicadores de desempeo para uso en una biblioteca
en particular, deben considerarse los factores siguientes:
a. El indicador de desempeo ayudar a la administracin de la biblioteca,
al organismo patrocinador y a la poblacin que atiende?
b. El bibliotecario tiene conocimiento de que alguna actividad o rea
particular no puede operarse tan bien como se debiera?
Aunque esto es solamente una sensibilidad intuitiva del bibliotecario, esta
podra ser una buena razn para usar un indicador de desempeo para
descubrir si hay algn problema.
c. A qu nivel de esfuerzo puede comprometerse el personal de la
biblioteca para la coleccin y anlisis de los datos para producir los
indicadores de desempeo?
Para producir los indicadores de desempeo se requiere tiempo del personal
y recursos. El tiempo del personal y los recursos adecuados deben
ponerse a disponibilidad para producir un indicador de desempeo
particular.
El personal necesitar tener conocimiento prctico de un rango de
procedimientos estadsticos.
d. Alguna autoridad externa requiere que se le reporten datos sobre reas
de servicio de la biblioteca en particular?
Si es as, es necesario decidir si pueden usarse los mismos datos para
producir los indicadores de desempeo.
Los factores importantes para la biblioteca pueden afectar la seleccin de los
indicadores de desempeo. El bibliotecario debe tomar una decisin a
conciencia al seleccionar los indicadores de desempeo que sern de mayor
uso en la evaluacin de la operacin de la biblioteca en relacin a sus metas
y objetivos.
Limitaciones
1. Optimizacin de registros sobre indicadores de desempeo
Los usuarios de los indicadores de desempeo de biblioteca deben reconocer
que es imposible alcanzar simultneamente registros ptimos de
indicadores de desempeo. Por ejemplo, una biblioteca puede alcanzar un
alto nivel de satisfaccin de usuario, pero incurrir en un alto gasto por
usuario. Los registros sobre los indicadores de desempeo deben
interpretarse a la luz de lo que la biblioteca intenta llevar a cabo, y no
simplemente en trminos de optimizar los registros sobre indicadores en
particular.
2. Grado de exactitud
Debe tenerse cuidado con la interpretacin de los resultados. La falta de
precisin puede ocurrir debido a errores en el muestreo, o aspectos
subjetivos del proceso de medicin o a tiempos inadecuados o recursos
para el proceso de medicin (por ejemplo: los indicadores B.1.1.1 y
B.2.6.1). Tambin puede implicar que los indicadores son inherentemente
imprecisos (por ejemplo: B.2.1.3 y B.2.2.5).
NOTA
En algunos casos, una estimacin burda es suficiente y obtener ms
precisin podra ser un desgaste de esfuerzo.
3. Habilidades de los usuarios versus desempeo de la biblioteca
Hasta cierto punto, los indicadores de desempeo de la biblioteca son
afectados por que tan bien los usuarios conducen las diferentes
transacciones en la biblioteca. Por ejemplo, la satisfaccin del usuario con
la disponibilidad de materiales puede ser extremadamente baja en una
biblioteca. Esto podra indicar varias cosas, una siendo que los patrones
de carencia de adecuado conocimiento de cmo localizar materiales en
esa biblioteca en particular, o que la biblioteca tiene insuficientes
documentes para cubrir la demanda. Por lo tanto, un registro bajo sugiere
la necesidad de revisin de un rea. La revisin puede sugerir una
necesidad de estrategias para mejorar el conocimiento del usuario y
habilidades relacionadas con las actividades de la biblioteca; o puede
sugerir una necesidad de mejorar la disponibilidad de libros por el cambio
de periodos de prstamo o compras adicionales de libros.
4. Vinculando los recursos a los servicios
Mientras que un desempeo pobre podra parecer indicar que se requieren
recursos adicionales para mejorar los servicios de la biblioteca, esto no es
procedimientos.