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DERECHO NOTARIAL Y REGISTRAL COLOMBIANO

JUAN CARLOS RAMREZ GMEZ


EDITORIAL: TEMIS
AO DE PUBLICACIN: 2007
PAGINAS:112-118

ACTOS DE JURISDICCIN VOLUNTARIA

LA CONCILIACION
La conciliacin es un mecanismo de resolucin de conflictos mediante el cual, dos o ms
personas gestionan por s misma la solucin de sus diferencias, con la ayuda de un tercero
neutral y calificado, denominado conciliador
Etimolgicamente la expresin conciliato procede del verbo conciliare, que significa el
acuerdo que suscriben dos partes tras salvar la diferencias en sus intereses particulares
Constituye con la mediacin, el arbitramento y la amigable composicin, el grupo de
mecanismos alternativos para la solucin de conflictos.
Encuentra su fundamento constitucional en el artculo 116, ltimo inciso, de la carta
poltica, que de manera expresa regula que los particulares pueden ser investidos
transitoriamente de la funcin de administrar justicia en la condicin de jurados en las
causas criminales, conciliadores o en la de rbitros habilitados por las partes para proferir
fallos en derecho o en equidad, en los trminos que determine la ley.
Fue la ley 640 de 2001 la que asigno a los notarios la competencia para desempearse como
conciliadores. El notario ejerce su funcin de conciliador en consideracin a la investidura
que ostenta; extinguida esta, desaparece su calidad de conciliador.
El estado traslada a terceros dotados de idoneidad profesional y respetabilidad social, entre
ellos los notarios, la facultad para que resuelvan conflictos bilaterales susceptibles de ser
conciliados, transigidos o desistidos, siempre y cuando medie solicitud verbal o escrita de
una o la totalidad de las partes involucradas en la contencin.
La ley ha radicado la funcin conciliatoria en cabeza exclusiva del notario, de suerte que
esta competencia es intransferible. As las cosas corresponde al notario conciliador avocar
el tramite conciliatorio desde el momento en que se hace la peticin hasta que se agota,
instancia que se interpreta fenecida con la suscripcin del acta contentiva de la convencin
conciliatoria o por la emisin de constancia sobre no acuerdo o falta de celebracin
Para actor como conciliador la ley 640 de 2001 no exige calidad distinta de la de estar en
ejercicio de la funcin de la funcin de notario: luego no se requiere ser abogado, pues el

artculo 5 de la ley dispone que el conciliador que actu en derecho deber ser abogado
titulado, salvo cuando se trate de conciliadores de centro de conciliacin de consultorio
jurdico de las facultades de derecho, de los personeros municipales y de los notarios que
no sean abogados titulados.
De conformidad con cartilla instructiva del ministerio de justicia, esta previsin tiene
fundamento en que los notarios pueden ejercer su cargo acreditando experiencia en funcin
notarial, tal como lo exige la ley sin ser abogado titulado.
En consonancia con este documento instructivo, para que la conciliacin por va notarial
resulte procedente y ajustada a su ley rectora como a sus decretos reglamentarios, es decir
24 y 30 de 2002 y 1000 de 2007, es indispensable que en su trmite se produzca una serie
ininterrumpida de actuaciones cuya iniciativa corresponde a las partes y su desarrollo
subsecuente al notario conciliador:

Peticin
Viabilidad
Citacin
Inasistencia
Audiencia sin acuerdo
Audiencia con acuerdo
Efectos

Peticin
La ley 640 de 2001 no prev caractersticas particulares para la solicitud, se considera que
debe reunir las caractersticas para la formulacin del derecho de peticin que son

Puede ser verbal o escrita


Debe identificar el notario a quien se dirige
Debe describir las partes, por su nombre, documento de identificacin y direccin
Debe relacionar los hechos que la motivan
Debe relacionar las pretensiones y fundamento de ellas
Debe contener documentos que aportan como soporte
Debe tener la firma del documento petitorio, en el evento de que la solicitud sea
escrita

Viabilidad
Una vez recibida la solicitud el notario evaluara si somete a conocimiento un asunto, que en
los trminos del artculo 19 de la ley 640 de 2001 sea susceptible de transaccin,
desistimiento y conciliacin. En ejecucin de la regla general sealada se podrn debatir
conciliatoriamente asuntos adscritos a las materias civil, comercial y familia.
No habr uso de este medio judicial alternativo cuando se trate de asuntos vinculados a las
materias laboral y contenciosa.

Constituyen ejemplo de asuntos conciliables:

Materia civil: contratos de compraventa, arrendamiento, entrega del bien,


saneamiento del bien, perjuicios causados entre otros
Materia comercial: contrato de arrendamiento locales comerciales, en cuanto a su
terminacin, prrroga y renovacin; contratos de compraventa, en el evento de
incumplimiento del contrato; entrega del bien, saneamiento del bien.
Materia familia: controversias sobre las custodias y el rgimen de visitas sobre
menores incapaces; asuntos relacionado con obligaciones alimentarias; declaracin
unin marital de hecho, su disolucin y la declaracin de la sociedad patrimonial.

Si el tema no es conciliable, el notario conciliador expedir una constancia dentro de os


10 das siguientes a la radicacin de la solicitud, en la que se abstienen del trmite.
Citacin
Dada la viabilidad de la peticin, el notario conciliador citara a las parte es decir a la parte
peticionante y parte requerida, preferiblemente mediante comunicacin escrita, para que en
el menor pero prudencial tiempo posible, el cual no podr extenderse ms all de tres meses
contados a partir del da siguiente al de la recepcin de la solicitud, se lleve a cabo la
audiencia de conciliacin extrajudicial en derecho.
Las partes podrn concurrir acompaadas de apoderado, pero la decisin de conciliar estar
en cabeza de los directos comprometidos. De manera que el papel de aquellos se restringir
a mera asesora.
Inasistencia
La inasistencia de cualquiera de las partes torna inviable la celebracin de la audiencia, y
dada esta posibilidad, el notario expedir constancia en la que se exprese tal circunstancia,
y anotara en ella las excusas, si la hubiere.
Tal constancia se emitir al vencimiento de los tres das siguientes a la fecha en que debi
celebrarse la audiencia. La inasistencia inexcusada acarreara sanciones del juez de la
causa.
Audiencia sin acuerdo
Si agotada la audiencia no se efecta acuerdo conciliatorio, el notario conciliador deber
expedir una constancia en tal sentido. Esta constancia, como las dems que produzca el
notario conciliador, referir la fecha de presentacin de la solicitud de conciliacin, la fecha
en que se celebr o debi celebrarse la audiencia y el objeto de la conciliacin.
Las constancias que procesa el notario conciliador se archivaran en el libro de control de
constancias, el cual ser anualizado y foliado.
Audiencia con acuerdo

Las partes pueden conciliar total o parcialmente. En uno u otro caso, el notario conciliador
levantara acta contentiva del acuerdo. Que debe ser suscrita por quienes en ella
intervinieron.
El acta de acuerdo conciliatorio deber expresar: lugar, fecha y hora de la audiencia;
identificacin plena del conciliador y de las partes comparecientes; relacin clara y
concreta de las pretensiones objeto de conciliacin y el acuerdo estructurado con indicacin
de la cuanta, plazo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.
El notario conciliador llevara un libro nominado libro de control de actas de conciliacin, el
cual ser anualizado y foliado; se adicionan al grupo de libros que por disposicin
estatutaria debe administrar el notario.
Efectos
Perfeccionada el acta de conciliatoria con acuerdo, esto es rubricada por el notario y las
partes, esto hace trnsito a cosa juzgada y cualquier obligacin clara, expresa y exigible que
se dimane de su contenido prestara merito ejecutivo.
El notario conciliador entregara a la parte en cuyo favor se pacte el cumplimiento de las
susodichas obligaciones copia del acta con rotulacin expresa en la que se indique que es
primera copia que presta merito ejecutivo. (PAG 112-116)

EL REMATE
La ley 794 de 2002 se da la posibilidad que las notaras y cmaras de comercio pueden
adelantar diligencia de remate de bienes, con previa comisin asignada por un juez de
conocimiento a solicitud de parte.
Por remate se debe entender la venta en pblica subasta de bines muebles o inmuebles,
propiedad de un deudor, que ha sido ejecutado por un acreedor, cuyo crdito se le ha
reconocido en proceso judicial debidamente sentenciado.
El juez de la causa, a peticin del interesado, comisionara al notario que este elija. La
comisin no es reusable salvo por causas legales; con el oficio comisorio se remitirn el
auto que la ordena, soportes documentales de los bienes por subastar, avalos y copia de la
sentencia de liquidacin del crdito.
Por prescripcin del artculo 448 del cdigo general del proceso, el remate se anunciara al
pblico por aviso que expresara:

Fecha y hora en que ha de principiar la licitacin.


Bienes materia del remate con indicacin de su clase, especie y cantidad, si son
muebles; si son inmuebles, la matrcula de su registro, si existiere, el lugar de
localizacin, nomenclatura o nombre y a falta del ultimo requisito, sus linderos.
Avalu correspondientes a cada bien o grupo de bienes base de la licitacin
Porcentaje que deba consignarse para hacer postura

El aviso se publicara una vez, con antelacin no inferior a 10 das a la fecha sealada para
el remate, en uno de los peridicos de ms amplia circulacin en el lugar. Una copia
informal de la pgina del diario y la constancia del administrador o funcionario de la
emisora sobre su transmisin se agregaran al expediente antes de darse inicio a la subasta.
Con la copia o la constancia de la publicacin del aviso deber allegarse un certificado de
tradicin y libertad del inmueble, expedido dentro de los 5 das anteriores a la fecha
prevista para el remate.
Cuando existieren bienes situados fuera del territorio del circuito a que corresponda el
juzgado donde se adelanta el proceso, y en el lugar donde estn
Si la licitacin quedare desierta por falta de postores, de ello se dejara constancia en el acta.
Segn alusin del artculo 6 del decreto 890 de 2003, el comisionado remitir al comitente
toda la documentacin relacionada con la actuacin que se haya cumplido. Cuando no
hubiere remate por falta de postores, el notario comisionado retornara inmediatamente el
expediente al funcionario judicial de origen para que este resuelva sobre el particular. (PAG
116-118)