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PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Cdigo : PSE.01

PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

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Revis: Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin
Vicerrector Administrativo

Aprob: Vicerrector Acadmico

Fecha de aprobacin: Noviembre 19 de 2007


Resolucin N 1736

OBJETIVO

ALCANCE

Establecer las pautas necesarias para realizar las auditoras internas


en la Universidad Industrial de Santander de acuerdo con los
lineamientos de la Institucin y las normas aplicables segn los
Sistemas de Gestin adoptados por la Universidad.

Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las


auditoras Internas que se realicen a los procesos y elementos de
los Sistemas de Gestin adoptados por la Universidad y a los
Laboratorios que se encuentren en el Programa de Acreditacin
de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVIDAD

Norma NTC GP 1000:2009


Norma NTC ISO 9001:2008
Norma NTC ISO 19011:2012

Norma NTC ISO 14001:2004


Norma NTC OHSAS 18001:2007
Norma NTC ISO 17025:2005

Norma NTC ISO 15189:2009

Norma NTC ISO 5906:2012

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Sistema de Gestin: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la poltica y adems para definir y controlar una
Organizacin con respecto a la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibracin.
Alcance de la Auditora: El alcance describe la extensin y lmites de la auditora en trminos de localizacin fsica, unidades organizacionales,
actividades y procesos por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditora.
Auditado: Organizacin o persona que se somete a una auditora.
Equipo Auditor: Conformado por el Auditor Lder, el Auditor y el Auditor en formacin quienes llevan a cabo una auditora, con el apoyo de
expertos tcnicos, si se requieren.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
Auditor Lder: Persona externa o funcionario de la Organizacin que coordina y direcciona el desarrollo de la auditora interna y que cumple con el
perfil establecido.
Auditor en formacin: Persona que se encuentra en la fase de formacin como Auditor y acompaa al Auditor en las Auditoras como parte de su
formacin.
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
Auditora Interna: Proceso sistemtico, objetivo e independiente realizado por la misma Organizacin.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

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DEFINICIONES

Conclusiones de Auditora: Resultados de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los
hallazgos de la misma
Criterios de la Auditora: Comprende la normatividad y documentos utilizados como referencia para realizar la auditora.
Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que sea pertinente para los criterios de auditora y que sea verificable.
Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia recopilada en la auditora, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos
pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora, u oportunidades de mejora.
CONSIDERACIONES

El Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin, debe definir el programa de formacin para los Auditores Internos que contribuyan al
fortalecimiento de sus competencias y desempeo, teniendo en cuenta los siguientes parmetros :
a) El perfil de Auditor Interno de los Sistemas de Gestin establecido en la Norma NTC ISO 19011 numerales 5.4.4 y el numeral 7 donde se orienta
sobre la determinacin de las competencias requeridas para el equipo auditor.
La asignacin del tiempo de auditora requerido por cada Proceso, Unidad o Laboratorio, debe ser determinado por el Auditor lder correspondiente
junto con su equipo auditor, durante la preparacin del Plan de Auditoras Internas, teniendo en cuenta el alcance y complejidad de cada auditora, cada
proceso, unidad o laboratorio y los tiempos registrados en los planes de auditora anteriores.

El equipo auditor realizar el seguimiento a las Acciones Correctivas resultado de las No Conformidades (NC) de Auditoras Internas y Externas; as
mismo, el cierre de dichas acciones estar a cargo de las personas relacionadas en el siguiente cuadro:
ACCIONES CORRECTIVAS
Calidad

RESPONSABLE DE CIERRE

NC de Auditora Interna: Auditor Interno que identific la No Conformidad.


NC de Auditora Externa: Lder del Proceso Seguimiento Institucional.

Seguridad y Salud Ocupacional

Lder del Proceso de Talento Humano

Ambiental

Lder del Proceso de Gestin Ambiental

Laboratorios

Auditor Lder de Laboratorios

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Inicio/Fin

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

1. Revisin del estado de los


Procesos, Subprocesos o
Unidades del SGI-UIS o
Laboratorios

2. Elabora la propuesta del


Programa Anual de Auditoras
Internas de los Sistemas de
Gestin.

Propuesta Programa Anual de


Auditoras Internas de los
Sistemas de Gestin.

Dec isin

Documento

Procesamiento en S.F. o
intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIN

Conector

RESPONSABLE

Conector de pgina

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

PROGRAMACIN DE AUDITORAS

1. Revisa el estado de los Procesos de los Sistemas de


Gestin adoptados por la UIS o de los Laboratorios,
teniendo en cuenta los siguientes aspectos, segn aplique:
a) Grado de intervencin de los requisitos crticos de
norma en cada uno de los procesos, segn la Matriz de
interrelacin de requisitos incluida en el Manual del Sistema
de Gestin Integrado o Manuales de Calidad de los
Laboratorios.
b) Nmero de No Conformidades detectadas durante la
auditora anterior.
c) Grado de intervencin de determinado proceso en los
dems procesos del S.G.I (transversalidad).
d) Criticidad de los Riesgos.
e) Nmero de Accidentes/Incidentes.
f) Indicadores.
g) Nivel de significancia de los Impactos Ambientales.
2. Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditoras
Internas de los Sistemas de Gestin adoptados por la
Universidad.
Para la programacin de las auditoras internas, es
necesario considerar que todos los procesos, subprocesos,
y Laboratorios deben ser auditados por lo menos una vez al
ao.

- Informe de Auditoras
previas.

Director de Control - Caracterizaciones de


Interno y Evaluacin de
los procesos.
Gestin y
Auditor Lder
- Matriz de
Interrelacin de
Requisitos. Anexo 1
Manual del Sistema de
Gestin Integrado
MDI.01

Director de Control
Interno y Evaluacin de
Gestin y
Auditor Lder

- FSE.01 Programa
Anual de Auditoras
Internas de los
Sistemas de Gestin.

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DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

3. Presenta al Comit del SGI


el Programa Anual de
Auditoras Internas de los
Sistemas de Gestin.

3. Presenta al Comit del SGI el Programa Anual de


Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin.

FSE.01 Programa Anual


Director de Control
de Auditoras Internas
Interno y Evaluacin de
de los Sistemas de
Gestin
Gestin.

Requiere
ajustes?

Si
4. Realiza los ajustes
correspondientes.

5. Aprueba el Programa Anual


de Auditoras Internas de los
Sistemas de Gestin.

No

4. En caso de requerirse, realiza los respectivos ajustes al


Programa Anual de Auditoras Internas de los Sistemas de
Gestin, de acuerdo a las observaciones efectuadas por
Comit del SGI.

5. Aprueba el Programa Anual de Auditoras Internas de los


Sistemas de Gestin.

Director de Control FSE.01 Programa Anual


Interno y Evaluacin de de Auditoras Internas
de los Sistemas de
Gestin
Gestin.

Comit del SGI

FSE.01 Programa Anual


de Auditoras Internas
de los Sistemas de
Gestin.

Acta de Comit
del SGI

PLANEACIN DE AUDITORAS
6. Elabora el Plan de
Auditoras Internas de los
Sistemas de Gestin.

Plan de Auditoras Internas


de los Sistemas de Gestin.

6. Elabora conjuntamente con el equipo auditor, el Plan de


Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin (FSE.02),
definiendo entre otros, los siguientes aspectos:

Objetivo.
Alcance.
Equipo auditor.
Fechas y tiempos de realizacin de auditoras.

-FSE.02 Plan de
Auditor Lder y equipo Auditoras Internas de
auditor
los Sistemas de
Gestin.

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

7. Aprueba y Comunica el Plan


de Auditoras Internas de los
Sistemas de Gestin.

8. Consulta los documentos


del SGI pertinentes.

7. Aprueba y comunica el Plan de Auditoras Internas de los


Sistemas de Gestin al lder del proceso, subproceso, jefe
de unidad o director de laboratorio a auditar, segn
aplique. Cualquier modificacin al Plan de Auditora Interna
debe ser acordada entre las partes antes de continuar con
el proceso de auditora.

Director de Control
Interno y Evaluacin de
-FSE.02 Plan de
Gestin.
Auditoras Internas de
los Sistemas de
Auditor Lder de
Gestin.
Laboratorios

PREPARACIN DE AUDITORAS

- Documentos y/o
registros de los
Auditor Lder y equipo
Procesos,
auditor
subprocesos, unidades
o Laboratorios
auditados.

8. Consulta los documentos pertinentes para el desarrollo


de la auditora.

Comunicacin del Plan de


Auditoras Internas de los
Sistemas de Gestin.

9. Prepara la documentacin
para la realizacin de auditoras
internas de los Sistemas de
Gestin.

9. Prepara los documentos necesarios con base en la


revisin de la informacin pertinente relacionada con sus
asignaciones de auditora. Entre dichos documentos se
encuentran las listas de verificacin creadas por cada
auditor.

Auditor Lder y equipo


auditor

EJECUCIN DE LAS AUDITORAS


10. Realiza reunin de
apertura.

Control de Asistencia a la
reunin de apertura

10. Realiza la reunin de apertura, en la cual se presenta el


Plan de Auditoras Internas de los Sistemas de Gestin, y se
resuelven las dudas existentes. Se dejando evidencia de la
reunin en el registro FTH.33 Control de Asistencia.

Equipo auditor

-FSE.03 Lista de
verificacin.

-FSE.02 Plan de
Auditoras Internas
de los Sistemas de
Gestin.
- FTH.33 Control de
Asistencia

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DIAGRAMA DE FLUJO
3

11. Desarrollo de auditoras en


el sitio.

Lista de Verificacin

12. Informa al lder del


proceso, subproceso, jefe de
unidad o director de
laboratorio los principales
hallazgos.

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

11. Recolecta y verifica la informacin de los procesos,


subprocesos, unidades o laboratorios que le sean asignados,
a travs de la revisin de documentos y registros,
observacin directa y
entrevistas
al personal;
confrontndolo con los criterios de auditora para generar
los hallazgos segn corresponda, diligenciando el Formato
Lista de Verificacin FSE.03.

Equipo Auditor

-FSE.03 Lista de
Verificacin.

NOTA: Durante la auditora, el auditor lder puede reunirse


peridicamente con el equipo auditor para intercambiar
informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar
trabajo entre los auditores, segn se requiera.
12. Informa al lder del proceso, subproceso, jefe de unidad
o director de laboratorio y al personal involucrado los
principales hallazgos una vez terminada la auditora.

Equipo Auditor

13. Revisa los hallazgos y prepara el Informe de Auditora,


diligenciando el Formato FSE.04
13. Prepara el Informe de
Auditora.

Informe de Auditora Interna


de los Sistemas de Gestin.

14. Realiza reunin de cierre.

14. Realiza la reunin de cierre presidida por el auditor


lder y las personas responsables de los procesos,
subprocesos, unidades o laboratorios auditados, para
presentar el Informe de Auditora haciendo nfasis en:
a) Los hallazgos de la auditora.
b) Las conclusiones de la auditora.
Esta informacin se presenta para que sea comprendida y
reconocida por el auditado.
Nota1: El director de Control Interno y Evaluacin de
Gestin podr asistir a las reuniones de cierre.
Nota2: En caso que el auditado presente alguna observacin
frente al informe, ser revisado por el auditor interno y el
auditor Lder. Si es aceptada realiza el ajuste pertinente, de
lo contrario en la reunin de cierre justifica la no aceptacin .

Auditor Lder junto a su


equipo auditor

-FSE.03 Lista de
Verificacin.
-FSE.04 Informe de
Auditora Interna.

Auditor Lder

FSE.04 Informe de
Auditora Interna.

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

SEGUIMIENTO Y MEJORA
15a. Se remite al Procedimiento de Acciones Preventivas/
Correctivas PSE.02

- PSE.02 Procedimiento
Acciones Preventivas /
Correctivas

15b. Realiza evaluacin de


desempeo.

15b. Realiza la Evaluacin de Desempeo a los miembros


del equipo auditor.

Auditor Lder
- FSE.08 Evaluacin de
Lder del Proceso/
Desempeo del
Subproceso
Auditor Interno.
Jefe de Unidad
Director de Laboratorio

16. Analiza resultados


obtenidos de la Evaluacin de
Desempeo.

16. Analiza los resultados obtenidos en la Evaluacin de


Desempeo del Auditor Interno para ser comentados con
el equipo auditor y presentar reporte al lder de proceso de
Seguimiento Institucional.

17.Evaluacin de desempeo
al auditor lder

17. Realiza la evaluacin de Desempeo al Auditor lder,


con su respectiva retroalimentacin.

15a. Procedimiento de
Acciones Preventivas/
Correctivas PSE.02

18. Anlisis de la Evaluacin de


desempeo

FIN

18. Analiza conjuntamente con el auditor lder el reporte de


la Evaluacin de desempeo aplicada al equipo auditor con
el fin de tomar las medidas necesarias para mejorar el
proceso

Auditor Lder y equipo - FSE.08 Evaluacin de


Desempeo del
auditor
Auditor Interno.

Lder Proceso
Seguimiento
Institucional

- FSE.20 Evaluacin de
Desempeo del
Auditor Lider.

Lder Proceso
Seguimiento
Institucional

- FSE.08 Evaluacin de
Desempeo del
Auditor Interno.

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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN

FECHA DE
APROBACIN

01

Noviembre 19 de 2007

02

Octubre 03 de 2008

Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliacin del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad de la Universidad Industrial de Santander

03

Marzo 11 de 2009

Ajuste en las Consideraciones, modificaciones en las Actividades No. 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 12 y 14 y eliminacin de las Actividades No. 16, 17. 18
y 19 por inclusin del PSE. 02 y de las actividades 17 y 18

04

Abril 15 de 2009

Inclusin de la consideracin relacionada con el seguimiento a las acciones correctivas resultado de las no conformidades de auditoras
externas.

05

Septiembre 21 de 2009

Inclusin en el documento de referencia de la Actividad No. 17 el formato FSE.20 Evaluacin de Desempeo del Auditor Lder como
documento de referencia.

Mayo 24 de 2011

Cambio del nombre del procedimiento.


Inclusin de la Normas NTC ISO 9001:2008. NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 15189:2007 y NTC ISO 17025,
actualizacin de la NTC GP 1000:2009.
Ajuste del Objetivo y el Alcance referentes a los sistemas de gestin.
Inclusin de los Laboratorios en el Alcance.
Ajuste en la definicin de Sistema de Gestin.
Ajustes en las consideraciones en los literales a y d, referente a la inclusin de laboratorios, unidades y Sistemas de Gestin adoptados por la
Universidad.
Inclusin de los Laboratorios / Directores en las actividades No. 1, 7, 11 y 12; inclusin del Auditor Lder como responsable de la actividad
No. 7, modificacin de la Actividad No. 10 con el reemplazo del Acta de Reunin de Apertura por el Registro FTH.33, inclusin del Director
de Laboratorio como responsable de la Actividad No. 15b.
Inclusin de los Sistemas de Gestin en la Actividad No. 1, as como los aspectos relacionados con seguridad y salud ocupacional y ambiental.
Ajustes en las Actividades No. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, relacionados con la inclusin de los Sistemas de Gestin adoptados por la
Universidad y los lderes de proceso/subproceso y jefes de unidad.
Inclusin del Perfil de Auditor Interno, como Anexo del Procedimiento PSE.01

Mayo 22 de 2013

Actualizacin de la Norma NTC ISO 19011:2012 y NTC 15189:2009. Pg. 1, 9 y 10


Ajuste en el perfil del auditor interno lo referente a formacin en la Norma ISO 15089:2009

06

07

08

Noviembre 21 de 2013

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS


Creacin del Documento

Inclusin de la Norma NTC ISO 5906:2012 en el Item de normatividad y en el perfil del auditor.

09

Enero 20 de 2014

Ajuste definiciones y consideraciones

10

Marzo 25 de 2014

Se ajusto al el nuevo nombre del formato de Informe de Auditoras FSE.04

11

Junio 11 de 2014

Se cambi el responsable de la actividad 12 a Equipo Auditor.

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ANEXOS
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
PERFIL DEL
AUDITOR

INTERNO

PLANEACIN

PREPARACIN

EJECUCIN

SEGUIMIENTO Y
MEJORA

- Elaborar conjuntamente
con el equipo auditor, el
Plan de Auditoras Internas
de Calidad (FSE.02)

- Planear y desarrollar las


tareas asignadas por el
Auditor Lder.

- Asistir y participar en las


reuniones programadas por
el Auditor Lder.

Ejecutar
la
Auditora.
- Consultar los documentos
Recolectar y analizar las
pertinentes para el desarrollo
evidencias de Auditora que
de la Auditora.
sean pertinentes y suficientes
para obtener conclusiones

- Participar en las Actividades


de
Evaluacin
del
desempeo de los Auditores
en Formacin.

- Preparar los documentos


necesarios para la realizacin
de las auditoras. Entre los
que se encuentran las listas
de verificacin.

- Implementar las acciones


de mejora que resulten de su
evaluacin de desempeo.

- Realizar la reunin de
apertura, en la cual se presenta
el Plan de Auditoras Internas de
Calidad, y se resuelven las - Realizar seguimiento a las
dudas
existentes,
dejando acciones correctivas que son
evidencia de los participantes, resultado de la auditora.
en el Formato FTH33. Control
de Asistencia

- Elaborar y entregar al Auditor


Lder el Informe de Auditora
con sus respectivos soportes en
los tiempos establecidos.
Verificar
que
la
documentacin
est
a
disposicin
y
sea
comprendida por el auditor
en formacin.

Participar
en
las
capacitaciones
y/o
entrenamientos
como
Auditor.
-Apoyar el Proceso de
- Realizar los ajustes y formacin de los auditores
correcciones a los que haya en formacin en cada una de
lugar al informe de Auditora.
las etapas del procedimiento,
segn corresponda.

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ANEXOS
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

PERFIL DEL
AUDITOR

PLANEACIN

PREPARACIN

- Asistir y participar en las


reuniones programadas por
el Auditor Lder.
- Conocer el Plan
Auditoras Aprobado.
AUDITORES EN
FORMACIN

EJECUCIN

SEGUIMIENTO Y
MEJORA

Participar
-Consultar los documentos - Participar en la Reunin de pertinentes para el desarrollo apertura, Auditora en sitio y capacitaciones
entrenamientos
de la Auditora.
Reunin de Cierre.
Auditor.

en

las
y/o
como

de - Preparar los documentos -Participar en la elaboracin del


necesarios con base en la Informe de Auditora como
revisin de la informacin soporte para el Auditor Interno.
pertinente relacionada con
sus asignaciones de Auditora
segn
orientaciones
del
Auditor Interno.
- Implementar las acciones
de mejora que resulten de su
evaluacin de desempeo.