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1.
2.
3.
4.
Introduccin
Propsito del plan
Enfoque del plan
Antecedentes del riesgo
a) De qu se trata el riesgo?
b) Quin est afectado?
5. Autoridad, organizacin o institucin responsable de organizar el plan y emitir el/los
mensaje/s
a) Bajo qu autoridad (mandato organizacional o ley) est siendo comunicado el
riesgo?
6. Objetivos especficos
7. Perfil de la audiencia
a) Cmo se reuni la informacin de la audiencia?
b) Caractersticas especficas de la audiencia
8. Estrategias de comunicacin de riesgos
9. Estrategias de evaluacin
10. Cronograma y recursos
11. Comunicacin interna
a. Cmo ser documentado el progreso del plan?
b. Aprobaciones recibidas o necesarias
Fuente: Lundgren y McMakin, 2004.
1. Introduccin
Es importante sealar cul es el problema al que se va a enfrentar (agentes qumicos,
fsicos, biolgicos); quin es la agencia, institucin responsable de elaborar el plan; la
comunidad que se puede ver afectada o que ya est siendo afectada, incluyendo
aquellos grupos de alto riesgo; identificar las agencias gubernamentales, acadmicas,
y/o civiles y medios de comunicacin en los que se apoyar el plan; as como, el tiempo
a desarrollar el trabajo y su forma de evaluacin.
4. Antecedentes de riesgo
De qu se trata el riesgo?
Quin est afectado?
Cuando inicie la recoleccin de informacin sobre los antecedentes del riesgo para la
salud y su comunidad, puede que otras instituciones gubernamentales del rea tengan
conocimiento o familiaridad con la situacin o informacin que le pueda servir.
Es importante hacer hincapi respecto al perfil de la audiencia, los diferentes segmentos
que la componen y lo que se sabe de ella pues cada grupo puede diferir en el tipo de
informacin que necesita para tomar decisiones bien fundamentadas con respecto al
riesgo. En informacin para el consenso, las audiencias pudieran estar segmentadas
por el nivel de participacin que ellas desean en funcin del proceso de toma de
decisiones y entonces cada grupo pudiera necesitar un mtodo diferente de
comunicacin. Igual pasara en el caso de que la audiencia estuviera segmentada por
nivel educativo o distribucin geogrfica, aqu pudiera variar el tipo de informacin y en
el segundo caso la forma de hacerla llegar.
Ejemplos de algunas fuentes de informacin para los antecedentes
-
6. El objetivo
Los objetivos del plan de comunicacin de riesgos son el fundamento de la elaboracin
del programa, su evaluacin y la preparacin de las estrategias.
7. Perfil de la audiencia
-
El pblico puede estar segmentado y cada uno de esos segmentos puede tener
diferentes preocupaciones, necesidades e intereses. Esto se aplica para los miembros
de la comunidad que se expresan verbalmente, as como para los que no lo hacen y a
quienes debemos siempre tomar en cuenta e incluir. Asegrese de no calificar a un
pblico solo por las opiniones de un grupo o individuos que se hacen notar.
Por ejemplo, las audiencias se pueden dividir por afinidades, por creencias, por
opiniones, por preocupaciones, por edad, gnero, profesiones, posicionamientos
geogrficos, etc. Ejemplos:
Comunidad residencial: las personas que viven cerca del riesgo, que tiene un inters
personal o familiar en la salud, seguridad, medio ambiente y la calidad de vida del rea.
Comunidad comercial/negocios: negocios o comercios que puedan verse afectados por
el riesgo, que estn preocupados por la prdida de ingresos o ganancias, disponibilidad
de infraestructura y proteccin de empleados, as como la seguridad del personal.
Comunidad industrial: negocios o comercios que pudieran verse afectados y que a su
vez influyan en el riesgo (por ejemplo, tanques de almacenamiento de sustancias
peligrosas), quienes estn preocupados por las mismas cosas que otros negocios, as
como por aspectos de seguridad.
Su organizacin: El equipo y administradores que estn a cargo del anlisis, manejo y/o
comunicacin del riesgo y que necesitan entender el esfuerzo as como el riesgo.
Otras organizaciones: el equipo y los administradores que se renen con ustedes para
analizar, manejar y/o comunicar el riesgo y quienes deben ser capaces de explicar e
instrumentar sus roles.
7.1.
7.2.
Los pblicos responden positiva o negativamente a un asunto que les afecta segn la
percepcin y la relevancia que ese asunto tenga con la vida de las personas. Algunas
preocupaciones que se pueden observar:
Salud: Cuando surge un problema de salud, la comunidad acude a los individuos que
pueden proveer informacin. Cuando la salud de los nios est en peligro, la comunidad
reacciona fuertemente contra las personas u organizaciones que atentan contra el
bienestar de los nios.
Seguridad: Cuando se compromete la seguridad de una comunidad (por ejemplo,
debido a la exposicin a un producto txico), sus miembros se unen para luchar contra
el peligro potencial.
Economa: Algunas comunidades aceptan y apoyan a empresas que no tienen medidas
de proteccin ambiental porque constituyen fuentes de empleo y apoyan la economa
local. Sin embargo, reaccionan en forma negativa cuando el valor de sus propiedades
se ve afectado, por ejemplo, los dueos de negocios pueden preocuparse por el
impacto econmico que les causar determinado riesgo.
Ambiente: Toda la comunidad desea un ambiente limpio, por lo que siempre se puede
esperar apoyo en este aspecto.
7.3.
Esttica
Desarrollo comercial
Desarrollo de reas verdes y recreativas
Asuntos que generen posibles demandas
Poltica
Turismo
Valor de la propiedad.
Una vez que haya identificado a quines desea llegar, estratifique su audiencia en un
grupo primario y otro secundario. El grupo objetivo primario est conformado por
personas a quienes usted quiere influir de alguna manera con sus mensajes. El grupo
objetivo secundario est compuesto por aquellos que tienen influencia sobre el grupo
primario.
7.4.
Al identificar y definir su audiencia por grupos, usted tambin puede fijar las prioridades
de su audiencia y decidir lo siguiente:
-
Esto le ayudar a tomar decisiones sobre los mensajes y canales de comunicacin para
diseminarlos y le asegurar que los recursos del programa se utilicen productivamente.
9. Estrategias de evaluacin
La evaluacin del plan de comunicacin de riesgos es vital para determinar su
efectividad. Provee retroalimentacin para saber si los mensajes de riesgo son
recibidos, entendidos e internalizados por las personas a las cuales se dirigieron.
Adems, permite saber si las acciones se han realizado conforme a lo planeado y si se
han cumplido los objetivos, metas e indicadores y permite que los esfuerzos futuros
sean ms exitosos.
El proceso de evaluacin durante el desarrollo del plan de comunicacin de riesgos
permitir identificar los cambios que deben ser realizados para alcanzar con mayor
efectividad su propsito y objetivos.
Algo fundamental es que la institucin o la agencia responsable de llevar a cabo la
comunicacin de riesgos puedan evaluar sus esfuerzos para determinar los xitos y los
fracasos de tal manera que identifique las limitaciones y pueda proponer un mejor
esquema para las siguiente ocasiones.
Evaluar los esfuerzos de comunicacin de riesgos toma tiempo y requiere de recursos.
La informacin proveniente de la evaluacin puede ser utilizada para refinar las
polticas, procedimientos y prcticas del proceso.
Existen varios elementos a considerar para llevar a cabo una evaluacin. En primer
lugar es importante verificar que se hayan alcanzado los objetivos sealados en el plan,
de ser as, es exitoso. No obstante, hay otros aspectos importantes de considerar que
darn informacin til para refinar los esfuerzos futuros, particularmente respecto al uso
de materiales de informacin, la comunicacin cara a cara, la representacin pictrica
del riesgo, el uso de los medios de comunicacin u otros procesos para hacer llegar el
mensaje, y aquellas aplicaciones computacionales, en el caso de que se hayan
utilizado.
Objetivos
La seleccin de los evaluadores
El tiempo requerido
Entrenamiento y monitoreo de los evaluadores
La forma en que la audiencia ser involucrada
Qu tan amplia ser la evaluacin
Cmo se medir el xito
A quines se mostrarn los resultados.
Comunicacin para el
consenso
Estuvieron todos los
segmentos de la audiencia
representados para poder
llegar a un consenso?
Comunicacin durante
una crisis
Han sido alertados sobre
el riesgo todos los
miembros de la audiencia?
Entiende lo suficiente la
audiencia acerca del riesgo
como para poder tomar
decisiones?
Entiende lo suficiente la
audiencia acerca del riesgo
como para poder tomar
decisiones?
Se logr un consenso de
parte de la audiencia
respecto a la decisin?
Ha entendido la audiencia
Puede la decisin ser
el riesgo lo suficientemente
instrumentada?
bien como para poder tomar
decisiones?
Fuente: Lundgren y McMakin, 2004.
Fue consistente la
informacin dada con
respecto al riesgo?
Determinar quines sern los responsables y los involucrados de acuerdo con las
necesidades de comunicacin.
Identificar portavoces e implemente sesiones de capacitacin y prcticas de
comunicacin para ellos.
Asignar responsabilidades de comunicacin a todos los integrantes del equipo, ya
sea para desarrollar hojas de informacin, ayudar en la elaboracin de materiales de
comunicacin, informar a otros organismos gubernamentales o participar en
reuniones pblicas.
Definir claramente los roles que desempear cada integrante del equipo para evitar
confusin, duplicidad de trabajo o prdida de oportunidades.
Mantener un archivo centralizado de informacin para que todos los miembros del
equipo tengan acceso a l cuando lo necesiten, as evitar contratiempos si algn
miembro del equipo est ausente.
Establecer tcticas de comunicacin interna efectivas, incluidas reuniones
presenciales semanales, llamadas telefnicas semanales en conferencia y mensajes
de correo electrnico.