Procedimiento para la

Gestin de Nmina y
Beneficios
Objetivo: Establecer los lineamientos para el registro, el clculo y la cancelacin de la nmina y
los beneficios monetarios en la Unidad de Negocio Hidropaute.

Versin: 1.0
Fecha de vigencia: 31 de agosto del 2015

Procedimiento para la Gestin de Nmina y Beneficios

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ........................................................................................................................................... 2

1

Alcance ........................................................................................................................................................ 3

Definiciones ................................................................................................................................................. 3

Referencias .................................................................................................................................................. 5

Responsabilidades y Polticas .................................................................................................................. 5

Procedimiento para la Gestin de Nmina y Beneficios ........................................................................ 6

5.1

Elaboracin de Rol de Pagos ..................................................................................................................... 6

5.1.1

Generacin de Ingresos ..................................................................................................................... 6

5.1.2

Aplicacin de Descuentos y Retenciones. ......................................................................................... 7

5.1.3

Procesamiento de Rol de Pagos ........................................................................................................ 7

5.1.4

Emisin de Rol de Pagos y documentos habilitantes. ....................................................................... 8

5.1.5

Realizar el clculo de la primera quincena ........................................................................................ 8

5.2

Generacin de Otros Procesos de pago al Personal. ................................................................................ 8

5.2.1

Realizar clculo de Ingresos .............................................................................................................. 8

5.2.2

Realizar clculo y aplicacin de descuentos y retenciones. .............................................................. 9

5.2.3

Verificacin de otros procesos de pago al personal. ......................................................................... 9

5.2.4

Emisin de otros procesos de pago al personal. ............................................................................... 9

5.3

Clculo para pago de viticos, subsistencias, transporte y movilizacin. .................................................. 9

5.4

Clculo para el pago de Liquidaciones. ...................................................................................................... 9

5.4.1

Clculo de ingresos ............................................................................................................................ 9

5.4.2

Clculo y aplicacin de descuentos ................................................................................................... 9

5.4.3

Revisin de variaciones y cierre de liquidacin ............................................................................... 10

5.4.4

Emisin de liquidacin...................................................................................................................... 10

Disposiciones transitorias ....................................................................................................................... 10

Derogaciones ............................................................................................................................................ 10

Diagrama de flujo ...................................................................................................................................... 11

Anexos ....................................................................................................................................................... 12

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1 Alcance
Este procedimiento comprende los pasos para el registro, el clculo, la verificacin, el cierre y pago de
las remuneraciones y beneficios aplicables a los servidores de la Unidad de Negocio Hidropaute de
acuerdo a la base normativa vigente y su aplicabilidad.

2 Definiciones
Bonificacin por Ubicacin Geogrfica: Constituye una asignacin mensual adicional a la remuneracin
unificada, que se conceder al servidor que reside y labora permanentemente en campamentos y
centrales de la Unidad de Negocio. Esta bonificacin se pagar en la segunda quincena de cada mes y
se calcular sobre la RMU de cada colaborador de acuerdo a los das efectivamente laborados, con un
mximo de das por mes, conforme normativa vigente.
Descuentos y retenciones: En cada rol de pago personal, se aplicarn las retenciones y descuentos
conforme a las regulaciones tributarias aplicables, al aporte al IESS, por orden judicial o de autoridad
competente y los que el servidor hubiere autorizado como son: anticipo, sobregiros, aportes y
descuentos de convenios.
Todos estos descuentos y retenciones que aplican al rol, Talento Humano los recepta hasta el da 22 del
mes en curso.
Jornadas Extraordinarias y Suplementarias: corresponde a las horas de trabajo que se cumplan para
realizar trabajos especiales, extraordinarios o urgentes, aprobadas por el Subgerente o Jefaturas
Gerenciales y comunicadas a la Jefatura de Talento Humano, estas sern reconocidas de acuerdo a:
Jornada Extraordinaria: Corresponde a las horas de trabajo que se cumplan en das de
descanso obligatorio, en las que se aplicar un incremento del cien por cien (100%) de la
remuneracin

Recargo por Trabajo Nocturno: El trabajo en la jornada nocturna, entendindose por tal, la que
se realiza entre las 19h00 y las 06h00 del da siguiente, se aplicar un incremento del veinticinco
por ciento (25%) de la remuneracin.

Jornada Suplementaria: Corresponde a las horas de trabajo que superen la jornada regular
hasta las 24h00, en las que se aplicar un incremento del cincuenta por ciento (50%) de la
remuneracin. Si las horas suplementarias se cumplen entre las 24h00 y las 06h00 del da
siguiente, stas se pagarn con el 100% de recargo.

Pago de las Remuneraciones: Las remuneraciones se fijan por jornadas mensuales de trabajo y se
cancelarn en perodos quincenales. Los pagos se realizarn en moneda de curso legal mediante
transferencias bancarias a las cuentas bancarias que los servidores mantengan para el efecto.

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Personal: Incluye la totalidad de los servidores de la Unidad de Negocio Hidropaute.

Servidor: Persona natural que, bajo relacin de dependencia, sea regida por el Cdigo de Trabajo o por
la Ley Orgnica de Empresas Pblicas - LOEP, preste sus servicios lcitos y personales a la Unidad de
Negocio Hidropaute.
Encargo: Cumplir temporalmente con las funciones de un puesto vacante, hasta que se designe a su
titular.
Subrogacin: Sustituir temporalmente a un colaborador que se encuentre ausente hasta que ste se
reintegre a sus funciones.
Sobregiro: Es el valor que se genera cuando los ingresos del colaborador son menores a sus
descuentos.
Remuneracin por encargo o subrogacin: Todo encargo de funciones o subrogacin deber ser
autorizado por el Gerente de la Unidad de Negocio y deber ser notificado al servidor para su
conocimiento y aceptacin, por escrito. Cuando un servidor sea encargado o subrogue las funciones de
un puesto cuya remuneracin sea mayor que la propia, durante todo el tiempo que dure el encargo o
subrogacin y hasta que el servidor titular se reintegre o sea designado, se le reconocer la diferencia
existente entre su remuneracin y la correspondiente al cargo encargado o subrogado.
RMU: Remuneracin mensual unificada del servidor.
Viticos, Movilizacin y Subsistencias: Se refiere a los valores que se reconocern a los servidores por
concepto de viticos, subsistencias, transporte y movilizacin, cuando el personal se desplace a cumplir
tareas requeridas por la Empresa fuera del domicilio y lugar habitual de trabajo.
Componentes adicionales de las Remuneraciones de las y los Trabajadores amparados por la
Contratacin Colectiva.

Diferencia de Remuneracin por Enfermedad: Se reconocer la diferencia entre lo que paga el

IESS por subsidio de enfermedad y el 100% de la RMU, al trabajador/a al momento de
producirse una enfermedad profesional, no profesional o accidente debidamente certificado por
el IESS. Este subsidio se reconocer durante su enfermedad y hasta por el tiempo en el cual el
IESS reconozca el mencionado subsidio.

Subsidio por Antigedad: Corresponde al 0,25% de la RMU del trabajador/a, multiplicada por
cada ao de servicio, cuyo valor se cancelar mensualmente.

Subsidio Familiar: Corresponde al 1% del Salario Mnimo Unificado del trabajador en general,
que se deber reconocer por cada hija o hijo hasta los dieciocho (18) aos de edad. Este
subsidio se pagar por las hijas/os con discapacidad de cualquier edad, portadores del carnet
del CONADIS.

Descuentos aplicables a las y los trabajadores amparados por la Contratacin Colectiva.

El valor de las cuotas ordinarias y extraordinarias.

Las multas que impusiere a sus afiliados/as.

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Todo tipo de descuento que solicite el gremio, basndose en su estatuto y/o reglamentos
vigentes.

3 Referencias

I Contrato Colectivo de trabajo entre la Empresa Pblica Estratgica Corporacin Elctrica del
Ecuador CELEC y el Comit de Empresa de los Trabajadores CETRA-CELEC

4 Responsabilidades y Polticas
Jefe de Talento Humano

Aprueba los valores a pagar, descontar y provisionar resultantes de los procesos de nmina y la
generacin de los roles de pago respectivos; esto se incluye en procesos especiales como son:
anticipos de remuneracin, dcimos, anticipo quincenal y otros particulares que la Unidad de
Negocio requiera.

Especialista de Talento Humano

Procesa reportes e informes para el seguimiento y control.

Analista de Nmina y Beneficios

Verifica la asistencia o das laborados por el servidor a travs del Registro de Ausentismo.

Considera el clculo por la diferencia de remuneracin en casos de enfermedad o accidente de

trabajo.

Aplica los descuentos y retenciones correspondientes al perodo de clculo, incluido el anticipo

por quincena.

Realiza el procesamiento y ajustes del Rol de Pagos, en el mecanismo utilizado para el efecto,
calculando los ingresos y descuentos.

Revisa los resultados, verificando la existencia de variaciones o diferencias en relacin de los

ingresos, aportes patronales, pago de fondos de reserva al Seguro Social, provisiones de
vacaciones y dcimo tercero.

En caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores; y revisa nuevamente hasta que
los valores estn cuadrados, como resultado de este proceso se cierra el rol de pagos definitivo.

Enva al Departamento Financiero el archivo de pago y reporte de novedades del mes.

Genera el archivo de variaciones de sueldo para la carga al sistema informtico del IESS.

Realiza el clculo de quincena y emite el archivo de pago que se enva al Departamento

Financiero.

Retiene los valores correspondientes por retenciones judiciales y aplica descuentos por anticipos
de dcimo tercer sueldo cuando se trata de este pago.

A partir de la solicitud de viticos autorizada que ingresa a Talento Humano, registra en el

sistema los datos necesarios para el clculo de viticos.

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Verifica el Informe de Comisin de Servicios comparando contra los datos de la solicitud de

viticos, para solicitar la devolucin del vitico si fue anticipado o su liquidacin.

A partir de la motivacin de la separacin del empleado calcula los valores que correspondan a
Liquidacin de Haberes.

Revisa los resultados, verificando la existencia de variaciones o diferencias en relacin de los

ingresos, en caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores. Informa al IESS las
novedades (aviso de salida, ingresos extras).

Enva al Departamento Financiero la liquidacin, y los documentos de soporte.

Registra el acta de finiquito en el portal institucional del MRL para obtener el acta definitiva u cita
para la conciliacin del acta de finiquito

Asistente de Talento Humano

Colabora en las notificaciones por el ingreso y/o salida de personal y/o pasantes para mantener
actualizada las novedades de entrada y salida con el IESS.

Colabora con el procesamiento de las marcaciones o registros de entrada y salida de del

personal.

Trabajo Social

Reporta los casos de enfermedad o accidente de trabajo, de acuerdo a las condiciones

determinadas por la normativa legal vigente.

Colaborador

Para el reconocimiento de subsistencia geogrfica, enva a Talento Humano el reporte de los

das efectivos trabajados en campamentos, aprobado por la jefatura inmediata.

Para el reconocimiento de horas extraordinarias o suplementarias, enva a Talento Humano el

reporte, previamente aprobado por la Subgerencia o Jefatura Gerencial, correspondiente.

Elabora la solicitud de anticipo de comisin de servicios e informe de liquidacin con la

aprobacin del Jefe inmediato, para el pago y liquidacin de viticos dentro de los plazos
establecidos.

5 Procedimiento
Beneficios

para

5.1 Elaboracin de Rol de Pagos

5.1.1 Generacin de Ingresos

Analista de Nmina y Beneficios

la

Gestin

de

Nmina

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1. Obtiene desde el mecanismo aplicado para el efecto, el Registro de Ausentismo, a travs del
cual verifica la asistencia o das laborados por el servidor.
2. A partir del da 10 del mes en curso, procesa las Tarjetas de Control de asistencia.
3. Considera el clculo por la diferencia de remuneracin en casos de enfermedad o accidente de
trabajo.

Trabajo Social
4. Reporta los casos de enfermedad o accidente de trabajo hasta el da 26 del mes en curso, de
acuerdo a las condiciones determinadas por la normativa legal vigente.

Colaborador
5. Para el reconocimiento de horas extraordinarias o suplementarias, solicita a la Subgerencia
correspondiente la aprobacin de las horas laboradas y las enva a Talento Humano hasta el da
22 del mes en curso.

Para efecto del clculo de ingresos de los colaboradores, se considera la informacin del mes anterior, recopilado a
travs de los Registros de Ausentismo, Registros de Horas Extras y las Tarjetas de Control respectivamente, con
excepcin de los avisos de enfermedad o accidentes de trabajo que se consideran sobre el mismo mes de elaboracin
del rol.

Las Tarjetas de Control deben contar con las firmas de aprobacin respectivas. A la informacin proporcionada en estas
tarjetas se vincula el clculo para el pago bonificacin por ubicacin geogrfica.

Se consideran como ingresos tributables (no grava en aportacin al IESS) los valores por subsidio (reconocimiento) de
antigedad, familiar y la diferencia de subsidio de enfermedad o accidente.

5.1.2 Aplicacin de Descuentos y Retenciones.

Analista de Nmina y Beneficios

1. En el mecanismo utilizado para el efecto, aplica los descuentos y retenciones correspondientes
al perodo de clculo, incluido el anticipo por quincena.

En caso de existir variaciones o cambio de sueldo o rgimen, subrogaciones, as como Avisos de Entada o Salida de personal,
debern aplicarse hasta el cierre del rol del mes en curso.
Cuando el valor de los descuentos supera los ingresos del servidor o trabajador, automticamente el sistema procesa el clculo del
sobregiro, cuyo valor pasa a formar parte de una cuenta por cobrar. El colaborador debe cubrir el sobregiro a travs de
Tesorera, es decir depositndolo en la cuenta de la Empresa.

5.1.3 Procesamiento de Rol de Pagos

Analista de Nmina y Beneficios

1. Realiza el procesamiento y ajustes del Rol de Pagos, en el mecanismo utilizado para el efecto,
calculando los ingresos y descuentos.

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2. Revisa los resultados, verificando la existencia de variaciones o diferencias en relacin de los

ingresos, aportes patronales, pago de fondos de reserva al Seguro Social, provisiones de
vacaciones y dcimo tercero.
3. En caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores; y revisa nuevamente hasta que
los valores estn cuadrados, como resultado de este proceso se cierra el rol de pagos definitivo.

5.1.4 Emisin de Rol de Pagos y documentos habilitantes.

Jefe de Talento Humano

1. Revisa y autoriza la emisin del Rol de Pagos y obligaciones.

Analista de Nmina y Beneficios

2. Enva al Departamento Financiero el archivo de pago y reporte de novedades del mes, hasta el
da 27 del mes en curso.
3. Adicionalmente, genera el archivo de variaciones de sueldo para la carga al sistema informtico
del IESS.

5.1.5 Realizar el clculo de la primera quincena

Analista de Nmina y Beneficios

1. Calcula el porcentaje, vigente, del valor del sueldo o salario de cada servidor y trabajador,
restando los valores de sobregiros, en caso de haberlos.
2. Emite el archivo de pago que se enva al Departamento Financiero hasta el da 13 del mes en
curso.

Jefe de Talento Humano

3. Revisa y autoriza la emisin del Rol de Pagos y obligaciones.

Si el sobregiro supera el porcentaje de la quincena se incrementa temporalmente el porcentaje de la quincena para que se cubra el
sobregiro.

5.2 Generacin de Otros Procesos de pago al Personal.

5.2.1 Realizar clculo de Ingresos

Analista de Nmina y Beneficios

1. Calcula en base a los ingresos correspondientes, todos los valores de carcter aportable
(sueldo, horas extras, subsistencia geogrfica y otros ingresos), exceptuando, subsidios e
ingresos por encargo o subrogacin para los procesos de dcimo tercero o dcimo cuarto.

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2. Para el proceso de liquidacin de impuesto a la renta, considera en el clculo todos los ingresos
de carcter aportable.

5.2.2 Realizar clculo y aplicacin de descuentos y retenciones.

Analista de Nmina y Beneficios

1. Registra los valores correspondientes por retenciones judiciales.

5.2.3 Verificacin de otros procesos de pago al personal.

Se procede igual que en el punto 5.1.3 de este procedimiento.

5.2.4 Emisin de otros procesos de pago al personal.

Jefe de Talento Humano

1. Revisa y autoriza la emisin de los roles de pago y obligaciones.

Analista de Nmina y Beneficios

2. Enva al Departamento Financiero el archivo de pago y reporte de novedades. Esto se realiza
hasta las fechas establecidas de acuerdo al proceso a ejecutar.

5.3 Clculo para pago de viticos, subsistencias, transporte y movilizacin.

Realizar lo establecido en EL INSTRUCTIVO PARA PAGO DE VITICOS , SUBSISTENCIAS , TRANSPORTE Y
MOVILIZACIN

vigente.

5.4 Clculo para el pago de Liquidaciones.

5.4.1 Clculo de ingresos

Analista de Nmina y Beneficios

1. A partir de la motivacin de la separacin del empleado o trabajador (puede ser: renuncia,
desahucio, retiro voluntario, fallecimiento, jubilacin, comisin de servicio sin sueldo), calcula los
haberes correspondientes a vacaciones no gozadas, ropa de trabajo no recibida y otros ingresos
a reconocer hasta la fecha efectiva de su salida.

5.4.2 Clculo y aplicacin de descuentos

Analista de Nmina y Beneficios

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1. Aplica los descuentos por anticipos, retenciones, quincena y por faltantes de activos de bienes
asignados y no devueltos que consten en el certificado de bodega; y, adicionalmente cualquier
valor pendiente de cobro.

5.4.3 Revisin de variaciones y cierre de liquidacin

Analista de Nmina y Beneficios

1. Revisa los resultados, verificando la existencia de variaciones o diferencias en relacin de los
ingresos, egresos y provisiones de vacaciones, dcimo tercero y cuarto e impuesto a la renta.
2. En caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores; y vuelve a revisar hasta que los
valores estn cuadrados, como resultado de este proceso se cierra la liquidacin e informa al
IESS las novedades presentadas.

5.4.4

Emisin de liquidacin

Jefe de Talento Humano

1. Revisa y autoriza la emisin de la liquidacin.

Analista de Nmina y Beneficios

2. Enva a la Subgerencia Financiera la liquidacin, el acta de finiquito y los documentos de
soporte.
3. Registra el acta de finiquito en el portal institucional del Ministerio de Trabajo para obtener el
acta definitiva y la cita para la respectiva suscripcin.

6 Disposiciones transitorias
Aplica desde la fecha de aprobacin de este procedimiento.

7 Derogaciones
No aplica.

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8 Diagrama de flujo

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9 Anexos
No aplica