Ha

Diagnstico del
Proceso de
Adquisiciones de la
Empresa Oasis
Integrantes: Daniel Esparza
Juan Poblete
Alexis Rapimn
Felipe Sanhueza
Asignatura: Proyecto Tcnico I
Docente: Mauricio Latorre
Sede: Temuco
Carrera: Ingeniera Industrial

Jueves, 18 de junio de 2015, Temuco

Tabla de contenido
1

Introduccin.........................................................................................................3

Objetivos.............................................................................................................3

Desarrollo............................................................................................................4
3.1

Identificacin de la empresa.........................................................................4

3.1.1

Estructura organizativa..........................................................................5

3.1.2

Descripcin de las reas funcionales....................................................5

3.2

Identificacin del proceso a diagnosticar.....................................................8

3.3

Diagnstico del proceso...............................................................................9

3.3.1

Descripcin del proceso........................................................................9

3.3.2

Identificacin de los principales factores productivos..........................11

3.3.3

Cuantificacin de los factores productivos..........................................12

3.3.4

Valorizacin de los factores productivos.............................................13

3.3.5

Diagrama de flujo del proceso.............................................................13

3.3.6 Describir y analizar la forma en que el proceso administrativo y

productivo se relaciona con el proceso............................................................14
3.3.7 Analizar las problemticas encontradas en el proceso, teniendo en
cuenta los referentes operacionales.................................................................15
3.3.8

Mecanismos de coordinacin utilizados en el proceso.......................15

Conclusiones.....................................................................................................16

Recomendaciones............................................................................................16

Bibliografa........................................................................................................16

1 Introduccin
El presente documento contiene la realizacin del diagnstico operacional del
proceso de adquisiciones de la empresa Oasis, que tiene como propsito analizar
la situacin actual y las probables mejoras segn los resultados que se obtengan.
El diagnstico abordar la identificacin de la empresa, tomando en consideracin
aspectos que la categorizan en el mbito legal como en su estructura interna.
Asimismo se identificarn las reas

funcionales de la empresa e informacin

detallada del proceso de adquisiciones, y se anexarn diagramas que ayudaran a

entender mejor los procesos.

2 Objetivos

Objetivo general

Evaluar el diagnstico operacional del proceso de adquisiciones de la

empresa Oasis con el propsito de mejorar rpidamente los posibles
problemas segn los resultados que se consigan.

Objetivos especficos

Analizar las actividades del proceso de adquisiciones con el propsito de

identificar posibles debilidades o problemas para proponer su mejora.
Evaluar los recursos productivos necesarios para las actividades mediante
la identificacin, cuantificacin y valorizacin de los mismos.
Evaluar tcnicas y econmicamente las propuestas de mejora a las
debilidades del proceso encontradas.

3 Desarrollo
En el transcurso del presente documento se detallar el proceso de
funcionamiento de la empresa Oasis, organizacin dedicada a la venta al por
menor de chocolates y de productos de confitera. Tambin como punto principal
este documento tiene como finalidad conocer el modo de trabajo de la
chocolatera y en base a esto realizar un diagnstico operacional del rea de
adquisiciones.

3.1 Identificacin de la empresa

Antes de iniciar con el diagnstico operacional de la empresa Oasis, se partir con
la identificacin y categorizacin de est con el propsito de conocer ms a fondo
a la empresa en la cual se va a llevar a cabo el diagnstico operacional, en la
Tabla N 1 se muestra la identificacin de la empresa Oasis:

Criterios de
Categorizacin

Tamao o magnitud

Actividad o giro
Sector econmico al que
pertenece
Origen del capital

Constitucin jurdica
mbito de la actividad

Clasificacin

Fundamento

Sus ingresos por venta y

otras actividades del giro
Microempresa.
no superan las 2.400
unidades de fomento
anuales.
La empresa se dedica a la
Venta al por menor de
comercializacin
de
productos de confiteras,
confites y chocolates al
cigarrillos, y otros.
por menor.
Se encarga de la venta de
Comercial.
productos terminados.
El capital fue invertido por
Privado.
el propietario de la
empresa.
Iniciacin de actividades
Unipersonal.
bajo
declaracin
de
persona natural.
Local.
El local de atencin se
4

Destino de los beneficios

Fines de lucro.

encuentra ubicado en la
ciudad de Temuco.
El fin de los recursos
obtenidos en la empresa
es para uso personal del
propietario.

3.1.1 Estructura organizativa

Luego de la categorizacin de la empresa Oasis, corresponde seguir
adentrndose en su estructura. La estructura organizativa de la chocolatera Oasis
corresponde al modelo simple, esto es debido a que la organizacin tiene un
origen familiar por lo que se ha ido forjando su estructura a medida en que su
propietario ha ido adquiriendo mayor conocimiento del funcionamiento de una
empresa y por tanto la organizacin no posee un alto nivel de formalizacin.
Las actividades que se desarrollan en su mayora son llevadas a cabo por el
dueo de la chocolatera y con ayuda de familiares ligados al negocio, hasta el
momento por tratarse de una empresa que tiene poco tiempo de origen esta
estructura ha funcionado eficazmente. A continuacin se presenta el organigrama
con la estructura organizacional de la chocolatera Oasis:
Estructura organizacional de la empresa Oasis

normativa legal y la
administracin de los
recursos econmicos.

resguardo de los
Proveer a la empresa
productos.
con Generacin de rdenes de rea a analizar.
productos almacenados.
los productos que
compra, recepcin,
comercializa y tener un
almacenaje y
control en la recepcin y acondicionamiento de los

Proporcionar informacin
contable a organismos
gubernamentales (pago de
impuestos, emisin de
registros y libros contables,
etc.), movimiento de capital
al realizar rdenes de

DistribucinR.R.H.H.:
de productos
en
Ventas: se
en estantes,
relacin a la
encarga de
establecimiento
demanda
de precios
que se establecer el
origine se
tiempo que
realizara el
transcurre entre
pedido de
Seleccin yreclutamiento
reclutamiento
acuerdo
a la
de nuevo personal,
demanda.
formacin del personal,
garantizar un lugar con
condiciones higinicas
aceptables, el pago de

Cules son las tareas

Cul es su
analizada de la
Objetivo del
objetivo?
rea
que se llevan a cabo en la relacin con el
empresa?
empresa para lograr el
rea funcional

como por el Ningn

precio de
rea
los Comercializar
de venta, realizacin
productos
de
productos.
existe
quepromociones,
satisfagan al cliente
etc.
ntegramente, tanto por sus necesidades
al ser una
microempresa
todas las
Contratacin
horas extras,
de personal,
pago de
actividades son velarseguros
por la productividad
sociales, etc.
realizadas por
de los trabajadores,
los propietarios o proporcionar condiciones
por contratacin de trabajo aceptables y
de externos, en pago de remuneraciones.
caso de ser
necesario, para
realizar tareascompra,
Realizar
control
la contabilidad
del estado
especficas. financiero
en concordancia
de la empresa.
con la

Cmo se
no existe
llama el rea en
formalmente?
la empresa si

3.1.2 Descripcin de las reas funcionales

Como se indic previamente el tamao de la empresa se encuentra dentro del

rango de microempresas, este tipo de organizaciones generalmente no poseen

una estructura con reas funcionales definidas, pero a pesar de esto las empresas

de esta ndole siempre realizan actividades que se encuentra en las reas

funcionales bsicas de una empresa. A continuacin, en la Tabla N 2, se indica el

funcionamiento de las reas funcionales bsicas de esta organizacin:

Adquisiciones

Recursos
Humanos

Contabilidad

No existe
formalmente
el rea en la
empresa.
Ventas y
Operaciones

Existe
rea
funcional? formalmente
Funcional
el rea

Luego de conocer las actividades que se desarrollan en las diferentes reas

funcionales de la empresa Oasis y los objetivos que se plantean para el
funcionamiento de cada rea, en la siguiente Tabla N 3 se detallar el proceso
administrativo que utilizan para poder conseguir, a travs de herramientas, que la
compaa cumpla sus objetivos y poder sustentar financieramente el negocio.

Etapas del
proceso
administrativ
o

Planificacin

Cul es la
relacin entre
las etapas
Registros
analizadas y
existentes
Objetivo
Herramientas
las otras
en la
etapas del
empresa
proceso
administrativ
o?
Busca tener la Publicidad.
Lo que el La
direccin
mayor atencin Matriz FODA.
cliente
planea
los
posible de los Ofertas.
necesita.
objetivos que
clientes hacia Estudios
de Cuaderno
se pondr la
la empresa.
mercado.
foliado.
empresa,
a
Crear
una Innovacin.
Registros de corto o a largo
estrategia en la Capacitacin
compras.
plazo, y va
cual
la al personal
Registros de entregar
las
empresa
Programacin ventas.
herramientas
subsista en el
necesarias
futuro, y tenga
para que estos
una
mejor
se cumplan y a
posicin entre
la vez va a
los clientes.
verificar
que
estos
se
7

Organizacin

Etapas del
proceso
administrativ
o

Direccin

Control

Se busca el
mayor
rendimiento de
la
empresa
hacia el cliente,
ya
sea
entregando un
buen servicio,
y que siempre
haya
alguien
disponible para
atender
de
forma eficaz al
cliente

Libro
de
llegada
y
salida.
Libro
de
Organigrama.
sugerencias
Cumplimiento
sobre
el
del pago de actuar de los
rdenes
de trabajadores.
pedido.
Registros de
Coordinacin.
control
de
inventario.
Registros de
venta por da.

cumplan.
El proceso de
control
se
encargara
inspeccionar
que
los
trabajadores
cumplan
de
manera
efectiva
su
trabajo, ya sea
una
buena
atencin
a
clientes,
estableciendo
horarios
de
llegada
y
salida, y en
cada mes se
van a evaluar.

Cul es la
relacin entre
las etapas
Registros
analizadas y
existentes
Objetivo
Herramientas
las otras
en la
etapas del
empresa
proceso
administrativ
o?
Pone
en
Busca
que
marcha
los
los
Liderazgo.
lineamientos
trabajadores Motivaciones.
establecidos
tengan una Decisiones.
Cumplimento durante
la
buena
Delegar
de tareas.
planeacin y la
atencin al responsabilidade Murales.
organizacin.
cliente,
s.
Es
rendimiento
Comunicacin.
determinante
en el trabajo.
en la moral de
los empleados.
Asegurarse
Contabilidad.
Recuento de Posterior
de que los Supervisin.
caja.
verificacin de
8

hechos y los
objetivos
propuestos
vayan
de
acuerdo con
los
planes
establecidos
e identificar Controles
las
calidad.
debilidades y
errores a fin
de
rectificarlos e
impedir que
se produzcan
nuevamente

que
los
resultados
conseguidos
sean los que
se planearon,
bajo
mecanismos
de
medicin
cualitativos y
cuantitativos.

de

3.2 Identificacin del proceso a diagnosticar

El diagnstico operacional en la empresa Oasis se centra en el rea de
adquisiciones, la cual posee dos grandes procesos que se llevan a cabo en esta
rea funcional.
El

rea

de

adquisiciones

como

fue

sealado

realiza

dos

actividades

fundamentales al interior de la organizacin. El primer proceso corresponde al de

abastecimiento de la empresa, en este proceso son llevados a cabo las compras
de la empresa tanto para el consumo en su interior como de los productos que
comercializa. El segundo proceso que se encarga de ejecutar el rea de
adquisiciones es el de almacenamiento de los productos que son comprados.
En el diagnstico operacional se tomara con nfasis estos dos procesos, dando
gran realce al proceso de compra de los productos que comercializa y el proceso
de almacenaje de estos como tambin los cuidados que se tiene en el proceso.

3.3 Diagnstico del proceso

3.3.1 Descripcin del proceso
Los procesos que se ejecutan en el rea de adquisiciones se encargan de la
operacin de compra de productos que comercializa la empresa y de los insumos
que se consumen en su interior, pero como se ha hecho hincapi en este
9

documento se consider para el diagnstico operacional el proceso de compra de

los artculos que comercializa la empresa.
El proceso de adquisiciones de la empresa Oasis inicia cuando la encarga de
ventas realiza un control de stock de los productos que se encuentran a
disposicin en el local, en el control est se encarga de efectuar un registro con el
stock disponible. En el caso de que el stock presente en el local sea superior al
50% de algn producto en cuestin se procede a continuar con las funciones de
venta y de darse el caso opuesto se procede a continuar con el proceso.
Posteriormente la encargada de ventas se encarga de informar la falta de
existencias a travs de una orden de pedido en el cual se comunica el producto
que se encuentra con bajo stock. Ya con la orden de pedido, la encargada de
adquisiciones comprueba si el producto se encuentra a disposicin en la bodega,
de encontrarse disponible es enviado el producto al local y la encargada de ventas
realiza la reposicin del producto con una previa verificacin de la cantidad del
pedido que se ingres.
En el caso de no disponer existencias en bodega, la encargada de adquisiciones
realiza una solicitud de compra al propietario del negocio con los productos que
carecen en la empresa, si el dueo no aprueba la solicitud de compra esta es
modificada de acuerdo al capital disponible por la empresa y es reenviada al
propietario para su aceptacin.

La encargada de adquisiciones, ya con la solicitud de compra aprobada, procede a

comunicarse con el proveedor para establecer una reunin con un agente de la
empresa proveedora. La empresa tiene relacin con seis proveedores, los cuales
son: Fruna, Arcor, Inco, Nestl, Savory y La Casa del Chocolate.
Ya reunidos el agente y la encargada de adquisiciones, est ltima se encarga de
informar al comisionista los productos que se solicitarn. Luego el agente se rene
con el propietario en donde se es cancelada una fraccin del total de productos

10

solicitados. Luego de realizada la compra el proveedor tiene a disposicin tres

das hbiles para entregar los productos a la empresa Oasis.
En relacin al proceso de reabastecimiento de la empresa esta vara de acuerdo al
proveedor que se encuentre aprovisionando a la organizacin. Por ejemplo, Arcor
se encarga de abastecer con chocolates envasados una vez a la semana.
En el caso de Savory y Nestl tiene un proceso de abastecimiento que vara de
acuerdo a las estaciones del ao ya que se encargan de proveer de helados y
caf respectivamente. En el caso de Savory en su tiempo de mayor venta se
realiza un proceso de reaprovisionamiento una vez a la semana y para Nestl se
realiza una o dos veces a la semana.
En cuanto a Fruna e Inco no se especific el tiempo en que se reabastecan pero
si sealaron cules son sus productos que compran, los cuales corresponden a
chocolates envasados. Por ltimo La Casa del Chocolate corresponde a un
proveedor local que se encarga de aprovisionar a Oasis con chocolates
artesanales.
Con los productos ya a disposicin, la encargada de ventas procede a la recepcin
de estos en el local, en esta tarea se verifica la calidad de los productos, las
especificaciones y la cantidad solicitada. En caso de que el producto se registre
con algn defecto en consecuencia del traslado de este se procede a realizar un
reclamo a la empresa transportista por los daos sufrido en los productos, en
donde debern responder monetariamente al problema.
En caso de que los productos ingresen sin problema alguno se procede a firmar
un documento que confirme que el producto fue recibido sin reclamo y la gua de
despacho. Luego de esto el propietario entra en contacto con el agente para la
cancelacin de la mitad faltante de dinero, esta es realizado generalmente de
forma presencial o a travs de un depsito bancario.
El proceso contina con el transporte de los productos por parte de la encargada
de ventas desde el local hacia la bodega en donde estos son recibidos por la
encargada de adquisiciones. La encargada de adquisiciones se encarga de
11

contabilizar nuevamente la mercadera y continuar con el proceso de almacenaje

de estos.
Posteriormente la encargada de adquisiciones se encarga de retirar las cajas en
las cuales venan embalados los productos y se proceden a agrupar estos en la
bodega de acuerdo con su periodo de caducidad y dimensin.
En el caso de chocolates que lleguen a granel, se contina con el envasado de
estos y su posterior almacenamiento. El lugar en que los productos son
almacenados corresponde a un lugar pequeo que no supera los dos metros
cuadrados, este lugar se encuentra especialmente adaptado para los chocolates
en donde estos se encuentran guardados en un lugar fresco y seco a una
temperatura que oscila entre los 18 a 20 C.
El proceso de adquisiciones finaliza cuando la encargada de ventas solicita un
reabastecimiento del local, en donde el producto es transportado a la sala de
ventas de la empresa.
3.3.2 Identificacin de los principales factores productivos
La empresa Oasis para poder producir o brindar sus servicios necesita contar con
recursos que le permitan dar a sus clientes un producto y servicio de calidad, en el
proceso de adquisiciones existen factores productivos que se encargan de esto,
los cuales se identificaran a continuacin.
Uno de los factores productivos de mayor importancia existente en el proceso de
adquisiciones corresponde a los recursos humanos que se encargan de ejecutar
las actividades al interior del proceso. Dentro del proceso los actores que
participan son el encargado de ventas, el propietario de la empresa y el encargado
de adquisiciones.
Las existencias corresponden a otro factor productivo de gran relevancia, ya que a
travs de estos la empresa puede lograr brindar sus servicios. Dentro de los
artculos que se pueden identificar se encuentra principalmente los chocolates y
los productos de confitera, que corresponden a sus productos de mayor

12

comercializacin, tambin en menor medida la empresa trabaja con la venta de

helado, caf y palomitas.
Dentro de la realizacin del proceso de adquisiciones tambin se utilizan insumos
para realizar el proceso, uno de estos corresponde a la documentacin que es
necesaria para realizar el proceso aunque no es de gran nivel de formalizacin por
lo que no se ve involucrado un alto nivel de capital. Principalmente los insumos
utilizados son la documentacin utilizada para el control de stock, la solicitud de
compra, aprobacin de la compra y adems los elementos de oficina involucrados.
En el proceso de adquisiciones adems existe un tiempo involucrado en el
proceso, este lapso involucrado inicia con el control de stock hasta la realizacin
del pedido al agente del proveedor, generalmente el lapsus involucrado no supera
los dos das. Luego del pedido realizado al agente existe un periodo de 3 das en
el cual se realiza el pago de una fraccin de lo solicitado hasta que el producto
llega a la recepcin de la empresa e ingresa a la bodega.
3.3.3 Cuantificacin de los factores productivos
Luego de la identificacin de los factores productivos existentes en la empresa y
en especial centrndose en las reas de abastecimiento y adquisiciones, a
continuacin se presenta la cuantificacin de los factores productivos existentes.
Factor productivo
Existencias
Recurso humano
Insumos
Tiempo y transporte

Cuantificacin

3.3.4 Valorizacin de los factores productivos

13

3.3.5 Diagrama de flujo del proceso

14

3.3.6 Relacin del proceso administrativo y productivo con el proceso de

adquisiciones
El proceso de adquisiciones para poder funcionar correctamente tambin debe
trabajar en conjunto con otros procesos al interior de la empresa, dentro de estos
se encuentran el administrativo y productivo que se analizarn a continuacin.
La relacin entre el proceso administrativo con el de adquisiciones est
bsicamente centrado en la gestin financiera para que sea llevado el proceso a
funcionamiento. Adems entre otra de las funciones que se encarga de llevar a
cabo es la contabilidad de la organizacin.
Las principales actividades que se trabajan en conjunto corresponden a las
compras, entre estas se incluyen la adquisicin de insumos y las compras de las
existencias que son necesarias en la empresa. Todo esto tambin es llevado a
cabo en conjunto con el propietario, ya que es l quin permite o rechaza la
compra.
En cuanto a la relacin entre el proceso de adquisiciones y productivo, se centra
principalmente en la otorgacin del servicio al cliente. Dentro de los involucrados
se encuentra el encargado de recursos humanos, que se encarga de la
contratacin del personal encargado de brindar el servicio.
Otro integrante de la organizacin importante en la relacin del proceso de
adquisiciones y productivo, es el encargado de ventas. El encargado de ventas se
15

encarga de llevar a funcionamiento el control de stock del local y la solicitud de

existencias a la bodega, que corresponden a las primeras actividades que se
desarrolla en el proceso de adquisiciones.
3.3.7 Analizar las problemticas encontradas en el proceso, teniendo en
cuenta los referentes operacionales
Lo que se logr detectar en el anlisis de la empresa, es la falta de registros en la
operacin de abastecimiento y almacenaje, ya que este es ineficiente y en muchos
casos inexistente. Tanto para la orden del producto, como en la recepcin y luego
en el almacenaje de este.
Los nicos registros que se formulan son escritos a mano y en muchos casos,
como en el pedido de productos este se hace de forma verbal, sin dejar constancia
de los productos solicitados, ni la cantidad de estos.
Esto es un grave error de parte de la empresa Oasis y hace que se convierta en
una necesidad por mejorar esta falencia. Ya que la prdida de producto o la
entrega errnea de algunos productos puede producir prdidas y escases de
algunos suministros.
3.3.8 Mecanismos de coordinacin utilizados en el proceso
La empresa Oasis ntegramente corresponde a una organizacin que ejecuta sus
actividades a travs de una coordinacin por ajuste mutuo, esto se debe a que la
empresa posee una data de un tiempo muy corto de origen y adems es una
microempresa de origen familiar que no posee un alto nivel de formalizacin en
sus procesos.
Particularmente en el rea de adquisiciones el ajuste mutuo se da desde un
principio, ya que es el encargado de las ventas el que desarrolla el proceso de
reabastecimiento y controlar gran parte de los procesos y actividades que se
desarrollan en el rea de adquisiciones.

16

4 Conclusiones
5 Recomendaciones
6 Bibliografa

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17