Manual de Procedimientos

PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES

No.
1

Actividad
Realizar la captura directamente en el
(Sistema administrativo integral) SAI Castelec SAI
- Ir a la ficha PROVEEDORES
- Cliquear en icono PROVEEDORES
- Cliquear en botn ALTA
Realizar llenado de formulario catlogo de
Proveedores/Acreedores en la pestaa
DATOS GENERALES con los siguientes
datos:

Clave.- Aqu capturaremos la

clave con la que deseamos dar de
alta al proveedor, el SAI sugerir
siempre el consecutivo de la clave
ms alta registrada hasta el
momento. Este campo permite
slo nmeros de hasta 5 dgitos.

RFC.- En este campo debemos

poner el Registro Federal de
Contribuyentes RFC del proveedor
en caso de contar con l. Se
recomienda
ampliamente
configurar desde las polticas que
el RFC quede como un dato
forzoso, ya que el sistema puede
generar
la
Declaracin
Informativa de Operaciones con
Terceros y el RFC es un dato
necesario para ello.

CURP.- Aqu debemos poner la

Clave nica de Registro Pblico
CURP de su proveedor en caso de
tenerlo.

Nombre.- Capturaremos en este

campo el nombre completo del
Proveedor o Acreedor. Sea esta
persona Fsica o Moral.

Responsable
COMPRAS

Herramientas
SAI

COMPRAS

SAI

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
-

Tipo
de
proveedor.Seleccionaremos
el
tipo
de
proveedor que corresponde al
actual. Hay que tomar en cuenta
que cada tipo de proveedor puede
manejar una
tasa
de IVA,
retencin de IVA o Retencin de
ISR diferentes.

Lmite de crdito.- En este

campo capturaremos el lmite de
crdito en monto que tenemos
con el proveedor. Este dato es
slo informativo, ya que el SAI no
bloquea las compras aunque
usted tenga saldo vencido con el
proveedor.

Das de crdito.- En este campo

se registraran los das de crdito
que nos da el proveedor, aunque
de cualquier forma en cada
factura de compra se va a poder
cambiar la fecha de vencimiento.

Revisin/Factura.- Los das de

crdito que se tienen con cada
proveedor se pueden tomar a
partir de la fecha de alta de la
factura o bien a partir de una
fecha de revisin capturable en
factura de compra/gastos. Si
seleccionamos A partir de fecha
factura no podremos capturar
manualmente la fecha de revisin
en
cada
factura
de
compra/gastos. Por lo que sera
bueno seleccionar la opcin que
mejor se ajusta al proveedor. Una
vez
capturados
los
datos
anteriores es necesario que
demos entrada a los datos
generales del Proveedor/Acreedor,
tales como: Direccin, Colonia,
Ciudad, Delegacin, Estado,
C.P., e-mail, Direccin de

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
internet, Lada, Telfono, Fax.

Direccin de entrega: Aqu

ponemos la direccin estndar a
la que debe entregar las rdenes
de compra el proveedor, aunque
posteriormente
se
puede
modificar en cada documento.

Datos estadsticos: El catlogo

de proveedores cuenta con esta
opcin para poder capturar hasta
4
datos
o
clasificadores
adicionales a los que ya tiene el
sistema
para
que
obtenga
informacin
todava
ms
detallada
y
acorde
a
las
necesidades.

Observaciones:
En
apartado
capturaremos
observaciones
generales
proveedor.
Slo
son
consulta.

este
las
del
para

Realizar el llenado del formulario catlogo

de
Proveedores/Acreedores
en
la
pestaa
COFIGURACIONES
con
los
siguientes datos:
--SELECCIONAR SEGN SEA EL CASO--

Acreedor.- Debemos marcar esta

casilla cuando se den de alta
Acreedores o prestadores de
servicios en lugar de Proveedores.
Los reportes de compra/gastos se
pueden filtrar por proveedores o
acreedores.

Imprimir formatos en Ingls.Hay que marcar este campo si

deseamos que en el formato de
los documentos de compra para
este
proveedor
aparezca
la
informacin
general
del

COMPRAS

SAI

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
documento, el nombre y la
descripcin de los productos en
ingls. Nota: Si marcamos esta
opcin y no definimos los
nombres y descripciones en ingls
de los productos los documentos
podrn salir en blanco en el rea
de las partidas.
-

Permitir la captura de 2
descuentos por partida en sus
documentos.Marque
esta
opcin si usted recibe uno dos
descuentos por partida en los
documentos de compra que emite
este proveedor.

Maneja slo productos/servicios

relacionados.- Significa que al
marcar esta opcin el proveedor slo
podr manejar los productos que
tenga definidos en el catlogo de
productos/servicios y que por lo
tanto no se podr manejar ninguna
operacin
de
compra
de
los
productos que no tenga definidos
dentro de dicho catlogo. Esto es
muy til cuando tiene proveedores y
acreedores a los que slo le compra
uno o dos productos o servicios (por
ejemplo, proveedores de telefona,
renta, agua, etc). Si usted marca
esta opcin y no tiene productos o
servicios definidos a este proveedor
no podr generar ningn documento
de compra ya que le aparecer en
blanco el catlogo de productos.

Nombre variable en cheque.Hay que marcar esta casilla si

queremos que en la emisin de
cheques el nombre del proveedor
a quien va dirigido el cheque,
pueda ser modificado. Un ejemplo

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
para poder utilizar esta opcin
sera cuando da de alta un
proveedor para poder hacer
reposiciones de caja chica o
cuando para hacerle un pago a un
proveedor extranjero el cheque
tiene que salir a nombre de la
casa de cambio que har la orden
de pago.
-

Sus compras/gastos formarn

parte de una integracin de
costos.- Marcaremos esta casilla
si
deseamos
que
en
la
elaboracin de rdenes y facturas
de compra de este proveedor se
marquen automticamente como
que Formarn parte de una
integracin de costos. Aplica
usualmente esta opcin para
proveedores extranjeros y para
proveedores
nacionales
que
representan gastos que forman
parte
de
los
costos
de
importacin de los productos,
como lo son agentes aduanales y
fletes.

Tipo
de
prorrateo
para
integracin
de
costos.Capturaremos en esta opcin la
forma en que deseamos que se
distribuya el costo total de las
facturas de gasto de este
proveedor entre los distintos
productos que entran al almacn
procedentes
de
facturas
de
compra o entradas por compra
que
estn
marcadas
como
Formarn
parte
de
una
integracin
de
costos.
De
cualquier
forma
es
posible
cambiar el tipo de prorrateo de
cada factura de gasto al hacer la
integracin de costos.

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
El SAI cuenta
prorrateo:

con

tipos

de

Prorrateo Por Costo.- Este tipo

de prorrateo distribuye el costo de
las facturas de gasto a prorratear
de acuerdo al costo directo total
de cada producto con respecto al
total del costo directo de los
productos que formen parte de la
integracin de costos. De esta
forma
le
aplicar
mayor
porcentaje del gasto de la factura
al producto que representa ms
costo directo de la factura.

Prorrateo por cantidad.- Este

tipo de prorrateo distribuye el
costo de la factura de gasto de
acuerdo a la participacin de cada
producto
en
unidades
con
respecto a las unidades totales de
los productos de la integracin de
costos. De esta forma le aplicar
mayor porcentaje del gasto de la
factura al producto que mayor
nmero
de
unidades
haya
manejado en la transaccin. (Se
puede utilizar por ejemplo en las
facturas de flete cuando ste se
cobra por unidad transportada).

Prorrateo por peso.- Este tipo

de prorrateo distribuye el gasto
total de la factura de acuerdo a la
participacin de cada producto en
peso con respecto al peso total de
los productos de la integracin de
costos. De acuerdo con el factor
de conversin de peso que se le
define a cada producto, el SAI
calcula el peso total de cada
producto que particip en la
entrada a almacn y le va a
asignar un mayor porcentaje de la
factura de gasto al producto que

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
mayor peso tenga.
-

Prorrateo por porcentaje de

advalorem.Este
tipo
de
prorrateo distribuye el costo de la
factura de gasto de acuerdo a la
participacin de cada producto en
advalorem (costo directo X % de
advalorem) con respecto a la
cantidad de advalorem total de
los productos de la integracin de
costos. (Puede ser utilizado en las
facturas del agente aduanal si el
costo del advalorem es muy
significativo en la factura de
gasto).

Cuentas contables.- Presione

este botn, si desea llevar en
contabilidad una cuenta por pagar
para cada proveedor y capture la
cuenta que le corresponde al
proveedor que se est dando de
alta. En caso de que no quiera
manejar una cuenta por pagar
para cada proveedor stas se
darn de alta desde la Matriz de
Relaciones
contables
de
Proveedores
en
Contabilidad>Definir>Matriz
de
Relaciones
Contables>Proveedores.

Generar
descuentos
en
cheques.- Mediante este botn
se podr definir si se tiene algn
descuento
por
pronto
pago
pactado con el proveedor, para
que de esta forma al pagar una
factura
mediante
la
opcin
Emisin de Cheques el SAI
automticamente
sugiera
la
cantidad a pagar y genere un
documento por el valor del
descuento. Al oprimir el botn
aparecer la siguiente pantalla. El

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
tipo de descuento a generar
deber seleccionarse de entre los
tipos de descuentos que se dieron
de
alta
en
Proveedores>
Definir>Opciones>Tipos
de
Descuento.
-

Formatos.- Oprima este botn

para definir qu formatos de
impresin utilizar el SAI para
este proveedor en los diferentes
documentos. Por default viene
marcada la opcin que manejar
los formatos Estndar del SAI.
En caso de ser otro poner el
nombre del formato (nombre sin
extensin).

Datos para transferencias.- En

caso de que usted genere los
archivos
para
procesar
sin
recaptura las transferencias a sus
proveedores desde el portal de su
banco, deber llenar estos datos.
Los campos a llenar son el
nmero de cuenta (10 dgitos),
CLABE
electrnica
para
transferencias (18 dgitos), Banco
de transferencia (del proveedor),
moneda, tipo de cuenta, sucursal
de cuenta, Id del proveedor
(Banorte)
y
Id
del
banco
(Banorte).

Declaracin Informativa.- Si
usted genera la declaracin
informativa de operaciones con
terceros
(Ver
seccin
Proveedores>
Cuentas
por
pagar>Reportes
de
pagos>Declaracin
informativa
de operaciones con terceros.)
debe llenar los datos que contiene
esta pantalla. Recuerde que usted
puede configurar cmo quiere que
SAI llene estos datos de forma

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
automtica al dar de alta
proveedores nuevos. Esto se
puede hacer desde el catlogo de
tipos de proveedores Ver seccin
Proveedores> Definir > Tablas >
Tipos de proveedores.
-

Si es Proveedor nacional,
Proveedor
extranjero
o
Proveedor global. Se indica
que el proveedor es global
cuando agrupa pequeos gastos y
proveedores
que
no
se
desglosarn por separado, como
pudiera ser, por ejemplo, el
proveedor Gastos varios o Al
portador. El SAT permite reportar
a un Proveedor global los pagos
del mes siempre y cuando no
excedan del 10% de los pagos
totales
del
mes,
no
sean
superiores a 50 mil pesos en el
mes, no se refiera a consumo de
combustibles,
y
por
ltimo
siempre y cuando cumplan con
los requisitos fiscales. Si se tienen
varios
proveedores
definidos
como Proveedor global, el
sistema los agrupa en uno solo al
exportarlos al sistema del SAT.

Tipo de operacin: Hay 3 tipos

de
operaciones:
Otros,
Prestacin
de
servicios
profesionales y Arrendamiento
de inmuebles. El ms comn es
Otros aunque hay que cuidar de
poner
a
las
personas
de
HONORARIOS que se les hacen
retenciones de IVA e ISR como
Prestacin
de
servicios
profesionales y a las personas o
empresas
que
nos
rentan
inmuebles como Arrendamiento
de inmuebles.

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
-

IVA a considerar en anticipos:

Cuando se quiere incluir los
anticipos
dentro
del
IVA
acreditable de esta declaracin,
por ser parte del flujo de efectivo,
hay que indicarle el % de IVA que
el sistema considerar en estos
documentos ya que no hay otro
lugar de donde el SAI lo pueda
tomar por no haber an factura
de compra o gasto registrada. Es
importante considerar que debido
a que esta declaracin es por flujo
de efectivo, no se pueden
considerar los anticipos en el
momento que se aplican sino en
el momento en que se dan de
alta.

% de proporcin deducible:
Aqu hay que poner el % al que se
harn deducibles los documentos
de este proveedor para efectos de
esta declaracin. Por ejemplo, si
se adquiere un automvil que
excede el lmite de deducibilidad,
hay que poner aqu el % que s es
deducible para que se pueda
mandar esta informacin en esta
declaracin.

ID Fiscal: Este dato aplica solo

para proveedores Extranjeros y
es un dato opcional.

Pas: Este dato aplica solo para

proveedores Extranjeros y es un
dato forzoso.

Nacionalidad: Este dato aplica

solo
para
proveedores
Extranjeros y es un dato
forzoso.
Un
ejemplo
de
nacionalidad sera AMERICANO.

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
4

Realizar el llenado del formulario catlogo

de
Proveedores/Acreedores
en
la
pestaa IMAGENES con los siguientes
datos:

COMPRAS

SAI

COMPRAS

SAI

Agregar.- Oprima este botn

para seleccionar cualquier imagen
(Archivo BMP, JPG o GIF) que
desee relacionar con el proveedor
(Por ejemplo la fotografa de la
empresa o el croquis de la
direccin de entrega). Se lleva el
mismo procedimiento que como si
se fuera a seleccionar algn
documento dentro del explorador
del Windows y slo basta oprimir
el
botn
de
<Agregar>.
Recuerde que debe guardar todas
las
imgenes
que
desee
relacionar a los equipos dentro de
la carpeta imgenes que se
encuentra en la carpeta asignada
a la empresa y el nombre de la
imagen no debe llevar espacios
en blanco.

Realizar el llenado del formulario catlogo

de
Proveedores/Acreedores
en
la
pestaa CONTACTO con los siguientes
datos:

(Usted puede crear un directorio

completo de contactos por cada
proveedor que registre en el
sistema).
-

Contacto general.- Capture en

este campo el nombre de la
persona con la que se estableci
la relacin.

Ventas.-Capture en este campo

el nombre de la persona con la
cual su empresa tiene trato

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
directo para realizar las compras.

Cobranza.- Capture en este

campo el nombre de la persona
con la cual su empresa tiene trato
directo para realizar los pagos.

Otros contactos.- Agregue aqu

una lista de contactos capturando
opcionalmente nombre, puesto,
telfonos, e-mail y observaciones
para cada uno de ellos.

Realizar el llenado del formulario catlogo

de
Proveedores/Acreedores
en
la
pestaa CONTACTO con los siguientes
datos:

Agregue notas con fecha, tema,

usuario que elabor y fecha de
seguimiento hasta terminar esa
nota o pendiente. As podr llevar
una bitcora de toda la actividad,
negociaciones y acuerdos que
lleve con ese proveedor.

Usted podr elegir en el filtro

Ver
cules
notas
quiere
visualizar en pantalla, puede
seleccionar Todas, Slo con
fecha
de
seguimiento

Pendientes, Slo con fecha de

seguimiento Terminadas o
Slo sin fecha de seguimiento.
Usted podr seleccionar tambin
si quiere ver las notas que han
dado de alta todos los usuarios o
slo las de un usuario en
particular. El sistema tambin
cuenta con dos opciones de filtro
por fecha, uno para buscar segn
la fecha de seguimiento asignada
para cada nota y el otro para
buscar por fecha de alta de la
misma. Tiene un filtro rpido para

COMPRAS

SAI

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
poder buscar por palabras clave
en cualquier nota. Recuerde que
el sistema cuenta con una
pantalla para el seguimiento de
estas
notas
(Ver
seccin
Proveedores>Seguimiento
de
notas de proveedores).
7

Realizar el llenado del formulario catlogo

de
Proveedores/Acreedores
en
la
pestaa
CONVERSACIONES
con
los
siguientes datos:

Nueva conversacin.Este
mdulo nos sirve para mantener
conversaciones con el Proveedor,
en este se le puede solicitar
informacin
relacionada
al
producto que nos vende o se le
puede hacer llegar informacin
relacionada con el mismo. Se le
puede enviar por este conducto
imgenes
o
archivos,
como
cotizaciones u observaciones.

Estatus.En
este
campo
podemos filtrar en pantalla las
conversaciones que ya se hayan
generado con el proveedor y lo
podemos hacer si queremos
visualizar: Todas, o solo las
Abiertas o Solo las Cerradas.

Prioridad.En
este
campo
podemos filtrar si queremos
visualizar
las
conversaciones
segn su prioridad: Todas, Alta,
Media, Baja.

Filtros.- Aqu podemos filtrar las

conversaciones por un rango de
fecha, por Folio, por Usuario,
por Estatus, por Prioridad y
pueden ser, Todas, No Ledas,

COMPRAS

SAI

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
Ledas.
-

Realizar el llenado del formulario catlogo

de
Proveedores/Acreedores
en
la
pestaa DOCUMENTOS con los siguientes
datos:

Actualizar.- Este mdulo sirve

para actualizar la informacin que
pudiera generarse al mismo
tiempo que otro usuario haya
agregado al mismo proveedor.
COMPRAS

SAI

COMPRAS

SAI

Relacione aqu documentos de

cualquier formato que desee
tener ligados al proveedor. Si
usted guarda todos los archivos
que le enva cada proveedor
(cartas de cambio de precio,
avisos, etc) puede mandarlos
llamar
desde
esta
pantalla,
simplemente especifique la ruta
donde se encuentra dicho archivo,
y
el
SAI
podr
abrirlo
directamente. El archivo debe
estar guardado en una ruta que
no sobre pase los 100 caracteres.

Realizar el llenado del formulario catlogo

de
Proveedores/Acreedores
en
la
pestaa COMENTARIOS con los siguientes
datos:

Capture cualquier comentario que

desee
relacionar
a
este
proveedor. Este campo no tiene
lmite en su extensin.

Una vez capturados los datos

anteriores, basta con presionar
<SI>
para
que
el
Proveedor/Acreedor sea dado de
alta.

Nota.

Los

nicos

campos

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
obligatorios
para
capturar
proveedores son la clave, el
nombre y el tipo de proveedor
adems de los que usted
marque en la poltica Datos
obligatorios de proveedores
y en los Datos estadsticos,
pero se recomienda capturar
la
mayor
cantidad
de
informacin posible ya que le
ser de utilidad tener un
catlogo completo.
10

Realizar el llenado del formulario

catlogo de Proveedores/Acreedores
en la pestaa ESTADSTICAS /
CONSULTAS / REPORTES
con los siguientes datos:

(En esta pantalla podr graficar

compras mensuales y anuales en
moneda nacional as como acceder
a todos los seguimientos y reportes
del proveedor seleccionado).
-

Compras en m.n.- Seleccione

aqu si las compras que desea en
la grfica sean mensuales o
anuales. A la derecha de este
campo seleccione de qu ao o
rangos
de
aos
desea
la
informacin.

Miles.- Seleccione esta casilla si

desea que las ventas en m.n.
aparezcan en miles de pesos.

Filtros.- Seleccione esta casilla si

desea filtrar las compras en m.n.
por algn almacn especfico.
Esto puede ser muy til para las
empresas
que
utilizan
los
almacenes como sucursales o
como proyectos.

COMPRAS

SAI

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
-

Graficar.- Oprima este botn

para generar la grfica con todas
las
opciones
previamente
mencionadas.

Previo.- Oprima este botn para

ver la grfica en su formato de
impresin.

Imprimir.- Oprima este

para imprimir la grfica.

Propiedades. Oprima este botn

si quiere modificar otras opciones
de la grfica como su ttulo,
leyendas, ejes, tipografas, notas
de pie, de manera global o por
tipo de grfica. Tambin se puede
acceder a esta pantalla dando
doble click sobre la grfica ya
generada.

En la parte inferior de la pantalla

podr
tener
acceso
directo
seguimientos
y
reportes
prefiltrados por el proveedor y
rango de fecha de consulta
seleccionados.

botn

Los seguimientos a los que puede

acceder son:
-De rdenes de compra.
-De facturas.

Los reportes que puede consultar

son:
-Cotizaciones.
-rdenes de compra.
-Estadsticas de compra.

Manual de Procedimientos
PROCESO DE ALTA A PROVEEDORES
-Devoluciones,
anticipos.
-Notas
de
devueltos.

descuentos
cargo

cheques

-Materiales a pedir.
-Cuentas por pagar.
-Pagos.

___ FIN DE PROCESO___