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caso
Heitor Augusto Santos (UFSCar) heitor_18@hotmail.com
Sidionir Gustavo Dejavit (UFSCar) gustavo_dejavit@yahoo.com.br
Tatiane Fernandes Zambrano (UFSCar) tatiane@dep.ufscar.br
Thiago Jos Cassiano Estevam de Oliveira (UFSCar) thiagoj@gmail.com
Resumo: O trabalho foi realizado em uma empresa de pequeno porte do setor alimentcio
localizada na cidade de So Carlos. O objetivo desse trabalho foi propor a modificao de
sua estrutura funcional para uma com foco nos clientes e no gerenciamento por processos.
Para tanto, foi realizado um levantamento de dados na empresa e a partir desse realizou-se
um mapeamento atual. Posteriormente, com base na ABNT (2000) foi proposto um novo
mapeamento dos processos. Finalmente, foram propostas melhorias para cada processo com
o intuito de maximizar a eficcia e eficincia visando a satisfao dos clientes.
Palavras-chave: Gesto da Qualidade; Mapeamento de Processos; Gesto por Processos
ABNT (2000); Alimentcio.
1. Introduo
De acordo com Pinto et. al. (2006, p.191), as transformaes nas reas da qualidade e
da produtividade, ao final do sculo XX e incio do sculo XXI, foram extremamente
relevantes. Os motivos que acarretaram tais alteraes foram: a intensa competio entre as
organizaes, dentro de seus pases e fora deles; a diminuio das barreiras comerciais, com a
criao de grandes blocos econmicos; e a diminuio do crescimento econmico mundial,
em face da consolidao da qualidade de produtos e servios como sendo fundamental para a
sobrevivncia das empresas. Os consumidores passaram a exigir maior qualidade nos
produtos e servios a um preo menor, isto , a opinio dos clientes passou a ser um fator
primordial. Devido a isso, as empresas procuram freqentemente formas de aumentar a
satisfao dos clientes e manterem-se competitivas em tais mercados. A orientao por
estrutura de processos uma dessas formas.
O objetivo deste artigo propor um mapeamento de processos de uma empresa do
setor alimentcio com base nos conceitos da ABNT (2000), como passo inicial para a
orientao por estrutura de processo, almejando, assim, a melhoria dos servios oferecidos
pela organizao. Para tanto, ele se inicia com uma breve introduo sobre o tema e com a
descrio da metodologia de pesquisa. Em seguida, tem-se uma introduo terica e o
mapeamento dos processos atuais da empresa em questo. Por fim, foi proposto um novo
mapeamento e sugerido melhorias no processo de produo da empresa.
2. Metodologia
O mtodo de pesquisa adotado foi o estudo de caso. Este mtodo pode ser escolhido
quando se deseja saber como e por que um fenmeno ocorre. De acordo com Yin (2001,
p.32), a definio de estudo de caso : uma investigao emprica que investiga um
fenmeno contemporneo dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os
limites entre o fenmeno e o contexto no esto claramente definidos.
Anexo C.
2.3 Novo mapeamento dos processos
Aps o mapeamento inicial e baseando-se na ABNT (2000) podemos fornecer um
novo mapeamento dos processos, no qual segundo Slack (2002) a produo apesar de ter um
papel fundamental na produo de bens e servios no necessariamente a mais importante
no processo produtivo. necessrio, ainda segundo o autor, uma melhor interao entre os
demais processos visando objetivos organizacionais comuns. Com base nesse novo
mapeamento foram propostas melhorias e adequaes a norma regulamentadora.
2.3.1 Novo mapeamento do processo de compras
Ao analisar as transaes de compras atuais da empresa, observou-se que no h
nenhum procedimento documentado. Alm disso, tambm no h nenhum procedimento para
anlise e aprovao dos insumos recebidos.
Algumas alteraes que podemos propor so: a instituio de registro do pedido a fim
de evitar disparidades entre o pedido e o recebimento, verificar a conformidade dos processos
do fornecedor com a ABNT (2000), alm da realizao de uma anlise para verificar se o
produto recebido encontra-se de acordo com as especificaes.
Para registrar o pedido da produo foi sugerida a criao de um formulrio com todos
os possveis insumos necessrios, a fim de se evitar problemas decorrentes da no
conformidade dos produtos que chegam ao setor. Da mesma maneira, para formalizar as
transaes entre os fornecedores e a empresa, foi sugerido que alm do telefone tambm fosse
utilizado o correio eletrnico para minimizar os erros de comunicao. Ademais, esses e-mails
devero ser posteriormente arquivados para que haja uma documentao de todos os pedidos,
o que pode ajudar no processo de feedback da empresa. Portanto, um novo mapeamento
sugerido para esse processo foi feito e est demonstrado na Figura 4 no Anexo D.
2.3.2 Novo mapeamento do processo de vendas / atendimento
Analisando o processo de vendas / atendimento, observou-se que nem sempre o cliente
era atendido de forma satisfatria. Foram propostas, ento, algumas modificaes almejando
aprimorar tal processo.
A primeira modificao proposta que o atendimento seja sempre realizado na mesa
onde se encontra o cliente, sem a necessidade que esse se desloque at o balco, o que
melhoraria a rapidez e a qualidade do atendimento.
Outra proposta que o pedido seja registrado sempre no comeo, o que faz com que o
tempo de espera do cliente, na hora de pagar a conta seja menor. Alm disso, mais uma forma
de melhorar o atendimento possibilitar o pagamento da conta na prpria mesa, aumentando a
comodidade dos consumidores.
Para evitar erros na entrega dos produtos proposto que o responsvel pelo
atendimento sempre verifique visualmente a adequao do produto ao pedido e atente para
que eles sejam entregues assim que estiverem prontos. A Figura 5 do Anexo E apresenta o
novo mapeamento de tal processo e nela constam as modificaes propostas.
2.3.3 Novo mapeamento do processo de produo
Como o principal problema encontrado foi a falta de padronizao na confeco dos
lanches, a alterao proposta foi a documentao de tal processo, afim de que o produto se
torne mais adequado a tais especificaes e que o contenha sempre as mesmas quantidades de
ingredientes. Para tanto, alm da documentao, uma atitude proposta foi o treinamento destes
funcionrios para a realizao de tal tarefa.
Pedido da
matria-prima/
insumos
Efetuao da
compra
Recebimento
do pedido
Entrada
Requisio de
compras
Pedido
Recebimento
dos insumos
Origem
Setor de
Produo
Fornecedor
Setor de
compras
Sada
Pedido
Recebimento
dos insumos
Matria-prima
Destino
Instruo
Fornecedor
A requisio
feita
informalmente
ao setor de
compras que
repassa por
telefone ao
fornecedor
Setor de
compras
Recebimento
dos insumos e
verificao dos
mesmos
Estoque
Repasse das
matriasprimas para o
estoque, no
setor de
produo
Forma de
Monitorar
Resultado
Planejado
No h
monitoramento
Realizao do
pedido sem
erros
O pedido deve
Analisa-se a
ser entregue
concordncia das
segundo as
quantidades
especificaes
recebidas com o
de quantidade e
que foi pedido
tempo
No h
monitoramento
Matria-prima
disponvel no
estoque
Entrada
Origem
Sada
Destino
Processamento
de Pedido
Pedido
Consumidor
Ordem de
Produo
Setor de Produo
Produo
Ordem de
Produo
Setor de
Produo
Produto
Setor de Vendas /
Atendimento
Entrega
Produto
Setor de Vendas
/ Atendimento
Produto
Consumidor
Recebimento da
conta
Valor da
conta
Cliente
Conta paga
Caixa
Instruo
Forma de
Monitorar
Resultado
Planejado
Repasse sem
erros do
No h
pedido do
monitoramento consumidor
ao setor de
produo
O consumidor
realiza o
pedido, e esse
repassado ao
setor de
produo
Repassar a
ordem de
Verificar se o
produo ao
produto
Produto
setor
recebido
pronto para
responsvel e
condiz com o ser entregue
receber o
pedido
produto j
pronto
O produto
Produto
deve ser
No h
entregue ao
entregue ao
monitoramento
cliente
cliente
O atendente
registra o
pedido no
Verificar,
Recebimento
software,
visualmente,
adequado
repassa o valor
se todas as
dos
da conta ao
contas abertas pagamentos
cliente que
foram pagas
do cliente
efetiva o
pagamento
Entrada
Origem
Sada
Destino
Recebimento
do Pedido
Ordem de
Produo
Setor de
Vendas /
Atendimento
Matria-prima
selecionada
Setor de
Produo
Processamento
do Pedido
Matriaprima
Selecionada
Setor de
Produo
Produto
rea de
Embalagem
Embalagem do
Produto
Produto
rea de
Embalagem
Produto
Embalado
Setor de
Vendas /
Atendimento
Instruo
Recebimento da
ordem de
produo e
seleo da
matria-prima
para confeco
do produto
encomendado
Processamento
da matriaprima e
posterior envio
do produto
acabado para a
rea de
embalagem
O produto
embalado e
entregue ao
Setor de Vendas
/ Atendimento
Forma de
Monitorar
Resultado
Planejado
No h
monitoramento
Incio do
processamento
No h
monitoramento
Produto pronto
para embalagem
Setor de Vendas
/ Atendimento
verifica se
recebeu o
produto em
ordem
Produto pronto
e embalado,
disponvel para
entrega
Pedido e
registro de
matriasprimas /
insumos
Entrada
Requisio
de compra
Efetuao da
compra
Pedido
Recebimento
da compra
Recebimento
da matriaprima
Verificao
da matriaprima
Matriaprima
Origem
Setor de
Produo
Fornecedor
Setor de
Compras
Setor de
Produo
Sada
Pedido
Insumos
Matriaprima
Produto
verificado
Destino
Instruo
Fornecedor
Preenchimento de
formulrios
solicitando a matriaprima necessria
produo e
formalizao de
pedido atravs de email
Setor de
Compras
Receber o produto na
hora combinada e
verificar se est de
acordo com o pedido
(e-mail)
Setor de
Produo
Repassar a compra
para a produo
Estoque
Verificar se o produto
est conforme as
especificaes de
qualidade e s
quantidades
especificadas nos
formulrios
Forma de
Monitorar
Resultado
Planejado
Verificao do
correto
Controle e
preenchimento documentao
de acordo com dos pedidos
o estoque
Verificar se o
produto est
chegando no
horrio e na
quantidade
combinada
Observar se h
tempo
suficiente para
verificar os
insumos
Inspeo
100% dos
produtos
Produto
disponvel no
setor de
compras
Produto
disponvel a
tempo para a
operao
Insumos de
qualidade
prontos para a
produo
Registro do
pedido
Entrada
Origem
Sada
Destino
Instruo
Forma de Monitorar
Pedido
Cliente
Registro
Setor de
Vendas /
Atendimento
Registro
Setor de
Vendas /
Atendimento
Ordem de
produo
Setor de
Produo
Registrar o pedido no
software j disponvel
pela empresa
Registro instantneo do
pedido
Produto
Setor de
Vendas /
Atendimento
Repassar a ordem de
produo ao setor
responsvel e receber o
produto j pronto
Verificar se o produto
recebido condiz com o
pedido e se,
aparentemente, est de
boa qualidade
Consumidor
O produto deve
prontamente ser
entregue ao cliente
Certificar-se de que no
h produtos prontos e no
entregues
Caixa
O cliente recebe a
conta, efetiva o
pagamento ao atendente
e encerra o pedido
Verificar se todas as
contas abertas foram
pagas
Ordem de
produo
Setor de
Produo
Entrega
Produto
Setor de
Vendas /
Atendimento
Produto
Recebimento
da conta
Valor da
conta
Cliente
Conta
paga
Produo
Resultado
Planejado
Dinamizar o
atendimento e
melhorar a
eficincia do
processo
Pedido registrado
e maior rapidez na
hora do
pagamento j que
o registro no
software j foi
realizado
Produto de
qualidade pronto
para ser entregue
Produto entregue
e satisfazendo s
especificaes do
cliente
Recebimento
adequado dos
pagamentos do
cliente
10
Recebimento do
Pedido
Processamento
do Pedido
Embalagem do
Produto
Entrada
Ordem de
Produo
Matriaprima
Selecionada
Produto
Origem
Setor de
Vendas /
Atendimento
Setor de
Produo
rea de
Embalagem
Sada
Matriaprima
selecionada
Produto
Produto
Embalado
Destino
Instruo
Forma de
Monitorar
Resultado
Planejado
Setor de
Produo
Recebimento
documentado do
pedido e seleo
da matria-prima
necessria para
process-lo
Confirmao do
recebimento do
pedido
Matrias-primas
adequadamente
selecionadas
para o processo
de produo
rea de
Embalagem
Processamento da
matria-prima de
acordo com a
documentao e
padronizao
realizada,
seguindo normas
de higiene e
posterior envio
do produto
acabado para a
rea de
embalagem
Monitoramento da
quantidade de
matria-prima
utilizada de acordo
com documentao
de padronizao,
alm de constante
anlise da higiene
do local, bem como
da utilizao de
instrumentos
esterilizados e
aparatos de higiene
pessoal
Produtos
prontos,
padronizados, de
acordo com as
especificaes e
padro de
higiene,
disponveis para
embalagem
Setor de
Vendas /
Atendimento
O produto
embalado,
seguindo
padres de
higiene e
entregue ao
Setor de Vendas
/ Atendimento
Setor de Vendas /
Atendimento
verifica se
recebeu o produto
em ordem e de
acordo com
especificaes
Produto
pronto, de
acordo com as
especificaes,
embalado e
disponvel para
entrega
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