Monografia Jhonatan 28-04-2013

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial
Captulo I: Planteamiento del problema

1.1.
DESCRIPCIN DE LA REALIDAD PROBLEMTICA

En la actualidad,
el proceso de obtencin de certificado de estudios en la
Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin (UNJFSC) por parte de

egresados y estudiantes es realizado en forma manual y automatizada. La parte
manual se refiere a que el expediente es procesado de forma manual en diferentes
oficinas por los trabajadores administrativos de la Universidad. Es automatizado
porque sus registros y gestin se realizan a travs del Sistema Integrado de
Administracin Trmite Documentario que posee la Universidad y el Sistema de
Registros Acadmico de la Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos.
ltimamente, los cliente internos (personal administrativo) tienen quejas respecto a
al proceso; ellos manifiestan que el proceso es redundante, es decir pasa muchas
veces por la misma oficina sin haber razn para ello.
De la misma forma, los clientes externos, es decir los interesados que desean
obtener su certificado de estudios no se explican porque tanta demora ( 14 das
aproximadamente) para un trmite que a lo ms debe durar 01 da (Como lo es

en la mayora de las universidades del pas).
Se debe de tener en cuenta que la obtencin de certificado de estudios genera
ingresos a la universidad por un valor de S/. 155.00 por cada interesado (si es para
la obtencin de bachiller) y el promedio se tiene que se gradan 1,100 por cada ao
que significan ingresos aproximados de S/. 170,500 nuevos soles por ao. Tambin
otros usuarios solicitan para otros fines que pueden ser de distinta ndole. La
presentacin del certificado de estudios es requisito para obtener el bachiller en esta
Universidad, por lo que los ingresos econmicos por este rubro estn garantizados.
Por razones de demora en entrega del certificado de estudios, muchos usuarios tiene
la percepcin de que todos los procesos administrativos en la Universidad son
lentos por lo que ponen en tela de juicio el proceso de graduacin y titulacin
profesional y optan en obtener sus grados acadmicos y ttulos profesional en otras
Universidades, especialmente particulares las que ofrecen mecanismos rpidos que
satisfagan sus requerimientos y premura de tiempo. En proceso consumen recursos,
Manuel Jhonatan, Collantes Jara
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como: personal administrativo, tiempo y sistemas de informacin, el cual desde
varios puntos de vista internos y externos resulta ser muy costoso.
De seguir as, el proceso de obtencin de certificados de estudios en la UNJFSC se
corre el riesgo que muchos egresados opten por graduarse y titularse
profesionalmente en otras universidades, generando perjuicios econmicos porque
sus tasas constituyen ingresos propios con la que se financia sus actividades.
Es el este marco que para mejorar el proceso se plantea hacer un estudio aplicacin
Gestin de Procesos de Negocios que permita identificar las actividades que no
generan valor, para reducir el tiempo de proceso y como consecuencia de ello
aumentar la satisfaccin del cliente interno y externo.
1.2.
FORMULACIN DEL PROBLEMA

1.2.1. PROBLEMA GENERAL
En qu medida la Gestin de Procesos de Negocios (BPM) mejora el
proceso de obtencin del certificado de estudios en la UNJFSC?
1.2.2. PROBLEMAS ESPECFICOS
En qu medida el modelado con BPM permite identificar actividades que
no generan valor en el proceso de obtencin certificados de estudios en la
UNJFSC?
En qu medida la optimizacin del proceso BPM reduce el costo del
proceso de obtencin de certificado de estudios en la UNJFSC?
En qu medida la aplicacin de Gestin de Procesos de Negocios (BPM)
aumenta la satisfaccin de cliente
interno y externo de proceso de
obtencin de certificado de estudios en la UNJFSC?

1.3.
FORMULACIN DE LOS OBJETIVOS

1.3.1. OBJETIVO GENERAL
Aplicar Gestin de Procesos de Negocios (BPM) para mejorar el proceso de
obtencin de certificado de estudios en la UNJFSC.
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1.3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Identificar como el modelado con BPM permite identificar actividades
que no generan valor en el proceso de obtencin de certificados de
estudios en la UNJFSC.
Optimizar el proceso BPM, reduce el costo del proceso de obtencin
certificado de estudios en la UNJFSC.
Aplicar la Gestin de Procesos de Negocios (BPM), para aumentar la
satisfaccin del cliente interno y externo del proceso de obtencin
certificado de estudios en la UNJFSC.
1.4.
IMPORTANCIA
La presente investigacin es relevante para nuestra Universidad, para los alumnos y
para los egresados, ya que sern los usuarios del servicio, porque va a brindar una
propuesta de solucin; la cual a travs de indicadores especficos permita una
mejora continua del proceso (crculo virtuoso) de obtencin del certificado de
estudios en la UNJFSC.
Dicha propuesta permitir a los consumidores ver el proceso desde un punto de
vista de gestin, de cmo se est desarrollando actualmente el proceso de obtencin
del certificado de estudios en la UNJFSC adems de brindar un control y medicin
del mismo a travs de indicadores. Asimismo, de obtenerse adecuadamente,
reduciendo los costos y el tiempo, ste procedimiento puede aplicarse a los dems
trmites de documentos en la Universidad.
1.5.
JUSTIFICACIN
1.5.1. JUSTIFICACIN PRCTICA
La investigacin se justifica, porque se va a aplicar todos los lineamientos y
conocimientos obtenidos respecto al tema de Bussiness Process Managment,
obteniendo resultados benficos para la Facultad de Ingeniera Industrial,
Sistemas e Informtica y de toda la UNJFSC.
1.5.2. JUSTIFICACIN TERICA
La aplicacin de la teora del Bussiness Process Managment, ha demostrado
que se puede aplicar para mejorar continuamente un proceso, lo cual se
puede medir a travs de indicadores que muestran en tiempo real como se
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desarrolla. Esto permitir hacer la reduccin del tiempo del trmite del
certificado de estudios.
1.5.3. JUSTIFICACIN DEL PROCESO BAJO ESTUDIO
La investigacin se justifica porque cuando se aplique los resultados del
estudio se mejorar el proceso de obtencin certificado de estudios en la
UNJFSC, eliminando actividades que no generan valor, por lo consiguiente
reduccin del costo del proceso y aumento de la satisfaccin del cliente
interno y externo
1.6.
DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN
El alcance de la presente monografa, es el proceso de obtencin de certificados de
estudios en la UNJFSC que incluye la Oficina de Trmite Documentario, Decanato
de una Facultad, Secretara Acadmica Administrativa, Oficina de Registros y
Asuntos Acadmicos y el usuario mismo del servicio.
1.7.
LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIN
Las limitaciones que se han encontrado han sido en el momento de realizar el
levantamiento de datos del proceso, en vista que el periodo de desarrollo los
docentes y administrativos de la Universidad se encontraban de vacaciones, por lo
que las pruebas se han realizado con el aporte de usuarios expertos.
1.8.
VIABILIDAD DE LA INVESTIGACIN
El estudio es viable porque se cuenta con todos los recursos (humanos, financieros,
tecnologa de informacin y de datos) para hacer posible la solucin del problema.
Pgina 4
Captulo II: Fundamentacin de la investigacin

2.1.
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
2.1.1. NOMBRE DE LA INSTITUCIN
La institucin pblica en estudio es la UNJFSC.
2.1.2. RUBRO DE LA INSTITUCIN
La UNJFSC es una institucin pblica, acadmica, cientfica, tecnolgica y
cultural dedicada a la enseanza, investigacin y la proyeccin social al
servicio del desarrollo de la regin y del pas. Tiene autonoma normativa,
acadmica, econmica y administrativa. Est integrada por docentes,
estudiantes y graduados y como apoyo a sus fines los trabajadores. La
UNJFSC es una persona jurdica de derecho pblico, sin fines de lucro. Se
rige por los principios y fines sealados en los artculos de la Constitucin
Poltica del estado y la Ley N23733, Ley universitaria.
2.1.3. RESEA HISTRICA
...
2.1.4. VISIN
La UNJFSC es una institucin universitaria de alto nivel acadmico e
ntimamente vinculada a la investigacin cientfica, tecnolgica e
innovacin para el desarrollo regional y local.
2.1.5. MISIN
Lograr la excelencia acadmica, a travs de la Investigacin, desarrollo y
creacin de conocimiento, formando profesionales de calidad contribuyendo
al desarrollo de la sociedad de la regin, a travs de la proyeccin social.
2.1.6. ORGANIZACIN
i)
AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD
- Dr. Luis Alberto Baldeos Ardin - Rector.
...
ii)
DECANOS DE LA UNIVERSIDAD
- Mg. Alejandro Hijar Tena - Decano de la Facultad de Ingeniera
...
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iii)
JEFES DE OFICINAS
- Dr. Manuel Angel Mendoza Cruz - Director de la Escuela de
Postgrado.
- CPC. Jos Scrates Vlez Arana - Jefe (e) de la Oficina de Control
Institucional.
...
2.1.7. ANLISIS SITUACIONAL

El diagnostico institucional que a continuacin se detalla aborda los
principales aspectos internos como externos que inciden en la marcha
institucional:
2.1.7.1.
ANLISIS DEL ENTORNO: ASPECTOS RELEVANTES

DEL MACRO ENTORNO
2.1.7.2.
ANLISIS DEL ENTORNO: ASPECTOS RELEVANTES

DEL MICRO ENTORNO.
2.2.
ESTADSTICAS REFERENTES A LA UNIVERSIDAD

Para mostrar datos referenciales para el estudio se presenta la Tabla 2-1 que
muestra las Estadsticas de Bachilleres por Facultad y especialidad por ao
especialidad: Perodo 2008-2012, la Tabla 2-2 muestra los Titulados por Facultad y
especialidad por periodo 2008-2012, LA Tabla 2-3 muestra las Estadsticas de
personal nombrado por ao segn grupo ocupacional y nivel: Perodo 2008-2012,
la Tabla 2-4 muestra Ingresantes por aos, segn especialidad perodo 2011-2012 y
la
Tabla 2-5: Certificados solicitados por ao perodo 2009-
2013.
Tabla II-5: Certificados solicitados por ao perodo 2009-2013 (1er Trim.)
AO
2009
2010
2011
2012
2013
CERTIFICADOS
SOLICITADOS
2599
2598
1980
2638
1039
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Figura 2-1: Organigrama Universidad Nacional Jos Faustino
Snchez Carrin
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2.3.
NORMATIVIDAD VIGENTE RESPECTO A LA OBTENCIN DE

CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
2.3.1. LEY UNIVERSITARIA
Artculo 37.- El gobierno de la Facultad corresponde al Consejo de la
Facultad y al Decano, de acuerdo con las atribuciones que seala el Estatuto
El Decano representa a la Facultad ante el Consejo Universitario y la
Asamblea Universitaria, es elegido por el Consejo de la Facultad entre los
profesores principales de ella que tengan diez aos de antigedad en la
docencia, de los cuales tres deben serlo en la categora y debe tener el grado
de Doctor o el ms alto ttulo profesional cuando en el pas no se otorgue
dicho grado en la especialidad El Decano es elegido por un periodo de tres
aos mediante voto de los dos tercios del Consejo de Facultad Puede ser
reelegido. (*)
(*) Articulo modificado por el Artculo 1 de la Ley M : 26302 publicada el
4-5-1994
2.3.2. ESTATUTO DE LA UNIVERSIDAD
ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES DEL DECANO
Art 44 Son atribuciones y obligaciones del Decano:
a) Convocar y presidir el Consejo de Facultad a sesiones ordinarias y
extraordinarias y hacer cumplir sus acuerdos, bajo responsabilidad.
k) Rubricar los diplomas de Grados Acadmicos de Bachiller y Ttulos

Profesionales aprobados por el Consejo de Facultad.
OFICINA DE REGISTROS Y ASUNTOS ACADMICOS

Artculo 134. La Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos, es el rgano
encargado de coordinar y supervisar la actividad acadmica de la
Universidad y de procesar automticamente su informacin.
Tiene las funciones siguientes:
...

Fuente UNJFSC
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h) Emite los certificados de estudio, as como las constancias acadmicas
respectivas. Procesa la estadstica acadmica.
...
2.3.3. REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
EL CONSEJO DE FACULTAD Y EL DECANO DE LA FACULTAD
Artculo 22. El Consejo de Facultad, es el mximo rgano de gobierno
encargado de la direccin, promocin y ejecucin de lo Facultad y de
establecer las polticas y nomas de la gestin acadmica.
Artculo 23. El Consejo de Facultad, tiene las siguientes funciones:
a) Formular, aprobar y ejecutar el Plan Estratgico y el Plan Anual de
Desarrollo de la Facultad;
...
OFICINA DE REGISTROS Y ASUNTOS ACADMICOS
Artculo 70 La Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos, es el rgano
encargado de coordinar y supervisar la actividad acadmica de la
Universidad y de procesar automticamente su informacin. Depende
jerrquicamente del Vicerrector Acadmico y est a cargo de un docente
principal o asociado con especialidad en planificacin y administracin
universitaria, a propuesta del Vicerrector Acadmico y ratificado por el
Consejo Universitario.
Artculo 71 La Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos, tiene las
siguientes funciones:
h) Emitir certificados de estudio, as como las constancias acadmicas
respectivas;
...
2.3.4. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
NATURALEZA
La Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos, es el rgano encargado de Normar,
Racionalizar, Asistir y Evaluar los asuntos acadmicos de las facultades y
Administrar la informacin Acadmica actualizada de los estudiantes.
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OBJETIVOS DE LAOFICINA DE REGISTROS YASUNTOS ACADMICOS
Los objetivos de la Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos es el siguiente:
...
Registrar y Procesar constancias, certificados, Actas y Record Acadmicos.
Polticas
Funciones Generales
Organizacin de la Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos - Estructura Orgnica
La Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos, para su manejo cuenta con la
estructura orgnica que se presenta en la Figura 2-2.
Figura 2-2: Organigrama vice Rectorado Acadmico
Lneas de Autoridad y Coordinacin

La Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos, est a cargo del Jefe de un Jefe de
Oficina quien depende directamente del Vicerrectorado Acadmico y ejerce mando
directo sobre los siguientes cargos:
(1) Especialista administrativo II
(1)Secretarias III
Tiene a su cargo la Unidad de Registros Acadmicos y la Unidad de Asuntos
Acadmicos, las cuales son responsables del adecuado cumplimiento de las
funciones y atribuciones. La coordinacin de sus actividades lo realiza directamente
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con el Vicerrectorado Acadmico, Decanos, Egresados y Alumnos. Para el
cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes Unidades;
Funciones Generales de la Unidad de Asuntos Acadmicos
Es la unidad encarga de evaluar el currculo de estudios de las escuelas profesionales,
coordina con la facultades parta llevar a cabo el proceso de matrcula. Elabora
propuestas sobre racionalizacin, evaluacin y capacitacin. Asiste y evala los
asuntos acadmicos de las facultades; est a cargo de un Director de Sistema
Administrativo I, y ejerce mando directo sobre los cargos siguientes:
(2)Especialista administrativo II
(1) Oficinista II
Funciones Generales de la Unidad de Registros Acadmicos
Es la unidad encarga de certificar y extender las constancias de notas que solicitan los
alumnos de la facultad, organizar, registrar, actualizar, conservar y emitir documentos
acadmicos como constancias certificados, actas de notas y record de notas; est a
cargo de un Director de Sistema Administrativo I, ejerce mando directo sobre los
cargos siguientes:
(1) Oficinista III
La Unidad de Registros Acadmicos, cuenta para su funcionamiento con el rea de
Procesamiento de Informacin, y para el cumplimiento de sus funciones cuenta con
los siguientes cargos:
(1)Programador de Sistema PAD II
(7)Operadores de Sistema PAD 1II
(8) Asistente administrativo II
(6) Tcnico Administrativo II
(3) Auxiliar de Sistema Administrativo I
(2)Oficinista III
2.4.
Obtencin de Certificados segn TUPA
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La obtencin de certificados tiene el siguiente procedimiento segn el TUPA como
se presenta en la Figura II-3.
Figura 2-3: Obtencin de certificados segn el TUPA
2.5.
La Facultad de Ingeniera Industrial, Sistemas e Informtica

La Facultad de Ingeniera Industrial, Sistemas e Informtica es una unidad
acadmico - administrativa bsica de formacin profesional, donde se realizan
actividades de investigacin, de innovacin tecnolgica, bienestar universitario,
proyeccin social y extensin universitaria. Goza de autonoma acadmica administrativa, de acuerdo a Ley, en sus actividades dentro de la planificacin
general y de las disposiciones de los rganos de gobierno de la Universidad; as
como de las propias normas y reglamentos que rigen su organizacin y
funcionamiento. En la Figura 2-5: se muestra el Organigrama de la Facultad de
Ingeniera Industrial, Sistemas e Informtica.
2.5.1. ESCUELAS ACADMICO PROFESIONALES DE LA FACULTAD
DE INGENIERA INDUSTRIAL, SISTEMAS E INFORMTICA
i.
ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERA
ii.
INDUSTRIAL
Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera de Sistemas
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iii.
iv.
Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera Informtica

Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera Civil
v.
Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera Electrnica
Figura 2-4: Organigrama de la Facultad de Ingeniera Industrial, Sistemas e

Informtica
2.5.2. DEPARTAMENTO ACADMICO

...
2.6.
2.7.
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO

BASES TERICAS O MARCO TERICO
2.7.1. PROCESO
Pulguin (2011); manifiesta que un proceso es un conjunto de actividades
o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden
(alternativa o simultneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin
determinado. Este trmino tiene significados diferentes segn la rama de
la ciencia o la tcnica en que se utilice.
El ciclo de vida de un proceso es:
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i. Descubrimiento: Hacer explicita la manera en que se hacen las cosas
(frente a como se deberan hacer).
ii. Diseo: Modelar, simular y reestructurar el PN.
iii. Despliegue: Implantar un nuevo PN a todos los participantes (personas,
sistemas, otros procesos).
iv. Ejecucin: Asegurar que el nuevo PN es llevado a cabo por todos los
participantes.
v. Operacin y Mantenimiento: Intervenir para resolver excepciones.
Reasignar participantes.
vi. Optimizacin: Cambiar el PN para mejorarlo. La mejora de procesos
debe ser un esfuerzo continuo, en ciclos de diseo-despliegue-ejecucin
- operacin- optimizacin.
vii. Anlisis: Medir el rendimiento del PN e idear estrategias de solucin.
2.7.2. Mapa de Procesos
Muchos procesos de negocios dan servicio a diversas reas funcionales y
traspasan los lmites entre ventas, marketing, manufactura e investigacin
y desarrollo.
Estos procesos transcienden la estructura organizacional tradicional,
agrupando
empleados de diferentes especialidades funcionales para
completar una pieza de trabajo.

Figura 2-5: Mapa de Procesos
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2.7.2.1.
TIPOS DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATGICOS:
Son procesos destinados a definir y controlar las metas de la
organizacin, sus polticas y estrategias. Permiten llevar
adelante la organizacin. Estn en relacin muy directa con la
misin/visin de la organizacin. Involucran personal de
primer nivel de la organizacin.
Afectan a la organizacin en su totalidad. Ejemplos:
Comunicacin interna/externa, Planificacin, Formulacin
estratgica, Seguimiento de resultados, Reconocimiento y
recompensa, Proceso de calidad total, etc.
PROCESOS OPERATIVOS:
Son procesos que permiten generar el producto/servicio que se
entrega al cliente, por lo que inciden directamente en la
satisfaccin del cliente final. Generalmente atraviesan muchas
funciones. Son procesos que valoran los clientes y los
accionistas.
Ejemplos: Desarrollo del producto, Fidelizacin de clientes,
Produccin, Logstica integral, Atencin al cliente, etc. Los
procesos operativos tambin reciben el nombre de procesos
clave.
PROCESOS DE SOPORTE:
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Apoyan los procesos operativos. Sus clientes son internos.
Ejemplos: Control de calidad, Seleccin de personal,
Formacin del personal, Compras, Sistemas de informacin,
etc. Los procesos de soporte tambin reciben el nombre de
procesos de apoyo.
2.7.2.2.
LOS PROCESOS AYUDAN A LA COMUNICACIN

Los competidores sacan al mercado nuevos productos, los
clientes demandan cambios ms rpidos y precios ms bajos,
las reglamentaciones cambian. Cada vez que un programa
organizacional pone en marcha este tipo de desafos, las
personas se encuentran construyendo modelos de procesos de
negocio para mostrar el flujo de trabajo y las actividades
asociadas.
Figura 2-6: Los procesos que ayudan a la comunicacin
2.7.3. Por qu una Metodologa?

La tendencia en el desarrollo de automatizaciones de procesos con
tecnologas BPM (BPM: Workflow, SOA, Motores de Reglas, ECM,
Gestin documental) est creciendo de manera exponencial, pero, en la
mayora de casos sin un adecuado proceso metdico, lo que a corto o
mediano plazo le significa a la empresa ms gastos, no lograr los
objetivos marcados, e incluso el cuestionamiento de estas soluciones por
parte delas reas de negocio y de la direccin. Por esta razn es necesario
ser metdicos desde un principio.
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Es muy importante No volver a cometer los errores del pasado, cuando
se desarrollaban sistemas sin un mtodo, sin tcnicas estructuradas de
anlisis y diseo, lo cual llevaban muchas veces a resultados mediocres.
2.7.4. BPM
Robles C. (2009), manifiesta que el BPM es la disciplina empresarial
cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a travs de la gestin sistemtica
de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar,
monitorear y optimizar de forma continua.
Es la capacidad de tener visibilidad y control de principio a fin sobre un
proceso que maneja diferente informacin y en el que intervienen
mltiples personas y sistemas.
2.7.5. CICLO DE VIDA DE LA GESTIN DE PROCESOS DE
NEGOCIOS
Adolfo R. de Soto (2006). El ciclo de vida de la Gestin de Procesos se
presenta en la Figura 2-8
Figura 2-7: El ciclo de vida de la Gestin de Procesos de Negocios
Diseo y Modelado
Implica la identificacin de procesos existentes y el diseo del mismo.
Establecido el mtodo de relevamiento, los procesos de negocio son
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identificados, revisados, validados, y representados en modelos. Dichos
modelos se expresan en alguna notacin grfica para facilitar la
comunicacin acerca de los mismos entre todos los stakeholders. En la
actualidad
existen
varias
notaciones
grficas
para
dichas
representaciones, pero debido a la estandarizacin, hoy el lenguaje

BPMN se est volviendo el ms usado.
Ejecucin
Una vez que un proceso es diseado y verificado debe ser
implementado. Para ello hay varias formas. El proceso puede ser
implementado por una serie de polticas y procedimientos que los
empleados de la empresa deben cumplir. Lo que implica que el proceso
ser realizado sin ningn soporte de un sistema para la gestin de
procesos de negocio. Si se dispone de un sistema para la gestin de
procesos de negocio, se volcar el proceso, y la herramienta permitir
promulgarlo.
Esta actividad implicar el trabajo en equipo de personal operativo y de
sistemas, y en muchos casos podr incluir tareas de programacin.
Monitoreo
El monitoreo abarca el seguimiento de los procesos individuales (puede
ser en tiempo real) para disponer de una manera simple del estado de los
mismos y de las estadsticas sobre la performance de uno o ms procesos.
Esta informacin puede ser utilizada para trabajar con clientes y
proveedores para mejorar la performance en la relacin de sus procesos.
Estas medidas tienden a encuadrarse en tres categoras: el tiempo del
proceso completo, la tasa de defectos y de la productividad. El grado de
exactitud depende de la informacin que la empresa o institucin quiere
evaluar y analizar, y cmo estas quieren hacer un seguimiento, ya sea, en
tiempo real, casi en tiempo real o ad-hoc.
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Optimizacin
La optimizacin incluye la recuperacin de informacin sobre el
rendimiento de los procesos, identificando los obstculos reales o
potenciales y las oportunidades potenciales de ahorro de costos u otras
mejoras, y luego, la aplicacin de las mejoras en el diseo del proceso.
En general, esto crea un mayor valor de negocio. Para esta actividad,
tambin suele aplicarse las tcnicas de la minera de procesos (Process
mining). El monitoreo ayuda a medir la calidad de los procesos
modelados y la exactitud del ambiente de ejecucin.
Beneficios:
Reduccin de plazos en los procesos de soporte al negocio.
Optimizacin de costos
Integridad y calidad de procesos
Conocimiento de la organizacin y su funcionamiento
Inconvenientes:
Existencia de procesos no automatizados
Existencia de actividades o tareas no soportadas desde los sistemas
Operacionales
Complejidad de las herramientas

Las Figura 2-9 y la Figura 2-10 muestra un antes y un despus de haber
aplicado BPM.
Figura 2-8: Procesos antes del BPM
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Figura 2-9: Procesos despus del BPM
2.7.6. Qu es BPMN?
BPMN (Business Process Modelling Notation) es un estndar de la
BPMI (Business Process Management Initiative) [12], organismo que ha
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sido absorbido recientemente por la OMG, cuyo principal objetivo es
segn proporcionar una notacin fcilmente comprensible por todos los
usuarios del negocio, desde los analistas los desarrolladores tcnicos,
hasta aquellos que monitorizaran y gestionaran los procesos. Otros
objetivos importantes que se plantea esta especificacin son:
Crear puentes entre el diseo de los procesos de negocio y la
implementacin del proceso.
Que los lenguajes basados en XML para describir procesos (como
BPEL4WS) tengan una notacin grfica.
Los propios autores de BPMN por otro lado, reconocen haberse inspirado
y haber recogido la experiencia de varios estndares:
Diagramas de Actividad de UML.

UML EDOC
IDEF
ebXML BPSS
ADF Diagram
RossetaNet
LOVeM
EPC
Es importante tener en cuenta que BPMN abarca
nicamente los
procesos de negocio, lo que significa que otro tipo de modelos

relacionados (estructura de la organizacin, recursos, modelos de datos,
estrategias, reglas de negocio etc.) quedan fuera de la especificacin.
Elementos bsicos de los diagramas BPMN
Los diagramas BPMN, tambin llamados BPD estn formados por una
serie de elementos fundamentales. Estos se pueden clasificar en cuatro
categoras fundamentales:
Objetos de Flujo (Flow Objects)
BPMN posee un conjunto reducido de elementos de este tipo. El objetivo
de que sea un conjunto reducido es que los modeladores no tengan que
aprender memorizar gran cantidad de iconos. Los tres objetos de flujo
principales los podemos ver en la siguiente tabla.
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Figura 2-10: Objetos de flujo (flow objects)
Tipo
Descripcin
Imagen
Algo que ocurre durante el

transcurso de un proceso de
negocio. Pueden ser de tres
Eventos(events)
tipos, de Inicio. Intermedio y de
Finalizacin
El
trmino
genrico
para
denominar cualquier trabajo
que realiza la compaa. Pueden
Actividades (Activity) ser atmicas o compuestas
Para controlar el flujo, puede ser
Pasarelas (Gateway) una decisin tradicional, un join.
un merge y un fork.
Tipos de Eventos
Los eventos, tal y como se definieron previamente son algo que ocurre en
el transcurso de un proceso de negocio. Adems de los tres tipos bsicos
(Inicio, Intermedio y Final) existen especializaciones de los mismos.
Estas especializaciones las podemos ver en la imagen.
Figura 2-11: Tipos de eventos
Message: Al recibir un mensaje de un participante (Inicio, intermedio)

oque enva un mensaje a un participante al acabar el proceso.
Timer: Evento que se dispara al llegar un momento previamente
determinado.
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Error: Al producirse un error (Inicio o intermedio) o que genera un
error que debe ser capturado.
Cancel: Evento que se dispara al cancelarse una transaccin
(Intermedio) o que permite generar una cancelacin de una
transaccin.
Compensation: Para realizar acciones de compensacin en caso de
que se deba cancelar una actividad o para generar esta actividad de
cancelacin de una actividad en curso.
Rule: Evento que se dispara cuando se cumple una regla determinada.
Va asociado a las excepciones.
Link: Para conectar eventos de distintos tipos.
Mltiple: Cuando existen varias formas de que se dispare el evento
(Inicio, intermedio) o cuando existen diversas consecuencias al
producirse el mismo.
Terminate: Finaliza todas las actividades del proceso.
Tipos de Gateway
Los Gateway son los elementos que nos van a permitir realizar el control
de flujo dentro de un diagrama BPMN. Adems del tipo bsico descrito
anteriormente existen diversas variaciones.
Figura 2-12: Tipos de Gateway
Exclusive (Event o Data Based): Para consumir tokens nicamente de

una de las ramas de entrada (Exclusive Merge) o para propagar tokens en
slo una de las ramas de salida (Exclusive Decisin).
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Inclusive: Para consumir tokens de una o ms ramas de entrada
(Inclusive Merge) o para propagar tokens a, al menos, una de las
ramas de salida (InclusiveDecisin).
Complex: Para describir Merge/Join o decisiones que requieran
condiciones complejas para consumir o producir tokens a travs del
Gateway.
Parallel: Consume todos los tokens de entrada (ParallelMerge) y
dispara todos los tokens de salida (ParallelJoining).
Conectores
Son los elementos que servirn para conectar los diferentes
FlowObjectscon el objeto de crear el esqueleto estructural bsico del
proceso de negocio.
Existen tres tipos de conectores cuyas descripciones y smbolos podemos
ver en la figura siguiente:
Figura 2-13: Conectores
Tipo
Descripcin
Imagen
Flujo
de
secuencia Para indicar el
(Secuence Flow)
orden en el cul
son
ejecutadas
las actividades del
proceso
de
negocio
Flujo de mensaje (Mes- Para mostrar el
sage Flow)
intercambio
de
mensajes
entre
los participantes
((entidades
de
negocio o roles).
Asociacin
tion)
(Associa- Para
asociar
artifacts con flow
objects
Calles (Swinlanes)
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Las calles o swinlanes son un mecanismo que nos va a permitir clasificar
las actividades de manera visual para ilustrar las distintas categoras o
responsabilidades.
Las distintas clases de este tipo de objetos se pueden apreciar en la tabla.
Figura 2-14: Calles (Swinlanes)
Tipo
Descripcin
Pool
Para indicar los participantes en el

proceso
Imagen
Lane Es una particin de POOL, ya sea

vertical u horizontal que nos va a
permitir clasificar las actividades
Artifacts (Artefactos o Productos)

Existen tres tipos de artefactos predefinidos, aunque para un determinado
dominio.
BPMN permite aadir artefactos adicionales. Los tres tipos predefinidos
se pueden apreciar en la tabla.
Figura 2-15:Artifacts (Artefactos o Productos)
Tipo
Descripcin
Datos (Data Object)
Para mostrar los datos cinc son

producidos o requeridos por las
actividades.
Grupo (Group)
Para agrupar distintos

elementos del diagrama.
Anotaciones (Annotations)
Imagen
Para proporcionar informacin

adicional.
2.7.7. Herramientas BPMN

Desde la aparicin de BPMN, y mucho ms desde la absorcin de BPMI
por parte de la OMG, la notacin BPMN ha tenido un xito notable y
Pgina 25

como consecuencia de este xito han ido apareciendo gran cantidad de
herramientas que dan soporte a esta especificacin.
Las que segn la propia OMG implementan la especificacin son las
siguientes:
Appian Enterprise 5 Business Process Management Suite

aXway: Process Manager
BizAgi
BOC InformationSystems: ADONIS
Global 360: Business Optimization Server - Process Sketchpad
IDS-Scheer: Aris
Corel: iGrafx
ILOG: JViews
Intalio: n Designer
Intellior AG: AENEIS
ITpearls: Process Modelerfor Visio
Kaisha-Tec: ActiveModeler
Lanner: Witness
Lombardi Software: TeamWorks
M1 Global: BPI Studio
No Magic: MagicDraw UML 10.0
Orbus Software: iServer
Pegasystems: BPMSuite
Seagull Software: LegaSuite BPM
Software AG: Enterprise Business Process Manager
Popkin: SystemArchitect
Proforma: ProVision
Santeon: XIP BPM Platform
Select Business Solutions: SelectComponent Factory
Skelta: Skelta BPM.NET 2006
SparxSystems: Enterprise Architect 6.1
Sun Microsystems: Studio Enterprise Edition
Sybase: PowerDesigner R 12
Troux: Metis 3.6 Enterprise Architecture Suite
2.7.8. ANLISIS DE ESTRUCTURA
Con el anlisis de estructura se busca mejorar el desempeo de los procesos

sobre todo con miras a reducir los tiempos de ciclo y mejorar la calidad de
los servicios de los procesos. Para estos efectos podemos revisar:
El orden de las actividades en un proceso
Si existen redundancias
Pgina 26

Actividades, procedimientos o reglas de negocio obsoletas
Flujos complejos que se pueden simplificar
El estudio de Gadatsh, A. (2011) muestra en las Figuras 2-11 - Parte 1 y
2-12 Parte 2 las posibilidades que tenemos para reestructurar los procesos:
Figura 2-11: Anlisis de estructura segn Gadatsh, A. (2011) Parte 1
Figura 2-12: Anlisis de estructura segn Gadatsh, A. (2011) Parte 2
Pgina 27

En el flujo a) podemos revisar si las actividades se pueden iniciar antes. En
el ejemplo se muestra que la actividad (17) puede realizarse despus de la
(4). En ejemplo se podra acortar el ciclo de tiempo del proceso porque se
puede ejecutar antes de la actividad (5).
En el caso b) podemos dotar de mayores recursos la actividad (4), con lo
que logramos agilizar el tiempo de ejecucin de esta actividad. Este caso
representa el tpico cuello de botella, cuando un usuario tiene mucho
volumen de trabajo y otras tareas tienen que esperar a la finalizacin de esta.
El flujo c) muestra una posibilidad bastante poco considerada en la prctica,
porque agregar una actividad aumenta el costo de los recursos, pero puede
mejorar notablemente la calidad del servicio y con esto el grado de
satisfaccin de cliente.
El flujo d) muestra cmo se acorta el ciclo si podemos desistir de una actividad en el proceso. Para revisar si encontramos actividades obsoletas
tenemos que preguntar en las reuniones de anlisis: Qu pasara si
desistimos de esta actividad?
El caso e) muestra la posibilidad de externalizar un servicio si su realizacin
es ms eficiente entregarlo a especialistas. Piense en el caso de la necesidad
de elaborar o revisar contratos de negocio, contratos de empleo, finiquitos
etc. Si el volumen de una actividad es pequeo, pero se requiere de mucho
conocimiento especfico para resolverla, es un candidato a externalizacin.
El caso f) muestra la posibilidad de unir actividades. Supongamos que la
entrada de una factura pasa por dos revisiones formales, revisin de
correctitud de datos y existencia de una orden de compra (2 y 3) antes de
que sea enviada al ejecutivo de rea. Si pones a disposicin la informacin
necesaria para que se puedan revisar en conjunto, nos ahorramos el traspaso
de una tarea a otra.
Finalmente el caso g) muestra la posibilidad de paralelizacin de actividades
en un flujo de procesos. Si logramos paralelizar actividades podemos
reducir el tiempo de ciclo de un proceso.
Pgina 28
2.8.
OBTENCIN DE CERTIFICADOS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL

FEDERICO VILLARREAL
En la Figura 2-17 se presenta el proceso de obtencin de certificados de estudios
segn el TUPA.
Figura 2-16: Proceso de Obtencin de Certificados de Estudios en la Universidad

Federico Villareal
Pgina 29
2.9.
DEFINICIN DE TRMINOS
Actividad: una sola tarea, que se realiza dentro de un proceso. Se usa cuando
el trabajo en el proceso no es analizado en detalle dentro del flujo.
Actividad automtica: una representacin de una tarea desempeada por el
sistema sin intervencin humana.
Atributo: una caracterstica de la entidad que puede ser definida como una
unidad bsica e indivisible de informacin sobre una entidad o relacin; los
atributos son usados para identificar y describir entidades.
Automatizacin de Procesos de BizAgi: la generacin automtica de una
aplicacin Web empezando con el diagrama de flujo del proceso. Este
procedimiento de automatizacin es ejecutado de tal forma que, cuando un
elemento del proceso (flujo, datos y recursos) es modificado, los cambios son
reflejados automticamente en la aplicacin Web correspondiente.
BizAgi: La Suite de Gestin de Procesos de Negocio (Business Process
Management Suite, BPMS) desarrollada por Visin Software, que es til para
automatizar y modificar procesos de negocio complejos y dinmicos con ms
rapidez y flexibilidad que cualquier otra solucin en el mercado, y tambin
para soportar el mejoramiento continuo de los procesos crticos de la
organizacin.
BPMN: Notacin de Modelamiento de Procesos de Negocio (Business
Process Modeling Notation) es una notacin grfica que describe la lgica de
los pasos del proceso de Negocio. Esta notacin ha sido diseada
especialmente para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que
fluyen entre los participantes de las diferentes actividades.
Pgina 30

Categora: Correspondiente a un grupo de procesos, que implica que un
proceso es asociado a una categora. Las categoras permiten visualizar la
jerarqua de los procesos de la compaa.
Entidad: Una representacin lgica de una tabla de base de datos definida
por un conjunto de atributos que contiene informacin sobre el negocio.
Evento de Fin Terminal: Indica el final del proceso.
Evento de Inicio: Un Evento de Inicio indica dnde un proceso en particular
empezar. En trminos de la Secuencia de Flujo, el Evento de Inicio empieza
el flujo del Proceso, y entonces, no tendr ningn flujo de secuencia entrante.
Evento Intermedio Temporizado: Representa un retraso (periodo de
tiempo) dentro del proceso.
Flujo de Secuencia o Transicin: Un Flujo de Secuencia es una lnea grfica
slida que es usada para mostrar el orden de desarrollo de las actividades en
un proceso. Cada flujo tiene slo una fuente y slo un objetivo. La secuencia
de flujo conecta dos figuras en el flujo del proceso.
Modelo de datos: El modelo relacional del proceso donde organizaciones,
atributos y las relaciones existentes entre estos son especificados; este
acercamiento hace posible la agrupacin de la informacin de un modo
simple y lgico.
Notificaciones: stas son mensajes enviados por correo electrnico, que
ofrecen informacin o estados actuales del caso a las personas relacionadas
con el proceso.
Proceso: Un proceso es una secuencia de actividades lgica y definida, que
cumplen con un objetivo del negocio particular. En BizAgi, un proceso en s
mismo, o un subproceso de otro, definen un proceso, o un conjunto de
actividades que son usadas como un mdulo. De cualquier modo, todos estos
son creados del mismo modo y slo el valor del tipo de proceso para cada
caso es modificado.
Proceso Hijo: Procesos que son ejecutados desde otro proceso (el proceso
padre), que pueden ser subprocesos o mdulos.
Proceso Padre: Un proceso que tiene subprocesos dentro de sus fronteras.
Regla de Ejecucin: El principio o condicin que habitualmente rige la
ejecucin del proceso.
Reglas de Negocio: Una regla de Negocio en BizAgi describe las
operaciones, definiciones y restricciones que aplican a una organizacin para
alcanzar sus objetivos. Las reglas de Negocio son un componente
Pgina 31

fundamental de BizAgi, que son almacenadas y clasificadas de tal forma que
pueden reusarse en la aplicacin (proceso).
Relacin: Una asociacin entre dos o ms entidades.
Subproceso: Una coleccin de actividades o tareas relacionadas dentro de un
proceso.
Subprocesos anidados: Un proceso o actividad contenida dentro de un
proceso ms grande, que retiene su identidad y caractersticas para reportes y
anlisis.
Tiempo de Ejecucin (Runtime): El periodo de tiempo durante el cual un
programa es ejecutado.
Pgina 32
Captulo III: DISEO METODOLGICO

3.1.
TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIN

a) Tipo de Investigacin
Por el presente estudio la investigacin rene las condiciones metodolgicas de
una investigacin monogrfica aplicada, basndose en una fuente de datos
emprica.
b) Nivel de la Investigacin
De acuerdo a la naturaleza del estudio de investigacin, rene por su nivel las

caractersticas de un estudio descriptivo.
3.2.
DISEO ESPECFICO DE INVESTIGACIN

La Investigacin de acuerdo a Hernndez et al., 2003, cap7, p.183; tiene un diseo
transversal no experimental, ya que se recolectaron datos en un solo momento y un
tiempo nico, con el propsito de analizar y describir las variables y analizar su
interrelacin en el momento dado.
3.3.
UNIVERSO, POBLACIN Y MUESTRA

Se tom como universo, poblacin y muestra los siguientes contextos:
a) Universo
El universo es la Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin, situado
en la ciudad de Huacho, Provincia de Huaura, Departamento de Lima.
b) Poblacin
Se toma como poblacin la Facultad de Ingeniera de la Universidad Nacional
Jos Faustino Snchez Carrin.
c) Muestra
Se tomara como muestra la obtencin del certificado de estudios en la Facultad
de Ingeniera Industrial, Sistemas e Informtica
Pgina 33
Captulo IV: Fuentes, Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin y

Procesamiento de los Datos e Informacin
4.1.
Fuentes de Recoleccin de Datos

Para recolectar datos, es necesario conocer el problema en cuestin, es necesario
recurrir a ciertas tcnicas que permita obtener esos datos con facilidad, a
continuacin menciono las tcnicas de recoleccin de datos que se realizar en el
estudio:
Tabla 4-1: fuentes de Recoleccin de datos
NOMBRE DE LA
EN QUE CONSISTE
PARA QUE LO USO
TCNICA
ENTREVISTA
OBSERVACIN
DIRECTA
Una entrevista es un
dialogo en el que la
persona
(entrevistador),
hace
una
serie
de
preguntas a otra persona
(entrevistado), con el fin
de conocer mejor sus
ideas, sus sentimientos su
forma de actuar. Una de
sus caractersticas es que
sus preguntas son abiertas
Consiste en una tcnica de

recoleccin de datos que
permite
acumular
y
sistematizar informacin
sobre
un
hecho
o
fenmeno social que tiene
relacin con el problema
que
motiva
la
investigacin.
En
la
aplicacin de esta tcnica,
el investigador registra lo
observado.
Se realiz entrevistas a las

personas que forman parte de
la muestra seleccionada.
Es importante porque vamos

a recolectar informacin
cuando
observemos
los
hechos o fenmenos que
ocurren en el instante.
Son los documentos de

importancia
que
se
manejan dentro de Grupo
Recolectar la informacin
que se encuentran en algunos
ANLISIS DE
documentos que aporten al
DOCUMENTOS
presente trabajo
4.2. TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS
Pgina 34

En este trabajo se utiliz la tcnica documental como principal fuente primaria al
momento de buscar la informacin que conlleve a dar con la solucin al problema
de investigacin. Esta informacin fue cualitativa y cuantitativa.
La presente investigacin se ha realizado de la forma siguiente:
a)
b)
c)
d)
Seleccionamos el problema a investigar.

Seleccionamos materiales para esclarecer el tema.
Se procedi a la formulacin de preguntas cerradas para la entrevista.
Se realiz la entrevista en la Facultad de Ingeniera de la Universidad Nacional
Jos Faustino Snchez Carrin.

e) Anlisis de la Informacin.
4.3.
PROCESAMIENTO, ANLISIS E INTERPRETACIN DE DATOS DESCRIPCIN
DEL PROCESO ACTUAL DE
OBTENCIN
DEL
CERTIFICADO DE ESTUDIOS
El proceso inicia cuando el Interesado presenta su Expediente en la Unidad de
Tramite Documentario para el trmite de obtencin del Certificado de Estudios.
En ventanilla de la Unidad de Tramite Documentario se realiza la recepcin del
Expediente, luego se verifica que cumplan los requisitos estipulados en el TUPA, de
acuerdo a ello se toma la decisin si el expediente pasa a ser registrado u
observado. Si es observado se regresa el expediente al interesado para que corrija
las observaciones hechas. Si el expediente no tiene ninguna observacin se registra
en el SIAT ingresando los datos correspondientes y son enviados electrnicamente
a la Oficina de Asuntos y Registros Acadmicos (ORAA); con esto se inicia el
tramite virtual. Luego se sella el expediente y se entrega una copia (cargo) al
interesado. Se procede a la clasificacin de todos los expedientes presentados, y su
distribucin fsica a la dependencia especificada en l.
El expediente es enviado a la ORAA. La ORAA realiza la recepcin fsica del
expediente enviado desde la Unidad de Tramite Documentaria; para ello la
secretaria registra y firma un cuaderno de cargo. El cuaderno de cargo sirve de
respaldo ante posibles problemas de prdida del expediente. Luego se hace una
recepcin virtual del expediente en el SIAT. Una vez recibido el expediente el Jefe
de la ORAA se autoriza la confeccin del certificado de estudios y es entregado al
trabajador administrativo del rea de procesamiento de Informacin. El
trabajador administrativo es el encargado de la confeccin del certificado de
Pgina 35

estudios. El trabajador administrativo confecciona el certificado de estudios. Una
vez confeccionado, es enviado nuevamente al Jefe de la Oficina de Registros
Acadmicos para la firma correspondiente.
La secretaria de la ORAA realiza la recepcin fsica del expediente enviado desde
por el trabajador administrativo, para esto firma y cuaderno de cargo. Se procede a
hacer una ltima revisin del expediente antes de elevarla hacia el Jefe de la
ORAA para su firma. En el caso de que no exista ninguna observacin del
expediente se procede
a registrar los datos que figuran en l en el Sistema
Informtico y se procede a la firma. Luego se realiza el envo del expediente hacia

la Decanatura de la Facultad haciendo uso del SIAT y cuaderno de cargo. La
Secretaria del Decano hace el registro de la recepcin de expediente y lo enva al
Secretario Acadmico Administrativo para su conformidad. Luego, el Secretario
Acadmico Administrativo enva el expediente al Decano para la firma.
Con las firmas de las autoridades la confeccin del certificado de Estudios queda
completada. Luego es enviado a la Mesa de Partes de la Facultad para que finalice
el proceso y lo entregue al interesado, el cual firmar el cargo de recepcin.
Pgina 36
Figura 4.2
CAPTULO V: PRESENTACIN, DISCUSIN Y ANLISIS DE LOS

RESULTADOS
5.1.
SITUACIN ACTUAL
Analizando la informacin que fue obtenida de la Facultad de Ingeniera Industrial,
Sistemas e Informtica se procedi a elaborar los esquemas necesarios para crear el
diseo de solucin en BPM al proceso de Obtencin del Certificado de Estudios.
Para este cometido se utiliz como herramienta el Software Microsoft Visio 2007
(Versin Trial) para la elaboracin de los siguientes Diagramas:
Mapa Estratgico (Figura V-1)
Mapa de Procesos (Figura V-2)
Teniendo en consideracin las reglas y normas que establece un sistema BPM. Se
dise el modelo BPM para el proceso de obtencin del certificado de la Universidad
Nacional Jos Faustino Snchez Carrin. Para el diseo de dicho modelo se utiliz la
Herramienta BPMS BizAgi Express; teniendo en consideracin su fcil adaptabilidad
y manejo del mismo.
5.1.1. MAPA ESTRATGICO
El mapa estratgico de la UNJFSC se presenta en la Figura -1.
Figura 5-1: Mapa estratgico de la UNJFSC
5.1.2. MAPA DE PROCESOS

El mapa de procesos de la UNJFSC se presenta en la Figura V-2.
Figura 5-2: Mapa de procesos de la UNJFSC
Pgina 37
La documentacin del proceso se visualiza en la Tabla V-1.
Pgina 38
Figura 5-2: Mapa de procesos

Tabla V-1: Documentacin del proceso seleccionado
NOMBRE DEL PROCESO : Obtencin del certificado de estudios
ALCANCE
DUEO DEL PROCESO : Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos

OBJETIVO
: Emitir el certificado de estudios
Recepcin y registro de solicitud (expediente) en la Oficina de
EMPIEZA trmite documentario y registrado en el SIAT.
INCLUYE Gestionar la autorizacin y emisin del certificado de estudios.
TERMINA Entrega del certificado de estudios al usuario.
POLTICAS Y LINEAMIENTOS QUE APLICAN AL PROCESO
El expediente debe ser registrado en el SIAT as como en los cuadernos de cargo cada
vez que desplaza de oficina en oficina.
DESCRIPCIN DE LAS FASES DEL PROCESO
Fases
Ejecutor del proceso
Oficina/Lugar
Gestionar recepcin/
Jefe Unidad de la Oficina de Unidad de Tramite
Tramite Documentario
Documentario
registro y autorizacin
Gestionar la emisin del
Finalizacin del proceso

y entrega de certificado
de estudios
Jefe de Registros y Asuntos

Acadmicos
rea de procesamiento de la
informacin
Decano de la Facultad
Secretario Acadmico
Administrativo de Mesa de Partes
(Trmite Documentario) de la
Facultad de Ingeniera Industrial,
Sistemas e Informtica
Oficina de Asuntos y
Registros Acadmicos
Facultad
Secretara Acadmica
Trmite documentario de la
Facultad de Ingeniera
Industrial, Sistemas e
Informtica
REGISTRO
Solicitud de certificado de estudios en Formulario nico de Trmite (FUT)
RECURSOS
Sistemas informticos (computadoras, software, base de datos, redes y personal),
materiales de oficina, muebles de oficina.
PERIODICIDAD
INDICADORES
FORMA DE CLCULO
Tiempo obtencin del

certificado de estudios
(das)
Fecha de entrega de
solicitud fecha de
recepcin de solicitud
Por solicitud
Costo de proceso de
obtencin de certificado de
estudios (soles)
Sumatoria de los
costos de las
actividades
Por solicitud
Porcentaje de obtencin
Total de
de certificado de
Certificados
estudios (%)
entregados *(100)
-----------------------------Total de
Solicitudes
Mensual
RESPONSABLE DE
LA MEDICIN
Jefe de la Unidad
Registros y
Asuntos
Acadmicos
Jefe de la Unidad
Registros y
Asuntos
Acadmicos
Jefe de la Unidad
Registros y
Asuntos
Acadmicos
Pgina 39

recibidas
5.1.3. DIAGRAMA DE PROCESOS DE OBTENCIN DE CERTIFICADOS

DE ESTUDIOS
El diagrama de procesos de obtencin de certificado de estudio se presenta
en la Figura V-3. Se ha diagramado la descripcin del proceso que se
present en el tems 4.3.
Figura 5-3: Diagrama del proceso de obtencin de certificados de estudios
Pgina 40
5.1.4. INDICADORES DEL PROCESO

La descripcin de los indicadores se presenta en la Tabla V-2, Tabla V-3 y
Tabla V-4
Tabla V-2: Indicador: Tiempo total de obtencin del certificado de estudios
PROCES
O:
OBJETIV
O:
META:
Obtencin del Certificado de Estudios

Emitir el certificado de estudios
Mayor a 99%
NOMBRE:
Tiempo obtencin del certificado de estudios
INDICADOR
TIPO:
Actividad
EXPRESIN
MATEMTICA
Sumatoria de los costos de las actividades
FRECUENCIA
DE
MEDICIN:
Registro de
solicitudes y
entregas de
certificados de
estudios (SIAT)
RESPONSAB
LE DE LA
MEDICIN
RESPONSAB
LE DE LA
TOMA DE
ACCIONES
Diaria
Fuente de
Medicin
Jefe de la Oficina de Registros

Acadmicos
Jefe de la oficina de Registros
Acadmicos
Tabla V-3: Indicador: Costo de proceso de obtencin de certificado de estudios
INDICADOR
PROCES
O:
OBJETIV
O:
META:

Mayor a 99%
NOMBRE:
Costo de proceso de obtencin de certificado

de estudios
TIPO:
EXPRESIN
MATEMTICA
FRECUENCIA
DE
Actividad
Fecha de entrega de solicitud fecha de

recepcin de solicitud
Diaria
Fuente de
Medicin
Registro de
solicitudes y
Pgina 41

entregas de
certificados de
estudios (SIAT)
MEDICIN:
RESPONSAB
LE DE LA
MEDICIN
RESPONSAB
LE DE LA
TOMA DE
ACCIONES

Acadmicos
Acadmicos
Tabla V-4: Indicador: Porcentaje de obtencin de emisin de certificado de estudios

PROCES
O:
OBJETIV
O:
META:

Mayor a 99%
Porcentaje de aprobacin Certificado de
NOMBRE:
estudios
INDICADOR
TIPO:
Actividad
Total de Certificados entregados
*(100)
EXPRESIN
-------------------------------------------------------MATEMTICA
----Total de Solicitudes recibidas
Registro de
FRECUENCIA
solicitudes y
Fuente de
DE
Diaria
entregas de
Medicin
MEDICIN:
Certificados de
Estudios (SIAT)
RESPONSAB
LE DE LA
MEDICIN

Acadmicos
RESPONSAB
LE DE LA
TOMA DE
ACCIONES

Acadmicos
5.1.5. ELEMENTOS DEL PROCESO

Los elementos del proceso para la obtencin de certificado de estudios se
presentan en la Figura V-4.
5.1.6. ACTIVIDADES DEL PROCESO
Pgina 42

Las actividades del proceso para la obtencin de certificado de estudios se
5.1.7. COSTO DE LOS EMPLEADOS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO
El costo de las personas que participan en el proceso para la obtencin de
certificado de estudios se presenta en la Tabla V-5. Para el clculo se ha
utilizado sueldos promedios de las personas que intervienen en el proceso.
Figura 5-4: Elementos del proceso para la obtencin de certificado de estudios
Pgina 43
Figura 5-5: Actividades del proceso para la obtencin de certificado de estudios

Pgina 44
Tabla V-5: Costo de los empleados que participan en el proceso para la obtencin de
certificado de estudios
Costo
Costo de personal que interviene mensual Minutos al
en el proceso
(aproxima
mes
do)
Usuario
Administrativo de Mesa de Partes de la
Facultad
Jefe de Unidad de trmite documentario
Jefe de ORAA
Administrativo de rea de
procesamiento de Informacin
Secretario Acadmico-Administrativo de
la Facultad
Costo por
Minuto
0.00
14,400.00
0.000000000
800.00
14,400.00
0.055555556
1800.00
3300.00
14,400.00
14,400.00
0.125000000
0.229166667
1500.00
14,400.00
0.104166667
3300.00
14,400.00
0.229166667
6700.00
14,400.00
0.465277778
(*) 14,400 minutos/mes por empleado

5.1.8. EVALUACIN DE TIEMPO Y COSTO DEL PROCESO DE
OBTENCIN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS
La evaluacin del tiempo y costo de las actividades del proceso para la
obtencin de certificado de estudios se presenta en la Tabla V-6.
Pgina 45

Tabla V-6: Evaluacin de tiempo y costo del proceso de obtencin de certificado de
estudios
Personal que
interviene en
el proceso
Descripcin
Elemento
Tiempo
(min.)
Costo x
minuto
Costo
Total
Solic./
Ao
Anual (1100
Expedientes)
Min.
Costo
S/.
Presenta la solicitud
de emisin de
Certificado
0.00000
0
0.00000
1100
0.00
Jefe de Unidad
de Trmite
Documentario
Recibe la Solicitud
0.12500
0
0.62500
1100
5,500
687.50
Jefe de ORAA
Autoriza confeccin
de certificado de
estudios
0.22916
7
1.14583
1100
5,500 1,260.42
Administrativo
de rea de
Procesamiento
de Informacin
Confecciona el
certificado de
estudios
120
0.10416
7
12.5000
0
1100
132,00 13,750.0
0
0
Jefe de ORAA
Firma el certificado
de estudios
10
0.22916
7
2.29167
1100
11,000 2,520.83
Secretario
Acadmico
Administrativo
de estudios
0.22916
7
1.14583
1100
5,500 1,260.42
Decano de la
Facultad
de estudios
0.46527
8
2.32639
1100
5,500 2,559.03
Administrativo
de Mesa de
Partes de la
Facultad
Termina el proceso
en el SIAT y finaliza
el expediente
10
0.05555
6
0.55556
1100
11,000
611.11
Usuario
Recoge certificado
de estudios y firma
conformidad
0.00000
0
0.00000
1100
5,500
0.00
165
-------
20.5902
8
-------
181,50
0
22,649.
31
Usuario
Total ---->
5.1.9. EVALUACIN DE TIEMPO Y COSTO ACTIVIDADES DE

DESPLAZAMIENTO
DEL
PROCESO
(ACTIVIDADES
DE
TRANSPORTE DE LOS EXPEDIENTE) PARA LA OBTENCIN DE

CERTIFICADO DE ESTUDIOS
La evaluacin del tiempo y costo de las actividades de desplazamiento del
proceso para la obtencin de certificado de estudios se presenta en la Tabla
V-7.
Pgina 46

Tabla V-7: Evaluacin de tiempo y costo actividades de desplazamiento para la
obtencin de certificado de estudios
Desplazamientos
Origen
Destino
Jefe de Unidad
de Trmite
Documentario
Tiempo
(minutos
)
Costo x
minuto
10
0.125000
1.25000
1100
Jefe de ORAA
Costo
Total
Solicitud
es/Ao
Anual (1100
Expedientes)
Minuto
s
Costo
11,000 1,375.00
Jefe de ORAA
Administrativo de
rea de
Procesamiento de
Informacin
0.125000
0.37500
1100
3,300
412.50
Administrativo
de rea de
procesamiento
de Informacin
Jefe de ORAA
0.125000
0.37500
1100
3,300
412.50
Jefe de ORAA
Secretario
Acadmico
Administrativo
10
0.125000
1.25000
1100
Secretario
Acadmico
Administrativo
Decano de la
Facultad
0.125000
0.25000
1100
2,200
275.00
Administrativo de
Mesa de Partes de la
Facultad
0.125000
0.25000
1100
2,200
275.00
Usuario
0.125000
0.37500
1100
3,300
412.50
33
-------
4.12500
-------
36,300
Decano de la
Facultad
Administrativo
de Mesa de
Partes de la
Facultad
Total ---->
5.1.10.
ACTIVIDADES
DE
DESPLAZAMIENTO
11,000 1,375.00
DEL
4,537.5
0
PROCESO
(ACTIVIDADES DE TRANSPORTE DE LOS EXPEDIENTE) PARA

LA OBTENCIN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS A TRAVS
DEL ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Las actividades de desplazamiento del proceso (actividades de transporte de
los expediente) para la obtencin de certificado de estudios a travs del
Organigrama Funcional se visualiza en la Figura V-6.
Figura 5-6: Actividades de desplazamiento del proceso (actividades de

transporte de los expediente) para la obtencin de certificado de estudios a
travs del Organigrama Funcional de la UNJFSC
Pgina 47
5.1.11. ANLISIS DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE

Haciendo un anlisis de la normatividad vigente resumidas en la Ley
Universitaria (Item 2.3.1. de la monografa), Estatuto de la Universidad
(Items 2.3.2. de la monografa), Reglamento de Organizacin y Funciones
Pgina 48

(Item 2.3.3. de la monografa), el Decano ni el Secretario Acadmico
Administrativo no estn facultados para firmar los certificados de estudios.
En el Reglamento de Organizacin y Funciones (Items 2.3.3 de la
monografa), Artculo 7 indica que una de las funciones del ORAA es:
h)
Emitir certificados de estudio, as como las constancias acadmicas
respectivas;
En el Manual de Organizacin y Funciones (tem 2.3.4. de la monografa),
Artculo 134 indica que la funcin de ORAA es:
Emite los certificados de estudio, as como las constancias acadmicas
respectivas. Procesa la estadstica acadmica.
Conclusin: La normatividad vigente no indica expresamente que el
Decano y Secretario Acadmico Administrativo firman el certificado de
estudios.
Por otro lado, la Secretara General - Oficina de Trmite Documentario es la
se encarga de la recepcin, registro y distribucin de la documentacin
presentada a la Universidad a travs de las respectivas ventanillas
aperturadas, pero estas actividades de recepcin y distribucin respecto a las
solicitudes de obtencin de certificados de estudios pueden ser asignadas a
la Secretaria de ORAA ya que no existe normatividad vigente que lo impida.
Esto se realiza dndole acceso al SIAT , pudiendo la secretaria dar inicio de
un trmite adminsitartivo.
Conclusin: La normatividad vigente no impide dar acceso al SIAT a la
Secretaria de ORAA para dar inicio a trmites de obtencin de certificados
de estudios.
5.2.
PROPUESTA DEL PROCESO

Analizando la informacin que fue obtenida de la Facultad de Ingeniera Industrial,
sistemas e informtica respecto a la obtencin de certificados de estudios se
realizarn la siguiente propuesta:
Pgina 49

a) Se debe modificar el proceso de obtencin de certificado de estudios para evitar
actividades y desplazamientos que no generan valor al proceso de obtencin de
certificados de estudios.
b) Las actividades de recepcin de solicitudes de emisin de certificados de
estudios lo debe de realizar la Secretaria de ORAA en la Oficina de ORAA,
dndole acceso al SIAT para realizar las tareas de recepcin del expediente.
c) Adecuar la Normatividad vigente para que el Jefe de ORAA y el Personal
Administrativo de rea de Procesamiento de Informacin (quien lo confecciona)
deben de firmar el certificado de estudios, excluyndose de tal actividad al
Decano y Secretario Acadmico Administrativo de la Facultad. Con eso se
evitara realizar desplazamiento que no agregan valor al proceso.
d) La entrega del Certificado se debe de realizar en el misma ORAA, a travs de su
Secretaria.
e) Se debe agregar al SIAT reportes que permitan controlar el estado de proceso y
que visualicen a los expedientes que se encuentran fuera de fecha para hacer las
correciones y poder cumplir con lo que manifiesta el TUPA, que la entrega es en
5 dan en vez de los 15 das que se demora actualmente. Este tiempo se puede
ajustar y lograr la entrega del certificado en 02 das como mximo.
f) Se debe de capacitar al personal administrativo para que al utilizar el proceso
propuesto realice las actividades del proceso propuesto.
g) De debe de modificar el ROF y MOF para que el personal pueda hacerce de
responsabilidades en caso que exista situaciones anormales el el proceso.
5.2.1. Diagrama de proceso propuesto de obtencin de certificados de estudios
El diagrama de procesos propuesto de obtencin de certificado de estudio se
presenta en la Figura V-6.
Pgina 50

Figura 5-7: Diagrama del proceso propuesto de obtencin de certificados de
estudios
5.2.2. ELEMENTOS DEL PROCESO PROPUESTO

Los elementos del proceso para la obtencin de certificado de estudios se
5.2.3. ACTIVIDADES DEL PROCESO PROPUESTO
Las actividades del proceso propuesto para la obtencin de certificado de
estudios se presentan en la Figura V-8.
Pgina 51

Figura 5-8: Elementos del proceso propuesto para la obtencin de certificado de
estudios
5.2.4. EVALUACIN DE TIEMPO Y COSTO DEL PROCESO PROPUESTO

DE OBTENCIN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS
La evaluacin del tiempo y costo de las actividades del proceso propuesto
para la obtencin de certificado de estudios se presenta en la Tabla V-9.
Pgina 52

Figura 5-9: Actividades del proceso para la obtencin de certificado de estudios
Tabla V-8: Evaluacin de tiempo y costo del proceso de obtencin de certificado de

estudios
Personal
que
interviene
en el
proceso
Descripcin
Eleme
nto
Tiempo
(minutos)
Costo x
minuto
Costo
Total
Solicitudes
/Ao
Anual (1100
Expedientes)
Minutos
Usuario
Secretaria de
ORAA
Costo
Presenta la
solicitud de
emisin de
Certificado
0.000000
0.00000
1100
Recibe la
Solicitud
0.125000
0.62500
1100
5,500
687.50
0.229167
1.14583
1100
5,500
1,260.42
120
0.104167
12.50000
1100
132,000
0.055556
0.27778
1100
5,500
305.56
0.000000
0.00000
1100
5,500
0.00
140
-------
Autoriza
confeccin de
Jefe de ORAA
certificado de
estudios
Administrativ
o de rea de Confecciona el
procesamient certificado de
o de
estudios
Informacin
Termina el
Secretaria de proceso en el
ORAA
SIAT y finaliza
el expediente
Recoge
certificado de
Usuario
estudios y
firma
conformidad
Total ---->
14.54861
-------
154,000
0.00
13,750.00
16,003.47
Pgina 53

5.2.5. EVALUACIN DE TIEMPO Y COSTO ACTIVIDADES DE
DESPLAZAMIENTO
DEL
PROCESO
PROPUESTO
(ACTIVIDADES DE TRANSPORTE DE LOS EXPEDIENTE) PARA

LA OBTENCIN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS
La evaluacin del tiempo y costo de las actividades de desplazamiento del
proceso propuesto para la obtencin de certificado de estudios se presenta
en la Tabla V-10.
Tabla V-9: Evaluacin de tiempo y costo actividades de desplazamiento para la
obtencin de certificado de estudios
Anual (1100
Expedientes)
Desplazamientos
Tiempo
(minutos)
Origen
Costo x
minuto
Costo
Total
Solicitudes/
Ao
Destino
Minutos
Costo
Secretaria de
ORAA
Jefe de ORAA
0.125000
0.62500
1100
5,500
687.50
Jefe de ORAA
Administrativo de
rea de
Procesamiento de
Informacin
0.125000
0.37500
1100
3,300
412.50
Administrativo de
rea de
procesamiento de
Informacin
Jefe de ORAA
0.125000
0.37500
1100
3,300
412.50
Jefe de ORAA
Secretaria de
ORAA
0.125000
0.37500
1100
3,300
412.50
-------
1.75000
-------
Total ---->
5.2.6.
14
ACTIVIDADES
PROPUESTO
DE
DESPLAZAMIENTO
(ACTIVIDADES
DE
DEL
TRANSPORTE
15,400 1,925.00
PROCESO
DE
LOS
EXPEDIENTE) PARA LA OBTENCIN DE CERTIFICADO DE

ESTUDIOS A TRAVS DEL ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Las actividades de desplazamiento del proceso propuesto (actividades de
transporte de los expediente) para la obtencin de certificado de estudios a
travs del Organigrama Funcional se visualiza en la Figura V-9.
Pgina 54

Figura 5-10: Actividades de desplazamiento del proceso propuesto (actividades de
transporte de los expediente) para la obtencin de certificado de estudios a travs del
Organigrama Funcional
Pgina 55

5.3. ANLISIS DE LOS RESULTADOS.
5.3.1. Comparacin Tiempo y costo: Actividades obtencin de certificado.
Tabla V-10: Comparacin de tiempo y costo de actividades de obtencin de

Actual: 1
Personal
que
interviene
en el
proceso
Descripcin
Propuesto: 2
Costo
Tiemp
Element
x
o
o
minut
(min.)
o
Anual (1100
Expedientes
Solic
Costo
)
./
Total
Ao
Costo
Min.
S/.
Usuario (1 y 2)
Presenta la
solicitud de
emisin de
Certificado
0
0
0,00000
0
0,00000
0,00000
0,00000
1100
1100
Jefe de Unidad
de Trmite
Documentario
(1 y 2)
Recibe la Solicitud
5
5
0,12500
0
0,12500
0
0,62500
0,62500
1100
1100
Secretaria de
ORAA
(2)
Termina el proceso
el expediente
0,12500
0
0.62500
1100
Jefe de ORAA
(1 y 2)
Autoriza
confeccin de
certificado de
estudios
5
5
0,22916
7
0,22916
7
1,14583
1,14583
1100
1100
5500
5500
1260,42
1260,42
Administrativo
de rea de
Procesamiento
de Informacin
(1 y 2)
Confecciona el
certificado de
estudios
120
120
0,10416
7
0,10416
7
1,50000
1,50000
1100
1100
13200
0
13200
0
13750,0
0
13750,0
0
0
0
5500
5500
5500
0,00
0,00
687,50
687,50
687,50
Jefe de ORAA
(1)
de estudios
10
0.22916
7
2.29167
1100
11000 2,520.83
Secretario
Acadmico
Administrativo
(1)
de estudios
0.22916
7
1.14583
1100
5500 1,260.42
Decano de la
Facultad (1)
de estudios
0.46527
8
2.32639
1100
5500 2,559.03
Secretaria de
ORAA
(2)
Administrativo
de Mesa de
Partes de la
Facultad (1)
Termina el proceso
el expediente
0,55556
0,27778
1100
5500
305,56
Termina el proceso
el expediente
10
0.05555
6
0.55556
1100
11000
611.11
Recoge certificado
de estudios y firma
conformidad
5
5
0,00000
0
0,00000
0
0,00000
0,00000
1100
1100
5500
5500
0,00
0,00
165
140
-------
20,5902
8
14,5486
1
25
-------
Usuario (1 y 2)
Totales ---->
DIFERENCIAS (1 2)
-------
6,0416 ------7
--
18150 22649,3
0
1
15400 16003,4
0
7
2750
0
6045,
84
Pgina 56

La Tabla N 10, es una tabla comparativa de tiempo y costo, entre la forma actual (1) del trmite
del certificado de estudios y el procedimiento propuesto (2). Cmo se puede observar, el
procedimiento propuesto (2), es el que tiene el menor tiempo de trmite y el menor costo.
5.3.2. Tiempo y costo de actividades de desplazamiento de obtencin de

certificado.
Tabla V-11: Comparacin de actividades de evaluacin del tiempo y costo de
actividades de desplazamiento para obtener el certificado de estudios.
Actual: 1
Propuesto: 2
Desplazamientos
Tiemp
o
Costo x
(minut minuto
os)
Costo
Total
Solicitu
des/Ao
Anual (1100
Expedientes)
Costo
Minutos
(S/.)
Origen
Destino
Jefe de
Unidad de
Trmite
Documentari
o (1 y 2)
Jefe de ORAA
10
10
0,125
0,125
1,25000
1,25000
1100
1100
1100
1100
1375,00
1375,00
Secretaria
de ORAA (2)
Jefe de ORAA
0,125
0,62500
1100
5500
687,50
Jefe de
ORAA
(1 y 2)
Administrativo
rea
Procesamiento
Informacin
3
3
0,125
0,125
0,62500
0,62500
1100
1100
3300
3300
412,50
412,50
Administrati
vo de rea
de
procesamien
to de
Informacin
(1 y 2)
Jefe de ORAA
3
3
0,125
0,125
0,37500
0,37500
1100
1100
3300
3300
412,50
412,50
10
3
0,125
0,125
1100
1100
3300
3300
412,50
412,50
Jefe de
ORAA
(1 y 2)
Secretario
Acadmico
Administrativo
Secretaria de
ORAA
0,37500
0,37500
Secretario
Acadmico
Administrati
vo
(1)
Decano de la
Facultad
0,125
0,25000
1100
2200
275,00
Decano de la
Facultad
(1)
Administrativo
de Mesa de
Partes de la
Facultad
0,125
0.25000
1100
2200
275,00
Administrati
vo de Mesa
de Partes de
la Facultad
(1)
Usuario
0,125
0,37500
1100
3300
412,50
33
14
-------
4,12500
1,7500
-------
36300
15400
19
-------
1,625
-------
20900
Total ---->
(2)
(1)
DIFERENCIAS (1 2)
4537,50
1925,00
2612,
50
La Tabla N 11, es una tabla comparativa entre el tiempo y costo de desplazamiento de la forma
actual (1) y el procedimiento propuesto (2) del trmite del certificado de estudios. Cmo se puede
Pgina 57

observar, el procedimiento propuesto (2), es el que tiene el menor tiempo de trmite y el
menor costo de las actividades de desplazamiento.
5.3.3. Comparacin de actividades segn Organigrama de Funcional de la

UNJFSC
Las actividades de desplazamiento de acuerdo al Organigrama Funcional en la
Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin, est determinado y
visualizado en la Figura V-6, del desplazamiento actual y la Figura V-10 para el
caso propuesto.
En la Figura V-6, que es procedimiento actual, se puede observar que los
desplazamientos que se realizan para la obtencin del certificado de estudios es
en nmero de siete (7), observndose un tiempo de 33 minutos para la
actividad y un costo de S/. 4,125 y para los 1100 solicitudes de expedicin,
hacen un total general de S/. 4537,50.
En la Figura V-10, que es el procedimiento propuesto, se puede observar que
los desplazamientos que se realizan para la obtencin del certificado de
estudios es en nmero de siete (4), con una disminucin de 3 actividades de
desplazamiento, observndose un tiempo de solo 14 minutos para la actividad
y un costo de S/. 1,75, con una diferencia en soles de S/. 2,375 y para los 1100
solicitudes de expedicin, hacen un total general de S/. 1925,00, tenindose
una diferencia de S/.2712,50 para las 110 solicitudes de requerimiento de
certificados de estudios.
5.3.4. Otros beneficios no cuantificables
En cuanto a los beneficios no cuantificables, se puede manifestar lo siguiente:
El Decano y el Secretario Acadmico de la Facultad no distraen tiempo en el

proceso de firmas de los certificados. Hay que tener en cuenta que ellos
firman sin la verificacin de las notas respectivas.
Los usuarios, alumnos y ex alumnos pueden en el mismo da, como lo es en

otras universidades, obtener el certificado de estudios.
Buena imagen para la Facultad en cuanto a trmites de documentos

acadmicos.
Pgina 58
CAPTULO 6: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1. CONCLUSIONES
A. Se aplic la Gestin de Procesos de Negocios (BPM) en la mejora el proceso del
Certificado de Estudios en la Universidad Nacional Jos Faustino Snchez
Carrin, encontrndose que las actividades que no generan valor para sta
actividad son:
a) Para el Tiempo y Costo en el proceso actual.
Firma del Secretario Acadmico.
Firma del Decano de la Facultad.
Recepcin y entrega de la solicitud y del certificado por el trabajador

administrativo de la Facultad.
b) Para el Tiempo y Desplazamiento del proceso actual.
No hay desplazamiento para la firma del Secretario Acadmico.
No hay desplazamiento para la firma del Decano de la Facultad.
No hay desplazamiento para la Recepcin y entrega de la solicitud y del

certificado por el trabajador administrativo de la Facultad.
B. La optimizacin del proceso de obtencin del certificado de estudios se d por:

a) Para el Tiempo y Costo en el proceso actual.
TOTALES
(1)
(2)
DIFEREN
CIA
Anual (1100
Expedientes)
Minutos
Costo (S/.)
Tiempo
(minutos)
Costo Total
Solicitudes/
Ao
165
140
20,59028
14,54861
1100
1100
181500
154000
25
6,04167
1100
27500
22649,31
16003,47
6045,84
Pgina 59

La optimizacin se d con 27500 minutos menos y un ahorro en costos de S/.
6045,84 para el trmite de 1100 expedientes de expedicin de certificados de
estudios.
b) Para las actividades de desplazamiento.
Anual (1100
Expedientes)
Minutos
Costo (S/.)
Tiempo
(minutos)
Costo Total
Solicitudes/
Ao
33
14
4,12500
1,7500
1100
1100
36300
15400
4537,50
1925,00
19
1,625
1100
27500
2612,50
TOTALES
(1)
(2)
DIFEREN
CIA
La optimizacin se d con 19 minutos menos por trmite y un ahorro en costos de

S/. 2612,50 para el trmite de 1100 expedientes de expedicin de certificados de
estudios.
C) Aumenta la satisfaccin del cliente interno ya que no realizar trabajo innecesario
y redundante, ahorrando 458 horas - hombre para el trmite 1100 solicitudes y del
cliente externo del proceso de obtencin del Certificado de Estudios en la
Universidad
Nacional Jos Faustino Snchez Carrin, quien obtiene su
certificado de estudios en menos tiempo.

6.2. RECOMENDACIONES
A. Se debe enviar el expediente desde Tramite Documentario directamente hacia la
Oficina de Registros y Asuntos Acadmicos para el trmite respectivo, no a la
Facultad.
B. Implementar y Aplicar el sistema BPM a los dems procesos de la Facultad de
Ingeniera, generalizando a todas la Facultades de la Universidad
Pgina 60

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Soto, A. & Cuervo E. (2006), Nuevas Tendencias en Sistemas de Informacin.
Procesos y Servicios.
BPMN Specification, http://www.bpmn.org
Jeston, J. & Nelis, J. (2006) Business Process Management, Practical Guidelinesto
Succes sfulI implementations,Second Edition; CorporateDrive , MA 10803,
USA.
White, S. & Miers. (2009); BPMN, Gua de Referencia y Modelado. Florida USA
Prez, J. (2009); Notaciones y Lenguajes de procesos. Una Visin Global.
Business Process Model and Notation (BPMN); http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0.
Van Der, A. (2000); Workflow Management.
Kirchmer, M. & Springer, V. (2008), High Performance Through Process Excellence,
[Cmo introducir BPM en las empresas. Prctico yordenado].
Scheer, A. & Springer V., (1998) Business Process Modeling
Pgina 61
ANEXOS
Pgina 62
Anexo 1: Recorrido actual de expediente
Pgina 63

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Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Captulo I: Planteamiento del problema

DESCRIPCIN DE LA REALIDAD PROBLEMTICA

el proceso de obtencin de certificado de estudios en la

Universidad Nacional Jos Faustino Snchez Carrin (UNJFSC) por parte de

aproximadamente) para un trmite que a lo ms debe durar 01 da (Como lo es

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

FORMULACIN DEL PROBLEMA

interno y externo de proceso de

obtencin de certificado de estudios en la UNJFSC?

FORMULACIN DE LOS OBJETIVOS

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Captulo II: Fundamentacin de la investigacin

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

2.1.7. ANLISIS SITUACIONAL

ANLISIS DEL ENTORNO: ASPECTOS RELEVANTES

ANLISIS DEL ENTORNO: ASPECTOS RELEVANTES

ESTADSTICAS REFERENTES A LA UNIVERSIDAD

Tabla 2-5: Certificados solicitados por ao perodo 2009-

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

NORMATIVIDAD VIGENTE RESPECTO A LA OBTENCIN DE

k) Rubricar los diplomas de Grados Acadmicos de Bachiller y Ttulos

OFICINA DE REGISTROS Y ASUNTOS ACADMICOS

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Lneas de Autoridad y Coordinacin

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Obtencin de Certificados segn TUPA

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Figura 2-3: Obtencin de certificados segn el TUPA

La Facultad de Ingeniera Industrial, Sistemas e Informtica

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERA

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera Informtica

Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera Electrnica

Figura 2-4: Organigrama de la Facultad de Ingeniera Industrial, Sistemas e

2.5.2. DEPARTAMENTO ACADMICO

ANTECEDENTES DEL ESTUDIO

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

empleados de diferentes especialidades funcionales para

completar una pieza de trabajo.

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial

LOS PROCESOS AYUDAN A LA COMUNICACIN

Figura 2-6: Los procesos que ayudan a la comunicacin

2.7.3. Por qu una Metodologa?

Manuel Jhonatan, Collantes Jara

Monografa para Obtener el Ttulo de Ingeniero Industrial