PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

2013
martes, 23 de abril de 2013

DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL GTC185

(NORMA COLOMBIANA)

REGISTRO
DE COMUNICACIONES RECIBIDAS

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

SOBRES

ASPECTOS GENERALES PARA LAS

COMUNICACIONES
ZONAS

ZONA 1

ZONA 2

ZONA 3

MARGENES

Se recomienda los siguientes mrgenes.

Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

ESTILOS

Para efectos de la distribucin del contenido de la

comunicacin, se tienen tres estilos como alternativas:
bloque extremo. bloque y semibloque.
Bloque extremo: Todas las lneas parten del margen
izquierdo.

Bloque: Las lneas de cdigo, lugar de origen, fecha

de elaboracin, firma y cargo se escriben partiendo del
centro del escrito hacia el margen derecho.

Semibloque: Conservando la distribucin del estilo

bloque, el primer rengln de cada prrafo tiene una
sangra de 5 espacios a 10 espacios.
NOTA Estos estilos se utilizan de acuerdo con los
establecidos en los procesadores de palabra.

FUENTE

Se recomienda que toda la comunicacin se escriba en

una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente
debera ser homognea, con el fin de no presentar
inconvenientes para su lectura, impresin, digitalizacin

y micro filmacin.Los tamaos que se recomiendan estn

entre 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto.

CARTAS

La expedicin de cartas u oficios est a

cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante
acto administrativo en el cumplimiento de sus funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en
formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de
pgina. Estos elementos deberan estar preferiblemente
en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se
recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo,
membrete y pie de pgina, las dems con el logo.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se
recomienda hacer su identificacin, descripcin o
aclaracin dentro del texto.

CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y
PRESENTACIN
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y
persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
tratar un solo tema por comunicacin; redactar en forma clara, precisa,
concreta y concisa; usar tratamiento respetuoso y corts; redactar en
primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o
plural; emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar los
formatos normalizados en los manuales de cada organizacin, y
distribuir
el
texto
de
acuerdo
con
su
extensin

UTILIZACIN

DE

LA

CARTA

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes

usos: informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;

regular o aclarar una situacin; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
dar respuesta a una comunicacin recibida; reiterar una informacin, un
requerimiento o solicitud urgente; solicitar detalles sobre un asunto
determinado; impugnar o corregir una situacin; confirmar eventos
ocurridos o pendientes,Solicitar o remitir informacin,
documentos u objetos; ofrecer agradecimientos, excusas
o condolencias; felicitar, invitar o convocar, y hacer
llamados de atencin, entre otros.

PARTES DE LA CARTA
Cdigo Se

recomienda escribirlo a 3 cm 4 cm del

borde superior, dejando de cero a una interlinea libre
cuando el papel tiene el logotipo o membrete, segn el
estilo
Lugar de origen y fecha de elaboracin Se
aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres
del cdigo y en forma completa en orden de: nombre del
lugar de origen, da, mes (en minscula) y ao (sin
separarlo con punto), segn el estilo.

Destinatario

A partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se

recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, segn la
extensin de la comunicacin. Estos datos pueden
ocupar varias lneas, de acuerdo con el tipo de documento
Es importante que los datos del destinatario se dirijan en
forma personalizada, es decir, a un funcionario
especfico. Si no es posible obtener el nombre, se enva a
la dependencia u oficina responsable. Est conformado
por los siguientes componentes:
Denominacin o ttulo acadmico Se escribe en la
primera interlinea libre.

Nombre del destinatario Se

ubica en la

segunda interlinea libre.

Cargo Se ubica en la tercera interlinea libre. Se aconseja
escribirlo con mayscula inicial. Los nombres de cargos
muy extensos se pueden distribuir en dos lneas para
guardar proporcin visual con los otros datos.
Organizacin Se escribe en la interlinea libre
siguiente al cargo, con la denominacin ms amplia
mente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efecta con
mayscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro
efectuado ante la entidad competente y respetando las
denominaciones Ltda. S.A. y otras que pueda contener la
razn social. Las siglas y acrnimo se escriben en
mayscula sostenida, a menos que la organizacin lo
haya registrado de manera diferente.
Direccin. De acuerdo con el medio a travs del cual
se realice el envo de la comunicacin, en este espacio se
escribe la direccin de nomenclatura el apartado, y fax o
el correo electrnico. No se utilizan abreviaturas. Para
designar el nmero en la direccin se recomienda dejar
tres espacios entre la designacin principal y la
nomenclatura. Cuando la direccin contiene informacin
complementaria como bloque, interior, apartamento,
entre otros, para su designacin se recomienda escribir
la palabra completa.

Nombre del lugar de origen

Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u

otros, por su nombre y se escribe el departamento
separado por una coma. Aunque el destino de la carta
sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir
el nombre del lugar de origen. No se utilizan los trminos
La
ciudad
o
Presente.

Pas

Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del

pas en la misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad
o municipio) o en la interlinea libre siguiente, dependiendo
de la extensin de los datos. Slo cuando se utiliza el
sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen
como el nombre del pas se escriben en mayscula
sostenida.
EJEMPLO
Seor
ANDRS URRESTA RA
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador
EJEMPLO
Ingeniero
JORGE SNCHEZ
Coordinador de Informtica
Dow Chemical Colombia
Fax (5) 315 48 90
Barranquilla,

Atlntico

Asunto Se

recomienda
escribirlo
de
dos
a
tres interlineas libres de los datos del destinatario. Para
efectos de esta seccin, se recomienda tener en cuenta
los lineamientos del numeral.

Saludo Como

saludo independiente, se escribe a una

o dos interlineas libres despus del asunto.

Texto

Comienza a una o dos interlineas libres del asunto

o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a
interlineado sencillo; a una interlinea libre entre prrafos

Despedida

Se escribe a una o dos interlineas libres

del texto

Remitente y firmas responsables Los

datos del remitente estn conformados por el nombre y
el cargo. El nombre se sita de cuatro a cinco interlineas
libres de la despedida en mayscula sostenida y el cargo
se escribe en la lnea siguiente con mayscula inicial sin
centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del
nombre del remitente. Estos elementos se ubican de
acuerdo con el estilo elegido.

Lneas especiales

Anexos
Copias
Identificacin del transcriptor

Pginas subsiguientes
Se recomienda utilizar el encabezado como los que se
presentan en el ejemplo.

EJEMPLO

Margen izquierdo
derecho
Ingeniero Luis Casfaeda Londoo
Cartagena, 17 de agosto de 2005
Seora Claudia B. de Montoya 05-08-17
Doctor Carlos Alberto Sandoval 41225

ESQUEMAS

Margen

2
2

CARTA ESTILO BLOQUE

CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO

ESTILO DE CARTA SEMIBLOQUE

MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir
informacin, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales y las lneas de coordinacin
jerrquica de la organizacin.

CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y
PRESENTACIN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: utilizar los
formatos
normalizados
en
los
manuales
de
cada
organizacin; redactar en forma clara, breve, directa, sencilla,
corts y en modo impersonal o en primera persona del

plural; distribuir el texto de acuerdo con su extensin, y tratar

preferiblemente un solo tema por memorando.

UTILIZACIN DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes

objetivos: informar sobre un hecho en forma
breve; expresar
necesidades; hacer
requerimientos; regular
o
aclarar
una
situacin; tramitar, desarrollar o agilizar un
asunto; dar
respuesta
a
una
comunicacin
recibida; reiterar informacin, requerimiento o
solicitud urgente; conocer detalles sobre un
aspecto determinado; impugnar o corregir una
situacin; confirmar
eventos
ocurridos
o
pendientes; solicitar
o
remitir
informacin,
documentos u objetos; felicitar, invitar o convocar
a reuniones no protocolarias, y hacer llamados de
atencin, entre otros.

PARTES
Encabezado
MEMORANDO centrado y en mayuscula sostenida
Denominacin del documento
De cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se
escribe la palabra memorando en mayscula sostenida y centrada.
Cdigo
Fecha y lugar de elaboracion
Encabezamiento
Est conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de
(es decir, remitente) y
asunto, todas escritas en mayscula sostenida, las cuales pueden ir
impresas o digitadas a dos
interlineas libres y seguidas de dos puntos (:).
Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los
dos espacios siguientes a

los dos puntos de la palabra asunto.

Destinatario y remitente
A dos o tres interlineas libres de la fecha de elaboracin y contra el
margen izquierdo, se ubica
la preposicin para en mayscula sostenida, seguida de dos puntos
(:) y al frente se escriben
los datos del destinatario con mayscula inicial. A continuacin, a
una interlinea libre se ubica
la preposicin de, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:)
y al frente se escriben los
datos del remitente, con mayscula inicial.
Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:
Primera opcin.
Destinatario: denominacin o ttulo, nombre y cargo.
Este ltimo separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o
digitado del
remitente y slo aparece su firma. No se traza raya alguna para
delimitar la firma.
EJEMPLO
PARA: Doctora Alicia Garca Prez, Secretaria
General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
Segunda opcin

Destinatario: denominacin o ttulo, nombre y

cargo. Este ltimo separado por coma.
Remitente:
cargo
y
dependencia
o
cargo
solamente.
En este segundo caso, la firma del remitente
aparece sobre el nombre mecanografiado
o digitado al final del texto, con mayscula inicial y
conservando el estilo elegido.
EJEMPLO
PARA: Seora Clara Rodrguez Orozco, Secretaria
General
DE: Jefe Oficina Jurdica
Tercera opcin
Destinatario: cargo y dependencia o cargo
solamente.
Remitente:
cargo
y
dependencia
o
cargo
solamente.
En esta opcin, la firma del remitente se escribe
sobre el nombre mecanografiado o
digitado al final del texto con mayscula inicial y
conservando el estilo elegido.
EJEMPLO
PARA: Jefe Divisin Financiera
DE: Jefe de Contabilidad
Asunto
Esta palabra se escribe en mayscula sostenida a
una interlinea libre de la preposicin de
(remitente).
Texto
Se escribe de dos a tres interlineas libres del
asunto, puesto que el saludo est incluido en el

primer prrafo, dejando una interlinea libre entre

prrafos.
Despedida
Se recomienda escribirla a una o dos interlineas
libres del texto; su ubicacin vara segn el
estilo elegido.
Remitente y firmas responsables
Cuando se aplican las opciones segunda y tercera
en el encabezamiento, se escribe el nombre
del remitente de cuatro a cinco interlineas libres
de la despedida, con mayscula sostenida.
La firma se ubica en la parte superior del nombre
del remitente; estos dos elementos se
escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando
se aplica la primera opcin, slo debera
aparecer la firma del remitente.
Lneas especiales
Anexo
copia
transcriptor

ESQUEMA DE MEMORANDO

CIRCULARES
Son comunicaciones escritas de inters comn, con el mismo
contenido o texto, dirigida a un grupo especfico de personas
tanto interna como externa.
CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer
informacin de carcter general.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Tratar un solo tema.

Iniciar y finalizar con una frase de cortesa.
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Utilizar los formatos normalizados en el manual
procedimientos de cada organizacin.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensin.

de

CLASES DE CIRCULARES
La circular general se dirige a un grupo especfico de personas.
La carta circular est dirigida en forma personalizada.
PARTES
Encabezado
De cero a una interlnea libre de la Zona 1 se escribe la
palabra CIRCULAR, en mayscula sostenida y centrada,
acompaada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.
Cdigo: Se recomienda escribirlo a una o dos interlneas libres
del encabezado.
Lugar de origen y fecha de elaboracin: Se recomienda
escribirlo a una o dos interlneas libres del cdigo.
Encabezamiento y destinatarios
De dos a tres interlneas libres de la fecha, se escribe la palabra
para, en mayscula sostenida, seguida del grupo destinatario de
la circular y su ubicacin, de acuerdo con el estilo utilizado. En el
caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la
elaboracin de la carta; nicamente cambian los datos del
destinatario. La preposicin para no va seguida de dos puntos (:);
en el caso de la carta circular, no se debera utilizar.
EJEMPLO
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
Asunto: Se escribe a dos interlneas libres de los datos del
destinatario contra el margen izquierdo.
Saludo: Se incluye en el inicio del texto.
Texto: Se inicia de dos a tres interlneas libres del asunto. Se
escribe a interlineacin sencilla y cada prrafo se separa del
anterior con una interlnea libre. En circulares de uno o dos

prrafos se puede dejar interlineacin de uno y medio entre

renglones y doble entre prrafos.
Despedida: Se escribe de una a dos interlneas libres del texto.
Remitente y firmas responsables
Lneas especiales:
Anexo
Copia
Trascriptor
Identificacin de pginas subsiguientes: La lnea de
identificacin debe contener el nmero de la circular, el cdigo o
la fecha. El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia
de una a dos interlneas libres del encabezamiento. La ltima
pgina debe contener como mnimo, el prrafo de cierre antes de
la despedida. Lnea de identificacin en el margen izquierdo y
nmero de pgina en el margen derecho.
EJEMPLO
pg.
Circular 040 Ccuta 12 de mayo de 2009 DG-1-057
2
ESQUEMA DE CIRCULAR

Actas

Las actas expresan lo tratado en una reunin o situacin

especfica. Son documentos que adquieren valor
administrativo, legal, jurdico e histrico desde el
momento de su creacin.
Caractersticas de redaccin y presentacin
-Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene.
Adems, se debe aclarar si el carcter de la reunin es
ordinario o extraordinario.

-Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en

una reunin o situacin especfica, sin describir detalles
intrascendentes.
- Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de
descargo que deben redactarse en tiempo presente.
Ningn prrafo debe iniciarse con gerundio. Se
recomienda no redactarlas con lenguaje telegrfico;
tampoco deben presentar errores tcnicos, ortogrficos,
gramaticales ni de puntuacin.
- Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en
las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud
expresa de algn participante, se anotan las
discrepancias o aclaraciones necesarias.
- La presentacin de originales y copias debe ser
impecable, sin borrones ni repisados.
-Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de
votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de
nombramientos, se registran los resultados y los
nombres completos.
- Se indica el nombre de la persona que presenta una
mocin y no es necesario anotar el nombre de quienes se
adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la
intervencin de uno de los asistentes, se hace con su
nombre completo
Clases de Actas
Existen varias clases de actas entre las cuales se
destacan:
-actas de comits,
- actas del concejo municipal,
- actas de consejos,
- actas de junta directiva,
-actas de asambleas,
-actas de reuniones administrativas,
- actas de levantamientos de cadveres,
- actas de baja de inventarios,
- actas de eliminacin de documentos,

-actas de sociedades y
- actas de entrega.

PARTES DEL ACTA

El ttulo: Est conformado por el nombre del grupo que

se rene. Se ubica centrado a una o dos interlneas libres
del margen superior.
EJEMPLO: REUNIN ORDINARIA CONSEJO MUNICIPAL
Denominacin del documento y nmero: se ubica la
palabra acta, en mayscula sostenida, centrada y a
continuacin el nmero consecutivo que le corresponda
Encabezamiento
El encabezamiento est conformado por las palabras
fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada
una
de
ellas
en
mayscula
sostenida
Lugar de origen y fecha de la reunin: se escribe la
palabra fecha, en mayscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde
se ha realizado la reunin y la fecha.
EJEMPLO FECHA: SINCELEJO, 24 DE abril de 2013
Hora: se escribe la palabra hora, en mayscula
sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se
escribe la hora de inicio y de finalizacin de la reunin.
EJEMPLO: De las 09:00 horas a las 16:00 horas
Lugar: se escribe la palabra lugar, en mayscula
sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se
escribe el sitio de la reunin.

EJEMPLO:
Sala Nevados Hotel El Barn, Saln
Diamante
Asistentes: se escribe la palabra asistentes, en
mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente, se escribe el ttulo o vocativo seguido de los
nombres y apellidos completos con mayscula inicial. El
cargo que desempea cada uno en la reunin se separa
del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerrquico
establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua,
los nombres se presentan en orden alfabtico por
apellidos.
EJEMPLO
1 ASISTENTES:
Eduardo
Casas
Burgos,
Presidente
Mara Teresa Pea Beltrn,
Vicepresidenta
Representaciones: En la lista
necesario aclarar cuando una
representacin de otra:

de asistentes
persona lleva

es
la

-En reuniones o comits organizacionales internos, se

aclara cundo una persona asiste por derecho propio y
que adems lleva la representacin de otra.
EJEMPLO:
ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en representacin de Alberto
Gonzlez
Invitados: se escribe la palabra invitados, si los hay, en
mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) . Los
nombres y apellidos completos se escriben con
mayscula inicial, y despus del tratamiento.
EJEMPLO
INVITADOS: Mara Jimena Snchez Lpez, observadora

Josefina

Vlez

Meja,

asistente

administrativa
Ausentes: se escribe la palabra ausentes, si los hay, Es
conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
EJEMPLO
AUSENTES: Pedro Noriega Rodrguez, Secretario (con
excusa)
Javier Surez Quintero, Delegado (sin
excusa)
Orden del da: con mayscula sostenida se escribe la
frase orden del da, seguida de dos puntos (:), se
enumeran los temas motivo de la reunin, con
mayscula inicial, identificndolos con nmeros arbigos,
todos
a
interlineado
sencillo.
Desarrollo: con mayscula sostenida se escribe la
palabra desarrollo, seguida de dos puntos se inicia el
primer tema identificndolo con nmero arbigo.
La primera actividad: la verificacin de qurum.
La segunda actividad: lectura, discusin y aprobacin del
acta anterior.
De acuerdo con el orden del da planeado y aprobado por
la reunin, se registran los temas.
Compromisos: se recomienda implementar el uso de un
instrumento de recordacin de actividades, taras o
compromisos asumidos.
Convocatoria: Si se programa una nueva reunin, se
escribe la palabra convocatoria en mayscula sostenida,
seguida de dos puntos (:). A continuacin, se escribe el
lugar, la direccin, la fecha y la hora de la prxima
reunin. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

EJEMPLO
CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizar en la
oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68, saln
Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00
horas.
Firmas, nombres y cargos: el nombre de los firmantes
responsables se escribe en mayscula sostenida o con
mayscula inicial, el cargo se escribe con mayscula
inicial y sin centrar.
Lneas Especiales:
ANEXO: (opcional)
COPIA: (opcional)
Transcriptor:
Paginas Subsiguientes:
EJEMPLO:
Lnea de identificacin
pgina
Reunin de comit acadmico-Acta 002

Esquema de Acta
RAZN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)
0 a 1 interlnea libre

TITULO Y CARCTER DE LA REUNION

1 a 2 interlneas libres
DENOMINACION DOCUMENTO Y NUMERO
2 a 3 interlneas libres

FECHA: Lugar y fecha de la reunin

1 interlneas libres

HORA:
1 interlneas libres

LUGAR:
1 interlnea libre

ASISTENTES: .

Nmero de
2


1 interlneas libres

INVITADOS:

1 interlnea libre

AUSENTES: ....
(si los hay) ..
2 interlneas libres

ORDEN DEL DIA

1. (nmero y tema)
2. (nmero y tema)

DESARROLLO
1. (nmero y tema)
Texto correspondiente..
.
1 interlinea libre
2. (nmero y tema)
Texto correspondiente

CONVOCATORIA( para nueva reunin)

NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS
Cargo

NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS

Cargo

LILNEAS ESPECIALES

INFORMES
La expedicin de informes est a cargo de funcionarios o
empleados autorizados, mediante acto administrativo o
en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se
elaboran en papel con logosmbolo, de acuerdo con las
normas internas de la organizacin.
NOTA Esta disposicin se debe tener en cuenta de
acuerdo con las polticas de costos de cada organizacin.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda
hacer su identificacin, descripcin o aclaracin dentro
del texto.

CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA
PRESENTACIN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:

tratar un solo tema por informe;

redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
usar tratamiento respetuoso y corts;
redactar en forma impersonal (se proyecta, se
estudi);

utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con

los manuales de cada organizacin;

disponer el orden en que se van a describir y contar

las actividades realizadas,

y elegir el lenguaje tcnico adecuado, as como el

tono para presentar los hechos.
UTILIZACIN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda
que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:

regular o aclarar una situacin;

informar sobre un hecho, expresar necesidades o
hacer requerimientos;

tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

reiterar una informacin, un requerimiento o

solicitud urgente;

impugnar o corregir una situacin, y presentar

detalles sobre un aspecto determinado.
CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres pginas,
b)
informe corto, que consta de una a 10 pginas y
c) informe extenso, de 11 pginas en adelante.

Existen informes peridicos y espordicos, de acuerdo

con los requerimientos de la entidad. Entre ellos
tenemos: comerciales, tcnicos, de actividad, de gestin,
de proyectos, de investigacin o financieros.
Resumen ejecutivo
Este tipo de informe breve se usa para: informar sobre el
desarrollo de un evento organizacional, dejar constancia
del procedimiento realizado durante la verificacin de
asuntos administrativos, reportar eventos extraordinarios
ocurridos durante una reunin, dar a conocer diferentes
aspectos sobre visitas administrativas o de verificacin.
Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se
remplaza por un encabezamiento

Partes de un Informe
Encabezamiento: Est compuesto por los elementos
que se describen a continuacin.
Razn social: Slo se escribe cuando el papel o soporte
no tiene membrete que identifique a la organizacin.
EJEMPLO CENDAP LTDA.
Dependencia: Corresponde a la seccin, departamento
o divisin donde se origina el resumen. Se escribe con
mayscula inicial y sobre el margen izquierdo.
Cdigo: Cuando exista cdigo de la dependencia o
codificacin especial de los informes (resmenes
ejecutivos), se escribe en la misma lnea de la
dependencia.
EJEMPLO Departamento de Capacitacin DC-048

Ttulo: Es el tema sobre el cual trata el resumen

ejecutivo. Se escribe en maysculas y centrado.
EJEMPLO CAPACITACIN CON BASE EN NORMAS DE
COMPETENCIA LABORAL
Lugar de origen y fecha de elaboracin: Se escribe
contra el margen izquierdo en mayscula sostenida y
seguida de dos puntos (:).
Autora del resumen ejecutivo: en mayscula inicial,
seguido de dos puntos precedidos por las expresiones
elaborado por, preparado por o responsable.
Objetivo: El resumen ejecutivo puede tener uno o varios
objetivos que describen, en forma breve, el propsito de
los mismos. Se escribe la palabra objetivo(s) seguida de
(:) y con mayscula sostenida.
EJEMPLO 1
OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso
evaluacin en la norma de Servicio al Cliente.

de

Temas
o
numerales: El
resumen
ejecutivo,
generalmente, contiene uno o varios temas precisos y
sucintos. Si es ms de uno, se enumeran y enuncian.
Pginas subsiguientes: Cuando se necesitan dos o
ms hojas deben identificarse, con el encabezado y el
nmero de pgina correspondiente son datos que
permiten identificar el documento a partir de la segunda
pgina.
Conclusiones: Es fundamental que las palabras
conclusiones,
recomendaciones,
sugerencias
o
propuestas se escriban en maysculas sostenidas y
contra el margen izquierdo.

Nombres, cargos y firmas: Al finalizar el cuerpo del

resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar.
Rbrica: Segn el tema tratado en el resumen ejecutivo
y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su
rbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte
inferior al margen izquierdo.
Lneas especiales y otros elementos esenciales
para la documentacin organizacional: ANEXO,
COPIA, Trascriptor.

ESQUEMA DE INFORME
RAZN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)
0 a 1 interlnea libre
Dependencia y cdigo
2 interlneas libres
TTULO RESUMEN EJECUTIVO
2 a 3 interlneas libres
Lugar y fecha de elaboracin
2 interlneas libres
ELABORADO POR: Nombres y apellidos de autor(es)
2 a 3 interlneas libres
1. TITULO
1 interlnea libre
Texto del primer ttulo: ...........................
..
..
2 interlneas libres
2. TITULO
1 interlnea libre
Texto del segundo ttulo:..
..
..

2 interlneas libres
3. TITULO
1 interlnea libre
Texto del tercer ttulo:..

1 interlinea libre
4.CONCLUSIONES
1 interlinea libre
Texto..

Resumen Ejecutivo
2 interlineas libres
Texto..
.
.
..
1 interlinea libre
Texto

.
2 interlneas libres
5. RECOMENDACIONES
1 interlnea libre
Texto

1 interlneas libres
Texto
.
..
.
..
.

4 a 5interlneas libres

NOMBRE Y FIRMA
Cargo
2 interlneas libres
ANEXO: (Opcional)
COPIA: (Opcional)
1 interlinea libre
Transcriptor:

NOMBRE Y FIRMA
Cargo