Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Procedimiento de Control de
Registros
Procesos de Sistema
Integrado de Gestin
Versin: 01
Fecha: 16/03/2016
3. DEFINICIONES:
Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar (mediante
consulta), los registros del SIG y para permitir su consulta solamente a
las reas afectadas.
Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de
conservacin apropiadas.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia.
Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte.
Legibilidad: que pueda leerse la informacin contenida en el registro.
Listado Maestro de Registros: ndice utilizado para describir en forma
ordenada los registros que conforman el Sistema Integrado de Gestin,
acompaados de su versin, nombre, fecha de aprobacin, lugar y
tiempo de retencin, disposicin y responsables de los mismos.
Proteccin: asegurar la integridad de los registros durante todo su
periodo til.
Registro: tipo especial de documentos que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.
4. REFERENCIA:
ACPB
Procedimiento de Control de
Registros
Procesos de Sistema
Integrado de Gestin
Versin: 01
Fecha: 16/03/2016
Diligenciar Los
Registro
Almacn De
Registro
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
Permanecen libres de
tachones
y
enmendaduras.
No se modifican para
Responsable del proceso
colocar
informacin
donde aplica el registro
adicional, para esto se
protegen las hojas y/o
celdas de los formatos.
Se diligencian en su
totalidad y si quedan
espacios en blanco se les
coloca una lnea (/), N/A o
No aplica, para evidenciar
que no contienen ms
informacin.
Los registros sern almacenados
de forma magntica en un
computador,
divididos por
carpetas identificadas con el
nombre
y
la
fecha
de
almacenamiento
del
mismo,
adems se realizarn copias de Responsable del proceso
seguridad (back ups) cada vez donde aplica el registro
que se almacene un nuevo
registro. Los registros fsicos
sern almacenados en archiveros
metlicos, en carpetas ordenadas
alfabticamente.
REGISTRO
Listado maestro
de registros
Listado maestro
de registros
Listado maestro
de registros
ACPB
Proteger El
Registro
Recuperar Y
Consultar Los
Registros
Retencin y
Disposicin Final
Del Registro
Procedimiento de Control de
Registros
Procesos de Sistema
Integrado de Gestin
Versin: 01
Fecha: 16/03/2016
Listado maestro
de registros
Listado maestro
de registros
Listado maestro
de registros
ACPB
Procedimiento de Control de
Registros
Procesos de Sistema
Integrado de Gestin
Versin: 01
Fecha: 16/03/2016
6. CONTROL DE CAMBIOS.
Versin
Fecha
Elaboro:
Reviso:
Aprob: