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Autorit
utorit de Rgulation
des March
archs Publics
Guide de la CAO
4
3
3
4
7
7
11
13
16
17
17
18
24
30
ABREVIATIONS
CMP
: Code des Marchs Publics (Loi 2004-009 du 26 juillet 2004)
CAO
: Commission dAppel dOffres
EPIC
: Etablissements Publics caractre Industriel et Commercial
SE
: Socit dEtat
UGPM
: Unit de Gestion des Passations de Marchs
PRMP
: Personne Responsable des Marchs Publics
DAO
: Dossier dAppel dOffres
AO
: Appel dOffres
AOO
: Appel dOffres Ouvert
AOR
: Appel dOffres Restreint
SCTE
: Sous-Commission Technique dEvaluation
CNM
: Commission Nationale des Marchs
CRM
: Commission Rgionale des Marchs
GAC
: Gestionnaire dActivits
IC
: Instructions aux Candidat
PV
: Pros-verbal
Offre(s) SC : Offres substantiellement conformes
Offre(s) NC : Offres non conformes
Offre(s) C
: Offres conformes
TVA
: Taxe sur la Valeur Ajoute
DPAO : Donnes Particulires de lAppel dOffres
4
Avant-propos
Le prsent guide est destin lusage de la Commission dAppel dOffres (CAO) pour sa mise en
place, son fonctionnement et ses attributions, afin de fournir les aspects pratiques et essentiels pour
remplir les fonctions prvues par le Code des marchs publics depuis louverture des plis jusqu la
formulation dun avis motiv la Personne Responsable des Marchs Publics (PRMP)
Il prsente de faon synthtique le rle de la CAO durant les tapes spcifiques aux modes de
passation de march et aux types de marchs.
Des canevas de Procs-verbal douverture des plis, de Rapport dvaluation des offres, ainsi que de
Procs verbal de validation se trouve en Annexe.
1) Mise en place et nomination des membres de la CAO
Selon larticle 2 du Dcret 2006-344, une CAO ad hoc est constitue auprs de chaque
institution ou tablissement soumis au CMP :
- Etat et ses tablissements publics
- Rgions et communes, et leurs tablissements publics
- Etablissements Publics caractre Industriel et Commercial (EPIC), Socits dEtat (SE)
Sur proposition de lUGPM, la nomination des membres de la CAO dun Dpartement (Ministre,
Rgion, Commune, EPIC , SE) se fait par une Dcision de la PRMP.
La liste comprend au moins 15 personnes dont le profil idal souhait serait :
- exprience continue dau moins 2 ans en matire de marchs publics
- exprience suffisante dans lun ou lautre des secteurs suivants : droit, travaux, services,
gestion financire, sciences, technique, et autres domaines lis aux services demands par
le dpartement
- ne pas participer llaboration, lapprobation, et le contrle des DAO de lAutorit
contractante considre (tches appartenant lUGPM)
Exceptionnellement, le nombre de 15 personnes nommer dans la liste pourrait tre rduit au
moins 10 pour les raisons ci-aprs :
- insuffisance du personnel de base
- insuffisance des comptences
Chaque membre nomm doit sengager par crit respecter le code dthique des marchs publics.
Les membres de la CAO, ainsi que toute autre personne appele aux runions de la CAO sont tenus
la confidentialit absolue lgard des informations non publiques dont ils disposent ainsi qu
lgard des arguments changs lors des dlibrations
Rf :
Article 6 du CMP
Article 1 ,2,4,18 du Dcret 2006-344 du 30 mai 2006
2) Composition de la CAO
Pour chaque appel doffres (sance douverture des plis, valuation, validation), la CAO est
compose de :
(i) 1 Prsident : la PRMP ou son dlgu de son choix (nomm par acte crit)
(ii) 5 membres dsigns par la PRMP parmi la liste des 15 personnes dresss par lUGPM, en
fonction de la nature des prestations et de la disponibilit des membres.
La CAO peut galement comprendre des membres associs ayant une voix consultative. Tout
membre associ doit possder des comptences notoirement reconnues dans la matire qui fait
lobjet de lappel doffres, incluant tout expert priv extrieur.
Les membres de la CAO se runissent sur convocation de la PRMP. Le quorum pour la validit des
dlibrations de la CAO est de deux tiers des membres. Les dcisions de la CAO sont prises la
majorit simple des membres prsents. En cas de partage des voix, celle du Prsident est
prpondrante. Les membres associs et les observateurs invits participer la CAO doivent se
retirer lors des dlibrations et du vote.
Rf
3) Responsabilits de la CAO
La CAO est charge, pour chaque appel doffres, de remplir toutes les fonctions permettant de
formuler un avis motiv la PRMP, pour lui permettre, son tour, de prendre une dcision sur tous
les domaines lis la passation de marchs : attribution, dclaration dappel doffres sans
infructueux, Appel doffres restreint, dclaration doffres anormalement basse/haute
Entre autres, la CAO ralise notamment les tches suivantes :
- Proposition de liste restreinte de candidats en cas dAOR ou en cas de Demande de
consultation pour les marchs de prestations intellectuelles
- Proposition de liste de candidats pr-qualifis en cas dAO avec pr-qualification
- Participation la sance douverture des plis prside par la PRMP
- Evaluation des offres ou propositions, et classement
- Proposition de rejet et dirrecevabilit des offres
- Evaluation et avis sur la qualification des candidats (ventuellement demande
dclaircissement)
- Fournitures de toute explication utile la PRMP durant le processus de passation de
march : passation de marchs de gr gr, dclaration dAO infructueux .
Pour chacune de ces tches, un avis ou une proposition de la CAO fait lobjet dune sance de
dlibration suivant les dispositions du 2) alina 8 ci-dessus. Le procs-verbal issu de ladite
sance est transmis la PRMP qui appartient la dcision finale.
En particulier, la CAO peut confier lvaluation des offres un sous-comit technique dvaluation
(SCTE). La SCTE est compose de 3 5 membres dont un rapporteur qui est obligatoirement
membre de la CAO. A lexception du rapporteur, les membres de la SCTE peuvent tre extrieurs
la CAO ;
La participation aux travaux de la CAO (sance de dlibration, valuation des offres/propositions)
donne lieu une indemnit spciale selon le barme tabli par larrt 12577/2007 du 30 juillet
2007
Rf : Article 6,7, 15, 17 du Dcret 2006-344 du 30 mai 2006
NB :
1. les membres de la CAO ne participent pas la prparation de la DAO, la soutenance de
dossier (DAO et march) la Commission de march (CNM ou CRM)
2. les membres de lUGPM ne peuvent pas tre en mme temps membres de la CAO
6
3. au cours de sa mission, toute communication de la CAO (et de chacun des membres) avec
les candidats seffectue uniquement par correspondance crite (demandes
dclaircissements) signe par la PRMP
4. Selon les dispositions de lArrt n6561/2007/MFB du 03 mai 2007 fixant le taux des
indemnits pour les membres des Commissions dAppel dOffres (CAO), le Prsident, les
membres, les membres associs de la CAO ainsi que ceux de la Sous-Commission
Technique dEvaluation (SCTE) ont droit une indemnit spciale dinstruction.
Lindemnit est due pour chaque dossier examin. Un appel doffres ou un march, sans
considration du nombre de lots, constitue un dossier. Les dpenses y affrentes sont
supportes par le budget de lUGPM concerne ou , le cas chant, de lentit bnficiaire.
Observations
Rfrences
La PRMP et les
membres de lUGPM
ne font jamais partie
des valuateurs
Dlai maximum
dvaluation :
20 jours
(travaux/fournitures)
Rf : Article 15 dcret
2006-344 - clause 9 IC
Rf :
Clause 9.2 IC
lauses 6.4 IC
fournitures
9
2.2
2.3
Le dlai de rponse
une demande
dclaircissement est en
gnrale de 48 heures
Pass ce dlai et sans
rponse satisfaisante du
candidat, on peut
dclarer loffre
correspondante non
qualifie, et on passe
loffre classe suivante
Rf :
Clause 6.3 des IC
clause 9.4.5 IC
10
2.4
.
Le rapport est sign et
paraph chaque page
par les valuateurs
Un PV est rdig
chaque runion de
validation ou de non
validation de la CAO
Le rapport dvaluation,
tous les PV de sance
de la CAO, et toutes les
correspondances crites
avec les candidats (DE,
prcisions,) sont
transmis lUGPM
pour archives
11
4.2 - AO ouvert avec pr-qualification (fournitures et travaux)
(Rf : Article 19 CMP)
La prsente procdure intgre une phase de pr-qualification ayant pour objet de slectionner les
candidats ayant laptitude excuter le march de manire satisfaisante.
Dfinition :
Il est gnralement ncessaire de procder une pr-qualification des candidats pour les travaux
complexes ou dune grande envergure, ou dans toute autre situation o le cot lev de la
prparation dune offre dtaille risquerait de dcourager la concurrence, par exemple, dans le cas
de matriels devant tre fabriqus sur commande, dquipements industriels, de services
spcialiss, de certaines technologies complexes de linformation et de marchs cls en main, de
conception et construction ou densemblier.
La procdure est alors divise en deux :
- la phase pr-qualification : appel public candidature sur la base de laptitude des candidats
excuter de faon satisfaisante le march vis, compte tenu i) de leurs rfrences en ce qui
concerne lexcution de marchs analogues, ii) de leur capacit en termes de personnel, de
matriels et dquipements de construction ou de fabrication, et iii) de leur situation
financire
- la phase AO : invitation des candidats pr-qualifis soumissionner sur la base dun DAO.
Les interventions de la CAO sont identiques celles dun AO ouvert prvu par larticle 18
(sans pr-qualification)
N Description des tches pour la phase de prqualification
1
Observations
PV de sance de validation de
la liste de candidats pr-
12
la CAO fait reprendre lvaluation en recommandant
de procder des demandes dclaircissement ou,
ventuellement une relance de lappel candidature
avec plus de publication et ventuellement
damlioration des critres de slection
b) Si elle est valide, la CAO confirme la proposition
5
6
7
qualifis
13
0.2
Observations
Droulement de sance et PV
trs simplifis (pas de fiche de
dpouillement, sance non
publique) du fait quil ny a
pas encore de concurrence
Dure maximale de
14
qui sont essentiellement :
- lexprience du candidat (exprience gnrale et
exprience en rapport avec la mission)
- la mthodologie
- lexprience du personnel cl (exprience gnrale et
exprience en rapport avec la mission)
Le systme de notation utiliser est celui prvu dans le
DPIC. Sur lensemble des 3 critres ci-dessus, chaque
proposition se voit attribuer un score technique (St).
.
La commission dvaluation rdige le rapport dvaluation
technique et le transmet la CAO pour validation en
sance :
- si le rapport est valid, la PRMP informe tous les
candidats de leurs scores techniques et invite ceux
qui ont obtenu plus de la note minimum exige la
sance douverture des propositions financires. Les
propositions nayant pas atteint le score technique
minimum spcifi dans le DPIC sont rejetes ce
stade
- Si elle nest pas valide, la CAO fait reprendre
lvaluation en recommandant une valuation plus
pousse (DE) et/ou un recadrage de lvaluation
pour viter des divergences dapprciation, tout en
respectant les conditions du DPIC et les rgles de la
concurrence
15
le budget annonc dans le DC sont rejetes. Le classement
est bas selon le score technique pour les propositions
financires qui rentre dans le budget
- en cas de SQ, le classement est bas uniquement selon le
score technique
proposition financire
SQC : Slection qualit cot
SMC : Slection au moindre
cot
SBD : Slection budget
dtermin
SQ : slection fonde sur la
qualit technique
16
4.4 Proposition de Dclaration dAO infructueux
(Article 22 du CMP)
La dclaration dAppel dOffres infructueux par la PRMP est prcde dun avis de la
Commission dAppel doffres.
La CAO fait la proposition de dclaration dAO infructueux selon les 3 cas prvus par lArticle 22
du CMP :
a)
Aucune offre/proposition na t remise lexpiration de la date limite de remise des offres
b)
Lexamen des offres laisse apparatre quaucune dentre elles nest recevable. Ce cas se
prsente sous lune des formes ci-aprs :
i)
Pour les marchs de travaux et de fournitures :
17
18
ANNEXE 1
MARCHE DE FOURNITURES
PV douverture des plis
Rapport dvaluation
PV de validation
19
[En tte du service]
[Nom candidat]
Acte
dengagement
Montant de loffre /
rabais (Ariary)
Garantie
de
soumission
F : Fourni
[F ou NF]
[Montant offre rabais et
variantes ventuels]
[F ou NF]
NF : Non fourni
Fonction
Signature
[Toutes les pages du PV, autres que la page de signature, sont parapher par les membres de la CAO].
[A joindre la fiche de prsence]
[Les observateurs ne signent pas le PV mais remplissent la fiche de prsence]
20
[candidat]
(pli n1)
[Oui ou Non]
[nombre de jours]*
[nombre de jours]*
[F ou NF]
[F ou NF]
[forme de la garantie]
[date]
[montant]
[candidat]
(pli n3)
[candidat]
(pli n4)
[C ou NC ou
SC]
[C ou NC ou
SC]
[C ou NC ou
SC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC ou SC]
[C ou NC ou SC]
C : conforme
[candidat]
(pli n2)
SC : substantiellement conforme
NC : non-conforme
21
I.2 CONFORMITE DES SPECIFICATIONS TECHNIQUES
Spcifications
techniques
demandes
Conclusion sur
la Conformit
[candidat]
(pli n1)
[ST proposes]
[C]
ou
[NC
]
ou
[SC
]
[C ou NC ou SC]
[C ou NC ou SC]
C : conforme
SC : substantiellement conforme
[Les offres non conformes sont rejetes ce stade ]
[C]
ou
[NC
]
ou
[SC
]
[C ou NC ou SC]
[candidat]
(pli n4)
[ST proposes]
[C ou NC ou SC]
NC : non-conforme
Ajustement
Variantes
techniques
(6)
Conversion en
monnaie unique
(taux prcis dans
DAO)
Montant valu
de loffre
(7) = (1)+(2)+(3)
+ (4) +(5)+(6)
Classement
(suivant la
moins-disance
en (7))
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[(4) et (5) Critres additionnels : dlai de livraison, dlai de paiement,)
[Les colonnes (3), (4), (5) sont valus suivant les dispositions, formules, ou taux prvus dans le DAO]
IV. VERIFICATION DE LA QUALIFICATION
Dsignation des pices et
conditions du DAO
NIF
Certificat de non faillite
(< 3 mois)
Etat 211 bis (< 3mois)
Statistique
Bilan certifi
Autres (Chiffre daffaires)
Conclusion sur la qualification
Q : qualifi
NQ : non qualifi
[candidat] *
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[Q ou NQ]
[Q ou NQ]
[Q ou NQ]
[F ou NF]
[F ou NF]
[F ou NF]
[F ou NF]
[F ou NF]
[F ou NF]
[Q ou NQ]
[C]
ou
[NC
]
ou
[SC]
(8)
22
* : lordre des candidats dans les colonnes est suivant le classement au III - colonne (8) : 1er la colonne 1 ,
2 la colonne 2, etc
V. CLASSEMENT DES OFFRES
Le tableau ci-aprs prsente le classement des offres substantiellement conformes des candidats ayant les
qualifications requises :
[Classement des candidats qualifis selon lordre obtenu la colonne (8) - III]
Nom des candidats
[candidat]
Montant offre
[montant]*
Classement
1er
[* : Offre corrige avec rabais]
[candidat]
[montant]*
2
[candidat]
[montant]*
3
[candidat]
[montant]*
4
23
[En tte du service]
1er
2me
3me
4me
Fonction
Signature
[Toutes les pages du PV, autres que la page de signature, sont parapher par les membres de la CAO].
[Ne signent pas le PV : - Les observateurs
- Les membres de la SCTE nappartenant pas la CAO
Mais ils signent la fiche de prsence]
24
ANNEXE 2
MARCHE DE TRAVAUX
PV douverture des plis
Rapport dvaluation
PV de validation
25
[En tte du service]
[Nom candidat]
Acte
dengagement
Montant de loffre /
rabais (Ariary)
Garantie
de
soumission
F : Fourni
[F ou NF]
[Montant offre rabais
et variantes ventuels]
[F ou NF]
NF : Non fourni
Fonction
Signature
[Toutes les pages du PV, autres que la page de signature, sont parapher par les membres de la CAO].
[A joindre la fiche de prsence]
[Les observateurs ne signent pas le PV mais remplissent la fiche de prsence]
26
[En tte du service]
[candidat]
(pli n1)
[Oui ou Non]
[nombre de jours]*
[nombre de jours]*
[F ou NF]
[F ou NF]
[F ou NF]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC ]
[C ou NC ]
[C ou NC]
[forme de la garantie]
[date]
[montant]
[F ou NF]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[candidat]
(pli n2)
[candidat]
(pli n3)
[candidat]
(pli n4)
[C ou NC ou
SC]
[C ou NC ou
SC]
[C ou NC ou
SC]
[C ou NC ou SC]
[C ou NC ou SC]
C : conforme
SC : substantiellement conforme
NC : non-conforme
27
II. CORRECTION DES ERREURS ET CONVERSION EN MONNAIE UNIQUE
Nom des candidats
Offres lues
Correction
Offres corriges
publiquement
[monnaie]
[monnaie]
Conversion en
monnaie unique
(taux prcis dans
DAO)
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
III. EVALUATION ET COMPARAISON DES OFFRES
Nom des
Montant offres
Rabais
Ajustement Ajustement Montant valu
Classement
(suivant la moinscandidats
corrigs
marge de Variantes
de loffre
disance en (5))
Converti en
prfrence techniques (5) = (1)+(2)+(3)
(6)
monnaie unique
(2)
nationale
(4)
+ (4)
(1)
(3)
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[Les colonnes (3), (4), sont valus suivant les dispositions, formules, ou taux prvus dans le DAO]
IV. VERIFICATION DE LA QUALIFICATION
Dsignation des pices et
conditions du DAO
NIF
Certificat de non faillite
(< 3 mois)
Etat 211 bis (< 3mois)
Statistique
Registre de commerce
Bilan certifi
Chiffre daffaire moyen annuel sur les
3 dernires annes > [montant]
Fonds de roulement > [montant]
Travaux similaires > [montant]
[candidat] *
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[F ou NF]
[F ou NF]
[F ou NF]
[F ou NF]
[F ou NF]
[F ou NF]
[montant]
[forme]
[montant]
[montant]
[pices justificatives : PV
de rception,]
Matriels :
[matriels proposs par
le candidat]
Personnel :
[personnels proposs
par le candidat]
Autres
Conclusion sur la qualification
[Q ou NQ]
[Q ou NQ]
[Q ou NQ]
[Q ou NQ]
Q : qualifi
NQ : non qualifi
* : lordre des candidats dans les colonnes est suivant le classement au III - colonne (6) : 1er la colonne 1 ,
2 la colonne 2, etc
28
IV. CLASSEMENT DES OFFRES
Le tableau ci-aprs prsente le classement des offres substantiellement conformes des candidats ayant les
qualifications requises :
[Classement des candidats qualifis selon lordre obtenu la colonne (6) - III]
Nom des candidats
[candidat]
Montant offre
[montant]*
Classement
1er
[* : Offre corrige avec rabais]
[candidat]
[montant]*
2
[candidat]
[montant]*
3
[candidat]
[montant]*
4
29
[En tte du service]
1er
2me
3me
4me
Fonction
Signature
[Toutes les pages du PV, autres que la page de signature, sont parapher par les membres de la CAO].
[Ne signent pas le PV : - Les observateurs
- Les membres de la SCTE nappartenant pas la CAO
Mais ils signent la fiche de prsence]
30
ANNEXE 3
31
[En tte du service]
[Nom candidat]
Proposition technique
[F ou NF]
Enveloppe
contenant
la
proposition financire
F : Fourni
NF : Non fourni
[F ou NF]
Fonction
Signature
[Toutes les pages du PV, autres que la page de signature, sont parapher par les membres de la CAO].
[A joindre la fiche de prsence]
[Les observateurs ne signent pas le PV mais remplissent la fiche de prsence]
32
C : conforme
[candidat]
(pli n1)
[Oui ou Non]
[candidat]
(pli n2)
[candidat]
(pli n3)
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
[C ou NC]
NC : non-conforme
Critres et sous-critres
1) Expriences de la firme
- [sous-critres]
- [sous-critres]
2) Note mthodologique
- [sous-critres]
-[sous-critres]
3) Personnel cls
- [sous-critres]
- [sous-critres]
4) Autres
- [sous-critres]
- [sous-critres]
Autres observations
Score technique total
score max
score
candidat
[candidat]
score max
score
candidat
[candidat]
score max
score
candidat
33
III. RECAPITULATION
Nom des candidats
Score technique
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
Score technique minimum requis :..[points]
Fait .., le..
Les membres du sous-comit technique dvaluation des offres :
- [Nom, prnom, signature des membres de la SCTE]
[Toutes les pages du rapport autres que la page de signature sont parapher par les membres de la CAO/SCTE]
34
[En tte du service]
Fonction
Signature
35
[En tte du service]
Ouverture des propositions financires des candidats ayant obtenu le score technique minimum requis :
N pli
N Lot (ventuel)
Candidats
[Nom candidat]
Acte
dengagement
Montant de la
proposition
/
rabais (Monnaie)
F : Fourni
[F ou NF]
[Montant proposition
rabais ventuels]
NF : Non fourni
Fonction
Signature
[Toutes les pages du PV, autres que la page de signature, sont parapher par les membres de la CAO].
[A joindre la fiche de prsence]
[Les observateurs ne signent pas le PV mais remplissent la fiche de prsence]
36
[En tte du service]
Conversion en monnaie
unique [taux prcis
dans DC]
(4)
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
(2)
(3)
(4)
Score
technique
St
Score final
S=St*T+ Sf*F
Classement
[selon le score
final S]
(5)
(6)
(7)
37
III.2. En cas de mode de slection SMC (Slection au moindre cot)
Montant
Nom des
Rabais
Montant
Classement
propositions
candidats
avec
[selon la moinscorriges
Rabais
disance en (3)]
converties en
monnaie unique
(1)
(2)
(3)
(4)
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
III.3. En cas de mode de slection SBD (Slection budget dtermin)
Montant
Nom des
Rabais
Montant
Candidats ayant
propositions
candidats
avec
une proposition
corriges
Rabais
financire qui
converties en
rentre dans le
monnaie unique
(2)
(3)
budget
(1)
(4)
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
Score technique
St
(5)
Classement
[selon le score
technique St]
(6)
(2)
(3)
(4)
(5)
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
38
[En tte du service]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
[candidat]
Montant de la
proposition
39
Fonction
Signature
[Toutes les pages du PV, autres que la page de signature, sont parapher par les membres de la CAO].
[Ne signent pas le PV : - Les observateurs
- Les membres de la SCTE nappartenant pas la CAO
Mais ils signent la fiche de prsence]