Plan de Comunicaciones Roles y responsabilidades

Roles & Responsabilidades

Ing. Sandra Luengas Aponte, Phd

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Roles & Responsabilidades en el Proyecto
Un proyecto exitoso requiere que el equipo participe en los procesos de
planificacin, comprometindose con el plan de proyecto definido y
hacindose responsable por la completitud de lo asignado.
Es importante definir una estructura formal para el proyecto y su equipo de
trabajo, ya que sta entrega a cada integrante del equipo un claro
entendimiento de la autoridad que tiene, y de las responsabilidades
necesarias que debe cumplir para el logro de las actividades asignadas. Los
miembros del equipo necesitan cuantificar efectivamente sus asignaciones,
en trminos de lograr los objetivos.
Quines son parte del equipo de proyecto?
El equipo de proyecto incluye un grupo de personas, dentro de los cuales
est:
Personas que trabajan directamente en la ejecucin de la solucin. Existen
roles y responsabilidades que deberan ser consideradas para todos los
proyectos de tecnologa, stos son:

Mantencin de requerimientos

Especificacin de reglas de negocio

Administracin de Datos/Bases de Datos/bienes y servicios

Gestin de Proyectos

Comunicacin de Datos

Pruebas de Sistema/ de parametrizacin infraestructura

Conversin

Documentacin (usuario y tcnica)

Entrenamiento

Arquitectura de Sistemas

Lderes/Tomadores de decisin de la organizacin y algunas veces

agentes controladores

Personas que se relacionan con las salidas del sistema

Patrocinador del Proyecto

Usuarios finales

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Stakeholders
Los stakeholders son individuos u organizaciones que tienen un inters
especial en el xito del proyecto. El equipo de administracin del proyecto
debe identificarlos tempranamente para determinar sus expectativas, y as
definir el alcance del proyecto y asegurar su xito, a travs del manejo e
influencia de las expectativas de los stakeholders identificados.
Director de Proyecto (Gerente de proyecto)
El Director de Proyecto es responsable del proyecto en su totalidad, esto
significa que es responsable de planificar el proyecto y asegurar que sea
finalizado exitosamente, en el plazo acordado y dentro del presupuesto
definido. Para esto, debe trabajar muy cerca del patrocinador del proyecto y
as asegurar el uso adecuado de los recursos.
El Director de Proyecto debe ser asignado tempranamente, de tal forma que
el plan de ste sea propio y por ende se logre el compromiso necesario en su
ejecucin.
Responsabilidades del Director de Proyecto
FUNCIONES GENERALES
Implementa las polticas y procedimientos del proyecto.
Reserva los recursos para la ejecucin del trabajo.
Mantiene la pericia y productividad en el equipo tcnico, y provee
entrenamiento donde se requiera
Establece y mantiene la calidad en el proyecto.
Identifica y provee las herramientas a ser usadas en el proyecto.
DEFINICIN DE CONCEPTOS
Desarrolla el borrador del plan del proyecto.
Define criterios de xito del proyecto.
Documenta las restricciones del proyecto.
Realiza un anlisis costo/beneficio.
PLANIFICACIN
Desarrolla el plan detallado del proyecto, utiliza metodologa para reflejar
las necesidades del proyecto.
Asegura que la administracin, los usuarios, las organizaciones afectadas,
y los terceros respeten los acuerdos del proyecto..
PARTIDA DEL PROYECTO
Asegura que el plan del proyecto est aprobado y delineado.
Asigna los recursos del proyecto, y las tareas a stos.
Aprueba el plan de calidad y el de control de cambios del proyecto.
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EJECUCIN DEL PROYECTO

Revisa regularmente el estado del proyecto, comparando lo
presupuestado con lo gastado.
Asegura que el plan del proyecto est actualizado y cerrado.
Revisa los resultados de las revisiones de calidad.
Participa en las reuniones de cambio para aprobar los cambios al
sistema.
Obtiene la aprobacin de la direccin y los usuarios para el diseo,
pruebas y mejoras.
Revisa los riesgos del proyecto y establece los procedimientos de
mitigacin de stos.
CIERRE
Desarrolla un plan de accin para los productos que no pasan las
pruebas de aceptacin.
Obtiene la aprobacin de las pruebas al sistema de los usuarios y la
direccin.
Cierra las actividades abiertas.
Asiste a los servicios generales en el cierre del contrato.
Comunica el xito del proyecto.
Desarrolla un reporte post-implementacin.
Conduce una sesin de lecciones aprendidas.
Patrocinador del Proyecto (Sponsor)
El Patrocinador del Proyecto es quien justifica la existencia del proyecto. Es
usualmente la administracin del proyecto quien finalmente recibir los
resultados finales de ste.
Un Patrocinador de Proyecto es un prerrequisito importantsimo para el
Director del Proyecto.
Esta persona puede ser parte de la administracin de la organizacin y
usualmente es un jefe de rea.
Responsabilidades del Patrocinador del Proyecto
FUNCIONES GENERALES
Articula los requerimientos de la organizacin.
Asegura que los requerimientos sean considerados.
DEFINICIN DE CONCEPTOS
Define las necesidades del Patrocinador.
PLANIFICACIN
Revisa y aprueba el plan del proyecto.
Participa en las sesiones de planificacin.
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PARTIDA DEL PROYECTO

Asigna personas de su equipo como punto de contacto con el proyecto.
Aprueba fondos.
EJECUCIN DEL PROYECTO
Asiste en la revisin de los requerimientos ejecutivos.
Ayuda a resolver problemas en los requerimientos.
Provee acuerdos escritos para los requerimientos y criterios de calidad.
CIERRE
Provee representantes
aprendidas.

para

asistir

reuniones

de

lecciones

Organizacin
La Administracin de la organizacin identifica las necesidades de
organizacin en el proyecto, cuantifica los riesgos y aprueba los acuerdos del
proyecto. Es responsable de establecer los planes estratgicos para TI, para
asegurarse que los proyectos son consistentes con la organizacin y de
desarrollar los procedimientos para asegurar que las polticas TI son
seguidas.
Responsabilidades de la Organizacin
FUNCIONES GENERALES
Pioriza las necesidades de TI de la organizacin e incluye un plan
estratgico de la organizacin.
Asegura que los recursos suficientes estn disponibles para el
desarrollo del proyecto.
Revisa/Aprueba acuerdos con entidades externas (proveedores y
otros)
Asegura que el equipo est apropiadamente entrenado.
Evala y recomienda la adopcin de herramientas de automatizacin.
DEFINICIN DE CONCEPTOS
Selecciona al Director de Proyecto.
Revisa/Valida el anlisis de riesgo.
PLANIFICACIN
Revisa/Aprueba el plan del proyecto, el presupuesto y establece
reservas.
Asegura que el Lder del equipo participe en la estimacin.
PARTIDA DEL PROYECTO
Asegura que el equipo est disponible.
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Asegura que los fondos estn disponibles.

PROYECTO
Revisa regularmente la conduccin del proyecto.
Aprueba los cambios en el plan del proyecto.
Revisa los planes de mitigacin de riesgo.
Revisa/Aprueba los cambios en los acuerdos de contrato.

EJECUCIN DEL

CIERRE
Contribuye en las sesiones de lecciones aprendidas.
Asegura la aceptacin de los usuarios y el patrocinador.
Equipo de Desarrollo
El equipo del proyecto tiene la responsabilidad de desarrollar las actividades
de ste. El jefe de desarrollo ayuda al Director de Proyecto a planificar el
esfuerzo de desarrollo y logra acuerdos con el objeto de finalizar el proyecto
dentro del cronograma y presupuesto establecido.
El equipo de desarrollo incluye el especialista en tecnologa responsable de
implementar la solucin del proyecto. Los Usuarios y Stakeholders deberan
interactuar con el equipo de desarrollo para asegurar que los requerimientos
sean correctamente implementados.
Responsabilidades del Equipo de Desarrollo
FUNCIONES GENERALES
Identifica las alternativas de solucin tcnica.
Implementa la solucin dentro de presupuesto y plazo.
Se coordina con rea de Aseguramiento de Calidad.
Soporta la planificacin y seguimiento del proyecto.
DEFINICIN DE CONCEPTOS
Provee estimaciones para los productos desarrollados.
Asegura que los requerimientos son alcanzables y apropiados para los
recursos disponibles.
Analiza los requerimientos en su completitud, consistencia y
ambigedad.
PLANIFICACIN
Desarrolla mejoras tcnicas.
Divide y asigna las tareas a desarrollar.
Asiste en la estimacin y programacin del desarrollo.
Asiste en el desarrollo del plan de aseguramiento de la calidad.
Identifica las herramientas de productividad para el proyecto.
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PARTIDA DEL PROYECTO

Asegura que todos los integrantes del equipo de desarrollo entiendan
el plan del proyecto.
Identifica las necesidades de entrenamiento del equipo.
Establece las necesidades de ambiente para el proyecto.
Asegura que el equipo completo de desarrollo entienda los
requerimientos.
EJECUCIN DEL PROYECTO
Controla el esfuerzo del desarrollo y genera reportes de estado del
proyecto.
Desarrolla las especificaciones de diseo e interfase.
Conduce revisiones internas y externas del proyecto.
Se coordina con Aseguramiento de Calidad, revisa los resultados de
esta rea, y corrige las desviaciones.
Establece un control de la configuracin y documentos base.
Establece un plan de pruebas y coordina las actividades de este plan.
Acepta problemas y fija el programa.
Identifica riesgos cuando son encontrados.
Participa en reuniones de cambio.
CIERRE
Participa en sesiones de lecciones aprendidas.
Identifica la manera de mejorar los procesos del proyecto.
Administrador de los Cambio
El Administrador de Configuracin (Control de Cambio) es responsable de
planificar, coordinar e implementar las actividades de cambio en el proyecto.
Especficamente es responsable de identificar los cambios al proyecto, y
asegurar que los cambios al proyecto son cuidadosamente manejados.
Responsabilidades de la Administracin de los Cambios
FUNCIONES GENERALES
Identifica las necesidades de cambio del proyecto.
Genera cambios.
DEFINICIN DE CONCEPTOS
Provee mejoras al proceso de cambio basado en los requerimientos y
los estndares de la organizacin.
PLANIFICACIN
Desarrolla un borrador del Plan de Control de Cambio.
Identifica tareas relevantes a ser monitoreadas especialmente por el
control de cambio.
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Identifica herramientas de control para soportar las necesidades del

proyecto.

PARTIDA DEL PROYECTO

Delinea el plan del proyecto aprobado y las especificaciones
relevantes.
Actualiza el plan de control de cambio y lo pone bajo control.
Crea y supervisa la librera del proyecto.
EJECUCIN DEL PROYECTO
Lidera el comit de control de cambio del proyecto y distribuye la
informacin de los cambios.
Registra las actividades de cambio y mantiene una lista de stas.
Administra el acceso a la librera del proyecto. Controla y distribuye los
productos.
Reporta el seguimiento de los problemas.
Ejecuta auditoria a los cambios
CIERRE
Participa en las sesiones de lecciones aprendidas.
Identifica fortalezas y debilidades de las mejoras en el Control de
Cambio.
Archiva la librera del proyecto.
Aseguramiento de Calidad
La funcin de Aseguramiento de la Calidad planea e implementa las
actividades de calidad para asegurar que los procesos y estndares definidos
son seguidos. Idealmente, esta funcin es responsabilidad de cada uno de
los integrantes del equipo, con el responsable de la calidad como
componente clave en la asignacin de cada uno de los trabajos.
Responsabilidades de Aseguramiento de Calidad
FUNCIONES GENERALES
Revisa y verifica que la organizacin tiene procesos de administracin
y tcnicos que son seguidos.
Mantiene la librera del proyecto y el repositorio de mtricas de
proyectos.
DEFINICIN DE CONCEPTOS
Asegura que los requerimientos estn identificados.
PLANIFICACIN
Verifica que los planes estn revisados por todos los afectados.
Revisa el proceso usado para estimar y planificar.
Prepara un plan de calidad para el proyecto que identifique las
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actividades de calidad y los recursos requeridos.

Asiste en el desarrollo de las estimaciones.

PARTIDA DEL PROYECTO

Verifica que los requerimientos son claros, verificables y probables.
Asegurar que los riesgos estn apropiadamente identificados y
controlados.
Provee orientacin al equipo del proyecto y a los administradores del
rol de QA.
EJECUCIN DEL PROYECTO
Verifica que las polticas de la organizacin y los proyectos son
seguidos.
Recolecta y analiza las mtricas del proyecto.
Coordina las revisiones formales y auditorias y participa en revisiones
informales.
Mantiene la lista de problemas no acordados bajo Control de Cambio.
Observa las pruebas e inspecciona los reportes de stas.
Verifica entregables en conformidad a los estndares.
CIERRE
Archiva mtricas del proyecto.
Certifica la exactitud en los proyectos.
Valida los procesos de calidad del proyecto.
Participa en las sesiones de lecciones aprendidas.
Usuario Final
Los usuarios finales son responsables de asegurar que sus necesidades sean
tomadas en cuenta y validar que el proyecto finalizado cumpla con stas.
Responsabilidades del Usuario Final
FUNCIONES GENERALES

Articula los requerimientos del usuario.

Asegura que se levanten los requerimientos
Asegura que el equipo est entrenado y preparado para recibir el
nuevo sistema.
Defiende el nuevo sistema ante otros usuarios remotos.

DEFINICIN DE CONCEPTOS
Define necesidades de los usuarios.
PLANIFICACIN

Revisa y aprueba el plan del proyecto.

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Revisa los reportes de estado del proyecto.

PARTIDA DEL PROYECTO

Asigna usuarios como punto de contacto del proyecto.
EJECUCIN DEL PROYECTO
Revisa los requerimientos.
Revisa el diseo.
Ayuda a resolver problemas con los requerimientos.
Provee acuerdos escritos acerca de los requerimientos y los criterios
de calificacin.
Asiste en las pruebas de usuario.
Aprueba los entregables y los procedimientos de instalacin.
Revisa las prcticas actuales del negocio y el impacto que el nuevo
sistema tendr en l.
Desarrolla procedimientos, polticas y sistemas para soportar el nuevo
sistema.
CIERRE
Provee representantes para asistir a las reuniones de lecciones
aprendidas.
Administracin TI
Es responsable de definir las polticas de TI y asegurar que sean seguidas por
toda la organizacin, adems de revisar y aprobar la factibilidad de los
planes de proyecto y proveer una luz sobre los altos riesgos de stos.
La funcin de revisin de TI incluye revisin de los planes del proyecto,
contratos, y otros acuerdos del proyecto para valorizar los riesgos, cuando
sea necesario, recomendando acciones correctivas.
Administracin TI ejecuta estas funciones generales en paralelo con las
funciones especficas resumidas a continuacin:
Responsabilidades de TI
FUNCIONES GENERALES
Define las polticas TI
Revisa los planes/procedimientos de la organizacin para implementar
polticas TI.
Provee liderazgo y recursos para mejorar la gestin de proyectos para
proyectos TI.
DEFINICIN DE CONCEPTOS
Revisa la factibilidad tcnica de los proyectos.
PLANIFICACIN
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Revisa y ayuda a identificar los riesgos de los proyectos.

Verifica que los objetivos del proyecto estn definidos.

Revisa los planes de proyecto y documentos iniciales para los
proyectos de alto riesgo.

PARTIDA DEL PROYECTO

Aprueba el plan del proyecto para los proyectos de alto riesgo.
Asegura que el plan del proyecto est firmado y delineado.
EJECUCIN DEL PROYECTO
Asegura que el control se realiza sobre proyectos que han sido
designados.
Revisa el estado del proyecto.
Aconseja en la resolucin de problemas serios del proyecto.
Suspende o termina la ejecucin pobre de proyecto.
CIERRE
Recolecta y archiva la base de datos del proyecto.
Revisa y archiva los reportes de evaluacin post-implementacin.
Participa en las sesiones de lecciones aprendidas.

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APLICACIN Y EJEMPLO
PLAN DE COMUNICACIONES
El proceso de Planificacin de las Comunicaciones determina las necesidades
de informacin y comunicacin de los interesados; por ejemplo, quin
necesita qu informacin, cundo la necesitar, cmo le ser suministrada y
quin la distribuir. Para ello, se define el siguiente modelo:
COMITS
La siguiente tabla lista las reuniones que se realizarn a lo largo del
proyecto.
ID

Evento

Propsito

KO

Reunin de
Kick Off

ACD

Comit
Directivo

ACF

ARS

Responsable

Artefacto generado

Periodicidad

Comunicar a todo el equipo el alcance Gerente

y caractersticas del proyecto y
de Proyecto
obtener el compromiso de todos los
involucrados.

Acta de Reunin

Al inicio del
proyecto

Reunin para discutir las tareas en

desarrollo, las completadas y las
futuras. Mantener informado al equipo
del estado del proyecto y asegurar
que los problemas, riesgos o cambios
son manejados adecuadamente.

Gerente de

Presentacin y Acta
de Reunin

Bi-Mensual

Reuniones de Reunin formal al final de cada fase

Cierre de Fase para identificar el estado del proyecto,
el nivel de calidad de los entregables
producidos y analizar los riesgos,
problemas o cambios relevantes.

Gerente de

Acta de Reunin

Al final de cada
fase

Reuniones de
seguimiento
operativo

Gerente de

Reporte del estado del proyecto:

cronograma, riesgos, problemas y
cambios, para mantener informados
del estado del proyecto a todos los
involucrados.

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Presentacin Control Semanal o

del Proyecto
Quincenal
Tareas y productos
realizados en el
perodo.
Detalla desvos con
sus causas y las
acciones correctivas.
Acta de Reunin

ART

Reuniones de
trabajo

Reuniones para realizar levantamiento Cada uno de los

de especificaciones, as como para
frentes
revisar aspectos relevantes de cada
uno de los componentes del contrato,
y en general cualquier aspecto tcnico
relacionado con el proyecto.
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Acta de reunin

Cada vez que se

requiera.

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ID

Evento

Propsito

Responsable

Artefacto generado

Periodicidad

ACC

Comit de
cambios

Reunin para discutir las solicitudes

de cambio y su impacto, aprobacin,
negacin o aplazamiento

Gerente de

Control de cambios

Proyecto

Acta de reunin

Cada vez que se

requiera

Solicitud de
modificacin al
contrato

Comunicados
Se han definido como mecanismos de envo y recepcin de comunicados
entre las partes, los siguientes:
-

Correo electrnico: seguimientoproyecto@gmail.com

Se utilizar el correo electrnico

comunicacin en el proyecto.

Para garantizar la correcta gestin de la informacin transmitida a

travs de correo electrnico se ha definido una cuenta de correo para
el proyecto que ser utilizada como punto nico de contacto, que se
definir al inicio del proyecto.

Comunicado en medio fsico:

Cuando la situacin lo amerite se utilizar como mecanismo formal de

comunicacin el envo de comunicados en medio fsico. As mismo se
autoriza el envo como referencia- del comunicado escaneado va
correo electrnico.

como

mecanismo

vlido

de

Documentos del proyecto

Todos los documentos del proyecto se controlan para asegurar
disponibilidad de la informacin para aquellos que la requieren.

la

Los siguientes formatos, sern elaborados, revisados, aprobados y

archivados de acuerdo con el procedimiento definido para cada uno segn se
explica a continuacin.
Acta de iniciacin

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El acta de Inicio es el documento en el que se deja constancia del inicio real
del desarrollo del proyecto, en ella se especifica la fecha de inicio oficial de
las actividades del proyecto.
Acta de entrega de producto
Es el documento mediante CONTRATISTA oficializa la entrega de los
entregables del proyecto.
El acta de entrega ser elaborada por el Gerente del Proyecto de
CONTRATISTA y se imprimirn dos originales de idntico tenor, que debern
ser firmadas por los dos gerentes de proyecto, tanto CONTRATISTA como de
LA ENTIDAD
Acta de aprobacin de productos
El acta de aprobacin es el documento mediante el cual LA ENTIDAD
oficializa la aceptacin de los Productos entregados por CONTRATISTA.
Este documento deber ser elaborado por el Gerente de Proyecto de
CONTRATISTA y LA ENTIDAD haya revisado y aprobado el entregable. Se
imprimirn dos originales de idntico tenor las cuales debern ser firmadas
por los dos gerentes de proyecto como aprobacin del entregable.
LA ENTIDAD tendr un plazo no mayor a 10 das hbiles para revisar el
entregable y aprobarlo o entregar sus observaciones para que CONTRATISTA
realice las correcciones que sean necesarias y entregar una nueva versin.
Acta de reunin
El acta de reunin es el documento mediante el cual se deja constancia de
los principales temas tratados en los comits y en las reuniones del Proyecto.
En estas actas se relacionan los asistentes, los temas tratados, las
conclusiones y decisiones tomadas en la reunin, se presentan los
compromisos que venan pendientes de reuniones anteriores y su
cumplimiento o no. As mismo se relacionan los nuevos compromisos
resultantes de la reunin con sus respectivos responsables y fechas en que
se deben cumplir y quienes deben firmar la aprobacin del acta.
Acta de finalizacin
El acta de Finalizacin es el documento por medio del cual se certifica el fin
del proyecto, luego de la revisin del estado de informes y datos objeto del
contrato, verificando que se encuentran terminados y que son recibidos a
entera satisfaccin por parte de la LA ENTIDAD
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Plan de Comunicaciones Roles y responsabilidades

Este documento deber ser revisado y aprobado por el Gerente de Proyecto

de CONTRATISTA y por el Gerente del Proyecto de LA ENTIDAD y se
entregar un original a cada parte.
Presentaciones
Para las reuniones programadas de seguimiento al proyecto, como: los
comits directivos y reuniones de seguimiento, el gerente de proyecto de
CONTRATISTA debe elaborar la agenda, el material y la presentacin de cada
comit.
PLAN DE RIESGOS
El plan de manejo de riesgos se enmarca dentro del Plan de Gestin del
proyecto como una herramienta que gua el proceso de gestin.
Objetivo
El objetivo de la realizacin del Plan de Riesgos es lograr la identificacin con
anterioridad de aquellas situaciones que negativamente puedan influenciar el
desarrollo normal de un proyecto, con el fin de no afectar los objetivos de
calidad, tiempo y costo del proyecto, para poder trabajar en su control y
mitigacin de manera proactiva en vez de reactiva.
Descripcin
La Gestin de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con
la planificacin de la gestin de riesgos, la identificacin y el anlisis de
riesgos, las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de
un proyecto.
Metodologas
La gestin de riesgos est basada en la informacin originada con los
supuestos inciales del proyecto y los eventos que surjan a partir del ciclo de
vida del proyecto, debido a que la mayora de estos procesos se actualizan
durante el proyecto por ser un proceso iterativo.

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Plan de Comunicaciones Roles y responsabilidades

La Identificacin de riesgos determina qu riesgos pueden afectar al proyecto
y documenta sus caractersticas.
El Gerente del Proyecto y el equipo de trabajo harn seguimiento e
identificarn constantemente los riesgos asociados al proyecto.
Para la identificacin de los riesgos del proyecto, su impacto y su
probabilidad de ocurrencia, se realizan las siguientes actividades:
Identificacin de riesgos asociados a los trminos de referencia, anlisis de la
lista de riesgos comn a proyectos caractersticas similares.
Responsables de la gestin del riesgo
Los riesgos del proyecto estarn compartidos entre CONTRATISTA y la LA
ENTIDAD
Los responsables de la gestin de riesgos dentro del proyecto sern el
Gerente del Proyecto de CONTRATISTA, y por parte del cliente ser el
Gerente del Proyecto quienes se encargarn de la gestin de riesgos.
Responsabilidades del Gerente del proyecto:
-

Planear las reuniones con el equipo de trabajo y el cliente, para

identificar tanto las fuentes de riesgo inciales como los riesgos
asociados (inherentes) al proyecto, analizar y planificar nuevos
riesgos, realizar el seguimiento de los riesgos identificados.

Garantizar el proceso de seguimiento y control de riesgos, el cual

requiere la identificacin de nuevos riesgos y la reevaluacin de los
existentes.

Realizar el seguimiento de las condiciones que disparan los planes

para contingencias y revisar la ejecucin de las respuestas a los
riesgos mientras se evala su efectividad.

La gestin operativa de los riesgos ser realizada por el rea de

calidad del proyecto.

Origen y tipo de riesgos

El Origen de los riesgos pueden ser: Tcnicos, Externos, Organizacionales y
Gerenciales del Proyecto; estos se clasifican en los siguientes tipos de
riesgos:
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Plan de Comunicaciones Roles y responsabilidades

ORIGEN Y TIPO RIESGOS

Tcnicos

Externos

Organizacionales

Gerenciales del
proyecto

Requerimientos

Proveedores

Priorizacin

Estimacin

Tecnologa

Regulaciones

Recursos

Planeacin

Complejidad
Desempeo y
confiabilidad

Mercado

Fondos
Dependencias del
proyecto

Control

Calidad

Clima

Cliente

Comunicacin

Descripcin riesgos identificados

Mas adelante se describen los primeros riesgos detectados en la fase de
Inicio del Proyecto. A partir de esta definicin, los dos gerentes de proyecto
debern desarrollar las respuestas, valoraciones requeridos para un mejor
manejo del riesgo, durante la fase de Monitoreo y Control, en paralelo con
las fase de Planeacin y Ejecucin, de acuerdo con la plantilla descrita.

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Plan de Comunicaciones Roles y responsabilidades

RIESGOS IDENTIFICADOS

VARIABLES
AFECTADAS

Origen

RH
Entidad //
CONTRATIS
TA

Tipo

Descripcin

IMPACT
O
Tiemp
o
Alcanc
e
Costo
Calida
d

Atraso en el plan de entrevistas

Atraso en las reuniones con los responsables
de los bienes y servicios
Entrega de Requerimientos a los usuarios
Solicitudes de nuevos procesos para incluir en
el worlflow
No disponibilidad de espacios fsicos para el
desarrollo de proyecto
No disponibilidad de recursos para
autorizaciones (Humanos, logsticos) por parte
de la entidad
La documentacin tcnica de la entidad esta
disponible
Incumplimiento de citas para levantamiento de
informacin
Incumplimiento de entrega de documentos
para elaboracin de productos y entregables
por parte de la entidad

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PROB CATEGORIA
ABILID
AD
Muy alta,
Alta, Media
baja

RESPONSAB
LE

RESPUESTA
AL RIESGO

Plan de Comunicaciones Roles y

responsabilidades

Impacto
La evaluacin del impacto de los riesgos examina el posible efecto sobre un
objetivo del proyecto con relacin a: tiempo, costo, alcance o calidad,
incluyendo los efectos negativos por las amenazas que implican y los efectos
positivos por las oportunidades que generan.
Para establecer el impacto y la probabilidad de ocurrencia se debe realizar
un anlisis cualitativo y un anlisis cuantitativo:
-

El Anlisis Cualitativo de Riesgos evala la prioridad de los riesgos

identificados usando la probabilidad de ocurrencia y el impacto
correspondiente sobre los objetivos del proyecto si los riesgos
efectivamente ocurren, as como otros factores de plazo y tolerancia al
riesgo.

El Anlisis Cuantitativo de Riesgos se realiza respecto a los riesgos

priorizados en el proceso Anlisis Cualitativo por el impacto que
pueden tener sobre las demandas concurrentes del proyecto. El
proceso Anlisis Cuantitativo analiza el efecto de esos riesgos y les
asigna una calificacin numrica. Tambin se puede realizar un
mtodo cuantitativo para tomar decisiones en caso de incertidumbre.

Las calificaciones son asignadas a los riesgos basndose en la probabilidad y

el impacto evaluado en los objetivos del proyecto, teniendo en cuenta las
siguientes matrices:

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Plan de Comunicaciones Roles y

responsabilidades

Condiciones Definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo sobre los Principales Objetivos del Proyecto
.
Objetivo
del
Proyecto
Coste
Tiempo

Alcance

Calidad

Escalas relativas o numricas

Muy bajo /0,05
Aumento de coste
insignificante
Aumento de tiempo
insignificante

Bajo /0,10
Aumento del coste
<10%
Aumento del tiempo
<5%

Moderado /0,20
Alto /0,40
Aumento del coste
Aumento del coste
del 10-20%
del 20-40%
Aumento del tiempo Aumento del tiempo
del 5-10%
del 10-20%

Disminucin del
alcance apenas
perceptible

reas de alcance
secundarias
afectadas

Reduccin del
reas de alcance
alcance inaceptable
principales afectadas
para el patrocinador

Degradacin de la
calidad apenas
perceptible

La reduccin de la
Slo las aplicaciones
calidad requiere la
muy exigentes se ven
aprobacin del
afectadas
patrocinador

Reduccin de la
calidad inaceptable
para el patrocinador

Muy alto /0,80

Aumento del coste
>40%
Aumento del tiempo
>20%
El elemento
terminado del
proyecto
efectivamente
inservible.
El elemento
terminado del
proyecto
efectivamente
inservible.

Tabla 1. Muestra las condiciones definidas para escalas de impacto de un

riesgo sobre los principales objetivos del proyecto
Condiciones Definidas para escala de Probabilidad de Amenaza
COSTO

Insignificante 0/ ,10

Minima/

Media / 0,50

Alta /

0,70

Muy Alta / 0,90

TIEMPO

Insignificante 0/ ,10

Minima/

0,30

Media / 0,50

Alta /

0,70

Muy Alta / 0,90

ALCANCE

Insignificante 0/ ,10

Minima/

0,30

Media / 0,50

Alta /

0,70

Muy Alta / 0,90

CALIDAD

Insignificante 0/ ,10

Minima/

0,30

Media / 0,50

Alta /

0,70

Muy Alta /

0,30

0,90

Tabla 2. Muestra las condiciones definidas para escala de probabilidad de

amenaza.
Las anteriores calificaciones asignadas a cada objetivo del proyecto (tiempo,
costo, alcance y calidad) se agruparan para asignar un puntaje al impacto y
otro a la probabilidad (en valores numricos) en la plantilla de Manejo de
Riesgos, de acuerdo a los valores de la siguiente matriz:

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Plan de Comunicaciones Roles y

responsabilidades

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

Impacto
Probabilidad

Muy alto

0,80

0,40

Alto

Moderado

0,20

0,10

Bajo

Muy Bajo

0,05

Muy Alta

0,90

0,72

0,36

0,18

0,09

0,05

Alta

0,70

0,56

0,28

0,14

0,07

0,04

Media

0,50

0,40

0,20

0,10

0,05

0,03

Minima

0,30

0,24

0,12

0,06

0,03

0,02

Insignificante

0,10

0,08

0,04

0,02

0,01

0,01

Tabla 3. Matriz de probabilidad e impacto

Categora del riesgo (Impacto *Probabilidad)
La matriz anterior especfica combinaciones de probabilidad e impacto que
llevan a asignarle una categora a los riesgos como de prioridad Muy Alta,
Alta, Moderada o Baja, segn el rango en que se encuentre la calificacin
(impacto vs. probabilidad) que se seala en la plantilla Manejo de Riesgos,
se establecer la categora de acuerdo a la siguiente tabla:
Categora del Riesgo
MA Muy Alto

De 0.72 a 0.28

Alto

De 0.24 a 0.14

Moderado De 0.12 a 0.06

Bajo

De 0.05 a 0.01

Tabla 4. Categora del riesgo

La categora muestra la importancia de cada riesgo, asignndoles una
prioridad por el posible impacto significativo sobre el proyecto, con el fin de
analizarlos y darles una estrategia de solucin.

Seguimiento y control de riesgos

El Seguimiento y Control de Riesgos es el proceso de identificar, analizar y
planificar nuevos riesgos, el Gerente del Proyecto debe garantizar el proceso
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responsabilidades

de Seguimiento y Control de Riesgos, la identificacin de nuevos riesgos y la

reevaluacin de los riesgos, estableciendo reuniones programadas con
regularidad con el equipo de trabajo y/o el cliente para describir el resultado
de las estrategias planteadas y/o la prxima actividad a realizar, las fechas
de seguimiento, nmero de Actas de Reunin realizadas para el seguimiento
de los riesgos identificados, volver a analizar los riesgos existentes, realizar
el seguimiento de las condiciones que disparan los planes para
contingencias, realizar el seguimiento de los riesgos residuales y revisar la
ejecucin de las respuestas a los riesgos mientras se evala su efectividad.
La revisin de los riesgos del proyecto se llevar a cabo de manera mensual.
De acuerdo a los resultados obtenidos en esa revisin, se actualizar el
manejo de riesgos y se presentar en el informe respectivo.
El proceso de seguimiento y control de riesgos determina si los supuestos
preliminares del proyecto an son vlidos.
Acciones correctivas
Una accin correctiva es una actividad que se genera como resultado de las
actividades de aseguramiento de calidad, como son las auditorias de calidad.
El mejoramiento continuo de la calidad incluye recomendar acciones a fin de
aumentar la efectividad y eficiencia de la organizacin.
Acciones preventivas
Detectar los riesgos antes de que stos tengan un impacto negativo sobre el
proyecto
PLAN DE CAMBIOS
En caso de presentarse cualquier cambio en el alcance tiempo, costo en el
presente proyecto, se gestionaran a travs del presente documento, este
ser manejado de acuerdo con el siguiente procedimiento:

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responsabilidades

Generar y entregar por escrito una solicitud de cambio al Director de

proyecto de CONTRATISTA

Entrega, Revisin y registro de la solicitud de cambio por parte del

Director del Proyecto de CONTRATISTA

Determinacin del impacto del cambio solicitado en relacin con el

proyecto

Solicitud de aprobacin del cambio por parte del comit de control de

cambios

Implementacin y cierre de la solicitud de cambio aprobada

Rechazo y notificacin de solicitud de cambio no aprobada

Diferir, notificar y registra la solicitud de cambio diferida.

Tiempo mximo de aprobacin 5 das

Este proceso provee la posibilidad de que cualquier miembro del equipo de

proyecto pueda generar una solicitud para un cambio en el proyecto, pero
todas las solicitudes debern ser canalizadas a travs de los correspondiente
Director del proyecto.
El formato de solicitud de cambio debe ser diligenciado por la persona
solicitante y debe ser entregado al Director del Proyecto de CONTRATISTA
quien se encargar de asegurar la realizacin del trmite correspondiente.
APROBACION DE PRODUCTOS INTERMEDIOS Y FINALES OBJETO DEL
PROYECTO
La Alcalda deber definir un responsable para la verificacin y aprobacin de
productos bien sea en forma individual o en su totalidad, este proceso se
formalizara mediante un documento emitido por el interventor del contrato
por parte de LA ENTIDAD
CONTRATISTA, realizara las entregas de cada uno de los productos a las
personas designadas formalmente por LA ENTIDAD, segn el prrafo
anterior, quien aprobara y gestionara ante LA ENTIDAD la aprobacin
respectiva en los trminos indicados en el presente documento.
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responsabilidades

CRONOGRAMA

A continuacin se anexa Cronograma de ejecucin del proyecto:

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